Cum se stochează documentele în formă electronică? Organizarea si stocarea documentelor electronice.

Cerințele generale pentru procedura și termenii de stocare a documentelor electronice sunt similare cu procedura și termenii de stocare a documentelor pe hârtie. Dacă organizația stochează documente în formă electronică, atunci este necesar să se asigure un astfel de mod de stocare care exclude pierderea, distrugerea sau denaturarea informațiilor. În plus, în procesul de stocare a documentelor, este necesar să le rescrieți pe noi medii, deoarece cele vechi devin învechite. Acest lucru este menționat în paragraful 2.32 din Reguli, aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526. Este recomandabil să se creeze un Regulament privind gestionarea documentelor electronice a organizației.

Unde să păstrați documentele în formă electronică

Dacă organizația dvs. este o afacere mică sau numărul documentelor generate nu depășește 100 de bucăți pe lună, organizați o arhivă pe suport fizic. Peste 1000 de documente vor încăpea pe un disc DVD, iar unitățile HDD pot fi, de asemenea, folosite în acest scop. Transferul documentelor electronice text pentru stocare în arhiva organizației ar trebui să fie în format PDF/A.

Dacă perioada de stocare a documentelor este de 50-75 de ani, atunci înregistrarea lor pe DVD nu este practică - astfel de suporturi sunt proiectate pentru 20-30 de ani. Prin urmare, este mai bine să vă creați propria arhivă electronică pentru astfel de documente. Arhivă electronică proprie - un folder pe unul dintre computere. Administratorul de sistem trebuie să configureze acces special la folder. Acest mod de organizare a arhivei este simplu, dar folderul este vulnerabil din punct de vedere al securității. Soluția problemei poate fi o arhivă electronică creată pe baza sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS). Acestea sunt produse comerciale care, în schimbul unei taxe unice sau de abonament, oferă o gamă largă de funcționalități pentru stocarea, gestionarea și securizarea documentelor. Este convenabil să încărcați documente în astfel de arhive electronice. De regulă, EDMS înșiși monitorizează perioadele de păstrare. Găsirea uneia sau a altei unități de stocare în baza de date nu provoacă probleme.

O altă modalitate este utilizarea stocării în cloud pentru documente. Furnizorii de servicii măresc sistematic cantitatea de spațiu pe disc disponibilă utilizatorilor, reducând astfel costul pe unitatea de stocare a informațiilor. În același timp, vă puteți accesa arhiva de pe orice dispozitiv cu acces la Internet.

Sfat: cel puțin o dată la cinci ani, verificați starea suportului pentru documente electronice și dacă documentele în sine pot fi reproduse. Acestea sunt cerințele paragrafelor 2.31 și 2.32 din Reguli, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Semnătura electronică digitală

Documentele electronice trebuie să fie certificate cu semnătură electronică digitală. Cerințele pentru executarea unei semnături digitale electronice sunt stabilite în Legea din 6 aprilie 2011 nr.63-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”.

Cheia de semnătură electronică poate fi obținută de la centrul de certificare. Centrele de certificare sunt împărțite în acreditate sau neacreditate. Acreditarea este voluntară, este efectuată de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei. Cu toate acestea, pentru a depune declarațiile fiscale electronic, cheia trebuie obținută numai de la un centru de certificare acreditat. Verificați dacă centrul de certificare are acreditarea de stat corespunzătoare.

Atentie: la cererea autoritatilor de reglementare, organizatia este obligata sa imprime documente electronice.

Organizația are dreptul de a stoca documentele contabile (fiscale) în formă electronică. Conform legislației contabile, documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe hârtie sau în format electronic (partea 5 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Registrele contabile fiscale pot fi ținute și pe hârtie, în formă electronică și (sau) pe orice suport de mașină (articolul 314 din Codul fiscal al Federației Ruse). În cele din urmă, declarațiile fiscale (calculele) pot și, în unele cazuri, trebuie să fie depuse electronic (articolul 80 din Codul fiscal al Federației Ruse). Totuși, la solicitarea agențiilor de reglementare, inclusiv a inspectoratului fiscal, copiile documentelor electronice vor trebui tipărite și certificate de mână înainte de a fi depuse spre verificare (clauza 1, articolul 252, clauza 1, articolul 93 din Codul fiscal al Federația Rusă). Această concluzie se bazează pe prevederile părții 6 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, articolele 313 și 314 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Reguli pentru păstrarea documentelor contabile primare. Condiții de stocare a documentelor electronice. Procedura de distrugere a documentelor electronice - citiți articolul.

Întrebare:Întrebare privind stocarea electronică a documentelor contabile primare. Să presupunem că decidem să stocăm documentele contabile primare în formă electronică (arhivă electronică). Înseamnă asta că dacă documentul a fost primit pe hârtie, atunci îl putem scana, îl putem plasa într-o arhivă electronică și nu stocăm (distrugem) documentul pe hârtie?

Răspuns: Nu, nu este.

Regulamentul aprobat , iar Regulile aprobate .

2.32 din Regulamentul aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 Nr. 526.

Imaginea scanată a documentului permite, dar nu implică, stocarea pe termen lung.

Motivație

Cum se păstrează documentele contabile

Depozitare

Pentru depozitarea documentelor contabile este necesară dotarea unor încăperi speciale, seifuri sau dulapuri (clauza 6.2 din Regulamentul, aprobat prin scrisoarea Ministerului Finanțelor URSS din 29 iulie 1983 nr. 105). Cerințele pentru amenajarea unor astfel de spații de depozitare sunt prevăzute în Regulile aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Depozitați formele de răspundere strictă în seifuri, dulapuri metalice sau în încăperi speciale pentru a le asigura siguranța (clauza 16 din Regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 nr. 359). Colectați ordine de numerar, rapoarte anticipate, extrase bancare cu documentele aferente în ordine cronologică și legați.

Păstrați documentele clasificate drept „secrete comerciale” în seifuri.

Păstrați restul documentelor în încăperi speciale sau în dulapuri care se încuie sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul șef.

Organizația are dreptul de a stoca documentele contabile în formă electronică. Explicația este simplă.

Conform legislației contabile, documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe hârtie sau în format electronic (partea 5 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Registrele de contabilitate fiscală pot fi ținute și pe hârtie, în formă electronică și (sau) pe orice suport de mașină (). În cele din urmă, declarațiile fiscale (calculele) pot, și în unele cazuri trebuie depuse electronic ().

Și întrucât documentele primare, documentele contabile și contabile fiscale, precum și declarațiile fiscale (calculele) pot fi întocmite electronic, atunci acestea pot fi stocate în același format. Imprimarea nu este necesară. Singura condiție este ca astfel de documente să fie certificate de toate regulile cu semnătură electronică.

Concluzii similare se află în scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 august 2012 Nr. 03-02-07 / 1-202 și din 24 iulie 2008 Nr. 03-02-07 / 1-314.

La cererea agențiilor de reglementare, inclusiv a inspectoratului fiscal, copiile documentelor electronice vor trebui să fie tipărite și certificate de mână înainte de a fi depuse pentru verificare (clauza 1, articolul 252, clauza 1, articolul 93 din Codul fiscal al Rusiei). Federaţie). Această concluzie se bazează pe prevederile părții 6 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, articole și Codul fiscal al Federației Ruse.

Pentru organizarea stocării documentelor în formă electronică se aplică Regulamentul aprobat prin scrisoarea Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105 (în măsura în care nu contravine legii) și Regulile aprobate prin ordin al Ministerul Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526. Faceți acest lucru până când este aprobat standardul federal de contabilitate, care stabilește cerințele pentru documente și fluxul de lucru în contabilitate. Acest lucru este menționat în informațiile Ministerului de Finanțe al Rusiei nr. PZ-13/2015.

În special, documentele electronice text pentru stocare în arhiva organizației ar trebui să fie transferate în format PDF/A. De asemenea, cel puțin o dată la cinci ani, verificați starea suportului pentru documente electronice și dacă documentele în sine pot fi reproduse. Acestea sunt cerințele paragrafelor și 2.32 din Reguli, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Noi reguli pentru stocarea documentelor electronice

Păstrați documentele în format hârtie sau electronic

Dacă documentele sunt în formă electronică, acestea pot fi stocate electronic. Nu este necesară tipărirea pe hârtie și stocarea documentelor în acest formular (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 22 august 2012 nr. 03-02-07 / 1-202).

Indiferent de metoda pe care o alegeți, trebuie să fiți ghidat de noile reguli de stocare a documentelor.

Unde să depozitați documentele

Modul în care sunt stocate documentele depinde de perioada de păstrare.

Există trei tipuri de documente în funcție de perioadele de păstrare:

• - perioada de depozitare temporara (pana la 10 ani inclusiv);
• - perioada de depozitare temporara (peste 10 ani);
• - termen de valabilitate permanent.

Documentele de primul tip sunt stocate în departamentul de contabilitate (clauzele 2.3 și 4.2 din Regulile de stocare a documentelor).

Pentru a asigura siguranța documentelor de al doilea și al treilea tip, compania are dreptul de a:

• - creați propria arhivă (partea 2 a articolului 13 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ, clauza 1.4 din Regulile de stocare a documentelor);
• - utilizați serviciile unei arhive profesionale.

Ce metodă este de preferat, compania decide singură.

Cum să stocați documentele electronice

Luați în considerare procedura de stocare a documentelor electronice dacă compania are propria arhivă.

Cum să stocați documentele electronice

Spre deosebire de documentele în formă de hârtie, pentru stocarea documentelor electronice trebuie respectate trei conditii(Clauza 2.30 din Regulile de stocare a documentelor).

Două copii. Documentele electronice trebuie păstrate în două exemplare. Unul este principalul, al doilea este muncitorul. Ele trebuie să fie stocate pe diferite dispozitive fizice.

Contabilul trebuie să depună cel puțin două copii ale documentului electronic pe suporturi diferite.

Disponibilitatea bazei tehnice. Arhiva firmei trebuie să aibă hardware și software pentru reproducerea și copierea documentelor electronice. În plus, astfel de instrumente sunt necesare pentru a le rescrie și pentru a le controla starea fizică și tehnică.

Garanție de siguranță. Arhiva trebuie setata pe un mod de stocare care sa asigure siguranta documentelor electronice. Ele nu trebuie lăsate să fie pierdute sau deplasate. Documentele electronice trebuie stocate astfel încât să nu fie distruse sau să nu fie distorsionate informațiile despre ele.

Cum se trimite un document electronic la arhivă

Schema Algoritm de acțiuni pentru transferul unui document electronic în arhivă

Cum să controlezi stocarea unui document electronic

În cazul în care societatea schimbă echipamente, software etc., acestea trebuie înlocuite sincron în arhiva companiei.

Odată cu apariția noilor medii și a noilor formate, este necesar să se rescrie în timp util documentele de arhivă electronică pe astfel de suporturi și formate (clauza 2.32 din Regulile de stocare a documentelor).

În afară de, cel puțin o dată la cinci ani trebuie să verificați (clauzele 2.32 și 2.40 din Regulile de stocare a documentelor):

• - starea fizică a transportatorilor;
• - reproductibilitatea documentelor electronice.

Dacă ceva nu este în regulă, documentele electronice ar trebui rescrise pe noi media. În același timp, este important ca în timpul rescrierii să fie asigurată completitatea și fiabilitatea informațiilor.

În toate cazurile, este necesar să se verifice prezența programelor de calculator rău intenționate (clauza 2.39 din Regulile de stocare a documentelor).

Dacă un document electronic conține programe de calculator rău intenționate, acesta trebuie confiscat pentru procesare antivirus (clauza 2.41 din Regulile de stocare a documentelor).

Cum să obțineți un document electronic din arhivă

Un document electronic din arhivă poate fi obținut sub forma unei copii electronice sau a unei copii pe hârtie (clauza 2.47 din Regulile de stocare a documentelor).

Copiile electronice ale documentelor de arhivă pot fi obținute din arhivă în formă electronică sau prin internet. Acestea sunt certificate cu semnătură electronică de către conducătorul companiei sau un funcționar autorizat de acesta ().

La eliberarea unei copii a unui document pe hârtie, pe versoul fiecărei foi se aplică un cod de arhivă, certificat cu o inscripție și un sigiliu pe versoul ultimei foi a copiei (clauza 5.14 din Regulile de păstrare a documentelor).

Cum să distrugi un document electronic

Dacă un document electronic a expirat, acesta poate fi distrus. Selecția documentelor este efectuată de o comisie de experți formată din angajați ai companiei.

Lista documentelor ce urmează a fi distruse este înscrisă în act. Forma sa este dată în Anexa nr. 21 la Regulile de păstrare a documentelor.

După aceea, se efectuează distrugerea fizică sau distrugerea prin software și hardware (clauza 4.13 din Regulile de stocare a documentelor).

Răspuns de Stanislav Kotovich,

Director adjunct al Departamentului Juridic al Ministerului de Finanțe al Rusiei

„Pentru fiecare linie a Balanței, al cărei indicator este semnificativ, introduceți subșiruri. În acestea, indicați valorile numerice care fac parte din indicatorii agregați ai formei standard a Balanței. De exemplu, linii separate pot fi adăugate la rândul 1150 „Active fixe” și includ date privind costul clădirilor, mașinilor și echipamentelor, dacă astfel de informații sunt semnificative. Cum să determinați nivelul de materialitate al indicatorilor, citiți recomandarea.»

Stocarea documentelor în formă electronică implică o filozofie și o logică ușor diferită de plasarea lor într-un depozit convențional „de hârtie”. Pentru început, să ne dăm seama ce reprezintă stocarea documentelor în formă electronică. Deci, știm că managementul documentelor este un set de procese definite de GOST R 51141-98 pentru lucrul cu documente într-o companie.

Fluxul de lucru include de obicei următoarele proceduri:

• Acceptarea documentului;
• înregistrarea lui;
• Buletin informativ;
• Controlul executiei documentelor;
• Formarea cazurilor pe baza unui anumit clasificator;
• Stocarea documentatiei;
• Reutilizarea documentației;
• Lucrări de referință de diverse profiluri.

Astfel, stocarea electronică a documentelor ar trebui să asigure posibilitatea implementării tuturor acestor procese. Gestionarea electronică a documentelor presupune implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”, adică crearea unui astfel de mediu informațional într-o companie care presupune un singur mecanism electronic de creare și implementare a documentelor.

Ce este un document electronic?

Acesta este un document creat folosind anumite mijloace de prelucrare informatică a datelor. Un document electronic se caracterizează prin format, capacitatea de a înregistra pe orice suport, precum și posibilitatea de a semna folosind un EDS. Semnătura digitală electronică este cea care face din document un document, și nu doar un fișier de informații. O semnătură digitală electronică este un analog al semnăturii de mână a unei persoane responsabile și, în plus, un mijloc de control al integrității și autenticității unui document electronic.

Document care poate fi citit de mașină

Un document care poate fi citit de mașină, la rândul său, este un document care poate fi citit de un sistem informatic și înregistrat pe un suport în formă electronică.

Astfel, stocarea documentelor în formă electronică presupune un set de măsuri care asigură nu doar clasificarea acestora, asigurând fiabilitatea stocării datelor și integritatea sistemului, ci și soluții software și hardware (EDS) care transformă resursele informaționale în documente care au putere reală din punctul de vedere al legislaţiei actuale.Federaţia Rusă. De asemenea, stocarea documentelor în formă electronică presupune o serie de măsuri de optimizare a fluxurilor de lucru, adică implementarea software și hardware a unui sistem de management al documentelor.

Orice organizație care trebuie să țină evidențe

Cu cât compania în cauză este mai mare, cu atât fluxul de documente va fi mai mare, cu atât mai multe documente vor fi stocate în arhivă. Și cu cât oportunitatea pare mai atractivă . Multă vreme, întreprinderile, organizațiile, firmele rusești au păstrat (și unele încă mai păstrează) documentația în formă electronică. Cu toate acestea, recent, având în vedere faptul că stocarea documentelor contabile în formă electronică are o mulțime de avantaje, tot mai multe companii plănuiesc să digitalizeze arhiva în fiecare an.

Utilizarea unei arhive de hârtie este incomod și impracticabil:

Stocarea documentelor în formă electronică pare mai atractivă în acest sens. În primul rând, este nevoie de mult timp pentru a căuta un document într-o arhivă de hârtie. Dacă același document devine brusc nevoie de mai mulți angajați deodată, trebuie să faceți o copie a acestuia. În plus, arhivele de hârtie sunt foarte fragile - accesul frecvent la documentele pe hârtie duce la deteriorarea documentelor. Pierderile apar adesea atunci când un document este trimis din greșeală în altă locație după utilizare. Stocarea documentelor primare în formă electronică, stocarea documentelor contabile în formă electronică (precum și orice alte documente) este lipsită de toate aceste deficiențe - puteți oricând să găsiți rapid documentul de care aveți nevoie, să îl tipăriți și să îl utilizați dacă este necesar.

Contactați profesioniștii

După ce ați decis că stocarea documentelor în formă electronică este cea mai potrivită pentru dvs., merită să decideți cine anume va digitiza arhiva, precum și unde vor fi ulterior stocate documentele contabile în formă electronică. În ambele cazuri, este mai înțelept să ai încredere în profesioniști. Contactarea companiei de arhivă „Capital Archivist” vă va permite să asigurați o digitizare rapidă, profesională și o stocare competentă și fiabilă a documentelor în formă electronică.

Merită să subliniem partea financiară a problemei.

Desigur, stocarea documentelor în formă electronică într-o companie de arhivă nu va fi gratuită. Din păcate, multe companii, firme încearcă să economisească pe serviciile profesioniștilor... și ca urmare, se confruntă cu nevoia de a cheltui mult. Pierderea sau deteriorarea documentelor importante poate duce la penalități destul de mari, precum și la orice alte încălcări în domeniul managementului documentelor. Dacă ești sigur că aceste nenorociri te vor ocoli, ar trebui să te gândești cât te va costa să închiriezi o cameră pentru a păstra arhiva. Dar acest spațiu poate fi folosit mai eficient.

Este demn de remarcat separat

Stocarea documentelor primare în formă electronică, stocarea documentelor contabile în formă electronică facilitează foarte mult procesul de utilizare cât mai rațională a documentației - timpul economisit la căutarea unui anumit document poate fi cheltuit de către angajații companiei dvs. mai eficient, pentru rezolvarea sarcinilor țintă de treaba ta.

De ce noi?

Dacă nu doriți să fiți distras de la afacerea dvs. prin rezolvarea sarcinilor aferente, dacă doriți să asigurați stocarea corectă a documentelor în formă electronică în conformitate cu legislația Federației Ruse, contactați compania de arhivă „Arhivistul Capital” - vom scanează rapid toate documentele, sortează și asigură depozitarea lor în siguranță.

Astăzi, întreaga lume trece la mijloace electronice de comunicare și comunicare în afaceri. O consecință inevitabilă a dominației universale a tehnologiilor digitale electronice este o nouă modalitate de stocare și prelucrare a datelor - stocarea documentelor în formă electronică, cu alte cuvinte, crearea de arhive digitale.

Motive pentru trecerea la stocarea electronică

Ca un alt motiv pentru trecerea la stocarea electronică, poate fi numit ritmul accelerat al vieții - totul trebuie făcut rapid și clar, iar scotocind printr-un depozit imens de mape cu documente pe hârtie pentru a găsi cele două sau trei pagini de care aveți nevoie, vedeți. , este o sarcină care necesită timp. Aproape o mare problemă este crearea unui număr mare de copii ale unui document pentru a se asigura că diferiți angajați îl pot accesa în același timp.

Toate aceste dificultăți vor ajuta la rezolvarea creării unei arhive digitale pentru stocarea documentelor în formă electronică într-un centru de arhivă specializat.

Arhiva documentelor electronice

Stocarea documentelor în formă electronică - o arhivă de documente electronice - acestea sunt tehnologii care asigură întregul ciclu de stocare a documentelor, inclusiv examinarea valorii, contabilitatea, descrierea, stocarea și utilizarea. În ciuda faptului că afacerile folosesc în mod activ gestionarea electronică a documentelor de câteva decenii, de când instanțele și multe alte agenții guvernamentale au trecut recent la acest tip, încă nu există o tehnologie clar dezvoltată pentru stocarea documentelor în formă electronică.

Principalele locații de stocare electronică:

• server terță parte
• diverse medii electronice;
• stocare pe serverele proprii.

Opțiuni pentru stocarea documentelor în formă electronică

Stocarea documentelor în formă electronică se realizează cel mai adesea în două versiuni - stocare pe serverul companiei sau pe un server la distanță de pe Internet. Ambele opțiuni au atât avantaje, cât și dezavantaje. Internetul este periculos din cauza posibilității de a pierde date confidențiale, intrarea pentru stocare pe server trebuie efectuată cu cea mai mare atenție.Majoritatea întreprinderilor mari trec la tehnologia de stocare electronică a documentelor.

Procesul de creare a unei arhive de documente electronice

De obicei, doar cele mai importante documente juridice există în formă tangibilă, în timp ce restul sunt create și stocate electronic ca arhive digitale. Procesul de creare a unei arhive de documente electronice, inclusiv toate operațiunile sale tehnice, precum și dezvoltarea unui sistem de acces și stocare, este destul de laborios și complex. Documentele create înainte de era dominației digitale sunt transformate în documente electronice prin scanare.

Centre de arhivă specializate

Complexitatea determină adesea multe companii să abandoneze ideea unei arhive electronice. Pentru a face față acestei sarcini - pentru a transfera toată documentația companiei pe șine electronice - cel mai simplu mod este să contactați centrele de arhivă specializate implicate în digitizarea documentelor și crearea de arhive electronice. Dacă ai timp suficient, profesioniștii potriviți și echipamentul special, te poți descurca, bineînțeles, pe cont propriu, dar centrele specializate îți garantează rapiditate și calitate.

Compania noastră are o vastă experiență în organizarea stocării documentelor în formă electronică și oferă o gamă completă de servicii pentru conversia documentelor în formă electronică.

În fiecare an popularitatea managementului electronic al documentelor este în creștere, inclusiv în rândul clienților companiei noastre care comandă de la noi crearea de arhive electronice. Statisticile arată că la fiecare trei ani volumul documentelor corporative depuse în formă electronică se dublează! Unii manageri, analizând această tendință și comparând fluxul de lucru electronic și pe hârtie al organizației, ajung la concluzia că acesta din urmă este inutil. Ne grăbim să avertizăm împotriva concluziilor pripite. Ne oferim să cântărim toate argumentele și să vedem adevărata stare a lucrurilor!

Avantajele incontestabile ale managementului electronic al documentelor

Creșterea interesului pentru arhivele electronice, care sunt create profesional de specialiștii noștri, este destul de de înțeles. Traducerea documentației în formă electronică permite:

simplifica și accelerează semnificativ lucrul cu acesta (în special, datorită căutării aproape instantanee a documentului dorit prin oricare dintre detaliile acestuia);

organizează schimbul de documentație între departamente, divizii, sucursale ale companiei folosind telecomunicații moderne;

spațiu de birou liber din grămezi de hârtie;

acordă diferiților angajați drepturi de acces diferite la documentație, asigură un grad adecvat de confidențialitate a acesteia;

în sfârșit, să acorde informațiilor conținute în documente o protecție fiabilă împotriva denaturării sau pierderii (atât în ​​caz de forță majoră, cât și ca urmare a unor acțiuni ilegale).

S-ar părea că în bătălia de gestionare a documentelor electronice și pe hârtie a organizației, primul, ținând cont de toate avantajele sale, câștigă o victorie zdrobitoare. Deci, puteți refuza complet să păstrați copii pe hârtie? Privind în viitor, vom da răspunsul corect: nu!

Indispensabilitatea copiilor pe hârtie ale documentelor

Legislația modernă conferă unor documente electronice utilizate în anumite situații aceeași forță juridică ca și originalele pe hârtie. Este vorba, în special, despre:

facturile, contractele de muncă și alte documente formale (adică cele ale căror cerințe de formă sunt reglementate legal) certificate printr-un QES (semnătură electronică calificată);

împuterniciri, contracte și alte documente informale certificate de ES (semnătură electronică simplă).

După cum vedem, în toate aceste cazuri este menționată o semnătură electronică. Va da forță legală documentelor dacă mai este respectată o condiție obligatorie: între participanții la circulația documentelor electronice trebuie semnat un acord privind recunoașterea reciprocă a unei astfel de semnături. Acest acord, după cum arată experiența, nu este întotdeauna semnat. Dacă nu este acolo, nicio instanță, inclusiv instanța de judecată, nu va accepta documentul electronic pentru a lua în considerare, întrucât nu va avea forță juridică. Avantajele unei arhive electronice, care sunt foarte valoroase în sine, vor dispărea în fundal într-o astfel de situație: va trebui să cauți un original pe hârtie al documentului!

Drept concluzie

Așadar, când comparăm managementul documentelor electronice și pe hârtie a unei organizații, ajungem la concluzia că atât unul cât și celălalt joacă un rol important astăzi și în niciun caz nu trebuie abandonate complet documentele pe hârtie. Algoritmul corect, ținând cont de toate cele de mai sus, arată astfel:

trebuie să utilizați toate avantajele managementului electronic al documentelor, făcând astfel munca organizației cât mai eficientă posibil;

documentele pe suport de hârtie, pe baza cărora a fost creată arhiva electronică, trebuie tratate cu cea mai mare atenție.

Este posibil să se asigure stocarea pe termen lung a documentelor electronice?

Documentele electronice au intrat în viața noastră relativ recent, așa că este doar teoretic să vorbim despre posibilitatea păstrării lor timp de 50 de ani sau mai mult. Cu toate acestea, puteți fi garantat că veți păstra documentația timp de 10-20 de ani, respectând toate regulile și normele legislative.

Probleme de stocare pe termen lung

Stocarea pe termen lung a documentelor electronice pe suport fizic nu este posibilă: la urma urmei, acestea devin rapid învechite. Este suficient să ne amintim dischetele, pe care toată lumea le-a folosit în mod activ timp de încă 10 ani, iar astăzi nu există unde să le deschizi pe computerele moderne. La fel și CD-urile. Și putem presupune că unitățile flash vor deveni în curând o raritate.

Nu este suficient să salvați documentația, este important și să puteți reproduce adecvat informațiile stocate după mulți ani. Și formatele documentelor electronice se schimbă și ele cu o viteză considerabilă (mai recent, fișierele Word aveau extensia .doc, dar astăzi este deja .docx). Sunt oferite noi editori, stocarea în cloud câștigă popularitate și este greu de prezis cât de compatibile vor fi formatele de astăzi cu tehnologiile viitorului.

Metode de stocare a documentației electronice

Și totuși, care sunt modalitățile de a salva documentația importantă pentru o lungă perioadă de timp astăzi?

Arhiva locala. Toate documentele sunt pur și simplu adăugate într-un folder de pe computer. Poate fi, de asemenea, un folder de rețea separat, în care angajații din diferite direcții pot „adăuga” documente printr-o rețea locală. Principalele dezavantaje ale acestei opțiuni sunt nivelul scăzut de securitate și fiabilitate, dificultatea de a găsi și asigura accesul la un anumit document dacă arhiva a crescut deja la o asemenea amploare încât nu mai este posibilă găsirea manuală a fișierului dorit.

Arhivă electronică specială. Vă permite să oferiți acces rapid la fiecare fișier, să salvați legături între ele, vă oferă posibilitatea de a gestiona drepturile de acces și de a garanta securitatea, precum și de a transfera fișierele în timp util în noi formate. În arhiva electronică, toate documentele importante sunt combinate într-un singur sistem, unde nu se pierde nimic și unde puteți găsi rapid fișierul dorit în orice moment, datorită unei structuri de directoare clare și ușor de înțeles.

Și ce spune legea despre stocarea documentelor electronice?

Deși Legea nr. 125-FZ „Cu privire la arhivele Federației Ruse” a fost adoptată chiar înainte de a începe dezvoltarea activă a gestionării documentelor electronice, este încă relevantă: acestea sunt ghidate tocmai de prevederile sale. În rest, nu contează pentru stat cum sunt stocate anumite documente, principalul lucru este că sunt respectate cerințele Legii federale: arhivele electronice nu le contrazic.

Sisteme automate de gestionare a documentelor

Informația ca atare s-a transformat în cele din urmă într-o resursă de producție cu drepturi depline.Astăzi, calitatea acesteia determină în mare măsură eficacitatea managementului, iar pentru aceasta, sistemele automate sunt introduse în mod activ în întreprinderi.

Control automat

Pentru o întreprindere modernă în ansamblu, aceasta este cea mai importantă funcție, fără de care este aproape imposibil să se desfășoare activități cu scop. Dacă luăm sisteme automate de management al documentelor (ADMS), atunci scopul lor principal este pregătirea, aprobarea și prelucrarea documentelor organizației, iar rezultatul implementării este eliberarea angajaților de la unele operațiuni de rutină și, ca urmare, accelerarea tuturor proceselor de producție și creșterea competitivității.

Cu ajutorul unui sistem automat, puteți procesa documente de intrare, de ieșire, organizatorice, administrative și de arhivă.

Principalele funcții îndeplinite de ASUD:

introducerea și reducerea automată a datelor din cauza acestui număr de posibile erori;

înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire și redirecționarea ulterioară a acesteia către departamentul solicitat;

implementarea controlului pe mai multe niveluri asupra executării documentelor, urmărirea termenelor limită;

căutarea și selecția documentelor, salvarea interogărilor de căutare, generarea de rapoarte;

analiza fluxului de lucru al organizației în vederea optimizării acestuia și reducerii costurilor de întreținere a acesteia, formarea de rapoarte statistice.

Sistemele automate de gestionare a documentelor pot fi utilizate în două scopuri. Pe de o parte, oferă fluxul de lucru obișnuit (tradițional), dar la un nivel nou, de înaltă calitate. Pe de altă parte, ele ajută la trecerea treptat de la tehnologia hârtiei la tehnologia de procesare a informațiilor fără hârtie.

În orice caz, introducerea ASUD aduce anumite beneficii întreprinderii. Potrivit unor studii, procesarea automată a documentației duce la un serviciu îmbunătățit și mai rapid pentru clienți, o eficiență sporită a departamentelor și o reducere semnificativă a nivelurilor de stoc.

Ce ASUD să alegeți pentru organizația dvs

Există multe programe pentru automatizarea managementului documentelor. Alegerea unuia sau altuia depinde de volumul fluxului de lucru, de amploarea activităților, precum și de capacitățile financiare.

Sistemele de automatizare de birou (SAD) sunt aplicabile în organizațiile cu un flux de lucru redus. Sunt destinate uzului intern, prin urmare sunt dezvoltate pentru un anumit utilizator.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) automatizează simultan munca de birou și lucrează cu diferite tipuri de documente, inclusiv cu cele semnificative din punct de vedere juridic. Acoperirea etapelor de la creare și primire până la mutare și copiere. EDMS sunt implementate la întreprinderi cu un volum mare de flux de lucru.

Sistemele de management al biroului corporativ (CCMS) sunt sisteme universale, dar în același timp mai complexe din punct de vedere tehnic și organizatoric. Lucrați cu toate tipurile de documente. Proiectat pentru utilizare de către toate structurile instituției.

Elaborarea reglementărilor pentru arhiva electronică

La formarea unei arhive electronice, un pas obligatoriu este formarea regulamentelor acesteia. Aceasta implică crearea unui număr de cerințe în conformitate cu care documentele sunt stocate în arhivă, perioada de stocare a acestora, regulile de transfer și procesare a documentelor etc. Regulamentul privind arhivele electronice este un fel de „fundament” pe care se bazează toată munca sa ulterioară.

În plus, crearea de reglementări este necesară și în cadrul respectării legislației în vigoare și a normelor relevante. Acest lucru este necesar, printre altele, pentru a asigura integrarea și interacțiunea arhivei cu sistemele informaționale existente. Atât intern (în cadrul întreprinderii), cât și extern (existent în alte întreprinderi și organisme).

Procesul de creare a unui regulament de arhivă electronică este împărțit în mai multe etape. Printre ei:

analiza structurii viitoarei arhive;

dezvoltarea directă a reglementărilor și procedurilor de lucru cu arhiva (cu o atenție deosebită fiind acordată luării în considerare a cerințelor legislației în vigoare și a normelor și regulilor relevante);

elaborarea de standarde și reguli pentru stocarea documentației și gestionarea arhivelor;

dezvoltarea implementării arhivei în firmă.

Fiecare dintre aceste etape este împărțită în implementarea unor sarcini mai mici. În special, analiza presupune determinarea:

baze de date și documente de stocat;

structuri ale documentelor stocate;

scenarii conform cărora ar trebui să lucreze cu documente în viitor;

dezvoltatorii și consumatorii de documentație.

Dezvoltarea ulterioară a reglementărilor implică crearea de algoritmi:

arhivarea documentelor în funcție de tipul și scopul acestora;

ciclul de viață (de la crearea până la distrugerea documentației);

lucrul cu arhiva (nu doar direct cu documente, ci și cu alte sisteme);

acumularea și utilizarea bazei de date;

protecția și crearea securității informațiilor.

La elaborarea regulamentului arhivei electronice, este necesar să se țină seama de:

formate de stocare a documentației;

structura arhivei;

standarde de prelucrare a documentelor și de executare a acestora;

realizarea unui orar și a regulamentelor privind principalele lucrări cu documente;

modele de rapoarte pentru evaluarea indicatorilor cheie de performanță;

strategii de acces și scenarii de securitate.

Condiții de distrugere a documentelor: ce, când și cum?

La expirarea perioadei obligatorii de depozitare, documentele organizației – atât comerciale, cât și de stat/municipale – sunt supuse distrugerii. O excepție de la regulă vor fi doar documentele a căror perioadă de stocare nu este limitată - așa-numitele. documente de păstrare permanentă (de exemplu, situații financiare anuale sau dosare personale ale angajaților). Documentele electronice sunt și ele supuse distrugerii, iar procedura și procedura de distrugere, perioadele de păstrare sunt exact aceleași ca și pentru documentele pe hârtie.

Cum se stabilesc termenii de depozitare și distrugere a documentelor

Principalele acte de reglementare care reglementează termenul de valabilitate al valorilor mobiliare:

Legea federală 125-FZ „Cu privire la arhive”;

Lista documentelor standard de management ... cu indicarea perioadei de stocare (aprobată de Arhiva Federală la 06.10.2000);

• Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 privind aprobarea Listei documentelor standard de management ... cu indicarea termenului de valabilitate.

Important! Este necesar să se determine cu foarte mare atenție perioadele de depozitare și, în consecință, termenii pentru distrugerea documentelor de orice tip. Cert este că listele din Lista din 2000 (aprobată de Arhivele Federale) și Lista din 2010 (aprobată de Ministerul Culturii) diferă semnificativ. Totodată, documentele datate înainte de 2010 sunt păstrate și distruse (predate arhivei) în conformitate cu Lista Arhivelor Federale, în timp ce cele datate ulterior - în conformitate cu Lista din Ordinul Ministerului Culturii.

Cum se distrug documentele: pașii procedurii

Ca atare, procedura de distrugere a documentelor din regulament este reglementată doar indirect. Procedura pentru organizație ar trebui să fie cam așa:

formarea unei comisii de experți (prin ordinul relevant pentru organizație);

examinare (frecvență - o dată pe an);

întocmirea unei liste de documente care urmează să fie distruse;

distrugerea și întocmirea unui act asupra acesteia, indicând o listă de documente.

Examinarea - o etapă cheie în procedura de distrugere a documentelor - presupune nu numai determinarea faptului de expirare a perioadei de stocare a documentului, ci și a valorii acestuia din punct de vedere al securității informației. În plus, în cursul studierii cazurilor, se caută și documente duplicate, sunt distruse și copii care s-au dovedit a fi depuse cu dosare.

Când să distrugi documentele

În conformitate cu legislația actuală, în special, listele aprobate de Arhivele Federale și Ministerul Culturii al Federației Ruse, perioada de distrugere a documentelor care nu mai sunt supuse depozitării nu este limitată. Frecvența recomandată de convocare a unei comisii de experți este o dată pe an (în cursul anului, de regulă, se acumulează documente contabile și o serie de altele, a căror perioadă de stocare expiră.

În ceea ce privește distrugerea fizică în sine, legile nu oferă nicio explicație. Pentru volume mari de documente, este mai profitabil să externalizați distrugerea - nu vor fi probleme cu înregistrarea în acest caz. Volumele mici sunt distruse pe loc - folosind un tocator, de exemplu. Pentru a șterge documentele electronice, mai are sens să implici specialiști – fie și doar pentru că distrugerea implică și ștergerea copiilor ascunse și aleatorii.