A regionális csapat távirányítója. Három hiba a távoli csapat vezetésében

A képzés célja:
A résztvevők ismeretek és készségek elsajátítása a beosztott alkalmazottak távirányításában.

A képzés célja különböző szintű vezetők számára, akiknek kompetenciái közé tartozik az irodán kívül és/vagy jelentős távolságra lévő alkalmazottak kommunikációja és irányítása.

Tréning program:

1. Bevezetés
   • Az alkalmazottak befolyása a vállalat hatékonyságára
   • Menedzser funkciói
   • Vezetési stílusok
   • Távvezérlés alapelvei: tervezés, motiváció, ellenőrzés, delegálás
2. A távmunka jellemzői
   • Ki dolgozhat távmunkában: alkalmazotti kompetenciaprofil távmunkához
   • A távoli alkalmazottak keresésének jellemzői, a feltételek megbeszélése
   • Az alkalmazottak távolról végzett munkájának eredményességének kritériumai
   • A munkaügyi kapcsolatok jellemzői távolról
3. Célok kitűzése és a dolgozók tevékenységének tervezése távolról
   • Miért fontos célokat kitűzni az alkalmazottak elé?
   • Távoli célmeghatározás szabályai. A SMART a hatékony menedzsment eszköze
   • Munkavállalói rangsorolás. Az eredménykritériumok meghatározása
   • Erőforrás tervezés. Pénzügy, marketing, rendezvények, termékvonal menedzsment
   • Egyéni munkaterv (PIP): Pályázati feltételek és veszélyek
   • Főbb célok kitűzése és tervezési hibák
4. Az alkalmazottak távfelügyelete
   • Az ellenőrzés típusai
   • Az ellenőrzés gyakorisága. A távirányító tulajdonságai
   • A bevételek és kiadások ellenőrzése
   • Vezetői látogatások: technika, hibák, felhasználási területek
   • Visszajelzés a dolgozói teljesítményfigyelés eredményeiről
5. Visszacsatolás
   • A visszajelzés, mint menedzsment eszköz
   • A visszajelzés ideje és helye a munkavállalónak
   • Hatékony munkavállalói visszajelzési algoritmus
   • Visszajelzési hibák
6. Távoli kommunikáció az alkalmazottakkal
   • Az alkalmazottakkal való távoli kommunikáció fontossága
   • A kommunikáció típusai és felhasználási jellemzői
   • Hibák a távoli alkalmazottakkal való kommunikáció során
   • A távoli kommunikáció törvényei. Fading hatás, „törött telefon” elv, üzenet-hoax
   • Tele- és videokonferencia lebonyolítási technikája
7. Dolgozzon dokumentumokkal és e-mailekkel
   • A dokumentumok és e-mailek kialakításának céljai és célkitűzései
   • Levélírás, mint időgazdálkodási eszköz
   • Levelek és dokumentumok címzettjeinek kijelölése. Logisztikai információk
   • Válaszok az alkalmazottak e-mailjére
8. Delegáció, vagy könnyebb mindent egyedül csinálni...
   • A delegálás elvei
   • Az aluldelegáltság mutatói
   • Mítoszok a delegációról. Delegálási hibák
   • Delegálási technikák és teljesítményértékelés
9. Munkavállalói motiváció távolról
   • A munkavállaló motivációs területe
   • A vállalati célok és a munkavállalói célok összefüggése: a közös nevező megtalálása
   • A cég menedzser képviselője a munkavállaló előtt
   • Az alkalmazottak motivációjának távolról történő kezelésének módjai. Demotiváló tényezők
   • A szakmai kiégés jelei. A kiégés kezelésének módjai
   • A semmittevés a motiváció növelésének eszköze
10. Képzési eredmények
    • A résztvevők további munkájának és egyéni fejlesztésének tervének kialakítása

Munka formátuma:
Az aktív tanulási mód magában foglalja a gyakorlati esetek elemzését csoportos és egyéni gyakorlatokban elméleti információs blokkokkal. A tréning során gyakorlati ajánlásokat dolgoznak ki, a résztvevőket tesztelik és tapasztalatcserét folytatnak a csoporton belül.

Szerző és műsorvezető - :
Business coach, vezetési tanácsadó, executive coach.
Szakterület: vezetői készségek, tárgyalási, értékesítési és ügyfélkapcsolati munka, személyes hatékonyság, HR technológiák.

A rendezvényen való részvétel díja: 27700 dörzsölje.

Elhelyezkedés.

Minden vezető arról álmodik, hogy professzionális és lelkiismeretes munkatársakból álljon, akik pontosan és időben végzik el a megbízatásokat, és kreatív gondolkodásúak. A modern munkaerőpiac azonban nincs túlságosan tele ilyen típusú munkavállalókkal. Hogyan lehet megoldani a munkaerőhiányt, biztosítani magának a magas színvonalú személyzet folyamatos beáramlását, és megteremteni kapcsolatukat a vezetőkkel? A válasz erre a kérdésre az alkalmazottak távirányítása.

A modern információs rendszerek szinte bármilyen bonyolultságú vezetői feladatok megoldását teszik lehetővé, beleértve olyan területeket is, mint a távmunkában dolgozó alkalmazottak kezelése. Azonban, mint minden vezetési stílusnak, ennek is megvannak a maga előnyei és hátrányai. A világ összes vállalatának körülbelül 40%-a alkalmaz bizonyos mértékig távmunkásokat. A távirányítós technológia problémái és kétségtelen sikerei idővel jelentkeznek, ezért nagyon fontos ennek a folyamatnak néhány részletére odafigyelni.

Alkalmazottak kiválasztása

Bizonyos mennyiségű otthoni munkavégzés gyakran szükséges a szellemi munkát végzők számára. A könyvelők, mérnökök, oktatók és vezetők sok más szakma mellett gyakran visznek haza munkát. Ez a fajta távmunka azonban némileg eltér a folyamatos otthoni munkavégzéstől, ezért a távmunkát végző szakembernek a következő tulajdonságokkal kell rendelkeznie, és meg kell felelnie bizonyos feltételeknek.

A távmunkában dolgozó munkavállalóhoz szükséges tulajdonságok és feltételek

• Saját időszervezési képesség. Ez a készség meghatározó, hiszen nincs otthon szigorú főnök, aki „a lélek felett áll”, irányítana, feladatok elvégzésére kényszerítené.
• Képes arra, hogy kompetensen és világosan kifejezze gondolatait, valamint figyelmesen hallgassa a vezetőt. Az alkalmazottak távoli irányítása során a vezetőnek nem mindig marad elég ideje a feladatok meghatározására és az alkalmazottak beszámolójának hosszú ideig történő meghallgatására.
• Egy előre meghatározott idő rendelkezésre állása a feladatok elvégzésére és a felügyelővel való online kommunikációra. Mondanunk sem kell, hogy a munkavállalónak bizonyos időt kell szánnia feladatai ellátására, és a vezetőnek 100%-os garanciát kell vállalnia arra, hogy ezen az időszakon belül azonnal kapcsolatba léphet a munkavállalóval.
• A modern kommunikációs technológiák ismerete, valamint az információkeresés és a PC ingyenes kezelése. Olyan készségek, amelyek nélkül a távmunka elvileg lehetetlen.

Motiváció és kontroll

Minden új, távirányítású alkalmazott eleinte fokozott figyelmet igényel a vezetőtől:

1. A menedzsernek gondosan oktatnia kell az új alkalmazottakat, és részletesen meg kell válaszolnia minden kérdésüket.
2. Ebben a szakaszban a vezetőnek a munkavállaló tanárává kell válnia, mivel a kommunikáción keresztül kapott információkat sokkal nehezebb megemészteni, mint a személyes kapcsolaton keresztül.
3. Az alkalmazottaknak helyesen kell felfogniuk a vállalat küldetését és azt, amit a vezetés megkövetel tőlük.

Ez a fő kulcsa minden további kapcsolatnak a munkavállaló és a vállalat között. De nem szabad túl szigorúan ellenőrizni, hogy az alkalmazott hogyan szervezi meg munkáját. A menedzsernek az eredményekre és az alkalmazottak termelékenységének javításának módjaira kell összpontosítania.

Személyes kapcsolatok építése és kapcsolattartás

A távoli személyzeti menedzsment további erőfeszítéseket igényel a vezetőtől, hogy személyes kapcsolatokat alakítson ki a munkavállalóval. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy ebben az esetben nincs személyes kommunikáció az emberek között.

A technológia azonban ebben az esetben is lehetővé teszi, hogy minden eszközt felhasználjunk a kapcsolattartásra, a személyes és szakmai tapasztalatcserére. Például video- vagy telefonkonferenciák, oldalak és chat a cég honlapján, ahol az alkalmazottak üzeneteket válthatnak, illetve fényképeket, megjegyzéseket tehetnek közzé. Annak ellenére, hogy a távolság és a kommunikáció csak kommunikációs eszközökön keresztül történik, a vezetőnek éreztetnie kell a munkavállalóval, hogy ő egy egységes egész része, és lehetővé kell tennie számára, hogy személyes oldaláról közelebbről megismerje a főnököt és munkatársait.

Visszacsatolási csatornák és technikai támogatás kialakítása

Az emberek távoli menedzselésekor minden máshol fontosabb a minőségi és elérhető kommunikációs csatorna megszervezése a felettesekkel. A munkavállalónak jól kell tudnia arról, hogy mikor és hogyan fordulhat a vezetőhöz kérdés esetén.

1. Ki kell alakítani az emberekben a vezetővel való kommunikáció fontosságának megértését, de azt is világossá kell tenni, hogy nem érdemes apróságokon zavarni a főnököt, hiszen az ideje nagyon értékes.
2. Egy távmunkás semmi esetre sem félhet a menedzser felhívásától – próbálja meg egyszerűvé, de informatívvá tenni a kommunikációt, és konkrét cselekvésekhez vezet.

Nagyon fontos, hogy az egymástól távol lévő emberek közötti interakció komplex mechanizmusa megszakítások és hibák nélkül működjön. A termináloknak, a kommunikációs csatornáknak, a programoknak kompatibilisnek kell lenniük, és egyértelműen kölcsönhatásba kell lépniük egymással, hogy ne zavarják a személyzetet, ami a termelékenység csökkenéséhez és a céggel szembeni negatív hozzáálláshoz vezet.

Hála és Elismerés

Mi sem motivál jobban, mint az alkalmazottak sikerének elismerése. Törekedjen arra, hogy minden távoli alkalmazott hasznosnak érezze magát, és erkölcsi elégtételt szerezzen abból, hogy otthoni munkavégzés közben is befolyásolhatja a cég fejlődését. Az a bizalom, amelyet a cég tanúsít a távoli dolgozó felé, lehetővé téve számára, hogy önállóan szervezze meg munkáját, valamint az ember érdemeinek elismerése további ösztönzést jelent a szervezet érdekében végzett magas színvonalú és lelkiismeretes munkára.

Tekintettel a távolról kezelt munkahelyek számának növekedési ütemére, elképzelhető, hogy a jövőben a távmunkások aránya egyre inkább növekedni fog, és a modern üzletembernek egyszerűen figyelembe kell vennie az ilyen típusú munkaerő-szervezés sajátosságait. munkát, hogy lépést tudjon tartani a korral.

• Fordítás

Ha elkezd felvenni embereket a világ minden tájáról, akkor felismerhetetlenül megváltoztathatja induló vállalkozását – ha csak jól bánik alkalmazottaival.

A nagyszerű távoli alkalmazottak manapság számos sikeres startup titkos fegyverei. Ahelyett, hogy az irodához közel (és gyakran a legdrágább piacon) élő emberekre támaszkodnának, a világ legjobb tehetségeit veszik fel, hogy segítsék őket küldetésük teljesítésében.

Egyes cégek előnyben részesítik, hogy az alkalmazottak teljes személyzete távolról dolgozzon, aminek szintén megvannak a maga nehézségei. Más esetekben az irodában tartózkodó csapattagokkal együtt távmunkában dolgozó alkalmazottak is vannak. Egy távoli és házon belüli csapat irányítása ijesztő feladat lehet.

Online kommunikáció

„A távmunkások menedzselésének legnagyobb kihívása a kommunikációs csatornák csökkenése. Ennek az az oka, hogy nem egy irodában dolgoznak, és nagy valószínűséggel nem is ugyanaz a munkaidő. Ennek leküzdésére csapatunk minden reggel tart egy 15 perces Slack-ülést, hogy megbeszéljük, min dolgoztunk tegnap, mik a terveink a mai napra, és minden egyéb dolog, ami megnehezítheti a dolgunkat. A kommunikáció a legfontosabb, és az ehhez hasonló találkozók segítenek mindannyiunknak ugyanazt a tempót tartani.”

Jessica Oralkan, gyűjtők

Napi hívások

„A kezdeti időkben mindenféle divatos szoftvert használtunk az alkalmazottak közötti kommunikációhoz, és digitális módszerekre támaszkodtunk a „távolról” dolgozó csapattagokkal való kommunikáció során. Ez több okból sem hozta meg a várt eredményt. Először is, az emberek könnyen elveszítik a kohézió érzését, ha nem kommunikálnak a való életben. Ezért kialakulhat a „mi VS velük” attitűd. Másodszor, a digitális kommunikációban nincs helye árnyalatoknak, feltételezéseknek és bizonytalanságnak. Harmadszor, ha felhív, többet megtudhat és többet tehet, mintha levelezésben lenne.

Annak érdekében, hogy mindent megjavítsunk, elkezdtük gyakorolni a napi telefonálást, de ez nem volt elég. Most naponta hívjuk egymást, és minden hívást jelentenek és elküldenek a csapatnak. Ez segít elkerülni a félreértések miatti idő- és pénzpazarlást, valamint elősegíti a bajtársiasságot, amely erősíti a csapatmunkát és a közös célt. Ez egy régi iskola módszer, de nagyszerűen működik."

Andrew Thomas, a SkyBell videó csengő

Napi találkozók

„Olyan személyzetet irányítok, akik többnyire a szomszédos államokban vannak, és néhányan távolabbi helyekről is dolgoznak. Igen, távmunkában dolgozom. Irodai dolgozóink és távolról dolgozók csapatainak menedzseléséhez a Rockefeller egyik módszerét alkalmazzuk: napi testületi üléseket, majd csapatokat tartunk. Ez általában videokonferencia útján történik. Kezdetben minden alkalmazottunk utálta és panaszkodott. Úgy gondolom azonban, hogy ez a megközelítés háromszoros növekedést biztosított számunkra. Most, hogy már mindannyian megszoktuk az ilyen találkozókat, a csapat szeretettel várja őket, hogy visszajelzéseket és válaszokat kapjanak a projektekkel kapcsolatos kérdésekre. Nagyon ajánlom az ilyen napi találkozók megtartását.”

Kim Walsh-Phillips, az Elite Digital Group

Ne vigye túlzásba az irányítást

„Ne feledje, hogy a távoli alkalmazottak olykor olyan egyedi ismereteket és készségeket biztosíthatnak a cégének, amelyekkel a házon belüli dolgozók nem rendelkeznek. Ahelyett, hogy rendkívül szigorúak lennének, és megpróbálnák napi szinten kontrollálni idejüket és hatékonyságukat, csak adják meg nekik azt a szabadságot, amelyre a távoli dolgozóknak szüksége van. Értékelje munkájuk eredményét, és miközben ők kapcsolódnak egymáshoz, és ugyanolyan hatékonyan dolgoznak, mint mások, tekintse őket titkos fegyverének. Minden lépésük folyamatos ellenőrzése és figyelése csak felesleges stressz forrásává válik, és csökkenti a termelékenységüket.”

Blair Thomas, EMerchantBroker

Egy chat mindenkinek

„Most sok hírnök van a piacon. Csak tegye kötelezővé az egész csapat számára, hogy mindig ugyanazt a csevegést és ugyanazt a kezelőszoftvert használja. Így mindenki tisztában van azzal, hogy ki mit csinál, és a távoli dolgozók olyan hatékonyan tudják kezelni a problémákat, mintha az irodában lennének.”

Matt Doyle, Excel Builders

Mindenkinek tudnia kell az időzónákról

„Két irodánk van a világ különböző részein, és sok alkalmazottunk dolgozik távolról. Amikor új embereket veszünk fel, nagyon ügyelünk arra, hogy a csapat tisztában legyen azzal, hol tartózkodnak, és milyen időzónában fognak dolgozni. Ezenkívül ezek az adatok minden alkalmazott profiljában láthatók, így mindenki ellenőrizheti. Ha a csapat tudja, hogy mindenki honnan dolgozik, az segít a feladatok és az ütemezés jobb megszervezésében.”

Micah Johnson, GoFanbase

Hagyja, hogy a távoli alkalmazottak mindenkivel szórakozzanak

„Csapatunk egyik kulcsfontosságú tagja távolról dolgozik, és sok időt töltöttünk azzal, hogy stratégiát dolgozzunk ki, hogyan kommunikáljunk vele munkahelyi kérdésekben. Végül azonban azt vettük észre, hogy hiányzik neki azok a pillanatok, amelyek célja a csapat összegyűjtése – egyszerű kommunikáció és szórakozás az irodában. Aztán úgy döntöttünk, hogy a csapat kötetlen kommunikációja során felhívjuk Skype-on, és figyelmesebbek lettünk, hogy így részt vehessen a váratlan, jót jelző ünnepségeken. Ez pedig nagyban befolyásolta a csapattal való kapcsolatát, és még kellemesebbé tette a közös munkánkat.

Martina Welke, Zealyst

Használjon egy platformot

„Nemrég elindítottunk egy folyamatos visszajelzést és információmegosztó platformot WeVue néven. Ez lehetővé teszi, hogy a csapattagok hatékonyan együttműködjenek egymással és a vállalattal az üzleti problémák megoldásában. Ez segít minimalizálni a találkozók szükségességét, és az emberek beleszólhatnak az őket érintő vállalati döntésekbe.”

Chris Cancialosi, GothamCulture

Hozzon létre egy belső blogot

„Használjon olyan blogkészítő eszközt, mint a BlogIn, hogy létrehozzon egy blogot belső használatra, majd próbálja meg felhívni az alkalmazottak figyelmét arra, hogy aktívan használják: tegyen közzé frissítéseket és jegyzeteket az értekezletekről. Minden találkozón egy személy jegyzetelt, majd a diákkal és egyéb anyagokkal együtt közzétette. Így azok is részt vehetnek a megbeszélésen, akik nem voltak jelen az értekezleten (beleértve más irodák csapatait is). Ez a megoldás kommunikációs szempontból előnyösnek bizonyult. Ha túl sok tartalom áll rendelkezésre egy blogon ahhoz, hogy bármire is hivatkozzon, akkor wiki bejegyzés vagy frissíthető dokumentum hozható létre a legfontosabb bejegyzésekre mutató hivatkozásokkal. Szeretjük a Blogint, mert integrálva van a Slackkal, és lehetőséget ad csoportok kezelésére és wikik létrehozására is."

Mattan Griffel, Egy hónap

Tartsa naprakészen az alkalmazottakat

„Arra törekszünk, hogy távoli alkalmazottaink kapcsolódjanak a csapathoz, és tisztában legyenek az Allocadia életével. A Slackot arra használjuk, hogy munkatársainkat folyamatosan tájékoztassuk a hírekről, eseményekről és eseményekről, és naprakészen tartsuk őket a vállalatunk mindennapi életében előforduló mindenről. Videókat is rögzítünk a vállalati értekezletekről és prezentációkról, hogy az irodán kívüli dolgozók ne maradjanak le semmiről."

Katherine Berry, Allocadia

Fektessen be az utazásba

„Cégünk évente kétszer szervez kirándulásokat. Bár költséggel jár, ez a befektetés az egyik legjobb befektetés, amelyet valaha is végrehajtottunk vállalati kultúránkban. Az ilyen megbeszélések általában kétnaposak, előfordul olyan is, hogy az általában távolról dolgozó munkatársak az utazás előtt és után pár napra bejönnek az irodába, ahol megbeszéljük a cég stratégiáját, pénzügyeit, fontosabb mérföldköveket. De a munka nem több, mint az idő 25%-a, a fennmaradó időt a szórakozás és a játék, mind a kis csapatokban, mind a vállalat összes alkalmazottja, séták és jó ételek teszik ki. Az egyetlen probléma itt az időnkénti alkalmatlanság érzése csekély kultúránkkal szemben. De az eredmény egy megfoghatatlan kapcsolat, amely hihetetlenül értékes, és nem könnyen hozható létre digitális kommunikáció révén.”

Fan Bi, üres címke.

Sok vezető országunk földrajzi adottságaiból adódóan olyan alkalmazottakat irányít, akik földrajzilag el vannak távolítva a központi irodától és más városokban helyezkednek el. Emellett a mátrix cégeknél gyakran van kettős vagy „pontozott” alárendeltség, és nagy számban vannak olyan keresztprojektek is, amelyekben különböző városok, országok, sőt kontinensek munkavállalói is részt vesznek. Ebben az esetben a befolyásolás fő eszköze nem áll a vezető rendelkezésére - a személyes kommunikáció, a személyes kommunikáció. Annak érdekében, hogy az alkalmazottak távolról is magas eredményeket érjenek el, javasoljuk, hogy vegyen részt egy szemináriumon.

Időtartam: 18 akadémiai / 12 CPD óra (2 nap)

A szeminárium vállalati formában is megtartható, míg a szeminárium programja a megrendelő kérésére módosítható, kiegészíthető.

Miért a PwC Akadémia?

• A PwC szakértői által kifejlesztett egyedi anyagok
• Letisztult szerkezet és az anyag hozzáférhető, lenyűgöző bemutatási formája
• A megszerzett ismeretek megszilárdítása gyakorlati feladatok, játékok, üzleti esetek, videók segítségével
• Érdeklődő légkör megteremtése az osztályteremben, a résztvevők bevonása a beszélgetésekbe

Tanúsítványok

A szeminárium végén a résztvevők oklevelet kapnak a szemináriumon való részvételről. "Távoli csapatvezetés" a PricewaterhouseCoopers céggel, és szükség esetén a CPD órák számát igazoló igazolással.

A képzés fő témái

• A távoli csapattal való munka jellemzői. Milyen messze vannak a távoli dolgozók? A spontán kommunikáció görbéje. A munkatársakat távolról irányító vezető szerepkörének sajátosságai.
• Csapatteljesítménytényezők a Drexler-Sibbet modell szerint (Küldetés, Bizalom, Célok, Elkötelezettség, Megvalósítás, Szinergia, Megújulás).
• Bizalom légkörének megteremtése egy virtuális csapatban.
• A távoli kommunikáció fő csatornái. A távközlési technológia megválasztása: videokonferencia, Skype, webinárium, telekonferencia, chat, fórum, online fórumok, nyomkövetők és egyéb technológiák a távoli alkalmazottak kezelésében.
• A vezető és a munkavállaló közötti távoli interakció 3 dilemmája:
• hűség a központi irodához és lojalitás a helyi kollégákhoz
• ellenőrzés és függetlenség;
• globális vagy lokális megközelítés;
• A főbb irányítási funkciók távoli megvalósításának jellemzői: feladatok meghatározása, megbeszélése, ellenőrzés, visszacsatolás, motiváció, munkatársak fejlesztése.
• Feladatok tervezése, meghatározása és megbeszélése távoli alkalmazottakkal.
• Az alkalmazottak távvezérlése. A feladatmegértés és a saját felelősség ellenőrzésének fontossága.
• Távoli formátumú áramszabályozás módszerei és technikái.
• A távoli alkalmazottak munkájának ellenőrzésére használt technikai eszközök áttekintése. A bizalom és az ellenőrzés egyensúlyának beállítása.
• A távoli munkavégzés során hatékony visszacsatolási módszerek. A fejlődési visszajelzés távolról történő szolgáltatásának jellemzői.
• Távoli alkalmazottak motiválása. A motiváció főbb elméleteinek áttekintése és a távolsági interakcióra való fénytörésük.
• A távoli alkalmazottak kiválasztásának jellemzői. Egy hatékony távoli alkalmazotthoz szükséges kompetenciák.
• Az interjúk három formátumban történő lebonyolításának előnyei és hátrányai: telefon, skype, személyes találkozás.
• Távoli alkalmazottak fejlesztésének elősegítése. A fejlesztő vezetés alapelvei. A 70-20-10 modell és annak módja a távoli dolgozókra. Fejlesztő tevékenységek keresése a napi munkában.
• Mi a teendő, ha a formális hatalom nem elegendő? A szervezeti befolyásolás elvei. Az érintettek térképének készítése és a velük való kapcsolatok kezelése.

Ütemezés és költség

Az elmúlt 8 évben a világ 9 országában több mint száz virtuális csapat tagjával sikerült együtt dolgoznom. Volt, amikor csak a hajam akartam kitépni. Cégünk munkatársainak távoli irányítása ma már megszokott dolog.

Ez is megtörtént:

„Fogalmam sem volt, mit csinál a csapatom.

- A csapattagok "hackelhettek". Egy ideig hatékonyan dolgozhattak, de aztán leromlott a munka minősége, vagy egyszerűen elhagyták a csapatot.

Frusztráltnak éreztem magam, mert nem tudtam hatékonyan kommunikálni a csapat tagjaival.

– Nagyon sok problémát tapasztaltam a tehetséges emberek távoli felkutatása és felvétele során.

De most már tudom, hogyan kell kezelni a nehéz helyzeteket és problémákat, amikor virtuális csapatokkal dolgozom. Az általam használt stratégiák tükrözik a több éves tapasztalatomat, hogy kitaláljam, mi működik a legjobban a következetes, produktív és motivált csapat fenntartása érdekében.

Ezeket a stratégiákat alkalmazzuk Time Doctor HR rendszerünkben – több mint 80 főállású alkalmazottunk van, akik mind távolról dolgoznak, hogy a legjobb távfelügyeleti és termelékenységi terméket hozhassák létre magánszemélyek és vállalkozások számára.

Távoli dolgozók kezelése: Kommunikáció

1. tipp: Kompenzáljon azzal, hogy ne ütközzön egymásnak.

A virtuális csapatok sikertelenségének egyik fő oka az, hogy nem pótolják az alkalmazottak közötti távolságot. Kicsit megfeledkeznek a csapat többi tagjáról, akik csendben a saját világukban élnek, és éppúgy együttműködnek, amennyire muszáj.

Virtuális környezetben lehetőséget kell teremteni a csapattagok között a „közvetlen”, formális és informális kommunikációra. Néhány hatékony lehetőség az online csevegés (például a Skype), a projektmenedzsment platformok (például a Basecamp) és a videokonferencia (ingyenes a Google Hangouts szolgáltatásban).

Vállalkozásunkban van egy chat minden osztály számára. A tagok üzeneteket hagynak a csapatnak, amelynek tagjai. Nagyon fontos, hogy ezek a beszélgetések „éljenek”, de ne vonják el a figyelmet. Elég a folyamatos kommunikáció és néhány fontos kérdés megbeszélése, hogy mindenki ugyanannak a csapatnak érezze magát. De a legfontosabb az egyensúly, mert a chat nem vonhatja el a figyelmet a munkáról.

Szórakoztató csevegésünk is van az egész cég számára, amely nem kapcsolódik közvetlenül a munkához. Ez „chill-out” effektust hoz létre, ahol az alkalmazottak arról cseveghetnek, amiről akarnak. A magány érzése lehet, ha távolról dolgozik otthonról, és a chat segít fenntartani a társasági kapcsolat érzését.

Igényeitől függően válassza ki a csapata számára legmegfelelőbb kommunikációs típust.

• E-mail - a gyors kommunikációért. A legtöbb e-mail kommunikációt helyettesítheti projektmenedzsment rendszerrel.
• A Skype vagy a Google csevegőprogramok kiválóan alkalmasak a gyors azonnali üzenetküldésre és csoportos csevegés létrehozására.
• Telefonhívások vagy videocsevegés – Bizonyos típusú kommunikációt csak telefonon szabad kezelni. Bármilyen érzelmi problémát, például teljesítményproblémát telefonon kell intézni. A videocsevegés még jobb lesz, mivel több vizuális jelzést ad arról, hogy mi történik a másik személlyel.
• Rövid videó készítése – Nagyon egyszerű videót készíteni magáról a Youtube-on webkamerával vagy képernyőrögzítő eszközökkel, mint például a Jing.

4. tipp: Használjon eszközöket a gyors video- vagy vizuális kommunikációhoz.

Ha Ön és alkalmazottja nincsenek ugyanabban a szobában, hogyan magyarázhat el valamit vizuálisan a számítógép képernyőjén? Egy YouTube-videó vagy egy képernyőrögzítő eszköz (például a Jing) nagyszerű megoldás. Készítsen képernyőképet az asztalról, és adjon hozzá nyilakat, címkéket és jegyzeteket a Jing segítségével, vagy gyorsan készítsen videót az asztali képernyőről, és ossza meg a csapat többi tagjával a YouTube-on.

5. tipp: Használjon képernyőmegosztó eszközöket.

Vannak olyan eszközök, amelyek vizuális hozzáférést biztosítanak az asztalhoz, így a másik személy pontosan láthatja, mit csinál. Ezen eszközök némelyike ​​még egy másik számítógép távoli vezérlését is lehetővé teszi. Ezen eszközök közül sok ingyenes kis csoportok számára. Köztük van a TeamViewer és a Join.me. A Skype képernyőmegosztási lehetőségekkel is rendelkezik, de nem tud távolról vezérelni egy másik számítógépet.

6. tipp: Dolgozzon együtt dokumentumokon és táblázatokon.

Ha sok ember által szerkesztett dokumentuma van, a Google Drive a legjobb megoldás. Ha van egy dokumentuma, amelyet csak meg kell osztani, és nem szerkeszti egyszerre, akkor elhelyezheti (például egy Excel-fájlt) egy Google Drive vagy Dropbox megosztott mappába. Számos projektmenedzsment platform rendelkezik fájlmegosztási és együttműködési funkciókkal is, így ez egy másik alternatíva a dokumentum-együttműködéshez.

7. tipp: Projektmenedzsment rendszer létrehozása és működtetése.

Kisebb csapatok esetén megpróbálhat mindent e-mailben intézni. De ez tele van. A projektmenedzsment rendszerek azért hasznosak, mert segítenek a dokumentumok és beszélgetések projektekbe rendezésében, hogy később vissza tudjon nézni rájuk. Az ilyen programok a megosztott fájlok rendszerezésében és tárolásában is segítenek. Ha vállalkozását kizárólag e-mailen keresztül vezeti, az gyorsan kezelhetetlenné és rendetlenné válhat.

Termelékenység

Rendszerek nélkül a vállalkozása széteshet. Kiépített rendszer és folyamatok nélkül az irodai munka bizonyos mértékig kompenzálható egyszerűen szemtől szembeni interakcióval és kommunikációval. A távoli alkalmazottak kezelése azt jelenti, hogy mindenki a saját világában tartózkodhat. Kidolgozhatják saját folyamataikat és eljárásaikat, amelyek esetleg nincsenek összhangban mások működésével. A legjobb, ha dokumentált, szabványosított munkamódszerrel rendelkezik, amelyet folyamatosan fejlesztenek.

Vállalkozásunkban például a fejlesztők egy meghatározott folyamatot követnek az ajánlattételhez, összeállításhoz, teszteléshez és dokumentációhoz.

9. tipp: Engedjen meg bizonyos fokú rugalmas munkaidőt, de tartson fenn némi következetességet is.

Az otthonról dolgozó emberek joggal akarják a rugalmas munkaidőt. Valójában fontos, hogy legyen bizonyos fokú rugalmasság. Másrészt, ha a dolgok teljesen összezavarodnak, nehéz lesz olyan ablakot létrehozni, ahol a csapat minden tagja online kommunikálhat egyszerre.

Virtuális csapat vagy sem, meg kell próbálnod mérni a teljesítményét. Melyek az egyes feladatok kulcsfontosságú sikermutatói? Javasoljuk, hogy ezeket a mutatókat úgy állítsa be, hogy könnyen és gyorsan megérthesse (pár hét, nem 6 hónap alatt), hogy csapata minden tagja eredményes-e.

11. tipp: Időkövetés, jelenlét és egyéb kulcsfontosságú teljesítménymutatók.

Ha a ledolgozott órák alapján fizet, akkor természetesen nyomon kell követnie, hogy az egyes személyek hány órát dolgoznak, és egyértelmű munkaidő-nyilvántartást kell vezetnie.

Irodai környezetben akkor is láthatja, hogy ki dolgozik, még akkor is, ha nem követi nyomon a részvételt. Távoli alkalmazottak kezelésekor nehéz lehet pontosan megérteni, hogy mi történik, mennyi ideig és min dolgoznak az egyes alkalmazottak. Vannak olyan emberek, akik kellően motiváltak, és nem kell szorosan figyelniük a részvételt. Ennek ellenére a legtöbbnek szüksége van bizonyos szintű fegyelemre, különösen, ha otthonról dolgozik.

A Time Doctor-t nemcsak ezeknek a mutatóknak a kezelésére hoztuk létre, hanem a meglátogatott webhelyek, a meglátogatott alkalmazások, az elvesztegetett idő, a ledolgozott idő és a szünetidő-szabályozás nyomon követésére is. Időkövető rendszerünk képes például megmutatni, hogy a csapat egy tagja dolgozik-e, vagy csak cseveg-e ismerőseivel a Facebookon.

12. tipp: Szerezzen meg egy időszinkronizációs rendszert a kommunikációhoz a különböző időzónákban.

Ha a csapattagok különböző időzónákban dolgoznak, győződjön meg arról, hogy szinkronizált időszakot állít be, amikor az összes csapattag dolgozik. Ez idő alatt tartson virtuális találkozókat.

13. tipp: Végezzen negyedévente áttekintést, hogy megtudja, hogyan teljesítenek a virtuális csapat tagjai.

A távoli alkalmazottak kezelésének egyik kihívása, hogy az emberek magányosnak és elszigeteltnek érezhetik magukat. Nem mindenki jó ebben a munkastílusban. A legtöbb embernek nincs ilyen problémája, és szeretik az otthoni munkavégzéssel járó szabadságot, de fontos, hogy időnként benézzen a munkájukba, hogy megbizonyosodjon arról, hogy sikeresek.

Felvétel

14. tipp: Tesztelje az új alkalmazottakat rövid távú állásokban, mielőtt teljes munkaidőben alkalmazná őket.

Nem kell azonnal teljes munkaidőben felvenned valakit. Megpróbálhat vele dolgozni egy kis projekten, és a befejezés után, ha természetesen mindketten elégedettek voltak, váltson teljes munkamódra. Ennek ellenére nagyon fontos a teljes munkaidős állásra váltás, mert egy részmunkaidős állásnál vagy egy ideiglenes projektnél a munkavállaló figyelme megoszlik. Lehetséges, hogy nem lesz elérhető a megfelelő időben. Az a tapasztalatom, hogy a részmunkaidős távoli alkalmazottak végül teljesen abbahagyják a munkát. A teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak az Ön cégére támaszkodnak a megélhetésükért, és nagyobb valószínűséggel maradnak veled hosszabb ideig.

15. tipp: Fizessen jól a virtuális csapatáért.

Sokan szeretnének távolról dolgozni, és sok szakember hajlandó kevesebbet fizetni az otthoni munkavégzés lehetőségéért. Bár ez igaz – lehet találni olyan embereket, akik hajlandóak kevesebb pénzért dolgozni –, de ha jól fizeti alkalmazottait, garantáltan jó munkát végez majd csapata, és hosszú ideig veled marad.

16. tipp: Keressen olyan alkalmazottakat, akik alkalmasak távmunkára.

Vessen egy pillantást otthoni környezetükre. Csendes és nyugodt munkahelyük van? A gyerekek elvonják a figyelmüket otthon? Másrészt, egyedül élnek, és mennyire valószínű, hogy naponta eltereli a figyelmet a barátokkal? A figyelemelterelés és az elszigeteltség problémát okozhat, ezért fontos, hogy csapata boldog és eredményes legyen otthoni munka közben.

17. tipp: Hozzon létre egy szabványos képzési folyamatot az új alkalmazottak számára.

Ha távoli alkalmazottakat vesz fel, akkor megfosztják őket attól a lehetőségtől, hogy tanuljanak az Ön példájából – ahogy azt egy rendes irodában megszokták. Tehát a munkaerő-felvétel során győződjön meg arról, hogy van egy képzési programja (ajánljuk, videós oktatóanyagok), amely megismerteti az újonnan érkezőket a cégével és a napi folyamatok működésével. Tegyen meg annyit, amennyit csak tud, hogy segítse az alkalmazottakat alkalmazkodni, és szerves szerepet töltsön be a vállalatában.

A távoli alkalmazottak hiányozhatnak a vállalati kultúra érzéséből. A szavak helyesírásával nehéz kultúrát létrehozni és fenntartani. Sokkal jobb, ha videót készít, és videokonferencia-szolgáltatásokat használ, mint például a Google Hangouts. Ezenkívül hasznos konferenciákat rögzíteni a jövőbeli alkalmazottak számára. Használja a videókat, hogy inspirálja csapatát, és erősítse meg a vállalati kultúrával kapcsolatos alapvető fogalmakat (például jövőképét és küldetését).

A Time Doctor csapat találkozója Boholban, Fülöp-szigeteken.

Nehéz igaz barátságokat kialakítani az alkalmazottak távoli irányítása közben. Találkozz személyesen, körülbelül évente 4 alkalommal, vagy amikor csak lehetséges. Ez a legjobb módszer a vállalat belső kommunikációjának megerősítésére.

Ne feledje: távoli csapata valódi emberek, akiknek, mint mindenkinek, kommunikációra van szükségük. Az alkalmazottak a munkán kívül is kommunikálhatnak és interakcióba léphetnek, de az is nagyszerű, ha ezeket az igényeket virtuális munkával ki lehet elégíteni. Tapasztalataim szerint ez különösen fontos olyan munkakörökben, ahol nincs sok kommunikáció, például egyes szoftverfejlesztőknél.

A távmunka további erőfeszítést igényelhet, hogy fenntartsa a csapata iránti elkötelezettség érzését. Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy nemcsak csapatuk céljának eléréséhez járulnak hozzá, hanem a vállalat sikerében is értékesek. Néhány módszer ennek elérésére:

• Nem munkával kapcsolatos kommunikáció létrehozása és fenntartása.
• Ossza meg elképzelését a vállalat jövőjéről.
• Tartsa naprakészen a csapatot a cégen belüli dolgokról. Az emberek tudni akarják, hogy mi történik a vállalat minden területén, és hogyan járulnak hozzá a teljes egészhez.
• Vonja be az egész csapatot a fontos eseményekbe és projektekbe.
• Születésnapokra és különleges alkalmakra küldjön értelmes ajándékokat.

Tegyen meg mindent annak érdekében, hogy az emberek ne úgy érezzék magukat, mint külön dolgozók, hanem valóban a csapat és a cég része. Megéri.