Бизнес професионална кореспонденция: основи и правила.

Когато пишем писмо до приятел или роднина, можем да пренебрегнем грешките и препинателните знаци, да съкращаваме думите както желаем и да използваме жаргон. Основното нещо е да стане ясно за какво говорим. Но ако пишем на непознат или непознат човек и искаме да получим отговор от него, тогава трябва да вземем предвид някои правила.

Правила за комуникация

1. Винаги посочвайте темата на писмото.

Полето „Тема“ трябва да бъде попълнено във всички случаи и е много желателно то да отговаря на съдържанието на съобщението.

Например, ако искате да си запишете час за консултация на 5 март, напишете: „Запишете се за консултация (03/05)“.

2. Когато отговаряте на писмо, запазете историята на кореспонденцията си.

Когато получите писмо от някого, можете да му отговорите по три начина:

1. Копирайте адреса на подателя и му напишете ново писмо.
2. Кликнете върху специалното поле за отговор в долната част на съобщението.
3. Използвайте бутона "Отговор".

За бизнес кореспонденция трябва да отговорите по третия начин, тоест да кликнете върху бутона „Отговор“. Ще се отвори нов имейл, повтарящ този, който сте получили. Темата е същата, само с префикса “Re:”, оригиналният текст е цитиран изцяло.

Това е стандартният формуляр за отговор и не трябва да променяте нищо в него. Вашият отговор трябва да бъде отпечатан преди цитирания текст. Това се прави, за да може всеки участник в разговора да си спомни какво е обсъдено по всяко време.

3. Винаги поздравявайте и се обръщайте към събеседника си на „ти“.

Всяко съобщение трябва да започва с поздрав. И е по-добре, ако е индивидуално. Ако е подходящо, обадете се на събеседника по име, в противен случай - по име и бащино име.

Препоръчително е да завършите писмото със следната конструкция: С уважение, ... (собствено име/фамилия или собствено име/бащино име).

Например: Здравейте, Алексей Петрович. Моля, изпратете договора на Иван Михайлович. С най-добри пожелания, Иля Кривошеев

4 . Отговорете възможно най-бързо.

Колкото по-бързо отговорите на съобщение, толкова по-добре. В идеалния случай в рамките на няколко часа. Но е възможно и в рамките на няколко дни. Колкото по-дълго чакате да отговорите, толкова по-лошо се отразява на репутацията ви.

Що се отнася до текста на съобщението, когато го пишете, също трябва да спазвате някои правила.

Пишете конкретно, но подробно

Не карайте другия човек да познае какво имате предвид. Ако проблемът не е очевиден, опишете го възможно най-подробно: как сте постигнали резултата, който имате, какво точно искате да постигнете и какво се изисква от вашия събеседник.

Но това не означава, че трябва да посочите всички подробности много подробно. Пропуснете ненужното - ценете времето на другия човек.

Опитайте се да пишете кратко и по същество

Няма нужда например да говорите как са жена ви, тъщата и други роднини.

Що се отнася до размера, в идеалния случай един „екран“ (без превъртане). Максимален - размер на текста, който се побира на лист А4.

Използвайте здравия разум и обичайното благоприличие

Бъдете учтиви, внимателни, благодаря ви за писмата и отделеното време.

Какво категорично НЕ МОЖЕТЕ да направите

1. Злоупотреба с препинателни знаци.

Достатъчен е един удивителен или въпросителен знак. Не трябва да се дублират. Освен това не прекалявайте с елипсите.

Пример за „лошо“ писмо:

2. Използвайте различни шрифтове, размери на буквите и цветове.

Пощенските сайтове и програми ви позволяват да променяте тези настройки. Можете да изберете необичаен шрифт, да направите буквите по-големи или по-малки или да оцветите текста в различни цветове. Но това е неуместно в бизнес кореспонденцията!

По-добре е изобщо да не променяте нищо и да оставите всичко както е по подразбиране. Единственото нещо, което е приемливо, е да подчертаете някои думи с удебелен шрифт или курсив. Но само при необходимост!

Пример за „лошо“ писмо:

3. Вмъкване на усмихнати картинки.

Оставете щастливи и тъжни лица, цветя и сърца за лична кореспонденция. В бизнес писмата е по-добре да не използвате емотикони - нито текст, нито снимки.

Пример за „лошо“ писмо:

4 . Отпечатайте текст с главни букви.

Писането на текст с главни букви в интернет се счита за лошо възпитание. Това се отнася както за бизнес и лична кореспонденция, така и за комуникация в социалните мрежи, Skype, форуми и други места. Освен това това се отнася както за целия текст, така и за отделни думи.

Клавишът Caps Lock на клавиатурата отговаря за главните букви. Тоест, ако всичките ви букви са въведени с главни букви, просто трябва да го натиснете веднъж и да го освободите.

Освен това, не отпечатвайте „Тема“ на писмото с главни букви - това е върхът на неуважение!

На бележка. Въвеждането на отделни думи и целия текст с главни букви се усеща като викане. А крещенето е агресия, която надхвърля културното съответствие.

Ако наистина трябва да подчертаете нещо в текста, по-добре е да го направите с удебелен шрифт или курсив.

Също така е много препоръчително да избягвате думите „Спешно“, „Важно“ и други, които изразяват нетърпение в темата на писмото.

грамотност

Не бива да бъдете твърде строги по отношение на това, но се опитайте да пишете правилно в писмата си. Няколко прости съвета:

• Всяко изречение трябва да започва с главна буква. За да го въведете, задръжте натиснат клавиша Shift.
• В края на всяко изречение трябва да има точка. В руската клавиатурна подредба той се намира в долния ред вдясно (преди Shift).
• За да въведете запетая, задръжте Shift и натиснете клавиша за точка.
• Не поставяйте интервал преди запетая или точка. След тях трябва да има интервал.

И още един съвет за тези, които знаят поне малко как да използват текстовия редактор на Word (Writer). Първо въведете буквата в тази програма. Той ще подчертае грешките с червена линия и като щракнете с десния бутон върху такава дума, можете да я коригирате.

Копирайте и поставете готовия текст в полето за букви. Но преди да вмъкнете, трябва да деактивирате форматирането, така че да може да се добави без форматиране от Word (Writer).

В mail.ru, за да направите това, трябва да кликнете върху „Премахване на дизайн“ в горната част.

В Yandex.Mail - бутонът „Деактивиране на дизайна“ вдясно.

След поставяне външният вид може да се включи отново.

Правилата на бизнес кореспонденцията и няколко трудни маневри за установяване на добри отношения с помощта на писма трябва да се знаят не само от тези, чийто имейл е препълнен с входяща кореспонденция всеки работен ден и чиито планове включват няколко кореспонденции и съобщения, чийто инициатор трябва да сте вие . Овладяването на магията на буковете е полезно за всяка съвременна жена. Това ще бъде полезно най-малко при търсене на работа - изпращане на автобиографии, мотивационни писма, допълнителна информация за себе си при поискване и тестови задачи, както и изпращане на съобщения за координиране на час за интервю.

Грамотността е в основата на бизнес кореспонденцията и вашето лице

Фактът, че блогърите с дислексия може да са популярни в интернет не трябва да е извинение за вашите грешки и пропуски. Не се утешавайте с факта, че нещата с руския език не са се получили в училище (крайно време е да подобрите правилата за писане на „не“ с различни части на речта). Бъдете възможно най-взискателни към себе си. Особено обидно е при водене на делова кореспонденция да изписвате неправилно думи от вашата професионална област. Събеседникът може да се усъмни във вашата компетентност.

1. Съхранявайте уебсайта gramota.ru в отметките на вашия интернет браузър.

2. Не използвайте думи, за които не можете да дадете точна дефиниция (поне вижте Wikipedia).

3. Имайте предвид, че редки и специфични думи, които може да не са познати на събеседника, ще го объркат или могат да бъдат изтълкувани погрешно. Ако събеседникът трябва да бъде запознат с вашата терминология, тогава, съгласно правилата на етикета, дайте обяснение на използваните термини и съкращения.

4. Опитайте се да не правите твърде дълги изречения. Оставете сложните и богато украсени дизайни за писане на роман, а не за водене на бизнес кореспонденция.

5. Силно препоръчваме да въведете съобщението не веднага в тялото на писмото, а първо във файл на вашия компютър. Първо, вградените в Word правопис и пунктуация ще ви помогнат. Второ, ще елиминирате неприятната ситуация от случайно преждевременно изпращане на бизнес писмо или загуба поради затваряне на браузъра и т.н. (когато пишете текст в Word, придобийте навика да щракате по-често върху иконата „запазване“ и настройте авто -запазване на кратки интервали в настройките) . Не забравяйте, че предсказуемото въвеждане на таблети и мобилни устройства може да предостави някои неочаквани корекции на вашите думи.

6. Преди да изпратите писмо, прочетете го няколко пъти. Ако времето изтича (между другото, едно от важните основни правила на бизнес кореспонденцията е да не се забавят крайните срокове, така че е по-добре да не започвате да пишете в последния момент), след известно време прочетете отново текста, който сте написали писане - след половин или час, превключване към друг бизнес.

Компетентна бизнес кореспонденция. Важни подробности

Вниманието към детайла при воденето и осъществяването на бизнес кореспонденция показва уважение и спестява време

7. Не пренебрегвайте попълването на полето „Тема“ на писмото . Ако изпращате първия си студен имейл, темата може да бъде привлекателна, уникална и интригуваща. Но ако вашето писмо вече се очаква или сте в кореспонденция с получателя от известно време, тогава темата трябва да бъде посочена кратко, ясно и сбито. Това ще ви позволи бързо да намерите вашето писмо (както за вас, така и за получателя) в пощата, ако е необходимо.

8. Дългите вериги от „Re: Re: Re:“ създават впечатление за боклук. Не се страхувайте да започнете нова верига с вашия събеседник, цитирайте само предишни съобщения, които са свързани с проблема (и да, те трябва да бъдат „изтеглени“, ако например обсъждате подробностите на конкретен проект , договаряне на бюджет/цени/пакети услуги и т.н. - в този случай оферирането е удобно и се изисква от бизнес етикета).

9. Ако входящото съобщение съдържа няколко въпроса за вас, тогава отговорете на тях, като цитирате всеки поотделно. Ако изпращате писмо с няколко въпроса, използвайте номериране и разделете текста на параграфи. Придържайте се към ясна структура.

10. В основната част на писмото коментирайте всички прикачени файлове към съобщението. Подпишете всички файлове, които прикачвате, така че получателят да може незабавно да получи информация за тяхното съдържание .

11. Подписът е много важен детайл бизнес писмо. В настройките на имейл услугите обикновено можете да зададете автоматичен подпис за всичките си писма. Добре написан подпис е еквивалентен на отпечатване на визитки, добри визитки. В допълнение към собственото и фамилното име, използвайте обозначението на вашата длъжност, информация за контакт (телефон, скайп) и логото на компанията в подписа си. Точно както визитните картички, които са творчески подходящи (запомнящи се и свързани с лицето или компанията, за която работят), се считат за най-добрите, подписът може да бъде „с обрат“, който показва връзката ви с компанията или говори за вашата любов към бизнеса Ти правиш. Например, някои служители на издателство „Ман, Иванов и Фербер“ използват в подписа си допълнителното изречение „Сега чета...“ (и вмъкват името на новия продукт на издателството). Представители на компании от хранително-вкусовата промишленост могат да завършат писмата си с пожелания за „вкусен ден“ и др. Понякога такова форматиране на бизнес кореспонденция трябва да бъде съгласувано с ръководството.

12. За бизнес кореспонденция NameWoman силно препоръчва създаването на отделен пощенски адрес. Препоръчително е то да отразява името на фирмата или домейна на уебсайта на компанията, вашето име (пълно, без умалителни форми) и фамилията ви. Не използвайте цифри в имейл името си, които показват вашата възраст или година на раждане. Показването на вашата позиция в заглавието на имейла е напълно приемливо, но някои хора го избягват, защото планират да не променят имейл адреса си, докато се изкачват по кариерната стълбица.

Трябва също така да избягвате използването на имейл адреси, които са игриви или прекалено креативни, когато изпращате автобиографии и подобни бизнес писма. Особено ако сте кандидат за сериозна позиция в голяма компания.

Етикет на бизнес кореспонденция

13. Стилът на бизнес кореспонденцията не трябва да бъде сух. Но сериозността и известната строгост на дизайна е задължително правило. Избягвайте умалителни наставки, жаргон и разговорни изрази.

14. Емотиконите могат да се превърнат в капани. По принцип те не трябва да са в първите букви на бизнес познанство. При установен контакт усмихнатите скоби все още са приемливи, но не прекалявайте и не ставайте инициатор на такива „сладки декорации“ на писмото. Тъжни и всякакви креативни анимирани емотикони при водене на бизнес кореспонденция (и особено в ситуации, когато сте „отдолу“) са строго забранени.

15. Не забравяйте да използвате уважителен поздрав и адрес по име, собствено име и бащино име в началото на писмото и по-нататък в целия текст, ако е подходящо. Това не само се изисква от етиката на бизнес кореспонденцията, но ви позволява да увеличите интереса на събеседника към вашето съобщение и лоялността към него. Получателите винаги са по-внимателни към адресираните писма, така че се опитайте предварително да разберете името на лицето, на което трябва да пишете, и какъв адрес предпочита (по собствено име или име и бащино име).

Съгласно правилата за бизнес кореспонденция, в нормалните случаи отговорът трябва да бъде изпратен в рамките на работни дни, максимум два. Ако получите писмо в последните часове на работния ден преди дълъг уикенд или ваканция, тогава не е необходимо да предоставяте подробен отговор на неспешно писмо. Въпреки това, според етикета на бизнес кореспонденцията би било разумно да изпратите кратък отговор, в който да посочите, че сте получили писмото и коментар, че в момента сте далеч и ще отговорите подробно след тази и тази дата или не по-късно от този период . Трябва да постъпите по същия начин, ако за да отговорите се нуждаете от изясняване на информация, която трябва да получите от трета страна или след извършване на задълбочена работа по събиране на данни и подготовка на материали.

От своя страна, ако имате нужда от писмо с отговор от вашия събеседник, тогава можете да дублирате заявката си в рамките на 3 работни дни. Ако имате нужда от спешен отговор, тогава напишете правилно това в първото си писмо (като обясните причините, ако е възможно), като също поискате потвърждение за получаването му. Между другото: проверявайте папката си със спам редовно (на всеки три дни).

И още малко за това как изглежда едно красиво бизнес писмо. Оформяне на бизнес кореспонденция

Писмото трябва да е лесно за четене и разбиране. Кратки изречения, минимум причастни и наречни фрази - прости конструкции - са в основата на бизнес кореспонденцията. Какво друго ще ви помогне да представите перфектната проба на писмото според всички правила?

16. Параграфите във вашата кореспонденция не трябва да са по-дълги от 7-10 реда.

17. Текстът на бизнес писмо ще се възприема по-добре и ще изглежда по-спретнат, ако разстоянието между абзаците е по-голямо от разстоянието между редовете в един абзац.

19. Думи, а още повече фрази и цели изречения, написани с главни букви, се възприемат като крясъци, натиск и неуважение. Този стил е неподходящ за бизнес кореспонденция. Не си позволявайте това дори и да сте началник, който е недоволен от своя подчинен.

Бизнес учтивост и техники за работа в мрежа

20. Позволете на вашия събеседник да се съгласи с вашето предложение, да изрази мнението си, да ви даде съвет, да остави коментар или да зададе въпрос. Най-лесният начин да направите това е да използвате в писмо фразите „какво мислите за това?“, „ако имате въпроси, ще се опитам да им отговоря“, „пишете ми за решението си“.

21. Бъдете внимателни към сигналите, идващи от получателя. Обърнете внимание на стила на писане на вашия събеседник и как се обръща към вас. Помнете психологическото правило на огледалото. Страхотно е, ако писмото ви отразява неговия стил (но не е с правописна грешка, разбира се). Ако той спомене някаква лична информация, вземете я под внимание. Бъдете учтиви и коректни, отразявайки радост, съчувствие, участие и поздравления за празниците.

22. Говорейки за празници. Ако бизнес кореспонденцията ви се води около датите на официалните празници, тогава поздравете събеседника си за отминалите/предстоящите празници. Важните клиенти и тези, с които поддържате дългосрочна бизнес кореспонденция, според правилата на етикета, трябва да бъдат поздравени в отделно писмо. Ще бъде полезно да разберете кога е рожденият ден на вашия събеседник - тази информация обикновено е лесна за получаване от социалните мрежи.

Поддържайте вашата индивидуална клиентска база и база данни с професионални контакти. Освен фамилни и собствени имена, длъжности и телефонни номера, връзки към акаунти в социални мрежи и имейл, запишете лични данни, маркирайте проекти и въпроси, по които вече сте пресекли пътеки в бизнес кореспонденцията.

23. Етиката на бизнес кореспонденцията и основната учтивост казват: не забравяйте за думите на благодарност. За поздравления, съвети, разяснения, покани, информационни удостоверения, бърза реакция от вашия бизнес кореспондент.

Милена Джъст

Няма никъде в бизнеса без бизнес кореспонденция, независимо дали пишете от името на фирма или от свое име като частен предприемач. Или по-скоро как спазвате неговите правила. Вашите потенциални бизнес партньори или клиенти до голяма степен ще ви съдят по начина, по който общувате с тях. Бизнес писмото е, може да се каже, „лицето“ на бизнесмена. И за да не го загубите, е важно да знаете за златните правила на комуникация в този формат.

Правила за бизнес кореспонденция по имейл

Тъй като електронната поща вече се използва много по-често от обикновената поща, решихме да обърнем внимание на това как правилно да водим бизнес кореспонденция онлайн. Ето няколко препоръки, които, ако ги спазвате, няма да загубите лицето си пред събеседника си.

Име на пощенска кутия

Първото нещо, което ни набива на очи, когато отворим ново съобщение, е адресът, от който е изпратено. Много хора подценяват значението на тази точка и изпращат бизнес писма от лични имейл акаунти. В това няма нищо лошо, стига имейл адресът да съдържа само вашето име в четим от хора формат. Но ако има различни псевдоними като „kissa1988“ или „pupsik-26“, тогава изпращането на съобщение от такава пощенска кутия е просто неприемливо. Представете си какви емоции ще изпита човек, когато получи бизнес предложение от „маце“ или „мила“.

Освен това пощенски адреси, които започват с info@, inbox@ и други подобни, не са добре дошли в бизнес кореспонденцията. Те просто не се приемат на сериозно и има голям шанс имейлът дори да не бъде отворен. Най-добрият вариант е да водите бизнес кореспонденция от пощенска кутия [имейл защитен], където name е вашето име и фамилия, company е името на фирмата.

Получатели

В имейл кореспонденцията е възможно да изпратите писмо до директен адресат и да копирате други получатели. Не се очаква получателите в копието на съобщението да отговорят на него. Те са като поканени наблюдатели. Затова, преди да изпратите, определете предварително от кого точно искате да получите отговор и подредете правилно получателите. Въпреки това, ако е възможно, не посочвайте няколко души като директни получатели на вашия имейл. Може да се случи ситуация, в която никой от тях няма да ви отговори, ако всеки мислено реши да „прехвърли“ тази отговорност на друг адресат.

Ако вие сами се окажете в копие на бизнес писмо, тогава, както вече разбирате, подателят не чака вашия отговор. Но ако се наложи да отговорите конкретно на вас, тогава можете да го направите, но би било учтиво да се извините в началото на съобщението за „намеса“.

Форматиране на писмо

Официален бизнес стил. В деловата кореспонденция, разбира се, се използва официалният стил. Липсват прилагателни, ненужни квалификации и подробности. Само конкретика, яснота и логика. След като напишете бизнес съобщение, е полезно да го прочетете отново и да премахнете всички фрази, които нямат специално значение и не променят същността на изложеното. Само когато сте сигурни, че всички подобни думи и фрази са премахнати, тогава можете да кажете, че това правило за писане на бизнес писмо е спазено.

грамотност. Да кажете, че е важно да напишете съобщение правилно и без грешки, е същото като да кажете „снежен човек трябва да бъде направен от сняг“. Това правило обаче не може да бъде пренебрегнато. Грамотността е в основата на всяка кореспонденция. Човек, който пише бизнес писмо с правописни грешки, едва ли ще бъде взет на сериозно от някого.

Тема на писмото. Задължително е да го напишеш. Опитайте се да бъде кратко, но стегнато, така че получателят да може веднага да разбере с един поглед за какво ще бъде писмото. Темата не трябва да се състои от една дума. „Информация“, „Въпрос“ и др. – неправилни теми на бизнес писмо. „Предложение от компания X“ е правилната тема. Ако информацията във вашето писмо е особено важна, тогава можете да я маркирате със специален флаг за „важност“, който е наличен в почти всички услуги за електронна поща.

Шрифт. Текстът на съобщението трябва преди всичко да бъде четим. Затова използвайте шрифта Arial или Times New Roman, изберете среден размер (например в mail.ru оптималният размер на шрифта е 3). Не експериментирайте с шрифтове или цветове. Това е неуместно в бизнес кореспонденцията. Не използвайте Caps Lock, удивителни знаци или специални знаци (включително емотикони). Единственото нещо, което е позволено, е подчертаването на някои фрази в курсив или удебелен шрифт. Но се опитайте да използвате това само когато е абсолютно необходимо.

За по-лесно четене и по-добра комуникация на идеи можете да използвате подзаглавия в целия текст на писмото. Но не трябва да има много от тях - не повече от 3-4.

Един параграф не трябва да е по-дълъг от 4 реда. Когато четем много дълги параграфи, текстът се размазва и основната идея може да се загуби.

Всички изброявания и списъци трябва да се изготвят с помощта на специални маркери.

Корпоративен шаблон. Би било чудесно, ако разработите брандиран имейл шаблон във вашия корпоративен стил. И ще изпращате всички бизнес съобщения само с този шаблон. Това ще ви позволи да се откроите от останалите и да запазите формалността, изисквана от едно бизнес съобщение. Въпреки това, не трябва да прекалявате с „брандирането“ - прекомерната креативност само ще навреди. Все пак говорим за бизнес комуникация, а не за забавление. Не забравяйте също, че получателите могат да четат вашите съобщения не само на компютър, но и на мобилни устройства. Следователно шаблонът трябва да бъде оптимизиран за различни резолюции на екрана.

Едно писмо трябва да съдържа само една новина. И съответно от получателя трябва да се очаква само едно целево действие. Счита се за некоректно поставянето на няколко въпроса, предложения или искания към получателя в едно съобщение наведнъж.

Тя трябва да бъде разделена на следните части:
- Въведение;
- Главна част;
- заключение.

Във въведението посочете накратко целта на съобщението и мотивите за написването му. Основната част е самата същност на писмото. В заключение трябва да обобщите горното - това могат да бъдат заключения, искания, инструкции, предложения и т.н. Изключително нежелателно е да се използват всякакви „постскриптуми“ в бизнес кореспонденцията. Също така избягвайте афоризми, метафори, поговорки и т.н.

Ако трябва да изпратите графично изображение в писмо, не го вмъквайте в текста на самото съобщение, а го прикачете като отделен файл. Изображенията може да не се показват правилно на различни устройства или да бъдат напълно деактивирани в интерфейса на имейл програмата на получателя. В текста, където е необходимо, просто посочете „информацията е в прикачения файл“. Ако има няколко такива файла, не забравяйте да напишете техните имена.

Ако използвате абревиатури и съкращения на думи, трябва да сте 100% сигурни, че получателят ще разбере какво се има предвид с тях. Като цяло е по-добре да играете на сигурно и да не използвате такива неща.

Липса на емоции. Бизнес писмата не трябва да съдържат емоционални нюанси. Изобщо. Дори ако пишете жалба и наистина искате да покажете пълнотата на възмущението си или, напротив, искрено благодарите на партньора си за успешна сделка. Посланието трябва да е сдържано и дори някак хладнокръвно. Всеки човек цени своята индивидуалност, но бизнес кореспонденцията не е най-добрият начин да го покажете. Официално писмо от весел или тъжен човек, портиер или изпълнителен директор трябва да бъде едно и също.

Използване на речников запас. За свързване на изречения в бизнес кореспонденцията се използват следните стабилни изрази:

1. поради това;
3. въз основа на какво;
4. по силата на (нещо);
5. в съответствие със;
6. базиран;
7. обръщам внимание на;
8. имайки в предвид;
9. какво служи.

И така нататък. Също така в бизнес писма е разрешено да се използват съкращения и съкращения, които са общоприети в индустрията, в която е написано съобщението. Ако се съмнявате дали адресатът ще разбере конкретно съкращение, по-добре е да напишете фразата изцяло.

Поздравления. Моля, никога не използвайте клишето „Добър ден“. Това, може да се каже, е лоша форма не само за бизнес кореспонденцията, но и за имейлите като цяло. Оптималният поздрав е „Здравей, име/бащино име“. Между другото, добре е да се обърнете към получателя на съобщението по име не само в поздрава, но и по-нататък в текста. Ако пишете на лице, което не познавате лично, трябва да посочите в самото начало откъде сте взели адреса на получателя.

Размер на буквата. Това не е художествена измислица и не вашите лични мисли „по темата“. Съобщението трябва да е възможно най-кратко, за да предаде цялата информация в него. Оптимално е текстът на писмото да се побере в един „екран“. Четенето на дълги писма е уморително и много хора го намират за досадно.

Отговори на писма. Когато отговаряте на получено съобщение, винаги щракнете върху бутона „Отговор“, а не върху бутона „Писане“. С първата опция цялата ви хронология на кореспонденцията автоматично ще бъде включена в отговора ви. Това е правилно, защото човек може да не си спомни веднага кой сте и какво искате от него, ако не вижда фона. Особено ако са минали повече от пет дни от последната кореспонденция. Чувствайте се свободни да цитирате вашия събеседник, докато отговаряте на неговото съобщение. Това ще му даде шанс да си спомни какво сте говорили преди.

Винаги благодарете на другия човек, когато е подходящо. Например можете да напишете „Владимир, благодаря ви за писмото“ или „Ирина Алексеевна, благодаря ви за толкова бърз отговор“. Такива нюанси ще покажат вашето уважение към събеседника и ще смекчат настроението на електронната комуникация.

Ако събеседникът ви е изпратил съобщение, в което е изразил недоволството си или дори е бил открито груб с вас, опитайте се да не му отговаряте по същия начин, колкото и да ви се иска. Ситуациите са различни, но винаги отговаряйте учтиво и сдържано.

Разбира се, колкото по-бързо отговорите, толкова по-добре. Чудесно е, ако можете да отговорите в рамките на няколко часа. Този период е оптимален. Но да кажем, че получим отговор в рамките на няколко дни. Психолозите казват, че удобното време за човек да чака отговор на имейл е 48 часа, тоест два дни. Ако трябва да чакате по-дълго, това вече може да се възприеме като неуважение или невежество. Ако въпросът, повдигнат в съобщението, изисква повече време от вас за отговор, тогава не забравяйте да напишете, че сте получили писмото, приели сте го за разглеждане и ще отговорите възможно най-скоро. По този начин поне подателят няма да се почувства игнориран.

Заключение на писмото. Не трябва да пишете фрази, които могат да се възприемат като опит за манипулация: „Наистина се надявам на изгодно сътрудничество“, „Благодаря ви предварително за отговора“ и т.н. По-добре е да се сбогувате в имейл кореспонденцията с фразите „С уважение“, „Моите искрени пожелания“ и други подобни. Да, такива фрази са клиширани, но са напълно подходящи за бизнес комуникация. В подписа напишете собственото си име, фамилия, длъжност и име на фирма. Също така оставете данни за контакт, където можете да се свържете с вас, различни от имейл.

Време за изпращане. Разбира се, имейлите не са предназначени да бъдат прочетени веднага след получаването им. Но в имейл бизнес етиката се счита за неуместно да се изпращат имейл съобщения през почивните дни, празниците, късно вечерта или през нощта. Опитайте се да се придържате към стандартното работно време.

И разбира се, преди да щракнете върху бутона „изпрати“, внимателно проверете правописа на името и имейл адреса на получателя. Прочетете отново целия текст на съобщението и го проверете за правописни грешки или неправилни фрази.

Успехът в дейността на всяка организация, търговска фирма или предприятие е неразривно свързан с културата на поведение и етикета. Всички действия на мениджъра и служителите със сигурност трябва да отчитат правилата на добрите нрави и да са подходящи за ситуацията.

Една от най-важните части на етикета е бизнес кореспонденцията.

Изчислено е, че почти 50% от работното време се прекарва в работа с документи и поща. Но това е необходимо, тъй като компетентната бизнес кореспонденция може значително да увеличи оборота на компанията и да ускори взаимодействието на различни служби и отдели.

Разбира се, тук има определени модели и определено ще говорим за тях в тази статия. Правилата за бизнес кореспонденция отдавна са стандартизирани. Съществуващият GOST R.6.30-2003 ще ви помогне правилно да поставите текста на листа, да ви каже какви отстъпи, полета и шрифтове да направите. Бизнес кореспонденцията се характеризира с еднообразие и повторение на речеви модели.

Все пак всяко писмо е индивидуално. Голям отпечатък върху него оставя самоличността на изпращача, неговата позиция, ситуация и получател. До известна степен бизнес кореспонденцията е комбинация от творчество и упорит труд.

Видове бизнес кореспонденция

Документооборотът се осъществява на хартиен носител и по електронна поща.

Цялата кореспонденция в предприятието може да бъде разделена на следните групи:

Официална/неофициална кореспонденция;

Вътрешен и външен.

Официалната кореспонденция включва търговски предложения, благодарствени и гаранционни писма, търговски споразумения, поръчки за предприятието, длъжностни задължения, искания, искания, рекламации.

Неформалната кореспонденция включва различни поздравления от бизнес партньори, клиенти и служители; съболезнования, извинения, покани и благодарности.

Вътрешните документи циркулират само между отделите на едно предприятие, докато външните документи излизат извън неговите граници.

Правила за бизнес кореспонденция: вътрешно съдържание

Основното изискване е краткост и яснота на писмото. Не разтягайте текста на няколко страници. Най-добрият вариант е да се поберете в едно.

Правилата на бизнес кореспонденцията включват изключване на сложни, неразбираеми, чужди и високоспециализирани думи и изрази от текста. Всички изречения трябва да са кратки, с основните мисли на автора и без „вода“.

Избягвайте двойно тълкуване в писмото си, в противен случай, ако възникнат спорове, ще бъде по-трудно да защитите своята гледна точка и да докажете какво сте имали предвид с определена фраза.

Правилата за писане на бизнес кореспонденция задължават писателя да нарича получателя по име и бащино име, предшествани от заглавието „Уважаеми ...“. И не забравяйте да използвате „вие“, дори ако имате добри приятелски отношения с получателя на писмото.

Във въведението, освен посочване на фамилното и собственото име, се посочва основната цел на съобщението. Примерите за бизнес кореспонденция познават достатъчно шаблони и клишета за такива случаи: „Във връзка с предишното писмо...“, „Напомняме ви...“, „Нека информираме...“ и др.

Смекчете неблагоприятния за получателя отговор (отказ от оферта, отказ от сътрудничество) с фразите: „За съжаление, няма да можем да се възползваме от предложените условия...“ или подобни.

Външна документация на хартиен носител

Всяко бизнес писмо трябва да бъде написано на фирмена бланка с данни за компанията и цялата информация за контакт.

Не забравяйте да посочите точната дата на документа.

Горният десен ъгъл на листа е зает от инициалите на адресата и адреса на фирмата получател.

Разделете текста на смислени абзаци, за да улесните читателя да го разбере и възприеме. Не повече от 4-5 реда.

Писането на всички думи с главни букви е лоша форма.

Към писмото могат да бъдат приложени документи. В този случай те са изброени на отделен ред в долната лява част на листа. Според бизнес етикета отговорът на писмо трябва да бъде получен в рамките на 10 дни. Ако проблемът изисква повече време за разрешаване, адресатът трябва да уведоми за това.

След като напишете, не забравяйте внимателно да проверите отново текста за грешки, както правописни, така и граматически. Ако имате време, трябва да оставите писмото настрана и да се върнете към него по-късно. По правило ще бъдат открити неточности, които първоначално не са били забелязани. Този съвет е най-важен, когато отговаряте на оплакване на клиент. Не бива да дразниш още повече човек с неграмотно написано писмо.

Когато документът е написан и проверен няколко пъти, отпечатайте го на хартия A4. Този размер е стандартният размер, използван за всяка кореспонденция, дори ако самият текст заема само половин лист.

Тествайте мастилото в принтера преди печат, за да избегнете замъглено или небрежно отпечатване.

В някои случаи можете да прикачите вашата визитна картичка към документа, а самия отпечатан лист да затворите в прозрачен файл.

Брандиран плик с фирменото лого също се счита за добра форма.

Правилата за водене на неофициална бизнес кореспонденция често са по-емоционални, отколкото в бизнес документите и по-малко клиширани. Съкращенията и използването на цветни прилагателни са подходящи тук, например, в поздравленията: невероятно, отзивчиво, любезно.

Бизнес имейли

Фактът, че не изпращате кореспонденция в плик през пощенската мрежа, не трябва да ви успокоява. В тези случаи се прилагат и правилата за делова кореспонденция.

Компетентните и коректни електронни бизнес съобщения създават положителен имидж както на предприятието, така и на конкретен човек. Репутацията в бизнеса струва много!

Основни правила за кореспонденция по електронна поща

Използвайте служебния си имейл адрес само по предназначение.

Обърнете внимание на името на пощенската кутия. Не използвайте неправилни имена, когато работите, като „бебе“, „супермен“, дори ако са посочени в английска транскрипция.

Винаги попълвайте колоната „Тема“, в противен случай вашето писмо може да попадне в спам. Описания като „план“, „списък“, „търговско предложение“, „доклад“ не са подходящи. Може да има доста подобни писма във входящата кутия на вашия получател. Бъдете възможно най-конкретни за какво се отнася вашето съобщение. Не използвайте повече от пет думи. Напишете темата си с главни букви. Няма нужда да поставяте точка в края.

Ако отговаряте на получен по-рано имейл, не забравяйте да премахнете „Re“ в реда за тема.

Стил на общуване

Съхранявайте писмото в делови формат. Премахнете заплашителния, умолителен, заповеден тон.

Правилата на електронната бизнес кореспонденция не позволяват използването на емотикони или голям брой въпросителни или удивителни знаци в текста.

Бъдете учтиви. Задължителен поздрав в началото и сбогом на събеседника в края е добра форма. Например „С уважение...“ или така: „Искрено Ваш...“.

Бизнес имейл кореспонденцията и нейното „златно правило“: не смесвайте няколко различни теми в едно съобщение. По-добре е да изпратите поредица от писма.

Един имейл трябва да е наполовина по-дълъг от хартиеното писмо.

Работа с прикачени файлове

Ако има твърде много информация за предаване, не я поставяйте цялата в тялото на писмото, а я прикачете като отделни документи като прикачени файлове.

За удобство на получателя преименувайте подготвените от вас документи на имена, които той разбира. Това ще покаже интереса ви и ще ви спечели. Помислете колко работни папки има получателят на компютъра си и как ще търси вашето писмо сред тях.

Не забравяйте да информирате получателя за файловете, които изпращате, за да не ги смята за случаен вирус. Архивирайте големи документи.

Най-добре е да изпращате твърде големи прикачени файлове (над 200 kbytes) по други начини, например чрез ftp сървър.

Някои пощенски сървъри не позволяват преминаването на формати като COM, EXE, CMD, PIF и редица други и ги блокират.

Ако е имало няколко получателя на вашето писмо, отделете време, за да изтриете всички доказателства за масово препращане всеки път. Адресатът изобщо не се нуждае от такава допълнителна информация. Командата “bcc” ще ви помогне.

Правилата за водене на бизнес кореспонденция по електронна поща изискват информиране на другата страна, че кореспонденцията е получена. Ако не можете да отговорите в момента, уведомете събеседника си за това. Запазете историята на кореспонденцията си, за да избегнете допълнителни въпроси и процедури.

Ако отговорът е важен и спешен, е разрешено допълнително уведомяване на адресата по телефона, Skype или ICQ. Ако и след това не сте успели да постигнете положителен резултат, напомнете си отново.

Не е необичайно, когато поискате документ, в отговор да получите празно писмо с прикачен файл. Недопустимо е. Примерите за бизнес кореспонденция изискват съответната информация да бъде поставена в основната част на документа. Например това: „Изпращам необходимите данни за вашата заявка.“

Не забравяйте да посочите координатите в края на писмото: всички налични методи за комуникация, позиция, уебсайт на компанията, връзки към социални мрежи.

Когато пишете контакти на организацията, предоставете възможно най-много информация - телефонен номер с регионален код, адрес с пощенски код. В крайна сметка комуникацията ви се осъществява не само с жителите на вашия регион. Ако имате цялата информация, ще бъде по-лесно да се свържем с вас.

И последното правило: който е започнал кореспонденцията, трябва да завърши електронния диалог.

Заключение

Бизнес кореспонденцията е деликатен въпрос. Понякога един поглед е достатъчен, за да си съставите категорично мнение за даден човек и организацията, която представлява. Познаването на правилата за бизнес писане може значително да помогне на вашата кариера.

Общуването между хората е естествен и жизненоважен процес. Някога епистоларният жанр беше единственият достъпен начин за комуникация между хора, намиращи се на разстояние един от друг.

Пощенските услуги съществуват от древен Рим, ако не и по-рано. Хората си кореспондираха. В литературата са известни дори романи и разкази в писма.

Съвременният напредък в технологиите предлага нови и по-добри начини за комуникация.

В същото време кореспонденцията по пощата се запазва. Това е стар, но надежден начин за комуникация, който има своите уникални качества. Съвременният формат на пощенската кореспонденция е електронната поща, иначе E-mail.

Електронната поща, за разлика от обикновената поща, позволява на получателите да комуникират почти мигновено. Натиснах бутона „Изпрати“ (писмо) и след няколко секунди получателят вижда това писмо в пощата си, в папката „Входящи“.

След като стана достъпна и широко разпространена сред потребителите, електронната поща има определени правила за водене на кореспонденция. Такива правила ви позволяват да организирате и провеждате кореспонденция в рамките на приетите културни и бизнес норми. Наборът от систематизирани правила за „e-mail” кореспонденция се нарича негласен „E-mail етикет”.

Етикетът на електронната кореспонденция включва характеристики на дизайна, състава на писмата, както и принципите на комуникация между получателите. Първо, нека обявим целия списък с правила:

Правило 5. Попълнете адреса на получателя последен.

Правило 7. Текстът на писмото трябва да отговаря на определени изисквания.

А сега повече за всяко от десетте правила.

Правило 1. Попълнете всички полета в имейла.

За по-голяма яснота използваме (фиг. 1), което показва как изглежда ново писмо в пощата на Yandex (след щракване върху бутона „Напиши“):

В почти всички имейл услуги (Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler и т.н.) имейлът съдържа следната информация:

1. Пощенски адрес (e-mail) и име на изпращача (може и фамилия) - номер 1 на фиг. 1.
2. Пощенският адрес (e-mail) на получателя на писмото е номер 2 на фиг. 1.
3. Темата (заглавието, заглавието) на писмото е номер 3 на фиг. 1.
4. Съдържание на писмото (номер 4 на фиг. 1), което включва:
   • поздравления,
   • основен текст,
   • заключение,
   • подпис.
5. Приложение към писмото (прикачени файлове или прикачени файлове) – номер 5 на фиг. 1.

Всички изброени елементи са задължителни за попълване, с изключение на последния (номер 5 на фиг. 1) – приложения към писмото. Ако не е необходимо да прикачвате никакви файлове към писмото, които обясняват текста на писмото, тогава можете да забравите за тази точка.

Правило 2: Пощенският адрес и името на подателя трябва да са ясни.

Кореспонденцията включва две страни, така че трябва да се обърне внимание на личните данни. Личните данни трябва да бъдат разбираеми и възможно най-пълни, за да не предизвикват неразбиране, предпазливост и загадъчност у адресата.

Най-надеждният пощенски адрес е този, който съдържа вашето име и фамилия, например [имейл защитен].

Ако изпращачът има блог, тогава ще бъде полезно да посочите адрес с домейна на уебсайта, например info@site. Факт е, че като отидете на сайта (сайта), посочен след знака @, можете да научите много за автора на сайта от представените в него материали.

Ако пощенският адрес е от формата [имейл защитен], тогава не всеки получател на писмо от такъв адресат ще реши да отвори това писмо. Ами ако има вирус, който блокира компютъра, или спам, който след отваряне на такова писмо ще тече в безкраен поток?

Правило 3. Предметът (заглавие, заглавие) на писмото винаги трябва да бъде посочен.

Заглавието на писмото е единственото нещо, което получателят на писмото вижда, когато то пристигне при него. Много често заглавието на писмото определя бъдещата му съдба:

• получателят ще го отвори
• или го изтрийте, без да гледате.

Следователно заглавията на буквите трябва да се третират със специално благоговение (тоест с благоговение).

Варианти за съдбата на полученото писмо в зависимост от заглавието му:

• писмото няма да бъде забелязано сред купчина други писма,
• те ще го смятат за безполезен и затова дори няма да го отворят,
• без колебание те незабавно ще го изпратят в папката „ “ или „Изтрити елементи“,
• прочетете частично или изцяло,
• може би дори ще отговорят.

Заглавието на писмото е ключът към това да накарате получателя да се заинтересува да отвори писмото или по-скоро да го „закачи“, привличайки внимание. Това е особено важно, ако пишете писмо до някого за първи път. Перифразирайки думите от книгата „Приключенията на капитан Врунгел“ („както наречете кораба, така ще плава“), можем да кажем, че „както наречете писмото, така ще стигне“ до получателя.

По този начин заглавието на писмото трябва да бъде кратко (не повече от 50 знака), интересно и по същество (изразява същността на писмото).

Освен това, по време на кореспонденцията, ако получателят на писмото отговори на автора, заглавието на писмото не трябва да се променя. Също така не трябва да се променя при многократна кореспонденция, когато писмото се изпраща много пъти в едната или другата посока.

Ако по време на кореспонденцията темата на дискусията се промени, тогава има смисъл да промените темата на писмото или може би да създадете ново писмо с нова тема за по-нататъшна кореспонденция.

Правило 4. Когато отговаряте на всяко писмо, помислете дали трябва да промените темата на писмото.

В по-голямата част от случаите НЯМА нужда да променяте темата на писмото; ще обясня причините по-долу. Но, както знаете, има някои изключения от правилата. Въпреки това, всичко е на първо място.

Как да напиша отговор на писмо

Много начинаещи потребители отговарят на писмото неправилно, а именно, след като са получили писмото, те го прочитат и кликват върху бутона „Напиши“, за да отговорят. Това е фундаментално погрешно.

Когато отговаряте на писмо, трябва да кликнете върху бутона „Отговор“, за да разберете откъде сте започнали кореспонденцията и докъде сте стигнали. За това:

• Трябва да отворите писмото. В този случай бутонът „Отговор“ ще се появи над или под отвореното писмо (номер 1 на фиг. 2).
• Кликнете върху „Отговор“.
• “Re: …” ще се появи автоматично в темата (заглавието) на писмото (номер 2 на фиг. 2). Буквите „Re“ са знак, че това е отговор на писмо.
• Напишете отговора си в началото на писмото, така че отговорът да е първи, а отдолу е текстът на предишното писмо.

Много услуги за техническа поддръжка ви молят да кликнете върху бутона „Отговор“, когато изпращате имейл за проблем. И в същото време не променяйте нищо в кореспонденцията в предишни писма. По-точно, всяка техническа поддръжка изисква „запазване на цитата, когато отговаряте“. Защото е по-лесно да разберем откъде сме започнали да решаваме проблема и до какво сме стигнали.

Много начинаещи потребители не могат да намерят предишното писмо или по някаква друга причина често НЕ отговарят (т.е. не използват бутона „Отговор“), но пишат ново писмо (щракнете върху „Напиши“ или „Създай“ бутон). Получавайки ново писмо всеки път, за получателя на ново писмо може да бъде трудно да запомни „от нулата“ всички подробности на предишното писмо, което прави кореспонденцията много трудна.

А професионалната техническа поддръжка може изобщо да не отговори на неправилно форматирани писма.

Обърнете внимание, че „Re:“ е съкращение от английското „Reply:“ или „Response:“, което се превежда като „Моят отговор на:“. Ако темата на писмото се е променила, трябва да изтриете това „Re:“ и да напишете нова тема, която отразява същността на новия обрат на събитията.

Правило 5. Попълнете адреса на получателя (До) последен.

Полето „До“ е най-добре да се попълни последно, след като писмото е написано и проверено. Това ще ви позволи да избегнете често повтарящи се грешки, когато подателят на писмото го изпрати до получателя недовършено, като случайно щракне върху бутона „Отговор“.

И ако щракнете върху бутона „Отговор“, преди да щракнете, проверете първо дали изпращате писмото до правилния адресат. Може да бъде много разочароващо, когато едно писмо, особено ако съдържа лична или поверителна информация, отиде някъде другаде, а не там, където сте възнамерявали да го изпратите.

Правило 6. Запазете текста на писмото в отделен файл, преди да изпратите писмото.

За съжаление, това правило се помни само когато

• Имаше неочаквана грешка при изпращане на писмо,
• или когато писмото бъде поискано да бъде изпратено отново, защото не е получено по някаква причина.

Когато изпращате важни имейли с „стена от текст“, въведена на ръка, а не копирана отнякъде, това е много добро правило. Това прави живота много по-лесен.

Правило 7. Текстът на писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

1) Текстът на писмото трябва да съдържа поздрав.

Най-малко „Здравей“. или „Добър ден“. Ако знаете името, тогава „Скъпо име (възможно бащино име).“ Поздравът „Добър ден“ често се използва при общуване в интернет вместо „Добро утро“, „Добър ден“ или „Добър вечер“. Това се дължи на факта, че подателят на имейл никога не може да знае точно кога неговият имейл ще бъде отворен от получателя. Подателят и получателят може да се намират в различни части на Земята, в различни часови зони. И подателят никога не знае кога точно получателят ще отвори и прочете писмото му.

2) Текстът на писмото трябва да е правилен и без грешки.

По някаква причина не се отдава голямо значение на грамотността. На официалните уебсайтове на сериозни компании могат да бъдат намерени грешки, да не говорим за писма, в които понякога е трудно да се разберат не само отделни думи, но и цели фрази, те могат да бъдат формулирани толкова неграмотно и с грешки. Важно е да запомните, че лошото писане е лоша култура и няма място в Интернет.

3) Текстът на писмото трябва да е ясен по съдържание.

Подателят винаги знае за какво пише, но получателят може да разбере това само от текста на писмото. Подателят не винаги пише за проблема си по разбираем за получателя начин. Писмата с неясно съдържание могат само да предизвикат раздразнение и разочарование у получателя, тъй като той прекарва време в четене на писмото, но не разбира какво иска да му каже подателят.

4) Текстът на писмото трябва да покрива обхвата на една тема.

Ако подателят има какво да каже на получателя по различни теми, тогава е по-добре да изпратите по едно писмо за всяка тема. Това ще улесни получателя при възприемане на информацията и ще му позволи да Ви даде точен и изчерпателен отговор.

5) Текстът на писмото трябва да бъде структуриран по съдържание и външно възприемане.

Структурираният текст е лесен за четене. И се възприема по замисъла на автора на писмото. Неструктуриран текст със скокове на мисълта, с преобладаване на емоциите, а не на фактите, с неразбираеми връзки и т.н. може да се възприеме от получателя на писмото по съвсем различен начин, отколкото е възнамерявал подателят. В резултат на това комуникацията по имейл няма да работи. Изобщо няма да се състои или ще ви трябват телефон, Skype и други средства за комуникация.

6) Текстът на писмото трябва да бъде с оптимален размер.

Много кратки букви от 5-7 думи, разбира се, са приятни за четене, но трябва да бъдете разбрани от много талантлив писател, за да вложите основната идея в тези думи. По-добре е неопитен писател да пише повече, за да предаде информацията или информацията, изпратена до адресата, възможно най-точно.

В същото време прекалено дълго писмо, изпълнено с повторения, допълнителни обяснения, ненужна информация извън темата и т.н., се възприема от получателя като „стена от текст“, уморява го и предизвиква негативна реакция. Всичко се нуждае от умереност;

7) Шрифтът на текста на писмото трябва да бъде общ тип, който ще се показва във всички пощенски услуги.

Почитателите на екзотични шрифтове, например такива, наподобяващи ръкописен текст с перо, трябва да помнят, че получателят може да получи нечетлива кукла вместо текста на писмото. Любителите на екзотиката трябва да гарантират, че екзотичният шрифт, който използват, е изпратен в писмото заедно с текста.

8) Размерът на шрифта в текста на писмото трябва да бъде еднакъв.

Можете да пишете всякакви незначителни бележки с малък шрифт; всичко останало трябва да бъде направено със същия размер на шрифта. Някои имейл услуги обикновено използват един универсален шрифт. Това винаги трябва да се помни, тъй като всички усилия на подателя да украси текста с шрифтове с различни размери в крайна сметка ще изглеждат като монотонен текст за получателя. Така че необходимо ли е да се опитваме толкова много?

9) В текста на писмото не трябва да злоупотребявате с използването на главни букви.

Трудно се четат букви, където всички букви са малки, дори в началото на изречението, или обратното, където всички букви са ГЛАВНИ. Не забравяйте, че ПИСМО, НАПИСАНО С Caps Lock И СЪСТОЯЩО СЕ ОТ ГЛАВНИ БУКВИ, СЕ ВЪЗПРИЕМА В ИНТЕРНЕТ КАТО ПИСЪК и означава само писък и нищо друго.

10) Тонът на писмото в никакъв случай не трябва да бъде агресивен или раздразнителен.

Текстът на писмото не трябва да съдържа ругатни и обиди. Най-добре е да напишете писмо, когато сте в балансирано и разумно състояние. Леката закачливост и подходящият хумор са добре дошли, ако получателят поддържа подобен тон на комуникация и умее да го оцени.

11) В края винаги трябва да оставяте подпис (име, фамилия, псевдоним, длъжност за бизнес писма) с евентуални пожелания към събеседника.

Пожеланията включват: С уважение, С благодарност и др.

Правило 8: На имейлите трябва да се отговаря.

Винаги е обичайно да отговаряте на писмо, така че трябва да намерите време и възможност да обърнете взаимно внимание и уважение на подателите.

Имейлът не търпи застой. Работата с имейл до голяма степен зависи от дисциплината и организацията на получателя. Това се състои в редовно наблюдение на пощенската ви кутия, запознаване с входящата кореспонденция, изучаване, организиране и съставяне на отговори.

Един от важните моменти е навременният отговор, който сам по себе си говори положително за получателя и характеризира неговата степен на отговорност и заинтересованост.

Имейлът не е обичайната хартиена поща с пощальони, коли, самолети, влакове. Имейлите се доставят за секунди, а подателите очакват бърз отговор. В електронната комуникация се възприема съвсем различен темп; Закъснението във времето може да доведе до загуба на актуалност на обсъжданата тема.

Правило 9: Не изпращайте поверителна информация по имейл.

За съжаление, имейлът може да бъде хакнат и прихванат. И след това написаните в имейли пароли, номера на банкови карти, ПИН кодове и т.н. могат да станат достъпни за неоторизирани лица, които могат да ги използват за лична изгода. Следователно на такава информация не трябва да се вярва по имейл.

Правило 10. Не публикувайте информация от лични писма без съгласието на подателите им.

Като зачитате поверителната информация на други хора, вие уважавате както себе си, така и правото си на поверителност.

Комуникацията по имейл без взаимен визуален и слухов контакт изисква спазване на правилата на етикета, които от своя страна допринасят за установяването на компетентен и културен диалог между хората.

В едно от писмата си Антоан Сент-Екзюпери отбелязва:

„Търсете ме в това, което пиша.“

Това е много подходящ израз, включително във връзка с гореспоменатите принципи на имейл етикета.