Дистанционно управление на служителите. Дистанционно управление на регионалния екип

Дистанционно управление на служителите - ако по-рано изглеждаше като малко вероятна и неефективна техника, сега, в светлината на съвременния технологичен напредък, се смята за съвсем реална.

Разбира се, има някои особености по този въпрос. Първата е мотивацията на персонала. Дистанционната комуникация изисква добра самоорганизация от служителите. Факт е, че дори най-високо квалифицираният професионалист, без да „усеща задната част на главата си“ топлия, приятелски поглед на своя лидер, постепенно започва да заема по-малко отговорно отношение към работата си.

Отпадат условностите и формалностите, на които по правило се крепи дисциплината в отбора. Тук трябва да разчитаме на самоорганизацията на служителите. Втората особеност е, че комуникацията чрез корпоративна поща, Skype или телефон никога няма да замени общуването на живо. Така че дистанционното управление е добре за шефовете на "формалистите", които наистина не разчитат на голямо приятелство и любов от своите подопечни.

Във всички останали отношения дистанционната работа е много удобна.

Начини и инструменти за контрол и влияние

Методите за дистанционно управление и контрол могат да бъдат много различни. Някой фиксира пристигането за работа чрез активност в Skype, ICQ или корпоративна поща. Срещите могат да се провеждат под формата на "конферентен разговор" или уебинар. Днес да създадете виртуална стая и да поканите всички там е просто и бързо нещо. Микрофон и слушалки са достатъчни за бързо провеждане на „среща за планиране“ и обсъждане на текущи задачи. Най-интересното е, че за такива цели дори не е нужно да плащате за платформа за уебинар - има редица портали, които предоставят „виртуални стаи“ за безплатно ползване (до определен брой участници, да речем, до 200 души. Но като правило този брой е напълно достатъчен) .

Иначе Skype е подходящ и за групова комуникация.

Това, което трябва да бъде задължително, е ясно дефинирана структура на задълженията за всеки служител. Всеки трябва да си върши работата. По този начин е възможно да се избегне "дублиране" на функции.

Набиране и обучение на персонал

Не е толкова лесно, когато става въпрос за набиране на персонал. Тук много зависи от длъжността и отново от компетентността на самите служители. По принцип сега няма да се изненадате от интервюта в Skype - можете да получите доста прилична картина, използвайки този формат. Но! Нека бъдем реалисти – личното общуване пак няма да замени нищо.

Всичко зависи от позицията, която се предлага на кандидата. Ако това е висш мениджмънт, разбира се, има смисъл да поговорите с човек лично и да получите по-пълно впечатление за него. Друго нещо е, ако имате нужда от човек, чиято квалификация може да бъде идентифицирана чрез отдалечени формати. С обучението на персонала в дистанционен формат историята също е много интересна. Има плюсове и минуси обаче, както и на други места. Положителната страна: порталите за дистанционно обучение, методическите материали на компанията и уебинари помагат значително да спестите време и, най-важното, пари.

Дистанционното обучение е много по-изгодно от обучението лице в лице. Въпреки това, първо, качеството на редовното обучение винаги ще бъде по-високо. Второ, дистанционното обучение изисква високо ниво на самоорганизация от служителя. Трето, много по-трудно е да се прецени доколко ученикът е усвоил материала и особено неговата практическа част.

Разбира се, тук много зависи не само от формата на управление, но и от личността на обучавания. Подобна ситуация има и по отношение на оценката на персонала. Всъщност оценката на един служител се състои от две качества: професионално и лично. Вероятно някой ще спори и ще каже, че личните качества изобщо нямат нищо общо с това, защото служителят трябва да се оценява само по професионализъм. Всеки отбор обаче е жив организъм и мнозина биха предпочели приятен човек с малък (все още) опит в работата, защото винаги може да бъде обучен, а не „про“, да речем, с мегаломания, от която винаги има само проблеми .

Това е основният нюанс на дистанционното управление. По-трудно е да се оценяват хората по личните им качества и съответно е по-трудно да се управлява и създава необходимия положителен психологически климат в екипа. Служителят се оценява единствено въз основа на неговото представяне.

И, разбира се, важно е да запомните, че дистанционното управление няма да даде такъв ефект по отношение на създаване на „екипен дух“ и групова сплотеност, като наличието на силен, ярък лидер в офиса.

Форматът на дистанционното управление не е нито добър, нито лош. Всичко зависи от структурата и характеристиките на организацията: в каква посока развива своята дейност, каква е управленската политика, какъв е психологическият климат в екипа и, разбира се, какви са финансовите възможности на организацията. Във всеки случай дистанционното управление е още една възможност и още едно постижение в развитието на бизнеса и управлението.

Видео

Специални платформи също помагат за осъществяване на дистанционно управление. Една от тези платформи е разгледана в това видео.

Системата за управление на проекти Basecamp също може да бъде много полезна при дистанционното управление на служителите. Мениджърът ще може да следи напредъка на проекта, да разбере колко време служителите отделят на определени задачи, да дава инструкции и да съставя план за всички участници в проекта.

Всеки лидер мечтае да има екип от професионални и съвестни служители, които да изпълняват задачите точно и навреме и да имат креативно мислене. Съвременният пазар на труда обаче не е твърде пълен с работници от този тип. Как да разрешите недостига на персонал, да си осигурите непрекъснат приток на висококачествен персонал и да установите взаимодействието им с мениджърите? Отговорът на този въпрос е дистанционно управление на служителите.

Съвременните информационни системи позволяват решаването на управленски задачи с почти всякаква сложност, включително в такава област като управление на служители, работещи от разстояние. Въпреки това, както при всеки стил на управление, този тип управление има своите предимства и недостатъци. Около 40% от всички компании в света наемат до известна степен отдалечени работници. Проблемите и несъмнените успехи на технологията за дистанционно управление се появяват с времето, така че е много важно да се обърне внимание на някои детайли от този процес.

Избор на служители

Извършването на определено количество работа у дома често е необходимост за хората с интелектуален труд. Счетоводители, инженери, преподаватели и ръководители, наред с много други професии, често си носят работа вкъщи. Но този вид дистанционна работа е малко по-различен от работата от вкъщи на текуща основа, така че специалистът, работещ дистанционно, трябва да притежава следните качества и да отговаря на определени условия.

Необходими качества и условия за служител, работещ от разстояние

• Способност да организирате собственото си време. Това умение е решаващо, тъй като у дома няма строг шеф, който да „стои над душата“, да контролира и принуждава да изпълнява задачи.
• Способността да изразявате мислите си компетентно и ясно, както и да слушате внимателно лидера. Когато управлява служителите от разстояние, мениджърът не винаги разполага с достатъчно време, за да постави задачи и да изслуша доклада на служителя за дълго време.
• Наличие на предварително определено време за изпълнение на задачите и комуникация с супервайзера онлайн. Излишно е да казвам, че служителят трябва да отдели определено време за изпълнение на задълженията си, а мениджърът трябва да има 100% гаранция, че ще може да се свърже със служителя в този период незабавно.
• Познаване на съвременни комуникационни технологии и извличане на информация и свободно боравене с компютър. Умения, без които дистанционната работа е невъзможна по принцип.

Мотивация и контрол

Всички нови служители, управлявани от разстояние, в началото ще изискват внимателно внимание от страна на мениджъра:

1. Мениджърът трябва внимателно да инструктира новите служители и да отговори подробно на всичките им въпроси.
2. На този етап лидерът трябва да стане учител за служителя, тъй като информацията, предоставена чрез комуникация, е много по-трудна за смилане, отколкото чрез личен контакт.
3. Служителите трябва правилно да възприемат мисията на компанията и какво се изисква от тях от ръководството.

Това е основният ключ към всички по-нататъшни взаимоотношения между служителя и компанията. Но не трябва да контролирате твърде внимателно как служителят организира работата си. Мениджърът трябва да се съсредоточи върху резултатите и начините за подобряване на производителността на служителите.

Изграждане на лични взаимоотношения и поддържане на контакт

Дистанционното управление на персонала изисква допълнителни усилия от страна на мениджъра за установяване на лични връзки със служителя. Това се дължи на факта, че в случая няма лична комуникация между хората.

Технологията обаче позволява и в този случай да се използват всички инструменти за поддържане на контакт и обмен на личен и професионален опит. Например видео или телефонни конференции, страници и чатове на уебсайта на компанията, където служителите могат да обменят съобщения или да публикуват снимки и коментари. Въпреки разстоянието и комуникацията само чрез средства за комуникация, мениджърът трябва да накара служителя да почувства, че е част от едно цяло, и да му позволи да опознае шефа и колегите му по-близо от лична страна.

Създаване на канали за обратна връзка и техническа поддръжка

Когато управлявате хора от разстояние, е по-важно, отколкото навсякъде другаде, да организирате висококачествен и достъпен канал за комуникация с висшестоящите. Служителят трябва да разбира добре кога и как може да се свърже с мениджъра в случай на въпроси.

1. Необходимо е да се развие у хората разбиране за важността на комуникацията с лидера, но също така е необходимо да се разбере, че не си струва да безпокоите шефа за дреболии, тъй като времето му е много ценно.
2. В никакъв случай отдалечен работник не трябва да се страхува да се обади на мениджър - опитайте се да направите комуникацията лесна, но информативна и да доведете до конкретни действия.

Много е важно целият сложен механизъм на взаимодействие между хора, които са на разстояние един от друг, да функционира без прекъсвания и грешки. Терминалите, комуникационните канали, програмите трябва да са съвместими и ясно да взаимодействат помежду си, за да не дразнят персонала, което ще доведе до намаляване на производителността и негативно отношение към компанията.

Благодарност и Признание

Нищо не е по-мотивиращо от признаването на успеха на служителите. Опитайте се да накарате всички отдалечени служители да се чувстват полезни и да получат морално удовлетворение от факта, че могат да влияят върху развитието на компанията, докато работят от вкъщи. Доверието, което компанията показва на отдалечен работник, което му позволява самостоятелно да организира работата си, и признаването на заслугите на човек осигуряват допълнителен стимул за висококачествена и съвестна работа в полза на организацията.

Като се има предвид темпът на нарастване на броя на работните места, управлявани дистанционно, е възможно в бъдеще делът на отдалечените работници да се увеличава все повече и повече и съвременният бизнесмен просто ще трябва да вземе предвид особеностите на този тип организация на наетите труд, за да бъде в крак с времето.

Как ефективно да управляваме екип от разстояние? За това е нашият нов уникален курс "Дистанционно управление на персонала"! Препоръчва се за собственици на бизнес, ръководители на отдалечени офиси и клонове, служители, работещи в домашния офис.

Днес дистанционната работа става все по-разпространена. Има много предимства както за персонала, така и за мениджъра. Това включва липсата на наем на офис, спестяване на оборудване на работното място и възможността да не губите време на пътя в задръствания. Въпреки това, всеки мениджър е загрижен за въпроса: как ефективно да управлява отдалечен екип, да поставя задачи за него и да постигне целите му?

По време на обучението ще научите как да търсите идеални кандидати за дистанционна работа и да контролирате работното им време. Как да провеждам интервюта по Skype? Как да планирате отдалечена работа? Избягвайте проблеми и избягвайте да попаднете в капана на неефективните комуникации?

Систематизирате знанията си за дистанционно управление и ги претворявате в практически умения. Получете препоръки от опитен треньор дали правите всичко в момента и дали имате нужда от „поправяне на грешки“ при дистанционно управление. Ще изучавате стратегията и тактиката на дистанционното управление, ще научите как да мотивирате персонала и методите за контрол.

Основният акцент в хода на обучението е върху практиката и решаването на реални проблеми, пред които се сблъсква лидерът на отдалечен екип. Занятията се провеждат в режим на интензивно взаимодействие между обучителя и участниците. Използват се методът на работа в групи, мозъчна атака, нагледни материали.

След завършване на обучението вие ще станете ефективен дистанционен мениджър и ще можете да направите бизнеса си още по-успешен!

Целта на уроците:участниците придобиват знания и умения за дистанционно управление на персонала.

Целевата аудитория:Обучението е предназначено за служители и мениджъри, чиито компетенции включват комуникация и управление на служители, разположени извън офиса и/или на значително разстояние.

Програма за обучение

Въведение:

• Влиянието на служителите върху ефективността на компанията.
• Разликата между мениджър и изпълнител.
• Управленски решения. Критерии за ефективност на управленските решения.
• Функции на лидера.
• Стилове на лидерство.

Характеристики на работа от разстояние:

• Кой може да работи дистанционно: профил на компетентност на служителите за отдалечена работа.
• Характеристики на търсенето на отдалечени служители, обсъждане на условията.
• Критерии за ефективност на работата на служителите от разстояние.
• Особености на трудовите отношения от разстояние.

Поставяне на цели за служителите от разстояние:

• Защо е важно да се поставят цели за служителите?
• Правила за дистанционно поставяне на цели.
• Мониторинг на постигането на целите.
• Основните грешки при поставяне на цели от разстояние.

Наблюдение на дейността на служителите от разстояние:

• Видове контрол.
• Характеристики на дистанционното управление.
• Скрити посещения: техника, грешки, области на използване.
• Характеристики и възможности за делегиране от разстояние.
• Обратна връзка за резултатите от наблюдението на дейността на служителя.

Комуникация със служители от разстояние:

• Значението на комуникацията със служителите от разстояние.
• Видове комуникации и характеристики на използване.
• Техника за теле- и видеоконферентна връзка.
• Характеристики на кореспонденция със служители от разстояние.
• Грешки в комуникацията със служители от разстояние.

Мотивация на служителите от разстояние:

• Мотивационно поле на служителя. Разликата между водещата мотивация на служител от разстояние.
• Методи за въздействие върху служител от разстояние.
• Демотивиращи фактори за служител от разстояние.

Обратна връзка:

• Цел на обратната връзка.
• Правила за даване на обратна връзка на служител.
• Критерии за ефективност на получената обратна връзка.

Резултати от обучението:

• Формиране на план за по-нататъшна работа и индивидуално развитие на участниците.

Издадени документи: удостоверение по установения образец за повишаване на квалификацията.

• Превод

Ако започнете да наемате хора от цял ​​свят, това може да промени стартирането ви до неузнаваемост - само ако се отнасяте добре със служителите си.

Страхотните отдалечени служители са тайното оръжие на много успешни стартиращи компании в наши дни. Вместо да разчитат на хора, които живеят близо до офиса (и често на най-скъпия пазар), те наемат най-добрите таланти от цял ​​свят, за да им помогнат да продължат напред с мисията си.

Някои компании предпочитат целият персонал от служители да работи дистанционно, което също има своите трудности. В други, наред с членовете на екипа, които са в офиса, има и служители, работещи дистанционно. Управлението на отдалечен и вътрешен екип може да бъде трудна задача.

Онлайн комуникация

„Най-голямото предизвикателство при управлението на работещите от разстояние е намаляването на комуникационните канали. Причината за това е фактът, че те не работят в един и същи офис и най-вероятно нямат едно и също работно време. За да се борим с това, нашият екип има 15-минутна сесия на Slack всяка сутрин, за да обсъдим какво сме работили вчера, какви са плановете ни за днес и всякакви други неща, които могат да ни направят по-трудни. Комуникацията е най-важното нещо, а срещи като тази помагат на всички ни да поддържаме същото темпо."

Джесика Оралкан, Колекционери

Ежедневни разговори

„В първите дни използвахме всякакви видове луксозен софтуер за комуникация между служителите и разчитахме на цифрови методи за комуникация с членове на екипа, работещи „отдалечено“. Това не даде очакваните резултати по няколко причини. Първо, хората лесно губят чувството си за сплотеност, ако не общуват в реалния живот. Следователно може да се развие отношението „ние срещу тях“. Второ, в цифровата комуникация няма място за нюанси, предположения и несигурност. Трето, като се обадите, можете да разберете и да направите повече, отколкото ако сте в кореспонденция.

За да оправим всичко, започнахме да практикуваме ежедневни телефонни разговори, но това не беше достатъчно. Сега се обаждаме всеки ден и всички обаждания се отчитат и изпращат до екипа. Това ни помага да избегнем загубата на време и пари поради недоразумения, а също така насърчава другарството, което укрепва екипната работа и общата цел. Това е метод от старата школа, но работи страхотно."

Андрю Томас, SkyBell Video Doorbell

Ежедневни срещи

„Управлявам персонал, който е предимно в съседни щати, като някои работят от по-далечни места. Да, работя дистанционно. За да управляваме екипи от нашите офис служители и хора, работещи дистанционно, използваме един от методите на Рокфелер: имаме ежедневни срещи на борда и след това екипи. По правило това става чрез видеоконферентна връзка. В началото всички наши служители го мразеха и се оплакваха. Въпреки това вярвам, че именно този подход ни осигури трикратен растеж. Сега, когато всички сме свикнали с подобни срещи, екипът ги очаква с нетърпение, за да получи обратна връзка и отговори на въпроси относно проекти. Горещо препоръчвам провеждането на такива ежедневни срещи.”

Ким Уолш-Филипс, Elite Digital Group

Не прекалявайте с контролите

„Не забравяйте, че вашите отдалечени служители понякога могат да предоставят на вашата фирма уникални набори от знания и умения, които вътрешните работници нямат. Вместо да сте изключително строги и да се опитвате да контролирате времето и ефективността си ежедневно, просто им дайте свободата, от която се нуждаят отдалечените работници. Оценявайте резултатите от тяхната работа и докато се свързват и работят толкова ефективно, колкото другите, считайте ги за вашето тайно оръжие. Постоянната проверка и наблюдение на всяко тяхно движение само ще се превърне в източник на ненужен стрес и ще намали производителността им."

Блеър Томас, EMerchantBroker

Един чат за всички

„Сега на пазара има много пратеници. Просто направете задължително целият ви екип да използва един и същ чат през цялото време и да използва същия софтуер за управление. По този начин всеки е наясно кой какво прави, а отдалечените работници могат да се справят с проблемите толкова ефективно, колкото ако са в офиса."

Мат Дойл, Excel Builders

Всеки трябва да знае за часовите зони

„Имаме два офиса в различни части на света и много служители, работещи дистанционно. Когато наемаме нови хора, ние сме много внимателни към гарантирането, че екипът е наясно къде се намират и в коя часова зона ще работят. Също така тези данни могат да се видят в профила на всеки служител, така че всеки да може да ги провери. Когато екипът знае откъде работят всички, това помага за по-доброто организиране на задачите и графика.”

Мика Джонсън, GoFanbase

Нека отдалечените служители се забавляват с всички

„Един от ключовите членове на нашия екип работи дистанционно и прекарахме много време в разработване на стратегия как да общуваме с нея по въпроси, свързани с работата. В крайна сметка обаче забелязахме, че й липсват онези моменти, които са предназначени да сплотят екипа – проста комуникация и забавление в офиса. Тогава решихме да й се обадим по Skype по време на неформалното общуване на екипа и също така станахме по-внимателни, за да може по този начин да участва в неочаквани тържества, които означават нещо добро. И това силно повлия на връзката й с екипа и направи съвместната ни работа още по-приятна.

Мартина Велке, ревнител

Използвайте една платформа

„Наскоро стартирахме платформа за непрекъсната обратна връзка и споделяне на информация, наречена WeVue. Това позволява на членовете на екипа да работят ефективно помежду си и с компанията за решаване на бизнес проблеми. Това ни помага да сведем до минимум необходимостта от срещи и дава на хората думата при решенията на компанията, които ги засягат.”

Крис Канчиалози, GothamCulture

Създайте вътрешен блог

„Използвайте инструмент за блогове като BlogIn, за да създадете блог за вътрешна употреба и след това се опитайте да го привлечете вниманието на служителите си, така че те да го използват активно: публикувайте актуализации и бележки за срещи. На всяка среща карахме един човек да си води бележки и след това да ги публикува заедно със слайдовете и другия материал. По този начин хора, които не са били на срещата (включително екипи от други офиси) могат да участват в дискусията. Това решение се оказа изгодно по отношение на комуникацията. Когато има твърде много налично съдържание в блога, за да има връзка към каквото и да е конкретно, може да се създаде wiki запис или документ, който може да се актуализира с връзки към най-важните публикации. Харесваме Blogin, защото е интегриран със Slack и също така ви дава възможност да управлявате групи и да създавате уикита."

Матан Грифел, един месец

Поддържайте служителите си в течение

„Стремим се да гарантираме, че нашите отдалечени служители се чувстват свързани с екипа и са наясно с живота на Allocadia. Използваме Slack, за да информираме служителите за новини, събития и събития и да ги държим в течение с всички неща, които се случват в ежедневния живот на нашата компания. Записваме и видеоклипове от корпоративни срещи и презентации, така че служителите извън офиса да не пропуснат нищо."

Катрин Бери, Алокадия

Инвестирайте в пътуване

„Нашата компания организира екскурзии два пъти годишно. Въпреки че има цена, тази инвестиция е една от най-добрите инвестиции, които някога сме правили в нашата корпоративна култура. По правило такива срещи продължават два дни, също така се случва служители, които обикновено работят дистанционно, да идват в офиса за няколко дни преди и след пътуването и ние обсъждаме стратегията на компанията, финансите и важните етапи. Но работата отнема не повече от 25% от времето, останалото време се отделя на забавления и игри както в малки екипи, така и за всички служители на компанията, разходки и добра храна. Единственият проблем тук е от време на време чувството за неадекватност с нашата оскъдна култура. Но резултатът е нематериална връзка, която е невероятно ценна и не е лесно създадена чрез цифрова комуникация."

Fan Bi, празен етикет.