Corespondență comercială prin poștă. Reguli pentru efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail

Comunicarea între oameni este un proces natural și vital. Pe vremuri, genul epistolar era singurul mod disponibil de comunicare între oameni care se aflau la distanță unul de celălalt.

Oficiul poștal există încă din Roma antică, dacă nu mai devreme. Oamenii au corespuns. În literatură sunt cunoscute chiar și romane și povești cu litere.

Progresele moderne în tehnologie oferă modalități noi și mai bune de a comunica.

În acest caz, corespondența poștală este salvată. Acesta este un mod de comunicare vechi, dar de încredere, care are propriile sale calități unice. Formatul modern al corespondenței poștale este reprezentat de e-mail, în caz contrar de e-mail.

E-mailul, spre deosebire de poșta obișnuită, vă permite să comunicați cu destinatarii aproape instantaneu. Am apăsat butonul „Trimite” (scrisoare), iar după câteva secunde destinatarul vede această scrisoare în mailul său, în folderul Inbox.

Devenind disponibilă și răspândită în rândul utilizatorilor, e-mailul are anumite reguli pentru efectuarea corespondenței. Astfel de reguli vă permit să organizați și să conduceți corespondența în cadrul normelor culturale și de afaceri acceptate. Setul de reguli sistematizate pentru corespondența „e-mail” a fost numit „eticheta e-mail” nespusă.

Eticheta corespondenței electronice include caracteristicile designului, scrisorilor, precum și principiile comunicării destinatarilor. Să începem cu lista de reguli:

Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului.

Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Și acum mai multe despre fiecare dintre cele zece reguli.

Regula 1. Într-un e-mail, completați toate câmpurile.

Pentru claritate, folosim (Fig. 1), care arată cum arată o scrisoare nouă în e-mail Yandex (după ce facem clic pe butonul „Scrie”):

Orez. 1 Eticheta de bază pentru e-mail

În aproape toate serviciile de poștă (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler etc.), un e-mail conține următoarele informații:

1. Adresa poștală (e-mail) și numele expeditorului (eventual și un nume de familie) - numărul 1 din Fig. unu.
2. Adresa poștală (e-mail) a destinatarului scrisorii - numărul 2 din fig. unu.
3. Subiectul (titlul, titlul) literei - cifra 3 din fig. unu.
4. Conținutul scrisorii (numărul 4 din Fig. 1), care include:
   • Salutari,
   • textul principal,
   • concluzie,
   • semnătură.
5. Atașare la scrisoare (fișiere atașate sau atașamente) - numărul 5 din fig. unu.

Toate elementele enumerate trebuie completate, cu excepția ultimului (numărul 5 din Fig. 1) - atașamente la scrisoare. Dacă nu trebuie să atașați niciun fișier care explică textul scrisorii la scrisoare, atunci puteți uita de acest articol.

Regula 2. Adresa poștală și numele expeditorului trebuie să fie de înțeles.

Corespondența implică prezența a două părți, așa că ar trebui să acordați atenție datelor personale. Datele cu caracter personal trebuie să fie inteligibile și cât mai complete posibil, pentru a nu provoca neînțelegeri, vigilență și mister în adresa destinatarului.

Adresa poștală care conține numele și prenumele este cea mai de încredere, de exemplu, [email protected]

Dacă expeditorul are un blog, atunci va fi util să specificați adresa cu domeniul site-ului, de exemplu, [email protected] site-ul web. Cert este că mergând pe site-ul (site-ul) indicat după semnul @, puteți afla multe despre autorul site-ului din materialele prezentate pe acesta.

Dacă adresa poştală este [email protected], atunci nu fiecare destinatar al unei scrisori de la un astfel de destinatar va decide să deschidă această scrisoare. Ce se întâmplă dacă există un virus care blochează computerul, sau spam, care, după deschiderea unei astfel de scrisori, va merge într-un flux nesfârșit?

Regula 3. Subiectul (titlul, titlul) scrisorii trebuie întotdeauna indicat.

Antetul scrisorii este singurul lucru pe care îl vede destinatarul scrisorii când ajunge. Foarte des, soarta sa ulterioară depinde de numele literei:

• destinatarul îl va deschide
• sau ștergeți fără a căuta.

Prin urmare, titlurile scrisorii trebuie tratate cu o reverență specială (adică cu evlavie).

Opțiuni pentru soarta scrisorii primite, în funcție de titlul acesteia:

• scrisoarea nu va fi observată printre o grămadă de alte scrisori,
• considerat inutil și, prin urmare, nici măcar deschis,
• fără ezitare, îl vor trimite imediat în folderul „” sau „Șters”,
• citit parțial sau integral
• poate chiar raspunde.

Titlul scrisorii este cheia pentru a-l face pe destinatar interesat de deschiderea scrisorii, sau mai bine zis, de a „cârli”, pentru a atrage atenția. Acest lucru este important mai ales dacă scrieți o scrisoare cuiva pentru prima dată. Pentru a parafraza cuvintele din cartea „Aventurile căpitanului Vrungel” („cum numești nava, așa va naviga”), putem spune că „cum numești scrisoarea, așa va ajunge” la destinatar.

Astfel, titlul scrisorii trebuie să fie scurt (nu mai mult de 50 de caractere), interesant și la obiect (exprima esența scrisorii).

În același timp, în cursul corespondenței, dacă destinatarul scrisorii răspunde autorului, titlul scrisorii nu trebuie să se schimbe. De asemenea, nu ar trebui să se schimbe în cursul corespondenței repetate, atunci când scrisoarea este trimisă de mai multe ori într-o direcție sau în alta.

Dacă în timpul corespondenței subiectul discuției se schimbă, atunci este logic să schimbați subiectul scrisorii sau, poate, să creați o nouă scrisoare cu un subiect nou pentru corespondență ulterioară.

Regula 4. Când răspundeți la orice scrisoare, luați în considerare dacă trebuie să schimbați subiectul scrisorii.

În marea majoritate a cazurilor, NU este nevoie să schimbați subiectul scrisorii, voi explica mai jos motivele. Dar după cum știți, există câteva excepții de la regulă. Cu toate acestea, primul lucru.

Cum se scrie o scrisoare de răspuns

Mulți utilizatori începători răspund incorect la scrisoare, și anume, după ce au primit scrisoarea, o citesc și fac clic pe butonul „Scrie” pentru a răspunde. Acest lucru este fundamental greșit.

Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să faceți clic pe butonul „Răspundeți” pentru a înțelege cum a început corespondența și de unde a venit. Pentru asta:

• Trebuie să deschideți scrisoarea. În acest caz, butonul „Răspuns” va apărea deasupra sau sub litera deschisă (numărul 1 din Fig. 2).
• Faceți clic pe „Răspunde”.
• „Re: …” va apărea automat în subiectul (antetul) scrisorii (numărul 2 din Fig. 2). Literele „Re” sunt un semn că acesta este exact răspunsul la scrisoare.
• Scrieți răspunsul la începutul scrisorii, astfel încât răspunsul să fie primul, iar mai jos este textul scrisorii anterioare.

Orez. 2 Cum se scrie o scrisoare de răspuns

Multe servicii de asistență tehnică vă solicită să faceți clic pe butonul „Răspuns” atunci când trimiteți prin e-mail o problemă. Și, în același timp, nu schimbați nimic din scrisorile anterioare din corespondență. Mai exact, orice suport tehnic cere „salvarea citatului la răspuns”. Pentru că este mai ușor de înțeles cum au început să rezolve problema și la ce au ajuns.

Mulți utilizatori începători nu găsesc scrisoarea anterioară sau, dintr-un alt motiv, adesea NU răspund (adică nu folosesc butonul „Răspunde”), ci scriu o scrisoare nouă (faceți clic pe „Scrieți” sau „Creați” buton). Primind o nouă scrisoare de fiecare dată, poate fi dificil pentru destinatarul unei noi scrisori să-și amintească toate detaliile scrisorii anterioare „de la zero”, ceea ce complică foarte mult corespondența.

Și este posibil ca asistența tehnică profesională să nu răspundă deloc la literele formatate incorect.

Rețineți că „Re:” este o abreviere pentru limba engleză „Reply:” sau „Response:”, care se traduce prin „My answer to:”. Dacă subiectul e-mailului s-a schimbat, ar trebui să ștergeți acest „Re:” și să scrieți un nou subiect de e-mail care să reflecte esența noii întorsături a evenimentelor.

Regula 5. Completați ultima adresa de corespondență a destinatarului (Către).

Câmpul „Către” este cel mai bine completat ultimul, după ce scrisoarea a fost scrisă și verificată. Acest lucru va ajuta la evitarea greșelilor repetate frecvent atunci când expeditorul scrisorii o trimite destinatarului necompletat prin apăsarea accidentală a butonului „Răspunde”.

Și dacă faceți clic pe butonul „Răspuns”, apoi înainte de a face clic, verificați în primul rând dacă trimiteți scrisoarea către destinatar. Poate fi foarte frustrant atunci când o scrisoare, mai ales dacă conține informații personale sau confidențiale, nu ajunge acolo unde intenționați să o trimiteți.

Regula 6. Salvați textul scrisorii într-un fișier separat înainte de a trimite scrisoarea.

Din păcate, această regulă este amintită doar când

• Trimiterea unui e-mail a eșuat în mod neașteptat,
• sau când se cere trimiterea unei scrisori din nou, pentru că nu a fost primită dintr-un motiv oarecare.

Atunci când trimiteți e-mailuri importante cu un „perete de text” tastat manual, mai degrabă decât copiat de undeva, aceasta este o regulă de bază foarte bună. Simplifică foarte mult viața.

Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1) Textul scrisorii trebuie să conțină un salut.

Cel puțin, „Bună”. sau „Bună ziua”. Dacă știți numele, atunci „Dragă (al-lea) nume (eventual patronimic)”. Salutul „Bună ziua” este adesea folosit atunci când comunicați pe internet în loc de „Bună dimineața”, „Bună ziua” sau „Bună seara”. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul unei scrisori nu poate ști niciodată exact când va fi deschisă scrisoarea sa de către destinatar. Expeditorul și destinatarul pot fi localizați în diferite părți ale Pământului, în diferite fusuri orare. De asemenea, expeditorul nu știe niciodată exact când va deschide destinatarul și își va citi scrisoarea.

2) Textul scrisorii trebuie să fie alfabetizat și să nu conțină erori.

Din anumite motive, alfabetizării nu i se acordă prea multă importanță. Erorile pot fi găsite pe site-urile oficiale ale companiilor serioase, ca să nu mai vorbim de scrisori, în care uneori este dificil să înțelegi nu doar cuvinte individuale, ci fraze întregi, ele pot fi formulate atât de analfabet și cu erori. Este important să ne amintim că scrierea analfabetă este o cultură proastă și nu are loc pe Internet.

3) Textul scrisorii trebuie să fie ușor de înțeles în conținut.

Expeditorul știe întotdeauna despre ce scrie, dar destinatarul poate înțelege acest lucru doar din textul scrisorii. Expeditorul nu scrie întotdeauna despre problema lui într-un mod care să fie înțeles pentru destinatar. Scrisorile care sunt de neînțeles în conținut nu pot decât să provoace iritare și enervare destinatarului, deoarece acesta a petrecut timp citind scrisoarea, dar nu a înțeles ce a vrut să-i spună expeditorul.

4) Textul scrisorii ar trebui să acopere sfera unui subiect.

Dacă expeditorul are ceva de spus destinatarului pe diferite subiecte, atunci este mai bine să trimiteți o scrisoare pentru fiecare subiect. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să perceapă informațiile și îi va permite să vă ofere un răspuns precis și cuprinzător.

5) Textul scrisorii trebuie structurat în termeni de conținut și percepție externă.

Textul structurat este ușor de citit. Și este perceput așa cum a fost intenționat de autorul scrisorii. Un text nestructurat cu salturi de gândire, cu predominanța emoțiilor mai degrabă decât a faptelor, cu ligamente de neînțeles etc. poate fi percepută de destinatarul scrisorii într-un mod complet diferit, așa cum a fost intenționat de către expeditor. Ca urmare, comunicarea prin e-mail nu va funcționa. Nu va avea loc deloc, sau veți avea nevoie de un telefon, Skype și alte mijloace de comunicare.

6) Textul scrisorii trebuie să aibă dimensiunea optimă.

Literele destul de scurte de 5-7 cuvinte sunt, desigur, plăcut de citit, dar trebuie să înțelegeți un scriitor foarte talentat pentru a pune ideea principală în aceste cuvinte. Este mai bine ca un redactor de scrisori fără experiență să scrie mai mult pentru a transmite informațiile sau informațiile trimise către destinatar cât mai exact posibil.

În același timp, o scrisoare inutil de lungă, plină de repetări, explicații suplimentare, informații inutile în afara subiectului etc., este percepută de destinatar ca un „zid de text”, îl obosește și provoacă o reacție negativă. Totul are nevoie de o măsură;

7) Fontul textului scrisorii trebuie să fie de tip comun care va fi afișat în toate serviciile de poștă.

Fanii fonturilor exotice, cum ar fi cele care seamănă cu textul scris de mână cu un pix, ar trebui să-și amintească că destinatarul poate ajunge cu abracadabra de necitit în loc de textul scrisorii. Fanii exoticului ar trebui să se asigure că fontul exotic pe care îl folosesc este trimis în scrisoare împreună cu textul.

8) Mărimea fontului din textul scrisorii trebuie să fie uniformă.

Cu litere mici, puteți scrie orice notă minoră, orice altceva ar trebui făcut cu font de aceeași dimensiune. Unele servicii de e-mail folosesc, în general, un singur font universal. Acest lucru ar trebui să fie întotdeauna reținut, deoarece toate plăcerile expeditorului în decorarea textului cu fonturi de diferite dimensiuni vor arăta în cele din urmă ca un text monoton pentru destinatar. Deci de ce ar trebui să încerci atât de mult?

9) În textul scrisorii, nu trebuie să abuzați de utilizarea literelor mari și mici.

Este dificil să citești litere în care toate literele sunt mici, chiar și la începutul unei propoziții, sau invers, unde toate literele sunt MAJUSCULE. Amintiți-vă că O SCRISOARE SCRISĂ CÂND TASPA BLOCARE MAJUSCULE ESTE PORNITĂ ȘI CONSTATĂ DIN MAJUSCULE PE INTERNET ESTE PERCEPTĂ CA UN ȚILET și înseamnă doar un țipăt și nimic altceva.

10) Tonul scrisorii nu trebuie să aibă în niciun caz trăsături de agresivitate, iritabilitate.

Textul scrisorii nu trebuie să conțină înjurături și insulte. Cel mai bine este să scrieți o scrisoare în timp ce vă aflați într-o stare echilibrată și rezonabilă. Jocul ușor și umorul adecvat sunt binevenite dacă destinatarul susține un astfel de ton de comunicare și este capabil să-l aprecieze.

11) La sfârșit, trebuie să lăsați întotdeauna interlocutorului o semnătură (nume, prenume, porecla, funcția pentru scrisori de afaceri) cu posibile dorințe.

Dorințele includ: Cu respect, Cu recunoștință etc.

Regula 8: E-mailurile trebuie să primească răspuns.

Este întotdeauna obișnuit să răspundeți la o scrisoare, așa că trebuie să găsiți timpul și oportunitatea de a acorda atenție și respect reciproc expeditorilor.

E-mailul nu tolerează stagnarea. Lucrul cu e-mailul depinde în mare măsură de disciplina și organizarea destinatarului. Aceasta constă în monitorizarea regulată a căsuței poștale, familiarizarea cu corespondența primită, studierea acesteia, sistematizarea și compilarea răspunsurilor.

Unul dintre punctele importante este un răspuns în timp util, care în sine vorbește pozitiv despre destinatar și îi caracterizează gradul de responsabilitate și interes.

E-mailul nu este poșta obișnuită de hârtie cu poștași, mașini, avioane, trenuri. E-mailurile sunt livrate în câteva secunde, iar expeditorii așteaptă un răspuns rapid. În comunicarea electronică se adoptă ritmuri complet diferite, putem spune că este „aici și acum”. Întârzierea în timp poate duce la pierderea relevanței subiectului în discuție.

Regula 9: Nu trimiteți prin e-mail informații confidențiale.

E-mailul, din păcate, poate fi piratat, interceptat. Și apoi parole, numere de card bancar, coduri pin etc. înregistrate în e-mailuri. pot deveni disponibile terților care le pot folosi în scop personal. Prin urmare, astfel de informații nu ar trebui să fie de încredere prin e-mail.

Regula 10. Nu publicați informații din scrisorile personale fără acordul expeditorilor acestora.

Respectând informațiile confidențiale ale altcuiva, vă respectați atât pe dvs., cât și dreptul la confidențialitate.

Comunicarea prin e-mail fără contact vizual și auditiv reciproc necesită respectarea regulilor de etichetă, care la rândul lor contribuie la stabilirea unui dialog competent și cultural între oameni.

Într-una dintre scrisori, Antoine Saint-Exupery a remarcat:

„Căutați-mă în ceea ce scriu”.

Aceasta este o expresie foarte potrivită, inclusiv în raport cu principiile de etichetă menționate mai sus atunci când comunicați prin e-mail.

Corespondența de birou este un gen cu totul special pe care trebuie să-l stăpânești dacă urmează să urci pe scara corporativă. Abilitățile bune de scriere în afaceri vă vor ajuta cu fidelitate: vă vor ajuta să comunicați cu subalternii, șefii și partenerii, să vă subliniați educația și perspectiva. Stilul de comunicare ar trebui să fie restrâns, intenționat, fără a se abate de la o anumită temă.

Caracteristicile comunicării în afaceri

Orice comunicare, atât personală, cât și scrisă, este interacțiune cu oamenii pentru a face schimb de informații, a impresiona și a negocia. Nimic uman nu ne este străin, uneori dăm aer liber la emoții, dar în sfera afacerilor nu ar trebui să existe loc pentru manifestarea violentă a sentimentelor, a trăsăturilor de caracter și a temperamentului nostru.

Este imposibil de imaginat că la o întâlnire internațională președinții diferitelor țări au cântat cântece, au râs în hohote sau și-au exprimat antipatia personală. Aceasta este ceea ce eticheta există pentru a ne face viața cât mai confortabilă și ordonată posibil.

O caracteristică importantă a comunicării de afaceri este că nu poate fi întreruptă la mijlocul propoziției. Pentru fiecare scrisoare pe care o primiți, trebuie să scrieți un răspuns, chiar dacă nu aveți chef. Dacă primiți un apel și nu aveți timp să ridicați telefonul, asigurați-vă că apelați înapoi. Desigur, comunicarea cu unii oameni este neplăcută. De aceea, lista calităților obligatorii ale unui manager include rezistența la stres.

O întâlnire de afaceri, o conversație telefonică sau o corespondență prin e-mail de afaceri vor avea cu siguranță un scop. Ca urmare, părțile trebuie să ajungă la concluzii, să discute despre proiect, să convină asupra unui parteneriat strategic și așa mai departe.

Reguli de e-mail

În vorbirea scrisă, există poate chiar mai multe restricții și convenții decât în ​​vorbirea orală. Comunicând direct cu interlocutorul, într-o întâlnire personală, putem pune un accent intonațional pe cutare sau cutare fapt, lămurim ceva dacă interlocutorul nu ne-a înțeles. Dacă se comite o eroare de vorbire, o putem corecta imediat. Dar într-o scrisoare de afaceri, trebuie să fim extrem de clari și precisi pentru ca cuvintele să nu implice o dublă interpretare.

Ei obișnuiau să spună: „Hârtia va îndura totul”, ceea ce înseamnă că chiar și fapte nesigure pot fi scrise. Suntem de părere că corespondența de afaceri ar trebui să fie cât mai sinceră posibil. Apropo, acum scrisorile de hârtie sunt trimise din ce în ce mai puțin. Practic, ei transportă contracte și alte documente. În acest caz, antetele sunt folosite ca dovadă a statutului înalt al organizației.

În zilele noastre, în cele mai multe cazuri, corespondența de afaceri are loc în spațiul virtual și are propriile caracteristici. Când dialogul abia începe, se obișnuiește să scrieți un salut conform etichetei, de exemplu: „Bună ziua, dragă Oleg Sergeevich! ". Și la adresa ulterioară din timpul zilei de lucru, salutul poate fi omis.

Alfabetizare

Comunicarea scrisă, inclusiv prin e-mail, necesită respectarea normelor lingvistice și o alfabetizare impecabilă. La urma urmei, corespondența vă va dezvălui lacunele unui interlocutor educat. Prin urmare, vă sfătuim să verificați ce este scris cu ajutorul unor servicii speciale, dacă nu sunteți complet sigur de propriile cunoștințe.

Enumerăm regulile generale care impun etica comunicării electronice. Sunt destul de simple, dar mulți, vai, le neglijează:

• începutul fiecărei propoziții este scris cu majuscule;
• se pune un punct la sfârșitul frazei pentru ca sensul a ceea ce se citește să fie clar;
• pentru a rezolva problema și a sugera soluții, este util să folosiți o listă cu marcatori sau numerotate;
• pentru claritate, este bine să folosiți tabele, grafice, diagrame;
• nu încerca în mod specific să pară un interlocutor inteligent, educat, nu complica gândurile simple cu turnări excesive de participiu și participiu;
• cu cât vă exprimați mai simplu gândurile, cu atât mai bine;
• deși în vorbirea de zi cu zi cultura cere evitarea jargonului, în mediul de afaceri, jargonul profesional și împrumuturile din engleză sunt acum considerate o formă bună (dar nu exagerați!).

Tipuri de scrisori de afaceri

Structura lor este aproape aceeași. În ceea ce privește volumul, textul lung nu arată bine în corpul scrisorii. Este mai bine să îl emiteți ca fișier separat și să îl atașați ca atașament. În acest caz, în scrisoarea în sine, după salut, trebuie să indicați pe scurt despre ce este vorba în atașament.

Structura literei (început)

Pe lângă regulile generale, este important să cunoașteți câteva detalii despre scrisul de afaceri. Vom da regulile care vor fi adecvate în marea majoritate a cazurilor.

Începutul unui e-mail se numește antet. Are sigla organizației. Este util să ai mereu la îndemână (adică pe desktop-ul computerului tău) un șablon în care să fie introdus acest logo.

Spre deosebire de comunicarea offline, regulile moderne nu vă obligă să salutați destinatarul și puteți afirma imediat esența problemei numindu-l pe nume și patronim. Cu toate acestea, mulți continuă să scrie la începutul mesajului: „Bună dimineața! ", "Buna ziua! ", "Bună seara! ' sau 'Salut.' Și nici în aceasta nu există nicio abatere de la normă.

Cerințele pentru corpul scrisorii sugerează că în ea se află sensul corespondenței. Împărțirea textului în paragrafe este considerată o formă bună, semn al unei atitudini atente față de interlocutor. În fiecare paragraf, unul sau altul aspect al subiectului este denumit și dezvăluit. Pe lângă identificarea problemei, se obișnuiește să se sugereze modalități de a o rezolva. Ca să zic așa, pentru a dezvălui o idee de afaceri în miniatură.

Structura scrisorii (concluzie)

Cum să trimiți un mesaj de afaceri?

Majoritatea angajaților de birou au o arhivă foarte extinsă de scrisori în căsuța lor de e-mail. Pentru ca interlocutorul să nu se încurce într-o corespondență lungă, se recomandă trimiterea unei scrisori sub formă de răspuns. Când faceți clic pe caseta corespunzătoare de la începutul subiectului scrisorii, apare abrevierea în limba engleză „Re…”. Acest lucru este foarte convenabil, deoarece destinatarul își va aminti imediat progresul corespondenței.

Puteți salva întregul istoric al comunicării virtuale cu acest interlocutor sau puteți lăsa doar ultimele sau cele mai semnificative citate. Eticheta modernă în afaceri presupune să răspundeți rapid la e-mailuri. La urma urmei, ne petrecem o parte semnificativă a zilei la un computer de serviciu. În plus, e-mailurile pot fi verificate de pe dispozitivele mobile.

Dacă vă faceți griji dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, utilizați funcția convenabilă „Notificare primire”, care este disponibilă pe aproape toate serverele de e-mail. Astfel, vă va fi clar că scrisoarea a fost vizualizată.

Destul de des, primul contact în lumea afacerilor începe cu comunicări scrise - scrisori de afaceri. Dar dacă este scris fără a respecta regulile etichetei scrisorilor de afaceri, atunci contactele care tocmai au început pot fi întrerupte și veți pierde un client sau partener de afaceri. Prin urmare, probabil că nu va trebui să convingi pe nimeni cât de important este să poți scrie scrisori de afaceri care să contribuie la crearea unei impresii favorabile despre tine personal și despre compania ta în ansamblu.

Reguli de bază ale corespondenței de afaceri. Formele moderne de corespondență s-au dezvoltat acum peste 150 de ani. Este în general acceptat că patria lor este Anglia, unde au fost introduse pentru prima dată regulile de compilare a corespondenței de afaceri.

Reguli generale de corespondență

1. Înainte de a începe să scrieți scrisori către un partener de afaceri, ar trebui să înțelegeți următoarele puncte:

Tipul scrisorii (scrisoare de intenție, scrisoare de ordin, scrisoare de înștiințare, scrisoare de reamintire, scrisoare de prezentare, scrisoare de refuz, scrisoare de garanție etc.);

Este așteptat un răspuns la scrisoarea dvs. (există condiții când nu este așteptat un răspuns la o scrisoare, de exemplu, o scrisoare de prezentare);

Conținutul scrisorii va fi înțeles clar de către destinatarul dumneavoastră, va lăsa ea eventuale ambiguități în ceea ce privește problema corespondenței?

Sunteți sigur că scrisoarea trimisă prin poștă va ajunge la timp (dacă nu, este mai bine să folosiți telefax, serviciile DHL sau să trimiteți o scrisoare prin Internet).

2. Tonul literei trebuie să rămână întotdeauna corect.

3. Este necesar să selectați cu atenție vocabularul, evitând inexactitățile, ambiguitatea, utilizarea excesivă a cuvintelor profesionale. Textul scrisorii ar trebui să fie ușor de înțeles.

4. O scrisoare de afaceri trebuie scrisă numai pe antetul organizației în numele căreia vorbiți. Deoarece aspectul unui antet este un fel de carte de vizită pentru compania dumneavoastră, designul unui antet oficial trebuie tratat cu o grijă deosebită. Cu cât antetul este mai formal, cu atât ar trebui să fie mai formal tonul scrisorii.

La pregătirea documentelor, se recomandă utilizarea editorului de text Microsoft Word (produs software al Microsoft Corporation) folosind dimensiunea fontului Times New Roman Cyr nr. 12 (pentru materiale tabelare), 13, 14, 15, dimensiunea Times DL nr. 12, 13, 14 prin 1 -2 intervale.

La întocmirea unei scrisori de afaceri, numerele de pagină sunt puse în partea dreaptă a paginii, iar la întocmirea altor documente de afaceri - în mijlocul marginii de sus a foii.

Textul scrisorii în sine este recomandat să fie tipărit pe formulare A4 la 1,5-2 rânduri, pe formulare A5 și mai mici - la un rând. Detaliile documentului (cu excepția textului), constând din mai multe rânduri, sunt tipărite cu o spațiere între rânduri.

Cererile scrise trebuie să primească răspuns în termen de 10 zile de la primire.

Faxurile și e-mailurile trebuie să primească răspuns în 48 de ore, excluzând weekend-urile

Reguli pentru scrierea unei scrisori de afaceri în Rusia

În Rusia, proiectarea formularelor oficiale este reglementată de documente de reglementare și, în primul rând, GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

GOST a stabilit două formate standard pentru formularele de document - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Fiecare filă a unui document, întocmită atât pe formular, cât și nu pe acesta, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - sus; 20 mm - mai jos.

Aceste cerințe pentru documente sunt consacrate în legislația rusă, dar autorul recomandă utilizarea lor atunci când redactează o scrisoare de afaceri către un partener străin.

În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., contestația poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume (prenume, patronim)” sau „Dragă + prenume și patronim (prenume)”. Cuvinte precum „Dragă”, „Domn”, „Doamnă”, „Director adjunct”, „Șef de departament” etc. sub nicio formă nu trebuie redusă. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu-l respectați foarte mult. Și scrisoarea ar trebui să se încheie cu cuvinte de recunoștință pentru cooperare. Și apoi înainte de semnătura dvs. să fie pusă expresia: „Cu respect, ...” sau „Cu stimă a dumneavoastră...”.

Este inacceptabil să folosești „tu” în scrisorile oficiale, chiar dacă în viață tu și această persoană sunteți nu numai în afaceri, ci și în termeni prietenoși.

De obicei, o scrisoare de afaceri sau de serviciu constă din mai multe elemente structurale tipice:

1. Zona antet.
În această parte a scrisorii, în stânga este plasată o ștampilă de colț a organizației, indicând numele organizației, detaliile poștale și alte detalii ale acesteia, precum și numărul de înregistrare și data înregistrării scrisorii ca document de ieșire. Dacă scrisoarea de notificare este o scrisoare de răspuns, atunci indică și la ce document răspunde această scrisoare.
Detaliile destinatarului sunt plasate în partea dreaptă a antetului.

Sub ștampila colțului este un titlu al textului documentului. Structura limbajului titlului poate arăta astfel:

ü prepoziţia „O” + substantiv. în cazul prepozițional: „Cu privire la furnizarea de mașini”;

ü la întrebarea „Despre” + substantiv. în cazul prepozițional: „Cu privire la problema furnizării pieselor de schimb”;

ü referitor la + substantiv. la genitiv: „Privind comanda de cumpărare”, etc.

2. Textul propriu-zis al scrisorii. Principalele caracteristici ale designului textului scrisorii sunt următoarele.

ü Textul unei scrisori de afaceri, de regulă, ar trebui să se refere la o problemă sau mai multe întrebări dacă sunt legateși vor fi luate în considerare în o unitate structurală organizaţie de destinaţie.

ü Textul scrisorii, de regulă, este format din două părți. Prima parte stabilește motivul, temeiul sau justificarea întocmirii scrisorii, oferă link-uri către documentele care stau la baza pregătirii scrisorii. A doua parte, începând cu un paragraf, conține concluzii, propuneri, solicitări, decizii etc.

Structura unei scrisori de afaceri

1. Numele organizației de trimitere.

3. Data redactării scrisorii.

4. Adresa destinatarului scrisorii.

5. O indicație a unei anumite persoane.

6. Adresă de deschidere

7. O indicație a conținutului general al scrisorii, i.e. subiectul scrisorii.

8. Textul principal al scrisorii.

9. Formula finală a politeții.

10. Semnătura.

11. Indicarea cererii.

Când scrieți o scrisoare de afaceri către un partener rus, mai sunt câteva reguli de reținut.

Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:

către CEO
SA „Alfa Business”
V.A. Prohorov

SA „Beta Holding”
Contabil șef
V.M. Ivanov

Dacă puneți abrevierile „Domnul”, „Doamna”, atunci se scrie mai întâi numele de familie al respondentului, urmat de inițiale.

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Cu un număr mai mare de destinatari, se întocmește o listă de corespondență a documentului.

Când trimiteți o scrisoare către organizație, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală.

Când trimiteți un document unei persoane, indicați numele și parafa destinatarului, apoi adresa poștală

Un semn pe prezența aplicației menționate în textul scrisorii este întocmit după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare .

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați-i numele, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

„Semnătura” necesară include numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet dacă documentul nu este emis pe antet și prescurtat - pe un document emis pe antetul oficial al companiei); semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:

Antrenamente

În condițiile lumii moderne, contactul de afaceri provine adesea din corespondența de afaceri - o formă scrisă de interacțiune comercială, care include orice tip de corespondență (scrisoare, mesaj etc.), care este transmisă de orice funcționar în numele său și în virtutea funcției sale.

Un aspect important este respectarea anumitor norme de etichetă. În caz contrar, relațiile stabilite se pot rupe, iar clientul sau partenerul de afaceri va fi pierdut. Corespondența de afaceri concepută corespunzător contribuie la cea mai favorabilă impresie despre dumneavoastră sau despre companie.

Posesia magiei literelor este relevantă pentru fiecare persoană. De exemplu, atunci când căutați un nou loc de muncă: compilarea și trimiterea de CV-uri, sarcini de testare, scrisori de intenție, informații suplimentare despre dvs., aranjarea unei ore de întâlnire.

Interesant este că regulile corespondenței de afaceri care există astăzi s-au dezvoltat acum aproximativ 150 de ani în Anglia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Pentru a decide cum să compuneți o scrisoare, trebuie să cunoașteți diferențele dintre tipurile acesteia. Acest lucru va ajuta la determinarea subiectului mesajului și a designului său corect. Acest lucru va ajuta să nu arăți prost în ochii unui adversar important.

În funcție de structura designului, ei disting:

• Scrisori de comunicare

Acestea includ scrisori de respingere, revendicări, scuze, mărturisiri. Tot ce foloseste angajatul in cadrul activitatilor sale profesionale.

• Scrisori de acord

O formă importantă de scriere. Datorită ei, ei rezumă rezultatele întâlnirii, formează acorduri, desemnează timpul pentru îndeplinirea sarcinilor, se asigură că ambele părți înțeleg corect contractul.

Regulile scrisorilor de afaceri

Modul în care bloggerii își permit să se exprime nu este opțiunea ta. Nu există nicio scuză pentru greșeli și greșeli de scriere. Nu te poți consola cu dificultățile de a învăța o limbă încă din copilărie. Trebuie să fii cât mai exigent cu tine însuți. În caz contrar, creează o imagine nefavorabilă asupra personalității și educației tale.

O caracteristică a corespondenței de afaceri este că greșelile de ortografie din sfera profesională sunt considerate un indicator al incompetenței unei persoane în domeniul ales.

Reguli fundamentale:

1. Evitați să folosiți cuvinte pentru care nu cunoașteți definiția exactă. În ultimă instanță, verificați semnificațiile acestora în dicționare.
2. Evitați utilizarea terminologiei specifice. Unele cuvinte pot fi necunoscute interlocutorului și interpretate greșit de acesta. Eticheta corespondenței de afaceri înseamnă în astfel de cazuri a oferi o explicație a termenilor și abrevierilor.
3. Scrieți în propoziții scurte. Lungimea și ornamentația desenelor sunt potrivite atunci când scrieți un roman și nu în negocierile de afaceri.
4. Tastați în prealabil mesajul nu în corpul scrisorii, ci într-un document pe computer sau editor online. Un aspect pozitiv este ortografia automată și punctuația textului. De asemenea, elimină trimiterea prematură accidentală a unei scrisori către destinatar sau pierderea acesteia din cauza închiderii browserului sau a pierderii internetului. Când lucrați în Microsoft Word, utilizați material de salvare automată la intervale regulate.
5. Ar trebui să evitați să introduceți un mesaj pe telefon sau tabletă. Există riscul unei corectări automate inadecvate.
6. Verificați înainte de a trimite erori și consistența construcției textului. Este recomandat să verificați de două ori textul tastat într-o oră, trecând temporar la alte lucruri și uitând să-l scrieți. Acest lucru vă va ajuta să priviți textul din cealaltă parte, văzând toate inexactitățile.

Formatarea unei scrisori de afaceri

O atenție specială la detalii este necesară în proiectarea și desfășurarea corespondenței. Vorbește, de asemenea, despre respect pentru adversar, vă permite să economisiți timp care poate fi cheltuit cu reelaborarea materialului.

Nu neglijați următoarele aspecte:

• Completarea corectă a subiectului scrisorii

Dacă aceasta este prima postare, titlul ar putea fi strălucitor. Cu toate acestea, dacă comunicarea cu adversarul există deja, subiectul scrisorii ar trebui să fie scurt și concis. Acestea sunt bazele comunicării. Ele ajută la găsirea mesajului la timp pentru a-l reciti, va fi ușor atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

• Citare

Mesajul trimis poate conține întrebări la care trebuie să răspundeți. Are sens să le răspundem, citându-le pe fiecare separat. Când trimiteți o scrisoare cu mai multe redirecționări, merită să folosiți numerotarea și împărțirea textului în paragrafe. Deci interlocutorul va înțelege la ce întrebare răspundeți.

Prea multe lanțuri de citate creează un sentiment de haos în postări. Cu toate acestea, dacă este nevoie să reveniți la mesajele trimise anterior sau să reamintiți ceva interlocutorului, merită să faceți acest lucru. În special, când vine vorba de buget, pachet de servicii, timp.

• Luați în considerare toate informațiile primite

Când compuneți o scrisoare, trebuie să comentați pe scurt toate documentele atașate de dvs. sau de interlocutor. În acest fel, va fi imediat clar pentru destinatar ce conținut al fișierelor îl așteaptă.

• Semnătura proprie - o analogie pentru o carte de vizită

Corespondența de afaceri necesită o semnătură. Acesta poate fi automatizat, apoi va fi prezent în fiecare scrisoare trimisă. Cum se scrie o semnătură informativă? Utilizați numele și prenumele, poziția curentă, contactele de serviciu și sigla companiei.

De exemplu: „Cu respect, Ivan Ivanov, managerul tău de proiect, numărul de telefon sau orice alți mesageri”. Sau „Cu stima, Ivan Ivanov...”.

De asemenea, semnătura poate fi captivantă și creativă, indicând o legătură specială cu firma sau cauza. De exemplu, angajații rețelei industriei cărții pot folosi expresia „Citesc în prezent...” inserând numele produselor noi actuale. Dar astfel de lucruri sunt mai bine coordonate cu autoritățile.

• Adresa poștală

Regulile de corespondență comercială presupun afișarea unei adrese poștale. Este mai bine dacă funcționează pur. Poate afișa numele companiei, funcția, prenumele sau prenumele, dar nu anul nașterii sau poreclele / cuvintele jucăușe. Este mai bine să vă gândiți la numele corect al adresei timp de mulți ani dacă intenționați să o părăsiți chiar și atunci când schimbați activități sau poziții.

• Font și spațiere

Fontul cel mai des folosit pentru documentare este 12 Times New Roman pentru tabele sau 14 pentru text. 1,5-2 intervale. Acestea sunt fundamentele nerostite.

Stilul de comunicare de afaceri

Scrierea de afaceri implică o echilibrare delicată pe margine. Comunicarea prietenoasă este nepotrivită aici, dar nici dură nu este potrivită.

Caracteristici de comunicare:

• Rigoarea designurilor

Cuvintele diminuate, expresiile argou vor fi nepotrivite.

• Utilizarea emoticoanelor

Utilizarea atentă a emoticoanelor sau evitarea lor. Primul contact nu permite prezența lor în principiu. În viitor, parantezele pot fi prezente, dar numai pozitive, cu moderație. Mila și umorul sunt inacceptabile în acest stil de comunicare. Acest formular este inacceptabil dacă sunteți subordonat interlocutorului.

• Salut pe nume și patronimic

Regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri presupun o atitudine respectuoasă față de interlocutor, atenție și interes față de persoana acestuia. Acest lucru crește interesul adversarului pentru tine, crește șansa de îngăduință a acestuia. Este indicat să cunoașteți dinainte numele persoanei căreia vă adresați, precum și preferințele sale de adresare.

• Răspundeți în două zile

Este corect să trimiteți un răspuns la mesaj în decurs de câteva zile lucrătoare. Altfel este considerat lipsit de respect. Dacă scrisoarea a fost trimisă înainte de weekend sau vacanță, nu puteți răspunde la ea dacă nu este urgentă. În caz contrar, trebuie să avertizați interlocutorul despre absența temporară a răspunsului dvs. sau să vă dezabonați pentru scurt timp despre conținutul scrisorii.

• Lipsa de importunitate

Întrebând în mod constant despre ceva, a cere confirmare vă va arăta într-o lumină nu cea mai bună. Dacă este necesară o confirmare de la interlocutor, îi puteți aminti de necesitatea unui răspuns după trei zile. Dacă problema este urgentă, este mai bine să o menționați inițial în primul mesaj.

• regula oglinzii

Eticheta corespondenței de afaceri vă permite adesea să vă adresați adversarului așa cum o face el. Acest lucru crește posibilitatea de înțelegere reciprocă, de comunicare la același nivel. Ține evidența termenilor, stilului de comunicare, atragerii pe care interlocutorul tău folosește.

• Sărbători fericite

Dacă comunicarea are loc în preajma sau în timpul sărbătorilor oficiale, merită să-l felicităm pe interlocutor. Acestea sunt regulile corespondenței de afaceri. De asemenea, este util să știi când este ziua de naștere a adversarului tău.

• Recunoștință

Politețea elementară va fi cuvinte de recunoștință ca răspuns la felicitări, invitații, explicații.

Având în vedere toate caracteristicile de mai sus, nu va fi dificil să stabiliți contactul cu interlocutorul și să vă formați o opinie favorabilă despre dvs.

Importanța regulilor de scriere în afaceri

De fapt, orice scrisoare trimisă este o carte de vizită, o afișare a poziției noastre de afaceri alese. Pentru a-l face să arate decent, insuflă respect și încredere, iar negocierile au fost însoțite de confort și eficiență în rezolvarea problemelor, cunoașterea regulilor bunelor maniere și respectarea lor constantă este o cheie de nezdruncinat a succesului.

In ceea ce priveste orice corespondenta, pe internet sau prin scrisori, se aplica aceleasi reguli stricte ca si la comunicarea telefonica, negocierile personale. Principiile pe care se construiește interacțiunea:

• respectul reciproc al adversarilor pentru personalitatea și poziția de afaceri a altei persoane;
• atenție la interesele comerciale ale adversarului;
• respectarea confidențialității;
• punctualitate în rezolvarea sarcinilor importante.

Corespondența comercială este necesară deoarece:

• la trimiterea unei scrisori nu există răspuns, chiar dacă a fost subînțeles;
• scrisorile se pierd în fluxul de informații inutile și angajații sună în mod constant, cerând să verifice corespondența;
• după citirea e-mailului, este complet neclar ce este nevoie de la tine;
• din cauza abundenței de detalii și a haosului de informații din mesaje, gândurile sunt confuze, iar o problemă complexă nu este rezolvată.

Puteți economisi mult timp liber dacă implementați regulile generale de desfășurare a corespondenței de afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor de mai sus.

Comunicarea de afaceri prin e-mail este parte integrantă a vieții oricărei persoane moderne: scriem colegilor de serviciu, managementului, clienților, partenerilor de afaceri, oamenilor care ne cunosc și celor care încă nu ne cunosc. Ce este etica în afaceri în corespondența electronică, cât de mult este necesar pentru afaceri de succes?

Fiecare scrisoare este cartea noastră de vizită și o reflectare a poziției noastre de afaceri. Iar dacă pentru noi este important ca această carte de vizită să arate decent, iar poziția de afaceri contribuie la confortul și productivitatea comunicării, atunci cunoașterea regulilor de bază ale bunelor maniere și respectarea lor în corespondența zilnică este cea mai importantă condiție pentru succes.

În ceea ce privește corespondența comercială electronică, se aplică aceleași reguli și reglementări pe care comunitatea de afaceri operează în orice altă formă de interacțiune comercială: în comunicarea telefonică, negociere etc. În opinia mea, etica corespondenței prin e-mail de afaceri se bazează pe mai multe principii de neclintit:

1. Respectul reciproc al adversarilor pentru personalitatea și poziția de afaceri a celuilalt.
2. Atenție la interesele comerciale ale adversarului.
3. Înțelegerea importanței problemelor de confidențialitate.
4. Punctualitatea în schimbul de informații.

Luați în considerare instrumente practice pentru implementarea acestor principii

1. Câmp proiectat cu competență și claritate „Subiect” / „Subiect”

Specificarea subiectului economisește timp destinatarului, permițându-i acestuia să evalueze imediat conținutul scrisorii primite și să decidă rapid asupra priorității acesteia la citire.

2. Salutare și adresa personală către destinatar/destinatari

Construiește încredere și oferă scrisorii un accent personal. Ignorarea numelui destinatarului este percepută ca incorectă.

3. Acuratețea adresei

Completarea corectă a câmpurilor „To”, „Cc”, „Bcc” este cel mai important instrument pentru eficiența și etica comunicării. Pentru a evita greșelile în lucrul cu aceste domenii, trebuie să cunoașteți scopul lor, care este general acceptat în mediul de afaceri modern:

• dacă numele tău se află în câmpul de adresă directă („Către”), aceasta înseamnă că expeditorul scrisorii așteaptă un răspuns la întrebarea sa de la tine;
• dacă în acest câmp sunt plasați mai mulți destinatari, atunci aceasta înseamnă că expeditorul scrisorii așteaptă un răspuns de la fiecare sau de la oricare dintre destinatari;
• dacă numele tău este plasat în câmpul „CC”, aceasta înseamnă că expeditorul dorește să fii la curent cu problema, în timp ce nu așteaptă un răspuns de la tine. Nu trebuie să intrați în subiectul corespondenței dacă numele dvs. se află în câmpul „Copiere”. Dacă totuși decideți să intrați în corespondență, atunci un semn de bună formă va fi să începeți să scrieți una dintre frazele: „Permiteți-mi să mă alătur discuției despre această problemă…”, „Îmi pare rău că am intervenit…”, „Permiteți-mi să-mi exprim părerea…”.

O atenție deosebită sub aspectul eticii revine domeniului „Bcc”. Acesta este cel mai „vulnerabil” instrument de e-mail din punct de vedere al eticii în afaceri. acest domeniu este de obicei perceput ca un instrument de control și informare secret. Destinatarii plasați în Bcc nu sunt vizibili pentru alți destinatari. Unele companii sensibile din punct de vedere etic interzic utilizarea acestui instrument în comunicațiile corporative. O excepție o reprezintă mailingurile în masă (de exemplu, invitațiile). Acestea sunt trimise unui număr mare de destinatari, în timp ce adresele de e-mail nu ar trebui să fie vizibile pentru toată lumea.

Există companii în care domeniul „Bcc” este tratat mai calm, respectând următoarele reguli universale:

• în câmpul „Bcc” sunt plasați destinatari (destinatari ascunși) care ar trebui să cunoască corespondența, dar cunoașterea lor nu trebuie să fie evidentă pentru destinatarii direcți;
• trimiterea unei scrisori cu câmpul „Bcc” completat implică un acord prealabil sau o conștientizare ulterioară a autorului scrisorii și a destinatarilor ascunși cu privire la motivul și scopurile unei astfel de forme de conștientizare;
• destinatarul ascuns nu trebuie să intre în subiectul corespondenței din câmpul „Bcc”.

4. Raspuns prompt

Timpul de răspuns la o scrisoare este unul dintre indicatorii poziției dumneavoastră în raport cu interesele de afaceri ale partenerilor și clienților. Companiile au standarde diferite în acest sens. Un timp acceptabil de răspuns/răspuns la o scrisoare este de două până la trei ore. Dacă, după ce ați primit scrisoarea și după ce ați citit-o, înțelegeți că nu puteți da un răspuns în termen de 24 de ore, atunci regula bunei forme va fi să trimiteți destinatarului informații că ați primit scrisoarea sa și să îi răspundeți: „Am o scrisoare. Voi răspunde astăzi în timpul zilei” sau „Am o scrisoare. Sunt necesare informații suplimentare pentru a răspunde. Voi încerca să răspund nu mai târziu...”.

Noi oferim

5. Lucru corect cu informațiile (volum, limbă, structură, format)

Natura și particularitatea prezentării informațiilor în textul scrisorii este, de asemenea, un instrument și un indicator al capacității și dorinței dvs. de a corespunde cât mai corect și respectuos posibil față de destinatar:

• volumul literei, care se potrivește „pe un singur ecran”, maxim - în volumul textului unei foi de format A-4, este cel mai confortabil atunci când citiți;
• volumul atașamentelor trimise nu trebuie să depășească 3 MB (fișierele mai mari pot crea probleme, deoarece pot să nu treacă prin serverul de e-mail al destinatarului);
• este mai bine să „împachetați” fișierele transferate în codificări universale: Zip sau rar (alte extensii pot fi blocate sau tăiate în timpul transferului și pot crea probleme destinatarului);
• atunci când răspundeți la scrisoarea destinatarului, textul răspunsului dvs. trebuie plasat în partea de sus (la începutul) scrisorii, și nu în partea de jos (acest lucru îl scutește pe destinatar de a trebui să „defileze” textul anterior al corespondenței în căutarea răspunsului pe care l-ai scris);
• nu trebuie să începeți să răspundeți la scrisoarea destinatarului ca o nouă scrisoare (fără a salva istoricul corespondenței). Un astfel de răspuns ar forța destinatarul destinatar să petreacă timp căutând mesajul original;
• este necesar să scrieți într-o limbă cât mai pe înțelesul destinatarului. În fiecare caz, se decide chestiunea oportunității utilizării vocabularului profesional, intern corporativ, argoului, abrevierilor și anglicismelor (împrumut din engleză în orice altă limbă).

Dacă utilizarea argoului și a abrevierilor crește viteza și eficiența corespondenței, atunci utilizarea argoului este acceptabilă și etică. Deci, corespondența internă din cadrul companiei abundă aproape întotdeauna în argou: este familiară și de înțeles tuturor participanților la corespondență și economisește timp. Dar în corespondența cu partenerii de afaceri / clienții externi - aceasta este o chestiune care necesită prudență.

Uneori terminologia este indispensabilă. De exemplu, o companie pune la dispoziția clienților un astfel de produs/serviciu cum ar fi publicitatea online, iar concepte precum „banner media-contextual”, „cuvinte cheie”, „cuvinte cheie negative”, „ctr” nu pot fi înlocuite cu nimic, trebuie introduse. în contextul afacerii și să învețe clientul să opereze cu ei. În acest caz, este important ca ambele părți să fie răbdătoare și dispuse să explice și să învețe.

Cu toate acestea, există cazuri în care utilizarea abrevierilor și a termenilor poate și ar trebui evitată.

EXEMPLU:

Prietenul meu a petrecut 2 zile căutând un răspuns la întrebarea: ce este ASAP. Pregătea materiale pentru editură și în ultima ei scrisoare i-au scris: „ Masha, te rog trimite-ți toate materialele cât mai curând posibil". Masha a decis că aceasta este o desemnare a unui format necunoscut pentru ea, în care era necesar să „traduce” textul. Timpul pe care Masha l-a petrecut pentru „descifrarea” și satisfacerea cererii editorului a durat 2 zile. Imaginați-vă supărarea lui Machine când, 2 zile mai târziu, a aflat că în spatele misteriosului „cât mai repede” se afla o abreviere folosită pe scară largă în mediul de limbă engleză” cât mai repede posibil» – « cat de rapid posibil».

SFAT: nu abuzați de anglicisme, termeni speciali și abrevieri intracompanii în corespondența cu clienții și partenerii externi.

6. Disponibilitatea semnăturii și a informațiilor de contact

Acesta este un atribut necesar care ar trebui să încheie fiecare dintre scrisorile tale. În blocul de semnătură trebuie introduse următoarele:

1. Numele și prenumele dvs.

Acest lucru face ca corespondența să fie personalizată, ceea ce afectează eficacitatea și confortul psihologic al comunicării. Abrevierile nu trebuie folosite în semnătură. În loc de T.L. Vorotyntsev în semnătura mea, voi scrie Tamara Leonidovna Vorotyntseva (sau Tamara Vorotyntseva), astfel încât destinatarul să înțeleagă cum să mă contacteze într-o scrisoare de răspuns.

1. Indicarea poziției dvs.

Făcând acest lucru, permiteți destinatarului să înțeleagă limitele autorității și competenței dumneavoastră profesionale în rezolvarea problemelor.

1. Date de contact (telefon, adresa de e-mail, numele și adresa companiei, site-ul acesteia).

Acest lucru va oferi destinatarului posibilitatea unei comunicări operaționale suplimentare, dacă este necesar.

Rezumând toate cele de mai sus și având în același timp mulți ani de experiență în respectarea corespondenței în diferite companii, pot spune cu încredere următoarele: normele de etică în comunitatea de afaceri modernă nu sunt doar și nu atât atribute nominale ale regulilor. de bun gust, sunt instrumente practice aduse la viață care permit să facem comunicarea în afaceri corectă, eficientă, confortabilă și, în cele din urmă, eficientă.

Acordați atenție antrenamentului, care este condus de Tamara Vorotyntseva.

Articole