कर्मचारियों के साथ बैठक की योजना बनाना: संचालन के लिए एक प्रभावी योजना। अलेक्जेंडर इलारियोनोव के साथ मॉर्निंग प्लानिंग मीटिंग

2016 कंपनियों की ताकत का परीक्षण करने का समय है, और इस संबंध में, अब पहले से कहीं अधिक, हर दिन अपनी बिक्री टीम के बारे में जानकारी रखना आवश्यक है। मैं आपके ध्यान में कुछ बुनियादी बातें प्रस्तुत करता हूं, जिसके बाद आपकी बिक्री टीम अधिक केंद्रित और प्रभावी हो जाएगी।

एक अच्छे तरीके से, कंपनी के पास प्रबंधकों के साथ प्रमुख की 2 बैठकें होनी चाहिए: पहली एक सामान्य है, सुबह की योजना बैठक में, दूसरी एक व्यक्ति, शाम की बैठक है, जिसके दौरान प्रमुख सावधानी से परिणाम की जांच करता है अपने लोगों की गतिविधियाँ, कठिन परिस्थितियों का विश्लेषण करता है, व्यक्तिगत प्रेरणा का संचालन करता है। लेकिन आज हम सामान्य मॉर्निंग प्लानिंग मीटिंग के बारे में बात करेंगे, जो बिक्री विभाग के प्रबंधन और अपने कर्मचारियों को अच्छे आकार में रखने के लिए एक अनिवार्य उपकरण है।

सुबह की बैठक के लक्ष्य:

1. कल को सारांशित करना

2. कार्य दिवस की योजना बनाना

3. महीने की योजनाओं को प्राप्त करने और योजना "बी" के विकास की वास्तविकता का नियंत्रण

4. व्यावसायिक गेम का उपयोग करके प्रबंधकों को विशिष्ट उदाहरणों पर प्रशिक्षण देना

5. प्रबंधकों के ऊर्जा स्तर और उनके अतिरिक्त प्रभार, प्रेरणा की जाँच करना

यही है, बिक्री विभाग के प्रमुख के लिए, एक नियोजन बैठक उसके काम की गुणवत्ता का लिटमस परीक्षण है, जो उसे उन परिस्थितियों में समय पर प्रतिक्रिया देने में मदद करेगी जो आमतौर पर योजनाओं को पूरा करने में विफलता, ग्राहकों के साथ संवाद करते समय गलतियाँ या बर्खास्तगी की ओर ले जाती हैं। प्रबंधकों की।

तो, एक प्रभावी सुबह ROP योजना बैठक के लिए 10 नियम:

1. आवधिकता।

मॉर्निंग प्लानिंग समय-समय पर नहीं करनी चाहिए, न कि जब आप अच्छे या बुरे मूड में हों, बल्कि हर दिन, एक ही समय पर। काम शुरू करने, प्रबंधकों की गतिविधि की शुरुआत के लिए एक अच्छी योजना बैठक एक अनुष्ठान होगी। मेरे व्यवहार में, ऐसे कई उदाहरण हैं जब एक खराब तरीके से आयोजित किया गया, या बिल्कुल भी नहीं किया गया, योजना बैठक ने प्रबंधकों के लिए पूरे दिन को बर्बाद कर दिया, मूड खराब कर दिया और काम करने की इच्छा को मार डाला।

सुबह की योजना बैठक के दौरान, प्रबंधकों को अंततः जागना चाहिए और मुख्य विचार को पकड़ना चाहिए: आइए शुरू करें!

2. अनुशासन

एक प्रभावी योजना बैठक में एक स्पष्ट संरचना, लक्ष्य और समय (अर्थात बैठक के लिए आवंटित समय) होता है। संरचना से कोई भी विचलन प्रबंधकों को हतोत्साहित करता है, जबकि सामान्य नियमों का अनुपालन अनुशासन और संरचना के विचार।

नियोजन बैठक हमेशा समय पर शुरू और समाप्त होनी चाहिए। नियोजन बैठक शुरू होने से 15 मिनट पहले सभी को कार्यालय में उपस्थित होना होगा। सभी चाय पार्टियां - योजना बैठक से पहले। उसके बाद, यह सिर्फ काम है।

प्रबंधकों को बैठक के लिए तैयार रहना चाहिए, अपने सभी वर्तमान संकेतकों और दिन के लिए उनकी योजनाओं को जानना चाहिए, और कैलकुलेटर पर संख्याओं की गणना नहीं करनी चाहिए, पूरी टीम से समय लेना चाहिए, या आरओपी की जानकारी सुनने के बजाय गणना से विचलित होना चाहिए। सबको बताना चाहता है।

एक उच्च गुणवत्ता वाली योजना बैठक के लिए, एक व्यावसायिक खेल के साथ, आमतौर पर 45 मिनट पर्याप्त होते हैं। लेकिन, मेरा विश्वास करो, ये 45 मिनट भविष्य में बहुत समय बचा सकते हैं और बहुत अधिक वित्तीय परिणाम ला सकते हैं।

3. ऊर्जा

मॉर्निंग प्लानिंग कर्मचारियों की आंखों के लिए हल्का होता है।

यदि नियोजन बैठक उबाऊ है, तो प्रबंधक और भी अधिक सो जाएंगे, और आपको वांछित प्रभाव नहीं मिलेगा। जानकारी को धुंधला न करें, उद्देश्य और संरचना को ध्यान में रखें, कर्मचारियों को विषय से विषय पर भटकने न दें, या ऐसे प्रश्न पूछें जो केवल एक ही चीज़ से संबंधित हों।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि एक नियोजन बैठक एक टीम प्रयास है, न कि सुबह की सभा। सबका ध्यान रखें। केवल वही बोलें जो सभी को चिंतित करता है।

4. अपने प्रबंधकों को लगातार प्रशिक्षित करें!

हर दिन, शाम की बैठकों में, आप प्रबंधकों से पता लगाते हैं कि उनका दिन कैसा गुजरा, उन्हें क्या सफलताएँ मिलीं, उन्हें किन कठिनाइयों का सामना करना पड़ा, ग्राहकों की किन आपत्तियों का सामना नहीं करना पड़ा। सुबह की योजना बैठक आपको सामान्य चर्चा के लिए सबसे अधिक दबाव वाली समस्याओं को लाने की अनुमति देती है।

ऐसा करने के लिए, आपको उस समस्या का संक्षेप में वर्णन करने के लिए प्रबंधक की आवश्यकता है जिसे वह कल सामना नहीं कर सका, फिर आप सैद्धांतिक भाग (उदाहरण के लिए, "गणना विधि द्वारा तर्क" ब्लॉक) को जल्दी से दोहराते हैं, और फिर एक व्यवसाय गेम की व्यवस्था करते हैं जहां ग्राहक की भूमिका प्रबंधक द्वारा निभाई जाती है जो स्थिति से निपटता नहीं है। फिर, एक छोटे से विचार-मंथन सत्र की मदद से, पूरी टीम स्थिति को हल करने के लिए विकल्प निकालती है।

यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि टीम का प्रत्येक सदस्य समाधान खोजने में सक्रिय भाग लेता है। तैयार उत्तर न दें, सबसे प्रभावी प्रशिक्षण नेता से सिद्धांत नहीं है, बल्कि इंटरैक्टिव गतिविधियों के माध्यम से विचार खोजना है।

प्रबंधकों के कौशल के लिए दैनिक प्रशिक्षण, अतिरिक्त प्रशिक्षण और समर्थन आपके प्रबंधकों को लगातार विकसित करने, अपने बिक्री कौशल में सुधार करने और "क्षेत्रों में" कठिनाइयों से डरने की अनुमति नहीं देगा।

5. जो योजना बनाई गई है उस पर नज़र रखें

नियंत्रण के बिना योजना बनाना पैसे की बर्बादी है (सी) प्राचीन चीनी ज्ञान

मुझे नहीं लगता कि इसे अलग से समझाने की जरूरत है। यदि आप इसे एक बार नियंत्रित नहीं करते हैं, तो दो बार, फिर तीसरे पर, प्रबंधक या तो कुछ करना बंद कर देंगे या झूठ बोलना शुरू कर देंगे।

6. टीम प्रेरणा

यह न केवल पूरी टीम के लिए और प्रत्येक के लिए व्यक्तिगत रूप से कल के परिणामों को चिह्नित करने के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि पिछले दिन के सर्वश्रेष्ठ और सबसे खराब को चिह्नित करने के लिए भी है, और इसके साथ किसी को भी निराश करने से डरो मत - बहुत कम समय अंतराल का उपयोग किया जाता है, और प्रबंधकों के पास हर दिन सुधार करने का मौका होता है।

संकेतक के रूप में उपयोग न केवल वित्तीय संकेतक (आपने कितनी बिक्री की, आप कितना पैसा लाए), या गतिविधि संकेतक (कॉल की संख्या, अनुसूचित और आयोजित बैठकें), बल्कि गुणात्मक संकेतक (एक प्रबंधक और ग्राहकों के बीच संचार की गुणवत्ता) ) आप स्वयं प्रबंधकों की कॉल सुन सकते हैं, साथ ही गुणवत्ता नियंत्रण विभाग की रिपोर्ट का उपयोग कर सकते हैं।

7. योजनाओं में विशिष्टता

प्रबंधक को केवल इस बारे में बात नहीं करनी चाहिए कि वह आज कितनी बिक्री बंद कर देगा, वह कितने भुगतान एकत्र करेगा और कितनी बैठकें करेगा। उसे आवश्यक रूप से विशिष्ट कंपनी नामों के साथ अपनी योजनाओं का बैकअप लेना चाहिए। यहां तक ​​​​कि अगर उसके पास आज के लिए नियोजित ग्राहकों से कोई प्रतिक्रिया नहीं है, तो प्रबंधक को यह बताना होगा कि उसे आज की योजना कहां मिलेगी, वह किसे कॉल करेगा, वह किसके पास जाएगा, लेकिन कंपनियों का नाम होना चाहिए, पैसे में स्पष्ट संख्या के साथ और मात्रा।

यह याद रखना भी बहुत जरूरी है कि प्रबंधक की दैनिक योजना महीने के लक्ष्यों की उपलब्धि को पूरा करे। यदि आपके प्रबंधक के पास एक महीने की योजना है - भुगतान में 1,000,000 रूबल, तो वह हर दिन 20,000 रूबल एकत्र करने की योजना नहीं बना सकता है, क्योंकि वह बस इतनी गति से योजना नहीं बनाएगा।

अपने प्रबंधकों के लिए महत्वाकांक्षी योजनाएँ निर्धारित करें। यदि प्रबंधक एक महत्वाकांक्षी योजना को आवाज देने के लिए शर्मिंदा है, या अपने अंधविश्वास को संदर्भित करता है ("मैं ऐसा नहीं कहूंगा कि इसे मजाक न करें", "मैं अब और कहूंगा, और आप शाम को मेरा दिमाग खाएंगे") - इसका इलाज करने की जरूरत है, और जितनी जल्दी बेहतर होगा। उच्च योजनाओं के आदी प्रबंधक, उनकी आंतरिक "सीमा" का पोषण करते हैं।

इसके अलावा, प्रबंधक को अपने स्वयं के आंकड़ों पर विश्वास करना चाहिए, "बकवास से" नहीं बोलना चाहिए, क्योंकि यह आवश्यक है, लेकिन स्पष्ट रूप से समझें कि उसने जो कहा वह वास्तव में करने योग्य है और वह जानता है कि इसे कैसे प्रभावित किया जाए।

8. पूरी टीम की तैयारी की जाँच करें

एक नए दिन पर अपने सेल्सपर्सन को रिहा करने से पहले, जांच लें कि उनके पास सभी संसाधन हैं - दोनों बाहरी (प्रस्तुति सामग्री, व्यवसाय कार्ड, कॉल करने के लिए आधार, आदि), और आंतरिक - चाहे सभी की आंखें जल रही हों, या यह आवश्यक है फिर रुकें और कुछ कठिनाइयों पर भी चर्चा करें, अतिरिक्त व्यक्तिगत प्रेरणा दें।

9. ताकतवरबैठक के अंत में सीटीए

कुछ प्रेरक वाक्यांश के साथ आओ जो आरंभ करने के लिए एक लंगर होगा और आपके प्रबंधकों को ऊर्जा का अतिरिक्त बढ़ावा देगा। वाक्यांश कुछ भी हो सकता है: "टीम, जाओ!", या "चलो करते हैं!", या "हर कोई, चलो चलें!"

यह तथाकथित एंकर है, जो संकेत देता है कि सब कुछ, सुबह हो चुकी है, दौड़ने और जीतने का समय है!

10. VISUALIZATION

योजना बैठक के परिणामों को स्कोरबोर्ड पर रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें ताकि प्रबंधक लगातार अपने स्वयं के परिणाम और टीम के समग्र परिणाम, साथ ही योजना के पूरा होने का प्रतिशत दोनों देखें। ऐसा बोर्ड इस तरह दिख सकता है:

और एक बोनस के रूप में, उदाहरण के लिए सुबह की योजना बैठक की गुणवत्ता का आकलन करने के लिए एक चेकलिस्ट:

सर्गेई लोगाचेव कहते हैं कि बैठक, प्रबंधकीय कार्यों को निर्धारित करने और कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए केवल एक उपकरण नहीं है। बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी में बैठकें और परिचालन बैठकें कैसे आयोजित की जाती हैं: प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी की दक्षता और समग्र रूप से कंपनी की दक्षता दोनों। इस बीच, श्री लोगाचेव नोट करते हैं, यह रूसी संगठनों में एक वास्तविक अराजकता है।

मीटिंग्स को फ़ॉर्मेट करना टीम पदानुक्रम को और अधिक पारदर्शी बनाता है

अप्रभावी बैठकों का मुख्य लक्षण समय की हानि है, जो नग्न आंखों को दिखाई देता है, सर्गेई लोगाचेव कहते हैं। एक ही समय में, दोनों पक्ष असंतुष्ट रहते हैं - दोनों प्रबंधक, जो दक्षता और श्रम उत्पादकता में वृद्धि की उम्मीद करते हैं, और उनके अधीनस्थ, जो हर चीज पर उन शर्तों पर सहमत होने में रुचि रखते हैं जो उनके लिए सबसे अधिक फायदेमंद हैं।

अक्षमता की दूसरी अभिव्यक्ति जो मैं अक्सर नोटिस करता हूं, वह यह है कि कर्मचारी नकल करना शुरू कर देते हैं, यानी यह दिखावा करने के लिए कि उन्हें इन सभी बैठकों की आवश्यकता है और वे इन सभी बैठकों में रुचि रखते हैं, यह अच्छी तरह से जानते हुए कि बैठक कक्ष में बिताए गए मिनट और घंटे वह समय है जब आप काम नहीं कर सकते, और फिर इसके लिए खुद नेतृत्व को दोष देते हैं, वे कहते हैं, यह अक्सर लोगों को उनके मुख्य कार्य से विचलित करता है। लेकिन सबसे बुरी बात यह है कि अप्रभावी बैठकें बर्खास्तगी का आधार हो सकती हैं। अपने लिए देखें: कर्मचारी, प्रबंधक की पहल पर, असंरचित जानकारी पर चर्चा करने के लिए मजबूर होते हैं, बकवास पर समय बर्बाद करते हैं, और जब निदेशक अचानक योजनाओं के कार्यान्वयन की मांग करता है, तो जिम्मेदारी को एक सिर से दूसरे में स्थानांतरित करना शुरू होता है। अधीनस्थ अपने लिए एक सरल निष्कर्ष निकालते हैं: हमारे पास खराब प्रबंधन है, यहां जाने का समय आ गया है। और टीम अकेले नहीं, बल्कि पूरे डिवीजनों में फिल्म बनाना शुरू करती है। ये पहले से ही काफी विशिष्ट मानवीय नुकसान हैं जो अनुचित तरीके से आयोजित बैठक का कारण बन सकते हैं

बैठकों के दौरान शीर्ष प्रबंधक कौन सी मुख्य गलतियाँ करते हैं?

मुख्य गलती तब होती है जब नेता खुद नहीं जानता कि वह क्या चाहता है। इसलिए, मीटिंग एल्गोरिथ्म अक्सर एक समाधान "बेचने" के लिए एक हैकने वाली योजना में बदल जाता है, जब प्रबंधक आता है और कहता है: "मुझे यह चाहिए!" कर्मचारी उसे उन कारणों और समस्याओं के बारे में रिपोर्ट करना शुरू करते हैं जिनके कारण लक्ष्य प्राप्त नहीं किया जा सकता है। सिर आराम करता है, लेकिन कुछ समय बाद, अपने अधीनस्थों द्वारा "आश्वस्त" होने के बाद, वह बार को नीचे कर देता है। हर कोई राहत की सांस लेता है और तितर-बितर हो जाता है, प्रत्येक अपनी रुचि के साथ: नेता ने अपने अधीनस्थों को "मजबूर" किया, अधीनस्थों ने निर्देशक को "मनाया"। इस दृष्टिकोण के साथ, खेल "मैं आपको नहीं समझता" कॉर्पोरेट संस्कृति का हिस्सा बन जाता है। और यह "सड़ांध के साथ" काम करने का सिर्फ एक उदाहरण है।

सभाओं के लिए लक्ष्य निर्धारित करने का सही तरीका क्या है?

नेता को अपने अधीनस्थों से बेहतर पता होना चाहिए कि वह क्या हासिल करना चाहता है और किस समय सीमा में। वह एक रणनीतिकार है और प्रवेश और निकास बिंदुओं का प्रतिनिधित्व करने में अच्छा है। प्रक्रिया ही अपने अधीनस्थों द्वारा बेहतर जानी जाती है। कंपनी की क्षमता का सही आकलन करने के लिए, प्रबंधक का कार्य कर्मचारियों के लिए एक वास्तविक बार निर्धारित करना है। अगर कोई बहाना है, तो उनसे समझदारी से निपटें। सबसे सरल बात यह है कि कार्यों को एक स्मार्ट प्रारूप में सेट करना है, जो कर्मचारियों को कार्य की समान प्रारंभिक समझ प्राप्त करने की अनुमति देता है, व्यावहारिक रूप से इसके कार्यान्वयन के दौरान जिम्मेदारी को स्थानांतरित करने, नए प्रदर्शन मानदंडों का "आविष्कार" करने या समय सीमा को स्थानांतरित करने पर रोक लगाता है। यही है, स्मार्ट प्रारूप कार्यों को निर्धारित करते समय प्रबंधन के "बचपन की बीमारियों" के उन्मूलन के लिए प्रदान करता है।

यह परिचालन या बैठक में है कि प्रबंधक को यहां से निपटने के लिए कर्मचारियों के प्रतिरोध को विशेष रूप से भड़काना चाहिए और इस तरह भविष्य में इसकी घटना को रोकना चाहिए। इस मामले में एक विशिष्ट गलत अनुमान अत्यधिक कठोरता (रुकावट, आलोचना, अक्सर अधीनस्थों के अपर्याप्त कार्यों की प्रतिक्रिया के रूप में अशिष्टता) या मिलीभगत (अधीनस्थों के साथ बात करना, "अनुनय", विवाद) है। यदि हमें अपनी उपस्थिति में इस स्तर पर कर्मचारियों की वफादारी का परीक्षण करने का कोई तरीका नहीं मिलता है, तो कार्यों को पूरा करने के लिए प्रतिरोध बढ़ जाएगा क्योंकि हम उनके साथ काम करते हैं: वर्तमान कार्य परिस्थितियां, समय और संसाधन ओवरहेड्स, टीम के भीतर घर्षण होगा प्रेरणा और जिम्मेदारियों के वितरण के बारे में। ऐसा होने से रोकने के लिए, कुछ को कुछ सौंपने की जरूरत है, दूसरे को प्रेरित करने की जरूरत है, और तीसरे को अन्य अधीनस्थों से सख्त नियंत्रण सौंपा जाना चाहिए। यानी लक्ष्य निर्धारित करने के स्तर पर समस्याओं को कम करना जरूरी है।

दूसरी गलती पहली से होती है: निर्देशक अक्सर टीम का अनुसरण करते हैं और, अपने स्वयं के निर्णय को आगे बढ़ाने के बजाय, इस बारे में चर्चा में शामिल हो जाते हैं कि क्या किया जाना चाहिए, कैसे करना है, और क्या यह बिल्कुल किया जाना चाहिए। अधिक कार्य समय को "खाने" के लिए अधीनस्थों द्वारा जानबूझकर कई चर्चाएं पैदा की जाती हैं, और यदि प्रबंधक इसकी अनुमति देता है, तो यह इकाई का प्रबंधन करने में उसकी अक्षमता को इंगित करता है।

लेकिन क्या चर्चा अधीनस्थों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने का एक तरीका नहीं है?

भ्रम से बचने के लिए, आइए अवधारणाओं को परिभाषित करें। बैठक प्रारूप हैं, जिसका उद्देश्य इकाई का प्रबंधन करना है: बैठकों की योजना बनाना, संचालन बैठकें, बैठकें। लक्ष्य प्राप्त करने के लिए उनके पास एक लक्ष्य और एक एल्गोरिदम है। ये एक रिंच की तरह ठोस उपकरण हैं। उन्हें प्रशिक्षण में पढ़ाया जाता है। और बैठक प्रारूप हैं, जिसका उद्देश्य सामूहिक चर्चा है: विचार-मंथन, चर्चा, विचारों का आदान-प्रदान। इन प्रारूपों में प्रौद्योगिकियां नहीं हैं, लेकिन एक रणनीति है - कार्यों का एक सामान्य क्रम: प्रारंभिक जानकारी, लक्ष्य, सामूहिक चर्चा, सारांश। एक टीम के प्रबंधन की प्रक्रिया में चर्चा एक संकेतक है कि नेता ने कार्य के बारे में नहीं सोचा है। "प्रबंधन" योजना बैठकों या बैठकों में, स्पष्टीकरण स्वीकार्य हैं, चर्चा नहीं।

बैठकें आयोजित करने में रूसी कंपनियों की आम समस्या यह है कि इस विभाजन, इस संरचना की कोई समझ नहीं है। और संरचना संस्कृति है। हर जगह मानक हैं - बिक्री में, बातचीत में, दस्तावेज़ीकरण की तैयारी और निष्पादन में, लेकिन किसी कारण से नियोजन बैठकें, परिचालन बैठकें और बैठकें आयोजित करने में अक्सर कोई मानक नहीं होते हैं। यह "असंस्कृति" वैचारिक तंत्र में भी प्रकट होता है। हम सभी सामूहिक आयोजनों की बैठक बुलाते हैं। और बैठक वास्तव में संभावित प्रारूपों में से एक है। एक ग्लाइडर और एक ऑपरेटिव भी है।

और क्या अंतर है?

सब कुछ बहुत सरल है। एक योजना बैठक इस बात की याद दिलाती है कि इकाई को क्या हासिल करना है। ऑपरेटिवका - एक समस्या की स्थिति को हल करने के लिए एक बैठक। नए कार्यों को हल करने के लिए एक बैठक आयोजित की जाती है जिसे हल करने की आवश्यकता होती है। यह प्रतिभागियों की गतिविधि के लिए विभिन्न आवश्यकताओं की ओर जाता है। नियोजन बैठक आपसी समझ की परीक्षा है, यहां रचनात्मकता अनुचित है। इसके विपरीत, बैठक में प्रतिभागियों की उच्च गतिविधि की आवश्यकता होती है, और नेता एक मॉडरेटर की तरह अधिक कार्य करता है।

यदि हम योजना बैठक में सक्रिय और रचनात्मक लोगों को आमंत्रित करते हैं तो क्या होगा? या हम ऐसे लोगों को आमंत्रित करेंगे जो बैठक में निर्णय लेने में सक्षम नहीं हैं? पहला ऊब जाएगा, दूसरा बाहर बैठ जाएगा। और यह सब अक्षम रूप से काम करने में लगने वाला समय है।

रुको, लेकिन अगर हम इस तथ्य के बारे में बात कर रहे हैं कि बैठक में विचार-विमर्श अस्वीकार्य है, तो किस तरह की रचनात्मकता और विचारों का प्रवाह हो सकता है?

एक बैठक तभी आयोजित की जा सकती है जब टीम ने पहले से ही मानव क्षमता और समय के तर्कसंगत उपयोग की सामान्य प्रबंधन घटनाओं - योजना और संचालन बैठकों में एक सामान्य संस्कृति विकसित कर ली हो। फिर कार्य निर्धारित करने और बैठक प्रतिभागियों की व्यक्तिगत पहल के लिए एल्गोरिथ्म की संरचना के बीच एक इष्टतम संतुलन प्राप्त करना संभव है।

आदर्श रूप से, विभिन्न कर्मचारियों को नियोजन बैठक, संचालन बैठक और बैठक में आमंत्रित करना आवश्यक है। चयन न केवल आधिकारिक स्थिति से, बल्कि गतिविधि और व्यावसायिक गुणों से भी किया जाना चाहिए। अक्सर, यह निम्नानुसार किया जाता है: सबसे पहले, एक योजना बैठक आयोजित की जाती है, चर्चा के तहत प्रक्रिया में शामिल सभी पार्टियां इसके लिए इकट्ठा होती हैं। यदि कोई समस्या उत्पन्न होती है, तो कुछ लोगों को छोड़ दिया जाता है, केवल वही रह जाते हैं जो स्थिति को हल करने में सक्रिय रूप से भाग लेने में सक्षम होते हैं। यदि अचानक नई दिशाओं पर चर्चा करने की आवश्यकता होती है, तो कर्मचारियों का एक बहुत ही संकीर्ण घेरा रह जाता है और एक बैठक होती है। हालांकि ऐसा अक्सर नहीं होता है। कंपनी की मुख्य गतिविधि अभी भी बैठकों और परिचालन बैठकों की योजना बना रही है, और बैठकें स्वाभाविक रूप से रणनीतिक योजना सत्रों के करीब हैं।

मुझे लगता है कि प्रत्येक प्रारूप के लिए समय सीमा भी अलग है?

आमतौर पर, नियोजन बैठक 5-10 मिनट तक चलती है, रैम - एक घंटे तक, बैठक - 1.5 घंटे तक। सभी गतिविधियों को एक के बाद एक करने की अनुमति है। मीटिंग्स और ऑपरेटिव मीटिंग्स की योजना बनाने का सबसे अच्छा समय सुबह का है। मीटिंग्स को दो भागों में सबसे अच्छा तोड़ा जाता है। शाम को - एक प्लानोमेट्रिक भाग, जहां मुख्य कार्यों की घोषणा की जाती है, और अगली सुबह के लिए एक पूर्ण बैठक निर्धारित की जाती है, ताकि प्रत्येक प्रतिभागी को सोचने का समय मिले। बहुत अच्छा अभ्यास, लेकिन शायद ही कोई इसे करता है।

कंपनी को प्रारूपों का उपयोग क्या देता है?

जैसे ही लोगों के दिमाग में यह तय हो जाता है कि एक योजना बैठक एक बैठक से अलग कैसे होती है, और एक बैठक एक बैठक से अलग होती है, वे पहले से ही अपनी ताकत की पर्याप्त गणना करने में सक्षम होते हैं और इस प्रकार, सामूहिक आयोजन में सबसे प्रभावी रूप से भाग लेते हैं।

लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ऐसी संरचना (योजना - परिचालन - बैठक) आपको अधीनस्थों को समूहों में विभाजित करने की अनुमति देती है। वह ईमानदारी से लोगों को सूचित करती है: अब तक आप केवल एक योजना बैठक के योग्य हैं, आप परिचालन में भाग लेने में सक्षम हैं, और आप पहले ही बैठकों में बड़े हो चुके हैं। यह कर्मचारियों को टीम में एक-दूसरे को स्थान देने की अनुमति देता है, क्योंकि जब वे एक ही विभाग में काम करते हैं, तो अक्सर यह समझ नहीं आता है कि यह विशेषज्ञ बेहतर है और यह बदतर है। और जैसे ही हमने बैठकों, संचालन बैठकों और बैठकों की योजना बनाने में प्रतिभागियों के चक्र का निर्धारण किया, हमने उनकी प्राथमिकताओं को काट दिया: उनमें से किसका अध्ययन करना है, और किसे पढ़ाना है। नतीजतन, कंपनी पदानुक्रम अधिक पारदर्शी हो जाता है।

इस तरह की कटौती का दूसरा लाभ यह है कि परिचालन बैठकों और बैठकों के प्रतिभागियों को पहले से ही कुछ शक्तियों का प्रत्यायोजन किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि बहुत समय की बचत होती है। लेकिन चूंकि प्रतिनिधिमंडल में अतिरिक्त प्रेरणा और जिम्मेदारी के हस्तांतरण से संबंधित जटिल मुद्दों की एक पूरी श्रृंखला को हल करना शामिल है, इसलिए प्रबंधकों के लिए पुराने तरीके से बैठकें आयोजित करना वहां कुछ संरचना करने की तुलना में बहुत आसान है।

कोई भी ऑपरेटिव और प्लानिंग मीटिंग हमेशा प्रबंधन शैली का अनुवाद होता है जिसे निर्देशक मानता है। सर्गेई लोगाचेव द्वारा दिए गए अनुमानों के अनुसार, लगभग 70% रूसी नेता अपने अधीनस्थों के साथ संबंधों में सत्तावाद का पालन करते हैं, जो काफी समझ में आता है। संघर्ष प्रबंधन शैली, जब निर्देशक tsar है, और बाकी सब एक भीड़ है, अप्रचलित हो रहा है, हालांकि उसके अभी भी उसके अनुयायी हैं, और पश्चिमी प्रबंधन द्वारा शुरू की गई लोकतांत्रिक शैली, श्री लोगाचेव का मानना ​​​​है, अप्रभावी हो जाता है घरेलू कारोबारी माहौल: "लोग अपने काम की जिम्मेदारी नहीं लेते हैं, क्योंकि वे उस पर पकड़ नहीं रखते हैं। कार्मिकों की कमी बढ़ेगी, और यह गैरजिम्मेदारी आगे और पैदा होगी।" इसलिए, सत्तावादी शैली आधुनिक व्यावसायिक परिस्थितियों के लिए सबसे उपयुक्त साबित होती है, और यह शैली है जिसे अक्सर बैठकों के दौरान प्रसारित किया जाता है।

क्या सबसे आम का मतलब सबसे इष्टतम है?

मैं ऐसा नहीं कहूंगा। बेशक, जब कड़ी प्रतिस्पर्धा होती है, तो समय एक निर्णायक कारक बन जाता है। और अगर कोई कंपनी आज बाजार के एक या दूसरे खंड में शुरू नहीं करती है, तो कल वह बिल्कुल भी मौजूद नहीं हो सकती है। सत्तावादी शैली समय बचाती है। लेकिन यह कंपनी के जीवन को भी छोटा करता है। कैसे? सत्तावादी संगठनों का टर्नओवर अधिक होता है। लोग अधिक बार बदलते हैं, और उनके साथ परंपराएं और अनुभव खो जाते हैं, और अंत में कंपनी ग्रे हो जाती है, जिसका अर्थ है कि वह हार जाती है। एक अधिक सही विकल्प एक लचीली प्रबंधन शैली है, जब नियमों की एक प्रणाली के आधार पर, प्रत्येक कर्मचारी की इच्छाओं और क्षमताओं को ध्यान में रखा जाता है। इस संदर्भ में "लचीला" शब्द के पर्यायवाची शब्द "रचनात्मक", "जिम्मेदार" हैं। एक लचीले नेता का अर्थ है एक शिक्षित व्यक्ति जो अर्जित ज्ञान और कौशल को व्यवहार में लागू करता है।

अधिनायकवादी शैली की अभिव्यक्ति अक्सर बैठक आयोजित करने के लिए प्राथमिक नियमों का पालन करने में विफलता होती है। उदाहरण के लिए, नेता एजेंडे की घोषणा नहीं करते हैं या इसकी घोषणा नहीं करते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप खुद से पूछें, और थीसिस बहुत सामान्य शब्दों में तैयार की जाती हैं, विशेष रूप से नहीं।

यह समझ में आता है, क्योंकि कोई भी प्रबंधक बैठक को टीम में आत्म-पुष्टि का एक तरीका भी मानता है। लेकिन यह भी संस्कृति का मामला है। किसी भी एजेंडा में तीन अनिवार्य तत्व होने चाहिए। सबसे पहले, बैठक का विषय। दूसरा समय है, और न केवल शुरुआत का समय, बल्कि घटना के अंत का भी समय निर्दिष्ट करना आवश्यक है, ताकि कर्मचारी अपने दिन की योजना बना सकें। यदि कोई समाप्ति समय नहीं है, तो इसका अनिवार्य रूप से अर्थ है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में देरी होगी। क्यों? जैसा कि ग्लीब अर्खांगेल्स्की ने ठीक ही कहा है, अगर किसी व्यक्ति के पास कुछ न करने का अवसर है, तो वह इसे अंतिम रूप से करेगा। तो बैठक के कारण, जिसकी सीमाएं अनिश्चित हैं, पूरा कार्य दिवस नाले में जा सकता है। तीसरा आइटम, जो एजेंडे में होना चाहिए, वह प्रारूप है ताकि कर्मचारी अपनी ताकत की गणना कर सकें। यदि कोई व्यक्ति विचार-विमर्श की घटना के विषय, समय और प्रारूप को जानता है, तो उसकी दक्षता बढ़ जाती है।

और अगर नेता कहता है: "मैं निदेशक हूं और इसलिए मैं स्वयं हमारी प्रत्येक बैठक के नियमों का निर्धारण करूंगा।" अधीनस्थ कैसे हो?

आप पहल कर सकते हैं और "विज्ञान" बैठकों में से एक आयोजित करने की पेशकश कर सकते हैं। एक समय मैं ऐसे उदाहरण से प्रभावित हुआ था। एक बार मुझे एक ऐसी कंपनी में एक विचार-विमर्श प्रक्रिया स्थापित करने के लिए कहा गया, जहां मीटिंग्स और ऑपरेटिव मीटिंग्स की योजना बनाने में बहुत अधिक समय लगता था। उन्होंने बैठक की एक वीडियो रिकॉर्डिंग दिखाई: निदेशक ने 16 शीर्षों की उपस्थिति में आधे घंटे के लिए आधी समस्या का समाधान किया। मैं अभी और नहीं देख सकता था। मैंने प्रतिभागियों को समझाया कि कौन से प्रारूप हैं, उनमें कौन से तत्व शामिल हैं, उदाहरण और आवश्यक प्रदर्शन दिए, और फिर उनमें से प्रत्येक ने अपनी एक या दूसरी समस्या को हल करने के लिए अपने लिए एक कार्य तैयार किया। 16 लोग - 16 कार्य। कार्यों को आंशिक रूप से अन्य विभागों के कार्यों के साथ ओवरलैप किया गया था, इसलिए उन्होंने प्रतिभागियों के चक्र को निर्धारित किया, जो इन कार्यों को हल करेंगे, और वह प्रारूप जिसे वे लागू करेंगे। इसके अलावा, लोगों में हास्य की भावना थी, इसलिए उन्होंने मुख्य लेखाकार को बैठक का नेता नियुक्त किया, जिसके पास लगभग शून्य संचार कौशल है। और 15 मिनट में उन्होंने चार समस्याओं का समाधान किया। दक्षता की गणना करें! और यह सिर्फ तकनीक में है, प्रारूप में!

हेंड्रिकसन का ऐसा नियम है: जब किसी समस्या के लिए कई बैठकों की आवश्यकता होती है, तो वे समस्या से अधिक महत्वपूर्ण हो जाते हैं।

मैंने ऐसे संगठन नहीं देखे हैं जिनकी बहुत अधिक बैठकें होती हैं। और इसका केवल एक ही कारण है: जैसे ही बैठकों में 30-40% कार्य समय लगने लगता है, वे स्वभाव से "अश्लील" हो जाते हैं। सीधे शब्दों में कहें, लोग उनसे थक जाते हैं, और इसलिए वे देर से आने लगते हैं, चूक जाते हैं, तोड़फोड़ करते हैं, आलोचना करते हैं, और अंततः बैठकें स्वाभाविक रूप से कम हो जाती हैं। यही है, जैसे ही बैठकों की संख्या एक महत्वपूर्ण सीमा तक पहुंचती है, लोग खुद समझते हैं: रुको, हम कुछ गलत कर रहे हैं। यह एक स्व-विनियमन प्रक्रिया है, और कोई भी, यहां तक ​​कि सबसे अधिक मांग वाला बॉस, इसे उलटने में सक्षम नहीं है।

एक प्रभावी बैठक के लिए नियम:

• स्मार्ट प्रारूप में अधीनस्थों के लिए कार्य निर्धारित करना सीखें;
• बैठक प्रतिभागियों का स्पष्ट चयन करें;
• न्यूनतम चर्चा। स्पष्टीकरण स्वीकार्य हैं, चर्चा नहीं;
• कार्य निर्धारित करने के चरण में टीम के प्रतिरोध को भड़काना ताकि उनके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में कोई तोड़फोड़ न हो;
• जिम्मेदारी आवंटित करें ताकि इसे नियंत्रित किया जा सके;
• प्रतिष्ठित को पुरस्कृत करें और दोषियों को सबके सामने सजा दें। कर्मचारियों की पीठ पीछे कोई फैसला नहीं! यह आपकी कंपनी है, जो आपके सूचना स्थान से शुरू होती है।

ऐलेना झोलोबोवा

विभाग का मुखिया बहुत व्यस्त व्यक्ति होता है। संकेतक, नियम, जटिल समस्याओं को हल करना, लक्ष्य की ओर बढ़ने के लिए सभी को संगठित करना - सब कुछ उसके कंधों पर है। प्रबंधन उपकरणों का सेट जितना अधिक सही ढंग से चुना जाता है, नेता उतना ही अधिक प्रभावी होता है। क्या यह इस तरह के एक उपकरण पर एक रैखिक विभाजन में एक योजना बैठक के रूप में समय बिताने के लायक है?

यहां तक ​​कि उन कंपनियों में भी जहां बैठक की योजना बनाना अनिवार्य और विनियमित है, प्रबंधक अक्सर उनसे औपचारिक रूप से संपर्क करते हैं - शो के लिए वापस शूट करें और काम करें। योजना बैठकों को समय की बर्बादी माना जाता है, जिसे सिद्धांतकार लेकर आए। उनका आदर्श वाक्य है "चिकित्सकों को काम करने की ज़रूरत है, परामर्श करने की नहीं।" उसी समय, उन कंपनियों में जहां नियोजन बैठक वैकल्पिक है और एक व्यक्तिगत पहल है, ऐसे प्रबंधक हैं जो अतिरिक्त अनुस्मारक के बिना, एक निश्चित समय पर कर्मचारियों को इकट्ठा करते हैं और उनसे बात करते हैं।

ये "अजीब" नेता इतने "अक्षमता से" अपना कीमती समय क्यों बर्बाद कर रहे हैं, अगर कोई उन्हें ऐसा करने के लिए बाध्य नहीं करता है? मुझे हाल ही में इस मुद्दे में गहराई से जाना पड़ा। संकट के लिए शीर्ष प्रबंधकों को व्यवसाय में गहराई से गोता लगाने की आवश्यकता है। बाजार में खेल के नियम बदल गए हैं, और कंपनी के लिए न केवल बचाए रहने के लिए, बल्कि बाजार में अपनी स्थिति को मजबूत करने के लिए संकट का उपयोग करने के लिए, ग्राहकों के करीब होना आवश्यक है - बाहरी और आंतरिक दोनों .

परिवर्तनों का शीघ्रता से जवाब देने और स्थिति पर नियंत्रण के स्तर को बढ़ाने के लिए, मैंने, अन्य बातों के अलावा, विभागों में नियोजन बैठकों में नियमित रूप से शामिल होना शुरू किया और उनके संचालन की विभिन्न शैलियों की तुलना की। संख्याएँ प्रकट कर रही थीं: 12 एकल-प्रोफ़ाइल विभागों में से जिनमें बिक्री और अनुबंध प्रवर्तन दोनों किए जाते हैं, उच्चतम और सबसे स्थिर संकेतक हैं जहां साप्ताहिक रूप से नियोजन बैठकें आयोजित की जाती हैं। और यह कोई संयोग नहीं है।

बैठक का उद्देश्य

यदि प्रबंधक योजना बैठक के उद्देश्य के बारे में प्रश्न का उत्तर देता है: "क्योंकि यह माना जाता है," तो बेहतर है कि इसे बिल्कुल भी न रखें। कोई भी औपचारिक कार्यक्रम "शो के लिए" केवल नकारात्मक में काम करता है, वे आपको परिणाम के लिए नहीं, बल्कि "लक्ष्य की ओर आंदोलन की उपस्थिति" के लिए काम करना सिखाते हैं। "प्लानरका" नाम से पता चलता है कि इसका उद्देश्य निर्धारित लक्ष्यों की ओर नियोजित योजना के अनुसार आंदोलन को अद्यतन करना है।

यदि हम इस घटना को डेमिंग चक्र (प्लान - डू - चेक - एक्ट) के दृष्टिकोण से मानते हैं, तो योजना बैठक निष्कर्ष निकालने के लिए गतिविधियों का एक नियमित नियंत्रण (चेक) है और यदि आवश्यक हो, तो आंदोलन को सही करें (एक्ट)। लेकिन इसके लिए आंकड़े हैं! क्या अधिक लोगों को इकट्ठा करना इसके लायक है? यह निश्चित रूप से इसके लायक है, और योजना बैठक के मुख्य कार्य हमें यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

योजनाकार के मुख्य कार्य

1) सूचना। कंपनी और बाजार की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए कर्मचारियों के पास कुछ तरीके हैं:

• आधिकारिक प्रकाशित जानकारी, जिसे कभी-कभी अनदेखा कर दिया जाता है या पूरी तरह से समझा नहीं जाता है;
• गपशप, अक्सर सच्चाई से बहुत दूर, लेकिन कैंटीन और धूम्रपान कक्ष में बहुत खुशी के साथ चर्चा की;
• पहले हाथ की जानकारी, स्पष्टीकरण और महत्वपूर्ण बिंदुओं पर जोर देने के साथ, जो नेता योजना बैठक में देता है, आपत्तियों को दूर करने और मुंह के शब्द की प्रभावशीलता को कम करने के लिए उचित ध्यान देता है।

और कर्मचारियों को इच्छित पथ पर विभाग की आवाजाही के बारे में सूचित करना अनिवार्य है।

2) नियंत्रण। शुष्क और स्पष्ट आंकड़ों के अलावा, टीम में वातावरण को नियंत्रित करने की क्षमता, सफलता या प्रदर्शन में गिरावट के कारणों को स्पष्ट करती है। नियोजन बैठक के परिणामों के आधार पर, इकाई के भीतर और कंपनी में बातचीत की श्रृंखला में विफलताओं का अक्सर पता लगाया जाता है, और प्रबंधक तुरंत उन्हें खत्म करने के लिए कार्रवाई करता है।

3) प्रेरक। कर्मचारियों को ध्यान देने की जरूरत है। प्रबंधन में प्रसिद्ध नागफनी प्रभाव को याद करें - श्रम उत्पादकता इस तथ्य से बढ़ जाती है कि कर्मचारियों की गतिविधियों पर ध्यान दिया जाता है। एक नियोजन बैठक कर्मचारियों को नियमित रूप से याद दिलाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है कि वे महत्वपूर्ण हैं और उनके काम पर पर्याप्त ध्यान दिया जाता है।

विभाग के कर्मचारियों में से एक को सफलता मिली, टेक-ऑफ - उपलब्धियों को पहचानने का एक अच्छा कारण और यदि आवश्यक हो, तो विभाग में प्रतिस्पर्धी भावना का समर्थन करें। और फिर भी, संख्याओं के अतिरिक्त, आपको अपने कर्मचारियों की निगाहों को देखने की आवश्यकता है। प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों को ध्यान से सुनने की जरूरत है। कर्मचारी का व्यवहार बदल गया है, फ्यूज गायब हो गया है - प्रबंधक के लिए साप्ताहिक योजना में एक व्यक्तिगत बातचीत को शामिल करने का एक कारण।

4) शैक्षिक। इस कार्य में, प्रबंधक के कठिन प्रबंधकीय कार्य को सरल बनाने के लिए नियोजन बैठक एक अनिवार्य उपकरण है। सप्ताह के दौरान, एक काम का मामला, सभी के लिए संकेतक, हुआ - प्रमुख इसे लिखता है और योजना बैठक में इसे सार्वजनिक करता है। इस प्रकार, अलग-अलग लोगों को एक ही बात दोहराने की कष्टप्रद आवश्यकता अतीत में बनी हुई है, और हम नियमित रूप से और सचेत रूप से अपने काम करने वाले उपकरण को "तेज" करते हैं।

5) संगठनात्मक। विशेष रूप से नवाचार के क्षणों में संबंधित विभागों के प्रतिनिधियों को बैठकों में आमंत्रित करना एक अच्छा अभ्यास है। बातचीत स्थापित करने या समायोजित करने, संघर्षों को दूर करने, अनुभवों का आदान-प्रदान करने का अवसर।

6) अनुशासन। पर प्रेरणा, एक प्रबंधन उपकरण के रूप में, एक बहुत ही महत्वपूर्ण कमी है: इसकी क्रिया अल्पकालिक है। कुछ लोग आत्म-प्रेरणा के लिए सक्षम हैं, और यह इस क्षमता वाले लोग हैं जो अक्सर नेता बनते हैं।

अनुशासन, नियमित अनुष्ठान और नियम, जिसमें नियोजन बैठक शामिल है, कर्मचारियों को प्रेरित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। प्लानेरका एक घटना है। कर्मचारियों को इस तथ्य की आदत हो रही है कि उन्हें न केवल संख्या में रिपोर्टिंग की आवश्यकता होगी, बल्कि अपने संकेतकों को सही ठहराने की इच्छा भी होगी। नियोजन बैठक के लिए प्रश्न तैयार किए जाते हैं, कर्मचारी मामलों को इकट्ठा करते हैं और सिर पर स्थानांतरित करते हैं, जिसे पूरे विभाग को उनकी राय में दिखाया जाना चाहिए। शुक्रवार को परिवार के रात्रिभोज की तरह, नियोजन बैठक नियमों के अनुसार एक आदतन अनुशासनात्मक कार्रवाई बन जाती है, जब सभी को अपना व्यवसाय स्थगित करना चाहिए, कार्यस्थल पर उपस्थित होना सुनिश्चित करें, अंत में एक-दूसरे का सामना करें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

कितनी बार मीटिंग करनी है

मेरा मानना ​​​​है कि दैनिक टीम ब्रीफिंग केवल नए लोगों के लिए उपयुक्त है, जिन्हें प्रबंधन की एक सलाह शैली की आवश्यकता होती है और हर कदम पर समर्थन करते हैं। एक स्थापित टीम के लिए, नियोजन बैठकें साप्ताहिक होनी चाहिए। मुख्य बात यह है कि उन्हें उसी दिन, उसी समय आयोजित किया जाना चाहिए, और लगभग क्रियाओं की अवधि और क्रम में मेल खाना चाहिए, जो अनुशासनात्मक कार्य को बनाए रखने की अनुमति देगा।

संभावित नियोजन परिदृश्य का एक उदाहरण:

• सिर एक सूचनात्मक संदेश बनाता है, परिणामों के बाद, कर्मचारी स्पष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं।
• प्रबंधक नियोजित संकेतकों की घोषणा करता है और कर्मचारियों से उनके बारे में प्रश्न पूछता है। आवश्यकतानुसार व्यक्तिगत नियुक्तियों की व्यवस्था करता है।
• नेता सप्ताह के केस स्टडी के बारे में बात करता है या एक आमंत्रित कर्मचारी का परिचय देता है।
• प्रबंधक स्पष्ट करता है कि क्या तत्काल कार्य मुद्दे हैं जो पूरे विभाग के लिए महत्वपूर्ण हैं और योजना बैठक में चर्चा की आवश्यकता है। मुद्दों का मूल्यांकन करता है, यह तय करता है कि क्या तुरंत चर्चा करनी है, क्या देरी से निर्णय लेने की आवश्यकता होगी।
• नेता वर्तमान सप्ताह की योजनाओं के बारे में बात करता है - महत्वपूर्ण कार्यक्रम, बैठकें और योजना बैठक को पूरा करता है।

समय की लागत

लंबे समय तक हम समय बिताते हैं - यही मुख्य कारण है कि नेता योजना बैठकें करने से इनकार करते हैं। यह इस उपकरण की पूर्ण अस्वीकृति की ओर जाता है, या यह सब अधीनस्थों की प्रतिक्रिया के बिना नेता के एक संक्षिप्त एकालाप के लिए नीचे आता है। केवल सूचनात्मक और थोड़े अनुशासित कार्य संरक्षित हैं।

यह वास्तव में एक समस्या है: एक समूह के साथ काम करने की तुलना में "मानवीय रूप से" प्रबंधन करना आसान है। समूह की गतिशीलता का प्रबंधन एक अच्छा नेता होने की कला है। उनका लक्ष्य संक्षेप में और स्पष्ट रूप से एक योजना बैठक आयोजित करना है, और साथ ही कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, जो आवश्यक होने पर आंदोलन को सही करने में मदद करेगा। इष्टतम अवधि 20-45 मिनट तक है। यह बचपन से ही वह समय है जो हम में एकाग्रता की अवधि के रूप में रखा गया है।

एक नेता की ताकत यह है कि वह नियम निर्धारित करता है। नियोजन बैठक को फैलने से रोकने के लिए, कर्मचारियों के साथ "नियोजन बैठक के लिए अनुबंध" समाप्त करना आवश्यक है। उदाहरण के लिए:

• हम केवल सामान्य मुद्दों पर चर्चा करते हैं, हम व्यक्तिगत समाधान के लिए विशिष्ट लोगों को निकालते हैं।
• हम छोटे और बिंदु पर हैं।
• हम काम के मुद्दों से विचलित नहीं होते हैं, हम फोन को वाइब्रेशन मोड में डाल देते हैं।
• एक समस्या बताकर, हम एक समाधान प्रदान करते हैं।
• गैर-कार्य घंटों के दौरान गैर-कामकाजी मुद्दों पर चर्चा की जाती है।

परिस्थितियों के आधार पर नियमों का सेट भिन्न हो सकता है। मुख्य बात यह है कि नेता नियमों का प्रबंधन करता है और स्वयं समस्याओं में तल्लीन नहीं होता है। नियोजन बैठक का उद्देश्य पहचान करना है, और निर्णय बाद में किया जा सकता है, विभाग के काम करते समय सभी विवरणों को ध्यान से तौलना और उनका अध्ययन करना। मुख्य बात कर्मचारियों को दिखाना है कि बताई गई समस्याओं का समाधान किया जा रहा है। कभी-कभी ऐसी स्थितियां होती हैं जिनमें नियोजन बैठक आवंटित समय से आगे निकल जाती है, टीम में तीव्रता स्पष्ट रूप से दिखाई देती है। फिर आपको एक अतिरिक्त बैठक की व्यवस्था करने की आवश्यकता है, अक्सर घंटों के बाद। यह एक प्रबंधक का कौशल है - स्थिति को गर्म होने से रोकने के लिए, टीम में नकारात्मक पहलुओं को दिखाने वाले मार्करों की पहचान करना।

बेशक, विभाग में नियोजन उपकरण को लागू करने में समय लगेगा। उपकरण के वास्तव में प्रभावी होने से पहले कभी-कभी आपको एक से अधिक ईवेंट करने पड़ते हैं। जब एक नेता प्रतिक्रिया के लिए खुला हो जाता है, तो वह बहुत सी अनकही बातें सुनकर आश्चर्यचकित हो जाएगा, जो कर्मचारी लंबे समय से कहना चाहते थे, लेकिन कभी मौका नहीं मिला। और फिर उसने पूछा! आपको अपने अधीनस्थों की भूमिकाओं और समूह की गतिशीलता में उनके उपयोग पर विचार करना होगा, आपत्तियों के साथ काम करना होगा और उच्चतम स्तर पर बहस करनी होगी। कई नेता बिल्कुल इस तरह से नहीं जाते हैं - बनना, और व्यक्तिगत प्रबंधन में जाना, जो बहुत अधिक श्रम-गहन और कम प्रभावी है, जब सफलता के लिए केवल दो चरण होते हैं।

जिन प्रबंधकों के पास इस उपकरण की अच्छी कमान है, वे इसे अपने विभागों में बड़ी सफलता के साथ उपयोग करते हैं, क्योंकि वे इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में सक्षम थे। नियोजन बैठक अतीत का अवशेष नहीं है और औपचारिकता नहीं है, बल्कि सबसे आधुनिक और प्रभावी उपकरणों में से एक है जो प्रबंधन के सबसे कठिन कार्य को हल करने में मदद करता है - इकाई के लक्ष्यों की उपलब्धि। और इन लक्ष्यों से ही पूरी कंपनी की सफलता बनती है।

योजना बैठकें, परिचालन बैठकें और बैठकें लगभग हर कर्मचारी के कार्य दिवस का एक अभिन्न अंग हैं। जल्दी या बाद में, नेता को स्वतंत्र रूप से दैनिक नियोजन बैठक आयोजित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। लेकिन जैसा कि अक्सर होता है, कोई भी वास्तव में यह नहीं सिखाता है। इसलिए, अक्सर सवाल उठता है - योजना बैठक कैसे आयोजित करें?

योजना बैठक के लक्ष्य

पहली बात यह है कि उन लक्ष्यों को निर्धारित करें जिन्हें आप बैठक के साथ प्राप्त करना चाहते हैं। एक नियम के रूप में, ऐसी बैठकों का मुख्य लक्ष्य सभी कर्मचारियों के बीच एक सूचना स्थान बनाना है, जिसके परिणामस्वरूप उच्च और अधिक सुसंगत कार्य की उपलब्धि होती है। नियोजक निम्नलिखित कार्यों को हल करने में मदद करते हैं:

1. टीम के लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करना;
2. पूरी टीम के लिए सामान्य जानकारी लाना;
3. सामान्य मुद्दों को हल करना;
4. कर्मियों की प्रेरणा और भागीदारी;
5. सर्वोत्तम प्रथाओं के हस्तांतरण के माध्यम से कर्मचारियों का प्रशिक्षण;

सहमत हूँ, ऐसे लक्ष्यों की उपलब्धि किसी भी प्रबंधक के लिए बहुत रुचिकर होती है। इसलिए, व्यापार में बैठकों की योजना बनाने की प्रथा बहुत आम है। लेकिन बैठकों से दक्षता प्राप्त करना इतना आसान नहीं है, स्पष्ट रूप से परिभाषित कार्य योजना का पालन करना और प्रत्येक नियोजन बैठक की तैयारी करना महत्वपूर्ण है।

योजना बैठक

इसलिए, हमने निर्धारित किया है कि बैठक एक महत्वपूर्ण और उपयोगी चीज है, लेकिन इस उपकरण को अधीनस्थों की एक और बेकार यातना में नहीं बदलने के लिए, नेता को पूरी गंभीरता के साथ योजना बैठक की तैयारी के लिए संपर्क करना चाहिए। इससे पहले, हमने बैठक के लक्ष्यों पर चर्चा की, लक्ष्य के आधार पर नेता का कार्य, योजना बैठक के लिए एक योजना तैयार करना है। स्वाभाविक रूप से, विक्रेताओं और शीर्ष प्रबंधकों के लिए बैठक एक दूसरे से मौलिक रूप से भिन्न होगी। हालांकि संरचना ही लगभग समान होगी।

किसी भी बैठक को आयोजित करने में एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु अधीनस्थों को जल्द से जल्द बोलने का अवसर देना है। पहले मिनटों से योजना बैठक में अधिक से अधिक प्रतिभागियों को शामिल करना वांछनीय है। इससे टीम बनाने में मदद मिलेगी।

योजना बैठक की सफलता का राज

सबसे महत्वपूर्ण! एक बैठक के दिलचस्प होने के लिए, आपको इसकी तैयारी करनी चाहिए। एक बैठक की सफलता कई महत्वपूर्ण कारकों पर निर्भर करती है:

1. सूचना घटक। बैठक में दी गई जानकारी उपयोगी और रोचक होनी चाहिए। यदि जानकारी उबाऊ और नीरस है, तो जानकारी प्रस्तुत करने का एक दिलचस्प तरीका बनाएं। उबाऊ और उपयोगी जानकारी को हटा दें;
2. भावनात्मक घटक। यहां तक ​​कि सबसे दिलचस्प विषय भी गलत प्रस्तुति से बर्बाद हो सकता है। अपने विश्वविद्यालय के शिक्षकों को याद रखें, किसी व्याख्यान में पूरा श्रोता सो रहा होता है, और अन्य में यह पूरा घर होता है।
3. बैठक का नेतृत्व करने वाले नेता। मेजबान जितना अधिक आधिकारिक होगा, दर्शक उसे उतना ही बेहतर समझेंगे। यदि आपका अधिकार अधिक नहीं है, तो बिंदु 1 और 2 पर सावधानी से काम करें।

योजना बैठक आयोजित करने के नियम

देर से कर्मचारी

किसी को मिलने में हमेशा देर हो जाती है। ऐसे कर्मचारी बहुत विनाशकारी होते हैं और आपको सख्त लड़ने की जरूरत है। टीम के सभी सदस्यों के साथ अग्रिम रूप से सहमत होने के लिए मैं आपको क्षमा कर दूंगा कि हम देर से आने वालों के साथ क्या करते हैं। कई उदाहरण हैं: एक देर से आने वाला सभी को कॉफी या फल लाता है, एक देर से आने वाला एक चुटकुला सुनाता है, एक देर से आने वाला एक गाना गाता है, आदि। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी नियमों को जानते हैं और सभी उनका पालन करते हैं। यदि नियम को टीम द्वारा सोचा और स्वीकार किया जाता है, तो आप विलंबता को कम से कम कर देंगे।

वही मुलाकात का समय

बैठकों के एक सख्त कार्यक्रम का पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है। अनिर्धारित बैठकों से बुरा कुछ नहीं है, यह अधीनस्थों की योजनाओं को बाधित करता है, उन्हें ठीक से तैयार करने की अनुमति नहीं देता है। ऐसी बैठकों के प्रति रवैया शुरू में नकारात्मक होता है, जिसमें काम करने का मूड नहीं होता है।

किसी भी बैठक को अग्रिम रूप से अधिसूचित किया जाना चाहिए, जब तक कि बिल्कुल आवश्यक न हो, बैठकों की तारीखों और समय को नहीं बदलना सबसे अच्छा है।

मीटिंग में देरी न करें

टाइमिंग का पालन करना बहुत जरूरी है, अगर आपने तय कर लिया है कि मीटिंग 30 मिनट से ज्यादा नहीं चलनी चाहिए, तो अपनी बात रखें। बैठक जितनी लंबी होगी, उतनी ही कम प्रभावी होगी। यदि आपको जटिल मुद्दों को हल करने की आवश्यकता है और विवरण तैयार करने में लंबा समय लगता है, तो सक्षम कर्मचारियों के कार्य समूह बनाएं। अक्सर, अधिकांश बैठक संगठनात्मक मुद्दों पर काम करने पर खर्च की जाती है, और अधिकांश श्रोता आम तौर पर संवाद से बाहर हो जाते हैं।

केवल प्रस्तुतकर्ता बोलता है

मैं अक्सर एक तस्वीर देखता हूं जब कर्मचारी अपने बॉस से डरते हैं और परिणामस्वरूप बैठक एक तानाशाह के एकालाप में बदल जाती है। एक नियम के रूप में, यह सब मृत्यु के मौन में होता है, और हवा में तनाव महसूस होता है। प्रबंधन की निर्देशन शैली बैठकों में उपयुक्त नहीं है, यह इस घटना के सार के विपरीत है। आदर्श रूप से, सभी प्रतिभागियों को योजना बैठक में बोलना चाहिए।

निजी मुद्दों पर चर्चा

कभी-कभी नियोजन बैठक में भाग लेने वालों में से कोई एक निजी मुद्दे को हल करने के लिए इस घटना का उपयोग करने का प्रयास कर सकता है। एक नियम के रूप में, किसी कर्मचारी के लिए सार्वजनिक रूप से कोई प्रश्न उठाना फायदेमंद होता है। यह दृष्टिकोण बैठक को एक तमाशा में बदल सकता है। इसलिए जरूरी है कि इस तरह की जोड़-तोड़ को तुरंत रोका जाए और निजी मुद्दों को सुलझाने के लिए समय निर्धारित किया जाए।

कार्य पर बैठक का प्रभाव

बैठक में जिन बातों पर आपने सहमति व्यक्त की, वे सब आपकी ओर से की जानी चाहिए। यदि कोई नियंत्रण नहीं है, तो कर्मचारी जल्दी से आपके आदेशों का पालन करना बंद कर देंगे।

मीटिंग की प्रभावशीलता की जांच कैसे करें

असेंबली की प्रभावशीलता की जांच करना काफी आसान है। अपने अधीनस्थों से पूछें कि बैठक में क्या हुआ? मीटिंग के 5 मिनट बाद, 3 घंटे बाद और अगले दिन। इन सवालों के जवाब योजना बैठक आयोजक के लिए प्रतिक्रिया हैं। यदि बहुत सारी जानकारी है, तो कर्मचारियों को रिकॉर्ड रखने के लिए कहें। लेकिन किसी भी मामले में, सभी को जानकारी दर्ज करनी चाहिए।

ग्राहकों के साथ काम करते हुए, मैं देखता हूं कि लगभग हर प्रबंधक (उसके अधीन एक, पांच या 100 लोग - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता!) सुबह एक नियोजन बैठक या पांच मिनट की बैठक आयोजित करता है, जबकि लगभग हर कोई इसे अक्षम रूप से करता है। मैं इसे कैसे समझूं? यह बहुत आसान है: प्रत्येक नेता, किसी न किसी तरह, सुबह की बैठक के परिणामों से असंतुष्ट है। इसे ठीक करने के तरीके पर मेरा लेख, और आपकी सहायता के लिए संलग्न है (पहुंच प्राप्त करने के लिए आवश्यक) .

चरण 1. सुबह की योजना बैठक की प्रभावशीलता का निदान व्यक्त करें

यदि आप कथन से सहमत हैं तो कथन के आगे सही का निशान लगाएं:

• सुबह की योजना बैठक के लिए कर्मचारी नियमित रूप से देर से आते हैं या अनिच्छा से जाते हैं
• हर दिन सुबह की बैठक की एक अलग अवधि होती है।
• सुबह की बैठकें 15 मिनट से अधिक लंबी होती हैं
• कर्मचारी नर्वस, चिंतित, या असंतुष्ट बैठक छोड़ देते हैं
• आप सोचते हैं कि सुबह की योजना बनाना बेकार है - आप धीरे-धीरे उनमें अर्थ देखना बंद कर देते हैं
• कार्य दिवस के दौरान, आप लगातार कर्मचारियों से विचलित होते हैं, आपको उनके साथ विभिन्न समस्याओं पर चर्चा करनी होगी
• दिन में लगभग हर कर्मचारी को यही बात समझानी पड़ती है।
• कर्मचारियों को याद नहीं रहता कि आपने सुबह की बैठक में उनसे क्या कहा था
• सुबह निर्धारित होने के बावजूद शाम तक काम पूरा नहीं हो पाता है।
• आपके कर्मचारी हर दिन वही गलतियाँ करते हैं

यदि आपने कम से कम एक बॉक्स चेक किया है, तो आपको अपने लक्ष्यों के आधार पर, सुबह की मीटिंग आयोजित करने के तरीके पर पुनर्विचार करने की आवश्यकता है।

चरण 2. सुबह की बैठक का उद्देश्य निर्धारित करें।

किसी भी गतिविधि की तरह, आपको अपने लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है: सुबह की बैठकें आयोजित करके आप क्या परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं? और, निर्धारित लक्ष्यों के आधार पर, एक कार्य योजना बनाने के लिए।

उन लक्ष्यों की सूची में से चुनें जिनमें आपकी रुचि है:

• कर्मचारी प्रेरणा

ऊपर बताए गए सभी लक्ष्य टीम के साथ आपके काम में मौजूद होने चाहिए, लेकिन उन सभी को सुबह की बैठक के दौरान हासिल करने के लिए खुद के लिए निर्धारित नहीं किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, आप साप्ताहिक आधार पर अनुभव और प्रशिक्षण का आदान-प्रदान कर सकते हैं और सुबह नहीं, बल्कि इसके लिए विशेष रूप से आवंटित समय पर, और उस समय सभी समस्याओं और प्रश्नों को एकत्र और चर्चा की जाती है।

उसी समय, आपको यह समझना चाहिए कि यदि आप सुबह कर्मचारियों को प्रेरित करने का लक्ष्य निर्धारित नहीं करते हैं, तो आपको करतबों की प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है - कोई नहीं होगा

अब प्रत्येक लक्ष्य को प्राप्त करने के तरीके के बारे में अधिक विस्तार से।

1. दिन/सप्ताह के लिए योजना बनाना और लक्ष्य निर्धारित करना/फोकस करना

प्रति दिन तीन से अधिक कार्य और एक फोकस निर्धारित नहीं किया जाना चाहिए। आदर्श विकल्प यह है कि यदि आप आवाज नहीं उठाते हैं, लेकिन प्रत्येक कर्मचारी स्वतंत्र रूप से कहेगा कि वह दिन के अंत तक क्या हासिल करेगा और आज वह किस पर ध्यान केंद्रित करेगा।

उद्देश्य प्राप्त करने योग्य, विशिष्ट और मापने योग्य होने चाहिए, अर्थात संख्या में! स्मार्ट पद्धति का उपयोग करके लक्ष्य निर्धारित करें(आप किस तरह की विधि पढ़ सकते हैं .

सभी लोग सूचना की दृश्य प्रस्तुति को बेहतर समझते हैं, इसलिए बोर्ड पर मुख्य कार्यों को लिखना बेहतर होता है, और बातचीत के दौरान दिन के फोकस (शब्द के शाब्दिक अर्थ में) पर जोर देना बेहतर होता है।

यदि प्रबंधक द्वारा कार्यों की सेटिंग निर्धारित की जाती है, तो बेहतर है कि कर्मचारी भी अपने कार्यों को डायरी में लिख ले।

1. काम की समस्याओं का संग्रह, कर्मचारियों से फीडबैक

दो दिशाओं में संचार का निर्माण करना महत्वपूर्ण है, न केवल आप, एक नेता के रूप में, उनसे इस बारे में बात करें कि पिछले दिनों क्या समस्याएं उत्पन्न हुई हैं, बल्कि उन्हें अपनी कठिनाइयों के बारे में बात करने की आदत डालने की भी आवश्यकता है जो इस प्रक्रिया में उत्पन्न हुई हैं। काम की। अक्सर कर्मचारी अपनी समस्याओं को महत्वहीन समझते हैं, केवल आपस में चर्चा करते हैं, और प्रबंधन को आवाज नहीं देते हैं।

विश्वास का एक क्षेत्र बनाना आवश्यक है, इसलिए, सबसे पहले, गतिविधि को प्रोत्साहित करने के लिए, प्रबंधक हमेशा कर्मचारियों द्वारा आवाज उठाई गई सभी समस्याओं को स्वीकार करता है (भले ही, उनकी राय में, यह छोटा और महत्वहीन है)। दूसरे, हमेशा दोषी की तलाश करें, दोषी को नहीं। तीसरा, समस्या को हल करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करें और इसके उन्मूलन के लिए समय सीमा निर्धारित करें, और किए गए कार्यों के परिणामों के आधार पर, इस तथ्य के बारे में सूचित करें कि समस्या हल हो गई है।

1. अनुभव का आदान-प्रदान, कर्मचारियों का प्रशिक्षण

आप मिनी-प्रशिक्षण भी आयोजित कर सकते हैं: कर्मचारियों के साथ मानक भाषण स्क्रिप्ट, उत्पाद लाभ, आपत्तियों के उत्तर, वर्तमान कंपनी प्रचार आदि लाना या दोहराना। प्रशिक्षण के दौरान, न केवल बोलें, प्रक्रिया में कर्मचारियों को लगातार शामिल करें।

हर दिन उन्हें कुछ नया और उपयोगी सिखाएं। हमेशा अपने कर्मचारियों का विकास करें!

1. टीम भावना में वृद्धि

संवाद करते समय सबसे पहले "हम", "हमारी टीम" जैसे शब्दों का प्रयोग करें।

कंपनी की खबरें, अंतर-संगठनात्मक क्षण, संगठन की सफलताएं (यद्यपि छोटा) बीते दिनों में। भले ही आपकी कंपनी का कॉर्पोरेट मेल हो, हर कोई इसे नहीं पढ़ता है, इसलिए मुख्य और दिलचस्प समाचारों को आवाज़ दी जा सकती है। खबर भले ही खुश न हो, लेकिन एक टीम के तौर पर आप एक साथ सोच सकते हैं कि इस स्थिति में क्या किया जा सकता है।

कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण तिथियों की घोषणा करना न भूलें (स्वयं कर्मचारियों के जन्मदिन, उनके बच्चे, कंपनी में काम की गोल तारीखें, प्रतियोगिताओं में भाग लेना आदि)

1. कर्मचारी प्रेरणा

आने वाले पूरे दिन के लिए टीम को सकारात्मक दृष्टिकोण देने के लिए यह आवश्यक है:

• टीम से किसी की प्रशंसा करने के लिए कुछ खोजें (बिक्री, गुणवत्ता, आदि के लिए सर्वश्रेष्ठ; ग्राहक से आभार; एक कठिन या गैर-मानक मुद्दे को हल करना, आदि);
• दिन के लिए कार्य निर्धारित करते समय, बताएं कि कार्यान्वयन कंपनी के समग्र लक्ष्यों को कैसे सकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा, अर्थात। यह दिखाना आवश्यक है कि प्रत्येक कर्मचारी महत्वपूर्ण है;
• कार्रवाई को प्रोत्साहित करने वाले शब्दों का प्रयोग करें: "चलो इसे करते हैं!", "दिखाएं कि आप क्या करने में सक्षम हैं!" आदि।
• उन शब्दों का उपयोग करें जो आपको उन पर विश्वास दिखाते हैं: "हम कर सकते हैं", "हम करेंगे", "हम साबित करेंगे", "मुझे यकीन है", आदि।

सुबह की मीटिंग में कभी भी किसी कर्मचारी को डांटें नहीं, साथ ही पूरी टीम के प्रति असंतोष व्यक्त करें - सुबह केवल सकारात्मक बातें!

चरण 3. योजना बैठक के नियम तैयार करना।

आपने अपने लिए किस प्रकार की सुबह की योजना बैठक निर्धारित की है, इस पर निर्भर करते हुए, आपको इसके कार्यान्वयन के लिए एक कार्यक्रम तैयार करने की आवश्यकता है। इसका प्रिंट आउट लेना और इसे अपने सुबह की बैठक के स्थान पर लटका देना सबसे अच्छा है।

शेड्यूल में नियोजन मीटिंग का प्रारंभ समय और समाप्ति समय निर्दिष्ट होना चाहिए। यह 15 मिनट से अधिक नहीं होना चाहिए ताकि सूचना की धारणा का स्तर अधिकतम हो। और संचालन के लिए एक योजना तैयार करना भी आवश्यक है, अर्थात्। आप किस बारे में बात करेंगे इसका क्रम। शेड्यूलिंग के लिए सिफारिशें:

• बैठक को सकारात्मक नोट पर शुरू और समाप्त करना याद रखें। इसलिए, नियोजन बैठक को अभिवादन के साथ शुरू करें, पिछले दिन (एक व्यक्तिगत कर्मचारी या पूरी टीम की) की कुछ उपलब्धियों को चिह्नित करें। और एक बधाई के साथ समाप्त करें, एक अच्छे दिन की कामना, एक वाक्यांश जो कार्रवाई को प्रोत्साहित करता है।
• अभिवादन के बाद, आप पिछले दिन के काम के परिणामों की रिपोर्ट कर सकते हैं और उनके आधार पर वर्तमान दिन के लिए लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं।
• मिनी-प्रशिक्षण या अनुभव का आदान-प्रदान, जिसे दिन के लिए निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, घोषित कार्यों के तुरंत बाद किया जाना चाहिए।
• कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना अनिवार्य है - बैठक के अंत तक ऐसा करना अधिक समीचीन है, क्योंकि चर्चा के लिए एक मानक समय केवल लगभग निर्धारित करना संभव है और ताकि योजना बैठक बाहर न खींचे, यह आवश्यक है इस प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए। यदि आप देखते हैं कि चर्चा के लिए प्रस्तुत समस्या जटिल है और इसे हल करने में 2 मिनट से अधिक समय लगेगा, तो इस मुद्दे पर एक अलग बैठक निर्धारित करें या इसके समाधान के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का निर्धारण करें।

मॉर्निंग प्लानिंग मीटिंग के लिए शेड्यूल टेम्प्लेट:

मॉर्निंग प्लानिंग मीटिंग के नियम भरने का नमूना(सभी मुफ्त अतिरिक्त सामग्री तक पहुंचने के लिए आवश्यक):

मैं आपको सलाह देता हूं कि आप कई प्रतियों में योजना बैठक नियमों का एक टेम्पलेट प्रिंट करें और दैनिक तैयारी के दौरान आप जो कहना चाहते हैं उसके बारे में नोट्स बनाएं।

चरण 4. सुबह की बैठक की तैयारी।

अच्छी तैयारी सफलता का 90% है, इसलिए किसी भी आयोजन की तरह, आपको सुबह की योजना बैठक के लिए भी तैयारी करनी चाहिए।

इसे रात से पहले करना बेहतर है और इसे लिखना सुनिश्चित करें!

आप इस आधार पर कार्य निर्धारित करते हैं कि आपने महीने के लिए अपने लिए कौन से लक्ष्य निर्धारित किए हैं और आप उनके कार्यान्वयन के किस चरण में हैं, साथ ही कार्य दिवस के दौरान किन लक्ष्यों पर निर्भर करते हैं।

योजना के प्रत्येक आइटम के बारे में लिखें कि आप क्या कहेंगे: दिन की सफलताओं और आने वाली कठिनाइयों, समाचारों और घटनाओं को याद रखें; एक मिनी-लर्निंग के बारे में सोचें और तैयार करें।

सबसे पहले, तैयारी में शायद आपको काफी समय लगेगा, लेकिन धीरे-धीरे इसे अधिकतम 10 मिनट तक कम किया जाना चाहिए।

चरण 5. एक योजना बैठक आयोजित करना।

अपने मुद्रित मिनट अपने हाथों में लें, मुस्कुराएं और नियमों को देखते हुए बैठक शुरू करें। ऐसा करते समय अपनी घड़ी पर नजर रखें ताकि बैठक 15 मिनट से ज्यादा न चले।

संचालन की प्रक्रिया में, विनियमन के प्रत्येक आइटम पर कर्मचारियों की प्रतिक्रिया पर ध्यान दें ताकि यह विश्लेषण किया जा सके कि कौन सी जानकारी दिलचस्प थी और क्या बहुत दिलचस्प नहीं थी। यदि कुछ दिलचस्प नहीं था या आपके लिए अपेक्षित परिणाम (प्रतिक्रिया) नहीं लाया, तो आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि यह जानकारी कितनी महत्वपूर्ण है, क्या इसे हटाया जा सकता है, या कर्मचारी की रुचि बढ़ाने के लिए इसकी प्रस्तुति को कैसे बदला जाए।

आपके लिए, आपकी बैठकों की प्रभावशीलता का मुख्य मानदंड, निश्चित रूप से, प्रदर्शन के स्तर, बिक्री और सेवा की गुणवत्ता का संकेतक होना चाहिए। यदि गतिशीलता सकारात्मक है, तो आप सब कुछ ठीक कर रहे हैं, अन्यथा हम आपके साथ व्यक्तिगत रूप से काम करने के लिए हमेशा तैयार हैं!

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