Примерна заповед за инвентаризация на ОС ВГ. Заповед за създаване на инвентаризационна комисия
Инвентаризацията на организацията се извършва от специална комисия, чийто състав се назначава и утвърждава от директора на тази организация. Той прави това с помощта на заповед. В тази връзка всички ръководители трябва да знаят как изглежда примерна заповед за създаване на комисия за инвентаризация.
В хода на своята дейност организациите трябва да провеждат инвентаризации. Това е необходимо, за да се провери реалното съществуване на имуществото и задълженията на дружеството.
За извършване на инвентаризация в организацията се създава комисия за инвентаризация. Утвърждава се със заповед на директора на дружеството. Тази поръчка трябва да бъде форматирана по следния начин:
- Посочва се пълното наименование на институцията, като се посочва организационната и правна форма.
- След това се записва номерът на заповедта за създаване на инвентаризационна комисия.
- След това не забравяйте да посочите датата и мястото на изготвяне на документа.
- След това пишат, че заповедта е съставена в съответствие с методическите препоръки на Министерството на финансите за извършване на необходимите през тази година проверки.
- След това следва текстът на заповедта:
- Разпореждам да се създаде инвентаризационна комисия в следния състав: посочват се длъжностите, фамилиите, собствените и бащините имена на председателя и всички членове на комисията.
- Възложете на комисията следните задължения:
- извършва инвентаризация на активите и пасивите на дружеството в съответствие с графика за инвентаризация за текущата година;
- своевременно и правилно документиране на резултатите от инвентаризацията;
- осигуряване на точността и пълнотата на въвеждане в инвентаризацията на информация за балансите на материалните запаси, продуктите, парите, дълготрайните активи, както и друго имущество и пасиви.
- След това председателят и всички членове на комисията трябва да потвърдят запознатостта си със заповедта. За да направят това, те поставят своите подписи.
Примерна заповед за назначаване на инвентаризационна комисия е дадена по-долу:
Съставът на комисията по инвентаризация (както постоянна, така и работна) се одобрява от ръководителя на дружеството с помощта на подходяща заповед. Тази заповед трябва да бъде регистрирана в дневника за наблюдение на изпълнението на заповедите за извършване на инвентаризации.
Комисията за инвентаризация може да включва:
- счетоводен персонал;
- служители на фирмената администрация;
- служители, участващи във вътрешния одит в организацията;
- служители на независими одиторски компании;
- специалисти от други области.
Освен това едни и същи служители могат да бъдат членове на няколко комисии наведнъж. Например комисионни за опис и комисионни за изхвърляне и получаване на ценности.
Заслужава да се отбележи, че служители, които носят финансова отговорност, не могат да бъдат част от комисията по инвентаризация. Те могат да присъстват само по време на проверката.
Ако се извършва инвентаризация на финансови пасиви и активи, главният счетоводител трябва да присъства на комисията. А ако се извършва инвентаризация на нефинансовите активи, счетоводителят не може да бъде член на комисията. Той ще трябва да предостави информацията, необходима за проверка, както и да състави опис.
Ако главният счетоводител е председател на комисията, тогава останалите членове трябва да бъдат или ръководители на отдели, или обикновени служители.
Също така, председател на комисията може да бъде самият управител на дружеството. В такава ситуация той може да възложи контрола върху изпълнението на задълженията на главния счетоводител. Това ще има повече смисъл за самата компания. Това се дължи на факта, че ако главният счетоводител е председател, тогава той може да изпълнява само управленски отговорности.
Директорът на организацията може самостоятелно да реши колко членове ще има инвентаризационната комисия въз основа на вида на извършваната инвентаризация и спецификата на дейността на компанията. Законодателството не урежда този въпрос. По принцип организациите формират комисии от четирима души.
Ако съставът на инвентаризационната комисия е непълен, проверка е недопустима.
Ако инвентаризацията изисква голям обем работа, се сформира допълнителна работна комисия. Персоналният състав на работната инвентаризационна комисия се утвърждава от управителя на дружеството. Такава комисия може да включва служители на същите длъжности като основната инвентаризационна комисия.
След като комисията приключи инвентаризацията, тя трябва да проведе заседание. По време на тази среща се идентифицират ключови констатации и идентифицирани несъответствия. Също така по време на заседанието комисията трябва да установи причината за установените несъответствия и начините за коригиране на настоящата ситуация. Въз основа на резултатите да се състави протокол от заседанието на инвентаризационната комисия.
Този документ има следната структура:
- пълно наименование на дружеството, в което е извършена проверката, с посочване на организационно-правната форма;
- дата и място на изготвяне на документа;
- наименованието на единицата, която е била обект на инвентаризация;
- наименованието на съставяния документ е протокол на инвентаризационната комисия;
- списък на членовете на комисията с посочване на техните длъжности, както и фамилни имена и инициали;
- описание на резултатите от извършената проверка;
- списък на служителите, които са говорили по този въпрос;
- взетото решение по обсъждания въпрос;
- заключението на комисията;
- установени нарушения (ако има такива);
- служители, виновни за нарушения, с посочване на длъжности, фамилни имена и инициали;
- информация за предприетите мерки за отстраняване на установените недостатъци;
- подписи на председателя и всички членове на комисията.
Изпълнението на този протокол трябва да бъде придружено от следните прикачени файлове:
- извършени актове и описи на материалните запаси, извършени чрез формуляри тип INV за всяко лице, носещо финансова отговорност, обект, склад или поделение на дружеството. Те са общо деветнадесет в зависимост от вида на извършваната проверка;
- списък на остарели и неподходящи продукти за по-нататъшна употреба;
- списък на липсващи или излишни продукти с посочване на цената им;
- обяснения на работниците, отговорни за псувните. отговорност и други длъжностни лица относно излишък или недостиг на ценности (актове, удостоверения, копия на първични документи).
По време на заседанието комисията трябва да направи следните предложения:
- относно времето и методите за отстраняване на недостига, както и при провеждането на вътрешни разследвания (ако бъде открит недостиг);
- при продължителна употреба на остарели и неподходящи за последваща употреба продукти;
- други предложения относно работа с активи, подлежащи на инвентаризация.
Струва си да се отбележи, че ако по време на инвентаризацията не са открити нарушения, както и работници, отговорни за това, не е необходимо да се съставя протокол за инвентаризация.
По-долу е даден примерен протокол от заседание на инвентаризационната комисия:
Случаи на обезсилване на резултатите от инвентаризацията
Има няколко случая, когато резултатите от инвентаризацията могат да бъдат анулирани:
- заповедта на директора не съдържа изявление относно състава на комисията;
- не всички членове на комисията присъстват по време на инвентаризацията;
- неупълномощени граждани са получили достъп до документи за инвентаризация;
- членовете на комисията не са положили подписите си върху описните листи;
- допуснати са грешки и петна при попълването на документите;
- при проверката не е присъствало материално отговорното лице;
- заповедта за извършване на инвентаризация е издадена неправилно;
- е нарушен редът на документооборота.
Има два вида комисионни за инвентаризация. В зависимост от вида на комисията нейните основни задачи се различават.
- постоянни комисии;
- работни комисии.
Задачите на постоянно действащата инвентаризационна комисия са:
Инвентаризационните работни комисии изпълняват следните задачи:
- проверка на точността на определяне на разликите в инвентара;
- контрол върху безопасността на активите;
- проверка на спазването от служителите, носещи финансова отговорност, на правилата за поддържане на първична документация и съхраняване на активи;
- Извършване на многократни комплексни проверки при установяване на груби нарушения;
- разглеждане на писмени обяснения от служители, които са причинили повреда или липса на ценности, както и други нарушения.
Отговорностите на инвентаризационната комисия включват:
- набавяне на необходимите документи преди започване на инвентаризацията;
- преди започване на проверка за реално наличие на ценности - получаване на актуални документи за приходи и разходи или справки за движение на пари и ценности;
- по време на проверката - осигуряване на пълнотата и точността на въвеждане в инвентаризацията на информация за салдата на пари, продукти, материални запаси, дълготрайни активи, друго имущество, както и финансови задължения; осигуряване на точността и навременността на регистриране на резултатите от одита;
- при установяване на грешки и неточности в описите след приключване на инвентаризацията, проверка на посочените факти; ако бъдат потвърдени, откритите грешки ще бъдат коригирани по предписания начин.
Отговорностите на инвентаризационната комисия преди започване на проверката включват:
- разберете дали територията на организацията е защитена и дали има противопожарна аларма в помещенията;
- проверете дали има договори за отговорност със съответните служители;
- проверете дали организацията разполага със сейфове, складове и шкафове за съхранение на ценности;
- проверява дали местата, където се съхраняват ценности, са оборудвани с измервателни уреди;
- установява дали дружеството спазва условията за съхранение на ценности, принадлежащи на трети лица;
- изяснява дали има контрол върху изнасянето на ценности от организацията и процедурата за издаване на пълномощни за получаването им;
- проверете дали има заповед от директора на дружеството за назначаване на комисия, която проверява безопасността на ценностите.
Функциите на инвентаризационната комисия са:
- извършване на проверка на имущество, пари, ценни книжа, незавършено производство и други ценности в местата на производство и съхранение;
- съвместно със счетоводителите участват при определяне на резултата от одита и разработват предложения относно осчетоводяването на излишъци и липси;
- правят своите предложения по въпросите на рационализирането на освобождаването, съхранението и приемането на ценности, подобряването на контрола върху тях и тяхното счетоводно отчитане, както и продажбата на имущество и ценности, от които дружеството не се нуждае;
- съставяне на заключителен протокол за състоянието на склада; резултатите от одита, както и заключенията по тях; предложения за компенсиране на излишъци и липси, отписване на липси в границите на естествената загуба и липси извън работното време;
- носи отговорност за и спазването на реда и своевременността на инвентаризацията, съгласно заповедта на директора на дружеството, за верността и достоверността на информацията, вписана в инвентаризационния лист.
Такава заповед е писмено решение на ръководителя на предприятието за извършване на контрол и отчитане на материални и други активи, принадлежащи на дружеството.
Предлагаме да разгледаме по-отблизо същността на такова събитие като инвентаризация, а също така предлагаме необходимите документи за безплатно изтегляне.
Правила за инвентаризация
За да започне извършването на въпросната проверка, трябва да бъде издадена заповед във фирмата. Такъв документ се подписва от ръководителя на организацията или упълномощено от него длъжностно лице.
Заповедта се предоставя на знанието на всички заинтересовани лица. Уведомяването на длъжностното лице се потвърждава с подписа му върху съответния документ.
Инвентаризацията може да се извърши както планирана, така и непланирана. Изпълнението на планираните дейности се установява предварително с писмен документ – график за инвентаризация.
Извънпланова инвентаризация може да се извърши по всяко време според указанията на отговорния ръководител.
Процедура по инвентаризация
Инвентаризацията обикновено се извършва по поръчка. Списъкът на комисията може да бъде одобрен както в самата заповед, така и в допълнителни документи, включително изготвени и одобрени по-рано. комисията трябва да включва най-малко трима души.
Членовете на комисията трябва да притежават необходимите познания в изследваната област и, ако е необходимо, да имат определено образование и специализация.
Със заповед за извършване на контрол може да се определи срок за извършването му, както и методи за документиране на дейността му.
В случаите, установени със закон, редът и условията за извършване на инвентаризация могат да се определят с подзаконови актове.
В допълнение към действащото законодателство, организацията има право да установява допълнителни правила за извършване на инвентаризация, които не противоречат на действащото законодателство.
Приетите вътрешни местни актове относно реда за извършване на разглежданата проверка трябва да бъдат съобщени срещу подпис на служителите на дружеството, свързани с нейното провеждане.
Заповед „За извършване на инвентаризация"
публична корпорация
Изследователски институт за периферно оборудване
За установяване на действителното наличие, оценка на материалните активи на библиотечния фонд на института
Заповядвам:
1. За извършване на инвентаризация в библиотеката се назначава работна инвентаризационна комисия в състав:
- Председател на комисията: Началник отдел "Човешки ресурси" Наталия Викторовна Дашенко;
- Членове на комисията: инженер на лаборатория № 1 Панова Екатерина Григориевна, водещ инженер на лаборатория № 3 Маахова Светлана Викторовна, оператор на компютър Любов Ивановна Морева.
Инвентаризация, тоест проверка на имуществото и пасивите, е задължителна за всяка организация. Инвентаризацията се регулира от Методически указания за инвентаризация на имущество и финансови пасиви, които са одобрени със Заповед № 49 на Министерството на финансите на Руската федерация от 13 юни 1995 г. (наричана по-долу Заповед № 49).
Със заповедта е установено, че инвентаризацията се извършва от специална комисия, която се назначава със заповедта за създаване на инвентаризационна комисия. Примерен ред е даден в приложението към тази статия.
Ето защо се създава постоянна инвентаризационна комисия за извършване на инвентаризация в организацията (клауза 2.2 от Заповед № 49). При голям обем работа се създават и работни инвентаризационни комисии. Освен това в рамките на една проверка могат да се създават различни работни комисии. Например, като част от инвентаризация за годишно отчитане, поради големия обем, може да има различни работни комисии за проверка на дълготрайни активи, инвентарни позиции и изчисления. Но дори и при малък обем е необходима заповед за създаване на постоянна инвентаризационна комисия и документиране на резултатите от проверката.
Заповед за възлагане на опис
Инвентаризацията се извършва по нареждане на управителя. До 1 януари 2013 г. беше задължително използването на унифициран формуляр INV-22, сега организациите могат да разработват формуляри, одобрени с местни актове. Законодателството не регламентира и реда за формиране на инвентаризационната комисия и нейния състав.
Основното е, че поръчката за инвентаризация гласи:
- кой е в инвентаризационната комисия;
- списък на имуществото и задълженията, които подлежат на инвентаризация;
- причини за инвентаризация;
- време на инвентаризация;
- когато е необходимо да се представят в счетоводния отдел документи, съставени въз основа на резултатите от инвентаризацията.
Заповедта трябва да бъде регистрирана в контролната книга; можете да използвате формуляра INV-23.
Комисионна за инвентаризация
Общите правила за формиране на комисията са регламентирани в точка 2.3 от Заповед № 49. Посочва се приблизителният състав на комисията, който включва служители на администрацията, счетоводството и други служби. Численият състав на комисията не е установен, но по правило трябва да е нечетен брой. Председател на комисията може да бъде ръководителят на предприятието или негов заместник.
Посочено е също, че комисията по инвентаризация може да включва освен служители на службата за вътрешен одит и служители на независима одиторска организация. Това важи особено за организации, които имат широка клонова мрежа и за които изпращането на служители от централния офис в командировки за извършване на инвентаризация е скъпо начинание.
Кой трябва да участва в инвентаризацията?
При инвентаризация на имуществото е задължително участието на финансово отговорни лица; това е предвидено в клауза 2.8 от Заповед № 49. Но включването им в заповедта за създаване на комисия за инвентаризация би било погрешно, както следва от клауза 2.10 от Заповед № 49.
Основното изискване е участие да вземат всички лица, посочени в заповедта за опис. Ако се потвърди, че поне един от членовете на комисията реално не е участвал, резултатите ще бъдат невалидни.
Задължително трябва да се има предвид, че отсъствието дори на един член на комисията, посочена в заповедта, означава невалидност на резултатите.
Ето защо е необходимо внимателно да се обмисли изпълнението на заповедта за назначаване на инвентаризационна комисия, както и на другите задължителни документи, документиращи резултатите от проверката. Тъй като неспазването на тези правила може да бъде основание за анулиране на резултатите от инвентаризацията.
Попълнете формата без грешки за 1 минута!
Безплатна програма за автоматично попълване на всички търговски и складови документи.
Business.Ru - бързо и удобно попълване на всички първични документи
Свържете се безплатно с Business.Ru
От време на време компаниите правят инвентаризация. Основната задача на инвентаризацията е да се установи дали данните на счетоводителя съвпадат с действителното наличие на активи на фирмата. Ръководителят на дружеството, съгласувано с главния счетоводител, определя датата на инвентаризацията (през четвъртото тримесечие на отчетната година). Първо, ръководителят на компанията издава „Заповед за инвентаризация“.
(Подайте документи без грешки и 2 пъти по-бързо чрез автоматично попълване на документи в програмата Business.Ru)
Как да опростите работата с документи и да поддържате записи лесно и естествено
Вижте как работи Business.Ru
Влезте в демо версия
Как правилно да съставите поръчка за опис
В документа се определят съдържанието, обемът, редът и сроковете на инвентаризацията. Освен това в документа е посочен персоналният състав на комисията, която извършва инвентаризацията. Комисията може да включва служители на счетоводството, администрацията и онези специалисти, които могат да оценят стойностите, които подлежат на инвентаризация. Освен това могат да бъдат привлечени специалисти отвън.
В документа трябва да се посочи какво точно подлежи на опис. В документа се посочва още: началната и крайната дата на инвентаризацията и, разбира се, причините за инвентаризацията. Причините за инвентаризацията могат да бъдат: преоценка на стойности, смяна на материално отговорно лице, контролна проверка.
Внимателното попълване на документа ще избегне по-нататъшно объркване. Ръководителят подписва документа и го предава на председателя на комисията.
Председателят на комисията заверява приходно-разходните документи, които се прилагат към отчетите. В тези документи председателят пише: „Преди инвентаризация на __ (дата).“ Тези документи ще послужат като основа за оценка на стойността в началото на описа на ценностите.
Счетоводителят от своя страна предоставя на членовете на комисията счетоводни данни, които да дават информация за списъка и стойността на имуществото. След приключване на инвентаризацията всички членове на комисията трябва да подпишат формуляр INV-22.