المراسلات المهنية للأعمال: الأساسيات والقواعد.

عندما نكتب خطابًا إلى صديق أو قريب ، يمكننا تجاهل الأخطاء وعلامات الترقيم ، واختصار الكلمات كما نحب ، واستخدام اللغة العامية. الشيء الرئيسي هو أن نكون واضحين بشأن ما نتحدث عنه. ولكن إذا كتبنا إلى شخص غريب أو غير مألوف وأردنا الحصول على إجابة منه ، فيجب مراعاة بعض القواعد.

قواعد الاتصال

واحد . أشر دائمًا إلى موضوع البريد الإلكتروني.

يجب ملء حقل "الموضوع" بأي حال من الأحوال ومن المرغوب فيه بشدة أن يتطابق مع محتوى الرسالة.

إذا كنت تريد ، على سبيل المثال ، التسجيل للحصول على استشارة يوم 5 مارس ، فقط اكتب: "سجل للحصول على استشارة (05.03)".

2. عند الرد على رسالة ، احفظ تاريخ المراسلات.

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني من شخص ما ، فهناك ثلاث طرق للرد عليها:

1. انسخ عنوان المرسل واكتب له خطابًا جديدًا.
2. انقر فوق مربع الرد في الجزء السفلي من الرسالة.
3. استخدم الزر "رد".

في المراسلات التجارية ، يجب أن تجيب بالطريقة الثالثة ، أي الضغط على زر "رد". سيتم فتح بريد إلكتروني جديد ، مكررًا الرسالة التي تلقيتها. الموضوع هو نفسه ، فقط مع البادئة "Re:" ، يتم اقتباس النص الأصلي بالكامل.

هذه هي الصيغة المقبولة عمومًا للإجابة ولا يجب تغيير أي شيء فيها. يجب كتابة إجابتك قبل النص المقتبس. يتم ذلك حتى يتمكن كل مشارك في المحادثة في أي وقت من تذكر ما تمت مناقشته.

3. قل مرحبًا دائمًا وخاطب المحاور بـ "أنت".

يجب أن تبدأ أي رسالة بتحية. ومن الأفضل أن تكون فردية. إذا كان ذلك مناسبًا ، فاتصل بالمحاور بالاسم ، وإلا - بالاسم واسم الأب.

من المستحسن إنهاء الحرف بالبناء: مع خالص التقدير ، ... (الاسم الأول / اللقب أو الاسم الأول / اسم الأب).

على سبيل المثال: مرحبًا أليكسي بتروفيتش. من فضلك أرسل العقد إلى إيفان ميخائيلوفيتش. مع أطيب التحيات ، إيليا كريفوشيف

4. الرد في أسرع وقت ممكن.

كلما أسرعت بالرد على رسالة ، كان ذلك أفضل. مثالي - في غضون ساعات قليلة. لكن هذا ممكن لعدة أيام. كلما تأخرت في الإجابة ، زاد تأثيرها على سمعتك بشكل أسوأ.

أما بالنسبة لنص الرسالة ، فعند كتابتها يجب أن تسترشد أيضًا ببعض القواعد.

كن محددًا ولكن مفصلًا

لا تجعل الشخص الآخر يخمن ما قصدته. إذا لم تكن المشكلة واضحة ، صِفها بأكبر قدر ممكن من التفاصيل: كيف حصلت على النتيجة التي حصلت عليها ، وما الذي تريد تحقيقه بالضبط وما هو المطلوب من المحاور.

لكن هذا لا يعني على الإطلاق أنك بحاجة إلى تحديد كل التفاصيل بأدق التفاصيل. حذف الفائض - قيمة وقت الشخص الآخر.

حاول أن تكون قصيرًا ومباشرًا

لا داعي ، على سبيل المثال ، للتحدث عن حالة زوجتك وحماتك والأقارب الآخرين.

من حيث الحجم ، من الناحية المثالية "شاشة" واحدة (بدون تمرير). الحد الأقصى هو حجم النص الذي يناسب ورقة A4.

الاسترشاد بالفطرة السليمة وقواعد الحشمة

كن مهذبًا ، ومراعيًا ، شكرًا لك على الرسائل ووقتك.

ما لا تفعله على الإطلاق

واحد . الإفراط في استخدام علامات الترقيم.

يكفي تعجب واحد أو علامة استفهام. لا ينبغي أن تتكرر. أيضا ، لا تفرط في استخدام القطع.

مثال على حرف "سيء":

2. استخدم خطوطًا وأحجامًا ولونًا مختلفة للأحرف.

تسمح لك مواقع وبرامج البريد بتغيير هذه الإعدادات. يمكنك اختيار خط غير عادي ، أو زيادة الحروف أو تقليلها ، أو تلوين النص بألوان مختلفة. لكن في المراسلات التجارية هذا غير مناسب!

من الأفضل عدم تغيير أي شيء على الإطلاق وترك كل شيء كما هو بشكل افتراضي. الشيء الوحيد المسموح به هو جعل بعض الكلمات غامقة أو مائلة. ولكن فقط إذا لزم الأمر!

مثال على حرف "سيء":

3. أدخل الرموز.

اترك الوجوه المضحكة والحزينة والزهور والقلوب للمراسلات الشخصية. في خطابات الأعمال ، من الأفضل عدم استخدام الرموز - لا النص ولا الصور.

مثال على حرف "سيء":

4. طباعة النص بأحرف كبيرة.

تعتبر طباعة النص بأحرف كبيرة على الإنترنت من التصرفات السيئة. ينطبق هذا على كل من المراسلات التجارية والشخصية ، فضلاً عن التواصل على الشبكات الاجتماعية و Skype والمنتديات وغيرها من الأماكن. وهذا ينطبق على كل من النص بأكمله والكلمات الفردية.

يتحكم مفتاح Caps Lock في الأحرف الكبيرة. هذا يعني أنه إذا تمت كتابة جميع أحرفك بأحرف كبيرة ، فما عليك سوى الضغط عليها مرة واحدة وتحريرها.

علاوة على ذلك ، لا تطبع "موضوع" الحرف بأحرف كبيرة - فهذا ذروة عدم الاحترام!

في المذكرة. يُنظر إلى طباعة الكلمات الفردية والنص بأكمله بأحرف كبيرة على أنه صرخة. والصراخ عدوان يتجاوز نطاق المراسلات الثقافية.

إذا كنت حقًا بحاجة إلى إبراز شيء ما في النص ، فمن الأفضل القيام بذلك باستخدام أسلوب غامق أو مائل.

ومن المستحسن أيضًا تجنب الكلمات "عاجل" و "هام" وغيرها من الكلمات التي تعبر عن نفاد الصبر في سطر موضوع الرسالة.

معرفة القراءة والكتابة

لا ينبغي أن يؤخذ هذا بقسوة ، ولكن حاول أن تكتب بشكل صحيح في رسائلك. بعض النصائح البسيطة:

• يجب أن تبدأ كل جملة بحرف كبير. لكتابته ، اضغط باستمرار على مفتاح Shift.
• يجب أن تكون هناك نقطة في نهاية كل جملة. في تخطيط لوحة المفاتيح الروسية ، ستجدها في الصف السفلي على اليمين (قبل Shift).
• لطباعة فاصلة ، اضغط مع الاستمرار على مفتاح Shift واضغط على مفتاح الفترة.
• لا تضع مسافة قبل فاصلة أو نقطة. يجب أن يكون هناك مسافة بعدهم.

ونصيحة أخرى لأولئك الذين يعرفون كيفية استخدام محرر نصوص Word (Writer) قليلاً على الأقل. اكتب الحرف أولاً في هذا البرنامج. سيتم تحديد الأخطاء بخط أحمر وبالنقر بزر الماوس الأيمن على هذه الكلمة ، يمكنك تصحيحها.

انسخ النص النهائي والصقه في حقل الحرف. لكن قبل اللصق ، يجب إيقاف تشغيل التنسيق بحيث تتم إضافته بدون زخرفة من برنامج Word (Writer).

في بريد mail.ru ، تحتاج إلى النقر فوق النقش "إزالة التصميم" في الأعلى.

في Yandex.Mail - زر "تعطيل التصميم" على اليمين.

بعد اللصق ، يمكن تشغيل المظهر مرة أخرى.

يجب أن تكون قواعد المراسلات التجارية وبعض المناورات الصعبة لإقامة علاقات جيدة بمساعدة خطاب معروفًا ليس فقط لأولئك الذين لديهم بريد إلكتروني يفيض بالمراسلات الواردة كل يوم عمل ، ولكن يتم تضمين العديد من المراسلات والرسائل في الخطط ، البادئ الذي يجب أن يكون أنت. امتلاك سحر خشب الزان مفيد لكل امرأة عصرية. سيكون هذا مفيدًا ، على الأقل ، عند البحث عن وظيفة - إرسال السير الذاتية ، ورسائل الغلاف ، ومعلومات إضافية عنك عند الطلب ومهام الاختبار ، بالإضافة إلى إرسال رسائل للاتفاق على وقت المقابلة.

محو الأمية هو أساس المراسلات التجارية ووجهك

حقيقة أن المدونين الذين يعانون من عسر القراءة يمكن أن يكونوا شائعين على الإنترنت لا ينبغي أن يكون عذراً لأخطائك وأخطائك المطبعية. لا تواسي نفسك بحقيقة أن اللغة الروسية لم تنجح في المدرسة (حان الوقت لتشديد القواعد لكتابة "لا" في أجزاء مختلفة من الكلام). كن متطلبًا من نفسك قدر الإمكان. إنه أمر مسيء بشكل خاص عند إجراء المراسلات التجارية ، فمن الخطأ كتابة كلمات من مجال عملك. قد يشك المحاور في كفاءتك.

1. احتفظ بموقع gramota.ru في إشارة مرجعية في متصفح الإنترنت الخاص بك.

2. لا تستخدم كلمات لا يمكنك تعريفها بالضبط (على الأقل تحقق من ويكيبيديا).

3. ضع في اعتبارك أن الكلمات النادرة والمحددة التي قد لا تكون مألوفة للمحاور ستربكه أو قد يساء تفسيرها. إذا احتاج المحاور إلى تعريف المصطلحات الخاصة بك ، فوفقًا لقواعد الآداب ، قدم شرحًا للمصطلحات والاختصارات المستخدمة.

4. حاول ألا تجعل الجمل طويلة جدًا. اترك تصميمات معقدة ومزخرفة لكتابة رواية وليس لإجراء مراسلات تجارية.

5. نوصي بشدة بأن لا تكتب الرسالة مباشرة في نص الرسالة ، ولكن أولاً في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أولاً ، سيساعدك التهجئة المضمنة وعلامات الترقيم في الكلمة. ثانيًا ، ستقضي على الموقف غير السار المتمثل في إرسال خطاب عمل عن طريق الخطأ قبل الأوان أو فقده بسبب إغلاق المتصفح ، وما إلى ذلك (عند كتابة نص بالكلمة ، تعتاد على النقر فوق رمز "حفظ" في كثير من الأحيان وتعيين الحفظ التلقائي على فترات قصيرة في الإعدادات). تذكر أن الكتابة التنبؤية على الجهاز اللوحي والأجهزة المحمولة يمكن أن تمنحك بعض التصحيحات غير المتوقعة لكلماتك.

6. قبل إرسال الرسالة ، اقرأها عدة مرات. إذا كان الوقت ينفد (بالمناسبة ، فإن إحدى القواعد الأساسية المهمة لمراسلات العمل هي عدم تأخير المواعيد النهائية ، لذلك من الأفضل عدم تناول رسالة في آخر لحظة) ، ثم إعادة قراءة النص الذي كتبته بعض الوقت بعد الكتابة - بعد نصف ساعة أو ساعة ، التبديل لبعض الأعمال الأخرى.

المراسلات التجارية المناسبة. تفاصيل مهمة

الاهتمام بالتفاصيل في إجراء وتنفيذ المراسلات التجارية يتحدث عن الاحترام ويوفر الوقت

7. لا تهمل ملء حقل "الموضوع" في الرسالة . إذا كنت ترسل أول بريد إلكتروني بارد لك ، فيمكن أن يكون العنوان فعالاً ، خارج الصندوق ، ومثير للاهتمام. ولكن إذا كانت رسالتك متوقعة بالفعل أو كنت تتواصل مع المستلم لبعض الوقت ، فيجب أن يكون الموضوع قصيرًا وواضحًا وموجزًا. سيسمح لك ذلك بالعثور على رسالتك بسرعة (لك وللمستلم) في البريد إذا لزم الأمر.

8. سلاسل طويلة من "Re: Re: Re:" تعطي انطباعًا بوجود القمامة. لا تخف من بدء موضوع جديد مع المحاور الخاص بك ، اقتبس فقط الرسائل السابقة ذات الصلة (ونعم ، يجب "سحبها" إذا كنت ، على سبيل المثال ، تناقش تفاصيل مشروع معين ، وتتفق على ميزانية / الأسعار / حزم الخدمات وما إلى ذلك - في هذه الحالة ، يعتبر الاقتباس مناسبًا وآداب العمل تتطلب ذلك).

9. إذا كانت الرسالة الواردة تحتوي على عدة أسئلة من أجلك ، فقم بالإجابة عليها ، نقلاً عن كل منها على حدة. إذا كنت ترسل خطابًا به عدة أسئلة ، فاستخدم الترقيم ، وقم بتقسيم النص إلى فقرات. التزم بهيكل واضح.

10. في نص الرسالة ، قم بالتعليق على جميع المرفقات بالرسالة. قم بتوقيع جميع الملفات التي ترفقها حتى يتمكن المستلم من تلقي معلومات حول محتوياتها على الفور .

11. التوقيع هو تفصيل مهم جدا خطاب عمل. في إعدادات خدمات البريد ، يمكنك عادةً تعيين توقيع تلقائي لجميع رسائلك. التوقيع المكتوب جيدًا يعادل طباعة بطاقات العمل وبطاقات العمل الجيدة. بالإضافة إلى الاسم واللقب ، استخدم تعيين وظيفتك وتفاصيل الاتصال (الهاتف ، سكايب) ، وشعار الشركة في التوقيع. تعتبر بطاقات العمل ذات الصلة بشكل إبداعي (لا تنسى ومرتبطة بالشخص أو الشركة التي يعملون بها) هي الأفضل ، لذلك يمكن أن يكون التوقيع "بشريحة" ، يشير إلى اتصالك بالشركة أو يتحدث عن حبك للعمل الذي يفعلون. على سبيل المثال ، يستخدم بعض العاملين في دار النشر "مان وإيفانوف وفيربر" الجملة الإضافية "الآن أنا أقرأ ..." في التوقيع (وأدخل اسم الناشر الجديد). يمكن لممثلي الشركات في مجال تقديم الطعام إكمال الرسائل مع رغبات "يوم لذيذ" ، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان ، يجب أن يتم الاتفاق على مثل هذا التصميم للمراسلات التجارية مع الإدارة.

12. للمراسلات التجارية ، توصي NameWoman بشدة بوجود عنوان بريدي منفصل. من المستحسن أن يعكس اسم الشركة أو مجال موقع الشركة على الويب ، واسمك (كامل ، بدون أشكال مصغرة) ولقبك. لا تستخدم أرقامًا في اسم البريد تشير إلى عمرك أو سنة ميلادك. يعد عرض موقعك في عنوان البريد أمرًا مقبولًا تمامًا ، لكن بعض الأشخاص يتجنبون ذلك ، لأنهم يخططون لعدم تغيير صندوق البريد ، والارتقاء في السلم الوظيفي.

لإرسال السير الذاتية وخطابات العمل المماثلة ، يجب أيضًا عدم استخدام العناوين البريدية المرحة أو الإبداعية بشكل مفرط. خاصة إذا كنت متقدمًا لشغل منصب جاد في شركة كبيرة.

آداب المراسلات التجارية

13. لا يجب أن يكون أسلوب المراسلات التجارية جافًا. لكن الجدية والصرامة في الإنشاءات هي قاعدة إلزامية. التخلي عن اللواحق الضئيلة والتعبيرات العامية والعامية.

14. يمكن أن تصبح المشاعر مزالق. في الخطابات الأولى من التعارف التجاري ، لا ينبغي أن تكون من حيث المبدأ. مع الاتصال الثابت ، لا تزال الأقواس المبتسمة مقبولة ، لكن لا تبالغ في ذلك ولا تصبح البادئ في مثل هذه "الزينة الجميلة" للحرف. المحزن وأي رموز متحركة إبداعية عند إجراء المراسلات التجارية (وخاصة في المواقف التي تكون فيها "من الأسفل") ممنوعة منعا باتا.

15. تأكد من استخدام التحية المحترمة والعنوان بالاسم والاسم الأول واسم الأب في بداية الرسالة وكذلك في النص ، إذا كان ذلك مناسبًا. هذا ليس مطلوبًا من خلال أخلاقيات المراسلات التجارية فحسب ، بل يتيح لك أيضًا زيادة اهتمام المحاور برسالتك وولائك لها. دائمًا ما يكون المستلمون أكثر انتباهاً لرسائل العنوان ، لذا حاول أن تعرف مقدمًا اسم الشخص الذي يجب أن تكتب إليه ونوع العنوان الذي يفضله (بالاسم الأول أو الاسم الأول واسم الأب).

وفقًا لقواعد المراسلات التجارية ، في الحالات العادية ، يجب إرسال الرد في غضون يوم عمل ، بحد أقصى - اثنان. إذا تلقيت خطابًا في الساعات الأخيرة من يوم العمل قبل عطلة نهاية أسبوع طويلة أو إجازة طويلة ، فلا يلزمك تقديم إجابة مفصلة لرسالة غير عاجلة. ومع ذلك ، وفقًا لآداب المراسلات التجارية ، سيكون من المعقول إرسال رد قصير يفيد بأنك تلقيت الرسالة وتعليقًا بأنك بعيد المنال حاليًا وسوف ترد بالتفصيل بعد هذا التاريخ أو في موعد لا يتجاوز كذا وكذا موعد نهائي. يجب أن تفعل الشيء نفسه إذا كنت بحاجة ، من أجل الإجابة ، إلى توضيح أي معلومات يجب أن تتلقاها من طرف ثالث أو عن طريق القيام بعمل شامل لجمع البيانات وإعداد المواد.

في المقابل ، إذا كنت بحاجة إلى رسالة رد من المحاور ، فيمكنك تكرار طلبك في 3 أيام عمل. إذا كنت بحاجة إلى إجابة عاجلة ، فاكتب عنها بشكل صحيح بالفعل في رسالتك الأولى (موضحًا الأسباب ، إن أمكن) ، واطلب أيضًا تأكيد استلامها. بالمناسبة: افحص مجلد البريد العشوائي بانتظام (مرة كل ثلاثة أيام).

والمزيد حول كيف تبدو رسالة العمل الجميلة. تسجيل المراسلات التجارية

يجب أن تكون الرسالة سهلة القراءة والفهم. الجمل القصيرة ، الحد الأدنى من المنعطفات التشاركية والتفاعلية - الإنشاءات البسيطة - هذا هو أساس المراسلات التجارية. ما الذي سيساعدك أيضًا على تقديم نموذج الرسالة المثالي وفقًا لجميع القواعد؟

16. يجب ألا تزيد الفقرات في رسالتك عن 7-10 أسطر.

17. سيتم إدراك نص خطاب العمل بشكل أفضل وسيبدو أكثر إتقانًا إذا كانت الفواصل الزمنية بين الفقرات أكبر من الفواصل بين الأسطر في فقرة واحدة.

19. يُنظر إلى الكلمات ، وحتى العبارات والجمل الكاملة المكتوبة بأحرف كبيرة ، على أنها صراخ وضغط وعدم احترام. للمراسلات التجارية ، هذا النمط غير متوفر. لا تسمح لنفسك بهذا حتى لو كنت رئيسًا غير راضٍ عن مرؤوسه.

مجاملة العمل والتواصل

20. اسمح للمحاور بالموافقة على اقتراحك ، أو التعبير عن رأيه ، أو تقديم النصيحة لك ، أو ترك تعليقًا أو طرح سؤال. أسهل طريقة للقيام بذلك هي استخدام العبارات "ما رأيك في هذا؟" ، "إذا كان لديك أي أسئلة ، سأحاول الإجابة عليها" ، "اكتب لي عن قرارك" في الرسالة.

21. انتبه للإشارات القادمة من المرسل إليه. انتبه إلى أسلوب الكتابة لمحاورك ، وكيف يخاطبك. تذكر القاعدة النفسية للمرآة. إنه لأمر رائع أن تعكس رسالتك أسلوبه (ولكن ليس بها أخطاء إملائية بالطبع). إذا ذكر أي معلومات شخصية ، فاحرص على ملاحظة ذلك. كن مؤدبًا وصحيحًا ، يعكس الفرح والتعاطف والمشاركة والتهنئة بالأعياد.

22. بالحديث عن العطل. إذا كانت مراسلاتك التجارية تتم في حدود أيام العطلات الرسمية ، فهنئ المحاور على الأيام الماضية / القادمة. يجب تهنئة العملاء المهمين وأولئك الذين تحافظ معهم على مراسلات تجارية طويلة وفقًا لقواعد الآداب في خطاب منفصل. سيكون من المفيد أن تعرف متى يكون لمحاورك عيد ميلاد - عادة ما يكون من السهل الحصول على هذه المعلومات من الشبكات الاجتماعية.

إدارة قاعدة العملاء الفردية الخاصة بك وقاعدة الاتصال المهنية. بالإضافة إلى أسماء العائلة والأسماء الأولى ، والوظائف وأرقام الهواتف ، والروابط إلى الحسابات في الشبكات الاجتماعية والبريد الإلكتروني ، وكتابة البيانات الشخصية ، ووضع علامة على المشاريع والقضايا التي عبرت مساراتها بالفعل في المراسلات التجارية.

23. أخلاقيات المراسلات التجارية واللباقة الابتدائية تقول: لا تنس كلمات الامتنان. للتهنئة والمشورة والإيضاحات والدعوات والملاحظات الإعلامية والاستجابة السريعة من المحاور الخاص بك في المراسلات التجارية.

ميلينا جست

بدون مراسلات تجارية ، لا يوجد مكان في العمل ، بغض النظر عما إذا كنت تكتب نيابة عن الشركة ، أو نيابة عنك كرجل أعمال خاص. وبشكل أكثر تحديدًا ، كيف تلتزم بقواعدها. سيحكم عليك شركاؤك أو عملاؤك المحتملون في العمل كثيرًا من خلال طريقة تواصلك معهم. قد يقول المرء أن خطاب العمل هو "وجه" رجل الأعمال. ولكي لا تفقدها ، من المهم معرفة القواعد الذهبية للتواصل بهذا الشكل.

قواعد البريد الإلكتروني للأعمال

نظرًا لأنه يتم استخدام البريد الإلكتروني الآن في كثير من الأحيان أكثر من البريد العادي ، فقد قررنا الانتباه إلى كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح في الشبكة. إليك بعض التوصيات لك ، لن يسمح لك الالتزام بها بفقدان ماء الوجه أمام المحاور.

اسم صندوق البريد

أول ما يلفت انتباهنا عندما نفتح رسالة جديدة هو العنوان الذي أُرسلت منه. يقلل الكثير من أهمية هذه اللحظة ، ويرسلون خطابات عمل من حسابات بريد شخصية. لا حرج في هذا إذا كان عنوان البريد الإلكتروني يحتوي فقط على اسمك بتنسيق يمكن للبشر قراءته. ولكن إذا كان هناك العديد من الأسماء المستعارة مثل "kissa1988" أو "pupsik-26" ، فإن إرسال رسالة من هذا الصندوق أمر غير مقبول بكل بساطة. تخيل المشاعر التي سيشعر بها الشخص عندما يتلقى عرض عمل من "طفل" أو "شمس".

أيضًا ، في المراسلات التجارية ، العناوين البريدية التي تبدأ بـ [بريد إلكتروني محمي], [بريد إلكتروني محمي]إلخ. إنهم لا يؤخذون على محمل الجد ، وهناك فرصة جيدة لعدم فتح الرسالة. الخيار الأفضل هو إجراء المراسلات التجارية من صندوق البريد [بريد إلكتروني محمي]، حيث يكون الاسم هو اسمك الأول واسم عائلتك ، فإن الشركة هي اسم الشركة.

المستلمون

في مراسلات البريد الإلكتروني ، من الممكن إرسال خطاب إلى مستلم مباشر ووضع مستلمين آخرين في نسخة. يُتوقع من المستلمين في نسخة من الرسالة ألا يستجيبوا لها. إنهم مثل المراقبين المدعوين. لذلك ، قبل الإرسال ، حدد من الذي تريد تلقي الرد منه بالضبط ، وقم بترتيب المرسل إليهم بشكل صحيح. ومع ذلك ، إذا أمكن ، لا تضع عدة أشخاص في المستلمين المباشرين للرسائل. قد يحدث ألا يقوم أي منهم بالإجابة عليك إذا قرر الجميع عقليًا "تحويل" هذه المسؤولية إلى متلقي آخر.

إذا انتهى بك الأمر بنفسك إلى نسخة من خطاب عمل ، فعندئذٍ ، كما فهمت بالفعل ، لا ينتظر المرسل إجابتك. ولكن إذا أصبح من الضروري الرد عليك على وجه التحديد ، فيمكنك القيام بذلك ، ولكن سيكون من التهذيب الاعتذار في بداية الرسالة عن "التدخل".

تصميم الرسائل

أسلوب العمل الرسمي. في المراسلات التجارية ، بالطبع ، يتم استخدام الأسلوب الرسمي. يفتقر إلى الصفات والتوضيحات والتفاصيل غير الضرورية. فقط التفاصيل والوضوح والمنطق. بعد كتابة رسالة عمل ، من المفيد قراءتها مرة أخرى وإزالة جميع العبارات التي لا تحمل عبئًا دلاليًا خاصًا ولا تغير جوهر ما ورد. فقط عندما تكون مقتنعًا بإزالة كل هذه الكلمات والعبارات ، يمكنك القول إن هذه القاعدة لكتابة خطاب العمل قد تمت مراعاتها.

معرفة القراءة والكتابة. إن القول بأنه من المهم كتابة رسالة بشكل صحيح وبدون أخطاء يشبه قول "رجل ثلج يجب أن يكون مصنوعًا من الثلج". ومع ذلك ، من المستحيل عدم ذكر هذه القاعدة. معرفة القراءة والكتابة هي أساس أي مراسلات. من غير المرجح أن يؤخذ الشخص الذي يكتب خطاب عمل به أخطاء إملائية على محمل الجد.

موضوع الرسالة. لا بد من كتابتها. حاول أن تجعلها قصيرة ، ولكن رحبة ، بحيث يصبح من الواضح للوهلة الأولى المستلم ما هو موضوع الرسالة. يجب ألا يتكون الموضوع من كلمة واحدة. "معلومات" ، "سؤال" ، إلخ. - سطور خاطئة لموضوع البريد الإلكتروني للنشاط التجاري. "العرض التجاري من الشركة س" هو الموضوع الصحيح. إذا كانت المعلومات الواردة في رسالتك مهمة بشكل خاص ، فيمكنك تمييزها بعلامة "أهمية" خاصة ، والتي تتوفر في جميع خدمات البريد الإلكتروني تقريبًا.

الخط. يجب أن يكون نص الرسالة قابلاً للقراءة أولاً. لذلك ، استخدم الخط Arial أو Times New Roman ، واختر متوسط ​​الحجم (على سبيل المثال ، في بريد mail.ru ، يكون حجم الخط الأمثل هو 3). لا تجرب الخطوط أو الألوان. في المراسلات التجارية ، هذا غير مناسب. لا تستخدم caps lock أو علامات تعجب أو أحرف خاصة أخرى (بما في ذلك الرموز التعبيرية). الشيء الوحيد المسموح به هو اختيار بعض العبارات بخط مائل أو غامق. لكن حاول استخدام هذا فقط عند الضرورة القصوى.

لتسهيل القراءة والحصول على رسالة أفضل ، يمكنك استخدام العناوين الفرعية في نص الرسالة. ولكن لا ينبغي أن يكون هناك الكثير منهم - لا يزيد عن 3-4.

يجب ألا تمتد فقرة واحدة لأكثر من 4 أسطر. عندما نقرأ فقرات طويلة جدًا ، يندمج النص ويمكن أن تضيع الفكرة الرئيسية.

يجب إجراء أي عمليات نقل وقوائم بمساعدة علامات خاصة.

قالب الشركة. سيكون من الرائع أن تقوم بتطوير قالب بريد إلكتروني للشركة بأسلوب شركتك. وسوف ترسل جميع رسائل الأعمال فقط باستخدام هذا القالب. سيسمح لك ذلك بالتميز عن البقية والحفاظ على الشكليات التي تتطلبها رسالة العمل. ومع ذلك ، لا تفرط في استخدام "العلامة التجارية" - فالإبداع المفرط سيضر فقط. بعد كل شيء ، نحن نتحدث عن الاتصالات التجارية ، وليس الترفيه. لا تنس أيضًا أن المستلمين يمكنهم قراءة رسائلك ليس فقط على الكمبيوتر ، ولكن أيضًا على الأجهزة المحمولة. لذلك ، يجب تحسين القالب ليناسب دقة الشاشة المختلفة.

يجب أن يكون هناك سبب إعلامي واحد فقط في خطاب واحد. وبناءً على ذلك ، يجب تضمين إجراء هدف واحد فقط من المستلم. يعتبر احتواء عدة أسئلة أو اقتراحات أو طلبات للمتلقي في رسالة واحدة دفعة واحدة غير صحيح.

يجب تقسيمها إلى الأجزاء التالية:
- المقدمة؛
- الجزء الرئيسي؛
- خاتمة.

اذكر في المقدمة بإيجاز الغرض من الرسالة وأسباب كتابتها. الجزء الرئيسي هو جوهر الرسالة. في الختام ، تحتاج إلى تلخيص ما ورد أعلاه - يمكن أن تكون هذه استنتاجات وطلبات وتعليمات واقتراحات وما إلى ذلك. من غير المرغوب فيه للغاية استخدام أي "حاشية" في المراسلات التجارية. تجنب أيضًا الأقوال المأثورة والاستعارات والأمثال وما إلى ذلك.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال صورة رسومية في خطاب ، فلا تقم بإدخالها في نص الرسالة نفسها ، ولكن قم بإرفاقها كملف منفصل. قد لا يتم عرض الصور بشكل صحيح على أجهزة مختلفة ، أو قد يتم تعطيلها تمامًا في واجهة برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم. في النص ، عند الضرورة ، حدد ببساطة "المعلومات موجودة في الملف المرفق". إذا كان هناك العديد من هذه الملفات ، فتأكد من كتابة أسمائها.

إذا كنت تستخدم الاختصارات والاختصارات ، فيجب أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ أن المستلم سيفهم المقصود بها. بشكل عام ، من الأفضل تشغيلها بأمان وعدم استخدام مثل هذه الأشياء.

قلة العاطفة. يجب ألا تحتوي رسائل العمل على أي تلوين عاطفي. عمومًا. حتى لو كتبت شكوى وأردت حقًا إظهار استياءك الكامل ، أو على العكس من ذلك ، فأنت تشكر شريكك بصدق على صفقة ناجحة. يجب أن تكون الرسالة مقيدة وحتى إلى حد ما بدم بارد. الجميع يقدر شخصيته الفردية ، لكن المراسلات التجارية ليست أفضل طريقة لإظهار ذلك. يجب أن تكون الرسالة الرسمية من شخص سعيد أو حزين أو بواب أو رئيس تنفيذي هي نفسها.

استخدام المفردات. لربط الجمل في المراسلات التجارية ، يتم استخدام مجموعة التعبيرات التالية:

1. لهذا السبب؛
3. على أي أساس؛
4. بالقوة (بشيء) ؛
5. وفقا لل؛
6. قائم على؛
7. انتبه على؛
8. مع مراعاة؛
9. ما خدم.

إلخ. أيضًا ، في خطابات الأعمال ، يُسمح باستخدام الاختصارات والاختصارات المقبولة عمومًا في الصناعة التي كُتبت فيها الرسالة. إذا كنت تشك في ما إذا كان المستلم سيفهم اختصارًا معينًا ، فمن الأفضل كتابة العبارة بالكامل.

تحية طيبة. من فضلك لا تستخدم العبارة المبتذلة "يوم جيد". هذا ، كما يمكن للمرء أن يقول ، هو شكل سيء ليس فقط للمراسلات التجارية ، ولكن أيضا من رسائل البريد الإلكتروني من حيث المبدأ. التحية المثلى هي "مرحبًا ، الاسم الأول / اسم العائلة". بالمناسبة ، من الجيد مخاطبة مستلم الرسالة بالاسم ليس فقط في التحية ، ولكن أيضًا على طول النص. إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه شخصيًا ، فيجب أن تشير في البداية من أين حصلت على عنوان المستلم.

حجم الحرف. هذا ليس عملاً فنياً وليس أفكارك الشخصية "حول الموضوع". يجب أن تكون الرسالة قصيرة قدر الإمكان من أجل نقل ملء المعلومات الموجودة فيها. من الأفضل أن يتناسب نص الحرف مع "شاشة" واحدة. قراءة الحروف الطويلة متعبة وتزعج الكثير من الناس.

الردود على الرسائل. عند الرد على رسالة مستلمة ، انقر دائمًا على الزر "رد" ، وليس الزر "إنشاء". باستخدام الخيار الأول ، سيتم تلقائيًا سحب سجل المراسلات بالكامل في إجابتك. هذا صحيح ، لأن الشخص قد لا يتذكر على الفور من أنت وماذا تريد منه إذا لم يرى الخلفية. خاصة إذا مضى أكثر من خمسة أيام على آخر المراسلات. لا تتردد في الاقتباس من المحاور الخاص بك أثناء الرد على رسالته. سيعطيه هذا فرصة لتذكر ما تحدثت عنه من قبل.

اشكر المحاور دائمًا حيثما كان ذلك مناسبًا. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "فلاديمير ، شكرًا على رسالتك" أو "إيرينا أليكسيفنا ، شكرًا لك على هذا الرد السريع". ستظهر هذه الفروق الدقيقة احترامك للمحاور وتلطيف مزاج الاتصال الإلكتروني.

إذا أرسل لك المحاور رسالة عبر فيها عن عدم رضاه أو حتى وقحًا لك بصراحة ، فحاول ألا تجيب عليه بنفس الطريقة ، مهما كنت ترغب في ذلك. تختلف المواقف ، لكنها تستجيب دائمًا بأدب وبضبط النفس.

بالطبع ، كلما أسرعت في الإجابة ، كان ذلك أفضل. رائع إذا كان يمكنك الرد في غضون ساعات قليلة. هذا الإطار الزمني هو الأمثل. ولكن لنفترض أن الإجابة في غضون أيام قليلة. يقول علماء النفس إن وقت انتظار الشخص المريح للرد على بريد إلكتروني هو 48 ساعة ، أي يومين. إذا كان عليك الانتظار لفترة أطول ، فقد يُنظر إلى هذا بالفعل على أنه عدم احترام أو تجاهل. إذا كانت المشكلة التي أثيرت في الرسالة تتطلب مزيدًا من الوقت للرد ، فتأكد من كتابة أنك تلقيت الرسالة وأخذها في الاعتبار والإجابة في أسرع وقت ممكن. بهذه الطريقة لن يشعر المرسل على الأقل بالتجاهل.

اختتام الرسالة. يجب ألا تكتب عبارات يمكن اعتبارها محاولة للتلاعب: "آمل حقًا في تعاون مربح" ، "شكرًا مقدمًا على إجابتك" ، وما إلى ذلك. الأفضل أن أقول وداعا في المراسلات الإلكترونية بعبارات "مع احترام" و "خالص تمنياتي" ونحو ذلك. نعم ، هذه العبارات مقولبة ، لكنها الأنسب للتواصل التجاري. في التوقيع ، اكتب اسمك ولقبك ومنصبك واسم الشركة. اترك أيضًا جهات اتصال يمكن الاتصال بك من خلالها ، باستثناء البريد الإلكتروني.

وقت الإرسال. بالطبع ، لا يُقصد من رسائل البريد الإلكتروني أن تتم قراءتها بمجرد استلامها. لكن في أخلاقيات العمل المتعلقة بالبريد الإلكتروني ، يُعتبر إرسال رسائل البريد الإلكتروني في عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات أو في وقت متأخر من المساء أو في الليل أمرًا غير صحيح. حاول الالتزام بساعات العمل القياسية.

وبالطبع ، قبل النقر فوق الزر "إرسال" ، تحقق بعناية من كتابة اسم المستلم وعنوان بريده الإلكتروني. أعد قراءة نص الرسالة بالكامل وتحقق من عدم وجود أخطاء إملائية أو عبارات غير صحيحة.

يرتبط النجاح في أنشطة أي منظمة أو شركة تجارية أو مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بثقافة السلوك وآداب السلوك. يجب على جميع تصرفات المدير والموظفين بالتأكيد مراعاة قواعد الذوق السليم وتتوافق مع الموقف.

تعتبر المراسلات التجارية من أهم أجزاء آداب التعامل.

تشير التقديرات إلى أن ما يقرب من 50٪ من وقت العمل يعتمد على الإلمام بالأوراق والبريد. لكن هذا ضروري ، لأن المراسلات التجارية المختصة يمكن أن تزيد بشكل كبير من معدل دوران الشركة ، وتسريع التفاعل بين الخدمات والإدارات المختلفة.

بالطبع ، هناك أنماط معينة هنا ، وبالتأكيد ستتم مناقشتها في هذه المقالة. لطالما تم توحيد قواعد المراسلات التجارية. سيساعد GOST R.6.30-2003 الحالي على وضع النص بشكل صحيح على الورقة ، ويخبرك بالمسافات البادئة والهوامش والخطوط المطلوب إجراؤها. تتميز المراسلات التجارية بتوحيد وتكرار المنعطفات الكلامية.

ومع ذلك ، كل حرف مختلف. تترك بصمة كبيرة عليها هوية المرسل ، ومنصبه ، ووضعه ، والمرسل إليه. تعتبر المراسلات التجارية إلى حد ما مزيجًا من الإبداع والعمل الشاق.

أنواع المراسلات التجارية

يتم تنفيذ تدفق المستندات على الورق وعبر البريد الإلكتروني.

يمكن تقسيم جميع المراسلات في المؤسسة بشكل مشروط إلى المجموعات التالية:

المراسلات الرسمية / غير الرسمية ؛

داخلي وخارجي.

تشمل المراسلات الرسمية العروض التجارية وخطابات الشكر والضمانات والاتفاقيات التجارية وأوامر الشركة ومسؤوليات الوظيفة والطلبات والمتطلبات والمطالبات.

المراسلات غير الرسمية هي تهنئة مختلفة لشركاء الأعمال والعملاء والموظفين ؛ التعازي والاعتذار والدعوات والشكر.

يتم تعميم المستندات الداخلية فقط بين إدارات مؤسسة واحدة ، بينما تتجاوز المستندات الخارجية ذلك.

قواعد المراسلات التجارية: المحتوى الداخلي

الشرط الرئيسي هو الإيجاز والقدرة على الرسالة. لا تمد النص على عدة صفحات. أفضل رهان هو التمسك بواحد.

تتضمن قواعد المراسلات التجارية استبعاد الكلمات والتعبيرات المعقدة وغير المفهومة والأجنبية والمتخصصة للغاية من النص. يجب أن تكون جميع الجمل قصيرة ، مع الأفكار الرئيسية للمؤلف وبدون "ماء".

تجنب التفسيرات المزدوجة في الرسالة ، وإلا إذا نشأت خلافات ، فسيكون من الصعب الدفاع عن وجهة نظرك وإثبات ما تعنيه بعبارة معينة.

تلزم قواعد تسجيل المراسلات التجارية الكاتب بأن ينادي المرسل إليه بالاسم والعائلة ، قبل أن يشير إلى الاستئناف "عزيزي (أعزائي) ...". ودائمًا على "أنت" ، حتى لو كان لمتلقي الرسالة علاقة ودية جيدة.

في المقدمة ، بالإضافة إلى الإشارة إلى اللقب والاسم ، يتم تحديد الغرض الرئيسي من الرسالة. تعرف أمثلة المراسلات التجارية ما يكفي من القوالب والطوابع لمثل هذه الحالات: "فيما يتعلق بالحرف السابق ..." ، "نذكّرك ..." ، "نبلغك ..." وغيرها.

قم بتخفيف الإجابة غير المواتية للمتلقي (رفض العرض ، رفض التعاون) بعبارات: "للأسف ، لن نتمكن من الاستفادة من الشروط المقترحة ..." أو ما شابه ذلك.

توثيق الأعمال الورقية الخارجية

يجب كتابة أي خطاب عمل على ورق الشركة مع تفاصيل الشركة وجميع تفاصيل الاتصال.

تأكد من إدخال التاريخ الدقيق للمستند.

الركن الأيمن العلوي من الورقة مشغول بالأحرف الأولى من المرسل إليه وعنوان الشركة المستلمة.

قسّم النص إلى فقرات دلالية حتى يسهل على القارئ فهمها وإدراكها. لا يزيد عن 4-5 أسطر.

كتابة جميع الكلمات بالأحرف الكبيرة هو شكل سيء.

يمكن إرفاق المستندات بالخطاب. في هذه الحالة ، يتم سردها في سطر منفصل في الجزء الأيسر السفلي من الورقة. في إطار آداب العمل ، يجب استلام الرد على الرسالة في غضون 10 أيام. إذا كانت المشكلة تتطلب مزيدًا من الوقت لحلها ، فيجب على المرسل إليه الإبلاغ عنها.

بعد الكتابة ، تأكد من مراجعة النص بعناية مرة أخرى بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. إذا كان لديك متسع من الوقت ، يجب أن تنحي الرسالة جانبًا وتعود إليها مرة أخرى لاحقًا. كقاعدة عامة ، سيتم اكتشاف أخطاء لم يتم ملاحظتها في البداية. هذه النصيحة هي الأكثر أهمية عند الرد على شكوى العميل. يجب ألا تزعج شخصًا أكثر بحرف أمي.

عندما تتم كتابة المستند وفحصه عدة مرات ، اطبعه على ورق A4. يتم استخدام هذا الحجم بشكل قياسي لأي مراسلات ، حتى لو كان النص نفسه يشغل نصف الصفحة فقط.

تحقق من الحبر في الطابعة قبل الطباعة لتجنب اللطخات والقطرات.

في بعض الحالات ، يمكنك إرفاق بطاقة العمل الخاصة بك بالمستند ، وإرفاق الورقة المطبوعة نفسها بملف شفاف.

يعتبر أيضًا مظروف الشركة الذي يحمل شعار الشركة شكلاً جيدًا.

غالبًا ما تكون قواعد إجراء المراسلات التجارية في طائرة غير رسمية أكثر عاطفية منها في أوراق العمل ، وأقل ختمًا. الاختصارات مناسبة هنا ، استخدام الصفات الملونة ، على سبيل المثال ، في التهاني: مذهل ، متعاطف ، لطيف.

رسائل البريد الإلكتروني التجارية

لا ينبغي أن تهدأ حقيقة أنك لا ترسل مراسلات في مظروف عبر الشبكة البريدية. تنطبق قواعد المراسلات التجارية في هذه الحالات أيضًا.

تخلق رسائل الأعمال الإلكترونية المختصة والصحيحة صورة إيجابية لكل من المؤسسة والفرد. السمعة في العمل تستحق الكثير!

القواعد الأساسية لمراسلات البريد الإلكتروني

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للغرض المقصود منه.

انتبه إلى اسم صندوق البريد. لا تسمح عند العمل بأسماء غير صحيحة مثل "baby" و "superman" ، حتى لو تم الإشارة إليها بنسخ باللغة الإنجليزية.

قم دائمًا بملء عمود "الموضوع" ، وإلا فقد ينتهي الأمر برسالتك في رسائل غير مرغوب فيها. الأوصاف مثل "الخطة" ، "القائمة" ، "العرض" ، "التقرير" لن تعمل. قد يكون هناك عدد كبير جدًا من الرسائل المتشابهة في صندوق بريد المستلم. كن محددًا قدر الإمكان حول موضوع رسالتك. لا تستخدم أكثر من خمس كلمات. اكتب الموضوع بحرف كبير. لا تحتاج إلى وضع نقطة في النهاية.

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تلقيتها سابقًا ، فتأكد من إزالة "Re" في سطر الموضوع.

أسلوب الاتصال

احتفظ بتنسيق خطاب العمل. إزالة نبرة التهديد والتوسل والأمر.

لا تسمح قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية باستخدام الرموز أو عدد كبير من علامات الاستفهام أو التعجب في النص.

كن مهذبا. التحية الإلزامية في البداية ووديع المحاور في النهاية شكل جيد. على سبيل المثال ، "مع الاحترام ..." أو مثل هذا: "مع خالص التقدير لك ...".

البريد الإلكتروني للأعمال و "القاعدة الذهبية" الخاصة به: لا تخلط عدة مواضيع مختلفة في رسالة واحدة. من الأفضل إرسال سلسلة من الرسائل.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني قصيرة مرتين مثل الرسالة الورقية.

التعامل مع المرفقات

إذا كان هناك الكثير من المعلومات لإرسالها ، فلا تضعها كلها في نص الرسالة ، ولكن أرفقها كمستندات منفصلة في مرفق.

من أجل راحة المتلقي ، أعد تسمية المستندات التي أعددتها إلى أسماء مفهومة له. سيظهر هذا اهتمامك ويكسبك. فكر في عدد مجلدات العمل التي يمتلكها المستلم على جهاز الكمبيوتر الخاص به وكيف سيبحث عن رسالتك فيما بينها.

تأكد من إخبار المستلم عن الملفات التي ترسلها حتى لا يعتبرها فيروسات عرضية. أرشفة المستندات الكبيرة.

ومن الأفضل إرسال مرفقات كبيرة جدًا (من 200 كيلو بايت) بطرق أخرى ، على سبيل المثال ، عبر خادم بروتوكول نقل الملفات.

تنسيق مثل COM و EXE و CMD و PIF وعدد آخر ، لا تسمح بعض خوادم البريد وتحظر.

إذا كان هناك العديد من المستلمين لرسالتك ، فلا تكن كسولًا جدًا في حذف جميع الأدلة على إعادة التوجيه الجماعي في كل مرة. لا يحتاج المرسل إليه على الإطلاق إلى مثل هذه المعلومات الإضافية. سيساعدك أمر "النسخة المخفية".

تتضمن قواعد إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني إبلاغ الطرف الثاني باستلام المراسلات. إذا لم يكن من الممكن الرد في الوقت الحالي ، فأبلغ المحاور بذلك. احفظ تاريخ المراسلات لتجنب المزيد من الأسئلة والإجراءات.

إذا كانت الاستجابة مهمة وعاجلة ، فيسمح أيضًا بإخطار المرسل إليه عبر الهاتف أو Skype أو ICQ. إذا لم تتحقق نتيجة إيجابية حتى بعد ذلك ، فذكر نفسك مرة أخرى.

ليس من غير المألوف أن يقوم طلب مستند بإرجاع حرف فارغ مع ملف مرفق. إنه غير مقبول. تتطلب أمثلة المراسلات التجارية وضعًا إلزاميًا للمعلومات ذات الصلة في نص المستند. على سبيل المثال ، هذا: "أنا أرسل البيانات اللازمة لطلبك".

لا تنس الإشارة إلى الإحداثيات في نهاية الرسالة: جميع وسائل الاتصال المتاحة ، والوظيفة ، وموقع الشركة الإلكتروني ، وروابط الشبكات الاجتماعية.

عند كتابة جهات اتصال المنظمة ، قدم أكبر قدر ممكن من المعلومات - رقم هاتف برمز منطقة ، وعنوان برمز بريدي. بعد كل شيء ، لا يتم اتصالك فقط مع سكان منطقتك. إذا كانت لديك جميع البيانات ، فسيكون من الأسهل الاتصال بك.

والقاعدة الأخيرة: يجب على من بدأ المراسلات إنهاء الحوار الإلكتروني.

خاتمة

الكتابة التجارية هي مسألة حساسة. في بعض الأحيان تكفي نظرة واحدة لتشكيل رأي محدد حول الشخص والمؤسسة التي يمثلها. إن معرفة قواعد كتابة الأعمال يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في حياتك المهنية.

التواصل بين الناس هو عملية طبيعية وحيوية. ذات مرة ، كان هذا النوع من الرسائل هو الطريقة الوحيدة المتاحة للتواصل بين الأشخاص الذين كانوا على مسافة من بعضهم البعض.

كان مكتب البريد موجودًا منذ روما القديمة ، إن لم يكن قبل ذلك. تقابل الناس. في الأدب ، حتى الروايات والقصص المكتوبة بحروف معروفة.

تقدم التطورات الحديثة في التكنولوجيا طرقًا جديدة وأفضل للتواصل.

في هذه الحالة ، يتم حفظ المراسلات البريدية. هذه طريقة اتصال قديمة ، ولكنها موثوقة ، لها خصائصها الفريدة. يتم تمثيل التنسيق الحديث لمراسلات البريد عن طريق البريد الإلكتروني ، وإلا البريد الإلكتروني.

يتيح لك البريد الإلكتروني ، بخلاف البريد العادي ، التواصل مع المستلمين على الفور تقريبًا. ضغطت على الزر "إرسال" (حرف) ، وبعد بضع ثوانٍ يرى المستلم هذا الحرف في بريده ، في مجلد البريد الوارد.

بعد أن أصبح البريد الإلكتروني متاحًا وواسع الانتشار بين المستخدمين ، فقد أصبح له قواعد معينة لإجراء المراسلات. تسمح لك هذه القواعد بتنظيم وإجراء المراسلات في إطار المعايير الثقافية والتجارية المقبولة. مجموعة القواعد المنظمة لمراسلات "البريد الإلكتروني" كانت تسمى "آداب البريد الإلكتروني" غير المعلنة.

تشتمل آداب المراسلات الإلكترونية على سمات التصميم ، وتكوين الرسائل ، بالإضافة إلى مبادئ التواصل مع المرسل إليهم. لنبدأ بقائمة القواعد:

القاعدة 5. املأ العنوان البريدي للمستلم أخيرًا.

القاعدة 7. يجب أن يفي نص الرسالة بمتطلبات معينة.

والآن المزيد حول كل من القواعد العشر.

القاعدة 1. في رسالة بريد إلكتروني ، املأ جميع الحقول.

من أجل الوضوح ، نستخدم (الشكل 1) ، والذي يوضح شكل الحرف الجديد في بريد Yandex (بعد النقر على الزر "كتابة"):

في جميع خدمات البريد تقريبًا (بريد Yandex ، و Mile ru ، و Google ، و Rambler ، وما إلى ذلك) ، يحتوي البريد الإلكتروني على المعلومات التالية:

1. العنوان البريدي (البريد الإلكتروني) واسم المرسل (ربما يكون أيضًا لقبًا) - الرقم 1 في الشكل. واحد.
2. العنوان البريدي (البريد الإلكتروني) لمستلم الحرف - رقم 2 في الشكل. واحد.
3. موضوع (العنوان ، العنوان) للحرف - رقم 3 في الشكل. واحد.
4. محتوى الحرف (رقم 4 في الشكل 1) والذي يتضمن:
   • تحية طيبة،
   • النص الرئيسي
   • خاتمة،
   • التوقيع.
5. مرفق بالحرف (الملفات المرفقة أو المرفقات) - رقم 5 في الشكل. واحد.

يجب ملء جميع العناصر المدرجة ، باستثناء العنصر الأخير (رقم 5 في الشكل 1) - مرفقات بالحرف. إذا لم تكن بحاجة إلى إرفاق أي ملفات تشرح نص الحرف بالحرف ، فيمكنك نسيان هذا العنصر.

القاعدة 2. يجب أن يكون العنوان البريدي واسم المرسل مفهومين.

تتضمن المراسلات وجود طرفين ، لذلك يجب الانتباه إلى البيانات الشخصية. يجب أن تكون البيانات الشخصية مفهومة وكاملة قدر الإمكان ، حتى لا تسبب سوء الفهم واليقظة والغموض في المرسل إليه.

العنوان البريدي الذي يحتوي على اسم العائلة والاسم الأول هو الأكثر موثوقية ، على سبيل المثال ، [بريد إلكتروني محمي]

إذا كان لدى المرسل مدونة ، فسيكون من المفيد تحديد العنوان مع مجال الموقع ، على سبيل المثال ، [بريد إلكتروني محمي]موقع الكتروني. الحقيقة هي أنه بالذهاب إلى الموقع (الموقع) المشار إليه بعد علامة @ ، يمكنك معرفة الكثير عن مؤلف الموقع من المواد المعروضة عليه.

إذا كان العنوان البريدي هو [بريد إلكتروني محمي]، فلن يقرر كل مستلم لرسالة من هذا المرسل إليه فتح هذه الرسالة. ماذا لو كان هناك فيروس يمنع الكمبيوتر ، أو البريد العشوائي ، والذي ، بعد فتح مثل هذا الحرف ، سوف ينتقل في تدفق لا نهاية له؟

القاعدة 3. يجب دائمًا الإشارة إلى موضوع الرسالة (العنوان والعنوان).

رأس الرسالة هو الشيء الوحيد الذي يراه مستلم الرسالة عند وصوله. في كثير من الأحيان ، يعتمد مصيرها الإضافي على اسم الحرف:

• سيفتحه المستلم
• أو حذف دون النظر.

لذلك ، يجب التعامل مع عناوين الرسالة بإجلال خاص (أي بإجلال).

خيارات لمصير الخطاب المستلم حسب عنوانه:

• لن يتم ملاحظة الرسالة بين كومة من الحروف الأخرى ،
• تعتبر غير مجدية وبالتالي لم يتم فتحها ،
• دون تردد ، سيرسلونه على الفور إلى المجلد "" أو "المحذوف" ،
• اقرأ جزئيًا أو كليًا
• ربما يجيب.

عنوان الرسالة هو المفتاح لجعل المستلم مهتمًا بفتح الرسالة ، أو بالأحرى "ربط" لجذب الانتباه. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب خطابًا إلى شخص ما لأول مرة. لإعادة صياغة الكلمات من كتاب "The Adventures of Captain Vrungel" ("كما تسمي السفينة ، لذلك ستبحر") ، يمكننا أن نقول "كما تسمي الحرف ، حتى يصل" إلى المستلم.

وبالتالي ، يجب أن يكون عنوان الرسالة قصيرًا (لا يزيد عن 50 حرفًا) ، ومثيرًا للاهتمام ومباشرًا (عبر عن جوهر الرسالة).

في الوقت نفسه ، في سياق المراسلات ، إذا أجاب متلقي الرسالة على المؤلف ، فلا ينبغي تغيير عنوان الرسالة. كما يجب ألا يتغير في مسار المراسلات المتعددة ، عندما يتم إرسال الرسالة عدة مرات في اتجاه واحد أو آخر.

إذا تغير موضوع المناقشة أثناء المراسلات ، فمن المنطقي تغيير موضوع الرسالة أو ، ربما ، إنشاء حرف جديد بموضوع جديد لمزيد من المراسلات.

القاعدة 4. عند الرد على أي خطاب ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير موضوع الرسالة.

في الغالبية العظمى من الحالات ، لا يلزم تغيير موضوع الرسالة ، سأشرح الأسباب أدناه. لكن كما تعلم ، هناك بعض الاستثناءات لهذه القاعدة. ومع ذلك ، أول الأشياء أولا.

كيف تكتب رسالة رد

يجيب العديد من المستخدمين المبتدئين على الرسالة بشكل غير صحيح ، أي بعد تلقي الرسالة ، قاموا بقراءتها والنقر على الزر "كتابة" للإجابة. هذا خطأ جوهري.

عند الرد على رسالة ، يجب النقر فوق الزر "رد" لفهم كيف بدأت المراسلات ومن أين أتت. لهذا:

• تحتاج إلى فتح الرسالة. في هذه الحالة ، سيظهر زر "رد" أعلى أو أسفل الحرف المفتوح (الرقم 1 في الشكل 2).
• انقر فوق "رد".
• سيظهر "Re:…" تلقائيًا في موضوع (رأس) الحرف (رقم 2 في الشكل 2). تعتبر الأحرف "Re" علامة على أن هذا هو بالضبط الرد على الحرف.
• اكتب إجابتك في بداية الحرف بحيث تأتي الإجابة أولاً ، وفيما يلي نص الحرف السابق.

تطلب منك العديد من خدمات الدعم الفني النقر فوق الزر "رد" عند إرسال بريد إلكتروني بخصوص مشكلة ما. وفي نفس الوقت لا تغير أي شيء في الحروف السابقة في المراسلات. بتعبير أدق ، يطلب أي دعم فني "حفظ الاقتباس عند الإجابة". لأنه من الأسهل فهم كيف بدأوا في حل المشكلة وماذا جاءوا.

لا يستطيع العديد من المستخدمين المبتدئين العثور على الحرف السابق ، أو لسبب آخر لا يستجيبون غالبًا (أي أنهم لا يستخدمون زر "رد") ، لكنهم يكتبون حرفًا جديدًا (انقر فوق "كتابة" أو "إنشاء" زر). عند تلقي خطاب جديد في كل مرة ، قد يكون من الصعب على متلقي الحرف الجديد أن يتذكر جميع تفاصيل الحرف السابق "من نقطة الصفر" ، مما يعقد المراسلات بشكل كبير.

وقد لا يستجيب الدعم الفني الاحترافي للرسائل المنسقة بشكل غير صحيح على الإطلاق.

لاحظ أن "Re:" هو اختصار لـ "Reply:" أو "Response:" باللغة الإنجليزية ، والذي يترجم كـ "My answer to:". إذا تغير موضوع البريد الإلكتروني ، فيجب حذف "Re:" وكتابة موضوع بريد إلكتروني جديد يعكس جوهر التحول الجديد للأحداث.

القاعدة 5. املأ العنوان البريدي للمستلم (إلى) أخيرًا.

من الأفضل ملء الحقل "إلى" أخيرًا ، بعد كتابة الرسالة والتحقق منها. سيساعد هذا في تجنب تكرار الأخطاء المتكررة عندما يرسلها مرسل الرسالة إلى المرسل إليه ولم يكتمل عن طريق الضغط عن طريق الخطأ على زر "رد".

وإذا قمت بالنقر فوق الزر "رد" ، فقبل النقر ، تحقق أولاً وقبل كل شيء مما إذا كنت ترسل الرسالة إلى المرسل إليه. قد يكون الأمر محبطًا للغاية عندما لا تذهب الرسالة ، خاصة إذا كانت تحتوي على معلومات شخصية أو سرية ، إلى حيث كنت تنوي إرسالها.

القاعدة 6. احفظ نص الرسالة في ملف منفصل قبل إرسال الرسالة.

لسوء الحظ ، لا يتم تذكر هذه القاعدة إلا عندما

• فشل إرسال بريد إلكتروني بشكل غير متوقع ،
• أو عندما يُطلب إرسال خطاب مرة أخرى ، لأنه لم يتم استلامه لسبب ما.

عند إرسال رسائل بريد إلكتروني مهمة مكتوبًا عليها "جدار نصي" يدويًا بدلاً من نسخه من مكان ما ، فهذه قاعدة عامة جيدة جدًا. إنه يبسط الحياة بشكل كبير.

القاعدة 7. يجب أن يستوفي نص الرسالة المتطلبات التالية:

1) يجب أن يحتوي نص الرسالة على تحية.

على الأقل ، "مرحبًا". أو "مساء الخير". إذا كنت تعرف الاسم ، فعندئذ "عزيزي (اسم الأب) (ربما اسم الأب). غالبًا ما يتم استخدام التحية "يوم جيد" عند الاتصال عبر الإنترنت بدلاً من "صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير". هذا يرجع إلى حقيقة أن مرسل الرسالة لا يمكنه أبدًا معرفة متى سيفتح المستلم رسالته بالضبط. يمكن أن يتواجد المرسل والمتلقي في أجزاء مختلفة من الأرض ، في مناطق زمنية مختلفة. أيضًا ، لا يعرف المرسل أبدًا بالضبط متى سيفتح المستلم رسالته ويقرأها.

2) يجب أن يكون نص الرسالة متعلمًا ولا يحتوي على أخطاء.

لسبب ما ، لم يتم إعطاء أهمية كبيرة لمحو الأمية. يمكن العثور على أخطاء في المواقع الرسمية للشركات الجادة ، ناهيك عن الرسائل ، حيث يصعب أحيانًا فهم ليس فقط الكلمات الفردية ، ولكن العبارات بأكملها ، ويمكن صياغتها بشكل أمي ومع وجود أخطاء. من المهم أن تتذكر أن الكتابة الأمية هي ثقافة سيئة وليس لها مكان على الإنترنت.

3) يجب أن يكون نص الرسالة مفهومة في المحتوى.

يعرف المرسل دائمًا ما يكتب عنه ، لكن المستلم يمكنه فهم ذلك فقط من نص الرسالة. لا يكتب المرسل دائمًا عن مشكلته بطريقة يفهمها المتلقي. الرسائل غير المفهومة في المحتوى لا يمكن إلا أن تسبب غضبًا وانزعاجًا للمتلقي ، لأنه قضى وقتًا في قراءة الرسالة ، لكنه لم يفهم ما أراد المرسل إخباره به.

4) يجب أن يغطي نص الرسالة نطاق موضوع واحد.

إذا كان لدى المرسل ما يقوله للمستلم في مواضيع مختلفة ، فمن الأفضل إرسال حرف واحد لكل موضوع. سيسهل ذلك على المستلم إدراك المعلومات ويسمح له بإعطائك إجابة دقيقة وشاملة.

5) يجب أن يكون نص الرسالة منظمًا من حيث المحتوى والإدراك الخارجي.

النص المنظم سهل القراءة. ويُدرك كما قصده كاتب الرسالة. نص غير منظم به قفزات فكرية ، مع غلبة للمشاعر بدلاً من الحقائق ، بأربطة غير مفهومة ، إلخ. قد ينظر إليه مستلم الرسالة بطريقة مختلفة تمامًا ، كما كان يقصدها المرسل. نتيجة لذلك ، لن يعمل الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني. لن يحدث ذلك على الإطلاق ، أو ستحتاج إلى هاتف و Skype ووسائل اتصال أخرى.

6) يجب أن يكون لنص الحرف الحجم الأمثل.

الحروف القصيرة جدًا المكونة من 5 إلى 7 كلمات ممتعة للقراءة بالطبع ، لكن عليك أن تفهم كاتبًا موهوبًا جدًا من أجل وضع الفكرة الرئيسية في هذه الكلمات. من الأفضل أن يكتب كاتب الرسائل عديم الخبرة المزيد من أجل نقل المعلومات أو المعلومات المرسلة إلى المرسل إليه بأكبر قدر ممكن من الدقة.

في الوقت نفسه ، ينظر المستلم إلى الرسالة الطويلة غير الضرورية ، المليئة بالتكرار ، والتفسيرات الإضافية ، والمعلومات غير الضرورية خارج الموضوع ، وما إلى ذلك ، على أنها "جدار من النص" ، تتعبه وتتسبب في رد فعل سلبي. كل شيء يحتاج إلى قياس ؛

7) يجب أن يكون خط نص الرسالة من النوع الشائع الذي سيتم عرضه في جميع خدمات البريد.

يجب أن يتذكر عشاق الخطوط الغريبة ، مثل تلك التي تشبه نصًا مكتوبًا بخط اليد بقلم ريشة ، أن المستلم قد ينتهي به الأمر مع abracadabra غير قابل للقراءة بدلاً من نص الحرف. يجب أن يتأكد محبو الأشياء الغريبة من إرسال الخط الغريب الذي يستخدمونه في الحرف مع النص.

8) يجب أن يكون حجم الخط في نص الحرف موحدًا.

بأحرف صغيرة ، يمكنك كتابة أي ملاحظات ثانوية ، وكل شيء آخر يجب أن يتم بخط بنفس الحجم. تستخدم بعض خدمات البريد عمومًا خطًا عالميًا واحدًا. يجب أن يوضع هذا في الاعتبار دائمًا ، نظرًا لأن كل مباهج المرسل في تزيين النص بخطوط ذات أحجام مختلفة ستبدو في النهاية كنص رتيب للمستلم. فلماذا تحاول بجد؟

9) في نص الرسالة ، يجب ألا تسيء استخدام الأحرف الكبيرة والصغيرة.

من الصعب قراءة الحروف حيث تكون جميع الحروف صغيرة ، حتى في بداية الجملة ، أو العكس ، حيث تكون جميع الأحرف كبيرة. تذكر أنه يُنظر إلى الحرف المكتوب عند تشغيل مفتاح القفل بالأحرف الكبيرة ويتكون من أحرف كبيرة على الإنترنت على أنه صراخ ويعني فقط صرخة ولا شيء آخر.

10) يجب ألا تحتوي نغمة الرسالة بأي حال من الأحوال على سمات العدوانية والتهيج.

يجب ألا يحتوي نص الخطاب على شتائم وشتائم. من الأفضل أن تكتب رسالة وأنت في حالة متوازنة ومعقولة. المرح الخفيف والفكاهة المناسبة مرحب بهما إذا كان المرسل إليه يدعم نغمة الاتصال هذه وقادرًا على تقديرها.

11) في النهاية ، يجب عليك دائمًا ترك توقيع (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، واللقب ، والوظيفة الخاصة بخطابات العمل) مع الرغبات المحتملة للمحاور.

تشمل الرغبات: مع الاحترام ، مع الامتنان ، إلخ.

القاعدة 8: يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

من المعتاد دائمًا الرد على رسالة ، لذلك عليك أن تجد الوقت والفرصة لإيلاء الاهتمام والاحترام المتبادلين للمرسلين.

البريد الإلكتروني لا يتسامح مع الركود. يعتمد العمل مع البريد الإلكتروني إلى حد كبير على انضباط المتلقي وتنظيمه. يتمثل هذا في مراقبة صندوق البريد الخاص بك بانتظام ، والتعرف على المراسلات الواردة ، ودراستها ، وتنظيم الإجابات وتجميعها.

إحدى النقاط المهمة هي الاستجابة في الوقت المناسب ، والتي تتحدث في حد ذاتها بشكل إيجابي عن المتلقي وتميز درجة مسؤوليته واهتمامه.

البريد الإلكتروني ليس هو البريد الورقي المعتاد مع سعاة البريد والسيارات والطائرات والقطارات. يتم تسليم رسائل البريد الإلكتروني في ثوانٍ ويتوقع المرسلون استجابة سريعة. في الاتصالات الإلكترونية ، يتم اعتماد خطوات مختلفة تمامًا ، ويمكننا القول إنها "هنا والآن". قد يؤدي التأخير في الوقت إلى فقدان أهمية الموضوع قيد المناقشة.

القاعدة 9: لا ترسل المعلومات السرية بالبريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني ، للأسف ، يمكن اختراقه واعتراضه. وبعد ذلك يتم تسجيل كلمات المرور وأرقام البطاقات المصرفية والرموز السرية وما إلى ذلك في رسائل البريد الإلكتروني. قد تصبح متاحة لأطراف ثالثة قد تستخدمها لتحقيق مكاسب شخصية. لذلك ، لا ينبغي الوثوق بهذه المعلومات عن طريق البريد الإلكتروني.

القاعدة 10. لا تنشر معلومات من رسائل شخصية دون موافقة مرسليها.

من خلال احترام المعلومات السرية لشخص آخر ، فإنك تحترم نفسك وحقك في الخصوصية.

يتطلب التواصل عبر البريد الإلكتروني دون الاتصال البصري والسمعي المتبادل الامتثال لقواعد الآداب ، والتي بدورها تساهم في إقامة حوار كفء وثقافي بين الناس.

في إحدى الرسائل ، لاحظ أنطوان سانت إكزوبيري:

"ابحث عني فيما أكتب."

هذا تعبير مناسب جدًا ، بما في ذلك ما يتعلق بمبادئ آداب السلوك المذكورة أعلاه عند التواصل عبر البريد الإلكتروني.