Лист на свидетеля по делото образец попълване. Страхотна секретарка

Сертификационен лист е документ, който отразява характеристиките на номериран и подвързан файл, готов за архивиране.

Две приложими формуляри

1) Формата на документа може да бъде намерена в едно от приложенията към „Основните правила за работа на архивите на организациите“. Но той е задължителен за използване само от бюджетни предприятия, тъй като горните правила регулират работата на архивите на тези организации и следователно са задължителни само за бюджетните предприятия.

Забележка! Тези Правила уреждат и работния процес на всички останали работодатели, но само по отношение на съхраняването, описанието, отчитането и използването на документацията. Това означава, че процедурата за регистрация остава по преценка на администрацията на организацията.

2) Също така, формулярът на сертификационния лист може да бъде съставен под всякаква форма, но същността на този документ трябва да бъде запазена, тоест той трябва да отразява точно характеристиките на случая, към който е приложен, а не друга информация.

Къде се използва сертификационният лист?

Свидетелският лист се използва в случаите, които се прехвърлят за съхранение в архива. В този случай всички документи могат да бъдат разделени на два вида:

• Калъфи, които се съхраняват дълго време или постоянно;
• Калъфи, които подлежат на съхранение до 10 години включително (т.нар. временно съхранение).

Допуска се случаите за временно съхранение да не се номерират или телбодят, а просто да се съхраняват в папките, в които се съхраняват. Следователно в тези случаи няма да има особености и лист за свидетели не е необходим.

Но това е само право, а не задължение на работодателите. На практика много от тях обвързват всички документи, независимо от срока на съхранение, особено за счетоводни и финансови документи.

Сертификационният лист трябва да съдържа следната информация:

1. Името на документа - в този случай "удостоверителният лист" и номера на делото, към което е приложен;
2. Броят на листовете в зашития калъф, а по-долу са обяснения дали кутията съдържа цифри с букви (1а, 2а и т.н.), липсващи цифри (например след страница № 5 веднага отива № 7);
3. След това се посочва броят на листовете в описа на делото;
4. След това идва таблица, която показва характеристиките на конкретна страница (например страница номер 18 е снимка);
5. Подпис на служителя, съставил атестационния лист, неговата длъжност, пълно име и дата.

Къде да подгъвам/залепите свидетелския лист?

Обикновено сертификационният лист се подава на отделен лист в края на случая. Но ако по някаква причина това не е възможно, тогава можете да залепите сертификационния лист на гърба на горния капак и само горната му част (ръба) е залепена.

Където е забранено поставянето на сертификационен лист:

• На предната страна на капака на зашит калъф;
• На чистата гръб на документа, който е последен във файла.

Подбрахме за вас най-добрите оферти за индивидуални предприемачи и LLC за откриване на разплащателна сметка.

Откриване на разплащателна сметка в Tinkoff Bank 6 месеца безплатно за нови еднолични търговци и малки фирми (LLC). Отваряне след 1 ден. Интеграция с онлайн счетоводство (автоматично изчисляване на опростена данъчна система, UTII, застрахователни премии). 6% от салдото по сметката.

Откриване на разплащателна сметка в банка "Точка" Безплатно откриване на сметка. 3 месеца безплатно обслужване. 7% годишно върху остатъка всеки месец.

Откриване на разплащателна сметка в банка "Източна банка" 3 месеца безплатно. Овърдрафт веднага след отваряне. Онлайн регистрация на акаунт.

Откриване на разплащателна сметка в банка "Отваряне" Услуга 0 rub. на месец. Онлайн регистрация.

Откриване на разплащателна сметка във VTB Bank Безплатно откриване на разплащателна сметка. Безплатна услуга 3 месеца. Онлайн регистрация. Преводи и транзакции в брой 0 rub.

Подобни публикации
• Образец за попълване на формуляр Т-10
• Оставете поръчката (формуляр Т-6 и Т-6а)
• Удостоверение за пътуване (формуляр Т-10)

На дизайна на сертификационния лист обемът на кутията свършва. Къде да получите неговия формуляр и как да попълните лист за удостоверяване на дело, какви са номерата на буквите и какви характеристики на състоянието на случая трябва да бъдат отразени в него, както и извадка от лист за удостоверяване на случая в статията. Можете също да изтеглите формуляра тук.

Лист-сертификатор на делото: анализиране на формуляра

Образецът на свидетелския лист по делото е Приложение No 8 към. Напомням, че са задължителни за всички.

Самата форма е проста. Първо, с цифри и с думи пишем колко листа от делото са заведени в този том. Листове от вътрешния опис не се разглеждат. След това посочете номерата на последните листове на кутията, например:

от #1 до #204.

След това идват буквените цифри и пропуснатите. Буквените числа са числа с букви: 10а, 55а и т.н. Те се образуват, ако при номериране на листове случайно е пропуснат един (всички хора, всички грешат). В този случай не е необходимо да правите нищо, а просто да вземете предишния номер и да го поставите на неномериран лист, но с буква. Оказва се, например, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Същото е и с липсващите: случайно сте пропуснали лист за номерацията - всичко е наред, просто не забравяйте да отразите това в сертифициращия лист.

Ако няма букви или липсващи листове, поставете тирета в тези полета.

След това отделно посочваме броя на листовете от вътрешния инвентар.

Следва таблица за характеристиките на физическото състояние на корпуса. В лявата колона пишем каква характеристика, в дясната - на кои листове. Характеристиките са различни: листът може да бъде разкъсан, напълнен с вода или нещо друго, копието може да бъде много бледо или, обратно, тъмно на ръба на четливост. Нека поправим това.

Тук се препоръчва да се посочат основните правила за работата на архивите на организации:

• номера на листове с залепени снимки;
• брой широкоформатни листове;
• пликове с приложения и броя на вложените в тях листове;
• наличието в случай на печатни копия на брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани при общото номериране на листовете на делото.

Ако за щастие корпусът няма никакви характеристики, зачеркваме тази таблица с буквата Z.

Удостоверителният лист се подписва от лицето, което го е съставило.

Къде и как се поставя сертификационният лист

Свидетелският лист по делото се завежда последен. По този начин обемът на напълно завършения случай изглежда така: корица с заглавна страница, след това -, след това документите по делото, сертификационен лист, корица.

Ако преди вас случаите са били съставени без сертификационни листове, тогава не е необходимо да бродирате томове за тях. След това свидетелският лист се залепва зад горната част на листа от вътрешната страна на капака на делото.

Възможно ли е да се направят промени в сертификационния лист?

Правилата от 2015 г. изискват всички промени във физическото състояние или състава на случая да бъдат записани в сертификационния лист. Физическото състояние не предизвиква въпроси, но може ли наистина да се промени съставът на зашития калъф? Да може би. Ярък пример е, за който говорихме преди седмица. Тъй като те могат да дойдат за тях по всяко време, книгите за фърмуера на тома не се пробиват. Пликовете, в които са затворени, са пробити, като 1 плик отговаря на един лист от кутията. Ако след няколко години човек или негови близки са поискали тази книга, тогава я издаваме по общия начин. След това не забравяйте да направите подходящ запис в листа за сертифициране на случая, в противен случай ще се окаже, че сме загубили книгата направо от случая.

Съставяне на доказателствен акт по делото

Удостоверителният лист на делото се съставя, за да се отчита броят на листовете по делото по предписаната форма (Приложение 1). В удостоверителния надпис на листа на свидетеля по делото се посочват с цифри и с думи броят на номерираните листове по делото, броят на листовете от вътрешния опис, особеностите на номерирането на листовете по делото и физическото състояние на документите по делото, наличието на буквени номера на листовете по делото, липсващи номера, номера на листове с залепени снимки (с изключение на лични дела), номера на широкоформатни листове, пликове с приложения и броя на приложените в тях листове, както и наличието в случай на печатни копия на брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото. Броят на листовете от вътрешния опис, който се номерира отделно и се поставя в началото на делото, се посочва в заверителния лист на делото след общия брой листове по делото чрез знак + (плюс). Например "100 (сто) листа + 5 листа от вътрешния опис са подадени и номерирани във файла."

Последващите промени в състава и статуса на делото (повреда, липса на документи, замяна на оригинали с копия и др.) се отбелязват в заверителния лист на делото с препратка към съответния акт. Отметките се заверяват от деловодната или архивната служба на организацията с посочване на датата.

Удостоверителният лист на делото се поставя в края на калъфа и се оформя върху бланка или празен лист хартия А4. За случаи на персонал, който няма пликове с приложения, е разрешено издаването на удостоверителен лист на лист хартия А5. В книгите сертификационният надпис е посочен на гърба на последния празен лист, в картотеките - на отделен празен лист с формат на карта. Удостоверителният лист на делото се подписва от съставителя. Удостоверителният надпис в удостоверителния лист на делото трябва да бъде изписан четливо, като се посочва позицията, декодирането на подписа, личния подпис и датата на съставяне.

Забранено е изваждането на свидетелския лист на делото върху корицата на делото или на празния гръб на листа на последния документ. В случаите, когато досието вече е подадено или подвързано без празен лист за заверка или празен лист А4, той се залепва в горната част на листа на вътрешната корица на делото или може да се подаде в края на файла.

Подготвяте ли документи за архивиране? Не забравяйте да направите декларация по делото. Въведете в съответния формуляр информация за броя на листовете и тяхното физическо състояние. Обяснете особеностите на номерирането. От статията ще научите:

• защо е необходим сертификационен лист и задължителен ли е той;
• как се съставя свидетелски лист от лично дело;
• удостоверителен лист на лично дело: образец на проект;
• каква информация се посочва при попълване на сертификационния лист;

Сертификационен лист в системата от счетоводни документи Съвременната офис работа е отделна област на дейност, посветена на въпросите на документацията, както и на организацията на работата с документация.

Сертификационен лист на делото: съдържание и дизайн

След това свидетелският лист се залепва зад горната част на листа от вътрешната страна на капака на делото. Възможно ли е да се направят промени в сертификационния лист? Правилата от 2015 г. изискват всички промени във физическото състояние или състава на случая да бъдат записани в сертификационния лист. Физическото състояние не предизвиква въпроси, но може ли наистина да се промени съставът на зашития калъф? Да може би.
Ярък пример са непотърсените трудови книжки, за които говорихме преди седмица. Тъй като те могат да дойдат за тях по всяко време, книгите за фърмуера на тома не се пробиват. Пликовете, в които са затворени, са пробити, като 1 плик отговаря на един лист от кутията.
Ако след няколко години човек или негови близки са поискали тази книга, тогава я издаваме по общия начин. След това не забравяйте да направите подходящ запис в листа за сертифициране на случая, в противен случай ще се окаже, че сме загубили книгата направо от случая.

Как да изготвим удостоверение за лично досие

Спецификата на съставянето на вътрешен опис на документи от лично дело е, че то се включва в делото веднага при отварянето и попълването му в хода на неговото поддържане. Ето защо вътрешният опис предвижда отразяване на включването на нови документи в личното дело, както и отнемането на документи от личното дело, замяната на оригиналите с копия (записани в графа „Забележка“). Ако досието вече е подвързано и подадено, вътрешният опис на документите, заверени от съставителя, се залепва с горния ръб към вътрешната страна на предната корица.

Моля, имайте предвид, че при подготовката на делото за архивиране листовете от вътрешния опис се номерират отделно от листовете от личното дело. След като служителят е уволнен, личният му файл се затваря, тоест се премахва от папката и мига. В този случай е важно да не забравите да издадете сертификационен лист.

Лист за сертифициране на дело

Свидетелският лист се съставя по делото на отделен лист, в книги - на гърба на последния празен лист, в картотеките - на отделен празен лист с формат на карта. Удостоверителният лист на делото се съставя в предписаната форма (Приложение 9), в който се посочва с цифри и с думи броят на номерираните листове на делото, броят на листовете от вътрешния опис, особеностите на номерацията на номера на делата (наличието на номера на писма, липсващи номера, номера на листове с поставени снимки, номера на широкоформатни листове, пликове с приложения и броя на листовете, приложени в тях), както и наличието в случай на отпечатани копия на брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото. Удостоверителният лист на делото се подписва от неговия съставител.

Blanker.ru

С Министерство на културата (Заповед № 526 от 31.01.2015 г.) попълването на заверителния лист е включено в процедурата за завеждане на дела на хартиен носител, заедно със завеждането на документи, номерирането им, съставянето на вътрешен опис и оформянето на корицата. . Формата му се определя от нормативните изисквания за организация на съхранение на архивни документи. Образец на образец на удостоверителния лист по делото се съдържа в Приложение № 8 към Правилника за архивното дело.

Помощ Стандартните подробности на формуляра включват:

1. Името на типа документ;
2. Име на длъжността на съставителя;
3. Подпис;
4. декриптиране;
5. Дата на приготвяне;

Във формуляра се въвежда следната информация: Общ брой листове на делото (посочени с думи и цифри); Буквени номера; Пропуснати числа; Особености на физическото състояние и формирането на делото; Препоръчителният размер на хартията за регистрация на формуляра е А4.

внимание

На корицата на касите за постоянно съхранение е предвидено място за името на държавния архив, в който ще се приемат досиетата на организацията, обозначения на кодовете на държавния архив и организацията. При промяна на името на организация (структурно звено) през периода, обхванат от документите по делото, или при прехвърляне на делото към друга организация (в друго структурно звено), новото наименование на тази организация или организация-правоприемник се посочва на корицата на случая, а предишното наименование на организацията (структурното звено) е поставено в скоби. Заглавието на делото върху корицата на делата се пренася от номенклатурата на делата на организацията, съгласувана с експертно-проверителната комисия на съответната архивна институция.

Удостоверителният лист е задължителен елемент при изпълнение на всяко дело на постоянен срок на съхранение и лично досие. Свидетелският лист по делото се съставя на отделен лист и се поставя в края на делото. При предаване на книги (списания) в архива удостоверителният надпис се изготвя на гърба на празен лист, в шкафове за документи - на отделен празен лист с формат на карта.

В листа с цифри и с думи се посочва броят на номерираните листове на делото и отделно, чрез знака „+“ (плюс), броят на листовете от вътрешния опис (ако има такъв). В удостоверителния лист са посочени следните особености на номерацията на документите по делото: наличие на буквени номера на делото; наличието на липсващи номера на листовете на делото; наличието на номера на листове с залепени снимки, документи, изрезки от вестници; брой широкоформатни листове; броя на пликовете с приложения и броя на листовете, поставени в тях.

Създаване на файлове за постоянно съхранение

Не е излишно лично Тъй като процедурата за поддържане на лично досие не е регламентирана за бюджетните организации, препоръчваме на работодателя да приеме местен регулаторен акт, който ще уреди въпросите за поддържане, обработка и съхранение на лични досиета. Забележка. Дело е документ или набор от документи, свързани с един въпрос или област на дейност, поставени в отделна корица. Делата се считат за образувани от момента на включване в тях на първия изпълнен документ.

При управлението на личните досиета на служителите трябва да се спазват строги правила, дори ако това не е задължително изискване за работодателя. Важно е да запомните, че независимо как се наричат ​​папките („лични данни“, „досие“ или по друг начин), те съдържат лични данни на служителя, следователно всички изисквания, предвидени в гл.

Лично досие на служителя

Делото се счита за образувано след включването му в папката за съхранение на първия изпълнен документ. В същото време капакът на отворения калъф се изготвя. Корицата на делото се оформя по предписаната форма (Приложение 3) На корицата на отворения калъф се поставя следната информация: наименование на организацията; името на структурното звено на организацията, в която е сформирана; индекс на делата по номенклатурата на делата; заглавие на делото; срока на съхранение на делото или надписа „Пази постоянно“ (пренесено от номенклатурата на делата).
На корицата на касите за постоянно съхранение е предвидено място за името на държавния архив, в който ще се приемат досиетата на организацията, обозначения на кодовете на държавния архив и организацията.

3.6. изисквания за регистриране на приетите за архивиране дела

Сроковете за дела, съдържащи организационна, административна, творческа и друга документация (протоколи, преписи, писма, доклади и др.), за които е важно точното датиране, както и дела, състоящи се от няколко тома (части), се поставят крайни датите. от документите по делото, т.е. датите на регистрация (съставяне) на най-ранните и най-новите документи, включени по делото. Ако делото е регистър на заповеди, инструкции и т.н., тогава датата на делото ще бъде точната календарна дата на първото и последното вписване в дневника. Крайните дати за дело, съдържащо протоколи от заседания, са датите на одобрение (за документи, които са одобрени) или на първия и последния протокол, които съставляват делото.
Сроковете за лично дело са датите на подписване на заповедта за приемане и освобождаване на лицето, за което е образувано делото.
Говорим например за наличието в случая на документи с нечетлив текст, залепени листове (ако има големи диаграми и т.н.), скъсани листове, залепени снимки, ако има пликове в кутията и има прикачени файлове в тях и др. Свидетелският лист по делото трябва да бъде подписан от неговия съставител, като позицията и подписът се дешифрират, датата се поставя. В процеса на използване на архивни документи, ако е необходимо, в сертификационния лист се правят необходимите знаци в бъдеще.
Ако досието е заведено без свидетелски лист, то трябва да се залепи отгоре от вътрешната страна на корицата на делото. Но обикновено се поставя след последния документ и в този вид калъфът се зашива. В началото на статията е даден пример за попълване на сертификационен лист. Можете също да изтеглите образец на лист за сертифициране на случая във формат doc. За да заведете дело, може да ви е необходима и извадка от вътрешния опис на документите по делото.

Лист за сертифициране на делосъставен, за да се вземе предвид броят на листовете по делото в предписаната форма, която е дадена в Приложение 9

Правила за попълване на удостоверителния лист на делото

А по отношение на кадрите, след края на календарната година, в която са създадени, те трябва да бъдат подготвени за предаване в архива. Предархивната подготовка на файловете включва две процедури: регистрация и описание.

Регистрацията се извършва от лицето, отговорно за работата с документи. Проектирането включва изготвяне на сертификационен лист.

Свидетелският лист се съставя по делото на отделен лист (формат А4, А5) на гърба на последния празен лист.

Забранено е изваждането на удостоверителния лист на корицата на делото или на празния гръб на листа на последния документ. Ако калъфът е с телбод или подвързан без формата на сертификационния лист, той се залепва в горната част на листа от вътрешната страна на капака на кутията.

В удостоверителния лист броят на номерираните листове и отделно със знака „+“ броят на листовете от вътрешния инвентар (ако има такъв) са посочени с цифри и с думи.

В свидетелския лист се отбелязват особеностите на номерирането на листовете, физическото състояние на документите и изпълнението на делото:

• наличието на буквени номера на листове;
• наличието на липсващи листове;
• номера на листове с залепени снимки;
• брой широкоформатни листове;
• номера на пликовете с приложения и броя на вложените в тях листове;
• брой повредени листове:
• наличието в случая на печатни екземпляри от брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото.

Броят на буквените, липсващи листове трябва да се вземе предвид в крайните данни за броя на номерираните листове. Например последният лист от делото има номер 252, но досието има листове с номера 5а и 30а и липсващия номер 17. В този случай общият брой листове ще бъде 252+2-1=253.

Свидетелският лист се подписва от неговия съставител, посочва се неговата длъжност, декодиране на подписа, дата на съставяне.

Всички последващи промени в състава на делото (повреда, подмяна на оригинални документи) се отбелязват в удостоверителния лист с препратка към съответния акт.