ورقة الشاهد تعبئة عينة القضية. سكرتير ممتاز

ورقة الشهادات هي مستند يعكس ميزات ملف مرقم ومنضم جاهز للأرشفة.

شكلين قابلين للتطبيق

1) يمكن العثور على شكل الوثيقة في أحد ملاحق "القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات". لكنها إلزامية للاستخدام فقط من قبل مؤسسات الميزانية ، لأن القواعد المذكورة أعلاه تنظم عمل محفوظات هذه المنظمات ، وبالتالي فهي ملزمة فقط للمؤسسات ذات الميزانية.

ملحوظة! تنظم هذه القواعد أيضًا سير العمل لجميع أصحاب العمل الآخرين ، ولكن فقط من حيث الحفاظ على الوثائق ووصفها وحسابها واستخدامها. هذا يعني أن إجراء التسجيل يظل خاضعًا لتقدير إدارة المنظمة.

2) أيضًا ، يمكن صياغة نموذج ورقة التصديق بأي شكل من الأشكال ، ولكن يجب الحفاظ على جوهر هذا المستند ، أي أنه يجب أن يعكس تمامًا ميزات الحالة المرفقة به ، وليس المعلومات الأخرى.

أين يتم استخدام ورقة الاعتماد؟

يتم استخدام ورقة الشهود في الحالات التي يتم نقلها للتخزين في الأرشيف. في هذه الحالة ، يمكن تقسيم جميع المستندات إلى نوعين:

• الحالات التي يتم تخزينها لفترة طويلة أو بشكل دائم ؛
• الحالات التي تخضع للتخزين حتى 10 سنوات شاملة (ما يسمى بالتخزين المؤقت).

لا يُسمح بحالات التخزين المؤقت لترقيمها أو تدبيسها ، ولكن يتم تخزينها ببساطة في المجلدات التي يتم حفظها فيها. وبالتالي ، لن تكون هناك خصوصيات في هذه الحالات ، ولن تكون هناك حاجة إلى ورقة الشهود.

لكن هذا مجرد حق وليس التزامًا على أصحاب العمل. في الممارسة العملية ، يقوم العديد منهم بربط جميع المستندات ، بغض النظر عن فترة التخزين ، خاصة بالنسبة للمستندات المحاسبية والمالية.

يجب أن تحتوي ورقة الاعتماد على المعلومات التالية:

1. اسم الوثيقة - في هذه الحالة ، "ورقة التصديق" ورقم الحالة المرفقة بها ؛
2. عدد الأوراق في العلبة المخيطة ، وفيما يلي تفسيرات إذا كانت الحالة تحتوي على أرقام بأحرف (1 أ ، 2 أ ، إلخ) ، أرقام مفقودة (على سبيل المثال ، بعد الصفحة رقم 5 تأتي على الفور رقم 7) ؛
3. بعد ذلك ، يشار إلى عدد الأوراق الموجودة في جرد الحالة ؛
4. ثم يأتي الجدول الذي يشير إلى ميزات صفحة معينة (على سبيل المثال ، الصفحة رقم 18 عبارة عن صورة فوتوغرافية) ؛
5. توقيع الموظف الذي جمع ورقة الاعتماد ومنصبه واسمه بالكامل وتاريخه.

أين تنحنح / تلصق ورقة الشاهد؟

عادة ، يتم تقديم ورقة التصديق على ورقة منفصلة في نهاية القضية. ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنًا لسبب ما ، فيمكنك لصق ورقة الشهادات على الجزء الخلفي من الغطاء العلوي ، ويتم لصق الجزء العلوي منها (الحافة) فقط.

حيث يحظر وضع ورقة تصديق:

• على الجزء الأمامي من غلاف حالة مخيط ؛
• في الجزء الخلفي النظيف من المستند الذي يأتي أخيرًا في الملف.

لقد اخترنا لك أفضل العروض لأصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة لفتح حساب جاري.

فتح حساب جاري في Tinkoff Bank 6 أشهر مجانًا للمالكين الفرديين الجدد والشركات الصغيرة (LLC). يفتح في يوم واحد. التكامل مع المحاسبة عبر الإنترنت (الحساب التلقائي لنظام الضرائب المبسط ، UTII ، أقساط التأمين). 6٪ على رصيد الحساب.

فتح حساب جاري في بنك "توشكا" فتح حساب مجاني. 3 أشهر خدمة مجانية. 7٪ سنويا على الرصيد كل شهر.

فتح حساب جاري في بنك "الشرقية" 3 أشهر مجانا. السحب على المكشوف مباشرة بعد الفتح. تسجيل الحساب عبر الإنترنت.

فتح حساب جاري في البنك "فتح" خدمة 0 فرك. كل شهر. التسجيل الالكتروني.

فتح حساب جاري في بنك VTB فتح حساب جاري مجاني. خدمة مجانية 3 شهور. التسجيل الالكتروني. التحويلات والمعاملات النقدية 0 فرك.

وظائف مماثلة
• نموذج ملء العينة T-10
• أمر الإجازة (نموذج T-6 و T-6a)
• شهادة السفر (نموذج T-10)

عند تصميم ورقة الاعتماد ، ينتهي حجم الحالة. من أين يمكن الحصول على نموذجها وكيفية ملء ورقة شهادة الحالة ، وما هي أرقام الحروف وما هي ميزات حالة الحالة التي يجب أن تنعكس فيها ، بالإضافة إلى عينة من ورقة شهادة الحالة في المقالة. يمكنك أيضًا تنزيل النموذج من هنا.

ورقة المصدق للحالة: تحليل النموذج

شكل ورقة الشهود للقضية هو الملحق رقم 8 ل. أذكرك أنها إلزامية للجميع.

الشكل نفسه بسيط. أولاً ، بالأرقام والكلمات ، نكتب عدد أوراق القضية التي تم حفظها في هذا المجلد. لا يتم اعتبار أوراق الجرد الداخلي. ثم أشر إلى أرقام الأوراق الأخيرة من العلبة ، على سبيل المثال:

من # 1 إلى # 204.

ثم تأتي بعد ذلك الأرقام المرقمة بالأحرف والأرقام المفقودة. الأرقام المرقمة هي أرقام بأحرف: 10 أ ، 55 أ ، إلخ. يتم تشكيلها إذا تم حذف إحدى أوراق الترقيم عن طريق الخطأ (كل الناس ، الجميع مخطئون). في هذه الحالة ، لا تحتاج إلى إعادة أي شيء ، ولكن ببساطة خذ الرقم السابق وضعه على ورقة غير مرقمة ، ولكن بحرف. اتضح ، على سبيل المثال ، 54 ، 55 ، 55 أ ، 56 ، 57 ... ..

الشيء نفسه مع المفقودين: لقد فاتتك عن طريق الخطأ ورقة حول الترقيم - لا بأس ، فقط لا تنس أن تعكس ذلك في ورقة الشهادات.

إذا لم تكن هناك أوراق مكتوبة بحروف أو مفقودة ، فضع شرطات في هذه الحقول.

ثم نشير بشكل منفصل إلى عدد أوراق الجرد الداخلي.

فيما يلي جدول يوضح ميزات الحالة المادية للحالة. في العمود الأيسر نكتب نوع الميزة ، في اليمين - على أي أوراق. تختلف الميزات: يمكن أن تكون الورقة ممزقة أو مملوءة بالماء أو أي شيء آخر ، ويمكن أن تكون النسخة باهتة جدًا أو ، على العكس من ذلك ، مظلمة على وشك القراءة. دعونا نصلح هذا.

يوصى بالإشارة إلى القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات هنا:

• عدد الأوراق مع الصور الملصقة ؛
• عدد الأوراق كبيرة الحجم ؛
• الأظرف التي تحتوي على مرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها ؛
• وجود نسخ مطبوعة من الكتيبات مع عدد الأوراق فيها ، إذا لم يتم تدوينها أثناء الترقيم العام لأوراق العلبة.

إذا لم يكن للقضية ، لحسن الحظ ، أي ميزات ، فإننا نقوم بشطب هذا الجدول بالحرف Z.

يتم توقيع ورقة التصديق من قبل الشخص الذي قام بتجميعها.

أين وكيف يتم وضع ورقة الاعتماد

يتم حفظ ورقة الشهود في القضية أخيرًا. وبالتالي ، فإن حجم الحالة المكتملة بالكامل يبدو كالتالي: غلاف به صفحة عنوان ، ثم - ، ثم مستندات الحالة ، وصحيفة الشهادات ، والغلاف.

إذا كانت الحالات قد تم إعدادها مسبقًا بدون أوراق الشهادات ، فلن تحتاج إلى تطريز مجلدات لها. ثم يتم لصق ورقة الشاهد خلف الجزء العلوي من الورقة على الجزء الداخلي من غطاء القضية.

هل من الممكن إجراء تغييرات على ورقة الاعتماد؟

تتطلب قواعد 2015 تسجيل جميع التغييرات في الحالة المادية أو تكوين الحالة في ورقة الاعتماد. لا تثير الحالة المادية تساؤلات ، لكن هل يمكن أن يتغير تكوين العلبة المخيطة حقًا؟ نعم ممكن. وخير مثال على ذلك أننا تحدثنا عنه قبل أسبوع. نظرًا لأنه يمكن أن يأتوا إليهم في أي وقت ، فإن الكتب حول البرامج الثابتة للمجلد ليست مثقوبة. الأظرف التي تم إرفاقها بها مثقوبة ، وظرف واحد يتوافق مع ورقة واحدة من العلبة. إذا طلب شخص أو أقاربه بعد سنوات قليلة هذا الكتاب ، فإننا نصدره بشكل عام. بعد ذلك ، لا تنسَ عمل إدخال مناسب في ورقة التصديق الخاصة بالحالة ، وإلا فسيظهر أننا فقدنا الكتاب مباشرة من الحالة.

تجميع بيان من أدلة الدعوى

يتم إعداد ورقة التصديق الخاصة بالحالة من أجل مراعاة عدد الأوراق في الحالة بالشكل المحدد (الملحق 1). في تسجيل التأكيد على ورقة شاهد القضية ، يتم الإشارة إلى عدد أوراق القضية المرقمة ، وعدد أوراق الجرد الداخلي بالأرقام والكلمات ، وخصائص ترقيم أوراق القضية والحالة المادية لوثائق القضية ، ووجود أرقام الحروف من أوراق القضية ، والأرقام الناقصة ، وأرقام الأوراق مع الصور الفوتوغرافية الملصقة (باستثناء الحالات الشخصية) ، وأعداد الأوراق كبيرة الحجم ، والمغلفات مع المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها ، وكذلك وجود نسخ مطبوعة من الكتيبات في حالة وجود عدد الأوراق فيها ، إذا لم يتم تمييزها في إجمالي الترقيم الإجمالي في الحالة. يشار إلى عدد أوراق الجرد الداخلي ، المرقمة بشكل منفصل والموضوعة في بداية الحالة ، في ورقة شهادة الحالة بعد العدد الإجمالي لأوراق الحالة من خلال علامة + (زائد). على سبيل المثال ، "تم حفظ 100 (مائة) ورقة + 5 أوراق من الجرد الداخلي وترقيمها في الملف."

التغييرات اللاحقة في تكوين القضية وحالتها (التلف ، نقص المستندات ، استبدال النسخ الأصلية بنسخ ، إلخ) مذكورة في ورقة التصديق الخاصة بالحالة بالإشارة إلى الفعل ذي الصلة. يتم اعتماد العلامات من قبل الخدمة الكتابية أو الأرشيفية للمنظمة مع الإشارة إلى التاريخ.

يتم وضع ورقة التصديق الخاصة بالحالة في نهاية العلبة ويتم رسمها على ورق ذي رأسية أو ورقة بيضاء من ورق A4. بالنسبة للحالات الخاصة بالأفراد الذين ليس لديهم مظاريف مع مرفقات ، يُسمح بإصدار ورقة اعتماد على ورقة من ورق A5. في الكتب ، يُشار إلى نقش الشهادة على ظهر الورقة الفارغة الأخيرة ، في خزانات الملفات - على ورقة فارغة منفصلة من تنسيق البطاقة. يتم توقيع ورقة التصديق الخاصة بالحالة من قبل المترجم. يجب كتابة تسجيل الشهادة في ورقة التصديق للقضية بشكل مقروء ، مع الإشارة إلى الموقف وفك تشفير التوقيع والتوقيع الشخصي وتاريخ التجميع.

يحظر إخراج ورقة شاهد القضية على غلاف القضية أو على ظهر الورقة الفارغة من المستند الأخير. في الحالات التي يكون فيها الملف قد تم إيداعه بالفعل أو تغليفه بدون ورقة فارغة للشاهد أو ورقة بيضاء بحجم A4 ، يتم لصقها في أعلى الورقة على الغلاف الداخلي للقضية أو يمكن حفظها في نهاية الملف.

هل تقوم بإعداد الوثائق للأرشفة؟ لا تنس الإدلاء ببيان بالدليل على القضية. أدخل في النموذج المناسب معلومات حول عدد الأوراق وحالتها المادية. اشرح ميزات الترقيم. من المقال سوف تتعلم:

• ما سبب الحاجة إلى ورقة الاعتماد وهل هي إلزامية ؛
• كيف يتم إعداد ورقة شاهد الملف الشخصي ؛
• ورقة تصديق لملف شخصي: تصميم عينة ؛
• ما هي المعلومات المشار إليها عند ملء ورقة الاعتماد ؛

ورقة التصديق في نظام وثائق المحاسبة العمل المكتبي الحديث هو مجال منفصل للنشاط مخصص لقضايا التوثيق ، وكذلك تنظيم العمل مع الوثائق.

ورقة تصديق الحالة: المحتوى والتصميم

ثم يتم لصق ورقة الشاهد خلف الجزء العلوي من الورقة على الجزء الداخلي من غطاء القضية. هل من الممكن إجراء تغييرات على ورقة الاعتماد؟ تتطلب قواعد 2015 تسجيل جميع التغييرات في الحالة المادية أو تكوين الحالة في ورقة الاعتماد. لا تثير الحالة المادية تساؤلات ، لكن هل يمكن أن يتغير تكوين العلبة المخيطة حقًا؟ نعم ممكن.
وخير مثال على ذلك هو كتب العمل التي لم يطالب بها أحد والتي تحدثنا عنها قبل أسبوع. نظرًا لأنه يمكن أن يأتوا إليهم في أي وقت ، فإن الكتب حول البرامج الثابتة للمجلد ليست مثقوبة. الأظرف التي تم إرفاقها بها مثقوبة ، وظرف واحد يتوافق مع ورقة واحدة من العلبة.
إذا طلب شخص أو أقاربه بعد سنوات قليلة هذا الكتاب ، فإننا نصدره بشكل عام. بعد ذلك ، لا تنسَ عمل إدخال مناسب في ورقة التصديق الخاصة بالحالة ، وإلا فسيظهر أننا فقدنا الكتاب مباشرة من الحالة.

كيفية عمل شهادة بملف شخصي

تتمثل خصوصيات تجميع الجرد الداخلي لوثائق الملف الشخصي في أنه يتم تضمينه في الحالة فور فتحه وتعبئته أثناء صيانته. هذا هو السبب في أن الجرد الداخلي يوفر انعكاسًا لإدراج مستندات جديدة في الملف الشخصي ، وكذلك إزالة المستندات من الملف الشخصي ، واستبدال النسخ الأصلية بنسخ (مسجلة في عمود "الملاحظات"). إذا كان الملف مجلداً ومودعاً بالفعل ، فإن الجرد الداخلي للوثائق المصدق عليها من قبل المترجم يتم لصقها بالحافة العلوية إلى داخل الغلاف الأمامي.

يرجى ملاحظة أنه عند تحضير الحالة للأرشفة ، يتم ترقيم أوراق الجرد الداخلي بشكل منفصل عن أوراق الملف الشخصي. بعد طرد الموظف ، يتم إغلاق ملفه الشخصي ، أي إزالته من المجلد ووميضه. في هذه الحالة ، من المهم ألا تنسى إصدار ورقة اعتماد.

ورقة شهادة حالة

يتم وضع ورقة الشهود في العلبة على ورقة منفصلة ، في كتب - على ظهر الورقة الفارغة الأخيرة ، في خزانات الملفات - على ورقة فارغة منفصلة من تنسيق البطاقة. يتم إعداد ورقة التصديق الخاصة بالحالة وفقًا للنموذج المعمول به (الملحق 9) ، والذي يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة للحالة ، وعدد أوراق الجرد الداخلي ، وخصائص الترقيم من أرقام الحالة (وجود أرقام أحرف الحالة ، والأرقام المفقودة ، وأرقام الأوراق الملصقة ، وأرقام الأوراق كبيرة الحجم ، والأظرف مع المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها) ، وكذلك التواجد في حالة نسخ مطبوعة من الكتيبات مع عدد الأوراق فيها ، إذا لم يتم تدوينها في إجمالي الترقيم الإجمالي في الحالة. يتم التوقيع على ورقة التصديق الخاصة بالحالة بواسطة مترجمها.

بلانكر

من قبل وزارة الثقافة (الأمر رقم 526 بتاريخ 31/01/2015) ، يتم تضمين ملء ورقة التصديق في إجراءات إيداع القضايا على الورق ، جنبًا إلى جنب مع مستندات الإيداع ، وترقيمها ، وتجميع الجرد الداخلي وتصميم الغلاف. . يتم تحديد شكله من خلال المتطلبات التنظيمية لتنظيم تخزين الوثائق الأرشيفية. ويرد نموذج من صحيفة تصديق الحالة في الملحق رقم 8 لقواعد الأرشفة.

التعليمات تتضمن التفاصيل القياسية للنموذج ما يلي:

1. اسم نوع الوثيقة ؛
2. اسم منصب المترجم ؛
3. التوقيع؛
4. فك التشفير.
5. تاريخ إعداد؛

يتم إدخال المعلومات التالية في النموذج: العدد الإجمالي لأوراق القضية (المشار إليها بالكلمات والأرقام) ؛ أرقام الحروف أرقام مفقودة ملامح الحالة المادية وتشكيل القضية ؛ حجم الورق الموصى به لتسجيل النموذج هو A4.

الانتباه

على غلاف حالات التخزين الدائم ، يتم توفير مكان لاسم أرشيف الدولة الذي سيتم فيه قبول ملفات المنظمة ، وتسميات رموز أرشيف الدولة وتنظيمها. عند تغيير اسم المنظمة (الوحدة الهيكلية) خلال الفترة التي تغطيها وثائق الحالة ، أو عند نقل الحالة إلى منظمة أخرى (إلى وحدة هيكلية أخرى) ، يشير غلاف الحالة إلى الاسم الجديد لهذه المنظمة أو المنظمة التي تليها ، والاسم السابق للمؤسسة (الوحدة الهيكلية) محاط بأقواس. يتم نقل عنوان القضية على غلاف القضايا من قائمة قضايا المنظمة ، المتفق عليها مع لجنة الخبراء والتحقق من مؤسسة الأرشفة المقابلة.

ورقة الاعتماد هي عنصر إلزامي في تنفيذ كل حالة من فترة التخزين الدائم والملف الشخصي. تُوضع ورقة الشهود الخاصة بالقضية على ورقة منفصلة وتوضع في نهاية القضية. عند تسليم الكتب (المجلات) إلى الأرشيف ، يتم وضع نقش الشهادة على ظهر ورقة فارغة ، في خزانات الملفات - على ورقة فارغة منفصلة بتنسيق البطاقة.

في الورقة ، بالأرقام والكلمات ، يشار إلى عدد الأوراق المرقمة للحالة وبشكل منفصل ، من خلال علامة "+" (زائد) ، عدد أوراق الجرد الداخلي (إن وجد). تنص ورقة التصديق على الميزات التالية لترقيم مستندات الحالة: وجود أرقام الحروف في صحيفة الحالة ؛ وجود عدد مفقود من أوراق القضية ؛ وجود أرقام صحائف بها صور فوتوغرافية ووثائق ومقاطع جرائد ملصقة ؛ عدد الأوراق كبيرة الحجم ؛ عدد المغلفات مع المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها.

صنع الملفات للتخزين الدائم

ليست شخصية زائدة عن الحاجة نظرًا لأن إجراءات الاحتفاظ بالملف الشخصي غير منظمة لمؤسسات الميزانية ، فإننا نوصي صاحب العمل بتبني قانون تنظيمي محلي ينظم قضايا الحفاظ على الملفات الشخصية ومعالجتها وتخزينها. لمعلوماتك. الحالة هي مستند أو مجموعة من المستندات المتعلقة بموضوع واحد أو مجال نشاط واحد ، موضوعة في غلاف منفصل. تعتبر الحالات قد بدأت من اللحظة التي يتم فيها تضمين أول مستند تم تنفيذه فيها.

يجب اتباع قواعد صارمة في إدارة الملفات الشخصية للموظفين ، حتى لو لم يكن هذا مطلبًا إلزاميًا لصاحب العمل. من المهم أن تتذكر أنه بغض النظر عن كيفية تسمية المجلدات ("البيانات الشخصية" أو "الملف" أو غير ذلك) ، فإنها تحتوي على البيانات الشخصية للموظف ، وبالتالي ، جميع المتطلبات المنصوص عليها في الفصل.

الملف الشخصي للموظف

تعتبر القضية مرفوعة بعد تضمينها في مجلد تخزين أول مستند تم تنفيذه. في نفس الوقت ، يتم وضع غطاء العلبة المفتوحة. يتم وضع غلاف القضية في النموذج المحدد (الملحق 3) يتم وضع المعلومات التالية على غلاف الحالة المفتوحة: اسم المنظمة ؛ اسم الوحدة الهيكلية للمنظمة التي تشكلت فيها ؛ فهرس الحالة حسب تسميات القضايا ؛ عنوان القضية مدة تخزين العلبة أو نقش "الحفظ الدائم" (المحول من تسمية الحالات).
على غلاف حالات التخزين الدائم ، يتم توفير مكان لاسم أرشيف الدولة الذي سيتم فيه قبول ملفات المنظمة ، وتسميات رموز أرشيف الدولة وتنظيمها.

3.6 متطلبات تسجيل القضايا المقبولة للأرشفة

المواعيد النهائية للحالات التي تحتوي على وثائق تنظيمية وإدارية وإبداعية وغيرها (محاضر ، نصوص ، رسائل ، تقارير ، إلخ) ، والتي يكون التأريخ الدقيق مهمًا لها ، بالإضافة إلى الحالات التي تتكون من عدة مجلدات (أجزاء) ، يتم إلصاقها بالتواريخ المتطرفة من وثائق القضية ، أي مواعيد تسجيل (تحرير) أقدم وأحدث الوثائق المتضمنة في القضية. إذا كانت الحالة عبارة عن سجل للأوامر والتعليمات وما إلى ذلك ، فسيكون تاريخ الحالة هو تواريخ التقويم الدقيقة للقيد الأول والأخير في المجلة. المواعيد النهائية للقضية التي تحتوي على محاضر الاجتماعات هي تواريخ الموافقة (للوثائق التي تمت الموافقة عليها) أو الدقائق الأولى والأخيرة التي تشكل القضية.
المواعيد النهائية لملف شخصي هي تواريخ التوقيع على أمر قبول وفصل الشخص الذي تم رفع هذه القضية من أجله.
نحن نتحدث ، على سبيل المثال ، عن وجود مستندات بها نص غير مقروء ، وأوراق ملصقة (إذا كانت هناك رسوم بيانية كبيرة ، وما إلى ذلك) ، وأوراق ممزقة ، وصور فوتوغرافية ملصقة ، وإذا كانت هناك أظرف في العلبة ، وهناك مرفقات. فيها ، إلخ. يجب أن يتم توقيع ورقة الشاهد الخاصة بالقضية من قبل مترجمها ، بينما يتم فك شفرة الموضع والتوقيع ، يتم لصق التاريخ. في عملية استخدام الوثائق الأرشيفية ، إذا لزم الأمر ، يتم وضع العلامات اللازمة في ورقة التصديق في المستقبل.
إذا تم حفظ الملف بدون ورقة الشهود ، فيجب لصقها في الجزء العلوي من غلاف القضية من الداخل. ولكن عادة ما يتم وضعها بعد المستند الأخير وفي هذا الشكل يتم خياطة الغلاف. في بداية المقال ، يتم إعطاء مثال لملء ورقة التصديق. يمكنك أيضًا تنزيل عينة من ورقة شهادة الحالة بتنسيق doc. لتقديم قضية ، قد تحتاج أيضًا إلى عينة من الجرد الداخلي لوثائق الحالة.

ورقة شهادة حالةتم تجميعها لمراعاة عدد الأوراق في الحالة بالشكل المحدد ، والذي يرد في الملحق 9

قواعد لملء ورقة التصديق للقضية

وفيما يتعلق بالموظفين ، بعد نهاية السنة التقويمية التي تم إنشاؤها فيها ، يجب أن يكونوا مستعدين للنقل إلى الأرشيف. يتضمن التحضير المسبق للملفات إجراءين: التسجيل والوصف.

يتم التسجيل من قبل الشخص المسؤول عن التعامل مع المستندات. يتضمن التصميم إعداد ورقة اعتماد.

يتم وضع ورقة الشهود في القضية على ورقة منفصلة (تنسيق A4 ، A5) على ظهر الورقة الفارغة الأخيرة.

يحظر إخراج ورقة التصديق على غلاف الحالة أو على ظهر الورقة الفارغة من المستند الأخير. إذا تم تدبيس العلبة أو تغليفها بدون شكل ورقة التصديق ، يتم لصقها في أعلى الورقة داخل غلاف العلبة.

في ورقة الاعتماد ، يُشار إلى عدد الأوراق المرقمة ، وبشكل منفصل من خلال علامة "+" ، إلى عدد أوراق الجرد الداخلي (إن وجد) بالأرقام والكلمات.

في ورقة الشهود ، تمت الإشارة إلى ميزات ترقيم الأوراق والحالة المادية للمستندات وتنفيذ الحالة:

• وجود عدد الحروف من الأوراق ؛
• وجود أوراق مفقودة
• عدد الأوراق مع الصور الملصقة ؛
• عدد الأوراق كبيرة الحجم ؛
• عدد المغلفات مع المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها ؛
• عدد الصفائح التالفة:
• التواجد في حالة نسخ مطبوعة من الكتيبات مع عدد الأوراق فيها ، إذا لم يتم تمييزها في الترقيم الإجمالي العام في الحالة.

يجب أن يؤخذ عدد الأوراق الناقصة والمكتوبة بحروف في الاعتبار في البيانات النهائية الخاصة بعدد الأوراق المرقمة. على سبيل المثال ، تحتوي الورقة الأخيرة من الحالة على الرقم 252 ، لكن الملف يحتوي على أوراق بأرقام 5 أ و 30 أ والرقم المفقود 17. في هذه الحالة ، سيكون إجمالي عدد الأوراق 252 + 2-1 = 253.

يتم التوقيع على ورقة الشاهد من قبل المترجم ، ويشار إلى موقعه وفك تشفير التوقيع وتاريخ التجميع.

تتم الإشارة إلى جميع التغييرات اللاحقة في تكوين القضية (التلف ، استبدال المستندات الأصلية) في ورقة التصديق بالإشارة إلى الفعل ذي الصلة.