Salut! În acest articol vom vorbi despre semnătura digitală electronică.

Astăzi vei învăța:

1. Ce este un EDS și în ce domenii poate fi aplicat;
2. Cu privire la forța juridică a unei semnături din acest format;
3. Despre beneficiile pe care le oferă prezența sa.

EDS este de ceva timp un instrument, datorită căruia deplasarea documentației este simplificată. Și acest lucru se întâmplă nu numai în cadrul companiei, ci și în afara acesteia. Cum să deveniți proprietarul său, luați în considerare astăzi.

EDS - ce este în cuvinte simple

Toată lumea știe că orice document este semnat de o persoană care are o asemenea autoritate. Acest lucru se face pentru a da documentului forță juridică. Datorită tehnologiilor moderne, întregul flux de documente intră în formă electronică. Și s-a dovedit a fi extrem de convenabil!

Ce este EDS în termeni simpli?

EDS – aceasta este o analogie cu o semnătură convențională, care este folosită pentru a da efect juridic documentației aflate pe un suport electronic.

De obicei, este stocat pe o unitate flash.

Avantaje:

1. Simplifica si accelereaza procesul de schimb de date (atunci cand exista cooperare cu companii straine);
2. Reducerea costurilor asociate cu managementul documentelor;
3. Cresterea nivelului de securitate pentru informatiile de natura comerciala.

Termeni legati de EDS

Alte două concepte sunt strâns legate de acest concept: cheieși certificat de semnătură electronică.Certificatul confirmă că SE aparține unei anumite persoane. Este puternică și obișnuită. Un certificat îmbunătățit este emis fie de o autoritate de certificare, fie de FSB.

Cheia sunt personajele din secvență. Ele sunt de obicei folosite în perechi. Prima este semnătura în sine, cealaltă confirmă că este autentică. Pentru a semna fiecare document nou creat, este generată o nouă cheie.

Informațiile primite la CA nu sunt o semnătură digitală, ci un mijloc de a o crea.

Un pic de istorie

Primele EP au început să fie utilizate în Rusia în 1994. Iar legea care reglementează utilizarea lor a fost adoptată în 2002. Era extrem de vagă și ambiguă în terminologia sa. De asemenea, problema obținerii unei semnături nu era, practic, acoperită în ea.

Din 2011, structurile de stat au trecut la managementul electronic al documentelor. Și toți oficialii au primit un EDS.

În 2012, acest proces a luat o scară globală și, datorită acestui fapt, putem deveni acum proprietarii semnăturilor moderne universale.

Cum să obțineți o semnătură digitală electronică

Luați în considerare o situație în care o persoană a evaluat toate avantajele acestui instrument și s-a luat decizia de a obține un EDS. Deci, a apărut întrebarea: ce trebuie făcut pentru asta? Să vorbim despre asta mai detaliat.

Pentru a obține o semnătură digitală electronică, trebuie să parcurgeți câțiva pași importanți:

• Decideți tipul semnăturii;
• Selectați o autoritate de certificare;
• Completați o cerere;
• Plata factura;
• Colectați pachetul de documentație necesar;
• Obțineți un EDS.

Acum vom discuta în detaliu fiecare pas.

Pasul 1. Alege tipul de semnătură care ți se potrivește cel mai bine.

În ultima perioadă de timp, numărul celor care doresc să primească o semnătură electronică îmbunătățită a crescut, acest lucru datorită faptului că aceasta poate confirma nu numai identitatea expeditorului documentului, ci este și protejată la maximum. . Potrivit unui număr de experți, EDS simplu va înceta în curând să mai existe complet.

Să prezentăm sub forma unui tabel în care zone sunt folosite diferite tipuri de semnături.

Nu. p / p	Acolo unde se aplică	vedere simplă	Necalificat	Calificat
1	Mentinerea documentelor interne	găsite în firme mici	da	da
2	Mentinerea documentelor externe	rar	da	da
3	La Curtea de Arbitraj	da	da	da
4	La accesarea site-ului web al Serviciilor de Stat	da	Nu	da
5	În autoritățile de reglementare	Nu	Nu	da
6	Când desfășurați tranzacții electronice	Nu	Nu	da

Pasul 2 Selectați o autoritate de certificare.

Dacă trebuie să obțineți un EDS pentru a trimite rapoarte, alegeți unul calificat, dar dacă păstrați doar un flux de documente, atunci unul simplu.

Să clarificăm că CA este o entitate juridică, al cărei scop este formarea și emiterea unui EDS.

În plus, UC desfășoară următoarele activități:

• Verifică valabilitatea semnăturii;
• Dacă este necesar, blochează EDS-ul;
• Acționează ca mediator dacă apare brusc o situație conflictuală;
• Oferă suport tehnic;
• Oferă software-ul necesar clienților.

Există aproximativ 100 de UT-uri în Federația Rusă. Este mai bine să o alegeți pe cea care se potrivește locației și capacităților dvs. Puteți verifica mai întâi dacă există în orașul dvs. Este ușor de făcut: trebuie doar să te uiți la informațiile de pe site-ul oficial.

Pasul 3. Realizarea unei cereri.

Pentru a face acest lucru, fie vizitați biroul centrului, fie completați-l online. Metoda de la distanță vă permite să evitați o vizită personală la CA, adică să economisiți o anumită perioadă de timp.

Imediat ce depunerea cererii este finalizată, specialistul CA contactează clientul pentru a clarifica datele specificate în aceasta. Puteți pune întrebări și obține sfaturi.

Pasul 4. Plătim.

Va trebui să plătiți pentru serviciul în avans. Imediat ce cererea este acceptata, toate detaliile sunt agreate, clientul este facturat. Costul poate varia, deoarece depinde de regiunea în care locuiește clientul, de compania în sine și de ce fel de EDS doriți să primiți.

În plus, gama de prețuri este destul de mare - de la 1500 la 8000 de ruble.

Documente pentru EDS

La colectarea documentelor, o nuanță importantă este următoarea: un EDS este necesar pentru o persoană fizică, un EDS pentru o entitate juridică sau pentru un antreprenor individual. Prin urmare, vom caracteriza documentația separat.

Pentru a obține o semnătură, persoanele trebuie să colecteze următorul set de documente:

• Formular de cerere completat;
• Pașaport cu fotocopie;
• SNILS;
• Chitanța de confirmare a plății facturii.

Dacă destinatarul are un mandatar, acesta se poate ocupa de transmiterea documentelor. Singurul lucru de care aveți nevoie este o procură pentru a efectua astfel de acțiuni.

Persoanele juridice trebuie să pregătească:

• Aplicație completată;
• Certificat OGRN;
• Certificat TIN;
• (nu este întârziat);
• Pașaport cu o copie a persoanei care va folosi EDS;
• chitanta de plata;
• SNILS al persoanei care va folosi EDS;
• Dacă semnătura va fi folosită de director, trebuie să se prevadă un ordin în baza căruia acesta ocupă această funcție;
• Pentru alți angajați, sunt necesare împuterniciri pentru a putea folosi EDS.

IP furnizează:

• Aplicație completată;
• Certificat OGRNIP;
• Certificat TIN;
• Un extras din registrul antreprenorilor, care nu are mai mult de 6 luni (o copie este posibilă);
• Chitanța de confirmare a plății.

În cazul în care cererea a fost depusă de la distanță, documentele necesare sunt trimise CA prin poștă, dacă în persoană, apoi împreună cu cererea.

Semnătură electronică pentru persoane fizice

Pentru persoane fizice, există 2 tipuri de semnături: calificate și necalificate. Procedura de obținere, în comparație cu persoanele juridice, este mult mai simplă.

Persoanele fizice folosesc de obicei ES pentru a semna anumite documente.

În prezent, astfel de sisteme au fost dezvoltate pentru aplicarea sa, cum ar fi:

• Portalul unificat al serviciilor publice;
• Rețeaua ESIA, pentru diverse informații.

Pentru ESIA este suficient un tip simplu de ES, dar pentru portalul serviciilor publice se folosește unul calificat.

Pentru a obține un EDS, un cetățean se adresează și la CA, cu toate actele și o cerere. De asemenea, trebuie să aveți o unitate flash cu dvs., pe care va fi scrisă partea privată a cheii, cunoscută doar de proprietar.

Procedura arată astfel:

• Solicitați la CA pentru un certificat și pentru a obține o cheie EDS;
• Alege o parolă;
• Completarea formularelor pentru obținerea cheilor;
• Depunerea tuturor documentelor;
• Obținerea unui certificat pentru chei.

Semnătura electronică pentru persoane juridice

Algoritmul de primire este practic același cu obținerea unei semnături de către o persoană. În același mod, se selectează un CA, se ridică toate documentele necesare și se achită factura. Singurul lucru de reținut este că extrasul din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice trebuie să fie primit la timp, deoarece procesul de pregătire a acestuia durează aproximativ 5 zile.

Funcția hash: de ce aveți nevoie de ea

funcția hash este un număr unic care se obține din document prin conversia acestuia folosind un algoritm.

Are o sensibilitate crescută la diferite tipuri de distorsiuni ale documentului, dacă se modifică cel puțin un caracter din documentul original, majoritatea caracterelor valorii hash vor fi distorsionate.

Funcția hash este concepută în așa fel încât este imposibil să restabiliți documentul original după valoarea sa și, de asemenea, este imposibil să găsiți 2 documente electronice diferite care au aceeași valoare hash.

Pentru a forma un EDS, expeditorul calculează funcția hash a documentului și o criptează folosind o cheie secretă.

În termeni simpli, este conceput pentru a simplifica schimbul de date între utilizatori. Este un instrument cheie de protecție a datelor.

Fișierul care este semnat trece prin procesul de hashing. Iar destinatarul va putea verifica autenticitatea documentului.

Forța juridică a EDS

Un EDS are aceeași forță juridică ca o semnătură obișnuită într-o versiune pe hârtie a unui document, dacă a fost aplicată fără încălcări. Dacă s-au constatat abateri, documentul nu este valabil. Statul reglementează procesul de utilizare a EDS prin legislația federală.

Perioada de valabilitate EDS

EDS-ul este valabil 12 luni din ziua în care a fost primit. Imediat ce această perioadă se încheie, se prelungește sau se primește alta.

Rezumând. Utilizarea EDS aduce cel mai mare beneficiu companiilor și întreprinderilor mari. Datorită acesteia, fluxul de documente devine mai ieftin, se deschid orizonturi largi pentru afaceri.

De asemenea, este benefic pentru cetățenii de rând să o aibă. Nu trebuie să stai la coadă, ordonă statului. servicii fără a pleca de acasă. EDS este un instrument modern, convenabil și profitabil.

Forța juridică a documentului- o proprietate a unui înscris oficial care i-a fost comunicată prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru executarea acestuia.

Capitolul 2, clauza 18. Pentru a da înscrisului putere juridică, trebuie să fie prezente următoarele detalii obligatorii:

numele organizației și (sau) unității structurale - autorul;

indicele de înregistrare;

Pentru anumite tipuri de documente, detalii suplimentare care le conferă forță legală sunt ștampila de aprobare, sigiliul, marca de certificare a copiei.

Pentru documentele electronice, funcția de tipărire este îndeplinită de EDS-ul unei persoane juridice sau de șeful unei organizații, adjuncții acestuia, o altă persoană autorizată.

Legea Republicii Belarus din 10 ianuarie 2000 nr. 357-z Pe document electronic

Articolul 11. Forța juridică a unui document electronic

Un document electronic pe un suport de mașină este echivalent cu un document pe hârtie și are aceeași forță juridică ca acesta. În cazul în care legislația Republicii Belarus impune ca documentul să fie întocmit în scris sau depus în scris sau în scris, atunci documentul electronic este considerat că respectă aceste cerințe. Originalele documentelor electronice și copiile acestora pe hârtie care îndeplinesc cerințele art. 10 din prezenta lege au aceeași forță juridică. În cazurile în care legislația Republicii Belarus impune legalizarea și (sau) înregistrarea de stat a unui document, fie un document electronic, fie copia acestuia pe hârtie este supusă certificării și (sau) înregistrării în modul stabilit de legislația Republicii. din Belarus. Procedura de documentare și circulație a informațiilor prevăzute la articolul 18 prima parte din prezenta lege sub formă de documente electronice este reglementată de actele juridice de reglementare tehnică în domeniul reglementării tehnice și standardizării și normelor de lucru de birou stabilite de legislația Republica Belarus.

Articolul 10. Copiile unui document electronic și certificarea acestora Copiile unui document electronic se realizează prin certificarea, în conformitate cu procedura stabilită de lege, a formei de reprezentare externă a unui document electronic pe hârtie. Copiile unui document electronic pe hârtie trebuie să conțină o indicație că sunt copii ale documentului electronic corespunzător. Certificarea formei de prezentare externă a unui document electronic pe hârtie poate fi efectuată: de către un notar sau altă persoană care are dreptul de a efectua acte notariale; un antreprenor individual sau o entitate juridică având, în conformitate cu legislația Republicii Belarus, dreptul de a desfășura astfel de activități. Reproducerea unui document electronic pe un obiect material, altul decât hârtie, separabil de un suport de mașină, sau copia acestuia pe hârtie, necertificată corespunzător, nu are forța juridică a unei copii a unui document electronic. Articolul 18. Documente electronice care conțin informații a căror difuzare este interzisă sau restricționată Conținutul documentelor electronice poate fi informații care constituie un secret de stat, oficial sau comercial, precum și alte informații a căror difuzare este interzisă sau restricționată. Regulile de utilizare și măsuri de protecție pentru astfel de informații sunt stabilite de legislația Republicii Belarus. Organismele de stat și persoanele juridice, funcționarii acestora, precum și persoanele fizice ale căror funcții includ lucrul cu documente electronice care conțin informații specificate în partea întâi a prezentului articol, sunt obligate să asigure măsurile necesare pentru a le proteja în conformitate cu legislația Republicii Belarus. .

8. Forme de documente: tipuri, cerințe de înregistrare, caracteristici de dezvoltare și utilizare.

Instrucțiuni privind munca de birou în organele de stat, alte organizații

Conform paragrafului 21 Document gol- o coală de hârtie standard cu detalii reproduse pe ea, care conține informații constante și un loc rezervat unei variabile. Informațiile permanente sunt detaliile organizației (numele, adresa, numerele de telefon, contul bancar etc.), iar informațiile variabile reprezintă textul principal al documentului, conținutul său principal.

Dacă documentul (de exemplu, o scrisoare) se dovedește a fi foarte voluminos, atunci numai prima pagină a documentului este realizată pe formulare, iar paginile ulterioare sunt folosite pentru a face paginile ulterioare.

Formele sunt în curs de dezvoltareîn conformitate cu Standardul de stat al Republicii Belarus STB 6.38-2004 „Sisteme de documentare unificate ale Republicii Belarus. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, aprobată prin Rezoluția Comitetului pentru Standardizare, Metrologie și Certificare din cadrul Consiliului de Miniștri al Republicii Belarus din 21 decembrie 2004 Nr. 69 (în continuare - STB 6.38-2004).

Sunt doua tipuri:

un formular pentru o scrisoare;

forma generala a altor tipuri de documente organizatorice si administrative.

La pregătirea unui anumit document, numele tipului acestuia (cu excepția unei litere) este aplicat formularului general folosind mijloace tehnice. Pe baza formularului general, se pot produce formulare pentru anumite tipuri de documente (comenzi, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale etc.). Totodată, Instrucțiunea subliniază că este recomandabil să se producă formulare pentru anumite tipuri de documente dacă volumul acestora depășește 200 de documente pe an.

Potrivit clauzei 24 din Instrucțiune la elaborarea formularelor de document, se folosesc foi standard de hârtie A4(210×297 mm) și A5(148×210 mm). Alegerea formatului de formular în pregătirea unui document depinde de natura și volumul textului. Deci, formularul A5 este folosit pentru documentele care au un text mic, nu mai mult de 5-7 rânduri.

Punctul 25 din Instrucțiune clarifică informațiile permanente pe antet, acestea sunt detaliile:

cod organizație: cod conform OKRB 004-2001 „Autorități și administrație de stat (pentru autorități și administrație publică)” sau cod conform OKRB 018-2003 „Persoane juridice și antreprenori individuali”;

· Numele companiei;

adresa poștală a expeditorului;

date de comunicare (adrese, telefoane) și comerciale (bancare).

Pe antet sunt aplicate

În ceea ce privește detaliile care se aplică formularului general, lista acestora va fi următoarea:

· Emblema de stat a Republicii Belarus (pentru organizațiile de stat);

logo-ul organizației sau marca comercială (marca de serviciu);

cod organizație: cod OKRB 004-2001 „Autorități și administrație de stat (pentru autorități publice)” sau cod conform OKRB 018-2003 „Persoane juridice și antreprenori individuali”;

numele organizației-mamă;

· Numele companiei;

denumirea unității structurale;

locul de compilare sau publicare.

Pe forma generală se aplică limite și linii pentru detalii: data, indicele de înregistrare.

Pentru întocmirea cerinței „Numele tipului de document” pe formularul general, se alocă un spațiu liber între cerințele „Numele organizației” („Numele unității structurale”) și liniile restrictive pentru cerințele „Data” și „Index de înregistrare”.

Punctul 27 din Instrucțiune prevede că formularele documentelor sunt elaborate pe baza unei dispoziții longitudinale sau unghiulare a detaliilor. Cu versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus. Lungimea maximă a liniei de detalii formular nu trebuie să depășească 73 mm. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare fără a limita dimensiunea orizontală, dar cu respectarea marginilor stabilite.

Detaliile formularului sunt găsite metoda centrată sau steag. Cu metoda centrată, începutul și sfârșitul fiecărei linii de atribut sunt centrate, adică sunt echidistante de granițele zonei de locație a atributului. Cu metoda flag, fiecare linie de atribut începe de la marginea din stânga a zonei de locație a atributului.

Trebuie avut în vedere că, dacă este necesar, pe formular pot fi aplicate semne restrictive pentru câmpuri și detalii individuale sub formă de colțuri și linii. Este permis să se pună semne pe formular pentru plierea și perforarea găurilor cu un perforator.

Când creați un formular în mai multe limbi, detaliile formularului trebuie să fie duplicate în aceste limbi.

În toate organizațiile, indiferent de forma de proprietate, un antet este realizat cu un aranjament longitudinal de detalii în două limbi.

S-a stabilit că forma unui document transmis prin e-mail, inclusiv prin sistemul de management electronic interdepartamental al documentelor organelor de stat, se întocmește în conformitate cu Anexa 21 la Instrucțiune.

Conform clauzei 31 din Instrucțiune, caracteristicile fabricării și utilizării formularelor de documente cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus sunt reglementate de acte separate ale legislației Republicii Belarus. Dar din moment ce „programul nostru educațional” este destinat într-o măsură mai mare organizațiilor cu proprietate privată, vom sublinia doar faptul că Emblema de stat a țării este folosită pe antetele organismelor și organizațiilor de stat,și nu ne vom opri mai detaliat asupra acestui subiect.

Dacă documentul nu este realizat pe antet, ci pe o foaie de hârtie albă, în partea stângă sus a primei foi a documentului, ștampila de colț. Este permisă realizarea unei ștampile unghiulare de trei tipuri:

pentru scris;

ștampila de colț comun;

O ștampilă unghiulară a unui anumit tip de document.

Compoziția detaliilor ștampilei de colț, ordinea de amplasare și execuție a acestora trebuie să corespundă compoziției, ordinea de așezare și execuție a detaliilor formularului.

Punctul 34 din Instrucțiune stabilește că dimensiunea ștampilei de colț nu trebuie să depășească 73 mm pe orizontală și 75 mm (pentru ștampilele cu imaginea emblemei de stat a Republicii Belarus sau emblema) sau 55 mm (pentru ștampilele fără imaginea emblema de stat a Republicii Belarus sau emblema) pe verticală.

9. Caracteristici și procedura de întocmire a proiectelor de acte normative.

Legea Republicii Belarus din 10 ianuarie 2000 nr. 361-Z Despre actele juridice normative ale Republicii Belarus

Caracteristicile procedurii de întocmire a proiectelor de diferite tipuri de acte normative de reglementare, cerințele tehnice și juridice pentru executarea acestora, precum și alte aspecte nereglementate de prezenta lege, sunt determinate de Regulile de pregătire a proiectelor de acte normative de reglementare elaborate de Centrul Național pentru Legislație și Cercetări Juridice al Republicii Belarus împreună cu Ministerul Justiției al Republicii Belarus și aprobat de Președintele Republicii Belarus.

Articolul 47. Procedura de intocmire a unui proiect de act normativ normativ

Pregătirea unui proiect de act legislativ de reglementare poate include:

luarea în considerare a propunerii normative și luarea unei decizii cu privire la pregătirea proiectului;

suport organizatoric, tehnic si financiar pentru pregatirea acestuia;

colectarea materialelor și informațiilor necesare;

dezvoltarea conceptului de proiect;

redactarea textului proiectului;

aprobarea proiectului;

expertiza legala si alte expertize necesare.

Organul normativ poate desfășura pe cont propriu pregătirea unui proiect de act normativ normativ sau poate instrui un alt subiect al inițiativei normative pe probleme de competența sa, poate dispune de la Centrul Național pentru Legislație și Cercetări Juridice al Republicii Belarus, precum și , în modul prescris, implică specialişti relevanţi din alte organizaţii la întocmirea proiectului, în primul rând de stat, pentru a instrui comisii sau grupuri de lucru provizorii special create în acest scop.

Întocmirea unui proiect de act normativ normativ se realizează cu participarea obligatorie a serviciului juridic al organului (organizației) de stat relevant.

Tehnologia informației și documentele electronice sunt ferm înrădăcinate în viața noastră de zi cu zi. Uneori nici nu bănuim câte informații primim și transmitem doar printr-o astfel de interacțiune.

Apropo de documente electronice, nu trebuie uitat că, în context general, acestea pot include orice informație, orice conținut creat de o persoană sau obținut prin comunicare și interacțiune cu oameni sau sisteme (merită să ne referim la conceptele de „mesaj electronic” și „document electronic”, consacrat în Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”).

Cu toate acestea, cu cât documentele electronice pătrund mai mult în viața noastră de zi cu zi, cu atât depindem mai mult de ele. Astăzi, o cantitate mare de informații importante și semnificative este stocată în formă electronică, astfel încât să puteți face o rezervare la cuvintele clasicului, ținând cont de noile tehnologii. Cu alte cuvinte, este posibil să ucizi omul modern doar cu o bucată de hârtie? În acest articol vom vorbi despre semnificația juridică a documentelor electronice.

Conceptele de semnificație juridică și forța juridică a unui document

Abrevierea JUZED (document electronic semnificativ din punct de vedere juridic) este destul de des folosită în articole și rapoarte despre managementul documentelor electronice.

Care este diferența dintre un document care are semnificație juridică? Pentru a face acest lucru, trebuie să stabilim care este semnificația juridică a unui document. Definiția necesară este dată în GOST R 7.0.8-2013. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (în continuare - GOST R 7.0.8-2013).

Semnificația juridică a documentului- proprietatea unui document pentru a acționa ca confirmare a activităților de afaceri sau a evenimentelor personale.

Semnificația juridică este strâns legată de conceptul de forță juridică a unui document, dar este necesar să le distingem (am vorbit deja despre acest lucru în articolul „Hârtie sau cod binar: test de rezistență”).

Același standard menționat mai sus definește conceptul de forță juridică a unui document.

Forța juridică a documentului- proprietatea unui document oficial pentru a produce consecințe juridice.

După cum puteți vedea, în această definiție nu mai vorbim de un simplu document, ci de unul oficial. Să ne întoarcem din nou la standardul GOST R 7.0.8-2013.

Document oficial- un document creat de o organizație, funcționar sau cetățean, întocmit în modul prescris.

Astfel, pentru ca un document să aibă forță juridică, acesta trebuie să fie oficial și semnificativ din punct de vedere juridic.

Toate acestea se aplică pe deplin documentelor electronice cu avertismentul că, pentru a le conferi forță juridică, este necesar să se țină cont de specificul formei lor.

Forța juridică a documentului electronic

Forța juridică a documentului este asigurată prin respectarea unui număr de reguli:

1. Actul se întocmește conform procedurii stabilite.
2. Conținutul documentului nu contravine legislației Federației Ruse.
3. Documentul este semnat de o persoană autorizată.

În cazul documentelor electronice, mai apare un articol:

4. Lucrarea cu astfel de documente trebuie să respecte reglementările stabilite de legislația Federației Ruse (relevante pentru facturi).

De exemplu, legislația Federației Ruse ne permite să încheiem contracte în formă electronică și să le semnăm cu semnătură electronică (în continuare - ES), dar cu condiția ca în același timp și cerințele legislației în domeniul aplicării sunt luate în considerare ES. Prin urmare, un document electronic semnat de un ES simplu sau necalificat nu va avea forță juridică în cazul nerespectării cerințelor Legii federale „Cu privire la semnătura electronică”.

Un alt exemplu poate fi dat prin amintirea procedurii de schimbare a facturilor în formă electronică. O astfel de factură va avea forță legală, adică va da naștere dreptului contribuabilului de a deduce TVA numai dacă sunt îndeplinite cerințele Ordinului Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 10 noiembrie 2015 nr. 174n. . În caz contrar, contribuabilul nu își va putea exercita dreptul, întrucât nu va exista niciun document care să-l genereze.

De menționat că însuși operatorul de gestionare a documentelor electronice în acest caz nu asigură atât semnificația juridică a documentului, cât acționează ca una dintre componentele obligatorii pentru furnizarea acestuia.

Acest lucru este greu de posibil cu documentele pe hârtie, motiv pentru care, atunci când lucrați cu documente electronice, este necesar să țineți cont de specificul acestora și să aveți grijă în respectarea cerințelor legii în acest domeniu.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că o serie de documente pur și simplu nu pot fi convertite în formă electronică. Și deși legiuitorul nu interzice acest lucru, iar uneori chiar o permite direct, acest lucru nu se poate face din motive indirecte (imposibilitatea lucrării ulterioare cu astfel de documente, lipsa reglementării privind păstrarea acestora etc.).

De exemplu, documentele de personal. Cele mai multe dintre ele se referă la documente de stocare pe termen lung și chiar permanent (de exemplu, fișierele și cardurile personale sunt stocate timp de 75 de ani). În primul rând, pentru a asigura semnificația juridică a unor astfel de documente în formă electronică pe întreaga perioadă de stocare, trebuie respectate o serie de condiții tehnice; în al doilea rând, documentele care necesită semnarea repetată de către, de exemplu, un angajat, sunt mai convenabil de păstrat pe hârtie.

Probleme

Este important ca o organizație să asigure forța juridică atât a documentelor electronice „interne”, cât și a celor „externe”. În caz de neînțelegeri, dispute sau litigii, vă puteți dovedi cazul numai cu ajutorul USED (acest lucru este valabil pentru orice documente electronice, și nu doar pentru documentele entităților comerciale).

Cu toate acestea, adesea unul dintre principalii factori de oprire în tranziția către gestionarea electronică a documentelor pentru o organizație este teama de neacceptare și atitudinea suspectă față de astfel de documente din partea agențiilor guvernamentale și a contrapartidelor.

Mai mult decât atât, statul este cel care inițiază adesea trecerea (uneori chiar obligatorie - ca în cazul raportării fiscale) la gestionarea electronică a documentelor (de exemplu, ultimele modificări ale legislației procedurale. Deși, de regulă, legiuitorul nu este preocupat). despre reglementarea detaliată a muncii cu documente electronice pe tot parcursul ciclului lor de viață (de la creare până la distrugere), ceea ce dă naștere la multe întrebări și îngrijorări. În orice caz, documentele electronice sunt realitatea noastră și este necesar nu numai să ne înțelegem dar și să-l folosească pentru bine.

Inițial, se pare că există mai multe cerințe pentru documentele electronice și este mai dificil să le respectați decât să lucrați „pe hârtie”, dar deja de la începutul utilizării gestionării electronice a documentelor, devine clar că aceasta este doar o chestiune de obicei.

Și cu gestionarea electronică a documentelor, aceste documente au forță legală? cum se confirmă expedierea? mulțumesc anticipat!

Cum să organizezi documentele în contabilitate. Forța juridică a gestiunii electronice a documentelor. Ce ar trebui să se reflecte în politica contabilă despre managementul documentelor electronice.

Întrebare:Și cu gestionarea electronică a documentelor, aceste documente au forță legală? cum se confirmă expedierea?

Răspuns: Da, documentele semnate cu semnătură electronică (calificate, simple, necalificate) sunt recunoscute ca fiind echivalente cu documentele pe hârtie, au forța documentelor pe hârtie cu semnătură olografă.

O astfel de afirmație rezultă din prevederile paragrafelor 1 și 2 ale art. 6 din Legea semnăturii electronice din 6 aprilie 2011 Nr. 63-FZ.

Motivație

Cum să organizezi documentele în contabilitate

Documente electronice

Cum se emite și se certifică un document primar electronic

Documentele primare pot fi întocmite atât pe hârtie, cât și în format electronic (partea 5 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Ultima opțiune este posibilă dacă documentele sunt certificate printr-o semnătură electronică ().

Formatul de depunere a unui document privind transferul de mărfuri în timpul operațiunilor de tranzacționare în formă electronică a fost aprobat prin ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 30 noiembrie 2015 nr. ММВ-7-10/551. Formatul de depunere a unui document privind transferul rezultatelor muncii (un document privind furnizarea de servicii) în formă electronică a fost aprobat prin ordin al Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 30 noiembrie 2015 nr. MMV-7-10 / 552. Aceste formate sunt relevante atât în ​​activitățile de afaceri, cât și la depunerea documentelor la solicitarea inspecției în formă electronică.

Și dacă organizația întocmește documente care nu sunt în formatul aprobat de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei? Apoi depuneți formularele la inspectori pe hârtie - certificați copiile cu mențiunea că documentele sunt semnate cu semnătură electronică.

Precizări similare sunt date în scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 noiembrie 2015 Nr. ED-4-15 / 19671.

Pentru detalii despre modul de depunere a documentelor către inspectorii fiscali, consultați:

1. Cum să depuneți documentele la cererea inspectorilor în timpul unui control fiscal de birou;
2. Cum să depuneți documentele la cererea inspectorilor în timpul unui control fiscal la fața locului.

Semnatura electronica

Există următoarele tipuri de semnătură electronică:

1. simplu;
2. întărit necalificat;
3. calificat sporit.

Ce semnătură electronică să folosiți pentru documentele contabile primare este stabilită de standardele federale de contabilitate (clauza 4, partea 3, articolul 21 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Dar în prezent nu există un astfel de standard. Prin urmare, puteți semna primarul cu orice semnătură electronică.

Un document care este semnat cu o semnătură simplă sau îmbunătățită necalificată are efectul unui document pe hârtie cu o semnătură de mână. Dar numai dacă există un acord între contrapărți pentru verificarea acestor semnături. Concluzii similare rezultă din paragrafele și articolul 6 din Legea din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ și sunt confirmate prin scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 13 ianuarie 2016 nr. 03-03-06 / 1/259, din 5 mai 2015 Nr. 07- 01-06 / 25701 , din 4 august 2015 Nr. 03-03-06 / 44905 , Serviciul Fiscal Federal al Rusiei din 19 mai 2016 Nr. SD-4-3 / 8904 .

Trebuie remarcat faptul că mai devreme, Ministerul de Finanțe al Rusiei a adoptat o poziție diferită: documentele primare trebuie să fie certificate doar cu o semnătură calificată îmbunătățită. Dacă utilizați o semnătură simplă sau îmbunătățită necalificată, atunci documentele nu pot fi acceptate pentru contabilitate și contabilitate fiscală. Asemenea precizări au fost date de Ministerul de Finanțe al Rusiei prin scrisorile din 12 aprilie 2013 nr. 03-03-07 / 12250, din 25 decembrie 2012 nr. 03-03-06 / 2/139, din 28 mai 2012 Nr. 03-03- 06/2/67, 7 iulie 2011 Nr. 03-03-06/1/409.

Ținând cont de faptul că în scrisorile ulterioare Ministerul de Finanțe al Rusiei și-a înmuiat poziția, documentele digitale pot fi certificate cu orice semnătură electronică. Cu toate acestea, este mai sigur să utilizați o semnătură calificată îmbunătățită.

Ce ar trebui să se reflecte în politica contabilă despre managementul documentelor electronice

Dacă organizația a decis să întocmească documente primare în formă electronică, această metodă de păstrare a documentației trebuie să se reflecte în politica contabilă. În special, în politica contabilă este necesar să se stabilească:
- o listă a documentelor implicate în gestionarea documentelor electronice;
- o listă a angajaților care au dreptul de a semna documente electronice;
- o metodă de schimb electronic de documente (cu sau fără implicarea unui operator de management electronic de documente);
- procedura de stocare a documentelor electronice;
- modalitatea de depunere a documentelor la solicitarea inspectoratului fiscal (în formă electronică sau pe hârtie).

Dar formatele documentelor electronice pe care le utilizează organizația nu trebuie să fie reflectate în politica contabilă. Acest lucru a fost confirmat de Serviciul Fiscal Federal al Rusiei într-o scrisoare din 10 noiembrie 2015 nr. ED-4-15 / 19671. Deși această scrisoare se referă la politica contabilă în scopuri fiscale, concluzia Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este, de asemenea, relevantă pentru politica contabilă în scopuri contabile.

Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 privind semnătura electronică

Articolul 6

1. Informațiile în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică calificată, sunt recunoscute ca un document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână și pot fi utilizate în orice raport juridic în conformitate cu legislația Federației Ruse, cu excepția dacă legile federale sau adoptate în conformitate cu actele lor juridice de reglementare stabilesc cerința necesității întocmirii unui document exclusiv pe hârtie.

2. Informațiile în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică simplă sau cu o semnătură electronică necalificată, sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură de mână, în cazurile stabilite de legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanții la o interacțiune electronică. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică necalificată ca echivalente cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână ar trebui să prevadă procedura de verificare a semnăturii electronice. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică simplă ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână trebuie să respecte cerințele articolului 9 din prezenta lege federală.

Documentele electronice devin treptat un element al activității economice a companiilor rusești. Sunt convenabile, vă permit să nu umpleți biroul cu o grămadă de hârtie, iar companiile pot schimba astfel de documente în câteva secunde. Dar ce este necesar pentru ca un document electronic să aibă forță juridică? Și cum să dovedești forța juridică a unui document electronic în instanță?

Forța juridică a documentului electronic

Legislația rusă actuală recunoaște posibilitatea procesării unei tranzacții folosind un document electronic, cu condiția ca astfel de documente să fie semnate cu o semnătură electronică. Regulile relevante sunt consacrate în art. 434 din Codul civil al Federației Ruse și în partea 4 a art. 11 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informație, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” (în continuare - Legea nr. 149-FZ).

În formă electronică, pot fi întocmite nu numai contracte, ci și documente contabile primare și consolidate - cu condiția ca acestea să fie certificate printr-o semnătură electronică (articolul 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” ). Articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse permite în mod expres întocmirea și emiterea de facturi în formă electronică prin acordul comun al părților la tranzacție și dacă acestea au mijloace tehnice compatibile pentru primirea și cu condiția ca factura electronică să fie semnată de un autorizat. semnătura electronică a conducătorului societății sau a unei persoane împuternicite de acesta1.

Astfel, un element cheie al oricărui document electronic, care indică forța sa juridică și confirmă faptul transmiterii de către partea corespunzătoare, este semnătura electronică. Prezența acestuia nu este ultimul fapt în cursul procesului și, prin urmare, este necesar să spunem mai multe despre reglementarea legală a semnăturii electronice.

Semnatura electronica

La paragraful 1 al art. 6 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică” (în continuare - Legea nr. 63-FZ) stabilește că, ca regulă generală, informațiile în formă electronică semnate cu semnătură electronică calificată sunt recunoscute. ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână. O regulă similară este stabilită în paragraful 3 al art. 11 din Legea nr.149-FZ. Această cerință este formulată ca o normă imperativă, dar instanțele au dreptul de a recunoaște o simplă semnătură ca o certificare corespunzătoare a informațiilor, ceea ce fac adesea în practică.

Aici ajungem la problema tipurilor de semnături electronice legalizate în legislația rusă modernă. Articolul 5 din Legea nr. 63-FZ denumește următoarele tipuri de semnătură electronică:

1. Semnătură electronică simplă.

Atunci când se aplică, faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană se confirmă prin utilizarea codurilor, parolelor sau a altor mijloace.

2. Semnătură electronică îmbunătățită.

Ea trebuie:

1) se formează ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;

2) permit identificarea persoanei care a semnat documentul electronic;

3) permit detectarea faptului de a efectua modificări documentului electronic după momentul semnării acestuia;

4) să fie creat folosind mijloace de semnătură electronică.

3. Semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Semnăturile electronice îmbunătățite sunt împărțite în calificate și necalificate. Cheia de verificare a semnăturii electronice calificate îmbunătățite trebuie specificată în certificatul calificat.

Informațiile în formă electronică semnate cu o semnătură electronică simplă sau cu o semnătură electronică necalificată sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână. Dacă, în conformitate cu legislația sau practica comercială, un document trebuie să fie certificat cu un sigiliu, atunci un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână și certificat cu un sigiliu. Această regulă este stabilită de părțile 2 și 3 ale art. 6 din Legea nr.63-FZ. Cu alte cuvinte, semnăturile electronice simple și necalificate corespund unui autograf, iar o semnătură sporită corespunde certificării unui document printr-o semnătură și un sigiliu. Astfel, o semnătură necalificată îmbunătățită poate fi recunoscută atât ca analog al unei semnături, cât și ca analog al unei semnături cu sigiliu.

Document electronic în instanță

Documentele trimise prin e-mail, în conformitate cu clasificarea de mai sus, pot fi numite semnate cu o simplă semnătură electronică. Cu toate acestea, instanța poate recunoaște schimbul de astfel de documente drept încheierea corespunzătoare a unui acord dacă circumstanțele cazului indică realitatea tranzacției: de exemplu, livrarea mărfurilor este efectuată, ceea ce este confirmat de facturi, borderouri și ordine de plata. În special, o astfel de poziție juridică este confirmată de decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 17 octombrie 2008 nr. 13675/08.

Un document electronic este prezentat instanței într-o formă tipărită cu un certificat al șefului sau al unui angajat autorizat al organizației care depune acest document la instanță. Acest certificat trebuie să indice că copia tipărită pe hârtie corespunde originalului electronic. Dacă documentul este semnat cu o semnătură electronică simplă, atunci cel puțin data și ora formării unui astfel de document electronic și partea care a trimis acest document ar trebui să fie clare din tipărirea transmisă. Dacă documentul electronic este semnat cu o semnătură îmbunătățită, atunci imprimarea trebuie să conțină o marca specială pe semnătura electronică.

Instanța poate recunoaște un acord încheiat prin e-mail dacă fiecare dintre părți a depus tipări identice ale unui astfel de acord. Totodată, astfel de copii chiar identice pe hârtie, neconfirmate prin alte probe, nu pot servi ca fapt de confirmare a încheierii contractului. Dar dacă probele nu sunt strânse, iar copiile acordurilor depuse de părți conțin condiții diferite? Tocmai pentru prevenirea unor astfel de situații în timpul procesului este necesară, chiar și la încheierea contractului, certificarea acestuia cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

O astfel de semnătură va face posibilă certificarea a două puncte fundamentale: în primul rând, că contractul a fost semnat de partea corespunzătoare (deoarece certificatul este înregistrat și eliberat cu funcția de semnatar) și, în al doilea rând, că documentul semnat cu un semnătura electronică calificată a rămas neschimbată după semnare.

În partea 1 a art. 4 din Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, care este încă în vigoare, se stabilesc următoarele caracteristici, observându-se care semnătură digitală electronică este considerată echivalentă cu una scrisă de mână:

1. Certificatul cheie de semnătură este valabil la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic.

2. A fost confirmată autenticitatea semnăturii electronice din documentul electronic.