Dacă o companie intenționează să treacă la gestionarea electronică a documentelor, recomandările noastre vă vor ajuta să creați un plan de acțiune. Ei vă vor spune cum să negociați cu contractorii, să alegeți un furnizor și să pregătiți personalul pentru schimbările în muncă.

Dacă o companie urmează să treacă la gestionarea electronică a documentelor (EDF) cu contrapărți, evaluați în prealabil ce parte din documente va putea fi transmisă electronic. De asta depind amploarea proiectului, planul de lucru pentru acesta, costurile cu forța de muncă și cheltuielile companiei.

Cum să întocmești un plan de lucru pentru trecerea la gestionarea electronică a documentelor cu contractanții

Împărțiți munca privind tranziția companiei la gestionarea electronică a documentelor în blocuri:

• chestiuni organizatorice;
• contrapartidelor;
• fluxul documentelor;
• personal;
• furnizorul;
• buget.

Enumerați sarcinile care trebuie îndeplinite în fiecare bloc (vezi.

). Ajustați lista dacă este necesar. Să presupunem că o companie poate să nu aibă nevoie de automatizare: este convenabil să urmăriți starea înregistrării documentelor prin sistemul de contabilitate al companiei, dar dacă volumul fluxului de documente nu este mare, atunci costurile automatizării nu vor fi plătite.

Decideți singur în ce ordine să efectuați punctele enumerate. Unele lucrări pot fi efectuate simultan, de exemplu, dezvoltarea materialelor de prezentare pentru personal și negocierea cu contractanții.

Cum să negociezi cu contrapărțile cu privire la tranziția la gestionarea electronică a documentelor

Împărțiți contrapărțile companiei în patru grupuri. Fiecare grup va trebui să adopte o abordare specială pentru a conveni asupra tranziției la gestionarea electronică a documentelor. Este posibil ca nu toate contrapărțile să fie de acord, va trebui să continuați să faceți schimb de documente pe hârtie cu acestea sau să încetați cooperarea.

Contrapartide semnificative care utilizează gestionarea electronică a documentelor. Astfel de companii lucrează deja cu furnizorii lor, poate nu cu organizațiile cu care compania dumneavoastră intenționează să coopereze. Puteți trata cu contrapărțile din acest grup după cum urmează:

1. Luați în considerare dacă este recomandabil să încheiați un acord cu furnizorul cu care cooperează cumpărătorul (furnizorul).

2. Aflați dacă există roaming între furnizorul vizat al companiei dvs. și furnizorul contrapărții.

3. Invitați contrapartea să încheie un acord cu furnizorul ales de compania dumneavoastră.

Contrapărți semnificative care nu utilizează gestionarea electronică a documentelor.În cazul în care cumpărătorul (furnizorul) refuză să folosească gestionarea electronică a documentelor și nu este rentabil pentru companie să înceteze cooperarea cu el, procedați conform unuia dintre scenarii:

1. Utilizați cu o astfel de contraparte .

2. Faceți o programare și încercați să-i convingeți să folosească gestionarea electronică a documentelor.

Promiteți că veți fi tolerant cu posibilele deficiențe și că veți ajuta la stabilirea fluxului de documente electronice în colaborarea cu compania dvs.

Miccontrapartidelor care folosesc managementul electronic al documentelor. Aceleași opțiuni pot fi aplicate acestui grup de cumpărători și furnizori ca și în cazul contrapărților semnificative. Dar este indicat să conduci negocieri sub formă de corespondență pentru a nu pierde timp suplimentar. Dacă nu se poate ajunge la un acord, poate fi mai ușor să refuzi cooperarea.

Miccontrapartidelor care nu folosesc gestionarea electronica a documentelor. Dacă cumpărătorul (furnizorul) nu este unul dintre partenerii cheie ai companiei, încercați să-l motivați să folosească gestionarea electronică a documentelor cu un furnizor convenabil pentru dvs. Opțiuni:

1. Anuntati ca, de exemplu, de la inceputul noului trimestru, firma dumneavoastra accepta si trimite documente doar in format electronic.

2. Luați un comision dacă contrapartea pierde și a trimis duplicate; amendă dacă a depus documente originale după termenul limită. Aplicați astfel de măsuri în raport cu cumpărătorii (furnizorii) care nu predau actele la timp.

Pentru companiile mici care fac schimb de documente pe hârtie, merită să pregătiți o prezentare clară. Dacă contrapărțile înțeleg nuanțele managementului electronic al documentelor, va fi mai ușor să le convingi să-și schimbe procedura de lucru. Cu greu este posibil să întâlniți toți micii cumpărători și furnizori ai companiei, așa că prezentarea va convinge.

Cum să alegi un furnizor de management electronic de documente

Dacă o companie are multe contrapărți, atunci cel mai probabil va trebui să lucreze cu mai mulți furnizori. Încercați să minimizați numărul acestora din urmă.

Alegeți furnizorii:

• cu care colaborează deja contrapărțile companiei și cărora le poți transfera un volum semnificativ de tranzacții;
• care au roaming maxim;
• care poate folosi certificatele de semnătură ale companiei (dacă există).

Factorul preț nu trebuie luat în considerare. Dacă furnizorul nu are roaming cu furnizorii contrapărților dvs., acesta nu este potrivit, chiar dacă serviciile sale sunt mai ieftine.

Cum se oficializează fluxul de documente al companiei

Înainte de a trece la gestionarea electronică a documentelor, trebuie să formalizați mișcarea documentelor companiei. Compuneți sau ajustați dacă este necesar:

1. Lista documentelor pe care compania le folosește atunci când lucrează cu contrapărți.

2. Lista curentă a funcționarilor implicați în fluxul documentelor. Vă rugăm să indicați cine:

• creează un document – ​​îl încarcă în contul personal al furnizorului;
• semnează documentul. Acești angajați vor avea nevoie de un login și o parolă pentru a-și introduce contul personal și certificatele de semnătură electronică;
• controlează semnarea documentului de către contraparte;
• imprimă documentul și îl înregistrează într-un folder sau îl salvează pe serverul companiei.

Această listă trebuie actualizată constant. Imediat ce un angajat pleacă, semnătura sa electronică trebuie anulată și eliberată persoanei nou numite.

Întocmește și documentează în regulamentul intern un program de deplasare a documentelor din momentul creării și până la trimiterea la arhivă (vezi. ).

Cum să pregătiți personalul companiei pentru tranziția la managementul electronic al documentelor

Cât de repede și de succes va trece compania , depinde de angajati. Pentru a-i împiedica să saboteze proiectul, este important să nu forțezi, ci să-i convingi de beneficiile inovării.

Un element de cost semnificativ în implementarea gestionării electronice a documentelor este plata pentru timpul de lucru al angajaților, pe care aceștia îl vor cheltui pentru pregătirea pentru a lucra în noul sistem și rezolvarea situațiilor de urgență. Efectuați eforturi centralizate de informare și instruire pentru a reduce aceste costuri.

Începeți să explicați și să vă instruiți în avans - atunci când conducerea a decis să treacă la gestionarea electronică a documentelor. Organizați o prezentare care să explice principiile de lucru pentru tot personalul companiei, inclusiv pentru angajații care nu participă la gestionarea electronică a documentelor.

Acordați o atenție deosebită semnatarilor de formare. Creați instrucțiuni clare și detaliate pentru ei, de preferință cu capturi de ecran: pe ce site să mergeți, ce informații să introduceți și unde, ce butoane să apăsați și în ce moment, cum să lucrați cu certificatul de semnare.

Următoarele argumente vor ajuta să-i convingă pe angajați să susțină proiectul de introducere a managementului electronic al documentelor:

• În ceea ce privește nivelul de responsabilitate al unui funcționar, o semnătură electronică nu este diferită de una fizică;
• Gestionarea electronică a documentelor vă permite să creați și să procesați rapid documente. Nu trebuie să suni și să afli când contrapartea va semna și trimite documentul solicitat;
• documentele nu se vor pierde. Va fi mai ușor să le găsești.

Cum să planificați costurile implementării managementului documentelor electronice

constă din următoarele părți:

1. Costul serviciilor furnizorului este de 10.000–20.000 de ruble. pe an, depinde de planul tarifar. Aflați prețurile și bugetul pentru ele.

2. Costul unui certificat de semnătură electronică este de 1000–2000 de ruble. pe an, depinde de planul tarifar al producătorului certificatului.

3. Salariile angajaților - plată suplimentară sau costul timpului pe care personalul îl va petrece nu pentru sarcinile lor directe. Costurile depind de durata sarcinilor și de costul unei ore de muncă a angajatului.

Următoarele tipuri de muncă vor necesita forță de muncă intensivă: întâlniri și convorbiri telefonice cu antreprenorii, pregătirea prezentărilor și instrucțiunilor pentru antreprenori și angajații companiei dvs., instruirea angajaților, rezolvarea situațiilor de urgență (vezi. ). Planificați cât timp va dura.

Bugetați nu numai salariile angajaților, ci și contribuțiile sociale de la aceștia.

4. Costul automatizării – depinde de sarcinile pe care compania dorește să le rezolve, de complexitatea implementării acestora și de costul unei ore de lucru de dezvoltator.

Preparat din materiale

Domeniul managementului documentelor electronice se dezvoltă activ și, prin urmare, este necesară completarea și îmbunătățirea constantă a legislației privind această activitate. Actele juridice de reglementare definesc activitatea operatorilor de gestionare a documentelor electronice și stabilesc, de asemenea, motivele conform cărora documentația relevantă certificată printr-o semnătură digitală este echivalentă cu documentele pe hârtie.

Sfera fluxului de documente este reglementată de următoarele acte legislative:

• „La aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor în forma corespunzătoare prin canale de telecomunicații folosind o semnătură electronică calificată îmbunătățită”;
• „Despre semnătura electronică”.

Utilizarea acestui tip de afaceri vă permite să rezolvați nu numai problemele curente, ci și să efectuați rapid tranzacții sigure cu instituțiile partenere. Procedura de transmitere a rapoartelor către serviciile de reglementare este, de asemenea, simplificată, deoarece toată documentația poate fi transmisă în orice moment prin internet.

În plus, vă sugerăm să citiți textul.

Managementul electronic al documentelor (EDF) este un mecanism pentru procesele automate de prelucrare a documentației electronice, implementând conceptul de „muncă de birou fără hârtie”. Elementul principal al acestui proces este un document electronic, care este creat cu ajutorul instrumentelor informatice de prelucrare a datelor și stocat ca fișier într-un format sau altul pe medii informatice.

Tipul de EDI depinde de specificul instituției:

• EDI industrial;
• administrativ;
• fisier arhivat;
• profesional;
• contabil;
• depozit;
• tehnologie avansata;
• EDI secret și confidențial.

Datorită faptului că tot mai multe instituții se străduiesc să implementeze un sistem EDI pentru a crește eficiența utilizării timpului de lucru, Guvernul Rusiei a decis să elaboreze un act legislativ separat. Legea federală „Cu privire la semnăturile electronice” din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ a fost adoptată de membrii Dumei de Stat la 25 martie 2011 și aprobată de Consiliul Federației la 30 martie a aceluiași an.

Această lege federală reglementează relația în domeniul aplicării semnăturilor digitale și a fluxului de documente la efectuarea tranzacțiilor civile, furnizarea de servicii naționale și municipale, precum și la îndeplinirea altor funcții guvernamentale.

Textul acestui proiect de lege federal este format din 20 de articole:

• articolul 1. Domeniul de aplicare al legii;
• Art. 2. Principalele definiții utilizate în acest proiect de lege sunt;
• Art. 3. Reglementarea legislativă a relațiilor în domeniul aplicării fluxului de documente pe Internet;
• Articolul 4. Reguli de utilizare a managementului documentelor electronice;
• Art. 5. Tipuri de EDI;
• Articolul 6. Principii pentru recunoașterea fluxului de documente electronice semnate cu semnătură digitală ca echivalent cu documentele pe hârtie;
• Articolul 7. Recunoașterea semnăturilor electronice la nivel internațional;
• Art. 8. Competențele serviciilor executive federale cu privire la fluxul de documente relevant;
• Articolul 9. Aplicarea EDI simplu;
• Art. 10. Drepturile și obligațiile participanților la interacțiunea electronică în domeniul fluxului de documente;
• Art. 11. Recunoașterea unei semnături electronice calificate;
• Art. 12. Mijloace de semnătură adecvate;
• Art. 13. Centru de certificare;
• Art. 14. Certificat privind inspecția;
• Art. 15. Centru de certificare acreditat;
• Articolul 16. Puterile centrului;
• Art. 17. certificat calificat;
• Art. 18. Eliberarea certificatului corespunzător;
• Art. 19. Dispoziții finale ale legii;
• Articolul 20. Intrarea în vigoare a Legii federale nr. 63.

Important! Documentul în sine, creat electronic pe un computer, nu este semnificativ din punct de vedere juridic. Dobândește semnificație legislativă doar cu ajutorul unei semnături digitale, care este analogă cu o semnătură olografă.

Descărcați textul legii federale

Pot exista atâtea sisteme de gestionare a documentelor câte subtipuri de activitate există. Dacă este necesar, puteți automatiza orice documentație privată.

Avantajele utilizării managementului documentelor digitale:

• înregistrarea unică a unui act, care permite identificarea cu acuratețe a acestuia în sistemul relevant;
• executarea simultană a mai multor operațiuni, cu ajutorul cărora puteți reduce timpul de mișcare a documentului și crește eficiența execuției;
• mișcarea continuă a actului, ceea ce face posibilă identificarea rapidă a persoanei responsabile de executarea acestuia în orice moment al procesului;
• o bază comună care nu permite duplicarea documentelor;
• căutare eficientă și eficientă a documentației, chiar și cu informații minime;
• un sistem eficient de raportare care vă permite să controlați mișcarea unui document în orice etapă a fluxului documentului.

Descărcați Legea federală„Pe semnătură electronică” din 04.06.2011 Nr. 63-FZ in ultima editie.

Puteți studia și textul legii privind serviciile poștale

Modificări în legea fluxului de documente

La sfârșitul anului 2015, a fost adoptată Legea Federală Nr. 445-FZ „Cu privire la modificările Legii Federale „Cu privire la semnăturile electronice” din 6 aprilie 2011 Nr. 63-FZ, care a intrat în vigoare la 31 decembrie 2017.

Următoarele articole au fost supuse modificărilor și amendamentelor:

Articolul 6 partea 3.1

Adăugați textul noii ediții: „Actele federale prevăd că un document trebuie să fie semnat de mai multe persoane folosind tipul de semnătură stabilit de legislația Federației Ruse”.

Articolul 8

Conform inovațiilor, paragraful 1 al părții 5 a articolului 8 ar trebui să fie menționat după cum urmează: „În acord cu serviciul federal autorizat, normele și cerințele pentru forma unui certificat calificat și principiile deținerii unei chei de semnătură electronică, ca precum și fluxul de documente, sunt stabilite.”

Articolul 12 partea 1 clauza 3

Acest articol a fost completat cu următorul text: „Permisiunea de a crea o semnătură digitală în formatul reglementat de serviciul executiv federal. Funcții care realizează elaborarea și implementarea politicii naționale și a reglementării legislative în domeniul tehnologiei informației.”

Articolul 13 partea 1 clauza 1.1

Conform noii versiuni a legii, verificarea acestui flux de documente se realizează în conformitate cu principiile de bază ale confirmării dreptului de proprietate asupra cheii de semnătură electronică.

Articolul 16

Publicați paragraful 3 al părții 3 într-o nouă ediție: „Instrumentele de semnătură electronică, precum și mijloacele centrului de certificare, trebuie să stabilească și să confirme valabilitatea unui certificat calificat în momentul semnării documentului relevant.”

Articolul 17

Partea 2.1 a Legii federale privind fluxul de documente ar trebui completată cu următorul text: „Operatorii sistemelor de informații naționale și municipale prevăzute de reglementări nu au dreptul de a cere ca un certificat calificat să conțină informații care ar putea limita utilizarea acestuia în alte informații. sisteme.”

Dacă Legea federală privind fluxul de documente prin internet nu ține cont de cerințele și regulile pentru o anumită industrie sau instituția intenționează să introducă o activitate separată, atunci în acest caz organizația își poate crea propriul sistem de informații corporative. La urma urmei, acest sistem a fost creat pentru a simplifica munca întreprinderilor la încheierea diferitelor tranzacții. Prin urmare, această documentație ar trebui să conțină nu numai principii, ci și aplicații care reglementează fluxul de documente electronice corporative.

Management electronic de documente (EDF)- un set de procese automate pentru lucrul cu documente transmise în formă electronică fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Documentele electronice în forme aprobate sunt componente ale tuturor programelor de contabilitate, dar pentru ca un document electronic să fie recunoscut legal, acesta trebuie să fie semnat cu semnătură electronică.

Tipuri de documente electronice

Un document electronic semnat cu o semnătură electronică poate fi utilizat dacă legislația Federației Ruse nu conține o interdicție directă a utilizării acestuia.

Astfel, contractele, diversele facturi, cererile, rapoartele, cererile, precum și bonurile de livrare, actele și facturile pot fi documente electronice.

De asemenea, documentele electronice sunt împărțite în documente informale și documente oficializate.

Documentele neformalizate - scrisori, contracte, împuterniciri, documentație tehnică și altă corespondență - nu fac obiectul unei reglementări stricte de către stat.

Pentru documentele formalizate, anumite acte legislative prevăd cerințe stricte privind formatul și reglementările de transmitere.

Un document formalizat este un document creat conform formatului Federal Tax Service.

Documentele formalizate afectează în mod direct acuratețea calculelor fiscale, astfel încât respectarea tuturor procedurilor de transfer este importantă pentru ei.

Documentele formalizate sunt, de exemplu, facturile electronice.

Pentru unele documente primare, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a dezvoltat un format recomandat pentru o scrisoare de trăsură în formularul TORG-12 și un certificat de acceptare (de lucru) pentru servicii.

În ciuda faptului că este indicat formatul recomandat pentru astfel de documente, acesta este formatul în care companiile trebuie să trimită aceste documente electronic la solicitarea fiscului dacă este necesară confirmarea cheltuielilor cu impozitul pe venit.

Opțiuni de gestionare electronică a documentelor

Există două opțiuni pentru organizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Prima este încheierea unui acord privind gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile și schimbul de documente semnate cu semnătură electronică prin e-mail. În acest caz, puteți utiliza o simplă semnătură electronică.

A doua opțiune este organizarea gestiunii electronice a documentelor printr-un operator special.

Prin această metodă, compania se alătură reglementărilor privind schimbul de documente electronice și poate face schimb cu contrapărțile atât documente formale (pentru care Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a aprobat oficial formatul), cât și pe cele informale (contracte, acorduri, rapoarte de reconciliere etc. .).

Principalele funcții ale sistemului electronic de management al documentelor

Principalele funcții ale sistemului electronic de gestionare a documentelor sunt:

înregistrarea documentelor;

controlul executării documentelor;

crearea de directoare și lucrul cu acestea;

controlul circulației documentelor pe hârtie și electronice, menținerea istoricului de lucru cu documente;

crearea și editarea detaliilor documentului;

generarea de rapoarte privind fluxul de documente al întreprinderii;

import documente din sistemul de fișiere și de pe Internet;

crearea unui document direct din sistem pe baza unui șablon (integrare directă);

lucrul cu versiuni de documente, documente complexe multi-component și multiformat, atașamente;

distribuirea electronică a documentelor;

lucrul cu documente în mape;

primirea documentelor prin scanare și recunoaștere.

reducerea costurilor pentru accesarea informațiilor și prelucrarea documentelor.

Avantajele managementului electronic al documentelor

Principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ următoarele:

stocarea centralizată, structurată și sistematizată a documentelor într-o arhivă electronică;

reducerea costurilor pentru tipărirea, poșta și stocarea facturilor pe hârtie;

o abordare uniformă a procedurilor de generare și prelucrare a unui document (înregistrare, aprobare etc.);

reducerea timpului de livrare, înregistrare și aprobare a documentelor;

viteza de semnare a documentelor;

capacitatea de a efectua orice operațiuni cu documente online non-stop: căutarea, descărcarea, imprimarea, reconcilierea, respingerea, precum și urmărirea mișcării acestora;

căutare rapidă a documentelor.

Confidențialitatea schimbului este asigurată prin criptarea documentelor.

O semnătură digitală electronică (EDS) asigură identificarea semnatarului și integritatea documentelor transmise.

Livrarea documentelor electronice este garantată de operatorul de gestionare a documentelor.

Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor

Pentru a opera un sistem electronic de gestionare a documentelor, trebuie să:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;

numiți responsabili cu întreținerea acestuia;

organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;

prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică.

După ce a creat un sistem electronic de gestionare a documentelor, o organizație nu poate tipări documente, ci le poate stoca într-o arhivă electronică.

Dacă este necesar, documentele stocate în arhivă pot fi tipărite pentru inspectori, și poate fi prezentat un document semnat cu semnăturile electronice ale părților, avându-le mai întâi certificat corespunzător.

EDI (management electronic de documente): detalii pentru un contabil

• Intrăm în era EDI

  Serviciul „1C-EDO”. Avantajele „1C-EDO” Serviciul „1C-EDO” este cel mai profitabil... fac expedieri unice prin EDO, serviciul „1C-EDO” este disponibil fără plată. ... identificatorul participantului EDF.” Crearea unui profil de setări EDF Profil de setări EDF După creare... treceți la „Configurarea unui EDF”. Setări EDF În fereastra care se deschide, trebuie să... schimbați documente prin EDF Lista setărilor EDF În „Setări EDF” trimise... sunt afișate autoritățile de reglementare. Arhiva EDI Folosind sistemul EDI, organizațiile reduc costurile...

• Când vă schimbați adresa de e-mail și operatorul EDF, trebuie să anunțați autoritățile fiscale

  Și există mai multe acorduri cu operatorii EDF, așa că să comunicăm cu aceștia... . Daca o firma decide sa isi schimbe operatorul EDF, de regula, se schimba si cel electronic... -6/19884@. De asemenea, autoritățile fiscale trebuie să fie informate cu privire la schimbarea operatorului EDF.

• 8 argumente pentru conectarea la gestionarea electronică a documentelor atunci când lucrați cu o companie de leasing

  Care este emis de orice operator EDF acreditat. – Sunt mulți operatori pe piață. ...ca originale. Procesul EDI în sine este reglementat de legile Federației Ruse și... și sprijină sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDF) cu locatari și este... care este emis de orice operator EDF acreditat. – Pe piață sunt mulți operatori... o procedură simplă. De obicei, operatorul EDF oferă acces la contul dvs. personal... În 2018, specialiștii operatori EDF prevăd o creștere a fluxului de...

• Responsabilitatea pentru depunerea cu întârziere a declarației fiscale

  Încheierea cu operatorul de gestionare electronică a documentelor (EDF) un acord privind furnizarea de servicii pentru... furnizarea EDI cu organul fiscal; sau furnizați... autoritatea pentru EDF cu Serviciul Fiscal Federal unui reprezentant autorizat (intermediar...) care are un acord cu operatorul EDF și un certificat calificat de cheie de verificare...

• Caracteristici ale alegerii unui sistem electronic de raportare

  Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software...? Sistemele de raportare EDI sunt oferite de mai mulți dezvoltatori. Fiecare software... serviciu este oferit de peste o sută de operatori EDF. Fiecare dintre ele are statutul de... soluții concentrate pe diferite sarcini EDI. Referitor la alegerea operatorului...

• Ce trebuie să știți despre semnăturile electronice înainte de a le implementa

  Pe platforma operatorului de management electronic al documentelor (EDF), și toate acțiunile de utilizare... schimb de documente, și care operator EDF este folosit de majoritatea partenerilor pentru a maximiza... * numărul de documente transmis prin operatorul EDF către contrapartide externe. Ce schimbări așteaptă...

Fluxul electronic de documente între organizații - cum funcționează? Ce documente pot fi schimbate electronic, cum se întocmește un acord cu o contraparte pentru a stabili interacțiunea electronică și ce ar trebui să fie incluse în reglementări? Acest lucru va fi discutat în materialul nostru.

Un element important al oricărei gestionări electronice a documentelor este un document electronic. Pentru a conferi unui document creat în formă electronică forță semnificativă din punct de vedere juridic, ambele părți ale fluxului de documente electronice trebuie să îi ofere 3 proprietăți importante. Documentul electronic trebuie:

• Aveți detaliile necesare.
• Respectați formatul aprobat.
• Certificat prin semnătura persoanei responsabile.

Dacă dumneavoastră și contrapartea dumneavoastră ați organizat generarea de documente electronice în formate stabilite la întreprinderile dumneavoastră, este necesar să vă asigurați din punct de vedere tehnic interacțiunea electronică cu acestea. Cum să o facă?

Pentru ca două sisteme separate să facă schimb reciproc și eficient de documente, este necesar să se specifice toate nuanțele fluxului de documente în reglementări speciale.

În primul rând, trebuie să vă dați seama ce documente electronice ar trebui să fie semnate cu o semnătură electronică simplă și care cu una consolidată. Tipurile de semnături electronice permise legal sunt prezentate în figură.

Fluxul de documente electronice cu contrapărțile poate implica documente de diferite grade de importanță și confidențialitate. De exemplu, cele mai stricte cerințe se aplică facturilor electronice: acestea trebuie să fie semnate exclusiv de UKEP și trimise printr-un operator EDI (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 noiembrie 2015 nr. 174n). Iar pentru documentele interne ale companiei, utilizarea UKEP nu este obligatorie. Prin urmare, compania însăși decide ce semnătură va fi folosită pentru a semna acest sau acel document intern.

În reglementările privind gestiunea electronică a documentelor, este necesară stabilirea procedurii de semnare a documentelor electronice și conturarea cercului de persoane responsabile care au dreptul să le semneze.

După rezolvarea tuturor problemelor de reglementare cu contrapărțile, trebuie să selectați un operator EDF prin care veți face schimb de documente electronice și veți încheia un acord cu acestea. În plus, va trebui să rezolvați alte probleme:

• Organizați o arhivă electronică a documentelor electronice primite și trimise.
• Faceți completări la politica contabilă privind trecerea la gestionarea electronică a documentelor.
• Oferiți persoanelor responsabile semnături electronice.
• Rezolvați alte probleme organizatorice și tehnice necesare pentru funcționarea eficientă a sistemului.

Schimb de documente sub formă de imagini scanate: cum și când este posibil acest lucru

Schimbul electronic de documente între contrapărți sub forma imaginilor lor scanate este practicat în companii de mult timp - de la apariția diferitelor servicii poștale pe internet. Pentru a face acest lucru, nu aveți nevoie de programe speciale sau de conexiune la operatorii EDF. Cu toate acestea, ușurința utilizării acestei metode de schimb de documente are o serie de dezavantaje semnificative:

• Imposibilitatea asigurării securității informațiilor garantate.
• Cheltuială semnificativă de timp și resurse de muncă pentru a converti un document de hârtie într-o imagine scanată electronic.
• Necesitatea tipăririi ulterioare a documentului.
• Incapacitatea de a schimba rapid documentele convenite.
• Alte dezavantaje (lipsa capacității de urmărire a documentului, întârzieri în aprobarea ierarhiei în companie etc.).

Acest lucru duce la o restrângere a domeniului de aplicare a acestei metode de schimb electronic de documente între organizații. Schimbul de imagini scanate este utilizat în principal pentru acele tipuri de documente care nu sunt semnificative din punct de vedere juridic pentru companie. Și sunt trimise electronic către contrapartidă doar pentru a accelera interacțiunea (îndeplinirea termenilor contractelor sau rezolvarea problemelor curente de afaceri). Totodată, originalul de hârtie este trimis prin poștă sau serviciu de curierat.

Când aveți nevoie de o aplicație pentru a vă conecta la gestionarea electronică a documentelor?

Uneori, în scopul interacțiunii externe cu părțile interesate, o companie trebuie să completeze o cerere de conectare la gestionarea electronică a documentelor și o serie de alte documente folosind un formular special. Majoritatea companiilor se confruntă cu necesitatea de a completa o astfel de cerere atunci când depun rapoarte electronice către Fondul de Pensii.

În acest caz, participanții la fluxul de documente electronice nu vor fi parteneri de afaceri, ci compania și fondul extrabugetar. Cererea nu poate fi scrisă sub nicio formă - șablonul ei gata făcut poate fi găsit pe site-ul Fondului de pensii. Ar trebui să conțină următoarele date:

• Detalii despre compania care intră în interacțiune electronică cu fondul.
• Informații despre operatorul de telecomunicații și instrumentul de protecție criptografică a informațiilor utilizat.

Dar o singură aplicație pentru interacțiunea electronică cu fondul nu este suficientă. De asemenea, este necesar:

1. Înainte de a completa cererea, alegeți un centru de certificare acreditat care oferă nuanțe tehnice de conectare a fluxului de documente prin TCS și apoi încheierea unui contract (acord) cu acesta pentru furnizarea de servicii de transfer de documente electronice.
2. După depunerea cererii și verificarea acesteia de către specialiștii fondului, încheie un acord cu PRF privind conectarea la gestionarea electronică a documentelor. Formularul poate fi descărcat de pe site-ul fondului.

Schimbul electronic de informații între companii cu Fondul de pensii al Federației Ruse vă permite să furnizați informații contabile personalizate fără a vizita fondul, să identificați și să corectați în timp util erorile în raportare și să rezolvați o serie de alte probleme.

Pentru mai multe informații despre interacțiunea electronică cu Fondul de pensii, consultați acest material.

Compania însăși determină modul de trecere la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile. Dar, în orice caz, acesta este un proces de negociere. Propunerea de trecere la gestionarea electronică a documentelor poate fi decisă oral, sub forma unei invitații scrise din partea unuia dintre partenerii de afaceri sau prin semnarea unui acord special.

Pentru a invita contrapartea în scris să stabilească gestionarea electronică a documentelor, îi puteți trimite o scrisoare. Trimiterea unor astfel de scrisori ajută o companie cu un flux mare de documente să invite parteneri noi și existenți la interacțiunea electronică.

În textul scrisorii, trebuie să informați contrapartea într-o formă concisă:

• Cu privire la posibilitatea legal stabilită de gestionare electronică a documentelor.
• Avantajele sale.
• Forme de documente care sunt planificate a fi schimbate electronic.
• Acțiuni necesare pentru a trece la acest sistem.

Un exemplu de scrisoare despre trecerea la gestionarea electronică a documentelor (extras) este prezentat mai jos.

Fără a modifica textul scrisorii și a înlocui doar detaliile contrapărților, le puteți informa rapid despre dorința dumneavoastră de a organiza un schimb electronic reciproc de documente.

Acord privind schimbul de documente electronice între persoane juridice

Contrapărțile pot specifica nuanțele interacțiunii fără hârtie într-un acord separat privind gestionarea documentelor electronice. Cum se compune?

Legislația nu stabilește cerințe speciale pentru forma și conținutul unui acord privind fluxul de documente electronice între persoane juridice. Prin urmare, compoziția și conținutul acestuia sunt determinate de participanții săi. În acest caz, este necesar să se respecte stilul și structura comune acestor documente (este necesar să se descrie subiectul acordului, perioada de valabilitate, detaliile părților și alte aspecte).

Figura de mai jos prezintă principalele (posibile) secțiuni ale unui astfel de acord.

Pentru a stabili interacțiunea electronică, este necesar să se convină asupra nuanțelor acesteia. Acest lucru se poate face verbal, prin trimiterea unei scrisori și/sau prin semnarea unui acord separat. De asemenea, va fi necesar să se rezolve o serie de probleme conexe (să prescrie procedura de schimb electronic de documente, să identifice persoanele responsabile, să le furnizeze o semnătură electronică etc.).

Dorim să trecem la gestionarea electronică a documentelor cu unele dintre contrapărțile noastre, în special, pentru a primi facturile și actele semnate cu semnătură electronică.

Ar fi mai bine ca organizațiile să încheie un acord privind schimbul electronic de documente, care va defini formatul fluxului de documente electronice între companii. Ce clauze ale acordului vor ajuta organizațiile să evite reclamațiile din partea inspectorilor sunt prezentate în articol în răspunsul complet.

Motivație

Ce este important de inclus într-un acord de schimb electronic de documente pentru a evita pierderile fiscale

Ekaterina Shestakova, Director General al Actual Management LLC, Ph.D. legale stiinte

David Okolelov, consilier al Serviciului Public de Stat al Federației Ruse, clasa a III-a

Pentru schimbul electronic de date „primare”, este necesar acordul ambelor părți

Fără un acord cu EDF, nu va fi posibilă schimbul de facturi

Trebuie să fiți de acord în prealabil cu privire la utilizarea unei semnături simple

CUÎn prezent, tot mai multe companii trec la gestionarea electronică a documentelor nu doar cu inspecția, ci și cu contrapărțile (citiți mai multe mai jos). Totuși, spre deosebire de schimbul de informații cu autoritățile fiscale, procedura de pregătire, agreare și semnare a unui acord privind schimbul electronic de documente între companii nu este aprobată prin lege.

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Materiale și mai utile

Am elaborat un exemplu de acord privind schimbul electronic de documente (denumit în continuare acord), în care am definit formatul fluxului de documente electronice între companii (a se vedea exemplul de mai jos). Să luăm în considerare ce clauze ale unui astfel de acord vor ajuta compania să evite reclamațiile din partea inspectorilor.*

1. Consolidarea formei acordului în politica contabilă va justifica dreptul societății de a face schimb electronic de documente

Managementul electronic al documentelor este asociat cu fluxul de documente intern al companiei, contabilitate și raportare. La rândul său, setul de metode contabile trebuie aprobat în politica contabilă (articolul 8 din Legea federală nr. 402-FZ din 06.12.11, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Prin urmare, dacă o companie decide să introducă un sistem electronic de gestionare a documentelor și de raportare electronică, un astfel de sistem trebuie să se reflecte în politicile sale contabile. Este important să se asigure:

- volumul fluxului de documente electronice;
- formatele documentelor electronice;
- procedura de stocare a raportarii electronice;
- cazurile în care, în locul documentelor electronice, societatea întocmește documente pe hârtie.

2. Indicarea metodei de schimb electronic va oferi claritate atunci când interacționați cu contrapărțile

Companiile stabilesc independent procedura și metoda de gestionare a documentelor electronice. Este important să țineți cont de două nuanțe principale.

În primul rând, acordul trebuie să indice dacă documentele electronice sunt duplicate pe hârtie. De exemplu, o companie trimite electronic un TTN unei contrapartide și apoi, după un timp, trimite același document pe hârtie (de exemplu, dacă contrapartea nu a primit documentul electronic).*

Vă rugăm să rețineți că această procedură de procesare a documentelor este prevăzută în prezent pentru facturi (clauza 4 din Regulile pentru menținerea unui jurnal al facturilor primite și emise utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie, 2011 Nr. 1137 „Cu privire la formularele și regulile de completare (de păstrare) a documentelor utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată”).

În al doilea rând, este recomandabil să se menționeze în acord dacă companiile fac schimb de documente electronice direct (folosind programe specializate sau clienți obișnuiți de e-mail) sau angajând un operator de gestionare a documentelor electronice (citiți mai multe mai jos).*

CITEȘTE PE E.RNK.RU

Cum se schimbă facturile electronic

Ministerul rus de Finanțe reglementează strict procedura de schimb electronic de facturi (ordinul nr. 50n din 25 aprilie 2011), în care întreaga procedură este descrisă în 23 de puncte. Cu toate acestea, schimbul de facturi electronice nu este atât de dificil pe cât ar părea la prima vedere.

Potrivit Ministerului rus de Finanțe, este posibil să se confirme faptul unei tranzacții comerciale în scopuri fiscale cu un document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Un document semnat cu semnătură simplă sau sporită necalificată poate fi considerat un analog al unui document cu semnătură olografă aplicată pe hârtie numai în cazul stabilit de lege (scrisoarea din 12.04.13 nr. 03-03-07/12250). ).

Se pare că un document semnat cu o semnătură simplă sau îmbunătățită necalificată nu va confirma cheltuielile companiei (scrisori de la Ministerul Finanțelor din Rusia din 23 ianuarie 2013 nr. 03-03-06/1/24, din 25 decembrie, 2012 Nr.03-03-06/2/139 si din 20/12/12 Nr.03-03-06/1/710).

- factura in formular Nr. TORG-12;
- act de recepție și livrare a lucrărilor (serviciilor).

În plus, este important de reținut că companiile pot schimba facturi doar prin implicarea unui operator de gestionare electronică a documentelor. Prin urmare, dacă organizația nu are un acord corespunzător, este recomandabil să excludeți facturile din lista documentelor electronice.

5. O indicare a procedurii de stocare a documentelor electronice le va proteja de distrugerea prematură

Procedura de stocare a documentelor electronice nu diferă de procedura de stocare a documentelor pe hârtie. Astfel, facturile electronice trebuie stocate pe perioada prevăzută pentru păstrarea documentelor pe hârtie (clauza 1.13 din Procedura de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură digitală electronică, aprobată prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei). din 25 aprilie 2011 Nr. 50n). Să vă reamintim că, în scopuri contabile, documentele primare sunt stocate timp de cinci ani, iar în scopuri fiscale - timp de patru ani.

Dar, în practică, există riscuri de a pierde un document (de exemplu, în cazul unei defecțiuni a computerului sau a unui incendiu). Prin urmare, este recomandabil în acord să se definească procedura pentru obținerea de copii ale documentelor de la contraparte (a se vedea comentariul expertului mai jos).