Если компания планирует перейти на электронный документооборот, наши рекомендации помогут вам составить план действий. Они подскажут, как договориться с контрагентами, выбрать провайдера и подготовить персонал к изменениям в работе.

Если компания собирается перейти на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, оцените предварительно, какую часть документов удастся передавать в электронном виде. От этого зависит масштаб проекта, план работ по нему, трудозатраты и расходы компании.

Как составить план работ по переходу на электронный документооборот с контрагентами

Работы по переходу компании на электронный документооборот разбейте на блоки:

• организационные вопросы;
• контрагенты;
• документооборот;
• персонал;
• провайдер;
• бюджет.

Перечислите, какие задачи предстоит выполнить в рамках каждого блока (см.

). При необходимости скорректируйте список. Предположим, компании может быть не нужна автоматизация: отслеживать статусы оформления документов через учетную систему компании удобно, но если объем документооборота не велик, то затраты на автоматизацию не окупятся.

Определите самостоятельно, в какой последовательности выполнять перечисленные пункты. Некоторые работы можно выполнять одновременно, например, разрабатывать презентационные материалы для персонала и вести переговоры с контрагентами.

Как договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот

Разделите контрагентов компании на четыре группы. К каждой группе предстоит применять особый подход, чтобы договориться о переходе на электронный документооборот. Возможно, не все контрагенты согласятся, придется и дальше обмениваться с ними бумажными документами или прекратить сотрудничество.

Значимые контрагенты, которые используют электронный документооборот. Такие компании уже работают со своими провайдерами, возможно, не с теми организациями, с которыми собирается сотрудничать ваше предприятие. С контрагентами из этой группы можно действовать так:

1. Рассмотрите, целесообразно ли заключить договор с провайдером, с которым сотрудничает покупатель (поставщик).

2. Выясните, есть ли роуминг между предполагаемым провайдером вашей компании и провайдером контрагента.

3. Предложите контрагенту заключить договор с провайдером, которого выберет ваша компания.

Значимые контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) отказывается использовать электронный документооборот, а прекращать сотрудничать с ним компании невыгодно, действуйте по одному из сценариев:

1. Применяйте с таким контрагентом .

2. Назначьте встречу и попытайтесь убедить использовать электронный документооборот.

Пообещайте, что будете лояльны к возможным недочетам и поможете наладить электронный документооборот в работе с вашей компанией.

Небольшие контрагенты, которые используют электронный документооборот. К этой группе покупателей и поставщиков можно применять те же варианты действий, что и в отношении значимых контрагентов. Но переговоры целесообразно проводить в форме переписки, чтобы не тратить лишнее время. Если договориться не удается – может быть проще отказаться от сотрудничества.

Небольшие контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) не относится к ключевым партнерам компании, постарайтесь мотивировать его применять электронный документооборот с удобным вам провайдером. Варианты действий:

1. Объявить, что, например, с начала нового квартала ваша компания принимает и отправляет документы только в электронном виде.

2. Брать комиссию, если контрагент потерял и прислал дубликаты; штрафовать, если он представил оригиналы документов позже установленного срока. Такие меры применяйте по отношению к покупателям (поставщикам), которые не вовремя отдают бумаги.

Для небольших компаний, которые обмениваются бумажными документами, стоит подготовить понятную презентацию. Если контрагенты разберутся в нюансах электронного документооборота, проще убедить их изменить порядок работы. Со всеми небольшими покупателями и поставщиками компании встретиться вряд ли возможно, поэтому убеждать будет презентация.

Как выбрать провайдера электронного документооборота

Если у компании много контрагентов, то, скорее всего, ей придется работать с несколькими провайдерами . Постарайтесь минимизировать количество последних.

Выбирайте провайдеров:

• с которыми уже работают контрагенты компании и к которым вы можете перевести значительный объем операций;
• у которых максимальный роуминг;
• которые могут использовать имеющиеся у компании сертификаты подписей (если они есть).

Ценовой фактор не нужно принимать во внимание. Если у провайдера нет роуминга с провайдерами ваших контрагентов, он не подходит, даже если его услуги стоят дешевле.

Как формализовать документооборот компании

Прежде чем переходить на электронный документооборот, нужно формализовать движение документов компании. Составьте или скорректируйте при необходимости:

1. Перечень документов, которые компания использует в работе с контрагентами.

2. Актуальный список должностных лиц, участвующих в документообороте. Укажите, кто:

• создает документ – загружает в личный кабинет провайдера;
• подписывает документ. Этим сотрудникам потребуется логин и пароль на вход в личный кабинет и сертификаты электронной подписи;
• контролирует подписание документа контрагентом;
• распечатывает документ и подшивает его в папку или сохраняет на сервере компании.

Такой список необходимо постоянно обновлять. Как только сотрудник увольняется, его электронную подпись нужно аннулировать и оформить для вновь назначенного на должность.

Подготовьте и закрепите во внутреннем регламенте график движения документов от момента создания до отправки в архив (см. ).

Как подготовить персонал компании к переходу на электронный документооборот

То, насколько быстро и успешно компания перейдет на , зависит от сотрудников. Чтобы они не саботировали проект, важно не заставить, а убедить в преимуществах нововведений.

Существенная статья затрат при внедрении электронного документооборота – это оплата рабочего времени сотрудников, которое они потратят на обучение работе в новой системе и урегулирование внештатных ситуаций. Проведите централизованные разъяснительные и обучающие мероприятия, чтобы снизить эти затраты.

Разъяснять и обучать начните заранее – когда руководство решило перейти на электронный документооборот. Организуйте презентацию с объяснением принципов работы для всего персонала компании, в том числе сотрудников, которые не участвуют в электронном документообороте.

Особое внимание уделите обучению подписантов. Создайте для них понятную и подробную инструкцию, желательно со скриншотами: на какой сайт заходить, какую информацию и куда вводить, какие кнопки нажимать и в какой момент, как работать с сертификатом подписи.

Убедить сотрудников поддержать проект внедрения электронного документооборота помогут такие аргументы:

• электронная подпись по степени ответственности должностного лица ничем не отличается от физической;
• электронный документооборот позволяет быстрее создавать и оформлять документы. Не придется звонить и выяснять, когда контрагент подпишет и отправит нужный документ;
• документы не потеряются. Искать их будет проще.

Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота

состоит из следующих частей:

1. Стоимость услуг провайдера – составляет 10 000–20 000 руб. в год, зависит от тарифного плана. Выясните цены и заложите в бюджет.

2. Стоимость сертификата электронной подписи – 1000–2000 руб. в год, зависит от тарифного плана изготовителя сертификата.

3. Зарплата сотрудников – доплата или стоимость того времени, которое персонал потратит не на свои прямые обязанности. Расходы зависят от продолжительности выполнения задач и стоимости одного часа работы сотрудника.

Трудоемкими будут такие работы: встречи и телефонные переговоры с контрагентами, изготовление презентаций и инструкций для контрагентов и сотрудников своей компании, обучение сотрудников, урегулирование внештатных ситуаций (см. ). Запланируйте, сколько времени потребуется.

Заложите в бюджет не только зарплату сотрудников, но и социальные отчисления с нее.

4. Стоимость автоматизации – зависит от задач, которые хочет решить компания, трудоемкости их реализации, стоимости часа работ разработчиков.

Подготовлено по материалам

Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

• «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»;
• «Об электронной подписи».

Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с текстом .

Электронный документооборот (ЭДО) - это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

• промышленный ЭДО;
• административный;
• архивированное дело;
• профессиональный;
• счетоводный;
• складской;
• технологичный;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

• статья 1. Область действия закона;
• ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
• ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
• ст 4. Правила применения электронного документооборота;
• ст 5. Виды ЭДО;
• ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
• ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
• ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
• ст 9. Применение простого ЭДО;
• ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
• ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
• ст 12. Средства соответствующей подписи;
• ст 13. Засвидетельствующий центр;
• ст 14. Свидетельство относительно проверки;
• ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
• ст 16. Полномочия центра;
• ст 17. Квалифицированное свидетельство;
• ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
• ст 19. Итоговые положения закона;
• статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

Скачать текст ФЗ

Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

Преимущества использования цифрового документооборота:

• однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
• одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
• непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• общая база, которая не позволяет дублировать документы;
• результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
• эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.

Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции .

Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи

Изменения в законе о документообороте

В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон ««Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

Статья 6 часть 3.1

Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

Статья 8

Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

Ст 12 часть 1 пункт 3

Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

Статья 13 часть 1 п 1.1

Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

Статья 16

Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

Статья 17

Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

регистрация документов;

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера

• Вступаем в эпоху ЭДО

  Сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты...

• При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков

  А несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме...

• 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией

  Которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. ... качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и... и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является... которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много... простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет... 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых...

• Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации

  Заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по... обес­печению ЭДО с налоговым органом; или предоставить... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику...), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки...

• Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности

  Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по...

• Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять

  На площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию... обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать... * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам. Какие изменения ждут...

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Подробнее об электронном взаимодействии с ПФР см. в этом материале .

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Мы хотим с некоторыми контрагентами перейти на электронный документооборот, в частности получать счет фактуры и акты подписанные электронной подписью, должно ли это быть прописано в договоре услуг во избежании "придирок" налоговой.

Организациям будет лучше заключить соглашение об электронном обмене документами, в котором будет определен формат электронного документооборота между компаниями. Какие пункты соглашения помогут организациям избежать претензий проверяющих представлено в статье в полном ответе.

Обоснование

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Екатерина Шестакова, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», канд. юр. наук

Давид Околелов, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Для электронного обмена «первичкой» нужно согласие обеих сторон

Без договора с ЭДО счетами-фактурами обменяться не получится

Договориться об использовании простой подписи нужно заранее

С ейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Еще больше полезных материалов

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее - соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.*

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее - Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:

- объем электронного документооборота;
- форматы электронных документов;
- порядок хранения электронной отчетности;
- случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге. К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).*

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота (подробнее читайте ниже).*

ЧИТАЙТЕ НА E.RNK.RU

Как обменяться счетами-фактурами в электронном виде

Минфин России строго регламентирует порядок электронного обмена счетами-фактурами (приказ от 25.04.11 № 50н), в котором вся процедура расписана в 23 пунктах. Однако обменяться электронными счетами-фактурами не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

- накладной по форме № ТОРГ-12 ;
- акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения - четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).