Здравейте! В тази статия ще говорим за електронния цифров подпис.

Днес ще научите:

1. Какво е EDS и в какви области може да се прилага;
2. Относно юридическата сила на подписа от този формат;
3. За ползите, които предоставя присъствието му.

EDS от известно време е инструмент, благодарение на който движението на документацията е опростено. И това се случва не само в рамките на компанията, но и извън нея. Как да станете негов собственик, помислете днес.

EDS - какво е това с прости думи

Всеки знае, че всеки документ е подписан от лице, което има такива пълномощия. Това се прави с цел придаване на юридическа сила на документа. Благодарение на съвременните технологии целият документооборот преминава в електронен вид. И се оказа изключително удобно!

Какво е EDS с прости думи?

EDS – това е аналогия с конвенционалния подпис, който се използва за придаване на правна сила на документация, намираща се на електронен носител.

Обикновено се съхранява на флаш устройство.

предимства:

1. Опростява и ускорява процеса на обмен на данни (при сътрудничество с чуждестранни компании);
2. Намаляване на разходите, свързани с управлението на документи;
3. Повишаване нивото на сигурност на информацията от търговски характер.

Условия, свързани с EDS

Две други концепции са тясно свързани с това понятие: ключи сертификат за електронен подпис.Сертификатът потвърждава, че ЕСП принадлежи на конкретно лице. То е силно и обикновено. Разширеният сертификат се издава или от сертифициращ орган, или от FSB.

Ключът са знаците в последователността. Обикновено се използват по двойки. Първият е самият подпис, другият потвърждава, че е истински. За подписване на всеки новосъздан документ се генерира нов ключ.

Информацията, която се получава в CA, не е цифров подпис, това е средство за създаването му.

Малко история

Първите EP започват да се използват в Русия през 1994 г. А законът за регулиране на използването им беше приет през 2002 г. Той беше изключително неясен и двусмислен в своята терминология. Въпросът за получаване на подпис също на практика не беше засегнат в него.

От 2011 г. държавните структури преминаха към електронен документооборот. И всички длъжностни лица получиха EDS.

През 2012 г. този процес придоби глобален мащаб и благодарение на това вече можем да станем собственици на универсални съвременни подписи.

Как да получите електронен цифров подпис

Помислете за ситуация, в която човек е оценил всички предимства на този инструмент и е взето решение за получаване на EDS. И така, възникна въпросът: какво трябва да се направи за това? Нека поговорим за това по-подробно.

За да получите електронен цифров подпис, трябва да преминете през няколко важни стъпки:

• Вземете решение за вида на подписа;
• Изберете сертифициращ орган;
• Попълнете заявление;
• Платете фактурата;
• Съберете необходимия пакет от документи;
• Вземете EDS.

Сега ще обсъдим подробно всяка стъпка.

Етап 1. Изберете типа подпис, който ви подхожда най-добре.

През изминалия период се е увеличил броят на желаещите да получат усъвършенстван електронен подпис, което се дължи на факта, че той може да потвърди не само самоличността на подателя на документа, но и е максимално защитен . Според редица експерти простият EDS скоро ще престане да съществува напълно.

Нека представим под формата на таблица в кои области се използват различни видове подписи.

№ п / стр	Къде се прилага	прост изглед	Неквалифициран	Квалифициран
1	Поддържане на вътрешна документация	намират в малки компании	да	да
2	Поддържане на външни документи	рядко	да	да
3	В Арбитражния съд	да	да	да
4	При достъп до уебсайта на държавните служби	да	Не	да
5	В регулаторните органи	Не	Не	да
6	При извършване на електронна търговия	Не	Не	да

Стъпка 2 Изберете сертифициращ орган.

Ако трябва да получите EDS, за да подадете отчети, изберете квалифициран такъв, но ако просто поддържате поток от документи, тогава обикновен.

Нека уточним, че ТЗ е юридическо лице, чиято цел е образуването и издаването на ЕЦП.

Освен това UC извършва следните дейности:

• Проверява дали подписът е валиден;
• Ако е необходимо, блокира EDS;
• Действа като посредник, ако внезапно възникне конфликтна ситуация;
• Осигурява техническа поддръжка;
• Предоставя необходимия софтуер на клиентите.

В Руската федерация има около 100 UT. По-добре е да изберете този, който отговаря на вашето местоположение и възможности. Първо можете да проверите дали има такива във вашия град. Лесно е да се направи: просто погледнете информацията на официалния уебсайт.

Стъпка 3. Изготвяне на заявление.

За да направите това, или посетете офиса на центъра, или го попълнете онлайн. Отдалеченият метод ви позволява да избегнете лично посещение в CA, тоест да спестите известно време.

Веднага след като подаването на заявлението приключи, специалистът на CA се свързва с клиента, за да уточни данните, посочени в него. Можете да задавате въпроси и да получавате съвет.

Стъпка 4. Ние плащаме.

Ще трябва да платите за услугата предварително. Веднага след като заявката бъде приета, всички детайли се договарят, клиентът се таксува. Цената може да варира, тъй като зависи от региона, в който живее клиентът, от самата компания и от това какъв вид EDS искате да получите.

Освен това ценовият диапазон е доста голям - от 1500 до 8000 рубли.

Документи за ЕЦП

При събирането на документи важен нюанс е следният: ЕЦП е необходим за физическо лице, ЕЦП за юридическо лице или за индивидуален предприемач. Затова ще характеризираме документацията отделно.

За да получат подпис, физическите лица трябва да съберат следния набор от документи:

• Попълнен формуляр за кандидатстване;
• Паспорт с фотокопие;
• SNILS;
• Разписка, потвърждаваща плащането на фактурата.

Ако получателят има попечител, той може да се справи с подаването на документи. Единственото, от което се нуждаете, е пълномощно за извършване на подобни действия.

Юридическите лица трябва да подготвят:

• Попълнено заявление;
• Сертификат на OGRN;
• Удостоверение за TIN;
• (не е просрочено);
• Паспорт с копие на лицето, което ще използва ЕЦП;
• Касова бележка;
• SNILS на лицето, което ще използва EDS;
• Ако подписът ще бъде използван от директора, трябва да бъде предоставена заповед, въз основа на която той заема тази длъжност;
• За останалите служители се изискват пълномощни, за да могат да използват ЕЦП.

IP предоставя:

• Попълнено заявление;
• Сертификат на OGRNIP;
• Удостоверение за TIN;
• Извлечение от регистъра на предприемачите, което е на не повече от 6 месеца (възможно е копие);
• Разписка, потвърждаваща плащането.

Ако заявлението е подадено дистанционно, необходимите документи се изпращат до СО по пощата, ако лично, тогава заедно със заявлението.

Електронен подпис за физически лица

За физически лица има 2 вида подписи: квалифицирани и неквалифицирани. Процедурата за получаване, в сравнение с юридическите лица, е много по-проста.

Хората обикновено използват ES за подписване на определени документи.

В момента са разработени такива системи за неговото приложение, като:

• Единен портал за обществени услуги;
• ESIA мрежа, за различна информация.

За ОВОСС е достатъчен прост тип ES, но за портала за обществени услуги се използва квалифициран такъв.

За да получи EDS, гражданинът се обръща и към СО с всички документи и заявление. Също така трябва да имате със себе си флаш устройство, на което ще бъде записана частната част на ключа, известна само на собственика.

Процедурата изглежда така:

• Кандидатствайте до CA за сертификат и за получаване на EDS ключ;
• Избери парола;
• Попълване на формуляри за получаване на ключове;
• Подаване на всички документи;
• Получаване на сертификат за ключове.

Електронен подпис за юридически лица

Алгоритъмът за получаване е практически същият като получаването на подпис от физическо лице. По същия начин се избира КО, събират се всички необходими документи и се плаща фактурата. Единственото нещо, което трябва да запомните, е, че извлечението от Единния държавен регистър на юридическите лица трябва да бъде получено навреме, тъй като процесът на неговото изготвяне отнема около 5 дни.

Хеш функция: защо имате нужда от нея

хеш функция е уникален номер, който се получава от документа чрез преобразуването му с помощта на алгоритъм.

Той има повишена чувствителност към различни видове изкривявания на документа, ако поне един знак в оригиналния документ се промени, повечето от знаците на хеш стойността ще бъдат изкривени.

Хеш функцията е проектирана по такъв начин, че е невъзможно да се възстанови оригиналният документ по неговата стойност и също така е невъзможно да се намерят 2 различни електронни документа, които имат една и съща хеш стойност.

За да формира EDS, подателят изчислява хеш функцията на документа и го криптира с помощта на таен ключ.

С прости думи, той е предназначен да опрости обмена на данни между потребителите. Това е ключов инструмент за защита на данните.

Подписваният файл преминава през процес на хеширане. И получателят ще може да провери автентичността на документа.

Правна сила на ЕЦП

ЕЦП има същата юридическа сила като обикновен подпис в хартиен вариант на документ, ако е приложен без нарушения. Ако са открити отклонения, документът не е валиден. Държавата регулира процеса на използване на EDS от федералното законодателство.

Срок на валидност на EDS

EDS е валиден 12 месеца от деня на получаването му.След изтичане на този срок той се удължава или се получава друг.

Обобщаване. Използването на EDS носи най-голяма полза за големите компании и предприятия. Благодарение на него документооборотът става по-евтин, отварят се широки хоризонти за бизнеса.

За обикновените граждани е изгодно да го имат. Няма нужда да стоите на опашки, поръчайте държавата. услуги, без да напускате дома си. EDS е модерен, удобен и печеливш инструмент.

Правна сила на документа- собствеността на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установения ред за неговото изпълнение.

Глава 2, клауза 18. За придаване на юридическа сила на документа трябва да присъстват следните задължителни данни:

наименование на организацията и (или) структурната единица - авторът;

регистрационен индекс;

За определени видове документи допълнителни реквизити, които им придават юридическа сила, са печат за одобрение, печат, знак за заверка на копието.

За електронни документи функцията за печат се изпълнява от ЕЦП на юридическо лице или ръководител на организация, негови заместници, друго упълномощено лице

Закон на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 357-z За електронния документ

Чл. 11. Правна сила на електронен документ

Електронен документ на машинен носител се равнява на документ на хартиен носител и има същата юридическа сила като него. Ако законодателството на Република Беларус изисква документът да бъде изготвен в писмена форма или представен в писмена или писмена форма, тогава се счита, че електронният документ отговаря на тези изисквания. Оригиналите на електронни документи и техните копия на хартиен носител, отговарящи на изискванията на чл. 10 от този закон, имат еднаква правна сила. В случаите, когато законодателството на Република Беларус изисква нотариална заверка и (или) държавна регистрация на документ, електронен документ или неговото копие на хартиен носител подлежи на заверка и (или) регистрация по начина, установен от законодателството на републиката на Беларус. Процедурата за документиране и разпространение на информация, посочена в първата част на член 18 от този закон под формата на електронни документи, се урежда с технически регулаторни правни актове в областта на техническото регулиране и стандартизация и правилата за деловодство, установени със законодателството на Република Беларус.

Чл. 10. Копия на електронен документ и тяхната заверкаКопия на електронен документ се създават чрез удостоверяване, по установения от закона ред, формата на външно представяне на електронен документ на хартиен носител. Копията на електронен документ на хартиен носител трябва да съдържат указание, че са копия на съответния електронен документ. Заверка на формата за външно представяне на електронен документ на хартиен носител може да се извърши: от нотариус или друго лице, което има право да извършва нотариални действия; индивидуален предприемач или юридическо лице, което в съответствие със законодателството на Република Беларус има право да извършва такива дейности. Възпроизвеждането на електронен документ върху материален обект, различен от хартия, отделен от машинен носител, или негово копие на хартиен носител, ненадлежно заверено, няма юридическа сила на копие на електронен документ. Чл. 18. Електронни документи, съдържащи информация, чието разпространение е забранено или ограниченоСъдържанието на електронните документи може да бъде информация, която е държавна, служебна или търговска тайна, както и друга информация, разпространението на която е забранено или ограничено. Правилата за използване и мерки за защита на такава информация са установени от законодателството на Република Беларус. Държавни органи и юридически лица, техните длъжностни лица, както и физически лица, чиито функции включват работа с електронни документи, съдържащи информация, посочена в част първа на този член, са длъжни да осигурят необходимите мерки за защитата й в съответствие със законодателството на Република Беларус .

8. Форми на документи: видове, изисквания за регистрация, особености на разработка и използване.

Инструкции за деловодство в държавни органи, други организации

Според параграф 21 Празен документ- стандартен лист хартия с детайли, възпроизведени върху него, съдържащ постоянна информация и място, запазено за променлива. Постоянната информация е данните за организацията (нейното име, адрес, телефонни номера, банкова сметка и др.), а променливата информация е основният текст на документа, неговото основно съдържание.

Ако документът (например писмо) се окаже много обемен, тогава върху формулярите се прави само първата страница на документа, а за направата на следващите страници се използват стандартни празни листове хартия.

Формулярите се разработватв съответствие с Държавния стандарт на Република Беларус STB 6.38-2004 „Единни системи за документация на Република Беларус. Система от организационна и административна документация. Изисквания към документацията”, одобрена с Резолюция на Комитета по стандартизация, метрология и сертификация към Министерския съвет на Република Беларус от 21 декември 2004 г. № 69 (по-нататък - STB 6.38-2004).

Те са два вида:

формуляр за писмо;

обща форма на други видове организационно-административни документи.

При изготвяне на конкретен документ името на неговия вид (с изключение на писмо) се прилага към общия формуляр с помощта на технически средства. Въз основа на общата форма могат да се изработят формуляри за конкретни видове документи (заповеди, инструкции, инструкции, протоколи и др.). В същото време Инструкцията подчертава, че е препоръчително да се изготвят формуляри за конкретни видове документи, ако техният обем надвишава 200 документа годишно.

Съгласно клауза 24 от Инструкцията при разработване на формуляри на документи се използват стандартни листове хартия А4(210×297 мм) и А5(148×210 мм). Изборът на формата на формуляра при изготвянето на документ зависи от естеството и обема на текста. Така че формулярът A5 се използва за документи, които имат малък текст, не повече от 5-7 реда.

Параграф 25 от Инструкцията разяснява постоянната информация на бланка,това са подробностите:

организационен код: код по ОКРБ 004-2001 „Държавни органи и администрация (за публични органи и администрация)” или код по ОКРБ 018-2003 „Юридически лица и индивидуални предприемачи”;

· име на компания;

пощенски адрес на подателя;

комуникационни (адреси, телефони) и търговски (банкови) данни.

На бланка се прилагат

Що се отнася до подробностите, които се прилагат към общия формуляр, техният списък ще бъде както следва:

· Държавният герб на Република Беларус (за държавни организации);

лого на организацията или търговска марка (марка за услуга);

организационен код: код на ОКРБ 004-2001 „Държавни органи и администрация (за публични органи)” или код по ОКРБ 018-2003 „Юридически лица и индивидуални предприемачи”;

името на организацията-майка;

· име на компания;

наименованието на структурната единица;

място на съставяне или публикуване.

На общата форма се прилагат гранични марки и линии за подробности:дата, регистрационен индекс.

За съставяне на реквизита „Име на вида на документа“ в общия формуляр се разпределя свободно пространство между реквизитите „Име на организацията“ („Име на структурното звено“) и ограничителните редове за реквизитите „Дата“ и "Регистрационен индекс".

Параграф 27 от Инструкцията гласи, че Формулярите на документи се разработват въз основа на надлъжно или ъглово разположение на детайлите.При ъгловата версия детайлите на формуляра се намират в горния ляв ъгъл. Максималната дължина на линията с детайли на формуляра не трябва да надвишава 73 мм. При надлъжната опция детайлите на формуляра са разположени в средата на листа по горното поле без ограничаване на хоризонталния размер, но в съответствие с установените полета.

Подробности за формуляра се намират метод на центриране или флаг.При центрирания метод началото и краят на всеки ред с атрибути са центрирани, тоест те са на еднакво разстояние от границите на зоната за местоположение на атрибута. С метода флаг всеки ред с атрибут започва от лявата граница на областта за местоположение на атрибута.

Трябва да се има предвид, че при необходимост върху формуляра могат да се поставят ограничителни знаци за полета и отделни детайли под формата на ъгли и линии. Позволява се поставяне на знаци върху формата за сгъване и пробиване на отвори с перфоратор.

Когато създавате формуляр на няколко езика, детайлите на формуляра трябва да бъдат дублирани на тези езици.

Във всички организации, независимо от формата на собственост, се изработва бланка с надлъжно разположение на детайлите на два езика.

Установено е, че формулярът на документ, изпратен по електронна поща, включително чрез системата за междуведомствен електронен документооборот на държавните органи, се съставя по образеца в съответствие с Приложение 21 към Инструкцията.

Съгласно параграф 31 от Инструкцията характеристиките на производството и използването на формуляри на документи с изображение на държавния герб на Република Беларус се регулират от отделни актове на законодателството на Република Беларус. Но тъй като нашата „образователна програма“ е предназначена в по-голяма степен за организации с частна собственост, ние само ще подчертаем, че Държавната емблема на страната се използва върху бланки на държавни органи и организации,и няма да се спираме на тази тема по-подробно.

Ако документът не е направен на бланка, а на празен лист хартия, в горната лява част на първия лист от документа, ъглов печат.Разрешено е да се направи ъглов печат от три вида:

за писане;

общ ъглов печат;

Ъглов печат на определен вид документ.

Съставът на детайлите на ъгловия печат, реда на тяхното поставяне и изпълнение трябва да съответстват на състава, реда на поставяне и изпълнение на детайлите на формуляра.

Параграф 34 от Инструкцията установява, че размерът на ъгловия печат не трябва да надвишава 73 mm хоризонтално и 75 mm (за печати с изображение на държавния герб на Република Беларус или емблема) или 55 mm (за печати без изображение на Държавен герб на Република Беларус или емблема) вертикално.

9. Особености и ред за изготвяне на проекти на нормативни актове.

Закон на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 361-З Относно нормативните правни актове на Република Беларус

Характеристиките на процедурата за изготвяне на проекти на различни видове регулаторни правни актове, технически и правни изисквания за тяхното изпълнение, както и други въпроси, които не са уредени с този закон, се определят от Правилата за подготовка на проекти на нормативни правни актове, разработени от Национален център за законодателство и правни изследвания на Република Беларус съвместно с Министерството на правосъдието на Република Беларус и одобрен от президента на Република Беларус.

Чл. 47. Ред за изготвяне на проект на нормативен правен акт

Подготовката на проект на регулаторен правен акт може да включва:

разглеждане на нормативното предложение и вземане на решение за изготвяне на проекта;

организационна, техническа и финансова подкрепа за изготвянето му;

събиране на необходимите материали и информация;

разработване на концепцията на проекта;

изготвяне на текста на проекта;

одобрение на проекта;

правни и други необходими експертизи.

Нормативният орган може самостоятелно да изготви проект на нормативен правен акт или да инструктира друг субект на нормативната инициатива по въпроси от своята компетентност, да го разпореди от Националния център за законодателство и правни изследвания на Република Беларус, както и , по предписания начин привличат към изготвянето на проекта съответните специалисти от други организации, на първо място държавни, за възлагане на временни комисии или работни групи, специално създадени за тази цел.

Изготвянето на проект на нормативен правен акт се извършва със задължителното участие на правната служба на съответния държавен орган (организация).

Информационните технологии и електронните документи са здраво вкоренени в нашето ежедневие. Понякога дори не подозираме колко много информация получаваме и предаваме чрез точно такова взаимодействие.

Говорейки за електронни документи, не бива да забравяме, че в общия контекст те могат да включват всяка информация, всяко съдържание, създадено от човек или получено чрез комуникация и взаимодействие с хора или системи (заслужава си да се позовава на понятията "електронно съобщение" и "електронен документ", залегнал във Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията").

Въпреки това, колкото повече електронни документи проникват в ежедневието ни, толкова повече зависим от тях. Днес голямо количество важна и значима информация се съхранява в електронна форма, така че можете да направите резервация към думите на класиката, като вземете предвид новите технологии. С други думи, възможно ли е да се убие съвременният човек само с лист хартия? В тази статия ще говорим за правното значение на електронните документи.

Понятията за правно значение и правна сила на документ

Съкращението JUZED (юридически значим електронен документ) се използва доста често в статии и доклади за електронно управление на документи.

Каква е разликата между документ, който има правно значение? За да направим това, трябва да определим какво е правното значение на даден документ. Необходимото определение е дадено в GOST R 7.0.8-2013. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Офис работа и архивиране. Термини и определения (по-нататък - GOST R 7.0.8-2013).

Правно значение на документа- свойството на документ да служи като потвърждение на бизнес дейности или лични събития.

Правното значение е тясно свързано с концепцията за правната сила на документа, но е необходимо да ги разграничим (вече говорихме за това в статията „Хартиен или двоичен код: тест за здравина“).

Същият стандарт, споменат по-горе, дефинира понятието правна сила на документ.

Правна сила на документа- свойството на официален документ да предизвиква правни последици.

Както можете да видите, в това определение вече не говорим за обикновен документ, а за официален. Нека се обърнем отново към стандарта GOST R 7.0.8-2013.

Официален документ- документ, създаден от организация, длъжностно лице или гражданин, съставен по предписания начин.

Така, за да има юридическа сила един документ, той трябва да е официален и правно значим.

Всичко това в пълна степен важи и за електронните документи с уговорката, че за да им се придаде юридическа сила, е необходимо да се отчетат особеностите на формата им.

Правна сила на електронния документ

Правната сила на документа се гарантира чрез спазване на редица правила:

1. Документът се съставя по установения ред.
2. Съдържанието на документа не противоречи на законодателството на Руската федерация.
3. Документът е подписан от упълномощено лице.

В случай на електронни документи се появява още един елемент:

4. Работата с такива документи трябва да отговаря на разпоредбите, установени от законодателството на Руската федерация (отнасящи се за фактурите).

Например законодателството на Руската федерация ни позволява да сключваме договори в електронна форма и да ги подписваме с електронен подпис (по-нататък ES), но при условие, че в същото време изискванията на законодателството в областта на прилагане на ES се вземат предвид. Следователно електронен документ, подписан от обикновен или неквалифициран ES, няма да има юридическа сила в случай на неспазване на изискванията на Федералния закон „За електронния подпис“.

Друг пример може да се даде, като си припомним процедурата за обмен на фактури в електронен вид. Такава фактура ще има правна сила, тоест ще породи правото на данъкоплатеца да приспада ДДС само ако са изпълнени изискванията на Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от 10 ноември 2015 г. № 174n . В противен случай данъкоплатецът няма да може да упражни правото си, тъй като няма да има документ, който го генерира.

Трябва да се отбележи, че самият оператор за електронно управление на документи в този случай не гарантира толкова правното значение на документа, колкото действа като един от задължителните компоненти за предоставянето му.

При хартиените документи това едва ли е възможно, поради което при работа с електронни документи е необходимо да се съобразявате със спецификата им и да се внимава при спазване на изискванията на закона в тази област.

Трябва също да се отбележи, че редица документи просто не могат да бъдат преобразувани в електронен вид. И въпреки че законодателят не забранява това, а понякога дори директно го позволява, това не може да се направи по косвени причини (невъзможност за по-нататъшна работа с такива документи, липса на регламент за тяхното съхранение и т.н.).

Например кадрови документи. Повечето от тях се отнасят до документи с дългосрочно и дори постоянно съхранение (например личните файлове и карти се съхраняват 75 години). Първо, за да се гарантира правната значимост на такива документи в електронна форма през целия период на съхранение, трябва да се спазват редица технически условия; второ, документи, които изискват многократно подписване от, например, служител, са по-удобни за съхраняване на хартия.

Проблеми

За организацията е важно да гарантира правната сила както на „вътрешните”, така и на „външните” електронни документи. В случай на разногласия, спорове или съдебни спорове, можете да докажете своята позиция само с помощта на USED (това важи за всякакви електронни документи, а не само за документи на стопански субекти).

Въпреки това, често един от основните спиращи фактори при прехода към електронно управление на документи за една организация е страхът от неприемане и подозрителното отношение към такива документи от страна на държавни органи и контрагенти.

Освен това държавата често инициира прехода (понякога дори задължителен - както в случая с данъчното отчитане) към електронно управление на документи (например последните изменения на процесуалното законодателство. Въпреки че по правило законодателят не е загрижен относно подробното регулиране на работата с електронните документи през целия им жизнен цикъл (от създаването до унищожаването), което поражда много въпроси и опасения. Във всеки случай електронните документи са нашата реалност и е необходимо не само да се примирим с го, но и да го използвам за добро.

Първоначално изглежда, че има повече изисквания за електронните документи и е по-трудно да се спазват, отколкото да се работи „на хартия“, но още в самото начало на използването на електронно управление на документи става ясно, че това е само въпрос на навик.

А при електронния документооборот тези документи имат ли юридическа сила? как да потвърдим факта на пратката? Благодаря предварително!

Как да организираме документацията в счетоводството. Правната сила на електронния документооборот. Какво трябва да бъде отразено в счетоводната политика относно електронното управление на документи.

въпрос:А при електронния документооборот тези документи имат ли юридическа сила? как да потвърдим факта на пратката?

Отговор:Да, документите, подписани с електронен подпис (квалифицирани, обикновени, неквалифицирани), се признават за еквивалентни на документи на хартиен носител, имат силата на хартиени документи с ръкописен подпис.

Такова изявление следва от разпоредбите на ал. 1 и 2 на чл. 6 от Закона за електронния подпис от 6 април 2011 г. № 63-FZ.

Обосновка

Как да организираме документацията в счетоводството

Електронни документи

Как се издава и заверява електронен първичен документ

Първичните документи могат да бъдат съставени както на хартиен носител, така и в електронна форма (част 5 от член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Последният вариант е възможен, ако документите са заверени с електронен подпис ().

Форматът за подаване на документ за прехвърляне на стоки по време на търговски операции в електронна форма е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № ММВ-7-10/551. Форматът за подаване на документ за прехвърляне на резултатите от работата (документ за предоставяне на услуги) в електронна форма е одобрен със заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. № MMV-7-10 / 552. Тези формати са уместни както в стопанската дейност, така и при подаване на документи по искане на инспекцията в електронен вид.

И ако организацията изготвя документи не във формат, одобрен от Федералната данъчна служба на Русия? След това предайте формулярите на инспекторите на хартиен носител - заверете копията с бележка, че документите са подписани с електронен подпис.

Подобни разяснения са дадени в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 10 ноември 2015 г. No ED-4-15 / 19671.

За подробности как да подадете документи на данъчните инспектори вижте:

1. Как да подадете документи по искане на инспектори по време на кабинетна данъчна ревизия;
2. Как да подадете документи по искане на инспектори при данъчна ревизия на място.

Електронен подпис

Има следните видове електронен подпис:

1. прост;
2. подсилени неквалифицирани;
3. повишена квалификация.

Какъв електронен подпис да се използва за първични счетоводни документи е установено от федералните счетоводни стандарти (клауза 4, част 3, член 21 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Но в момента няма такъв стандарт. Следователно можете да подпишете първичния с всеки електронен подпис.

Документ, който е подписан с обикновен или разширен неквалифициран подпис, има ефект на хартиен документ с ръкописен подпис. Но само ако има споразумение между контрагентите за проверка на тези подписи. Подобни заключения следват от параграфи и член 6 от Закона от 6 април 2011 г. № 63-FZ и се потвърждават от писма на Министерството на финансите на Русия от 13 януари 2016 г. № 03-03-06 / 1/259, от 5 май 2015 г. № 07-01-06 / 25701 от 4 август 2015 г. № 03-03-06 / 44905, Федерална данъчна служба на Русия от 19 май 2016 г. № SD-4-3 / 8904 .

Трябва да се отбележи, че по-рано Министерството на финансите на Русия зае различна позиция: първичните документи трябва да бъдат заверени само с усилен квалифициран подпис. Ако използвате прост или подобрен неквалифициран подпис, тогава документи не могат да се приемат за счетоводно и данъчно счетоводство. Такива разяснения са дадени от Министерството на финансите на Русия в писма от 12 април 2013 г. № 03-03-07 / 12250 от 25 декември 2012 г. № 03-03-06 / 2/139 от 28 май 2012 г. No 03-03- 06/2/67 г. 07.07.2011 г. No 03-03-06/1/409.

Като се има предвид фактът, че в по-късни писма Министерството на финансите на Русия смекчи позицията си, цифровите документи могат да бъдат заверени с всеки електронен подпис. Въпреки това е по-безопасно да използвате подобрен квалифициран подпис.

Какво трябва да бъде отразено в счетоводната политика относно електронното управление на документи

Ако организацията реши да изготви първични документи в електронна форма, този метод на поддържане на документация трябва да бъде отразен в счетоводната политика. По-специално, в счетоводната политика е необходимо да се определи:
- списък на документите, участващи в електронното управление на документи;
- списък на служителите, които имат право да подписват електронни документи;
- метод за електронен обмен на документи (със или без участието на оператор за електронно управление на документи);
- реда за съхранение на електронни документи;
- начинът на подаване на документи по искане на данъчната инспекция (в електронен вид или на хартиен носител).

Но форматите на електронните документи, които организацията използва, не се изисква да бъдат отразени в счетоводната политика. Това беше потвърдено от Федералната данъчна служба на Русия в писмо от 10 ноември 2015 г. № ED-4-15 / 19671. Въпреки че това писмо се отнася до счетоводната политика за данъчни цели, заключението на Федералната данъчна служба на Русия е от значение и за счетоводната политика за счетоводни цели.

Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. за електронния подпис

член 6

1. Информацията в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, и може да се използва във всякакви правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация, освен ако федералните закони или приети в съответствие с техните регулаторни правни актове установяват изискването за необходимостта от изготвяне на документ изключително на хартиен носител.

2. Информацията в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан с ръкописен подпис, в случаите, установени с федерални закони, регулаторни правни актове, приети в съответствие с с тях или споразумение между участници в електронно взаимодействие. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, които установяват случаи за признаване на електронни документи, подписани с неквалифициран електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да предвиждат процедурата за проверка на електронен подпис. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, установяващи случаи на разпознаване на електронни документи, подписани с обикновен електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да отговарят на изискванията на член 9 от този федерален закон.

Електронните документи постепенно се превръщат в елемент от икономическата дейност на руските компании. Те са удобни, позволяват ви да не засипвате офиса с куп хартия, а компаниите могат да обменят такива документи за броени секунди. Но какво е необходимо, за да има правна сила на електронен документ? И как да докаже правната сила на електронен документ в съда?

Правна сила на електронния документ

Действащото руско законодателство признава възможността за обработка на транзакция с помощта на електронен документ, при условие че тези документи са подписани с електронен подпис. Съответните правила са залегнали в чл. 434 от Гражданския кодекс на Руската федерация и в част 4 на чл. 11 от Федералния закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията" (по-нататък - Закон № 149-FZ).

В електронна форма могат да се съставят не само договори, но и първични и консолидирани счетоводни документи - при условие че са удостоверени с електронен подпис (член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“ ). Член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация изрично позволява изготвянето и издаването на фактури в електронен вид по взаимно съгласие на страните по сделката и ако имат съвместими технически средства за получаване и при условие, че електронната фактура е подписана от квалифициран електронен подпис на ръководителя на дружеството или упълномощено от него лице1.

По този начин ключов елемент на всеки електронен документ, указващ неговата юридическа сила и потвърждаващ факта на изпращане от съответната страна, е електронният подпис. Наличието му не е последният факт в хода на процеса, поради което е необходимо да се каже повече за правната уредба на електронния подпис.

Електронен подпис

В параграф 1 на чл. 6 от Федералния закон от 6 април 2011 г. № 63-FZ "За електронния подпис" (по-нататък - Закон № 63-FZ) установява, че като общо правило информацията в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис, се признава като електронен документ, еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан с ръкописен подпис. Подобно правило е установено в параграф 3 на чл. 11 от Закон № 149-FZ. Това изискване е формулирано като императивна норма, но съдилищата имат право да признаят обикновен подпис за надлежно удостоверяване на информация, което често правят на практика.

Тук стигаме до въпроса за видовете електронни подписи, легализирани в съвременното руско законодателство. Член 5 от Закон № 63-FZ назовава следните видове електронен подпис:

1. Обикновен електронен подпис.

Когато се прилага, фактът на формиране на електронен подпис от определено лице се потвърждава чрез използване на кодове, пароли или други средства.

2. Подобрен електронен подпис.

Тя трябва:

1) се формира в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на ключ за електронен подпис;

2) позволява да се идентифицира лицето, подписало електронния документ;

3) позволява да се открие фактът на извършване на промени в електронния документ след момента на подписването му;

4) да бъдат създадени със средства за електронен подпис.

3. Подобрен квалифициран електронен подпис.

Подобрените електронни подписи се делят на квалифицирани и неквалифицирани. Ключът за проверка на подобрения квалифициран електронен подпис трябва да бъде посочен в квалифицирания сертификат.

Информацията в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис. Ако в съответствие със закона или търговската практика даден документ трябва да бъде заверен с печат, тогава електронен документ, подписан с усилен електронен подпис, се признава за еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис и заверен с печат. Това правило е установено с части 2 и 3 на чл. 6 от Закон № 63-FZ. С други думи, прости и неквалифицирани електронни подписи съответстват на автограф, а засиленият подпис съответства на удостоверяването на документ с подпис и печат. По този начин засиленият неквалифициран подпис може да бъде разпознат както като аналог на подпис, така и като аналог на подпис с печат.

Електронен документ в съда

Документите, изпратени по електронна поща, в съответствие с горната класификация, могат да бъдат наречени подписани с обикновен електронен подпис. Съдът обаче може да признае размяната на такива документи като правилно сключване на споразумение, ако обстоятелствата по случая показват реалността на сделката: например се извършва доставката на стоки, което се потвърждава от фактури, товарителници и платежни нареждания. По-специално, такава правна позиция се потвърждава от решението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 17 октомври 2008 г. № 13675/08.

Електронен документ се представя в съда в печатен вид с удостоверение на ръководителя или упълномощен служител на организацията, която представя този документ в съда. Този сертификат трябва да посочва, че отпечатаното хартиено копие съответства на електронния оригинал. Ако документът е подписан с обикновен електронен подпис, то поне датата и часът на образуване на такъв електронен документ и страната, изпратила този документ, трябва да са ясни от предоставената разпечатка. Ако електронният документ е подписан с усилен подпис, тогава разпечатката трябва да съдържа специален знак върху електронния подпис.

Съдът може да признае споразумение, сключено по електронна поща, ако всяка от страните е представила еднакви разпечатки на такова споразумение. В същото време такива дори идентични хартиени копия, непотвърдени с други доказателства, не могат да служат като факт за потвърждение на сключването на договора. Но какво ще стане, ако доказателствата не са събрани, а представените от страните копия от споразуменията съдържат различни условия? Именно за предотвратяване на подобни ситуации по време на процеса е необходимо още при сключване на договора да се удостовери с усилен квалифициран електронен подпис.

Такъв подпис ще позволи да се удостоверят две основни точки: първо, че договорът е подписан от съответната страна (тъй като удостоверението е регистрирано и издадено с позицията на подписващия), и второ, че документът е подписан с разширено квалифицираният електронен подпис остава непроменен след подписването.

В част 1 на чл. 4 от Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-ФЗ "За електронния цифров подпис", който все още е в сила, се установяват следните характеристики, при спазване на които електронният цифров подпис се счита за еквивалентен на ръкописния:

1. Сертификатът за ключ за подпис е валиден към момента на проверка или към момента на подписване на електронния документ.

2. Потвърдена е автентичността на електронния подпис в електронния документ.