Control de la distanță al echipei regionale. Trei greșeli în gestionarea unei echipe la distanță

Scopul instruirii:
Dobândirea de către participanți a cunoștințelor și abilităților în controlul de la distanță al angajaților din subordine.

Instruirea este destinată pentru manageri de diferite niveluri ale căror competențe includ comunicarea și managementul angajaților aflați în afara biroului și/sau la o distanță considerabilă.

Program de antrenament:

1. Introducere
   • Influența angajaților asupra eficienței companiei
   • Funcțiile managerului
   • Stiluri de conducere
   • Principii de control de la distanță: planificare, motivare, control, delegare
2. Caracteristicile lucrului la distanță
   • Cine poate lucra de la distanță: profilul de competență al angajaților pentru lucrul de la distanță
   • Caracteristici ale căutării angajaților la distanță, discuții despre condiții
   • Criterii de eficacitate a muncii angajaților la distanță
   • Caracteristicile relațiilor de muncă la distanță
3. Stabilirea obiectivelor și planificarea activităților angajaților la distanță
   • De ce este important să stabilim obiective pentru angajați?
   • Reguli pentru stabilirea obiectivelor de la distanță. SMART ca instrument de management eficient
   • Prioritizarea angajaților. Definiția criteriilor de rezultat
   • Planificarea resurselor. Finanțe, marketing, evenimente, management al liniei de produse
   • Plan de lucru individual (PIP): Condiții de aplicare și amenințări
   • Greșeli majore de stabilire a obiectivelor și planificare
4. Monitorizarea de la distanță a angajaților
   • Tipuri de control
   • Frecvența controlului. Caracteristicile telecomenzii
   • Controlul veniturilor si cheltuielilor
   • Vizitele managerului: tehnică, greșeli, domenii de utilizare
   • Feedback cu privire la rezultatele monitorizării performanței angajaților
5. Părere
   • Feedback-ul ca instrument de management
   • Ora și locul de feedback către angajat
   • Algoritm eficient de feedback al angajaților
   • Erori de feedback
6. Comunicarea de la distanță cu angajații
   • Importanta comunicarii cu angajatii la distanta
   • Tipuri de comunicații și caracteristici de utilizare
   • Erori în comunicarea cu angajații la distanță
   • Legile comunicațiilor la distanță. Efect de estompare, principiu „telefon spart”, farsă de mesaj
   • Tehnica de desfășurare a tele- și videoconferințe
7. Lucrați cu documente și e-mail
   • Scopurile si obiectivele formarii documentelor si email-urilor
   • Scrierea unei scrisori ca instrument de gestionare a timpului
   • Numirea destinatarilor scrisorilor și documentelor. Informații logistice
   • Răspunsuri la e-mailurile angajaților
8. Delegare, sau este mai ușor să faci totul singur...
   • Principii de delegare
   • Indicatori ai subdelegării
   • Mituri despre delegare. Erori de delegare
   • Tehnici de delegare și evaluare a performanței
9. Motivația angajaților la distanță
   • Domeniul motivațional al angajatului
   • Corelația între obiectivele companiei și obiectivele angajaților: găsirea unui numitor comun
   • Manager reprezentant al companiei in fata unui angajat
   • Modalități de a gestiona motivația angajaților la distanță. Factori demotivanti
   • Semne de epuizare profesională. Modalități de a face față epuizării
   • A nu face nimic ca instrument pentru a crește motivația
10. Rezultatele antrenamentului
    • Formarea unui plan pentru continuarea activității și dezvoltarea individuală a participanților

Format de lucru:
Modul de învățare activă include analiza cazurilor practice în exerciții de grup și individuale cu blocuri de informații teoretice. În timpul instruirii, sunt elaborate recomandări practice, participanții sunt testați și se face schimb de experiență în cadrul grupului.

Autor și prezentator -:
Coach de afaceri, consultant de management, coach executiv.
Specializare: abilități manageriale, negociere, vânzări și lucru cu clienții, eficiență personală, tehnologii HR.

Costul participarii la eveniment: 27700 rub.

Locație.

Fiecare lider visează să aibă un personal de angajați profesioniști și conștiincioși, care îndeplinesc sarcinile cu acuratețe și la timp și care au gândire creativă. Cu toate acestea, piața modernă a muncii nu este prea plină de lucrători de acest tip. Cum să rezolvați lipsa de personal, să vă asigurați un aflux neîntrerupt de personal de înaltă calitate și să stabiliți interacțiunea acestora cu managerii? Răspunsul la această întrebare este managementul de la distanță al angajaților.

Sistemele informaționale moderne permit rezolvarea sarcinilor manageriale de aproape orice complexitate, inclusiv într-un domeniu precum gestionarea angajaților care lucrează de la distanță. Cu toate acestea, ca în orice stil de management, acest tip de management are avantajele și dezavantajele sale. Aproximativ 40% din toate companiile din lume angajează într-o oarecare măsură lucrători la distanță. Problemele și succesele indubitabile ale tehnologiei de telecomandă apar în timp, așa că este foarte important să acordăm atenție unor detalii ale acestui proces.

Selectarea angajatilor

A face o anumită cantitate de muncă acasă este adesea o necesitate pentru oamenii cu muncă intelectuală. Contabilii, inginerii, educatorii și directorii, printre multe alte profesii, își iau adesea munca acasă. Dar acest tip de lucru la distanță este oarecum diferit de lucrul de acasă în mod continuu, așa că un specialist care lucrează la distanță trebuie să aibă următoarele calități și să îndeplinească anumite condiții.

Calități și condiții necesare unui angajat care lucrează de la distanță

• Abilitatea de a-ți organiza propriul timp. Această abilitate este decisivă, deoarece acasă nu există un șef strict care „stă deasupra sufletului”, controlând și forțând să ducă la bun sfârșit sarcinile.
• Abilitatea de a-ți exprima gândurile în mod competent și clar, precum și de a asculta cu atenție liderul. Atunci când gestionează angajații de la distanță, un manager nu are întotdeauna suficient timp pentru a stabili sarcini și a asculta raportul angajatului pentru o lungă perioadă de timp.
• Disponibilitatea unui timp prestabilit pentru a finaliza sarcinile și a comunica cu supervizorul online. Inutil să spun că angajatul trebuie să aloce o anumită perioadă de timp îndeplinirii atribuțiilor sale, iar managerul trebuie să aibă o garanție de 100% că va putea contacta imediat angajatul în această perioadă.
• Cunoașterea tehnologiilor moderne de comunicare și regăsirea informațiilor și manipularea liberă a unui PC. Abilități fără de care munca la distanță este imposibilă în principiu.

Motivație și control

Toți angajații noi gestionați de la distanță vor necesita mai întâi o atenție deosebită din partea managerului:

1. Managerul trebuie să instruiască cu atenție noilor angajați și să răspundă în detaliu la toate întrebările acestora.
2. În această etapă, liderul ar trebui să devină un profesor pentru angajat, deoarece informațiile furnizate prin comunicare sunt mult mai greu de digerat decât prin contactul personal.
3. Angajații trebuie să perceapă corect misiunea companiei și ceea ce le cere managementul.

Aceasta este cheia principală a tuturor relațiilor ulterioare dintre angajat și companie. Dar nu trebuie să controlați prea îndeaproape modul în care angajatul își organizează munca. Managerul trebuie să se concentreze asupra rezultatelor și modalităților de îmbunătățire a productivității angajaților.

Construirea de relații personale și menținerea contactului

Gestionarea personalului de la distanță necesită eforturi suplimentare din partea managerului pentru a stabili conexiuni personale cu angajatul. Acest lucru se datorează faptului că nu există o comunicare personală între oameni în acest caz.

Cu toate acestea, tehnologia permite și în acest caz să se folosească toate instrumentele pentru a menține contactul și a face schimb de experiență personală și profesională. De exemplu, conferințe video sau telefonice, pagini și chat-uri de pe site-ul companiei, unde angajații pot face schimb de mesaje sau pot posta fotografii și comentarii. În ciuda distanței și a comunicării doar prin mijloace de comunicare, managerul trebuie să-l facă pe angajat să simtă că face parte dintr-un singur tot, și să îi permită să cunoască mai aproape șeful și colegii săi din partea personală.

Stabilirea canalelor de feedback și suport tehnic

Atunci când gestionați oameni de la distanță, este mai important decât oriunde altundeva să organizați un canal de comunicare de înaltă calitate și accesibil cu superiorii. Angajatul ar trebui să înțeleagă bine când și cum poate contacta managerul în caz de întrebări.

1. Este necesar să se dezvolte în oameni o înțelegere a importanței comunicării cu liderul, dar este, de asemenea, necesar să se clarifice că nu merită să deranjezi șeful din pricina fleacuri, deoarece timpul său este foarte valoros.
2. În niciun caz, unui lucrător de la distanță nu ar trebui să se teamă să sune un manager - încercați să faceți comunicarea ușoară, dar informativă și să conducă la acțiuni specifice.

Este foarte important ca întregul mecanism complex de interacțiune între oameni care se află la distanță unul de celălalt să funcționeze fără întreruperi și erori. Terminalele, canalele de comunicare, programele trebuie sa fie compatibile si sa interactioneze clar intre ele pentru a nu enerva personalul, ceea ce va duce la scaderea productivitatii si la o atitudine negativa fata de companie.

Recunoștință și recunoștință

Nimic nu este mai motivant decât recunoașterea succesului angajaților. Încercați să faceți toți angajații de la distanță să se simtă utili și să obțineți satisfacție morală din faptul că sunt capabili să influențeze dezvoltarea companiei în timp ce lucrează de acasă. Încrederea pe care compania o arată unui lucrător de la distanță, permițându-i acestuia să-și organizeze în mod independent munca și recunoașterea meritelor unei persoane oferă un stimulent suplimentar pentru o muncă de înaltă calitate și conștiincioasă în beneficiul organizației.

Având în vedere ritmul de creștere a numărului de locuri de muncă gestionate de la distanță, este posibil ca în viitor ponderea lucrătorilor la distanță să crească din ce în ce mai mult, iar omul de afaceri modern va trebui pur și simplu să țină cont de particularitățile acestui tip de organizare a angajaților. munca pentru a tine pasul cu vremurile.

• Traducere

Dacă începi să angajezi oameni din toată lumea, atunci îți poate schimba de nerecunoscut startup-ul - doar dacă îți tratezi bine angajații.

Angajații mari de la distanță sunt arma secretă a multor startup-uri de succes în zilele noastre. În loc să se bazeze pe oameni care locuiesc aproape de birou (și adesea pe cea mai scumpă piață), ei angajează cei mai buni talente din întreaga lume pentru a-i ajuta să-și avanseze misiunea.

Unele companii preferă ca întregul personal al angajaților să lucreze de la distanță, ceea ce are și propriile dificultăți. În altele, alături de membrii echipei care se află la birou, există și angajați care lucrează de la distanță. Gestionarea unei echipe la distanță și internă poate fi o sarcină descurajantă.

Comunicare online

„Cea mai mare provocare în gestionarea telecommuterelor este reducerea canalelor de comunicare. Motivul pentru aceasta este faptul că nu lucrează în același birou și, cel mai probabil, nu au același program de lucru. Pentru a combate acest lucru, echipa noastră are o sesiune Slack de 15 minute în fiecare dimineață pentru a discuta despre ce am lucrat ieri, care sunt planurile noastre pentru astăzi și orice alte lucruri care ne-ar putea îngreuna lucrurile. Comunicarea este cel mai important lucru, iar astfel de întâlniri ne ajută pe toți să menținem același ritm.”

Jessica Oralkan, Colectionari

Apeluri zilnice

„În primele zile, am folosit tot felul de software de lux pentru a comunica între angajați și ne-am bazat pe metode digitale pentru a comunica cu membrii echipei care lucrau „de la distanță”. Acest lucru nu a dat rezultatele așteptate din mai multe motive. În primul rând, oamenii își pierd ușor simțul coeziunii dacă nu comunică în viața reală. Prin urmare, se poate dezvolta atitudinea „noi VS ei”. În al doilea rând, nu există loc pentru nuanțe, presupuneri și incertitudine în comunicarea digitală. În al treilea rând, sunând puteți afla și face mai multe decât dacă ați fi în corespondență.

Pentru a remedia totul, am început să exersăm zilnic apelurile telefonice, dar acest lucru nu a fost suficient. Acum ne sunăm zilnic, iar toate apelurile sunt raportate și trimise echipei. Acest lucru ne ajută să evităm pierderea timpului și a banilor din cauza neînțelegerilor și, de asemenea, promovează camaraderia care întărește munca în echipă și scopul comun. Este o metodă de școală veche, dar funcționează grozav.”

Andrew Thomas, SkyBell Video Doorbell

Întâlniri zilnice

„Conduc un personal care se află în mare parte în statele vecine, iar unii lucrează din locații mai îndepărtate. Da, lucrez de la distanță. Pentru a gestiona echipele angajaților noștri de birou și oamenii care lucrează de la distanță, folosim una dintre metodele Rockefeller: avem întâlniri zilnice de consiliu și apoi echipe. De regulă, aceasta are loc prin videoconferință. La început, toți angajații noștri l-au urât și s-au plâns. Cu toate acestea, cred că această abordare a fost cea care ne-a oferit o creștere de trei ori. Acum că suntem cu toții obișnuiți cu astfel de întâlniri, echipa le așteaptă cu nerăbdare pentru a primi feedback și răspunsuri la întrebările despre proiecte. Recomand cu căldură organizarea unor astfel de întâlniri zilnice.”

Kim Walsh-Phillips, Elite Digital Group

Nu exagera cu controalele

„Amintiți-vă că angajații dumneavoastră de la distanță pot uneori să ofere companiei dumneavoastră seturi unice de cunoștințe și abilități pe care lucrătorii interni nu le au. În loc să fii extrem de strict și să încerci să-și controleze timpul și eficiența în fiecare zi, oferă-le libertatea de care au nevoie angajații de la distanță. Evaluează rezultatele muncii lor și, în timp ce se conectează și lucrează la fel de eficient ca alții, consideră-i arma ta secretă. Verificarea și urmărirea constantă a fiecărei mișcări ale acestora va deveni doar o sursă de stres inutil și le va reduce productivitatea.”

Blair Thomas, EmerchantBroker

Un singur chat pentru toată lumea

„Acum sunt mulți mesageri pe piață. Doar faceți obligatoriu ca întreaga echipă să folosească același chat în orice moment și să folosească același software de management. În acest fel, toată lumea este conștientă de cine face ce, iar lucrătorii de la distanță pot gestiona problemele la fel de eficient ca și cum s-ar afla la birou.”

Matt Doyle, Excel Builders

Toată lumea ar trebui să știe despre fusurile orare

„Avem două birouri în diferite părți ale lumii și mulți angajați care lucrează de la distanță. Când angajăm oameni noi, suntem foarte atenți să ne asigurăm că echipa este conștientă de locul în care se află și în ce fus orar vor lucra. De asemenea, aceste date pot fi văzute în profilul fiecărui angajat, pentru ca toată lumea să le poată verifica. Când echipa știe de unde lucrează toată lumea, ajută la o mai bună organizare a sarcinilor și a programului.”

Micah Johnson, GoFanbase

Permiteți angajaților de la distanță să se distreze cu toată lumea

„Unul dintre membrii cheie ai echipei noastre lucrează de la distanță și am petrecut mult timp stabilind strategii cum să comunicăm cu ea în ceea ce privește problemele de muncă. Totuși, până la urmă, am observat că îi este dor de acele momente care sunt menite să ralieze echipa - comunicare simplă și distracție la birou. Apoi am decis să o sunăm pe Skype în timpul comunicării informale a echipei și, de asemenea, am devenit mai atenți, astfel încât să poată participa astfel la sărbători neașteptate care înseamnă ceva bun. Și acest lucru a influențat foarte mult legătura ei cu echipa și a făcut ca munca noastră comună să fie și mai plăcută.

Martina Welke, Zealyst

Utilizați o singură platformă

„Recent am lansat o platformă continuă de feedback și schimb de informații numită WeVue. Acest lucru permite membrilor echipei să lucreze eficient între ei și cu compania pentru a rezolva problemele de afaceri. Acest lucru ne ajută să minimizăm nevoia de întâlniri și le oferă oamenilor un cuvânt de spus în deciziile companiei care îi afectează.”

Chris Cancialosi, GothamCulture

Creați un blog intern

„Folosește un instrument de blogging precum BlogIn pentru a crea un blog pentru uz intern și apoi încearcă să-l aduci în atenția angajaților tăi, astfel încât aceștia să-l folosească în mod activ: postează actualizări și note despre întâlniri. La fiecare întâlnire, am avut o persoană să ia notițe și apoi să le postăm împreună cu diapozitivele și alte materiale. Astfel, persoanele care nu au fost la întâlnire (inclusiv echipele din alte birouri) pot lua parte la discuție. Această soluție s-a dovedit a fi avantajoasă din punct de vedere al comunicării. Atunci când există prea mult conținut disponibil pe un blog pentru a trimite la ceva anume, o intrare wiki sau un document actualizabil poate fi creat cu link-uri către cele mai importante postări. Ne place Blogin pentru că este integrat cu Slack și vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a gestiona grupuri și de a crea wiki-uri.”

Mattan Griffel, O lună

Păstrați angajații la curent

„Ne străduim să ne asigurăm că angajații noștri de la distanță se simt conectați la echipă și sunt conștienți de viața Allocadia. Folosim Slack pentru a menține angajații informați despre știri, evenimente și evenimente și pentru a-i ține la curent cu toate lucrurile care se întâmplă în viața de zi cu zi a companiei noastre. Înregistrăm, de asemenea, videoclipuri ale întâlnirilor și prezentărilor corporative, astfel încât angajații din afara biroului să nu piardă nimic.”

Katherine Berry, Allocadia

Investește în călătorii

„Compania noastră organizează excursii de două ori pe an. Deși are un cost, această investiție a fost una dintre cele mai bune investiții pe care le-am făcut vreodată în cultura noastră corporativă. De regulă, astfel de întâlniri durează două zile, se mai întâmplă ca angajații care lucrează de obicei de la distanță să vină la birou cu câteva zile înainte și după călătorie și discutăm despre strategia companiei, finanțele și reperele importante. Dar munca nu durează mai mult de 25% din timp, restul timpului este dedicat divertismentului și jocurilor atât în ​​echipe mici, cât și pentru toți angajații companiei, plimbări și mâncare bună. Singura problemă aici este sentimentul ocazional de inadecvare cu cultura noastră slabă. Dar rezultatul este o conexiune intangibilă care este incredibil de valoroasă și nu este ușor de creată prin comunicare digitală.”

Fan Bi, etichetă goală.

Mulți manageri, datorită geografiei țării noastre, gestionează angajați care sunt îndepărtați geografic din sediul central și aflați în alte orașe. În plus, în companiile matrice există adesea o subordonare dublă sau „punctată” și există, de asemenea, un număr mare de proiecte încrucișate care implică angajați din diferite orașe, țări și chiar continente. În acest caz, principalul instrument de influență nu este disponibil managerului - comunicarea personală, comunicarea față în față. Pentru a obține rezultate înalte de la angajați de la distanță, vă recomandăm să participați la un seminar.

Durată: 18 ore academice / 12 CPD (2 zile)

Seminarul poate fi susținut și în format corporativ, în timp ce programul seminarului poate fi modificat sau completat la cererea clientului.

De ce PwC Academy

• Materiale unice dezvoltate de experții PwC
• O structură clară și o formă accesibilă, fascinantă de prezentare a materialului
• Consolidarea cunoștințelor dobândite cu ajutorul sarcinilor practice, jocuri, cazuri de afaceri, videoclipuri
• Crearea unei atmosfere de interes în sala de clasă, implicarea participanților în discuții

Certificate

La sfârșitul seminarului, participanții vor primi un certificat de participare la seminar. „Conducerea echipei de la distanță” cu PricewaterhouseCoopers și, dacă este necesar, un certificat care confirmă numărul de ore CPD.

Principalele subiecte ale instruirii

• Caracteristicile lucrului cu o echipă de la distanță. Cât de departe sunt lucrătorii la distanță? Curba comunicării spontane. Specificul rolului unui manager care gestionează angajații de la distanță.
• Factori de performanță a echipei conform modelului Drexler-Sibbet (Misiune, Încredere, Obiective, Angajament, Implementare, Sinergie, Reînnoire).
• Crearea unei atmosfere de încredere într-o echipă virtuală.
• Principalele canale de comunicații la distanță. Alegerea tehnologiei pentru comunicarea la distanță: videoconferință, Skype, webinar, teleconferință, chat, forum, forumuri online, trackere și alte tehnologii în gestionarea angajaților de la distanță.
• 3 dileme ale interacțiunii de la distanță între un manager și un angajat:
• loialitate față de biroul central și loialitate față de colegii locali
• control și independență;
• abordare globală sau locală;
• Caracteristici ale implementării de la distanță a principalelor funcții de management: stabilirea și discutarea sarcinilor, control, feedback, motivare, dezvoltarea angajaților.
• Planificarea, stabilirea și discutarea sarcinilor cu angajații de la distanță.
• Controlul de la distanță al angajaților. Importanța controlului înțelegerii sarcinii și a propriei responsabilități.
• Metode și tehnici de control al curentului într-un format de la distanță.
• O privire de ansamblu asupra mijloacelor tehnice utilizate pentru controlul muncii angajaților de la distanță. Stabilirea echilibrului de încredere și control.
• Metode de feedback care sunt eficiente atunci când lucrați de la distanță. Caracteristici de furnizare de feedback de dezvoltare la distanță.
• Motivarea angajaților de la distanță. Trecerea în revistă a principalelor teorii ale motivației și refracția lor la interacțiunea la distanță.
• Caracteristici ale selecției angajaților de la distanță. Competențele necesare pentru un angajat eficient de la distanță.
• Avantajele și dezavantajele realizării interviurilor în trei formate: telefon, skype, întâlnire față în față.
• Facilitarea dezvoltării angajaților de la distanță. Principiile de bază ale leadershipului de dezvoltare. Modelul 70-20-10 și cum se aplică lucrătorilor la distanță. Căutați activități de dezvoltare în munca de zi cu zi.
• Ce să faci când puterea formală nu este suficientă? Principiile influenței organizaționale. Crearea unei hărți a părților interesate și gestionarea relațiilor cu aceștia.

Program și cost

În ultimii 8 ani, am reușit să lucrez cu peste o sută de membri ai echipelor virtuale din 9 țări din întreaga lume. Au fost momente când am vrut doar să-mi smulg părul. Astăzi, gestionarea angajaților de la distanță ai companiei noastre este un lucru obișnuit.

S-a întâmplat și asta:

„Nu aveam idee ce face echipa mea.

- Membrii echipei ar putea „hack”. Au putut lucra eficient pentru o vreme, dar apoi calitatea muncii s-a deteriorat sau pur și simplu au părăsit echipa.

M-am simțit frustrat pentru că nu am putut comunica eficient cu membrii echipei.

– Am întâmpinat multe probleme în găsirea și angajarea de la distanță a oamenilor talentați.

Dar acum știu cum să fac față situațiilor și problemelor dificile atunci când am de-a face cu echipe virtuale. Strategiile pe care le folosesc reflectă anii mei de experiență în a descoperi ce funcționează cel mai bine pentru a menține o echipă consistentă, productivă și motivată.

Acestea sunt strategiile pe care le folosim în sistemul nostru de resurse umane Time Doctor – avem peste 80 de angajați cu normă întreagă, toți lucrând de la distanță pentru a crea cel mai bun produs de management și productivitate de la distanță pentru persoane fizice și companii.

Managementul lucrătorilor de la distanță: comunicare

Sfat 1: Compensați fără să vă ciocniți unul de celălalt.

Unul dintre principalele motive pentru care echipele virtuale nu reușesc este faptul că nu compensează distanța dintre angajați. Ei cam uită de ceilalți membri ai echipei, care trăiesc în liniște în propria lor lume și cooperează la fel de mult pe cât trebuie.

Într-un mediu virtual, este necesar să se creeze o oportunitate în rândul membrilor echipei de comunicare „directă”, formală și informală. Unele opțiuni eficiente sunt chat-urile online (cum ar fi Skype), platformele de management de proiect (cum ar fi Basecamp) și conferința video (gratuită pe Google Hangouts).

Compania noastră are un chat pentru toate departamentele. Membrii lasă mesaje echipei din care fac parte. Este foarte important ca aceste chaturi să rămână „vii”, dar să nu distragă atenția. Este suficient să menținem o comunicare constantă și să discutăm câteva probleme importante, astfel încât toată lumea să se simtă parte a aceleiași echipe. Dar principalul lucru este să echilibrați, deoarece chat-ul nu ar trebui să distragă atenția de la muncă.

Avem, de asemenea, un chat distractiv pentru întreaga companie care nu are legătură directă cu munca. Acest lucru creează un efect de „chill-out” în care angajații pot discuta despre orice doresc. Poate exista un sentiment de singurătate atunci când lucrezi de la distanță de acasă, iar chatul ajută la menținerea unui sentiment de conexiune socială.

În funcție de nevoile tale, alege cel mai potrivit tip de comunicare pentru echipa ta.

• E-mail - pentru comunicare rapidă. Puteți înlocui majoritatea comunicărilor prin e-mail cu un sistem de management de proiect.
• Programele de chat Skype sau Google sunt excelente pentru mesagerie instantanee rapidă și pentru crearea unui chat de grup.
• Apeluri telefonice sau conversații video - Unele tipuri de comunicare ar trebui să fie gestionate numai prin telefon. Orice fel de problemă emoțională, cum ar fi problemele de performanță, ar trebui tratată prin telefon. Chatul video va fi chiar mai bun, deoarece vă va oferi mai multe indicii vizuale despre ceea ce se întâmplă cu cealaltă persoană.
• Crearea unui videoclip scurt - Este foarte ușor să creezi un videoclip cu tine pe Youtube folosind o cameră web sau instrumente de captură de ecran precum Jing.

Sfat 4: Folosiți instrumente pentru comunicare rapidă video sau vizuală.

Când tu și angajatul tău nu sunteți în aceeași cameră, cum puteți explica ceva vizual pe ecranul unui computer? Un videoclip YouTube sau un instrument de captură de ecran (cum ar fi Jing) este o soluție excelentă. Faceți o captură de ecran a desktopului și adăugați săgeți, etichete și note folosind Jing sau creați rapid un videoclip pe ecranul desktopului și partajați-l altor membri ai echipei prin YouTube.

Sfat 5: Folosiți instrumente de partajare a ecranului.

Există instrumente care vă vor oferi acces vizual la desktop, astfel încât cealaltă persoană să poată vedea exact ce faceți. Unele dintre aceste instrumente chiar permit oamenilor să controleze de la distanță un alt computer. Multe dintre aceste instrumente sunt gratuite pentru grupuri mici. Printre acestea se numără TeamViewer și Join.me. Skype are și capabilități de partajare a ecranului, dar fără posibilitatea de a controla de la distanță un alt computer.

Sfat 6: Colaborați la documente și foi de calcul.

Dacă aveți un document care este editat de multe persoane, Google Drive este cea mai bună opțiune. Dacă aveți un document care trebuie doar partajat și nu va fi editat în același timp, atunci îl puteți plasa (ca un fișier Excel) într-un folder partajat Google Drive sau Dropbox. Multe platforme de management de proiect au, de asemenea, funcții de partajare a fișierelor și colaborare, așa că aceasta este o altă alternativă pentru colaborarea documentelor.

Sfat 7: Configurați și operați un sistem de management de proiect.

Pentru echipele mai mici, puteți încerca să gestionați totul prin e-mail. Dar este plin. Sistemele de management de proiect sunt utile deoarece vă ajută să organizați documentele și conversațiile în proiecte, astfel încât să vă puteți referi la ele mai târziu. Astfel de programe ajută, de asemenea, la organizarea și stocarea fișierelor partajate. Dacă vă conduceți afacerea exclusiv prin e-mail, aceasta poate deveni rapid de negestionat și o mizerie.

Productivitate

Fără sisteme, afacerea dvs. se poate prăbuși. Fără un sistem și procese stabilite, munca de birou poate fi compensată într-o oarecare măsură prin simpla interacțiune și comunicare față în față. Gestionarea angajaților de la distanță înseamnă că fiecare persoană poate fi în propria lume. Ei își pot dezvolta propriile procese și proceduri care pot să nu fie în conformitate cu modul în care funcționează alții. Cel mai bine este să aveți un mod de lucru documentat, standardizat, care este în mod constant îmbunătățit.

De exemplu, în afacerea noastră, dezvoltatorii urmează un proces specific pentru propunere, construire, testare și documentare.

Sfatul 9: permiteți un anumit grad de flexibilitate a programului de lucru, dar păstrați și o oarecare consecvență.

Oamenii care lucrează de acasă doresc, pe bună dreptate, să aibă flexibilitatea programului de lucru. Și, de fapt, este important să aveți un anumit grad de flexibilitate. Pe de altă parte, dacă lucrurile devin complet dezordonate, va fi dificil să obții o fereastră în care toți membrii echipei sunt online pentru a comunica în același timp.

Echipa virtuală sau nu, ar trebui să încercați să-i măsurați performanța. Care sunt indicatorii cheie de succes pentru fiecare sarcină? Vă sfătuim să setați acești indicatori în așa fel încât să puteți înțelege ușor și rapid (în câteva săptămâni, nu 6 luni) dacă fiecare membru al echipei dumneavoastră este productiv.

Sfat 11: Urmărirea timpului, prezența și alți indicatori cheie de performanță.

Dacă plătiți pe baza orelor lucrate, atunci în mod firesc ar trebui să țineți evidența câte ore lucrează fiecare persoană și să păstrați o evidență clară a timpului.

Într-un mediu de birou, puteți vedea cine este la serviciu chiar dacă nu urmăriți prezența. Când gestionați angajați la distanță, poate fi dificil să înțelegeți exact ce se întâmplă, cât timp și la ce lucrează fiecare angajat. Există o minoritate de oameni care sunt suficient de motivați și nu trebuie să supravegheze îndeaproape prezența. Acestea fiind spuse, majoritatea au nevoie de un anumit nivel de disciplină, mai ales atunci când lucrează de acasă.

Am creat Time Doctor nu numai pentru a gestiona aceste valori, ci și pentru a urmări site-urile web vizitate, aplicațiile vizitate, timpul pierdut, timpul lucrat și controlul timpului de pauză. Sistemul nostru de urmărire a timpului vă poate arăta, de exemplu, dacă un membru al echipei dvs. lucrează sau doar discută cu prietenii de pe Facebook.

Sfat 12: Organizați un sistem de sincronizare a orei pentru comunicare în diferite fusuri orare.

Dacă membrii echipei lucrează în fusuri orare diferite, asigurați-vă că aveți o perioadă de timp sincronizată în care lucrează toți membrii echipei. Țineți întâlniri virtuale în acest timp.

Sfat 13: faceți o revizuire trimestrială pentru a vedea cum se descurcă membrii echipei virtuale.

Una dintre provocările în gestionarea angajaților de la distanță este că oamenii se pot simți singuri și izolați. Nu toată lumea se pricepe la acest stil de lucru. Majoritatea oamenilor nu au această problemă și iubesc libertatea pe care o oferă lucrul de acasă, dar este important să le poți verifica din când în când la munca lor pentru a te asigura că au succes.

Angajarea

Sfatul 14: Testează noi angajați în locuri de muncă pe termen scurt înainte de a-i angaja cu normă întreagă.

Nu trebuie să angajezi pe cineva cu normă întreagă imediat. Puteți încerca să lucrați cu el la un proiect mic și, la finalizare, dacă, desigur, ambii au fost mulțumiți, treceți la modul de lucru complet. Acestea fiind spuse, trecerea la un loc de muncă cu normă întreagă este foarte importantă, deoarece la un job part-time sau la un proiect temporar, atenția angajatului va fi împărțită. Este posibil ca acesta să nu fie disponibil la momentul potrivit. Experiența mea este că angajații cu normă parțială de la distanță încetează în cele din urmă să lucreze. Angajații cu normă întreagă se bazează pe compania ta pentru mijloacele lor de existență și au șanse mai mari să rămână alături de tine pentru o perioadă lungă de timp.

Sfat 15: Plătește bine pentru echipa ta virtuală.

Mulți oameni doresc să lucreze de la distanță, iar mulți profesioniști sunt dispuși să plătească mai puțin pentru oportunitatea de a lucra de acasă. Deși acest lucru este adevărat - puteți găsi oameni dispuși să lucreze pentru mai puțini bani - dar dacă vă plătiți bine angajații, veți avea garanția că echipa dvs. va face o treabă grozavă și va rămâne cu dvs. pentru o perioadă lungă de timp.

Sfatul 16: Căutați angajați care sunt potriviți pentru lucrul la distanță.

Aruncă o privire asupra mediului lor de acasă. Au un loc liniştit şi liniştit unde să lucreze? Copiii le distrag atenția acasă? Pe de altă parte, trăiesc singuri și cât de probabilă este o distragere a atenției zilnice cu prietenii? Distragerile și izolarea pot deveni o problemă, așa că este important să vă asigurați că echipa dvs. este atât fericită, cât și productivă în timp ce lucrați de acasă.

Sfatul 17: Creați un proces standard de instruire pentru noii angajați.

Dacă angajați angajați la distanță, atunci aceștia vor fi lipsiți de posibilitatea de a învăța din exemplul dvs. - așa cum sunt obișnuiți într-un birou obișnuit. Așa că atunci când faceți angajare, asigurați-vă că aveți un program de formare (recomandăm tutoriale video) care îi va familiariza pe noii veniți cu compania dvs. și cu modul în care sunt derulate procesele zilnice. Faceți cât puteți pentru a ajuta angajații să se adapteze și să joace un rol esențial în compania dumneavoastră.

Angajații de la distanță le pot lipsi simțul culturii corporative. Este dificil să creezi și să menții o cultură prin ortografia cuvintelor. Este mult mai bine să creezi un videoclip și să folosești servicii de videoconferință precum Google Hangouts. De asemenea, este utilă înregistrarea conferințelor pentru viitorii angajați. Utilizați videoclipurile ca o modalitate de a vă inspira echipa și de a consolida conceptele de bază despre cultura companiei (cum ar fi viziunea și misiunea dvs.).

Întâlnirea echipei Time Doctor în Bohol, Filipine.

Este dificil să dezvolți prietenii adevărate în timp ce gestionezi angajații de la distanță. Întâlniți-vă personal, de aproximativ 4 ori pe an sau ori de câte ori este posibil. Aceasta este cea mai bună metodă de a consolida comunicarea internă a companiei.

Nu uitați - echipa dvs. de la distanță este oameni reali care, ca toți ceilalți, au nevoie de comunicare. Angajații pot comunica și interacționa în afara serviciului, dar este grozav și dacă aceste nevoi pot fi satisfăcute cu munca virtuală. Din experiența mea, acest lucru este deosebit de important în locurile de muncă care nu au prea multă comunicare, cum ar fi unii dezvoltatori de software.

Lucrul de la distanță poate necesita efort suplimentar pentru a menține un sentiment de angajament față de echipa ta. Angajații trebuie să știe că nu numai că contribuie la atingerea obiectivului echipei lor, ci sunt și valoroși în succesul companiei. Câteva modalități de a ajuta la realizarea acestui lucru:

• Creați și mențineți comunicarea care nu este legată de muncă.
• Împărtășiți o viziune pentru viitorul companiei.
• Mențineți echipa la curent cu modul în care decurg lucrurile în companie. Oamenii vor să știe ce se întâmplă în toate domeniile companiei și cum contribuie ei la imaginea de ansamblu.
• Implicați întreaga echipă în evenimente și proiecte importante.
• Pentru zile de naștere și ocazii speciale, trimite cadouri semnificative.

Fă totul pentru a-i face pe oameni să se simtă nu ca niște lucrători separați, ci ca făcând parte cu adevărat din echipa și compania ta. Se merită.