Как да направите бизнес разговора продуктивен: съвети от живота. План за подготовка за разговор

Специални планове за подготовката и провеждането на всеки делови разговор са неговата "ахилесова пета", лукс, недостижим в ежедневието, както смятат много бизнесмени.

Подготовката на разговор ви позволява да предвидите възможни неочаквани моменти, което намалява ефективността на "атаките" на събеседника. Освен това се придобива умението за бърза и гъвкава реакция на неочаквани завои. Всичко това ще облекчи позицията ни, ако в хода на разговора се окажем на непозната и хлъзгава земя.

При съставяне на важни бизнес преговори се изготвят организационни планове, чието изпълнение отнема няколко дни (обикновено 3-4 дни) или седмици (3-5 седмици или дори повече); освен това е необходимо да се планират подробно и възможно най-точно всички дейности, които трябва да се извършат в рамките на плана за преговори. Такова планиране ви позволява стриктно да контролирате изпълнението на работата, предвидена в плана, да сравнявате получените показатели с планираните, да вземете предвид разходите и други първоначални параметри, за да определите нуждите и възможностите за изпълнение на проект.

Планирането на бизнес разговор се свежда до следните стъпки:

Съставяне и проверка на прогнозата на бизнес разговор

Определяне на основните, перспективни задачи на разговорите;

Намиране на подходящи начини за решаване на тези проблеми (стратегия);

Анализ на външни и вътрешни възможности за изпълнение на плана за разговор;

определяне и разработване на средносрочни и краткосрочни цели на разговора, тяхната връзка и приоритет;

разработване на дейности за изпълнение на тези задачи (разработване на програма за работа, планове за отделни елементи на разговора) и своевременно откриване и предотвратяване на тесни места в плана на разговора;

Разбивка на общите планове на малки, подробни планове;

Така се разработват конкретни работни програми, които трябва да се спазват при изпълнение на плана за разговор, но с необходимите корекции.

За да избегнете провал, е необходимо да разберете какви очевидни практически резултати дава планирането на бизнес разговор. Позволява ви да идентифицирате конкретни, количествено определени задачи още в началото на подготовката за разговора; заменете отделни елементи на бъдещ разговор, съставете опции за планове, които улесняват вземането на решения, като ги прехвърлят от интуитивни към реални песни. Планирането помага за намиране и премахване на възможни тесни места в разговора; координира всички действия и дейности по плана за бизнес разговор във времето и от професионална гледна точка. Планирането ви позволява да „прехвърлите отговорността“ и да „делегирате“ контрол в рамките на проект за разговор на отделни служители, което насърчава служителите да бъдат креативни при планирането на разговора.

Планът на всички дейности по подготовка и провеждане на разговор в срок е генералният план за подготовка, на който се основават всички останали планове. Посочва видовете дейности, сроковете и изпълнителите.

Дейностите са свързани помежду си до известна степен. Предлага се пример за план за подготовка за бизнес разговор навреме под формата на мемоар за планиране на отделни големи събития.

Стратегическият план на разговора е начин и програма за действие за постигане на целите.

Тактическият план на разговора е списък от начини за постепенно постигане на целите, чието изпълнение води до решаване на основните, стратегически задачи на разговора.

Оперативният план на разговора е по-ниско ниво на разработка на тактически план; той определя програмата за действие за всеки отделен елемент от разговора. Планът за информация и събиране на материали е най-трудната, критична връзка в системата за планиране на бизнес разговор. Първо, инициаторът на разговора търси източници на информация, след това изучава видовете информация, идваща от тези източници. И накрая, той трябва да координира действията на други служби и изпълнители, които му помагат при събирането на материали за разговора.

Планът за систематизиране и подбор на работните материали определя структурата на организацията на събрания материал и критериите за неговия подбор. В същото време структурата и критериите, разбира се, са свободни понятия.

Планът за представяне във времето определя обхвата на работния план на разговора. Основата е времето, договорено при насрочване на срещата; време за разговор; Този план се разглежда по-често от други.

Работният план установява структурата на презентацията и разговора като цяло, като се отчита наличното време. Установени са и принципите и методите за разработване на самия план за разговор.

Координацията на плановете става особено важна в случай на промени в хода на подготовката за интервю, ако те засягат други подготвителни операции.

И последният план – планът за обучение – предвижда разработването на програма от репетиции за нашия бизнес разговор.

ЛЕКЦИЯ №12

Бизнес разговор

Бизнес разговорите са устен контакт между партньори (събеседници), които имат необходимите пълномощия от страна на своите организации за провеждане и решаване на конкретни въпроси и проблеми.

Функции за бизнес разговор

· Стартиране на бъдещи дейности;

· Контрол и координация на действията по вече започнати дейности;

· Обмен на информация;

Взаимна комуникация на служители от една и съща бизнес среда;

· Поддържане на бизнес контакти на ниво предприятия, отрасли, държави;

· Търсене, популяризиране и оперативно развитие на идеи и дизайни.

Правила за изграждане на бизнес разговор

Бизнес индивидуалните разговори са разделени на две групи:

· Разговорите са свободни и целенасочени с двупосочен обмен на информация, протичащ без специална подготовка (с отчитане или без отчитане на времето);

· Специално подготвени и строго регламентирани разговори.

Всеки бизнес индивидуален разговор се състои от три етапа.

Първи етап - подготвителен.Включва определяне на целите на разговора и изготвяне на неговия план; определяне на час и избор на място, където ще се проведе разговорът.

На този подготвителен етап трябва да се проверите по следните точки:

Внимателно обмисляне на хода на разговора;

Свобода от стереотипи, готовност да се възприемат хората такива, каквито са, да се реагира гъвкаво на настъпващите в тях промени;

Пълна готовност да слушате събеседника и правилно да отговаряте на възможни въпроси;

Наличието на точен, ясен и правилен план на разговора;

Способността на план за разговор да провокира въпроси, които отвеждат дискусията настрани;

Наличието на естествени и убедителни формулировки;

Изразът на всички мисли е точен и ясен;

Правилният избор на тон за разговора;

Опит да си представите себе си на мястото на събеседника и да го разберете;

Опит да си представите: ако се проведе такъв разговор с вас, бихте ли се задоволили с него?

Втора фаза - въвеждащ.През този етап психологическата бариера се преодолява и се създава атмосфера на доверие.

Трети етап - основенсе състои от 3 части:

Уводна част от разговора

Основна част от разговора

Заключителна част от разговора

Тонът на разговор с непознат трябва да бъде приятелски и делови. Този тон бързо създава атмосфера на взаимно доверие.

Точността е задължително условие. Подсилва атмосферата. Но точността трябва да се прояви и от двете страни. Лош тон е, когато потенциален събеседник е принуден да чака повече от 15 - 20 минути на рецепцията. Ако времето за приемане е просрочено, тогава е необходимо да се опитате да предупредите чакащия за непредвидено забавяне и да го помолите да изчака, като посочите времето с малка разлика (5-10 минути). Винаги трябва да се помни твърдението на теоретика Н. Боало: „Аз съм точен, защото забелязах, че тези, които чакат, не мислят за нищо друго, освен за недостатъците на хората, които ги карат да чакат.“

Подготовка за разговор.Ако сте дошли на разговора за първи път, тогава е необходимо при влизане да се назовете. Ако посетител дойде при вас и се представи, опитайте се незабавно да запомните неговото име и бащина. Фамилното име е по-лесно за запомняне. Гледайки в лицето на бъдещия си събеседник, трябва да се опитате да прочетете погледа му и да установите взаимно разбирателство без думи. Учените са установили, че когато се срещаме с човек за първи път, първо обръщаме внимание на външния му вид, интересуваме се от изражението му. („Поздравяват ги с дрехи, придружават ги ум.“)

След като срещнете посетител, трябва да станете от масата и да поканите събеседника да седне отсреща. Хубаво е да се запознаете с него: този жест дава да се разбере на събеседника, че го уважавате и сте готови да говорите на равна основа.

В случай, че се срещнете за разговор с ваш колега или просто с човек, когото познавате, поздравявайки го и го наричайки по име и бащино име, достатъчно е да станете от масата, но не е необходимо да се местите на друго място . При чести разговори с едни и същи лица не се изискват специални любезности, въпреки че тяхното значение е неоспоримо. Историята твърди, че за първи път в Русия Петър I започва да се обръща към близките си сътрудници с „ти“.

Преди да започнете разговор с непознат, се препоръчва да предупредите събеседника за времето, което имате за разговор.

Във всеки бизнес индивидуален разговор текущата ситуация се разглежда от различни гледни точки от двама души и всеки от тях често вярва, че неговата гледна точка е единствената правилна.

Разговор (основна сцена).Мениджърът трябва да разбере как неговият събеседник оценява ситуацията и защо така, а не иначе. Необходимо е да се опитате да представите пълна картина на събитието или ситуацията, като се съсредоточите само върху думите на събеседника. Трябва да можете да слушате и правилно да задавате уточняващи и водещи въпроси, които могат да ви помогнат да разкриете мислите на събеседника и в резултат да определите правилно неговата гледна точка.

Правилото трябва да е задължително: първата дума е за вашия събеседник, независимо дали ви е познат или непознат. Слушайки го внимателно, можете да разберете какво иска или, обратно, не иска или не може да каже без ваша помощ, той излага своята или чужда гледна точка. Всички уточняващи въпроси, които се задават по време на разговора, трябва да бъдат изключително конкретни и тактични, да не съдържат двоен смисъл и да бъдат обосновани.

Разговорът може да бъде скриптиран, т.е. въз основа на предварително подготвени въпроси. Първият въпрос трябва да е прост и интересен, но не и дискусионен. Има правило: колкото повече човек иска да убеди, толкова по-малко трябва да твърди. Това ще намали броя на контра-изявленията още в началото на разговора. Личните въпроси и резервации обикновено се запазват за края на разговора, когато е установен определен контакт със събеседника.

След като изпълните тези изисквания, можете да изразите убедително и подробно своята гледна точка. Но това трябва да се направи по такъв начин, че събеседникът да види събитието или ситуацията от различен ъгъл и да преразгледа критично възгледите си въз основа на по-пълно познаване на ситуацията. Това ще помогне и на двамата събеседници да вземат правилното решение.

Разговорът може да не върви винаги гладко. Причината за провала трябва да се търси само в себе си, в изражението на лицето, тона, вниманието, а не в събеседника.

Трябва да намерите точната дума, която трябва да е тежка, но любезна. Именно тази дума достига до събеседника и го убеждава много по-бързо от „шефския метал” в гласа му и невъздържаните категорични преценки.

Не се страхувайте да покажете емоции, реагирайки на думите на събеседника.

Ако след няколко уточняващи въпроса от ваша страна се изсипят контравъпроси-насрещни твърдения, това може да доведе до спор и излишно напрежение в разговора. Причината за контра твърдения често е невъзможността бързо да се оцени ситуацията и да се насочи разговора в правилната посока, убедеността на събеседника в цялостната правилност на личната преценка или прикритие за беззащитност и липса на самочувствие.

Невъздържаните категорични преценки се оказват пагубни за разговора, което може да унищожи добрата воля на събеседника. Притежавайки едни и същи знания, хората често не могат да се съгласят, тъй като всеки от тях има своя гледна точка, през която "преминават" света около себе си.

В хода на разговора е необходимо последователно да се изпълнява основната идея. Трябва да се научите: да слушате подтекста; не се поддавайте на идеята, че събеседникът е този, който греши; изберете правилните моменти за коментари и ги направете по тактичен начин; ненатрапчиво аргументират своите инсталации; проявете самокритичност с разумни контра коментари; търпеливо слушайте възраженията на събеседника, дори необмислени и груби. Трябва да се помни, че развълнуван човек се опитва да направи три неща наведнъж: да изчисли щетите, нанесени на идеята му; намерете сложен въпрос и го задайте на събеседника; получете удовлетворение от неудобството на събеседника, когато не може да отговори на такъв въпрос.

Ако трябва да отговорите на възражения:

нека събеседникът да отговори на собствените си възражения и да ги опровергае. За това човек не трябва открито да противоречи; след като изслуша забележката, човек трябва да се опита да я отхвърли косвено; условно се съгласявам с това или онова възражение; опитайте се да изслушате няколко възражения, за да уловите основното, и веднага отговорете; острите възражения трябва да се повтарят със спокоен тон, като се смекчава формулировката и след това се отговаря на тях;

изразете реакцията си към думите на събеседника с кимване на главата, „изчакващ поглед“, кратки периодични одобрителни забележки, повторение на последните думи, изречени от събеседника, показвайки, че мисълта е разбрана;

принуди се да забравиш личните предразсъдъци и нагласи;

отделете време за заключението и стриктно разграничете факта и мнението.

Има моменти, когато събеседникът има изразена самонадеяност и склонност към спорове. В този случай трябва да го оставите да говори, след което да се върнете към този въпрос или да изчакате, докато събеседникът твърдо „оседла“ погрешната си идея и самият той спре.

Трябва да обърнете внимание на темпото на разговора и паузите. Това е от голямо значение, тъй като помага да се подчертае основното, да се подчертае следващото или предишното. Речта на събеседниците трябва да бъде отчетлива и изключително ясна. Не говорете твърде високо или твърде тихо. Първият е нетактичен, вторият може да накара събеседника ви многократно да задава един и същи въпрос.

Решението винаги трябва да следва дискусията, в противен случай събеседникът, вместо да излага идеите си, ще започне да ви критикува или да се съгласява с всичко безразлично.

Край на разговора.Веднага щом гледната точка на събеседника стане ясна и вие също изразите своята, можете да прекратите разговора. Всички въпроси бяха договорени, решенията бяха формулирани, правилата на разговора бяха изпълнени. Можете да кажете сбогом.

Видове събеседници

Всеки човек е уникален по своя особен и неподражаем начин на общуване с другите хора. В същото време всички, които общуват и са събеседници, могат да бъдат групирани според някои общи характерни черти.

Абстрактен събеседник- това е тип хора, въображаем психологически модел, който отразява определени характерни свойства, които са важни за подготовката и провеждането на делови разговор.

В чист вид абстрактните събеседници не се срещат. Във всеки човек обаче в по-голяма степен се проявяват определени признаци, въз основа на които можем да причислим събеседника към един или друг тип.

Следните критерии се използват за класифициране на видовете бизнес, но абстрактни събеседници:

компетентност, т.е. притежаване на знания, които позволяват да се прецени предмета на разговор, способност да се изрази значимо, авторитетно мнение по въпрос, обсъждан по време на бизнес разговор;

откровеност;

искреност;

притежаване на методи за комуникация с други участници в разговора;

интерес към темата и успех на разговора.

Подобна информация.

Дори човек, далеч от литературното поле, няма да навреди да знае как да състави диалог. За студенти, ученици, изучаващи курс по руски език, начинаещи автори, това умение е просто необходимо. Друга ситуация: детето ви моли за помощ с домашните. Да речем, че е получил задачата да състави диалога „Книгата в нашия живот“ или нещо подобно. Семантичният компонент на задачата не създава затруднения. Но в репликите на героите предизвикват сериозни съмнения, а самите реплики са построени някак не твърде последователно.

В такъв случай трябва да знаете как да съставите диалог на руски по дадена тема. В предложената кратка статия ще се опитаме да анализираме концепцията за диалог, основните принципи на неговото изграждане и особеностите на пунктуацията.

Каква е тази форма?

Концепцията за диалог се отнася до процеса на взаимна комуникация. Репликите по време на него се разпръскват с фрази за отговор с постоянна смяна на ролите на слушателя и говорещия. Комуникативната характеристика на диалога е единството в изразяването, възприемането на мислите и реакциите към тях, отразено в неговата структура. Тоест композицията на диалога е взаимосвързани реплики на събеседниците.

Без да знае как да състави диалог, един амбициозен писател е обречен на провал. В крайна сметка тази литературна форма е една от най-разпространените в произведенията на изкуството.

Когато диалогът е подходящ

Всеки път се провежда в конкретна ситуация, когато всеки от участниците последователно слуша или говори. Всяко от репликите на диалога може да се счита за речев акт - действие, което предполага определен резултат.

Основните му характеристики се дължат на целенасоченост, умереност и спазване на определени правила. Под целенасоченост на речевото въздействие се разбират скрити или явни цели на всеки от участниците в диалога. Това може да бъде съобщение, въпрос, съвет, заповед, команда или извинение.

За да постигнат собствените си цели, събеседниците последователно изпълняват определени намерения, чиято цел е да подтикнат другата страна към конкретни действия от речев характер. Подбуждащата информация се изразява или директно под формата на повелителен глагол, или като: "Можеш ли?" и т.н.

Как да напиша диалог. Общи правила

1. Изпращането на съобщения става на части. Първо, слушателят се подготвя за възприемане на информация, след това се обосновава, след което се подава директно (под формата, например, на съвет или искане). В същото време е наложително да се спазват необходимите правила за етикет.
2. Темата на съобщението трябва да съответства на основната цел на разговора.
3. Речта на събеседниците трябва да бъде недвусмислена, разбираема и последователна.

При неспазване на тези правила възниква нарушение на взаимното разбирателство. Пример е неразбираемата реч на един от събеседниците (с преобладаване на неизвестна терминология или размита артикулация).

Как започва разговорът

В началото на диалога се подразбира поздрав и доста често се задава въпросът за възможността за самия разговор: „Мога ли да говоря с теб?“, „Мога ли да те разсея?“ След това най-често има въпроси за бизнеса, здравето и живота като цяло (най-често това се отнася за неформални разговори). Тези правила трябва да се използват, ако например трябва да съставите диалог с приятели. Това обикновено е последвано от съобщения за непосредствената цел на разговора.

Освен това темата подлежи на развитие. Как да съставим диалог, който да изглежда логичен и естествен? Неговата структура предполага информацията на говорещия, дадена на части, примесена с репликите на събеседника с израз на неговата реакция. В даден момент последният може да грабне инициативата в разговора.

Краят на разговора се състои от заключителни фрази с обобщаващ характер и по правило се придружава от т. нар. етикетни фрази, последвани от сбогом.

В идеалния случай всяка тема на диалога трябва да бъде разработена, преди да се премине към следващата. Ако темата не е подкрепена от някой от събеседниците, това е знак за липса на интерес към нея или за опит за прекратяване на диалога като цяло.

За културата на речта

При изграждането на речево поведение и двамата събеседници изискват разбиране, известна способност да проникнат в мислите и настроението на другия, да уловят мотивите му. Без всичко това успешната комуникация е невъзможна. Техниката на провеждане на диалози предполага различни модели на общуване с разнообразни средства за изразяване на идеи, чувства и мисли, както и овладяване на тактически комуникационни умения.

Според общите правила всеки поставен въпрос изисква собствен отговор. Очаква се стимулиращ отговор под формата на дума или действие. Разказът предполага реципрочна комуникация под формата на контра забележка или фокусирано внимание.

Последният термин се отнася до такава липса на реч, когато слушателят, използвайки невербални знаци (жестове, междуметия, изражения на лицето), ясно показва, че речта е чута и разбрана.

Да преминем към писането

За да съставите диалог в писмен вид, трябва да знаете основните правила за неговото компетентно изграждане. И така, нека разгледаме основните правила, по които можете да направите диалог от 4 или повече реплики. И най-простият, и доста сложен със сложен сюжет.

Много автори го използват в своите произведения на изкуството. Диалогът се различава от пряката реч по липсата на кавички и нов параграф за всяка реплика. Ако репликата е дадена в кавички, тогава най-често се подразбира, че това е мисълта на героя. Всичко това е написано според доста строги правила, които са описани по-долу.

Как да съставите диалог на руски език в съответствие със законите на пунктуацията

Когато съставяте диалог, е много важно да използвате правилно препинателните знаци. Но първо, малко за терминологията:

Реплика е фраза, произнесена от героите на глас или на себе си.

Понякога можете и без думите на автора - обикновено, когато разговорът се състои от реплики само на двама души (например имате задача - да съставите диалог с приятел). В този случай всяка реплика се предхожда от тире, последвано от интервал. Точка, многоточие, удивителен или въпросителен знак в края на фразата.

Когато всяка реплика е придружена от думите на автора, ситуацията е малко по-сложна: точката трябва да бъде заменена със запетая (останалите знаци остават на местата си), след това се поставя интервал, тире и отново пространство. След това се дават думите на автора (изключително с малка буква).

По-трудни варианти

Понякога думите на автора могат да бъдат разположени преди репликата. Ако в самото начало на диалога те не са маркирани като отделен параграф, след тях се поставя двоеточие и забележката започва на нов ред. По същия начин следващата (отговорна) реплика трябва да започне от нов ред.

Съставянето на диалог на руски език не е лесна задача. Най-трудният случай може да се нарече случаят, когато думите на автора са поставени вътре в репликата. Тази граматична конструкция най-често е придружена от грешки, особено сред начинаещите автори. Това се дължи на голям брой опции, основните са две: изречението е разчупено от думите на автора или същите тези думи се поставят между съседни изречения.

И в двата случая началото на репликата е точно същото като в примера с думите на автора след него (тире, интервал, самата реплика, отново интервал, тире, отново интервал и думите на автора, написани с малки букви). Следващата част вече е различна. Ако думите на автора са предназначени да бъдат поставени в едно цяло изречение, след тези думи се поставя запетая и по-нататъшната забележка продължава с малка буква след тире. Ако се реши думите на автора да се поставят между две отделни изречения, първото от тях трябва да завършва с точка. А след незаменимото тире следващата забележка се пише с главна буква.

Други случаи

Понякога има вариант (достатъчно рядко), когато има два атрибутивни глагола в думите на автора. По същия начин те могат да бъдат разположени преди или след репликата и всички заедно са една структура, изписана на отделен ред. В този случай втората част на пряката реч започва с двоеточие и тире.

В литературните произведения понякога можете да намерите конструкции дори по-сложни, но сега няма да се задълбочаваме в тях.

След като усвоите основните правила за изграждане, можете по подобен начин, например, да съставите език и т.н.

Малко за съдържанието

Да преминем от пунктуацията директно към съдържанието на диалозите. Съветът на опитните писатели е да минимизирате както репликите, така и думите на автора. Трябва да премахнете всички ненужни описания и фрази, които не носят никаква полезна информация, както и ненужни украшения (това се отнася не само за диалога). Разбира се, окончателният избор зависи от автора. Важно е в същото време той да не променя чувството за мярка.

Твърде дългите непрекъснати диалози са силно обезкуражени. Това ненужно разтяга историята. В крайна сметка се разбира, че героите говорят в реално време и сюжетът на творбата като цяло трябва да се развива много по-бързо. Ако е необходим дълъг диалог, той трябва да бъде разреден с описание на емоциите на героите и всички съпътстващи действия.

Фрази, които не носят информация, полезна за развитието на сюжета, могат да запушат всеки диалог. Трябва да звучи възможно най-естествено. Силно не се препоръчва използването на сложни изречения или такива изрази, които никога не се срещат в разговорната реч (разбира се, ако намерението на автора не предполага обратното).

Как да тествате себе си

Най-лесният начин да контролирате естествеността на съставените реплики е като четете диалога на глас. Всички извънредно дълги парчета, заедно с претенциозни думи, неизбежно ще отрежат ухото. В същото време е много по-трудно да се провери присъствието им с очите. Това правило важи за всеки текст по същия начин, не само за диалог.

Друга често срещана грешка е излишъкът от атрибутивни думи или монотонността на тяхното използване. Трябва, ако е възможно, да премахне максимума от коментарите на автора като: той каза, тя отговори и т. н. Определено това трябва да се направи в случаите, когато вече е ясно на кой от персонажите принадлежи репликата.

Атрибутивните глаголи не трябва да се повтарят, еднаквостта им боли ухото. Понякога можете да ги замените с фрази, описващи действията на героите, последвани от реплика. Руският език има огромен брой синоними за глагола каза, боядисани в различни емоционални нюанси.

Приписването не трябва да се бърка с основния текст. При липса на атрибутивна (или заместваща) дума диалогът се превръща в обикновен текст и се форматира отделно от репликата.

Като се придържате към правилата, които сме очертали, можете лесно да съставите всеки диалог.

Планът за успешен бизнес разговор може да се обобщи като шест набора от въпроси, на които трябва да си отговорите, преди да започнете бизнес разговор. Научете как да разработите успешна стратегия за предстоящия си бизнес

Планът за успешен бизнес разговор може да се обобщи като шест набора от въпроси, на които трябва да си отговорите, преди да започнете бизнес разговор. Научете как да разработите успешна стратегия за предстоящия си бизнес разговор.

При съзнателна подготовка за разговор, преди разработване на стратегия и подробен план за разговор, се извършва предварителен анализ на личността на нашия събеседник, неговата официална позиция; последствията от нашето послание са предвидени. Няма да разглеждаме формалните аспекти на анализа, а ще очертаем възможен план за предварителен анализ на разговора. Този план може да бъде обобщен като шест набора от въпроси, които да си зададете, преди да започнете бизнес разговор. Отговорите на въпроси ни позволяват да си представим очакваната оперативна ситуация, която може да се използва за разработване на стратегия, подробен план и работен план за бизнес разговор.

Чрез предварителен анализ трябва да се установи за какъв тип разговор говорим: ще бъде ли разговор, в който искаме да ускорим приемането на някои решения (принудителен разговор), или основната цел на разговора ще бъде прехвърляне информация до събеседника, за да предизвика интереса му към нов проблем (информативен разговор); може би говорим за елиминиране на опциите на други хора и изпълнение на нашето решение (елиминиране на разговор); може би това е разговор, в който въвеждаме събеседника в нова тема (разговор-лекция).

Разработване на стратегии за разговор

Какво е стратегия за разговор? от какво е съставен? Как да разработим стратегия за нашия бизнес разговор? Условно и изключително опростено можем да приемем, че стратегията на разговора е процес, който в общи линии води до решаването на задачите на този разговор, които очертахме. Във всеки случай изборът на стратегия се определя от темата на разговора. Тя се основава на набор от принципи, които дефинираме с помощта на теорията на комуникацията и психологията и които трябва да ни доведат до желаната цел. Разбира се, стратегията варира от разговор до разговор и от събеседник на събеседник. Но колкото и мистично да звучи думата „стратегия“, ние все пак ще се опитаме да установим поне общи принципи и насокиот нашата работа по подготовката и провеждането на разговора:

• Представете си и опишете възможно най-убедително вашия бъдещ събеседник и очакваната от него реакция.
• Опитайте се да се задълбочите в неговите задачи и мотиви, за да разберете неговата изходна позиция, логика и стратегия.
• Помислете как да създадете благоприятна атмосфера за разговор, да спечелите доверие, да избегнете напрежението, да сведете до минимум формализма и рутината в общуването, да проявите съчувствие и да бъдете внимателни към всички присъстващи. Ако в разговора участват както познати, така и непознати събеседници, тогава като правило трябва да бъдете по-сдържани по отношение на познатите събеседници, а по отношение на новите - по-предпазливи. Човешката природа е да се стреми да се обръща към познати във всеки разговор и това може да постави новите събеседници в неравностойно, изолирано положение, което силно затруднява успеха на бизнес разговора.
• Наблюдавайте, слушайте и оценявайте реакциите на събеседниците си и използвайте изводите, за да продължите бизнес разговора и евентуално да промените плана му.
• Използвайте положителен и оптимистичен начин за изразяване на мисли и емоции.
• Задавайте колкото се може повече въпроси, за да изкристализирате ситуацията възможно най-рано.
• Избягвайте резки обръщания в разговора. Разбира се, за всеки е неприятно, ако изведнъж го „залеят със студена вода“; същото се отнася и за нашия събеседник.
• Разработете общ метод на аргументация в този разговор: подробен план на аргументация, възможни контрааргументи.
• Помислете какви средства да използвате, за да насочите разговора в желаната посока и да предотвратите възможни отклонения. Дори прост модел на разговорна ориентация, въпреки факта, че изобретеният пример и конкретният случай почти винаги се различават един от друг, означава голяма стъпка напред - ние сме подготвили техника и остава само да я адаптираме към това случай.
• Планирайте алтернативни (резервни) цели, по-малко подходящи опции и подгответе компромисни решения, в случай че загубите контрол над разговора.
• Ако е възможно, разработете задачи стъпка по стъпка и ги включвайте последователно в дизайна на разговора. Тяхната функция е да бъдат стълба, вместо рисков скок ще направим относително лесно изкачване. И разбира се, трябва да предвидим процеса на неутрализиране на коментарите, ако те поемат в посока, която е крайно нежелана за нас.
• И накрая, осигурете по-нататъшен контакт със събеседника и обърнете внимание на възможността за нови дейности.

Тази обща стратегия за подготовка и провеждане на разговор може да се използва изцяло или отчасти за почти всеки бизнес разговор. Сега остава да разработим конкретна стратегия за всеки конкретен бизнес разговор, която е обусловена от нас, личността на партньора, ситуацията, обстоятелствата и непосредствените цели.

Проверка на готовността за разговор

Преди да започне разговорът, е полезно да разгледате отново материалите, да анализирате извършената работа и да изясните някои подробности. За целта предоставяме контролен списък с въпроси, които читателят може да добави и адаптира към ежедневните си нужди. Преди да започнете разговора, задайте си следните въпроси:

1. Обмислял ли съм всичко внимателно?

2. Готов ли съм да отговоря правилно на възможните въпроси на събеседника?

3. Опитах ли се да си представя себе си на мястото на събеседника и да го разбера?

4. Моят план за разговор точен, ясен и правилен ли е?

5. Планът ми за разговор ще повдигне ли въпроси, на които не мога да отговоря?

6. Моите формулировки изглеждат ли естествени и убедителни?

7. Правилно ли е съставен планът на разговора, логично ли е изграждането му?

8. Всички мои мисли ли са изразени точно и ясно?

9. Правилен ли е тонът на презентацията?

10. Ако този разговор се проведе с мен, щях ли да бъда доволен от него?

Стил на презентация

Що се отнася до избора на думи, винаги трябва да се опитвате да използвате прости, добре познати и общоприети думи, които всеки разбира. Това понякога противоречи на факта, че използваният термин трябва да бъде в същото време и най-точен. Човек трябва да е наясно, че наслояването на неясни, неразбираеми и неразбираеми термини може да обезсмисли цялата реч, независимо колко ясни и прости са били мислите на говорещия. В крайна сметка, често, говорейки, човек се опитва да покаже своята „ученост“ и красноречие. Всъщност една неразбираема реч само създава объркване в съзнанието на събеседниците, причинява им умора и неразбиране и ги лишава от интерес.

Следователно, трябва да отделите малко усилия, за да намерите правилната дума, правилната концепция, трябва да избягвате сурогатни думи, които значително намаляват яснотата на израза. Марк Твен веднъж каза това: „Разликата между правилната дума и думата, която е близка по значение, е точно същата като разликата между блясъка на светкавицата и блясъка на малка светулка“. Важно е да се гарантира, че любимите ви думи и поговорки не превръщат нашата реч в набор от празни фрази.

Нека припомним, че неподходящите съкращения на имената могат да доведат до истинско отчаяние нормален човек, невеж в определена специална област.

Особено внимание трябва да се обърне на изключването на чужди думи, изрази и модни структури на изреченията от вашата реч. Чужди думи и изрази, пренесени в нашия език, обикновено значително променят първоначалното си значение, поради което възникват редица недоразумения. Разбирането на тези думи от хората, които знаят този език, и хората, които са дошли до съзнанието за тяхното модифицирано и опростено значение, се различава толкова много, че дори е трудно да си представим.

При конструирането на предложенията ситуацията по същество е същата. Основното е да сте ясни, да кажете точно това, което искате да кажете, и по такъв начин, че слушателят-събеседник да може да разбере какво му се казва възможно най-добре. Нека си спомним старата истина: който мисли ясно, заявява ясно. Наистина е лесно да се види как не само хората с ниско ниво на образование често се оплакват, че не са в състояние да разберат голяма част от това, което се намира в печата, лекциите, радиото и телевизията. Това се случва, защото ораторът основно се опитва да подчертае своята ученост и образование, но всъщност с неразбираемо послание създава объркване и предизвиква враждебност от страна на събеседниците си-слушатели.

Затова нека използваме в речите си и изрази, разбираеми за всички. Те не трябва да са под формата на телеграфно съобщение, но и да не са дълги. Всяка нова мисъл може да бъде облечена с чиста съвест в нови изречения. Предложението трябва да включва активна позиция; трябва да положите усилия и да свържете всички предложения в едно естествено, логично цяло. От изключителна важност е граматическата правилност на изграждането на изреченията.

Общи правила за запомняне

Обобщавайки опита от ежедневната практика на бизнес разговори и сравнявайки го с изводите и идеите на признати в тази област авторитети (теоретици и практици), стигнахме до анализа на нашата най-уязвима способност - способността да бързо и напълно запомняме. Ако се опитаме да си припомним съдържанието на няколко дискусии, тогава няма да е необходимо специално да подчертаваме ролята на нашите "паметни капацитети".

За щастие е възможно значително да се увеличи и освен това без особени затруднения обемът и точността на запомняне. Необходимо е само да се прилагат няколко основни принципа, които отдавна са открити от изследователите. Няма да задълбаваме в биологичната природа на паметта или да търсим различни дефиниции на този все още мистериозен химико-биологичен процес. Нека го оставим на специалисти, биолози, психолози и химици. Ще се ограничим до практически инструкции, които могат да облекчат някои от ежедневните ни мъки.

В никакъв случай не трябва да се опитваме да запомним всичко, което минава през ушите ни. Този опит със сигурност ще се провали. Затова винаги трябва внимателно да подбираме материала, който ще запазим в паметта. В същото време запаметяването трябва да бъде подчинено на следните обещаващи цели: повишаване на ефективността на нашата работа; за създаване на предпоставки за активизиране на умствената дейност.

Много изследователи са открили и разработили десетки практически препоръки и принципи, прилагането на които ще спомогне за развитието на паметта. Но запомнянето на всички тези препоръки би било твърде трудно и ирационално. Затова ще изберем четири или пет общи принципа, които трябва да са достатъчно обемни и да включват основните точки на останалите принципи. Тези общи правила (принципи) трябва да се прилагат съзнателно, докато станат наша плът и кръв, тъй като добрата памет е предпоставка за ефективното провеждане на всеки делови разговор.

Какво са общи правила за запаметяване?

1. Нашите мисли трябва да бъдат насочени само към точното запомняне на информацията, която се съобщава, тоест са необходими воля и усилия, а не позиция на очакване.

2. Трябва активно да реагираме на събитието, което трябва да запомним; трябва да слушате, обсъждате и мислите за това в момента, когато се случи.

3. Запомнете това събитие по-късно в удобен момент, така че да бъде фиксирано, да не избледнее или да се изтрие от паметта.

4. Вдъхновете се със значението на това, което съзнателно искате да запомните, за да свържете това събитие във времето и пространството с другите, създавайки по този начин референтни точки за запомняне.

5. Най-сигурният и бърз начин за подобряване на паметта е да разработим система за водене на записи и точно да записваме всичко, което считаме за необходимо. Ако е възможно, обемът на това необходимо трябва да бъде максимален.

Всички тези правила се прилагат най-добре последователно, което е основната предпоставка за повишаване на ефективността на нашите бизнес разговори.

Припомнете си, че първите четири правила трябва да се прилагат едва след като се научи петото. Доказателствата сочат, че повечето успешни хора са използвали петото правило.

Водене на отчетност

Може ли някой да си спомни всичко, от което се нуждае, или всичко, което би искал да запомни? Психолозите казват, а експериментите потвърждават, че дори и най-надарените хора забравят повече, отколкото си спомнят, когато става въпрос за работни материали. И половината от това, което остава в паметта, също е неточно. Така цялото останало количество памет в най-добрия случай се намалява до 15-20% от отчетеното. Тези тежки природни ограничения неизбежно ни принуждават да придобием специални умения и ни предпазват от неразумни опити да запазим всички факти в паметта. И това ни довежда до последното правило от предходния параграф – системното водене на подходящи записи, което е особено важно за хората на отговорни позиции и с широк спектър от отговорности, тъй като това е единственият начин да прокараме границите на нашето памет. Известен е изразът: „Тетрадка с бележки за бизнесмен е същото като мрежа за рибар“. В тази връзка можете да посъветвате:

• систематично правете бележки в тетрадка;
• провеждайте ги последователно и в същия стил;
• никога не пестете хартия.

Бележките трябва да бъдат възможно най-подробни, тъй като голите факти често се оказват почти безполезни по-късно, тъй като са много трудни за дешифриране.

Възниква въпросът: какво трябва да се запише? Полезно е да определим принципите, по които ще подбираме материал в следните области: какво трябва да се запише, какво трябва да се помни и какво трябва да се забрави.

Трябва също така постоянно да сме наясно, че съществува риск от надценяване на собствените си възможности, тъй като всеки е склонен да запомня определен материал, за да не го записва.

И последният въпрос. За какви цели могат да се използват записите? Някои автори препоръчват разделянето на всички материали (или случаи) на четири групи записи за по-голяма яснота и лесна поддръжка.

Тези групи включват:

• информация за бъдещи ангажименти с времето. Задачите, които трябва да бъдат изпълнени следващия месец, трябва да бъдат допълнени с напомняния за това, което предстои (бизнес разговори и срещи);
• специални задачи и казуси, които не са свързани с ежедневните ни дейности, но които ни напомнят за себе си, докато не ги изпълним (писма, информация, от която се нуждаем, идентифициране на проблеми за обсъждане);
• данни, които може да ни трябват в бъдеще, което може да бъде, когато вече са избледнели от паметта, и тяхното значение е такова, че ще трябва да ги съобщим на някого или да ги използваме без грешки и пропуски;
• записи, които опресняват паметта или допринасят за по-пълно и точно запомняне (формули, имена с описание на човек, спецификации, структура, термини с дефиниция на значението).

Метод за събиране на факти за психични явления в процеса на лично общуване по специално съставена програма.

Методът на разговор е:

1. при изучаване на личността на детето, неговия минал живот, домашна среда, неговите родители, другари, неговите интереси и др.;
2. при използване на други методи на изследване за получаване на допълнителни данни (потвърждение, изясняване на разкритото);
3. при първоначалното запознаване, когато започне някакво проучване.

Разговорът може да бъде СТАНДАРТИЗИРАН (точно формулирани въпроси, които се задават на всички респонденти) и НЕСТАНДАРТИЗИРАН (въпросите се задават в свободна форма).

Всеки разговор трябва да има ясно формулиран ЦЕЛи ПЛАНнеговото изпълнение.

УСПЕХ НА РАЗГОВОРАЗависи:

а) от СТЕПЕНИ НА НЕГОВАТА ГОТОВНОСТ (наличието на цел, план за разговор, като се вземат предвид възрастта и индивидуалните особености на учениците, като се вземат предвид условията, мястото и др.);

б) от ИСКРЕНОСТТА НА ДАДЕНИТЕ ОТГОВОРИ (наличието на доверие, тактичността на изследването, съответствието с изискванията на образователния процес, правилността на формулирането на въпроси, подкрепящи разговора и въпроси, свързани с целта на разговора и др.).

метод РАЗГОВОР

Основни техники за разговор:

1. Не бързайте със събеседника. Позволете ми да говоря изцяло.
2. Помощ при насочващи (не навеждащи) въпроси.
3. Искреността на отговорите за проверка на съответните въпроси.
4. Насърчавайте събеседника да отвърне със същото. Слушайте приятелски.
5. Спазват изискванията на учебния процес.

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ ЗА РАЗГОВОР

1. ПОДГОТОВКА ЗА РАЗГОВОРА:

а) определете целта на разговора, в противен случай разговорът е безплоден разговор (истинските цели на разговора не трябва да бъдат известни на събеседника);

б) определете целевите въпроси, които експериментаторът ще зададе:

• въпросите се подреждат по тяхната важност;
• да дава на въпросите правилната формулировка в съответствие с психологическите изисквания;
• планът за разговор трябва да бъде гъвкав, базиран на конкретна ситуация;

в) определете въпросите, които подкрепят разговора, въз основа на нуждите, интересите на събеседника (а именно него).

2. МОЖЕТЕ ДА СЕ ВРЪЗНЕТЕ:

а) с въпроси, които подкрепят разговора, интересни за събеседника и се интересуват от това;

б) с въпроси от емоционален характер: победа в състезанието, анекдоти от живота и др.;

в) не започвайте с въпроси, които предизвикват негативни чувства у събеседника.

1. Влезте в това, което го интересува.
2. Погледнете на света през неговите очи, неговите чувства.
3. Ако видите пасивността на събеседника, тогава вие:
   • започна с лош въпрос;
   • го попита неуместно;
   • той няма настроение;
   • взе грешен тон;
   • удари болното място.
4. Коригирайте грешката бързо, винаги бъдете активно-внимателни.

3. СЪЗДАЙТЕ АТМОСФЕРА НА ДОВЕРИЕ:

а) събеседникът трябва да е сигурен, че разговорът му е от полза;

В) контактът се улеснява от собственото „разкриване“, поверителна история за самия себе си.

4. НАСТРОЙКА НА РАЗГОВОР:

а) благоприятен(съвместна почивка, разходки по улицата, домашно обзавеждане, изолирана стая);

Б) неблагоприятни(присъствие, намеса на други хора, несигурност: безпокойство, тревожност).

5. СОБСТВАЙТЕ СЕБЕ СИ.
Спазвайте ПЕДАГОГИЧЕСКИ ТАКТ:

а) поддържат среда на взаимно доверие;
б) не показват признаци на власт;
в) не обвинявайте и т.н.

6. ПО ВРЕМЕ НА РАЗГОВОРА ПОДДЪРЖАЙТЕ:

а) за особеностите на речевото поведение на събеседника:

• точност на формулираните мисли;
• резерви, пропуски;
• желание да се измъкнем от отговора;
• паузи;

б) за емоционални реакции:

• тембър на гласа, интонация;
• изражения на лицето, жестове и др.;

в) зад задействането на така наречения психологически защитен механизъм:

• достойнство, самоуважение.

7. ГОВОРЕТЕ ПРАВО:

а) не поставяйте въпроси "на челото" (по-добре е да ги поставите в непряка форма);

б) въпросите не трябва да са вдъхновяващи, да са под формата на изявление („Явно редовно ли си вършиш домашните?”);

в) по-добре е въпросите да се поставят в окончателна форма, кратка, разбираема за събеседника;

г) слушайте поверително, покажете го на събеседника с поглед, изражение на лицето, жестове, с цялото си тяло наклонено към събеседника:

• съчувствайки, одобрявайки и подкрепяйки, можете да чуете ВСИЧКО възможно най-поверително;
• интервюираният, като в огледало, в което се отразява неговият свят;

д) дайте на събеседника възможност да говори, не го прибързвайте:

• помагат да се отървете от възможни страхове;
• одобрява точността на изразените мисли;

е) Насрещни въпроси могат да се задават само с цел:

• помагат да се говори;
• помагат да се отървете от възможни страхове;
• одобрение на точността на изразените мисли;

ж) не може да има причини, поради които можете да прекъсвате изказванията на събеседника (вълнение, импулсивност, незначителност на изявленията, незначителност на детайлите, липса на полезна информация и т.н.):

• събеседникът винаги говори за неща, които са значими за него;
• когато разговорът е прекъснат, контактът се губи и важна информация може да бъде загубена;
• трябва да сте подготвени за дълъг разговор;

з) ако по време на разговора вашият събеседник забележи някаква неточност/нелогичност, не търсете оправдания, а се съгласете с него, похвалете го за направената забележка и продължете разговора по-нататък.

8. АКО ИНТЕРВЮТО Е ПРОВЕДЕНО КАТО ДИАГНОСТИЧЕН, за учениците е по-лесно да отговарят на въпроси, свързани с ежедневието им.

Ученици от всички възрастови групи активно обсъждат следните въпроси:

• за техните интереси и хобита;
• за взаимоотношенията с възрастни и връстници;
• за нуждите, мотивите, които ги ръководят в живота.

Въпроси, свързани с мирогледа, е добре да се обсъждат от около 15-годишна възраст, но може да има изключения.

9. ТРЯБВА ДА ИМА АЛТЕРНАТИВНИ ВЪПРОСИ ЗА КОНТРОЛИРАНЕ НА ОБЕКТИВНОСТТА НА ОТГОВОРИТЕ

Ученикът може да отговори с „да“, за да впечатли.

10. ДИАГНОСТИЧЕН РАЗГОВОР:

а) можете да започнете с въпроси, като постепенно го замените с активно слушане;
б) в мълчание, съсредоточете се върху разпит;
в) когато ученикът говори за това, което боли, преминете към активно слушане.

Всеки въпрос от разговора трябва да преследва постигането на конкретна цел.

Когато анализирате разговор, обърнете внимание на следното:

1. Разговорът се оказа, ако не, защо?
2. Какви техники са използвани: насърчаване, кимане, промени в гласа, рисунки и т.н.?
3. Особености на поведението на детето, неговата мимика, жестове, интонация на речта, резерви.
4. На кои въпроси събеседникът отговаря най-активно и защо?
5. Кои въпроси постигнаха целта си и защо?
6. Характерът на края на разговора, възпитателният му ефект.
7. Какви задачи бяха решени в резултат на разговора?

ИНТЕРВЮ

Целенасочено проучване наречено "интервю". Един вид "псевдо-разговор", при който изследователят не трябва да изпуска от поглед плана на разговора и да води разговора в посоката, която му е необходима. Обикновено интервютата се използват в социалната психология. Доверителните отношения между изследователя и интервюирания са от решаващо значение. Трябва да е неутрален. Не демонстрирайте отношението си към съдържанието на въпроса и отговора, към събеседника.

клиничен разговор

Не е задължително да се провежда клиничен разговор с пациент в клиниката. Този термин е приписан на метод за изучаване на холистична личност, при който в хода на диалог с субекта изследователят се стреми да получи най-пълната информация за индивидуалните характеристики на личността, жизнения път, съдържанието на неговото съзнание и подсъзнание. , и т.н.

Клиничният разговор може да бъде включен в контекста на психологическото консултиране или психологическо обучение. По време на разговора изследователят излага и тества хипотези за особеностите и причините за поведението на личността. За да провери тези конкретни хипотези, той може да даде на предмета задачи, тестове.