Az ügy mintafeltöltés tanújának lapja. Kiváló titkárnő
A tanúsító lap olyan dokumentum, amely egy sorszámozott és bekötött irat jellemzőit tükrözi, és készen áll az archiválásra.
Két alkalmazható forma
1) A dokumentum formája a „Szervezetek levéltári munkájának alapszabályai” című melléklet egyik mellékletében található. De csak költségvetési vállalkozások számára kötelező, mivel a fenti Szabályok szabályozzák e szervezetek archívumának munkáját, ezért csak a költségvetési vállalkozásokra kötelezőek.
Jegyzet! Jelen Szabályzat minden más munkáltató munkafolyamatát is szabályozza, de csak a dokumentáció megőrzése, leírása, elszámolása és felhasználása tekintetében. Ez azt jelenti, hogy a regisztrációs eljárást a szervezet adminisztrációja dönti el.
2) A tanúsító lap formája is bármilyen formában elkészíthető, de ennek a dokumentumnak a lényegét meg kell őrizni, vagyis pontosan tükröznie kell annak az ügynek a jellemzőit, amelyhez csatolták, és nem egyéb információkat.
Hol használják a tanúsító lapot?
A tanús ívet az archívumban való tárolásra átadott ügyekben használjuk. Ebben az esetben az összes dokumentum két típusra osztható:
- Hosszú ideig vagy tartósan tárolt tokok;
- Legfeljebb 10 évig tárolható esetek (ún. átmeneti tárolás).
Az ideiglenes tárolódobozok nem sorszámozhatók vagy tűzhetők, hanem egyszerűen tárolhatók abban a mappában, amelybe iktatják. Következésképpen ezekben az esetekben nem lesznek sajátosságok, és nincs szükség tanús ívre.
De ez csak a munkáltatók joga, nem kötelessége. A gyakorlatban sok közülük minden bizonylatot köt, függetlenül a tárolás időtartamától, különösen a számviteli és pénzügyi bizonylatoknál.
A tanúsító lapnak a következő információkat kell tartalmaznia:
- Az irat neve - ebben az esetben az "igazolólap" és az ügy száma, amelyhez csatolják;
- A varrott tokban lévő lapok száma, és az alábbiakban magyarázatot adunk, ha a tokban vannak betűs számok (1a, 2a stb.), hiányzó számok (például az 5. oldal után azonnal a 7. szám jön);
- Ezután fel kell tüntetni az ügy leltárában szereplő lapok számát;
- Ezután jön egy táblázat, amely egy adott oldal jellemzőit jelzi (például a 18. oldal egy fénykép);
- A tanúsító lapot összeállító alkalmazott aláírása, beosztása, teljes neve és dátuma.
Hova kell beszegni/beilleszteni a tanús ívet?
Általában az igazolási lapot külön lapra iktatják az ügy végén. De ha ez valamilyen oknál fogva nem volt lehetséges, akkor a tanúsító lapot a felső borító hátuljára ragaszthatja, és csak a felső része (éle) van ragasztva.
Ahol tilos tanúsító lapot elhelyezni:
- Varrott tok borítójának elején;
- A dokumentum tiszta hátoldalán, amely a fájl utolsó helye.
Kiválasztottuk Önnek a legjobb ajánlatokat egyéni vállalkozók és LLC-k számára folyószámla nyitáshoz.
|
|
 Folyószámla nyitása a "Tochka" bankban
|
 Folyószámla nyitása a "Kelet Bank" bankban
|
 Folyószámla nyitása a bankban "Megnyitás"
|
|
Folyószámla nyitása a VTB Bankban- Hasonló hozzászólások
-
T-10 minta kitöltési űrlap -
Parancs elhagyása (T-6 és T-6a űrlap) -
Utazási bizonyítvány (T-10 forma)
A tanúsító lap kialakításán a tok kötete véget ér. Hol szerezhető be a nyomtatvány, és hogyan kell kitölteni az esettanúsító lapot, mik azok a betűszámok, és az ügy állapotának milyen jellemzőit kell tükröznie, valamint a cikkben található esettanúsító lap mintáját. Az űrlapot innen is letöltheti.
Az ügy laphitelesítője: az űrlap elemzése
Az ügy tanúilapjának formája a 8. számú melléklet. Emlékeztetlek arra, hogy ezek mindenki számára kötelezőek.
Maga a forma egyszerű. Először számokkal és szavakkal írjuk meg, hogy az ügy hány íve van iktatva abban a kötetben. A belső leltár lapjait nem veszik figyelembe. Ezután adja meg az ügy utolsó lapjainak számát, például:
1-től 204-ig.
Aztán jönnek a betűs számok és a kihagyottak. A betűs számok betűkkel rendelkező számok: 10a, 55a stb. Akkor jönnek létre, ha a lapszámozásnál véletlenül kihagytak egyet (minden ember, mindenki téved). Ebben az esetben nem kell újra csinálni semmit, hanem egyszerűen vegye ki az előző számot, és tegye egy számozatlan lapra, de egy betűvel. Kiderül például, hogy 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..
Ugyanez a hiányzókkal: véletlenül kihagytál egy lapot a számozásról - nem baj, csak ezt ne felejtsd el feltüntetni a tanúsító lapon.
Ha nincsenek betűs vagy hiányzó lapok, tegyen kötőjelet ezekbe a mezőkbe.
Ezután külön feltüntetjük a belső leltár lapszámát.
Az alábbiakban egy táblázat található a tok fizikai állapotának jellemzőiről. A bal oldali oszlopba írjuk, hogy milyen jellemzőt, a jobb oldalon - melyik lapokon. A jellemzők eltérőek: a lap elszakadhat, megtölthető vízzel vagy valami mással, a másolat lehet nagyon sápadt, vagy éppen ellenkezőleg, az olvashatóság határán sötét. Javítsuk ki.
A szervezetek levéltári munkájának alapvető szabályait itt javasoljuk feltüntetni:
- beillesztett fényképeket tartalmazó lapok száma;
- nagy formátumú lapok száma;
- borítékok a mellékletekkel és a benne lévő lapok számával;
- a nyomtatott példányok esetében a prospektusok megléte a benne lévő ívek számával, ha azt az ügy lapjainak általános számozása során nem jegyezték fel.
Ha szerencsére a toknak nincsenek jellemzői, akkor ezt a táblázatot áthúzzuk a Z betűvel.
Az igazoló lapot az azt összeállító személy írja alá.
Hol és hogyan helyezik el a tanúsító lapot
Az ügy tanúi ívét utoljára iktatják. Így egy teljesen elkészült ügy kötete így néz ki: borító címlappal, majd -, majd az ügyiratok, igazoló lap, borító.
Ha korábban az eseteket tanúsító lapok nélkül készítették el, akkor nem kell köteteket hímeznie hozzájuk. A tanús ívet ezután a lap teteje mögé ragasztják az ügy fedelének belső oldalára.
Lehetséges-e változtatni a tanúsító lapon?
A 2015. évi Szabályzat előírja, hogy az ügy fizikai állapotában vagy összetételében bekövetkezett minden változást rögzíteni kell az igazoló lapon. A fizikai állapot nem vet fel kérdéseket, de valóban változhat a varrott tok összetétele? Igen talán. Élénk példa az, amiről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor jöhetnek értük, a kötet firmware-éről szóló könyveket nem szúrják át. A borítékok, amelyekbe be vannak zárva, áttörtek, és 1 boríték felel meg a tok egy lapjának. Ha néhány év elteltével valaki vagy hozzátartozója kérte ezt a könyvet, akkor az általános módon adjuk ki. Ezek után ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni a tok tanúsító lapjára, különben kiderül, hogy a könyvet pont a tokból vesztettük el.
Bizonyítéki nyilatkozat összeállítása az ügyről
Az ügy igazoló lapja az ügyben lévő ívek számának figyelembevétele érdekében az előírt formában készül (1. sz. melléklet). Az ügy tanúi ívének biztosítéki feliratán az ügy sorszámozott lapjainak száma, a belső leltár lapjainak száma számokkal és szavakkal van feltüntetve, az ügy lapjainak számozásának jellemzői. valamint az ügy iratainak fizikai állapota, az ügy lapjainak betűszámainak megléte, hiányzó számok, fényképes ívek száma (személyes esetek kivételével), nagy formátumú ívek, borítékok száma mellékleteket és az azokhoz csatolt ívek számát, valamint nyomtatott példányok esetén a prospektusok meglétét a benne lévő ívek számával, ha azokat az ügyben szereplő összes bruttó számozásban nem tüntették fel. A külön sorszámozott, az ügy elején elhelyezett belső leltár lapszámát az ügyiraton az ügy összes lapszáma után + (plusz) jellel tüntetjük fel. Például: "100 (száz) ív + 5 ív belső leltár került iktatásra és sorszámozásra az aktában."
Az ügy összetételében és státuszában bekövetkezett utólagos változásokat (sérülés, okmányhiány, eredeti példányok másolatokkal való cseréje stb.) az ügy igazoló lapján a vonatkozó aktusra hivatkozással rögzítjük. A védjegyeket a szervezet irodai vagy levéltári szolgálata hitelesíti a dátum feltüntetésével.
A tok igazolási lapját a tok végére kell helyezni, és fejléces papírra vagy üres A4-es papírlapra kell elkészíteni. Azon személyek esetében, akiknek nincs csatolt borítéka, megengedett egy A5-ös papírlapon tanúsító lapot kiállítani. A könyvekben a tanúsító felirat az utolsó üres lap hátoldalán, az irattartókban - külön kártyaformátumú üres lapon van feltüntetve. Az ügy igazoló ívét az összeállító írja alá. Az ügy igazoló lapján olvasható hitelesítő feliratot kell feltüntetni, feltüntetve a pozíciót, az aláírás dekódolását, a személyes aláírást és az összeállítás dátumát.
Az ügy borítóján vagy az utolsó irat lapjának üres hátoldalán az ügy tanúi ívét kivenni tilos. Azokban az esetekben, amikor az irat már be van iktatva vagy be van kötve üres igazolólap vagy üres A4-es lap nélkül, a lap tetejére kell ragasztani a tok belső borítójára, vagy az irat végére iktatható.
Előkészíti a dokumentumokat archiválásra? Ne felejtsen el nyilatkozatot tenni az esetről. Adja meg a megfelelő űrlapon a lapok számáról és fizikai állapotáról szóló információkat. Ismertesse a számozás jellemzőit! A cikkből megtudhatja:
- miért van szükség tanúsító lapra és kötelező-e;
- hogyan készül a személyi akta tanúi lap;
- személyi akta igazoló lapja: tervminta;
- milyen adatok szerepelnek a tanúsító lap kitöltésekor;
Igazolási lap a számviteli bizonylatok rendszerében A modern irodai munka külön tevékenységi terület, amely a dokumentáció kérdéseivel, valamint a dokumentációval történő munka megszervezésével foglalkozik.
A tok tanúsító lapja: tartalom és kialakítás
A tanús ívet ezután a lap teteje mögé ragasztják a tok fedelének belső oldalára. Lehetséges-e változtatni a tanúsító lapon? A 2015. évi Szabályzat előírja, hogy az ügy fizikai állapotában vagy összetételében bekövetkezett minden változást rögzíteni kell az igazoló lapon. A fizikai állapot nem vet fel kérdéseket, de valóban változhat a varrott tok összetétele? Igen talán.
Szembetűnő példa az igénytelen munkakönyvek, amelyekről egy hete beszéltünk. Mivel bármikor jöhetnek értük, a kötet firmware-éről szóló könyveket nem szúrják át. A borítékok, amelyekbe be vannak zárva, áttörtek, és 1 boríték felel meg a tok egy lapjának.
Ha néhány év elteltével valaki vagy hozzátartozója kérte ezt a könyvet, akkor az általános módon adjuk ki. Ezek után ne felejtsen el megfelelő bejegyzést tenni a tok tanúsító lapjára, különben kiderül, hogy a könyvet pont a tokból vesztettük el.
Hogyan készítsünk tanúsítványt a személyi aktáról
A személyes iratanyag belső leltárának összeállításának sajátossága, hogy a karbantartása során megnyitásakor és kitöltésekor azonnal a tokba kerül. Éppen ezért a belső leltár gondoskodik az új iratok személyi aktába történő felvételének tükrözéséről, valamint az iratok személyi aktából történő eltávolításáról, az eredeti példányok másolatokkal történő pótlásáról (a „Megjegyzés” rovatban rögzítve). Ha az akta már be van kötve és iktatva, akkor a fordító által hitelesített belső dokumentumok leltárát a felső éllel az előlap belső oldalára ragasztjuk.
Felhívjuk figyelmét, hogy az ügy irattárba történő előkészítésekor a belső leltár lapjait a személyi akta lapjaitól elkülönítve sorszámozzuk. Az alkalmazott elbocsátása után a személyi aktáját bezárják, vagyis eltávolítják a mappából és felvillantják. Ebben az esetben fontos, hogy ne felejtsen el egy tanúsító lapot kiállítani.
Ügy tanúsító lap
A tanúi ívet az ügyben külön lapra, könyvekben - az utolsó üres lap hátoldalára, iratszekrényekben - külön kártyaformátumú üres lapra készítik. Az ügy igazoló lapja a megállapított formanyomtatványnak megfelelően készül (9. sz. melléklet), amelyen számokkal és szavakkal feltüntetik az ügy sorszámozott lapjainak számát, a belső leltár lapszámát, a számozás jellemzőit. az ügyszámokról (betűbetűszámok megléte, hiányzó számok, beragasztott fényképes ívek száma, nagy formátumú lapok, borítékok mellékletekkel és az azokban lévő lapok száma), valamint a prospektusok nyomtatott példányai a bennük lévő lapok számával, ha azokat az ügyben szereplő összes bruttó számozásban nem tüntették fel. Az ügy hitelesítő ívét annak összeállítója írja alá.
Blanker.ru
A Művelődési Minisztérium (2015. 01. 31. 526. sz. végzés) az igazoló lap kitöltését a papíralapú ügyek benyújtásának eljárási rendjébe beépíti az iratok benyújtásával, számozásával, belső leltár összeállításával és a borító megtervezésével. . Formáját a levéltári dokumentumok tárolásának megszervezésére vonatkozó szabályozási követelmények határozzák meg. Az ügy igazoló lapjának nyomtatványmintáját az irattári szabályzat 8. számú melléklete tartalmazza.
Súgó Az űrlap szabványos adatai a következők:
- A dokumentumtípus neve;
- A fordító pozíciójának neve;
- Aláírás;
- dekódolás;
- Elkészítés dátuma;
Az űrlapon a következő adatok szerepelnek: Az ügy lapjainak teljes száma (szavakkal és számokkal jelölve); Betűszámok; Kihagyott számok; A fizikai állapot jellemzői és az eset kialakulása; Az űrlap regisztrációjához ajánlott papírméret A4.
Figyelem
Az állandó tárolás eseteinek borítóján helyet biztosítanak annak az állami levéltárnak a nevének, amelybe a szervezet iratait befogadják, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölését. A szervezet (szerkezeti egység) nevének megváltoztatásakor az ügyiratok által lefedett időszakban, vagy az ügy másik szervezethez (más szervezeti egységhez) történő átadásakor az ügy borítóján fel kell tüntetni ennek a szervezetnek vagy jogutód szervezetnek az új nevét. , és zárójelben szerepel a szervezet (szerkezeti egység) korábbi neve. Az ügyek címlapja az ügyek borítóján a szervezet ügyeinek nómenklatúrájából kerül át, egyeztetve a megfelelő levéltári intézmény szakértői és hitelesítő bizottságával.
Szükséges esetekben pontosításra kerül sor a címsoron (megrendelések száma, jegyzőkönyvek stb.).
A tanúív a tartós megőrzési idő és a személyi akta minden esetének kötelező eleme. Az ügy tanúi ívét külön lapra készítik, és az ügy végére helyezik. A könyvek (magazinok) archívumnak történő átadásakor a tanúsító feliratot üres lap hátoldalára, iratszekrényekben - külön kártyaformátumú üres lapra - készítik.
A lapon számokkal és szavakkal is fel van tüntetve a tok számozott lapjainak száma és külön a „+” (plusz) jellel a belső leltár lapjainak száma (ha van). Az igazolólap az ügyiratok számozásának következő jellemzőit írja elő: az ügyirat betűszámainak megléte; a tok hiányzó lapjainak megléte; lapszámok jelenléte beillesztett fényképekkel, dokumentumokkal, újságkivágásokkal; nagy formátumú lapok száma; a mellékletekkel ellátott borítékok száma és az azokhoz mellékelt lapok száma.
Fájlok készítése állandó tárolásra
Nem felesleges személyes Mivel a személyi akta vezetésének rendje a költségvetési szervezetekre nem szabályozott, javasoljuk, hogy a munkáltató fogadjon el olyan helyi jogszabályt, amely szabályozza a személyi iratok vezetésének, feldolgozásának és tárolásának kérdéseit. Jegyzet. Az ügy egy témához vagy tevékenységi területhez kapcsolódó, külön borítóban elhelyezett irat vagy dokumentumcsomag. Az ügyek attól a pillanattól tekintendők megindítottnak, amikor az első végrehajtott dokumentum szerepel benne.
Szigorú szabályokat kell betartani a munkavállalók személyi iratainak kezelésében, még akkor is, ha ez nem követelmény a munkáltató számára. Fontos megjegyezni, hogy függetlenül attól, hogy a mappákat hogyan nevezik ("személyes adatok", "dosszié" vagy más), azok a munkavállaló személyes adatait tartalmazzák, ezért a Ch.
Az alkalmazott személyi aktája
Az ügy akkor tekintendő iktatottnak, ha bekerült az első végrehajtott dokumentum tárolására szolgáló mappába. Ezzel egyidejűleg a felnyitott tok fedelét lerajzolják. A tok borítóját az előírt formában kell elkészíteni (3. sz. melléklet) A megnyitott ügy borítóján a következő adatok szerepelnek: a szervezet neve; azon szervezet szerkezeti egységének a neve, amelyben létrejött; ügyindex az esetek nómenklatúrája szerint; ügy címe; a tok tárolási idejét vagy a „Folyamatosan megőrzi” feliratot (a tokok nómenklatúrájából átvéve).
Az állandó tárolás eseteinek borítóján helyet biztosítanak annak az állami levéltárnak a nevének, amelybe a szervezet iratait befogadják, az állami levéltár és szervezet kódjainak megjelölését.
3.6. archiválásra átvett ügyek nyilvántartási követelményei
A dátumok szélső soraiban a szervezési, adminisztratív, alkotói és egyéb dokumentációt (jegyzőkönyv, átirat, levél, jelentés stb.) tartalmazó ügyek határideje, amelyeknél fontos a pontos dátumozás, valamint a több kötetből (részből) álló ügyek határideje. az ügy iratai közül, i.e. az ügyben szereplő legkorábbi és legkésőbbi iratok nyilvántartásba vételének (készítésének) időpontja. Ha az ügy megbízások, utasítások stb. nyilvántartása, akkor az ügy dátuma a napló első és utolsó bejegyzésének pontos naptári dátuma. Az ülések jegyzőkönyvét tartalmazó ügyek határideje a jóváhagyás dátuma (a jóváhagyott dokumentumok esetében), illetve az ügyet alkotó első és utolsó jegyzőkönyv dátuma.
A személyi akta határideje annak a személynek a felvételéről és elbocsátásáról szóló végzés aláírásának dátuma, akire vonatkozóan ezt az ügyet benyújtották.
A jelenlétről beszélünk például olvashatatlan szövegű dokumentumok, ragasztott lapok (ha vannak nagy diagramok stb.), szakadt lapok, ragasztott fényképek esetén, ha vannak borítékok a tokban, és vannak mellékletek bennük stb. Az ügy tanúi ívét az összeállítónak alá kell írnia, az álláspontot és az aláírást megfejteni, a dátumot fel kell tüntetni. Az irattári dokumentumok felhasználása során szükség esetén a jövőben a szükséges jelöléseket a tanúsító lapon megteszik.
Ha az aktát tanúilap nélkül iktatják, akkor azt felül kell ragasztani a tokborító belső oldalára. De általában az utolsó dokumentum után kerül, és ebben a formában a tokot összevarrják. A cikk elején egy példát mutatunk be a tanúsító lap kitöltésére. Letöltheti az eset tanúsító lapjának mintáját doc formátumban is. Az ügy benyújtásához szükség lehet az ügyiratok belső leltárának mintájára is.
Ügy tanúsító lap az ügyben lévő lapszám figyelembevételével állítjuk össze az előírt formában, melyet a 9. sz.
Az ügy igazoló lapjának kitöltésének szabályai
A személyi állomány tekintetében pedig a megalakulásuk naptári évének lejárta után fel kell készülni az archívumba történő átadásra. A fájlok archiválás előtti előkészítése két eljárást foglal magában: a regisztrációt és a leírást.
A regisztrációt a dokumentumokkal való munkavégzésért felelős személy végzi. A tervezés magában foglalja a tanúsító lap elkészítését.
A tanús ívet az ügyben külön lapra (A4, A5 formátumban) az utolsó üres lap hátoldalán kell elkészíteni.
A tok fedőlapján vagy az utolsó okirat lapjának üres hátoldalán lévő igazoló lapot kivenni tilos. Ha a tokot a tanúsítólap formája nélkül tűzik vagy kötik, akkor azt a lap tetejére ragasztják a tokborító belső oldalára.
Az igazoló lapon a számozott lapok számát és külön a „+” jellel a belső leltár lapszámát (ha van) feltüntetik számokkal és szavakkal.
A tanús íven fel kell jegyezni az ívek számozásának jellemzőit, az iratok fizikai állapotát és az ügy lebonyolítását:
- a lapok betűszámának jelenléte;
- hiányzó lapok jelenléte;
- beillesztett fényképeket tartalmazó lapok száma;
- nagy formátumú lapok száma;
- a mellékletekkel ellátott borítékok száma és az azokhoz mellékelt lapok száma;
- a sérült lapok száma:
- nyomtatott példányok esetén a prospektusok megléte a benne lévő ívek számával, ha azokat az ügyben az általános bruttó számozásban nem jelölték meg.
A számozott lapok számának végleges adatánál figyelembe kell venni a betűvel ellátott, hiányzó lapok számát. Például az ügy utolsó lapja a 252-es számmal rendelkezik, de az aktában vannak 5a és 30a számú lapok, a hiányzó szám pedig 17. Ebben az esetben a lapok száma összesen 252+2-1=253 lesz.
A tanúi ívet az összeállítója aláírja, feltüntetve a beosztását, az aláírás dekódolását, az összeállítás dátumát.
Az ügy összetételében bekövetkezett minden utólagos változást (sérülés, eredeti iratok cseréje) az igazoló lapon a vonatkozó aktusra hivatkozással rögzítünk.