Ak spoločnosť plánuje prejsť na elektronickú správu dokumentov, naše odporúčania vám pomôžu vytvoriť akčný plán. Povedia vám, ako vyjednávať s dodávateľmi, vybrať si dodávateľa a pripraviť personál na zmeny v práci.

Ak sa spoločnosť chystá prejsť na elektronickú správu dokumentov (EDF) s protistranami, vopred si zhodnoťte, akú časť dokumentov bude môcť elektronicky prenášať. Od toho závisí rozsah projektu, jeho pracovný plán, mzdové náklady a výdavky spoločnosti.

Ako vypracovať plán práce na prechod na elektronickú správu dokumentov s dodávateľmi

Rozdeľte si prácu na prechode firmy na elektronickú správu dokumentov do blokov:

• organizačné záležitosti;
• protistrany;
• tok dokumentov;
• personál;
• poskytovateľ;
• rozpočtu.

Uveďte, aké úlohy budú dokončené v rámci každého bloku (pozri.

). V prípade potreby upravte zoznam. Predpokladajme, že spoločnosť nemusí potrebovať automatizáciu: je vhodné sledovať stav registrácie dokumentov prostredníctvom účtovného systému spoločnosti, ale ak objem toku dokumentov nie je veľký, náklady na automatizáciu sa neoplatia.

Rozhodnite sa sami, v akom poradí vykonáte vyššie uvedené kroky. Niektoré práce môžu byť vykonávané súčasne, napríklad príprava prezentačných materiálov pre zamestnancov a vyjednávanie s dodávateľmi.

Ako rokovať s protistranami o prechode na elektronickú správu dokumentov

Rozdeľte protistrany spoločnosti do štyroch skupín. Každá skupina bude musieť zaujať osobitný prístup, aby sa dohodla na prechode na elektronickú správu dokumentov. Je možné, že nie všetky protistrany budú súhlasiť, budete si s nimi musieť naďalej vymieňať papierové doklady alebo ukončiť spoluprácu.

Významné protistrany, ktoré používajú elektronickú správu dokumentov. Takéto spoločnosti už spolupracujú so svojimi poskytovateľmi, možno nie s organizáciami, s ktorými má vaša spoločnosť v úmysle spolupracovať. S protistranami z tejto skupiny môžete jednať takto:

1. Zvážte, či je vhodné uzavrieť zmluvu s poskytovateľom, s ktorým kupujúci (dodávateľ) spolupracuje.

2. Zistite, či medzi zamýšľaným poskytovateľom vašej spoločnosti a poskytovateľom protistrany existuje roaming.

3. Vyzvite protistranu, aby uzavrela zmluvu s poskytovateľom, ktorého si vybrala vaša spoločnosť.

Významné protistrany, ktoré nepoužívajú elektronickú správu dokumentov. Ak kupujúci (dodávateľ) odmietne používať elektronickú správu dokumentov a pre spoločnosť je nerentabilné prestať s ním spolupracovať, postupujte podľa jedného zo scenárov:

1. Použite s takouto protistranou .

2. Dohodnite si stretnutie a pokúste sa ich presvedčiť, aby používali elektronickú správu dokumentov.

Sľúbte, že budete tolerantní k prípadným nedostatkom a pomôžete vytvoriť elektronický tok dokumentov pri spolupráci s vašou spoločnosťou.

Malýprotistrany, ktoré využívajú elektronickú správu dokumentov. Na túto skupinu kupujúcich a dodávateľov možno uplatniť rovnaké možnosti ako na významné protistrany. Je však vhodné viesť rokovania formou korešpondencie, aby ste nestrácali čas navyše. Ak nie je možné dosiahnuť dohodu, môže byť jednoduchšie spoluprácu odmietnuť.

Malýprotistrany, ktoré nepoužívajú elektronickú správu dokumentov. Ak kupujúci (dodávateľ) nepatrí medzi kľúčových partnerov spoločnosti, snažte sa ho motivovať k využívaniu elektronickej správy dokumentov u poskytovateľa, ktorý vám vyhovuje. Možnosti:

1. Oznámte, že napríklad od začiatku nového štvrťroka vaša spoločnosť prijíma a odosiela dokumenty iba v elektronickej podobe.

2. Vezmite si províziu, ak protistrana prehrá a poslal duplikáty; pokutu, ak predložil originály dokladov po lehote. Uplatňovať takéto opatrenia vo vzťahu ku kupujúcim (dodávateľom), ktorí neodovzdajú doklady načas.

Pre malé firmy, ktoré si vymieňajú papierové dokumenty, sa oplatí pripraviť prehľadnú prezentáciu. Ak protistrany pochopia nuansy elektronickej správy dokumentov, bude ich jednoduchšie presvedčiť, aby zmenili pracovný postup. So všetkými malými nákupcami a dodávateľmi spoločnosti sa sotva možno stretnúť, preto prezentácia presvedčí.

Ako si vybrať poskytovateľa elektronickej správy dokumentov

Ak má spoločnosť veľa protistrán, s najväčšou pravdepodobnosťou bude musieť spolupracovať s niekoľkými poskytovateľmi. Pokúste sa minimalizovať ich počet.

Vyberte si poskytovateľov:

• s ktorými už protistrany spoločnosti spolupracujú a na ktoré môžete previesť významný objem transakcií;
• ktoré majú maximálny roaming;
• ktoré môžu používať podpisové certifikáty spoločnosti (ak existujú).

Cenový faktor nie je potrebné brať do úvahy. Ak poskytovateľ nemá roaming u poskytovateľov vašich protistrán, nie je vhodný, aj keď sú jeho služby lacnejšie.

Ako formalizovať tok dokumentov spoločnosti

Pred prechodom na elektronickú správu dokumentov musíte formalizovať pohyb firemných dokumentov. Podľa potreby zostavte alebo upravte:

1. Zoznam dokumentov, ktoré spoločnosť používa pri práci s protistranami.

2. Aktuálny zoznam úradníkov zapojených do toku dokumentov. Uveďte, kto:

• vytvorí dokument – ​​nahrá ho na osobný účet poskytovateľa;
• podpíše dokument. Títo zamestnanci budú potrebovať prihlasovacie meno a heslo na zadanie svojho osobného účtu a certifikátov elektronického podpisu;
• kontroluje podpis dokumentu protistranou;
• vytlačí dokument a uloží ho do priečinka alebo ho uloží na firemný server.

Tento zoznam sa musí neustále aktualizovať. Len čo zamestnanec odíde, jeho elektronický podpis musí byť zrušený a vydaný novovymenovanej osobe.

Pripraviť a doložiť vo vnútorných predpisoch harmonogram pohybu dokumentov od momentu vytvorenia až po odoslanie do archívu (viď. ).

Ako pripraviť personál spoločnosti na prechod na elektronickú správu dokumentov

Ako rýchlo a úspešne spoločnosť prejde na , závisí od zamestnancov. Aby sa im zabránilo v sabotovaní projektu, je dôležité nenútiť, ale presvedčiť ich o výhodách inovácie.

Významnou nákladovou položkou pri zavádzaní elektronickej správy dokumentov je platba za pracovný čas zamestnancov, ktorý vynaložia na zaškolenie na prácu v novom systéme a riešenie havarijných situácií. Uskutočňujte centralizované osvetové a školiace úsilie na zníženie týchto nákladov.

Začnite s vysvetľovaním a školením vopred – keď sa manažment rozhodol prejsť na elektronickú správu dokumentov. Zorganizujte prezentáciu vysvetľujúcu princípy práce pre všetkých zamestnancov spoločnosti, vrátane zamestnancov, ktorí sa nepodieľajú na elektronickej správe dokumentov.

Venujte osobitnú pozornosť signatárom školenia. Vytvorte im jasné a podrobné pokyny, najlepšie so snímkami obrazovky: na ktorú stránku ísť, aké informácie zadať a kde, aké tlačidlá a v akom momente stlačiť, ako pracovať s podpisovým certifikátom.

Nasledujúce argumenty pomôžu presvedčiť zamestnancov, aby podporili projekt zavedenia elektronickej správy dokumentov:

• Z hľadiska miery zodpovednosti úradníka sa elektronický podpis nelíši od fyzického;
• Elektronická správa dokumentov umožňuje rýchle vytváranie a spracovanie dokumentov. Nemusíte volať a zisťovať, kedy protistrana podpíše a pošle požadovaný dokument;
• dokumenty sa nestratia. Bude ľahšie ich nájsť.

Ako plánovať náklady na implementáciu elektronickej správy dokumentov

pozostáva z nasledujúcich častí:

1. Náklady na služby poskytovateľa sú 10 000 - 20 000 rubľov. za rok, závisí od tarifného plánu. Zistite si ich ceny a rozpočet.

2. Cena certifikátu elektronického podpisu je 1000–2000 rubľov. ročne, závisí od tarifného plánu výrobcu certifikátu.

3. Platy zamestnancov – dodatočné platby alebo náklady na čas, ktorý zamestnanci strávia nie svojimi priamymi povinnosťami. Náklady závisia od trvania úloh a nákladov na jednu hodinu práce zamestnanca.

Náročné na prácu budú nasledovné druhy prác: stretnutia a telefonické rozhovory s dodávateľmi, príprava prezentácií a pokynov pre dodávateľov a zamestnancov vašej spoločnosti, školenia zamestnancov, riešenie núdzových situácií (viď. ). Naplánujte si, ako dlho to bude trvať.

Rozpočítajte nielen platy zamestnancov, ale aj sociálne odvody z nich.

4. Náklady na automatizáciu – závisia od úloh, ktoré chce firma riešiť, zložitosti ich implementácie a od nákladov na hodinu vývojárskej práce.

Pripravené z materiálov

Oblasť správy elektronických dokumentov sa aktívne rozvíja, a preto je potrebné neustále dopĺňať a zlepšovať legislatívu týkajúcu sa tejto činnosti. Regulačné právne akty definujú prácu prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov a zároveň ustanovujú dôvody, podľa ktorých je príslušná dokumentácia overená digitálnym podpisom rovnocenná s dokumentmi na papieri.

Rozsah toku dokumentov upravujú tieto legislatívne akty:

• „O schválení Postupu pre vystavovanie a prijímanie faktúr v príslušnej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím vylepšeného kvalifikovaného elektronického podpisu“;
• "O elektronickom podpise."

Používanie tohto typu podnikania vám umožňuje riešiť nielen aktuálne problémy, ale aj rýchlo vykonávať bezpečné transakcie s partnerskými inštitúciami. Zjednodušený je aj postup predkladania správ regulačným útvarom, keďže všetku dokumentáciu možno kedykoľvek preniesť cez internet.

Okrem toho vám odporúčame prečítať si text.

Elektronická správa dokumentov (EDF) je mechanizmus pre automatické procesy spracovania elektronickej dokumentácie, implementujúci koncept „bezpapierovej kancelárskej práce“. Hlavným prvkom tohto procesu je elektronický dokument, ktorý je vytvorený pomocou nástrojov na spracovanie počítačových údajov a uložený ako súbor toho či onoho formátu na počítačových médiách.

Typ EDI závisí od špecifík inštitúcie:

• priemyselné EDI;
• administratívne;
• archivovaný súbor;
• profesionálny;
• účtovník;
• sklad;
• technologicky vyspelé;
• tajné a dôverné EDI.

Vzhľadom na to, že čoraz viac inštitúcií sa snaží zaviesť systém EDI s cieľom zvýšiť efektívnosť využívania pracovného času, rozhodla sa ruská vláda vypracovať samostatný legislatívny akt. Federálny zákon „o elektronickom podpise“ zo 6. apríla 2011 č. 63-FZ bol prijatý poslancami Štátnej dumy 25. marca 2011 a schválený Radou federácie 30. marca toho istého roku.

Tento federálny zákon upravuje vzťahy v oblasti používania digitálnych podpisov a toku dokumentov pri vykonávaní občianskych transakcií, poskytovaní vnútroštátnych a komunálnych služieb, ako aj pri vykonávaní iných vládnych funkcií.

Text tohto federálneho zákona pozostáva z 20 článkov:

• článok 1. Rozsah zákona;
• článok 2 Hlavné definície použité v tomto návrhu zákona sú;
• článok 3 Legislatívna úprava vzťahov v oblasti aplikácie toku dokumentov na internete;
• článok 4. Pravidlá používania elektronickej správy dokumentov;
• článok 5. Typy EDI;
• Článok 6. Zásady rozpoznávania toku elektronických dokumentov podpísaných digitálnym podpisom ako ekvivalentných k papierovým dokumentom;
• Článok 7. Uznávanie elektronických podpisov na medzinárodnej úrovni;
• článok 8. Právomoci federálnych výkonných služieb týkajúce sa príslušného toku dokumentov;
• Článok 9. Aplikácia jednoduchého EDI;
• článok 10. Práva a povinnosti účastníkov elektronickej interakcie v oblasti toku dokumentov;
• článok 11 uznávanie kvalifikovaného elektronického podpisu;
• článok 12 Spôsoby vhodného podpisu;
• článok 13 certifikačné centrum;
• článok 14. osvedčenie o kontrole;
• článok 15 Akreditované certifikačné centrum;
• Článok 16. Právomoci centra;
• článok 17. Kvalifikovaný certifikát;
• článok 18. Vydanie príslušného certifikátu;
• článok 19 Záverečné ustanovenia zákona;
• Článok 20 Nadobudnutie účinnosti federálneho zákona č. 63.

Dôležité! Samotný dokument vytvorený elektronicky na počítači nie je právne významný. Legislatívny význam nadobúda až pomocou digitálneho podpisu, ktorý je obdobou vlastnoručného podpisu.

Stiahnite si text federálneho zákona

Systémov správy dokumentov môže byť toľko, koľko je podtypov činností. Ak je to potrebné, môžete automatizovať akúkoľvek súkromnú dokumentáciu.

Výhody používania správy digitálnych dokumentov:

• jediná registrácia aktu, ktorá umožňuje jeho presnú identifikáciu v príslušnom systéme;
• súčasné vykonávanie niekoľkých operácií, pomocou ktorých môžete skrátiť čas pohybu dokumentu a zvýšiť efektivitu vykonávania;
• nepretržitý pohyb úkonu, ktorý umožňuje rýchlo identifikovať osobu zodpovednú za jeho vykonanie v ktoromkoľvek okamihu procesu;
• spoločný základ, ktorý neumožňuje duplikáciu dokumentov;
• efektívne a efektívne vyhľadávanie dokumentácie aj s minimom informácií;
• efektívny systém vykazovania, ktorý vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentu v ktorejkoľvek fáze toku dokumentov.

Stiahnite si federálny zákon„O elektronickom podpise“ zo dňa 04.06.2011 č. 63-FZ v najnovšom vydaní.

Môžete si preštudovať aj text zákona o poštových službách

Zmeny v zákone o toku dokumentov

Koncom roka 2015 bol prijatý federálny zákon č. 445-FZ „O zmene a doplnení federálneho zákona „o elektronickom podpise“ zo dňa 6. apríla 2011 č. 63-FZ, ktorý nadobudol účinnosť 31. decembra 2017.

Nasledujúce články boli predmetom zmien a doplnení:

Článok 6 časť 3.1

Doplňte text nového vydania: „Federálne zákony stanovujú, že dokument musí byť podpísaný niekoľkými osobami s použitím typu podpisu stanoveného právnymi predpismi Ruskej federácie.

Článok 8

Podľa noviniek by mal byť odsek 1 časti 5 článku 8 uvedený takto: „Po dohode s autorizovanou federálnou službou, normami a požiadavkami na formu kvalifikovaného certifikátu a zásadami vlastníctva kľúča elektronického podpisu, as ako aj tok dokumentov.

Článok 12 časť 1 odsek 3

Tento článok bol doplnený o nasledujúci text: „Povolenie na vytvorenie digitálneho podpisu vo formáte regulovanom federálnou výkonnou službou. Funkcie, ktoré uskutočňujú rozvoj a implementáciu národnej politiky a legislatívnej úpravy v oblasti informačných technológií.“

Článok 13 časť 1 odsek 1.1

Podľa novej verzie zákona sa overenie tohto toku dokumentov vykonáva v súlade so základnými princípmi potvrdenia vlastníctva kľúča elektronického podpisu.

Článok 16

Tretí odsek zverejniť v novom vydaní: „Nástroje elektronického podpisu, ako aj prostriedky certifikačného centra musia zriadiť a potvrdiť platnosť kvalifikovaného certifikátu v čase podpisu príslušného dokumentu.“

Článok 17

Časť 2.1 federálneho zákona o toku dokumentov by sa mala doplniť o tento text: „Prevádzkovatelia národných a obecných informačných systémov ustanovených predpismi nemajú právo požadovať, aby kvalifikovaný certifikát obsahoval informácie, ktoré môžu obmedziť jeho použitie v iných informáciách. systémy.”

Ak federálny zákon o toku dokumentov cez internet nezohľadňuje požiadavky a pravidlá pre konkrétne odvetvie alebo inštitúcia plánuje zaviesť samostatnú činnosť, potom si v tomto prípade môže organizácia vytvoriť vlastný podnikový informačný systém. Koniec koncov, tento systém bol vytvorený s cieľom zjednodušiť prácu podnikov pri uzatváraní rôznych transakcií. Preto by táto dokumentácia mala obsahovať nielen princípy, ale aj aplikácie regulujúce firemný elektronický tok dokumentov.

Elektronická správa dokumentov (EDF)- súbor automatizovaných procesov na prácu s dokumentmi podávanými v elektronickej podobe bez použitia papierových médií.

Elektronické doklady v schválených formách sú súčasťou všetkých účtovných programov, ale aby bol elektronický doklad právne uznaný, musí byť podpísaný elektronickým podpisom.

Typy elektronických dokumentov

Elektronický dokument podpísaný elektronickým podpisom možno použiť, ak legislatíva Ruskej federácie neobsahuje priamy zákaz jeho použitia.

Elektronickými dokumentmi teda môžu byť zmluvy, rôzne faktúry, prihlášky, výkazy, prihlášky, ale aj dodacie listy, úkony a faktúry.

Elektronické dokumenty sa tiež delia na neformálne dokumenty a formalizované dokumenty.

Neformalizované dokumenty – listy, zmluvy, splnomocnenia, technická dokumentácia a iná korešpondencia – sú oslobodené od prísnej regulácie zo strany štátu.

Pre formalizované dokumenty niektoré legislatívne akty stanovujú prísne požiadavky na formát a pravidlá prenosu.

Formalizovaný dokument je dokument vytvorený podľa formátu Federálnej daňovej služby.

Formalizované dokumenty priamo ovplyvňujú presnosť výpočtov dane, preto je pre ne dôležité dodržiavanie všetkých postupov prevodu.

Formalizovanými dokladmi sú napríklad elektronické faktúry.

Pre niektoré primárne dokumenty Federálna daňová služba Ruska vyvinula odporúčaný formát pre nákladný list vo formulári TORG-12 a osvedčenie o prijatí (práce) pre služby.

Napriek tomu, že je uvedený odporúčaný formát takýchto dokladov, ide o formát, v akom musia firmy na požiadanie daňového úradu tieto doklady elektronicky zaslať, ak je potrebné potvrdiť výdavky na daň z príjmov.

Možnosti elektronickej správy dokumentov

Existujú dve možnosti organizácie elektronického systému správy dokumentov. Prvým je uzatvorenie zmluvy o elektronickej správe dokumentov s protistranami a výmena dokumentov podpísaných elektronickým podpisom prostredníctvom emailu. V tomto prípade môžete použiť jednoduchý elektronický podpis.

Druhou možnosťou je zorganizovať elektronickú správu dokumentov prostredníctvom špeciálneho operátora.

Touto metódou sa spoločnosť pripája k predpisom na výmenu elektronických dokumentov a môže si s protistranami vymieňať formalizované dokumenty (pre ktoré Federálna daňová služba Ruska oficiálne schválila formát), ako aj neformálne (zmluvy, dohody, správy o odsúhlasení atď.). .).

Hlavné funkcie systému elektronickej správy dokumentov

Hlavné funkcie systému elektronickej správy dokumentov sú:

registrácia dokumentov;

kontrola vykonávania dokumentov;

vytváranie adresárov a práca s nimi;

kontrola pohybu papierových a elektronických dokumentov, vedenie histórie práce s dokumentmi;

vytváranie a úprava detailov dokumentu;

vytváranie správ o toku dokumentov v podniku;

importovať dokumenty zo systému súborov a internetu;

vytvorenie dokumentu priamo zo systému na základe šablóny (priama integrácia);

práca s verziami dokumentov, zložitými viaczložkovými a viacformátovými dokumentmi, prílohami;

elektronická distribúcia dokumentov;

práca s dokumentmi v priečinkoch;

prijímanie dokumentov prostredníctvom skenovania a rozpoznávania.

zníženie nákladov na prístup k informáciám a spracovanie dokumentov.

Výhody elektronickej správy dokumentov

Medzi hlavné výhody elektronickej správy dokumentov patria:

centralizované, štruktúrované a systematizované uchovávanie dokumentov v elektronickom archíve;

zníženie nákladov na tlač, poštovné a skladovanie papierových faktúr;

jednotný prístup k postupom pri generovaní a spracovaní dokumentu (registrácia, schvaľovanie atď.);

skrátenie času na doručenie, registráciu a schválenie dokumentov;

rýchlosť podpisovania dokumentov;

schopnosť nepretržite vykonávať akékoľvek operácie s dokumentmi online: vyhľadávať, sťahovať, tlačiť, zosúladiť, odmietnuť, ako aj sledovať ich pohyb;

rýchle vyhľadávanie dokumentov.

Dôvernosť výmeny je zabezpečená šifrovaním dokumentov.

Elektronický digitálny podpis (EDS) zabezpečuje identifikáciu podpisovateľa a integritu prenášaných dokumentov.

Doručovanie elektronických dokumentov je garantované prevádzkovateľom správy dokumentov.

Implementácia elektronického systému správy dokumentov

Ak chcete prevádzkovať elektronický systém správy dokumentov, musíte:

vypracovať a schváliť postup pre správu elektronických dokumentov;

vymenovať osoby zodpovedné za jej údržbu;

organizovať elektronický archív prijatých a odoslaných dokumentov;

predpísať v účtovnej politike pravidlá pre vytváranie, prijímanie a uchovávanie elektronických dokumentov, určiť osoby zodpovedné za generovanie a podpisovanie elektronických dokumentov.

Každý zamestnanec, ktorý je oprávnený podpisovať elektronické dokumenty, musí mať elektronický podpis.

Po vytvorení elektronického systému správy dokumentov nemôže organizácia dokumenty tlačiť, ale ukladať ich do elektronického archívu.

V prípade potreby je možné dokumenty uložené v archíve vytlačiť pre inšpektorov a predložiť dokument podpísaný elektronickými podpismi strán, ktoré musia byť najprv riadne overené.

EDI (elektronická správa dokumentov): podrobnosti pre účtovníka

• Vstupujeme do éry EDI

  Služba "1C-EDO". Výhody „1C-EDO“ Služba „1C-EDO“ je najziskovejšia... cez EDO realizujú jednotlivé zásielky, služba „1C-EDO“ je dostupná bez platenia. ... identifikátor účastníka EDF.“ Vytvorenie profilu nastavení EDF Profil nastavení EDF Po vytvorení... prejdite na “Konfigurácia EDF”. Nastavenia EDF V okne, ktoré sa otvorí, musíte... vymeniť doklady cez EDF Zoznam nastavení EDF V "Nastavenia EDF" odoslané... sú zobrazené regulačné orgány. Archív EDI Pomocou systému EDI organizácie znižujú náklady...

• Pri zmene e-mailovej adresy a prevádzkovateľa EDF je potrebné oznámiť to daňovým úradom

  A existuje niekoľko zmlúv s operátormi EDF, takže komunikovať s nimi... . Ak sa firma rozhodne zmeniť prevádzkovateľa EDF, spravidla sa mení aj ten elektronický... -6/19884@. O zmene prevádzkovateľa EDF je potrebné informovať aj daňové úrady.

• 8 argumentov pre prepojenie s elektronickou správou dokumentov pri spolupráci s lízingovou spoločnosťou

  Ktorý vydáva ktorýkoľvek akreditovaný prevádzkovateľ EDF. – Na trhu je veľa operátorov. ...ako originály. Samotný proces EDI je upravený zákonmi Ruskej federácie a... a podporou systému elektronickej správy dokumentov (EDF) s nájomcami a je... ktorý vydáva ktorýkoľvek akreditovaný prevádzkovateľ EDF. – Na trhu je veľa operátorov... jednoduchý postup. Operátor EDF zvyčajne poskytuje prístup k vášmu osobnému účtu... V roku 2018 špecialisti operátora EDF predpovedajú nárast toku právne významných...

• Zodpovednosť za neskoré podanie daňového priznania

  Uzavrieť s prevádzkovateľom elektronickej správy dokumentov (EDF) zmluvu o poskytovaní služieb pre... poskytovanie EDI s daňovým úradom; alebo poskytnite... oprávnenie pre EDF u Federálnej daňovej služby oprávnenému zástupcovi (sprostredkovateľovi...), ktorý má dohodu s prevádzkovateľom EDF a certifikát kvalifikovaného overovacieho kľúča...

• Funkcie výberu elektronického systému podávania správ

  EDI reportovacie systémy ponúka viacero vývojárov. Každý softvér...? EDI reportovacie systémy ponúka viacero vývojárov. Každú softvérovú... službu ponúka viac ako sto operátorov EDF. Každý z nich má status... riešení zameraných na rôzne EDI úlohy. Čo sa týka výberu operátora...

• Čo potrebujete vedieť o elektronickom podpise pred jeho implementáciou

  Na platforme prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov (EDF) a všetky akcie na použitie... výmena dokumentov a ktorý operátor EDF využíva väčšina partnerov s cieľom maximalizovať... * počet dokumentov prenášaných prostredníctvom operátora EDF externým protistranám. Aké zmeny čakajú...

Elektronický tok dokumentov medzi organizáciami – ako to funguje? Aké dokumenty je možné vymieňať elektronicky, ako vypracovať dohodu s protistranou o nadviazaní elektronickej interakcie a čo by malo obsahovať predpisy? O tom sa bude diskutovať v našom materiáli.

Dôležitým prvkom každej elektronickej správy dokumentov je elektronický dokument. Aby mal dokument vytvorený v elektronickej forme právne významnú silu, obe strany toku elektronických dokumentov mu musia poskytnúť 3 dôležité vlastnosti. Elektronický dokument musí:

• Majte požadované podrobnosti.
• Dodržiavajte schválený formát.
• Overené podpisom zodpovednej osoby.

Ak ste vy a vaša protistrana zorganizovali generovanie elektronických dokumentov v zavedených formátoch vo vašich podnikoch, je potrebné technicky zabezpečiť vašu elektronickú interakciu s nimi. Ako to spraviť?

Aby si dva samostatné systémy vzájomne a efektívne vymieňali dokumenty, je potrebné špecifikovať všetky nuansy toku dokumentov v osobitných predpisoch.

V prvom rade si musíte ujasniť, ktoré elektronické dokumenty by sa mali podpisovať jednoduchým elektronickým podpisom a ktoré zosilneným. Zákonom povolené typy elektronických podpisov sú znázornené na obrázku.

Elektronický tok dokumentov s protistranami môže zahŕňať dokumenty rôzneho stupňa závažnosti a dôvernosti. Napríklad na elektronické faktúry sa vzťahujú najprísnejšie požiadavky: musia byť podpísané výlučne UKEP a odoslané prostredníctvom operátora EDI (príkaz Ministerstva financií Ruska z 10. novembra 2015 č. 174n). A pre vnútrofiremné dokumenty nie je používanie UKEP povinné. Preto sa spoločnosť sama rozhodne, akým podpisom sa bude podpisovať ten či onen interný dokument.

V predpisoch o správe elektronických dokumentov je potrebné ustanoviť postup pri podpisovaní elektronických dokumentov a vytýčiť okruh zodpovedných osôb, ktoré majú právo ich podpisovať.

Po vyriešení všetkých regulačných problémov s protistranami si musíte vybrať operátora EDF, prostredníctvom ktorého si budete vymieňať elektronické dokumenty a uzavrieť s nimi dohodu. Okrem toho budete musieť vyriešiť ďalšie problémy:

• Organizujte elektronický archív prijatých a odoslaných elektronických dokumentov.
• Vykonajte dodatky k účtovnej politike týkajúce sa prechodu na elektronickú správu dokumentov.
• Poskytnúť zodpovedným osobám elektronický podpis.
• Riešiť ďalšie organizačné a technické záležitosti potrebné pre efektívne fungovanie systému.

Výmena dokumentov vo forme naskenovaných obrázkov: ako a kedy je to možné

Elektronická výmena dokumentov medzi protistranami vo forme ich naskenovaných obrázkov sa vo firmách praktizuje už dlho – od nástupu rôznych internetových poštových služieb. Nepotrebujete k tomu žiadne špeciálne programy ani pripojenie k operátorom EDF. Jednoduchosť používania tohto spôsobu výmeny dokumentov má však niekoľko významných nevýhod:

• Neschopnosť zabezpečiť zaručenú informačnú bezpečnosť.
• Značné výdavky na čas a pracovné zdroje na konverziu papierového dokumentu na elektronický naskenovaný obrázok.
• Potreba následnej tlače dokumentu.
• Neschopnosť rýchlej výmeny dohodnutých dokumentov.
• Ďalšie nevýhody (neschopnosť sledovať dokument, oneskorenie pri schvaľovaní hierarchiou vo firme a pod.).

To vedie k zúženiu rozsahu aplikácie tohto spôsobu elektronickej výmeny dokumentov medzi organizáciami. Výmena naskenovaných obrázkov sa využíva najmä pri tých typoch dokumentov, ktoré nie sú pre spoločnosť právne významné. A elektronicky sa posielajú protistrane len na urýchlenie interakcie (plnenie zmluvných podmienok alebo riešenie aktuálnych obchodných problémov). Papierový originál je zároveň zaslaný poštou alebo kuriérskou službou.

Kedy potrebujete aplikáciu na pripojenie k elektronickej správe dokumentov?

Niekedy za účelom externej interakcie so záujemcami potrebuje firma vyplniť žiadosť o prepojenie na elektronickú správu dokumentov a množstvo ďalších dokumentov pomocou špeciálneho formulára. S potrebou vyplniť takúto žiadosť sa väčšina spoločností stretáva pri podávaní elektronických výkazov na dôchodkový fond.

Účastníkmi elektronického toku dokumentov v tomto prípade nebudú obchodní partneri, ale spoločnosť a mimorozpočtový fond. Žiadosť nie je možné napísať v žiadnej forme – jej hotový vzor nájdete na stránke dôchodkového fondu. Mal by obsahovať nasledujúce údaje:

• Podrobnosti o spoločnosti, ktorá vstupuje do elektronickej interakcie s fondom.
• Informácie o telekomunikačnom operátorovi a použitom nástroji na kryptografickú ochranu informácií.

Jedna žiadosť o elektronickú interakciu s fondom ale nestačí. Je tiež potrebné:

1. Pred vyplnením žiadosti si vyberte akreditované certifikačné centrum, ktoré zabezpečuje technické nuansy prepojenia toku dokumentov cez TCS a následne s ním uzatvoríte zmluvu (dohodu) o poskytovaní služieb prenosu elektronických dokumentov.
2. Po odoslaní žiadosti a jej kontrole odborníkmi fondu uzatvorte s PRF zmluvu o pripojení k elektronickej správe dokumentov. Formulár je možné stiahnuť z webovej stránky nadácie.

Elektronická výmena informácií medzi spoločnosťami a Dôchodkovým fondom Ruskej federácie vám umožňuje poskytovať personalizované účtovné informácie bez návštevy fondu, včas identifikovať a opraviť chyby vo vykazovaní a vyriešiť množstvo ďalších problémov.

Viac informácií o elektronickej interakcii s Dôchodkovým fondom Ruska nájdete v tomto materiáli.

Spoločnosť si sama určuje, ako prejsť na elektronickú správu dokumentov s protistranami. Ale v každom prípade ide o proces vyjednávania. O návrhu na prechod na elektronickú správu dokumentov je možné rozhodnúť ústne, formou písomnej výzvy niektorého z obchodných partnerov, alebo podpísaním osobitnej zmluvy.

Ak chcete svoju protistranu písomne ​​vyzvať na zriadenie elektronickej správy dokumentov, môžete jej poslať list. Odosielanie takýchto listov pomáha spoločnosti s veľkým tokom dokumentov pozvať nových a existujúcich partnerov k elektronickej interakcii.

V texte listu musíte informovať protistranu stručnou formou:

• O zákonom ustanovenej možnosti elektronickej správy dokumentov.
• Jeho výhody.
• Formuláre dokumentov, ktoré sa plánujú vymieňať elektronicky.
• Akcie potrebné na prechod na tento systém.

Vzor listu o prechode na elektronickú správu dokumentov (výňatok) je uvedený nižšie.

Bez toho, aby ste zmenili text listu a nahradili iba údaje o protistranách, ich môžete rýchlo informovať o svojom želaní zorganizovať vzájomnú elektronickú výmenu dokumentov.

Dohoda o výmene elektronických dokumentov medzi právnickými osobami

Protistrany môžu špecifikovať nuansy bezpapierovej interakcie v samostatnej dohode o správe elektronických dokumentov. Ako ho poskladať?

Právna úprava neustanovuje osobitné požiadavky na formu a obsah dohody o elektronickom toku dokumentov medzi právnickými osobami. Preto jeho zloženie a obsah určujú jeho účastníci. V tomto prípade je potrebné dodržať štýl a štruktúru spoločnú pre takéto dokumenty (treba popísať predmet zmluvy, dobu platnosti, podrobnosti o zmluvných stranách a iné záležitosti).

Na obrázku nižšie sú uvedené hlavné (možné) časti takejto dohody.

Na vytvorenie elektronickej interakcie je potrebné dohodnúť sa na jej nuansách. Dá sa to urobiť ústne, zaslaním listu a/alebo podpísaním samostatnej dohody. Bude potrebné vyriešiť aj množstvo súvisiacich otázok (predpísať postup pri elektronickej výmene dokumentov, identifikovať zodpovedné osoby, opatriť ich elektronickým podpisom a pod.).

Chceme s niektorými protistranami prejsť na elektronickú správu dokumentov, najmä na príjem faktúr a úkonov podpísaných elektronickým podpisom, malo by to byť uvedené v zmluve o poskytovaní služieb, aby sme sa vyhli „hnidopišstvu“ z daňového úradu?

Pre organizácie by bolo lepšie uzavrieť dohodu o elektronickej výmene dokumentov, ktorá bude definovať formát toku elektronických dokumentov medzi spoločnosťami. Aké klauzuly dohody pomôžu organizáciám vyhnúť sa nárokom zo strany inšpektorov, sú uvedené v článku v úplnej odpovedi.

Odôvodnenie

Čo je dôležité zahrnúť do zmluvy o výmene elektronických dokumentov, aby sa predišlo daňovým stratám

Ekaterina Shestakova, generálna riaditeľka Actual Management LLC, Ph.D. legálne vedy

David Okolelov, poradca štátnej štátnej služby Ruskej federácie, 3. trieda

Pre elektronickú výmenu „primárnych“ údajov je potrebný súhlas oboch strán

Bez dohody s EDF nebude možná výmena faktúr

Na použití jednoduchého podpisu sa musíte vopred dohodnúť

S V súčasnosti čoraz viac firiem prechádza na elektronickú správu dokumentov nielen s kontrolou, ale aj s protistranami (viac sa dočítate nižšie). Na rozdiel od výmeny informácií s daňovými úradmi však postup pri príprave, odsúhlasení a podpise zmluvy o elektronickej výmene dokumentov medzi spoločnosťami nie je schválený zákonom.

ČÍTAJTE NA E.RNK.RU

Ešte užitočnejšie materiály

Vypracovali sme vzor zmluvy o elektronickej výmene dokumentov (ďalej len zmluva), v ktorej sme definovali formát elektronického toku dokumentov medzi spoločnosťami (pozri vzor nižšie). Uvažujme, aké klauzuly takejto dohody pomôžu spoločnosti vyhnúť sa nárokom zo strany kontrolórov.*

1. Konsolidácia formy zmluvy v účtovných zásadách odôvodní právo spoločnosti na elektronickú výmenu dokumentov

Elektronická správa dokumentov je spojená s vnútropodnikovým tokom dokumentov, účtovníctvom a výkazníctvom. Na druhej strane musí byť súbor účtovných metód schválený v účtovnej politike (článok 8 federálneho zákona č. 402-FZ zo dňa 6.12.11, ďalej len zákon č. 402-FZ).

Ak sa teda spoločnosť rozhodne zaviesť elektronickú správu dokumentov a elektronický systém výkazníctva, musí sa takýto systém premietnuť do jej účtovných zásad. Je dôležité zabezpečiť:

- objem toku elektronických dokumentov;
- formáty elektronických dokumentov;
- postup ukladania elektronických správ;
- prípady, keď namiesto elektronických dokumentov spoločnosť vyhotovuje dokumenty na papieri.

2. Uvedenie spôsobu elektronickej výmeny poskytne prehľadnosť pri interakcii s protistranami

Postup a spôsob správy elektronických dokumentov si firmy určujú samostatne. Je dôležité vziať do úvahy dve hlavné nuansy.

Po prvé, v dohode musí byť uvedené, či sú elektronické dokumenty duplikované na papieri. Napríklad spoločnosť pošle TTN protistrane elektronicky a potom po určitom čase pošle rovnaký dokument v papierovej forme (napríklad ak protistrana nedostala elektronický dokument).*

Upozorňujeme, že tento postup spracovania dokladov je v súčasnosti stanovený pre faktúry (bod 4 Pravidiel vedenia denníka prijatých a vystavených faktúr používaných pri výpočtoch dane z pridanej hodnoty, schválených nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 26.12. 2011 č. 1137 „O formulároch a pravidlách vypĺňania (vedenia) dokumentov používaných pri výpočtoch dane z pridanej hodnoty“).

Po druhé, v zmluve je vhodné uviesť, či si spoločnosti vymieňajú elektronické dokumenty priamo (pomocou špecializovaných programov alebo bežných e-mailových klientov) alebo prostredníctvom operátora elektronickej správy dokumentov (viac sa dočítate nižšie).*

ČÍTAJTE NA E.RNK.RU

Ako vymieňať faktúry elektronicky

Ruské ministerstvo financií prísne upravuje postup elektronickej výmeny faktúr (príkaz č. 50n z 25. apríla 2011), v ktorom je celý postup popísaný v 23 bodoch. Výmena elektronických faktúr však nie je taká náročná, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať.

Podľa ruského ministerstva financií je možné skutočnosť obchodnej transakcie na daňové účely potvrdiť elektronickým dokumentom podpísaným vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom. Listinu podpísanú jednoduchým alebo zosilneným nekvalifikovaným podpisom možno považovať za obdobu listiny s vlastnoručným podpisom na papieri len v prípade ustanovenom zákonom (list z 13.4.2013 č. 03-03-07/12250 ).

Ukazuje sa, že dokument podpísaný jednoduchým alebo vylepšeným nekvalifikovaným podpisom nepotvrdí výdavky spoločnosti (listy Ministerstva financií Ruska zo dňa 23. januára 2013 č. 03-03-06/1/24, z 25. decembra, 2012 č. 03-03-06/2/139 a zo dňa 20.12.12 č. 03-03-06/1/710).

- faktúra vo formulári č. TORG-12;
- akt prevzatia a dodania prác (služieb).

Okrem toho je dôležité mať na pamäti, že spoločnosti si môžu vymieňať faktúry iba zapojením prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov. Preto, ak organizácia nemá zodpovedajúcu dohodu, odporúča sa vylúčiť faktúry zo zoznamu elektronických dokumentov.

5. Uvedenie postupu uchovávania elektronických dokumentov ich ochráni pred predčasným zničením

Postup pri ukladaní elektronických dokumentov sa nelíši od postupu pri ukladaní papierových dokumentov. Elektronické faktúry sa teda musia uchovávať po dobu stanovenú na uchovávanie papierových dokumentov (odsek 1.13 Postupu na vystavovanie a prijímanie faktúr v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím elektronického digitálneho podpisu, schváleného nariadením Ministerstva financií Ruska zo dňa 25. apríla 2011 č. 50n). Pripomeňme, že na účtovné účely sa prvotné doklady uchovávajú päť rokov a na daňové účely štyri roky.

V praxi však existuje riziko straty dokumentu (napríklad v prípade zlyhania počítača alebo požiaru). Preto je vhodné v dohode definovať postup získavania kópií dokumentov od protistrany (pozri komentár odborníka nižšie).