Diaľkové ovládanie regionálneho tímu. Tri chyby riadenia vzdialeného tímu

Účel školenia:
Nadobudnutie vedomostí a zručností účastníkov diaľkového ovládania podriadených zamestnancov.

Školenie je určené pre manažérov rôznych úrovní, ktorých kompetencie zahŕňajú komunikáciu a riadenie zamestnancov nachádzajúcich sa mimo kancelárie a/alebo na značnú vzdialenosť.

Tréningový program:

1. Úvod
   • Vplyv zamestnancov na efektivitu podniku
   • Manažérske funkcie
   • Štýly vedenia
   • Princípy diaľkového ovládania: plánovanie, motivácia, kontrola, delegovanie
2. Vlastnosti práce na diaľku
   • Kto môže pracovať na diaľku: kompetenčný profil zamestnanca pre prácu na diaľku
   • Funkcie vyhľadávania vzdialených zamestnancov, diskusia o podmienkach
   • Kritériá efektívnosti práce zamestnancov na diaľku
   • Vlastnosti pracovných vzťahov na diaľku
3. Stanovenie cieľov a plánovanie činnosti zamestnancov na diaľku
   • Prečo je dôležité stanovovať ciele pre zamestnancov?
   • Pravidlá pre vzdialené nastavenie cieľov. SMART ako nástroj pre efektívne riadenie
   • Uprednostňovanie zamestnancov. Definícia výsledkových kritérií
   • Plánovanie zdrojov. Financie, marketing, eventy, manažment produktových radov
   • Individuálny pracovný plán (PIP): Podmienky a hrozby aplikácie
   • Hlavné chyby pri stanovovaní cieľov a plánovaní
4. Vzdialený monitoring zamestnancov
   • Typy kontroly
   • Frekvencia kontroly. Vlastnosti diaľkového ovládania
   • Kontrola príjmov a výdavkov
   • Manažérske návštevy: technika, chyby, oblasti použitia
   • Spätná väzba k výsledkom sledovania výkonnosti zamestnancov
5. Spätná väzba
   • Spätná väzba ako nástroj riadenia
   • Čas a miesto spätnej väzby zamestnancovi
   • Efektívny algoritmus spätnej väzby zamestnancov
   • Chyby spätnej väzby
6. Vzdialená komunikácia so zamestnancami
   • Dôležitosť komunikácie so zamestnancami na diaľku
   • Typy komunikácie a funkcie použitia
   • Chyby v komunikácii so zamestnancami na diaľku
   • Zákony diaľkovej komunikácie. Efekt miznutia, princíp „rozbitého telefónu“, správa
   • Technika vedenia telekonferencií a videokonferencií
7. Práca s dokumentmi a e-mailom
   • Ciele a ciele tvorby dokumentov a emailov
   • Písanie listu ako nástroj na riadenie času
   • Menovanie adresátov listov a dokumentov. Logistické informácie
   • Odpovede na emaily zamestnancov
8. Delegovanie, alebo je jednoduchšie robiť všetko sami ...
   • Princípy delegovania
   • Ukazovatele nedostatočného poverenia
   • Mýty o delegovaní. Chyby pri delegovaní
   • Delegačné techniky a hodnotenie výkonu
9. Motivácia zamestnancov na diaľku
   • Motivačná oblasť zamestnanca
   • Korelácia medzi firemnými cieľmi a cieľmi zamestnancov: hľadanie spoločného menovateľa
   • Zástupca manažéra spoločnosti pred zamestnancom
   • Spôsoby riadenia motivácie zamestnancov na diaľku. Demotivujúce faktory
   • Známky profesionálneho vyhorenia. Spôsoby, ako sa vysporiadať s syndrómom vyhorenia
   • Nerobiť nič ako nástroj na zvýšenie motivácie
10. Výsledky školenia
    • Tvorba plánu ďalšej práce a individuálneho rozvoja účastníkov

Pracovný formát:
Režim aktívneho učenia zahŕňa analýzu praktických prípadov v skupinových a individuálnych cvičeniach s teoretickými informačnými blokmi. Počas školenia sa vypracúvajú praktické odporúčania, testujú sa účastníci a vymieňajú sa skúsenosti v rámci skupiny.

Autor a moderátor - :
Obchodný kouč, manažérsky konzultant, výkonný kouč.
Špecializácia: manažérske zručnosti, vyjednávanie, predaj a práca s klientmi, personálna efektivita, HR technológie.

Cena za účasť na podujatí: 27 700 rubľov.

Miesto.

Každý líder sníva o tom, že bude mať tím profesionálnych a svedomitých zamestnancov, ktorí plnia úlohy presne a načas a ktorí majú kreatívne myslenie. Moderný pracovný trh však nie je príliš preplnený pracovníkmi tohto typu. Ako vyriešiť nedostatok personálu, zabezpečiť si nerušený prílev kvalitného personálu a nadviazať ich interakciu s manažérmi? Odpoveďou na túto otázku je vzdialená správa zamestnancov.

Moderné informačné systémy umožňujú riešiť manažérske úlohy takmer akejkoľvek zložitosti, a to aj v takej oblasti, akou je riadenie zamestnancov pracujúcich na diaľku. Ako každý štýl riadenia, aj tento typ riadenia má svoje výhody a nevýhody. Približne 40 % všetkých spoločností na svete do určitej miery zamestnáva vzdialených pracovníkov. Problémy a nepochybné úspechy technológie diaľkového ovládania sa objavujú v priebehu času, preto je veľmi dôležité venovať pozornosť niektorým detailom tohto procesu.

Výber zamestnancov

Vykonávanie určitého množstva práce doma je často nevyhnutnosťou pre ľudí s intelektuálnou prácou. Účtovníci, inžinieri, pedagógovia a vedúci pracovníci, okrem mnohých iných profesií, si často nosia prácu domov. Tento typ práce na diaľku je však trochu odlišný od práce z domu na nepretržitej báze, takže špecialista pracujúci na diaľku musí mať nasledujúce vlastnosti a spĺňať určité podmienky.

Nevyhnutné vlastnosti a podmienky pre zamestnanca pracujúceho na diaľku

• Schopnosť organizovať si vlastný čas. Táto zručnosť je rozhodujúca, keďže doma nie je prísny šéf, ktorý by „stál nad dušou“, kontroloval a nútil plniť úlohy.
• Schopnosť kompetentne a jasne vyjadriť svoje myšlienky, ako aj pozorne počúvať vedúceho. Pri riadení zamestnancov na diaľku nemá manažér vždy dostatok času na to, aby si stanovoval úlohy a dlho si vypočul hlásenie zamestnanca.
• Dostupnosť vopred stanoveného času na dokončenie úloh a online komunikáciu s nadriadeným. Netreba dodávať, že zamestnanec musí výkonu svojich povinností venovať určitý čas a konateľ musí mať 100% záruku, že v tejto lehote bude môcť zamestnanca okamžite kontaktovať.
• Znalosť moderných komunikačných technológií a vyhľadávanie informácií a voľná manipulácia s PC. Zručnosti, bez ktorých je práca na diaľku v zásade nemožná.

Motivácia a kontrola

Všetci noví zamestnanci riadení na diaľku si budú najskôr vyžadovať zvýšenú pozornosť manažéra:

1. Manažér musí starostlivo poučiť nových zamestnancov a podrobne odpovedať na všetky ich otázky.
2. V tejto fáze by sa mal vedúci stať pre zamestnanca učiteľom, pretože informácie poskytované komunikáciou sú oveľa ťažšie stráviteľné ako osobným kontaktom.
3. Zamestnanci musia správne vnímať poslanie firmy a to, čo od nich manažment požaduje.

Toto je hlavný kľúč k všetkým ďalším vzťahom medzi zamestnancom a firmou. Nemali by ste však príliš kontrolovať, ako si zamestnanec organizuje svoju prácu. Manažér sa musí zamerať na výsledky a spôsoby, ako zvýšiť produktivitu zamestnancov.

Budovanie osobných vzťahov a udržiavanie kontaktu

Vzdialený personálny manažment vyžaduje od manažéra dodatočné úsilie na vytvorenie osobných spojení so zamestnancom. Je to spôsobené tým, že medzi ľuďmi v tomto prípade neexistuje žiadna osobná komunikácia.

Technológie však aj v tomto prípade umožňujú využívať všetky nástroje na udržiavanie kontaktu a výmenu osobných a profesionálnych skúseností. Napríklad video alebo telefonické konferencie, stránky a chaty na webovej stránke spoločnosti, kde si zamestnanci môžu vymieňať správy alebo uverejňovať fotografie a komentáre. Napriek vzdialenosti a komunikácii len prostredníctvom komunikačných prostriedkov musí manažér dať zamestnancovi pocítiť, že je súčasťou jedného celku, a umožniť mu bližšie spoznať šéfa a jeho kolegov aj z osobnej stránky.

Zriadenie kanálov spätnej väzby a technickej podpory

Pri riadení ľudí na diaľku je dôležitejšie ako kdekoľvek inde zorganizovať kvalitný a dostupný komunikačný kanál s nadriadenými. Zamestnanec by mal dobre rozumieť tomu, kedy a ako môže kontaktovať manažéra v prípade otázok.

1. V ľuďoch je potrebné rozvíjať pochopenie dôležitosti komunikácie s vodcom, ale je tiež potrebné objasniť, že nestojí za to rušiť šéfa kvôli maličkostiam, pretože jeho čas je veľmi cenný.
2. V žiadnom prípade by sa pracovník na diaľku nemal báť zavolať manažérovi – snažte sa, aby komunikácia bola jednoduchá, ale informatívna a viedla ku konkrétnym krokom.

Je veľmi dôležité, aby celý komplexný mechanizmus interakcie medzi ľuďmi, ktorí sú od seba vzdialení, fungoval bez prerušení a chýb. Terminály, komunikačné kanály, programy musia byť kompatibilné a navzájom jasne interagovať, aby neobťažovali zamestnancov, čo povedie k zníženiu produktivity a negatívnemu postoju k spoločnosti.

Vďačnosť a uznanie

Nič nie je viac motivujúce ako uznanie úspechu zamestnancov. Snažte sa, aby sa všetci vzdialení zamestnanci cítili užitoční a morálne zadosťučinili z toho, že pri práci z domu môžu ovplyvňovať rozvoj firmy. Dôvera, ktorú spoločnosť prejavuje vzdialenému pracovníkovi, ktorá mu umožňuje samostatne organizovať svoju prácu, a uznanie zásluh osoby poskytujú dodatočný stimul pre kvalitnú a svedomitú prácu v prospech organizácie.

Vzhľadom na tempo rastu počtu pracovných miest riadených na diaľku je možné, že v budúcnosti bude podiel vzdialených pracovníkov stále viac narastať a moderný podnikateľ bude musieť jednoducho brať do úvahy zvláštnosti tohto typu organizácie najatých zamestnancov. pracovať, aby sme držali krok s dobou.

• Preklad

Ak začnete najímať ľudí z celého sveta, môže to zmeniť váš startup na nepoznanie – ak sa budete k svojim zamestnancom správať dobre.

Skvelí vzdialení zamestnanci sú dnes tajnou zbraňou mnohých úspešných startupov. Namiesto toho, aby sa spoliehali na ľudí, ktorí bývajú blízko kancelárie (a často na najdrahšom trhu), najímajú najlepšie talenty z celého sveta, aby im pomohli napredovať v ich poslaní.

Niektoré spoločnosti uprednostňujú, aby celý personál zamestnancov pracoval na diaľku, čo má tiež svoje ťažkosti. V iných sú spolu s členmi tímu, ktorí sú v kancelárii, aj zamestnanci pracujúci na diaľku. Riadenie vzdialeného a interného tímu môže byť náročná úloha.

Online komunikácia

„Najväčšou výzvou pri riadení pracovníkov z diaľky je redukcia komunikačných kanálov. Dôvodom je skutočnosť, že nepracujú v jednej kancelárii a s najväčšou pravdepodobnosťou nemajú rovnaký pracovný čas. Aby sme tomu zabránili, náš tím má každé ráno 15-minútovú reláciu Slack, na ktorej sa diskutuje o tom, na čom sme včera pracovali, aké sú naše plány na dnešok a ďalšie veci, ktoré by nám mohli veci skomplikovať. Komunikácia je najdôležitejšia vec a stretnutia ako toto nám všetkým pomáhajú udržať si rovnaké tempo.“

Jessica Oralkan, zberatelia

Denné hovory

„V začiatkoch sme na komunikáciu medzi zamestnancami používali všetky druhy luxusného softvéru a pri komunikácii s členmi tímu pracujúcimi „na diaľku“ sme sa spoliehali na digitálne metódy. To neprinieslo očakávané výsledky z niekoľkých dôvodov. Po prvé, ľudia ľahko stratia zmysel pre súdržnosť, ak nekomunikujú v reálnom živote. Preto sa môže rozvinúť postoj „my proti nim“. Po druhé, v digitálnej komunikácii nie je miesto pre nuansy, predpoklady a neistotu. Po tretie, zavolaním môžete zistiť a urobiť viac, ako keby ste boli v korešpondencii.

Aby sme všetko napravili, začali sme trénovať každodenné telefonáty, no nestačilo to. Teraz si voláme každý deň a všetky hovory sú nahlásené a odoslané tímu. Pomáha nám to predísť plytvaniu časom a peniazmi v dôsledku nedorozumení a tiež podporuje kamarátstvo, ktoré posilňuje tímovú prácu a spoločný cieľ. Je to metóda starej školy, ale funguje skvele.“

Andrew Thomas, video zvonček SkyBell

Denné stretnutia

„Riadim tím zamestnancov, ktorí sú väčšinou v susedných štátoch, pričom niektorí pracujú zo vzdialenejších lokalít. Áno, pracujem na diaľku. Na riadenie tímov našich kancelárskych pracovníkov a ľudí pracujúcich na diaľku používame jednu z Rockefellerových metód: máme denné stretnutia predstavenstva a potom tímy. Spravidla sa to deje prostredníctvom videokonferencie. Na začiatku to všetci naši zamestnanci nenávideli a sťažovali sa. Verím však, že práve tento prístup nám zabezpečil trojnásobný rast. Teraz, keď sme si už všetci na takéto stretnutia zvykli, tím sa na ne teší, že dostane spätnú väzbu a odpovede na otázky o projektoch. Vrelo odporúčam organizovať takéto každodenné stretnutia.“

Kim Walsh-Phillips, Elite Digital Group

Nepreháňajte ovládanie

„Pamätajte, že vaši vzdialení zamestnanci môžu niekedy vašej firme poskytnúť jedinečné súbory vedomostí a zručností, ktoré interní pracovníci nemajú. Namiesto toho, aby ste boli extrémne prísni a snažili sa kontrolovať svoj čas a efektivitu na dennej báze, dajte im slobodu, ktorú vzdialení zamestnanci potrebujú. Vyhodnoťte výsledky ich práce a kým sa spoja a fungujú rovnako efektívne ako ostatní, považujte ich za svoju tajnú zbraň. Neustála kontrola a sledovanie každého ich pohybu sa stane len zdrojom zbytočného stresu a zníži ich produktivitu.“

Blair Thomas, EMerchantBroker

Jeden chat pre všetkých

„Teraz je na trhu veľa poslov. Stačí, aby celý váš tím povinne používal vždy rovnaký chat a používal rovnaký softvér na správu. Týmto spôsobom si každý uvedomí, kto čo robí, a vzdialení pracovníci môžu riešiť problémy rovnako efektívne, ako keby boli v kancelárii.“

Matt Doyle, Excel Builders

Každý by mal vedieť o časových pásmach

„Máme dve kancelárie v rôznych častiach sveta a veľa zamestnancov pracuje na diaľku. Keď najímame nových ľudí, dbáme na to, aby tím vedel, kde sa nachádzajú a v akom časovom pásme budú pracovať. Tieto údaje je možné vidieť aj v profile každého zamestnanca, aby si ich mohol každý skontrolovať. Keď tím vie, odkiaľ všetci pracujú, pomáha to lepšie organizovať úlohy a plánovať.“

Micah Johnson, GoFanbase

Nechajte vzdialených zamestnancov baviť sa so všetkými

„Jedna z kľúčových členov nášho tímu pracuje na diaľku a veľa času sme strávili stratégiou, ako s ňou komunikovať ohľadom pracovných záležitostí. Nakoniec sme si však všimli, že jej chýbajú tie momenty, ktoré sú určené na posilnenie tímu – jednoduchá komunikácia a zábava v kancelárii. Potom sme sa rozhodli, že jej pri neformálnej komunikácii tímu zavoláme na Skype a zároveň sme sa stali pozornejšími, aby sa tak mohla zúčastniť nečakaných osláv, ktoré znamenajú niečo dobré. A to veľmi ovplyvnilo jej spojenie s kolektívom a ešte viac spríjemnilo našu spoločnú prácu.

Martina Welke, horlivec

Použite jednu platformu

„Nedávno sme spustili platformu pre nepretržitú spätnú väzbu a zdieľanie informácií s názvom WeVue. To umožňuje členom tímu efektívne spolupracovať medzi sebou a so spoločnosťou pri riešení obchodných problémov. To nám pomáha minimalizovať potrebu stretnutí a dáva ľuďom možnosť vyjadriť sa k rozhodnutiam spoločnosti, ktoré ich ovplyvňujú.“

Chris Cancialosi, GothamCulture

Vytvorte si interný blog

„Použite nástroj na blogovanie, ako je BlogIn, na vytvorenie blogu na interné použitie a potom sa pokúste naň upozorniť svojich zamestnancov, aby ho aktívne používali: uverejňujte aktualizácie a poznámky o stretnutiach. Na každom stretnutí sme mali jednu osobu, ktorá si urobila poznámky a potom ich zverejnila spolu s diapozitívmi a iným materiálom. Do diskusie sa tak môžu zapojiť aj ľudia, ktorí na stretnutí neboli (vrátane tímov z iných kancelárií). Toto riešenie sa ukázalo ako výhodné z hľadiska komunikácie. Ak je na blogu k dispozícii príliš veľa obsahu na to, aby bolo možné odkazovať na čokoľvek konkrétne, možno vytvoriť záznam na wiki alebo aktualizovať dokument s odkazmi na najdôležitejšie príspevky. Blogin sa nám páči, pretože je integrovaný so Slackom a tiež vám dáva možnosť spravovať skupiny a vytvárať wiki.“

Mattan Griffel, jeden mesiac

Udržujte zamestnancov v obraze

„Snažíme sa zabezpečiť, aby sa naši vzdialení zamestnanci cítili spojení s tímom a boli si vedomí života Allocadie. Slack používame na informovanie zamestnancov o novinkách, udalostiach a udalostiach a na to, aby sme ich informovali o všetkom, čo sa deje v každodennom živote našej spoločnosti. Natáčame aj videá z firemných stretnutí a prezentácií, aby zamestnancom mimo kancelárie nič neušlo.“

Katherine Berry, Allocadia

Investujte do cestovania

„Naša spoločnosť organizuje exkurzie dvakrát do roka. Hoci to niečo stojí, táto investícia bola jednou z najlepších investícií, aké sme kedy urobili v našej firemnej kultúre. Spravidla takéto stretnutia trvajú dva dni, stáva sa aj to, že na pár dní pred a po ceste prídu do kancelárie zamestnanci, ktorí väčšinou pracujú na diaľku, preberieme stratégiu firmy, financie a dôležité míľniky. Práca však nezaberie viac ako 25% času, zvyšok času je venovaný zábave a hrám v malých tímoch aj pre všetkých zamestnancov spoločnosti, prechádzkam a dobrému jedlu. Jediným problémom je tu občasný pocit nedostatočnosti s našou chudobnou kultúrou. Ale výsledkom je nehmotné spojenie, ktoré je neuveriteľne cenné a nie je ľahké ho vytvoriť prostredníctvom digitálnej komunikácie.“

Fan Bi, Blank Label.

Mnohí manažéri, vzhľadom na geografiu našej krajiny, riadia zamestnancov, ktorí sú geograficky vzdialení od ústredia a nachádzajú sa v iných mestách. Okrem toho v maticových spoločnostiach často existuje dvojitá alebo „bodkovaná“ podriadenosť a existuje aj veľké množstvo krížových projektov, ktoré zahŕňajú zamestnancov z rôznych miest, krajín a dokonca aj kontinentov. V tomto prípade nie je manažérovi k dispozícii hlavný nástroj vplyvu – osobná komunikácia, komunikácia tvárou v tvár. Pre dosahovanie vysokých výsledkov od zamestnancov na diaľku odporúčame zúčastniť sa seminára.

Trvanie: 18 akademických / 12 CPD hodín (2 dni)

Seminár je možné uskutočniť aj vo firemnom formáte, pričom program seminára je možné na želanie zákazníka zmeniť alebo doplniť.

Prečo PwC Academy

• Jedinečné materiály vyvinuté odborníkmi z PwC
• Jasná štruktúra a prístupná, fascinujúca forma prezentácie materiálu
• Upevnenie získaných vedomostí pomocou praktických úloh, hier, obchodných prípadov, videí
• Vytváranie atmosféry záujmu v triede, zapájanie účastníkov do diskusií

Certifikáty

Na konci seminára dostanú účastníci certifikát o účasti na seminári. "Vedenie tímu na diaľku" so spoločnosťou PricewaterhouseCoopers a v prípade potreby certifikát potvrdzujúci počet hodín CPD.

Hlavné témy školenia

• Funkcie práce so vzdialeným tímom. Ako ďaleko sú vzdialení pracovníci? Krivka spontánnej komunikácie. Špecifiká úlohy manažéra, ktorý riadi zamestnancov na diaľku.
• Faktory tímovej výkonnosti podľa Drexler-Sibbetovho modelu (Misia, Dôvera, Ciele, Záväzok, Implementácia, Synergia, Obnova).
• Vytváranie atmosféry dôvery vo virtuálnom tíme.
• Hlavné kanály diaľkovej komunikácie. Výber technológie pre komunikáciu na diaľku: videokonferencie, Skype, webinár, telekonferencia, chat, fórum, online nástenky, sledovače a ďalšie technológie na riadenie vzdialených zamestnancov.
• 3 dilemy vzdialenej interakcie medzi manažérom a zamestnancom:
• lojalita k centrále a lojalita k miestnym kolegom
• kontrola a nezávislosť;
• globálny alebo lokálny prístup;
• Vlastnosti vzdialenej implementácie hlavných riadiacich funkcií: stanovovanie a prerokovanie úloh, kontrola, spätná väzba, motivácia, rozvoj zamestnancov.
• Plánovanie, nastavenie a diskusia o úlohách so vzdialenými zamestnancami.
• Diaľkové ovládanie zamestnancov. Dôležitosť kontroly chápania úlohy a vlastnej zodpovednosti.
• Metódy a techniky riadenia prúdu na diaľku.
• Prehľad technických prostriedkov používaných na kontrolu práce zamestnancov na diaľku. Nastavenie rovnováhy dôvery a kontroly.
• Metódy spätnej väzby, ktoré sú účinné pri práci na diaľku. Funkcie poskytovania vývojovej spätnej väzby na diaľku.
• Motivácia vzdialených zamestnancov. Prehľad hlavných teórií motivácie a ich refrakcie na dištančnú interakciu.
• Vlastnosti výberu vzdialených zamestnancov. Potrebné kompetencie pre efektívneho vzdialeného zamestnanca.
• Výhody a nevýhody vedenia rozhovorov v troch formátoch: telefón, skype, osobné stretnutie.
• Uľahčenie rozvoja vzdialených zamestnancov. Základné princípy rozvojového vodcovstva. Model 70-20-10 a ako sa vzťahuje na vzdialených pracovníkov. Hľadajte rozvojové aktivity v každodennej práci.
• Čo robiť, keď formálna moc nestačí? Princípy organizačného vplyvu. Vytvorenie mapy zainteresovaných strán a riadenie vzťahov s nimi.

Harmonogram a náklady

Za posledných 8 rokov sa mi podarilo spolupracovať s viac ako stovkou členov virtuálnych tímov v 9 krajinách sveta. Boli chvíle, keď som si chcel len vytrhať vlasy. Riadenie zamestnancov našej spoločnosti na diaľku je dnes bežná vec.

Stalo sa aj toto:

"Netušil som, čo robí môj tím.

- Členovia tímu mohli „hacknúť“. Chvíľu mohli efektívne pracovať, no potom sa kvalita práce zhoršila, alebo jednoducho z tímu odišli.

Cítil som sa frustrovaný, pretože som nedokázal efektívne komunikovať s členmi tímu.

– Zažil som veľa problémov pri hľadaní a najímaní talentovaných ľudí na diaľku.

Teraz však viem, ako sa vysporiadať s náročnými situáciami a problémami pri riešení virtuálnych tímov. Stratégie, ktoré používam, odrážajú moje dlhoročné skúsenosti pri zisťovaní toho, čo najlepšie funguje na udržanie konzistentného, ​​produktívneho a motivovaného tímu.

Toto sú stratégie, ktoré používame v našom HR systéme Time Doctor – máme viac ako 80 zamestnancov na plný úväzok, z ktorých všetci pracujú na diaľku, aby vytvorili najlepší produkt pre vzdialenú správu a produktivitu pre jednotlivcov a podniky.

Vzdialený manažment pracovníkov: Komunikácia

Tip 1: Kompenzujte to tým, že do seba nebudete narážať.

Jedným z hlavných dôvodov, prečo sa virtuálnym tímom nedarí, je ten, že nenahrádzajú vzdialenosť medzi zamestnancami. Akosi zabúdajú na ostatných členov tímu, ktorí si pokojne žijú vo svojom svete a spolupracujú tak, ako musia.

Vo virtuálnom prostredí je potrebné vytvoriť medzi členmi tímu príležitosť na „priamu“, formálnu a neformálnu komunikáciu. Niektoré efektívne možnosti sú online chaty (ako Skype), platformy na riadenie projektov (ako Basecamp) a videokonferencie (zadarmo na Google Hangouts).

Naša firma má chat pre všetky oddelenia. Členovia zanechávajú správy pre tím, ktorého sú súčasťou. Je veľmi dôležité, aby tieto chaty zostali „živé“, ale nerušili. Stačí udržiavať neustálu komunikáciu a diskutovať o niektorých dôležitých otázkach, aby sa každý cítil ako súčasť jedného tímu. Hlavná vec je však udržiavať rovnováhu, pretože chat by nemal odvádzať pozornosť od práce.

Máme aj zábavný chat pre celú spoločnosť, ktorý priamo nesúvisí s prácou. To vytvára „chill-out“ efekt, pri ktorom môžu zamestnanci chatovať o čom chcú. Keď pracujete na diaľku z domu, môžete mať pocit osamelosti a chat pomáha udržiavať pocit sociálneho spojenia.

V závislosti od vašich potrieb si vyberte najvhodnejší typ komunikácie pre váš tím.

• E-mail - pre rýchlu komunikáciu. Väčšinu e-mailovej komunikácie môžete nahradiť systémom riadenia projektov.
• Chatovacie programy Skype alebo Google sú skvelé na rýchle odosielanie okamžitých správ a na vytváranie skupinových rozhovorov.
• Telefonické hovory alebo videorozhovory – Niektoré typy komunikácie by ste mali riešiť iba telefonicky. Akékoľvek emocionálne problémy, ako napríklad problémy s výkonom, by sa mali riešiť telefonicky. Videorozhovor bude ešte lepší, pretože vám poskytne viac vizuálnych podnetov o tom, čo sa deje s druhou osobou.
• Vytvorenie krátkeho videa – Je veľmi jednoduché vytvoriť video o sebe na Youtube pomocou webovej kamery alebo nástrojov na snímanie obrazovky, ako je Jing.

Tip 4: Použite nástroje na rýchlu video alebo vizuálnu komunikáciu.

Keď vy a váš zamestnanec nie ste v jednej miestnosti, ako môžete niečo vizuálne vysvetliť na obrazovke počítača? Video YouTube alebo nástroj na snímanie obrazovky (napríklad Jing) sú skvelým riešením. Urobte snímku obrazovky svojej pracovnej plochy a pridajte šípky, štítky a poznámky pomocou Jing, alebo rýchlo vytvorte video obrazovky pracovnej plochy a zdieľajte ho s ostatnými členmi tímu cez YouTube.

Tip 5: Použite nástroje na zdieľanie obrazovky.

Existujú nástroje, ktoré vám poskytnú vizuálny prístup k vašej pracovnej ploche, aby druhá osoba presne videla, čo robíte. Niektoré z týchto nástrojov dokonca umožňujú ľuďom diaľkovo ovládať iný počítač. Mnohé z týchto nástrojov sú pre malé skupiny bezplatné. Medzi nimi sú TeamViewer a Join.me. Skype má tiež možnosti zdieľania obrazovky, ale bez možnosti diaľkového ovládania iného počítača.

Tip 6: Spolupracujte na dokumentoch a tabuľkách.

Ak máte dokument, ktorý upravuje veľa ľudí, najlepšou možnosťou je Disk Google. Ak máte dokument, ktorý je potrebné zdieľať a zároveň sa nebude upravovať, môžete ho umiestniť (ako súbor programu Excel) do zdieľaného priečinka Disku Google alebo Dropboxu. Mnoho platforiem na riadenie projektov má tiež funkcie zdieľania súborov a spolupráce, takže ide o ďalšiu alternatívu spolupráce na dokumentoch.

Tip 7: Nastavte a prevádzkujte systém riadenia projektov.

Pre menšie tímy by ste mohli skúsiť vybaviť všetko cez email. Ale je to plné. Systémy projektového manažmentu sú užitočné, pretože vám pomáhajú organizovať dokumenty a konverzácie do projektov, aby ste sa k nim mohli neskôr vrátiť. Takéto programy tiež pomáhajú pri organizovaní a ukladaní zdieľaných súborov. Ak podnikáte výlučne prostredníctvom e-mailu, môže sa rýchlo stať nezvládnuteľným a neporiadkom.

Produktivita

Bez systémov sa vaše podnikanie môže rozpadnúť. Bez zavedeného systému a procesov sa dá kancelárska práca do určitej miery kompenzovať jednoduchou interakciou tvárou v tvár a komunikáciou. Riadenie vzdialených zamestnancov znamená, že každý človek môže byť vo svojom vlastnom svete. Môžu si vyvinúť svoje vlastné procesy a postupy, ktoré nemusia byť v súlade s tým, ako fungujú ostatní. Najlepšie je mať zdokumentovaný, štandardizovaný spôsob práce, ktorý sa neustále zlepšuje.

Napríklad v našom biznise sa vývojári riadia špecifickým procesom pre návrh, zostavenie, testovanie a dokumentáciu.

Tip 9: Umožnite určitý stupeň flexibilného pracovného času, no zároveň zachovajte určitú konzistenciu.

Ľudia pracujúci z domu právom chcú mať flexibilný pracovný čas. A v skutočnosti je dôležité mať určitý stupeň flexibility. Na druhej strane, ak sa veci úplne zamotajú, bude ťažké získať okno, v ktorom budú všetci členovia tímu online, aby mohli súčasne komunikovať.

Virtuálny tím alebo nie, mali by ste sa pokúsiť zmerať jeho výkonnosť. Aké sú kľúčové ukazovatele úspechu pre každú úlohu? Odporúčame vám nastaviť tieto ukazovatele tak, aby ste ľahko a rýchlo pochopili (za pár týždňov, nie za 6 mesiacov), či je každý člen vášho tímu produktívny.

Tip 11: Sledovanie času, návštevnosti a ďalšie kľúčové ukazovatele výkonnosti.

Ak platíte na základe odpracovaných hodín, potom by ste mali, prirodzene, sledovať, koľko hodín každý človek odpracuje a jasne si zaznamenávať čas.

V kancelárskom prostredí môžete vidieť, kto je v práci, aj keď nesledujete dochádzku. Pri riadení vzdialených zamestnancov môže byť ťažké presne pochopiť, čo sa deje, ako dlho a na čom každý zamestnanec pracuje. Je menšina ľudí, ktorí sú dostatočne motivovaní a nepotrebujú si dávať pozor na dochádzku. Ako už bolo povedané, väčšina z nich potrebuje určitú úroveň disciplíny, najmä pri práci z domu.

Vytvorili sme Time Doctor nielen na spracovanie týchto metrík, ale aj na sledovanie navštívených webových stránok, navštívených aplikácií, strateného času, odpracovaného času a prerušenia kontroly času. Náš systém sledovania času vám môže napríklad ukázať, či člen vášho tímu pracuje alebo len chatuje s priateľmi na Facebooku.

Tip 12: Organizujte systém synchronizácie času pre komunikáciu v rôznych časových pásmach.

Ak členovia vášho tímu pracujú v rôznych časových pásmach, uistite sa, že máte synchronizované časové obdobie, keď pracujú všetci členovia vášho tímu. V tomto čase organizujte virtuálne stretnutia.

Tip 13: Vykonajte štvrťročnú kontrolu, aby ste videli, ako sa darí členom vášho virtuálneho tímu.

Jednou z výziev pri riadení vzdialených zamestnancov je, že ľudia sa môžu cítiť osamelí a izolovaní. Nie každý je dobrý v tomto štýle práce. Väčšina ľudí tento problém nemá a majú radi slobodu, ktorú práca z domu prináša, no je dôležité, aby ste ich prácu mohli z času na čas skontrolovať, aby ste sa uistili, že sú úspešní.

Prenájom

Tip 14: Pred prijatím na plný úväzok otestujte nových zamestnancov v krátkodobých zamestnaniach.

Nemusíte hneď prijímať niekoho na plný úväzok. Môžete s ním skúsiť pracovať na malom projekte a po dokončení, ak, samozrejme, boli obaja spokojní, prepnúť do plného pracovného režimu. Ako už bolo povedané, prechod na prácu na plný úväzok je veľmi dôležitý, pretože pri práci na čiastočný úväzok alebo pri dočasnom projekte bude pozornosť zamestnanca rozdelená. Je možné, že nebude k dispozícii v správnom čase. Moja skúsenosť je, že vzdialení zamestnanci na čiastočný úväzok nakoniec prestanú pracovať úplne. Zamestnanci na plný úväzok sa pri živobytí spoliehajú na vašu spoločnosť a je pravdepodobnejšie, že s vami zostanú dlhší čas.

Tip 15: Zaplaťte dobre za svoj virtuálny tím.

Mnoho ľudí chce pracovať na diaľku a mnohí profesionáli sú ochotní zaplatiť menej za možnosť pracovať z domu. Aj keď je to pravda – nájdete ľudí ochotných pracovať za menej peňazí – ale ak svojich zamestnancov dobre zaplatíte, budete mať záruku, že váš tím odvedie skvelú prácu a zostane s vami dlho.

Tip 16: Hľadajte zamestnancov, ktorí sú vhodní na prácu na diaľku.

Nahliadnite do ich domáceho prostredia. Majú tiché a pokojné miesto na prácu? Rozptyľujú ich deti doma? Na druhej strane, žijú sami a aká je pravdepodobnosť každodenného rozptýlenia s priateľmi? Rozptyľovanie a izolácia môžu prerásť do problému, preto je dôležité zabezpečiť, aby bol váš tím pri práci z domu šťastný a zároveň produktívny.

Tip 17: Vytvorte štandardný tréningový proces pre nových zamestnancov.

Ak si najmete zamestnancov na diaľku, potom sa ochudobnia o možnosť učiť sa z vášho príkladu – ako sú zvyknutí v bežnej kancelárii. Pri prijímaní do zamestnania sa preto uistite, že máte školiaci program (odporúčame videonávody), ktorý nováčikov oboznámi s vašou spoločnosťou a s tým, ako prebiehajú každodenné procesy. Urobte čo najviac, aby ste pomohli zamestnancom prispôsobiť sa a zohrávali integrálnu úlohu vo vašej spoločnosti.

Vzdialeným zamestnancom môže chýbať pocit firemnej kultúry. Je ťažké vytvoriť a udržať kultúru prostredníctvom pravopisu slov. Je oveľa lepšie vytvoriť video a použiť videokonferenčné služby, ako je Google Hangouts. Tiež je užitočné nahrávať konferencie pre budúcich zamestnancov. Použite videá ako spôsob, ako inšpirovať svoj tím a posilniť základné koncepty o kultúre spoločnosti (ako je vaša vízia a poslanie).

Stretnutie tímu Time Doctor na Bohole na Filipínach.

Pri riadení zamestnancov na diaľku je ťažké nadviazať skutočné priateľstvá. Stretnite sa osobne, asi 4x do roka alebo kedykoľvek je to možné. Toto je najlepšia metóda na posilnenie internej komunikácie spoločnosti.

Nezabudnite – váš vzdialený tím sú skutoční ľudia, ktorí ako všetci ostatní potrebujú komunikáciu. Zamestnanci môžu komunikovať a komunikovať aj mimo práce, ale je tiež skvelé, ak sa tieto potreby dajú naplniť virtuálnou prácou. Podľa mojich skúseností je to dôležité najmä v zamestnaniach, ktoré nemajú veľa komunikácie, ako napríklad niektorí vývojári softvéru.

Práca na diaľku môže vyžadovať mimoriadne úsilie, aby ste si udržali pocit oddanosti vášmu tímu. Zamestnanci musia vedieť, že nielen prispievajú k dosiahnutiu cieľa svojho tímu, ale sú cenní aj pre úspech spoločnosti. Niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť:

• Vytvárajte a udržiavajte komunikáciu nesúvisiacu s prácou.
• Podeľte sa o víziu budúcnosti spoločnosti.
• Udržujte tím aktuálne o tom, ako sa veci v spoločnosti vyvíjajú. Ľudia chcú vedieť, čo sa deje vo všetkých oblastiach spoločnosti a ako prispievajú k celkovému obrazu.
• Zapojte celý tím do dôležitých udalostí a projektov.
• Na narodeniny a špeciálne príležitosti posielajte zmysluplné darčeky.

Urobte všetko pre to, aby sa ľudia necítili ako oddelení pracovníci, ale skutočne ako súčasť vášho tímu a spoločnosti. Stojí to za to.