Poslovna korespondenca po pošti. Pravila za vodenje poslovne korespondence po elektronski pošti

Komunikacija med ljudmi je naraven in vitalen proces. Nekoč je bil epistolarni žanr edini dostopni način komunikacije med ljudmi, ki so bili drug od drugega oddaljeni.

Pošta obstaja že od starega Rima, če ne že prej. Ljudje so si dopisovali. V literaturi so znani celo romani in zgodbe v pismih.

Sodobni napredek tehnologije ponuja nove, boljše načine komuniciranja.

V tem primeru se poštna korespondenca ohrani. To je star, a zanesljiv način komunikacije, ki ima svoje edinstvene lastnosti. Sodoben format poštne korespondence predstavlja e-pošta, sicer E-pošta.

E-pošta vam za razliko od navadne pošte omogoča skoraj takojšnjo komunikacijo s prejemniki. Pritisnil sem gumb "Pošlji" (pismo) in po nekaj sekundah prejemnik vidi to pismo v svoji pošti, v mapi Prejeto.

Ker je elektronska pošta postala dostopna in razširjena med uporabniki, ima določena pravila za vodenje korespondence. Takšna pravila vam omogočajo, da organizirate in vodite korespondenco v okviru sprejetih kulturnih in poslovnih norm. Nabor sistematiziranih pravil za "e-mail" korespondenco se je imenoval neizrečen "e-mail bonton".

Bonton elektronske korespondence vključuje značilnosti oblikovanja, pisanja pisem, pa tudi načela komunikacije naslovnikov. Začnimo s seznamom pravil:

Pravilo 5. Nazadnje vpišite prejemnikov poštni naslov.

Pravilo 7. Besedilo pisma mora izpolnjevati določene zahteve.

In zdaj več o vsakem od desetih pravil.

Pravilo 1. V e-poštnem sporočilu izpolnite vsa polja.

Za jasnost uporabljamo (slika 1), ki prikazuje, kako izgleda novo pismo v pošti Yandex (po kliku na gumb "Napiši"):

riž. 1 Osnovni e-poštni bonton

V skoraj vseh poštnih storitvah (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler itd.) E-pošta vsebuje naslednje podatke:

1. Poštni naslov (e-pošta) in ime pošiljatelja (lahko tudi priimek) - številka 1 na sl. eno.
2. Poštni naslov (e-pošta) prejemnika pisma - številka 2 na sl. eno.
3. Zadeva (naslov, naslov) pisma - številka 3 na sl. eno.
4. Vsebina pisma (številka 4 na sliki 1), ki vključuje:
   • pozdravi,
   • glavno besedilo,
   • sklep,
   • podpis.
5. Priloga k pismu (priložene datoteke ali priloge) - številka 5 na sl. eno.

Obvezno je izpolniti vse navedene postavke, razen zadnjega (številka 5 na sl. 1) - priloge k dopisu. Če vam pismu ni treba priložiti nobenih datotek, ki pojasnjujejo besedilo pisma, potem lahko pozabite na ta element.

Pravilo 2. Poštni naslov in ime pošiljatelja morata biti razumljiva.

Korespondenca vključuje prisotnost dveh strank, zato bodite pozorni na osebne podatke. Osebni podatki naj bodo razumljivi in ​​čim bolj popolni, da pri naslovniku ne povzročajo nerazumevanja, budnosti in skrivnostnosti.

Najbolj zaupanja vreden je poštni naslov, ki vsebuje priimek in ime, npr. [email protected]

Če ima pošiljatelj spletni dnevnik, bo koristno določiti naslov z domeno spletnega mesta, npr. [email protected] Spletna stran. Dejstvo je, da se lahko z obiskom spletnega mesta (spletnega mesta), označenega za znakom @, veliko naučite o avtorju spletnega mesta iz materialov, predstavljenih na njem.

Če je poštni naslov [email protected], potem se ne bo vsak prejemnik pisma takega naslovnika odločil odpreti to pismo. Kaj pa, če obstaja virus, ki blokira računalnik, ali neželena pošta, ki bo po odprtju takšnega pisma šla v neskončen tok?

Pravilo 3. Vedno je treba navesti zadevo (naslov, naslov) pisma.

Glava pisma je edina stvar, ki jo prejemnik pisma vidi, ko prispe. Zelo pogosto je njegova nadaljnja usoda odvisna od imena črke:

• jo bo prejemnik odprl
• ali izbrišite brez pogleda.

Zato je treba naslove pisma obravnavati s posebnim spoštovanjem (torej s spoštovanjem).

Možnosti za usodo prejetega pisma, odvisno od naslova:

• črka ne bo opažena med kopico drugih črk,
• se šteje za neuporabnega in se zato niti ne odpre,
• brez obotavljanja ga bodo takoj poslali v mapo "" ali "Izbrisano",
• preberite delno ali v celoti
• mogoče celo odgovori.

Naslov pisma je ključ do tega, da se prejemnik zainteresira za odpiranje pisma ali bolje rečeno, da "pritegne", da pritegne pozornost. To je še posebej pomembno, če nekomu prvič pišete pismo. Če parafraziramo besede iz knjige "Pustolovščine kapitana Vrungla" ("kako pokličete ladjo, tako bo plula"), lahko rečemo, da "kot kličete pismo, tako bo doseglo" do prejemnika.

Tako mora biti naslov pisma kratek (ne več kot 50 znakov), zanimiv in jedrnat (izražati bistvo pisma).

Hkrati pa se med dopisovanjem, če prejemnik pisma odgovori avtorju, naslov pisma ne bi smel spremeniti. Prav tako se ne bi smelo spreminjati med ponavljajočim se dopisovanjem, ko je pismo večkrat poslano v eno ali drugo smer.

Če se med dopisovanjem spremeni tema razprave, je smiselno spremeniti temo pisma ali morda ustvariti novo pismo z novo temo za nadaljnjo korespondenco.

4. pravilo. Ko odgovarjate na katero koli pismo, razmislite, ali morate spremeniti zadevo pisma.

V veliki večini primerov vam NI treba spremeniti teme pisma, razloge bom pojasnil spodaj. A kot veste, obstaja nekaj izjem od pravila. Vendar pa najprej najprej.

Kako napisati odgovor na pismo

Mnogi uporabniki začetniki na pismo odgovorijo napačno, in sicer, ko so prejeli pismo, ga preberejo in kliknejo na gumb »Napiši«, da odgovorijo. To je v osnovi narobe.

Ko odgovarjate na pismo, morate klikniti gumb "Odgovori", da boste razumeli, kako se je dopisovanje začelo in od kod prihaja. Za to:

• Pismo morate odpreti. V tem primeru se bo gumb "Odgovori" pojavil nad ali pod odprtim pismom (številka 1 na sliki 2).
• Kliknite na "Odgovori".
• V zadevi (glavi) pisma (številka 2 na sliki 2) se samodejno prikaže »Re: …«. Črke "Re" so znak, da je to točno odgovor na črko.
• Odgovor napišite na začetek pisma, tako da je odgovor prvi, spodaj pa besedilo prejšnjega pisma.

riž. 2 Kako napisati odgovor

Številne službe tehnične podpore zahtevajo, da kliknete gumb »Odgovori«, ko pošljete e-pošto o težavi. In hkrati ne spreminjajte ničesar v prejšnjih pismih v korespondenci. Natančneje, vsaka tehnična podpora zahteva, da "shranite citiranje ob odgovoru." Ker je lažje razumeti, kako so začeli reševati problem in do česa so prišli.

Mnogi uporabniki začetniki ne najdejo prejšnjega pisma ali pa se iz kakšnega drugega razloga pogosto NE odzovejo (to pomeni, da ne uporabljajo gumba »Odgovori«), ampak napišejo novo pismo (kliknite na »Napiši« ali »Ustvari«). gumb). Ko vsakič prejme novo pismo, si prejemnik novega pisma težko zapomni vse podrobnosti prejšnjega pisma "iz nič", kar močno oteži dopisovanje.

In strokovna tehnična podpora se morda sploh ne bo odzvala na nepravilno oblikovana pisma.

Upoštevajte, da je "Re:" okrajšava za angleški "Reply:" ali "Response:", kar v prevodu pomeni "Moj odgovor na:". Če se je tema e-pošte spremenila, izbrišite to "Re:" in napišite novo zadevo e-pošte, ki odraža bistvo novega razvoja dogodkov.

Pravilo 5. Zadnji poštni naslov prejemnika (Za) izpolnite.

Polje »Za« je najbolje izpolniti zadnje, potem ko je pismo napisano in preverjeno. S tem se boste izognili pogosto ponavljajočim se napakam, ko pošiljatelj pisma naslovniku pošlje nepopolno z nenamernim pritiskom na gumb "Odgovori".

In če kliknete gumb »Odgovori«, preden kliknete, najprej preverite, ali pošiljate pismo naslovniku. Lahko je zelo frustrirajuće, če pismo, še posebej, če vsebuje osebne ali zaupne podatke, ne pride tja, kamor ste ga nameravali poslati.

Pravilo 6. Pred pošiljanjem pisma shranite besedilo pisma v ločeno datoteko.

Žal se tega pravila spomnimo šele takrat

• Pošiljanje e-pošte nepričakovano ni uspelo,
• ali ko se pismo prosi za ponovno pošiljanje, ker iz nekega razloga ni bilo prejeto.

Pri pošiljanju pomembnih e-poštnih sporočil z "zidom besedila", ki je vtipkano ročno in ne kopirano od nekod, je to zelo dobro pravilo. To močno poenostavi življenje.

Pravilo 7. Besedilo pisma mora izpolnjevati naslednje zahteve:

1) Besedilo pisma mora vsebovati pozdrav.

Vsaj "Živjo." ali "Dober dan." Če poznate ime, potem "Dragi (th) Ime (morda Patronim)". Pri komunikaciji po internetu se pogosto uporablja pozdrav »Dober dan« namesto »Dobro jutro«, »Dober dan« ali »Dober večer«. To je posledica dejstva, da pošiljatelj pisma nikoli ne more natančno vedeti, kdaj bo njegovo pismo odprl prejemnik. Pošiljatelj in prejemnik se lahko nahajata na različnih delih Zemlje, v različnih časovnih pasovih. Prav tako pošiljatelj nikoli ne ve natančno, kdaj bo prejemnik odprl in prebral svoje pismo.

2) Besedilo pisma mora biti pismeno in ne sme vsebovati napak.

Iz nekega razloga se pismenosti ne pripisuje velikega pomena. Napake je mogoče najti na uradnih spletnih straneh resnih podjetij, da ne omenjamo črk, v katerih je včasih težko razumeti ne le posamezne besede, temveč cele fraze, tako nepismeno in z napakami jih je mogoče oblikovati. Pomembno si je zapomniti, da je nepismeno pisanje slaba kultura in zanj ni mesta na internetu.

3) Besedilo pisma mora biti vsebinsko razumljivo.

Pošiljatelj vedno ve, o čem piše, prejemnik pa to lahko razume le iz besedila pisma. Pošiljatelj o svoji težavi ne piše vedno na način, ki je razumljiv za prejemnika. Pisma, ki so vsebinsko nerazumljiva, lahko pri prejemniku povzročijo le razdraženost in jezo, saj je prebiral pismo, ni pa razumel, kaj mu je pošiljatelj želel povedati.

4) Besedilo pisma naj zajema eno temo.

Če ima pošiljatelj prejemniku kaj povedati o različnih temah, je bolje, da za vsako temo pošljete eno pismo. Tako bo prejemnik lažje zaznal informacijo in mu omogočil natančen in izčrpen odgovor.

5) Besedilo pisma naj bo vsebinsko in zunanje zaznavo strukturirano.

Strukturirano besedilo je lahko berljivo. In dojeto je tako, kot si ga je zamislil avtor pisma. Nestrukturirano besedilo s preskoki misli, s prevlado čustev namesto dejstev, z nerazumljivimi ligamenti itd. lahko prejemnik pisma dojema povsem drugače, kot ga je nameraval pošiljatelj. Posledično komunikacija po e-pošti ne bo delovala. To sploh ne bo potekalo, ali pa boste potrebovali telefon, Skype in druga komunikacijska sredstva.

6) Besedilo pisma mora imeti optimalno velikost.

Precej kratke črke s 5-7 besedami so seveda prijetne za branje, vendar morate razumeti zelo nadarjenega pisca, da v te besede vnesete glavno idejo. Za neizkušenega pisca pisem je bolje, da napiše več, da bi informacije ali informacije, poslane naslovniku, čim natančneje posredoval.

Hkrati pa nepotrebno dolgo pismo, polno ponovitev, dodatnih pojasnil, nepotrebnih informacij izven teme itd., prejemnik dojema kot »zid besedila«, ga utrudi in povzroči negativno reakcijo. Vse potrebuje mero;

7) Pisava besedila pisma mora biti običajne vrste, ki bo prikazana v vseh poštnih storitvah.

Ljubitelji eksotičnih pisav, kot so tiste, ki spominjajo na ročno napisano besedilo s peresnim peresom, se morajo spomniti, da lahko prejemnik namesto besedila pisma na koncu dobi neberljivo abrakadabro. Ljubitelji eksotike naj poskrbijo, da je eksotična pisava, ki jo uporabljajo, poslana v pismu skupaj z besedilom.

8) Velikost pisave v besedilu pisma mora biti enotna.

Z drobnim tiskom lahko pišete vse manjše opombe, vse ostalo naj bo narejeno v pisavi enake velikosti. Nekatere poštne storitve običajno uporabljajo eno samo univerzalno pisavo. To je treba vedno upoštevati, saj bodo vsi pošiljateljevi užitki pri dekoriranju besedila s pisavami različnih velikosti sčasoma prejemniku videti kot monotono besedilo. Zakaj bi se torej morali tako truditi?

9) V besedilu pisma ne smete zlorabljati uporabe velikih in malih črk.

Težko je brati črke, kjer so vse črke majhne, ​​tudi na začetku stavka, ali obratno, kjer so vse črke VELIKE. Ne pozabite, da JE ČISKO, NAPISANO Z VKLJUČENIMI KLJUČNIMI ČRKAMI CAPS LOCK IN SESTAVLJENO IZ VELIKIH ČRK NA INTERNETU, DOJETO KOT VRIK in pomeni le krik in nič drugega.

10) Ton pisma v nobenem primeru ne sme imeti lastnosti agresivnosti, razdražljivosti.

Besedilo pisma ne sme vsebovati kletvic in žalitev. Najbolje je, da napišete pismo, ko ste v uravnoteženem in razumnem stanju. Lahka igrivost in primeren humor sta dobrodošla, če naslovnik podpira takšen ton komunikacije in ga zna ceniti.

11) Na koncu vedno pustite podpis (ime, priimek, vzdevek, položaj za poslovna pisma) z morebitnimi željami sogovorniku.

Želje vključujejo: S spoštovanjem, S hvaležnostjo itd.

Pravilo 8: Na e-pošto je treba odgovoriti.

Vedno je običajno odgovoriti na pismo, zato morate najti čas in priložnost za medsebojno pozornost in spoštovanje pošiljateljev.

E-pošta ne prenaša stagnacije. Delo z elektronsko pošto je v veliki meri odvisno od discipline in organiziranosti prejemnika. To je redno spremljanje vašega poštnega predala, seznanjanje z dohodno korespondenco, njeno preučevanje, sistematizacija in sestavljanje odgovorov.

Ena od pomembnih točk je pravočasen odziv, ki sam po sebi pozitivno govori o prejemniku in označuje njegovo stopnjo odgovornosti in zanimanja.

E-pošta ni običajna papirnata pošta s poštarji, avtomobili, letali, vlaki. E-poštna sporočila so dostavljena v nekaj sekundah in pošiljatelji pričakujejo hiter odgovor. V elektronski komunikaciji so sprejeti povsem drugačni tempi, lahko rečemo, da je »tukaj in zdaj«. Časovna zamuda lahko povzroči izgubo ustreznosti obravnavane teme.

Pravilo 9: Ne pošiljajte zaupnih informacij po e-pošti.

E-pošto, žal, je mogoče vdreti, prestreči. In potem gesla, številke bančnih kartic, pin kode itd., zapisane v e-pošto. lahko postanejo na voljo tretjim osebam, ki jih lahko uporabijo za osebno korist. Zato takim informacijam po elektronski pošti ne bi smeli zaupati.

10. pravilo. Ne objavljajte podatkov iz osebnih pisem brez soglasja njihovih pošiljateljev.

S spoštovanjem zaupnih informacij nekoga drugega spoštujete sebe in svojo pravico do zasebnosti.

Komunikacija po e-pošti brez medsebojnega vidnega in slušnega stika zahteva spoštovanje pravil bontona, ki posledično prispevajo k vzpostavitvi kompetentnega in kulturnega dialoga med ljudmi.

V enem od pisem je Antoine Saint-Exupery pripomnil:

"Išči me v tem, kar pišem."

To je zelo primeren izraz, tudi glede na prej omenjena načela bontona pri komunikaciji po e-pošti.

Pisarniška korespondenca je prav poseben žanr, ki ga morate obvladati, če se boste povzpeli po službeni lestvici. Dobre poslovne veščine pisanja vam bodo zvesto služile: pomagale vam bodo pri komunikaciji s podrejenimi, nadrejenimi in partnerji, poudarile vašo izobrazbo in pogled. Slog komunikacije mora biti zadržan, namenski, brez odstopanja od dane teme.

Značilnosti poslovne komunikacije

Vsaka komunikacija, tako osebna kot pisna, je interakcija z ljudmi z namenom izmenjave informacij, ustvarjanja vtisa in pogajanja. Nič človeškega nam ni tuje, včasih damo duha čustvom, a na poslovnem področju ne bi smelo biti prostora za nasilno izražanje naših občutkov, značajskih lastnosti in temperamenta.

Nemogoče si je predstavljati, da bi na mednarodnem srečanju predsedniki različnih držav peli pesmi, se smejali na glas ali izražali osebno nenaklonjenost. Takšen bonton obstaja, da bi bilo naše življenje čim bolj udobno in urejeno.

Pomembna značilnost poslovne komunikacije je, da je ni mogoče prekiniti sredi stavka. Za vsako pismo, ki ga prejmete, morate napisati odgovor, tudi če vam ni všeč. Če prejmete klic in nimate časa dvigniti slušalko, obvezno pokličite nazaj. Seveda je komunikacija z nekaterimi ljudmi neprijetna. Zato seznam obveznih lastnosti menedžerja vključuje odpornost na stres.

Poslovni sestanek, telefonski pogovor ali poslovna e-pošta bo zagotovo imela kakšen namen. Posledično morata strani priti do sklepov, razpravljati o projektu, se dogovoriti o strateškem partnerstvu itd.

Pravila za e-pošto

V pisnem govoru je morda celo več omejitev in konvencij kot v ustnem govoru. Z neposredno komunikacijo s sogovornikom, na osebnem srečanju, lahko naredimo intonacijski poudarek na tem ali onem dejstvu, nekaj razjasnimo, če nas sogovornik ni razumel. Če pride do govorne napake, jo lahko takoj popravimo. Toda v poslovnem pismu moramo biti izjemno jasni in natančni, da besede ne pomenijo dvojne interpretacije.

Včasih so rekli: »Papir bo vse zdržal«, kar je namigovalo, da je mogoče napisati tudi nezanesljiva dejstva. Smo mnenja, da poslovna korespondenca mora biti čim bolj poštena. Mimogrede, zdaj se papirnata pisma pošiljajo vse manj. V bistvu prevažajo pogodbe in druge dokumente. V tem primeru se pisemske glave uporabljajo kot dokaz visokega statusa organizacije.

Danes poslovna korespondenca v večini primerov poteka v virtualnem prostoru in ima svoje značilnosti. Ko se dialog šele začenja, je običajno, da napišete pozdrav v skladu z bontonom, na primer: "Pozdravljeni, dragi Oleg Sergejevič! ". In na naslednjem naslovu med delovnim dnevom se pozdrav lahko izpusti.

pismenost

Pisna komunikacija, tudi po e-pošti, zahteva spoštovanje jezikovnih norm in brezhibno pismenost. Konec koncev bo dopisovanje izobraženemu sogovorniku razkrilo vaše vrzeli. Zato vam svetujemo, da napisano preverite s pomočjo posebnih storitev, če niste povsem prepričani v lastno znanje.

Navajamo splošna pravila, ki zahtevajo etičnost elektronskega komuniciranja. So precej preprosti, vendar jih mnogi, žal, zanemarjajo:

• začetek vsakega stavka je napisan z veliko začetnico;
• na koncu besedne zveze je postavljena pika, da je pomen prebranega jasen;
• za reševanje problema in predlaganje rešitev je koristno uporabiti označen ali oštevilčen seznam;
• zaradi jasnosti je dobro uporabiti tabele, grafikone, grafikone;
• ne poskušajte se izrecno videti kot inteligenten, izobražen sogovornik, ne komplicirajte preprostih misli s pretiranimi deležniki in deležniki;
• Čim preprosteje izrazite svoje misli, tem bolje;
• čeprav v vsakdanjem govoru kultura zahteva izogibanje žargonu, v poslovnem okolju danes velja za dobro obliko poklicnega žargona in izposoje iz angleščine (a ne pretiravajte!).

Vrste poslovnih pisem

Njihova struktura je skoraj enaka. Kar zadeva glasnost, dolgo besedilo v telesu črke ne izgleda dobro. Bolje je, da ga izdate kot ločeno datoteko in priložite kot prilogo. V tem primeru morate v samem pismu po pozdravu na kratko navesti, za kaj gre v prilogi.

Struktura črk (začetek)

Poleg splošnih pravil je pomembno poznati nekaj podrobnosti poslovnega pisanja. Podali bomo pravila, ki bodo primerna v veliki večini primerov.

Začetek e-pošte se imenuje glava. Ima logotip organizacije. Koristno je imeti vedno pri roki (torej na namizju računalnika) predlogo, v katero je vpisan ta logotip.

Za razliko od komunikacije brez povezave vas sodobna pravila ne zavezujejo, da pozdravite naslovnika, bistvo zadeve pa lahko takoj izrazite tako, da ga pokličete po imenu in patronimu. Vendar mnogi še naprej pišejo na začetku sporočila: »Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dober večer! « ali »Pozdravljeni.« In tudi v tem ni odstopanja od norme.

Zahteve za telo pisma kažejo, da je v njem pomen korespondence. Razdelitev besedila na odstavke velja za dobro obliko, znak pozornega odnosa do sogovornika. V vsakem odstavku je poimenovan in razkrit en ali drug vidik teme. Poleg prepoznavanja problema je običajno predlagati načine za njegovo rešitev. Tako rekoč razkriti poslovno idejo v malem.

Struktura pisma (sklep)

Kako poslati poslovno sporočilo?

Večina zaposlenih v pisarni ima v svojem e-poštnem predalu zelo obsežen arhiv pisem. Da se sogovornik ne bi zmedel v dolgi korespondenci, je priporočljivo poslati pismo v obliki odgovora. Ko kliknete ustrezno polje na začetku teme pisma, se prikaže angleška okrajšava “Re…”. To je zelo priročno, saj si bo naslovnik takoj zapomnil napredek korespondence.

S tem sogovornikom lahko shranite celotno zgodovino virtualne komunikacije ali pa pustite le zadnje ali najpomembnejše citate. Sodobni poslovni bonton zahteva, da se na e-poštna sporočila odzovete hitro. Navsezadnje velik del dneva preživimo za delovnim računalnikom. Poleg tega je mogoče pošto preveriti z mobilnih naprav.

Če vas skrbi, ali je pismo prispelo do naslovnika, uporabite priročno funkcijo »Obvestilo o prejemu«, ki je na voljo na skoraj vseh poštnih strežnikih. Tako vam bo jasno, da si je pismo ogledalo.

Pogosto se prvi stik v poslovnem svetu začne s pisnimi komunikacijami – poslovnimi pismi. Če pa je napisano brez upoštevanja pravil poslovnega pisma, se lahko stiki, ki so se šele začeli, prekine in izgubite stranko ali poslovnega partnerja. Zato vam verjetno ne bo treba nikogar prepričevati, kako pomembno je, da znate pisati poslovna pisma, ki bodo pripomogla k ustvarjanju ugodnega vtisa o vas osebno in o vašem podjetju kot celoti.

Osnovna pravila poslovne korespondence. Sodobne oblike dopisovanja so se razvile pred več kot 150 leti. Splošno sprejeto je, da je njihova domovina Anglija, kjer so bila prvič uvedena pravila za sestavljanje poslovne korespondence.

Splošna pravila dopisovanja

1. Preden začnete pisati pisma poslovnemu partnerju, morate sami razumeti naslednje točke:

Vrsta pisma (spremno pismo, naročilo, opomin, opomin, predstavitveno pismo, pismo o zavrnitvi, garancijsko pismo itd.);

Ali se pričakuje odgovor na vaše pismo (obstajajo pogoji, ko odgovora na pismo ni pričakovati, na primer predstavitveno pismo);

Ali bo vaš naslovnik vsebino pisma jasno razumel, ali bo puščalo nejasnosti glede vprašanja dopisovanja;

Ali ste prepričani, da bo pismo, poslano po pošti, prispelo pravočasno (če ne, je bolje uporabiti telefaks, storitve DHL ali poslati pismo preko interneta).

2. Ton črke naj ostane vedno pravilen.

3. Treba je skrbno izbrati besedišče, izogibati se netočnostim, nejasnostim, pretirani uporabi strokovnih besed. Besedilo pisma mora biti lahko razumljivo.

4. Poslovno pismo naj bo napisano samo na pisemski glavi organizacije, v imenu katere govorite. Ker je videz pisemske glave neke vrste vizitka za vaše podjetje, je treba k oblikovanju uradnega pisma ravnati še posebej previdno. Bolj uraden je pisemski papir, bolj uraden mora biti ton pisma.

Pri pripravi dokumentov je priporočljiva uporaba urejevalnika besedil Microsoft Word (programski izdelek Microsoft Corporation) z velikostjo pisave Times New Roman Cyr št. 12 (za tabelarna gradiva), 13, 14, 15, Times DL velikost št. 12, 13, 14 do 1 -2 intervala.

Pri sestavljanju poslovnega pisma so številke strani zapisane na desni strani strani, pri sestavljanju drugih poslovnih dokumentov pa na sredini zgornjega roba lista.

Samo besedilo pisma je priporočljivo natisniti na obrazce A4 z razmikom 1,5-2 vrstic, na A5 in manjše obrazce - z enim razmikom med vrsticami. Podrobnosti dokumenta (razen besedila), sestavljenega iz več vrstic, so natisnjene z enim razmikom med vrsticami.

Na pisne zahteve je treba odgovoriti v 10 dneh od prejema.

Na fakse in e-pošto je treba odgovoriti v 48 urah, razen ob vikendih

Pravila za pisanje poslovnega pisma v Rusiji

V Rusiji oblikovanje uradnih obrazcev urejajo regulativni dokumenti in najprej GOST 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

GOST je vzpostavil dva standardna formata za obrazce dokumentov - A4 (210 x 297 mm) in A5 (148 x 210 mm). Vsak list dokumenta, sestavljen tako na obrazcu kot ne na njem, mora imeti robove najmanj 20 mm - levo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - nižje.

Te zahteve za dokumentacijo so zapisane v ruski zakonodaji, vendar avtor priporoča njihovo uporabo pri sestavljanju poslovnega pisma tujemu partnerju.

Glede na stopnjo bližine z vašim dopisnikom se lahko pritožba začne z besedami »Spoštovani + priimek (ime, oče)« ali »Spoštovani + ime in patronim (ime)«. Besede, kot so "Spoštovani", "gospod", "gospa", "namestnik direktorja", "vodja oddelka" itd. v nobenem primeru se ne sme zmanjšati. V nasprotnem primeru ima prejemnik pravico misliti, da ga v resnici ne spoštujete preveč. In pismo naj se konča z besedami hvaležnosti za sodelovanje. In potem se pred vašim podpisom postavi izraz: "S spoštovanjem, ..." ali "S spoštovanjem ...".

V uradnih pismih je nesprejemljivo sklicevanje na "tebe", tudi če ste v življenju vi in ​​ta oseba ne le v poslu, ampak tudi v prijateljskih odnosih.

Običajno je poslovno ali službeno pismo sestavljeno iz več tipičnih strukturnih elementov:

1. Območje glave.
V tem delu pisma je na levi strani vogalni žig organizacije, ki označuje ime organizacije, njene poštne in druge podatke ter registrsko številko in datum registracije pisma kot izhodnega dokumenta. Če je službeno pismo odgovorno pismo, potem tudi označuje, na kateri dokument se to pismo odzove.
Podatki o naslovniku so navedeni na desni strani glave.

Pod vogalnim žigom je naslov besedila dokumenta. Struktura jezika naslova je lahko videti takole:

ü predlog "O" + samostalnik. v predlognem primeru: "O dobavi avtomobilov";

ü na vprašanje "O" + samostalnik. v predlogu: "O vprašanju dobave rezervnih delov";

ü glede + samostalnik. v rodilniku: »Glede naročilnice« itd.

2. Dejansko besedilo pisma. Glavne značilnosti oblikovanja besedila pisma so naslednje.

ü Besedilo poslovnega pisma naj bi se praviloma nanašalo na eno vprašanje oz več vprašanj, če so povezana in bo upoštevan v eno strukturno enoto destinacijsko organizacijo.

ü Besedilo pisma je praviloma sestavljeno iz dveh delov. V prvem delu je naveden razlog, podlaga ali utemeljitev za sestavo pisma, podane so povezave do dokumentov, ki so podlaga za pripravo pisma. Drugi del, ki se začne z odstavkom, vsebuje sklepe, predloge, prošnje, sklepe itd.

Struktura poslovnega pisma

1. Ime organizacije pošiljateljice.

3. Datum pisanja pisma.

4. Naslov prejemnika pisma.

5. Navedba določene osebe.

6. Uvodni naslov

7. Navedba splošne vsebine pisma, t.j. predmet pisma.

8. Glavno besedilo pisma.

9. Končna formula vljudnosti.

10. Podpis.

11. Navedba vloge.

Ko pišete poslovno pismo ruskemu partnerju, si morate zapomniti še nekaj pravil.

Položaj osebe, na katero je dokument naslovljen, je naveden v dativu, na primer:

do izvršnega direktorja
JSC "Alfa Business"
V.A. Prokhorov

JSC "Beta Holding"
Glavni računovodja
V.M. Ivanov

Če vpišete okrajšave "gospod", "gospa", se najprej napiše priimek anketiranca, nato pa začetnice.

Dokument ne sme vsebovati več kot štirih prejemnikov. Beseda "Kopija" pred drugim, tretjim, četrtim naslovnikom ni navedena. Pri večjem številu prejemnikov se sestavi poštni seznam dokumenta.

Ko pošiljate pismo organizaciji, navedite njeno ime, nato poštni naslov.

Pri pošiljanju dokumenta posamezniku navedite ime in začetnice prejemnika, nato poštni naslov

Oznaka o prisotnosti aplikacije, imenovane v besedilu pisma, je narejena na naslednji način:

Uporaba: za 5 litrov. v 2 izvodih .

Če ima pismo prilogo, ki v besedilu ni navedena, navedite njeno ime, število listov in število izvodov; če je aplikacij več, so oštevilčene, na primer:

Če so prijave vezane, potem število listov ni navedeno.

Če vloga ni poslana na vse naslove, navedene v dokumentu, se oznaka o njeni prisotnosti naredi na naslednji način:

Uporaba: za 3 litre. v 5 izvodih. samo na prvem naslovu.

Zahtevani "Podpis" vključuje ime položaja osebe, ki je podpisala dokument (polno, če dokument ni izdan na pisemski glavi, in skrajšano - na dokumentu, izdanem na uradni pisemski glavi podjetja); osebni podpis; dekodiranje podpisa (inicialke, priimek), na primer:

Treningi

V razmerah sodobnega sveta poslovni stik pogosto izvira iz poslovnega dopisovanja - pisna oblika poslovne interakcije, ki vključuje kakršno koli korespondenco (pismo, sporočilo itd.), ki jo pošlje kateri koli uradnik v njegovem imenu in na podlagi svojega položaja.

Pomemben vidik je spoštovanje določenih norm bontona. V nasprotnem primeru se lahko vzpostavljeni odnosi prekinejo, stranka ali poslovni partner pa bo izgubljen. Pravilno oblikovana poslovna korespondenca prispeva k čim bolj ugodnemu vtisu o vas ali podjetju.

Posedovanje čarovnije črk je pomembno za vsako osebo. Na primer pri iskanju nove službe: sestavljanje in pošiljanje življenjepisov, testnih nalog, spremnih pisem, dodatnih informacij o sebi, dogovora o terminu sestanka.

Zanimivo je, da so se pravila poslovne korespondence, ki obstajajo danes, razvila pred približno 150 leti v Angliji.

Vrste poslovnih pisem

Če se želite odločiti, kako sestaviti pismo, morate poznati razlike med njegovimi vrstami. To bo pomagalo določiti predmet sporočila in njegovo pravilno zasnovo. To bo pomagalo, da v očeh pomembnega nasprotnika ne boste videti neumni.

Glede na strukturo zasnove razlikujejo:

• Komunikacijska pisma

To vključuje zavrnitvena pisma, trditve, izgovore, priznanja. Vse, kar zaposleni uporablja pri svojih poklicnih dejavnostih.

• Pisma o soglasju

Pomembna oblika pisanja. Zahvaljujoč njej povzamejo rezultate sestanka, oblikujejo dogovore, navedejo čas za dokončanje nalog, poskrbijo, da obe strani pravilno razumeta pogodbo.

Pravila poslovnega pisma

Način, kako si blogerji dovolijo izražanje, ni vaša možnost. Za napake in tipkarske napake ni opravičila. Ne morete se tolažiti s težavami pri učenju jezika iz otroštva. Do sebe moraš biti čim bolj zahteven. V nasprotnem primeru riše neugodno sliko vaše osebnosti in izobrazbe.

Značilnost poslovne korespondence je, da se pravopisne napake na poklicnem področju štejejo za pokazatelj nesposobnosti osebe na izbranem področju.

Temeljna pravila:

1. Izogibajte se uporabi besed, katerih natančne definicije ne poznate. V skrajnem primeru preverite njihove pomene v slovarjih.
2. Izogibajte se uporabi posebne terminologije. Nekatere besede so sogovorniku morda neznane in jih napačno razlaga. Bonton poslovne korespondence pomeni v takih primerih dati razlago izrazov in okrajšav.
3. Pišite v kratkih stavkih. Dolžina in okrašenost dizajnov je primerna pri pisanju romana in ne pri poslovnih pogajanjih.
4. Vnaprej vnesite sporočilo ne v telo pisma, temveč v dokument v računalniku ali spletnem urejevalniku. Pozitiven vidik je samodejno črkovanje in ločila v besedilu. Odpravlja tudi nenamerno prezgodnje pošiljanje pisma naslovniku ali njegovo izgubo zaradi zaprtja brskalnika ali izgube interneta. Ko delate v programu Microsoft Word, redno uporabljajte gradivo za samodejno shranjevanje.
5. Izogibajte se tipkanju sporočila na telefonu ali tabličnem računalniku. Obstaja nevarnost neustreznega samopopravka.
6. Pred pošiljanjem preverite, ali so napake in doslednost konstrukcije besedila. Priporočljivo je, da v eni uri ponovno preverite vneseno besedilo, začasno preklopite na druge stvari in pozabite na pisanje. To bo pomagalo pogledati besedilo z druge strani in videti vse netočnosti.

Oblikovanje poslovnega pisma

Pri oblikovanju in vodenju korespondence je potrebna posebna pozornost do detajlov. Govori tudi o spoštovanju nasprotnika, vam omogoča, da prihranite čas, ki ga lahko porabite za predelavo materiala.

Ne zanemarite naslednjih vidikov:

• Pravilno izpolnjevanje teme pisma

Če je to prva objava, je morda naslov svetel. Če pa komunikacija z nasprotnikom že obstaja, mora biti tema pisma kratka in jedrnata. To so osnove komunikacije. Pomagajo najti sporočilo pravočasno za ponovno branje, enostavno bo tako za pošiljatelja kot za prejemnika.

• Citiranje

Poslano sporočilo lahko vsebuje vprašanja, na katera morate odgovoriti. Nanje je smiselno odgovoriti in navesti vsakega posebej. Pri pošiljanju pisma z več posredovanjem je vredno uporabiti oštevilčenje in razčleniti besedilo na odstavke. Tako bo sogovornik razumel, na katero vprašanje odgovarjate.

Preveč verig citatov ustvarja občutek kaosa v objavah. Če pa se je treba vrniti na prej poslana sporočila ali sogovornika na nekaj opomniti, je to vredno storiti. Še posebej, ko gre za proračun, paket storitev, čas.

• Upoštevajte vse prejete informacije

Ko sestavljate pismo, morate na kratko komentirati vse dokumente, ki ste jih priložili vi ali sogovornik. Tako bo prejemniku takoj jasno, kakšna vsebina datotek ga čaka.

• Lastni podpis - analogija za vizitko

Poslovna korespondenca zahteva podpis. Lahko se naredi samodejno, potem bo prisoten v vsakem poslanem pismu. Kako napisati informativni podpis? Uporabite ime in priimek, trenutni položaj, delovne kontakte in logotip podjetja.

Na primer: "S spoštovanjem, Ivan Ivanov, vaš vodja projekta, telefonska številka ali kateri koli drugi sel." Ali "Lep pozdrav, Ivan Ivanov ...".

Tudi podpis je lahko privlačen in ustvarjalen, kar kaže na posebno povezanost s podjetjem ali vzrokom. Zaposleni v mreži knjižne industrije lahko na primer uporabijo besedno zvezo »Trenutno berem ...« in vstavijo ime aktualnih novih izdelkov. Toda takšne stvari so bolje usklajene z oblastmi.

• Poštni naslov

Pravila poslovne korespondence predvidevajo izpis poštnega naslova. Bolje je, če samo deluje. Lahko prikaže ime podjetja, položaj, ime ali priimek, ne pa letnice rojstva ali igrivih vzdevkov/besed. O pravilnem imenu naslova je bolje razmišljati več let, če ga nameravate zapustiti tudi ob menjavi dejavnosti ali položaja.

• Pisava in razmik

Najpogosteje uporabljena pisava za dokumentacijo je 12 Times New Roman za tabele ali 14 za besedilo. 1,5-2 intervala. To so neizrečeni temelji.

Poslovni slog komunikacije

Poslovno pisanje vključuje občutljivo ravnotežje na robu. Prijateljska komunikacija je tu neprimerna, a tudi izrazito ostra ni primerna.

Komunikacijske lastnosti:

• Strogost dizajnov

Pomanjševalne besede, slengovski izrazi bodo neprimerni.

• Uporaba emotikonov

Previdna uporaba emotikonov ali izogibanje. Prvi stik načeloma ne dopušča njihove prisotnosti. V prihodnosti bodo oklepaji lahko prisotni, vendar le pozitivni, v zmernih količinah. Usmiljenje in humor sta v tem slogu komunikacije nesprejemljiva. Ta oblika je nesprejemljiva, če ste podrejeni sogovorniku.

• Pozdrav po imenu in patronimu

Pravila za vodenje poslovne korespondence pomenijo spoštljiv odnos do sogovornika, pozornost in zanimanje za njegovo osebo. S tem se poveča nasprotnikovo zanimanje za vas, poveča se možnost njegovega popuščanja. Priporočljivo je, da vnaprej poznate ime osebe, ki jo nagovarjate, pa tudi njene želje glede nagovarjanja.

• Odgovorite v dveh dneh

Pravilno je, da odgovor na sporočilo pošljete v nekaj delovnih dneh. V nasprotnem primeru velja za nespoštljivo. Če je bilo pismo poslano pred vikendom ali dopustom, nanj ne morete odgovoriti, če ni nujno. V nasprotnem primeru morate sogovornika opozoriti na začasno odsotnost vašega odgovora ali se na kratko odjaviti o vsebini pisma.

• Pomanjkanje nedopustnosti

Nenehno spraševanje o nečem, spraševanje za potrditev vas bo pokazalo v ne najboljši luči. Če je od sogovornika potrebna potrditev, ga lahko po treh dneh opozorite na potrebo po odgovoru. Če je zadeva nujna, jo je bolje omeniti že v prvem sporočilu.

• zrcalno pravilo

Bonton poslovnega dopisovanja vam pogosto omogoča, da nasprotnika nagovarjate tako, kot on. S tem se poveča možnost medsebojnega razumevanja, komunikacije na isti ravni. Spremljajte, katere izraze, slog komunikacije, privlačnosti uporablja vaš sogovornik.

• Vesele praznike

Če komunikacija poteka okoli ali med uradnimi prazniki, je vredno sogovorniku čestitati. To so pravila poslovnega dopisovanja. Prav tako je koristno vedeti, kdaj je rojstni dan vašega nasprotnika.

• Hvaležnost

Osnovna vljudnost bodo besede hvaležnosti kot odgovor na čestitke, vabila, pojasnila.

Glede na vse navedene lastnosti ne bo težko vzpostaviti stika s sogovornikom in si o sebi ustvariti ugodno mnenje.

Pomen pravil poslovnega pisanja

Pravzaprav je vsako poslano pismo vizitka, prikaz našega izbranega poslovnega položaja. Da bi bilo videti dostojno, vzbujati spoštovanje in zaupanje, pogajanja pa sta spremljali udobje in učinkovitost pri reševanju težav, poznavanje pravil lepega vedenja in njihovo nenehno spoštovanje je neomajna ključ do uspeha.

Za vsako korespondenco, na internetu ali v pismih, veljajo enaka stroga pravila kot pri telefonski komunikaciji, osebnih pogajanjih. Načela, na katerih je zgrajena interakcija:

• medsebojno spoštovanje nasprotnikov osebnosti in poslovnega položaja druge osebe;
• pozornost na poslovne interese nasprotnika;
• spoštovanje zaupnosti;
• točnost pri reševanju pomembnih nalog.

Poslovna korespondenca je potrebna, ker:

• ob pošiljanju pisma ni odgovora, tudi če je bil nakazan;
• pisma se izgubijo v toku nepotrebnih informacij in zaposleni nenehno kličejo in prosijo, da preverijo pošto;
• po branju e-pošte je popolnoma nejasno, kaj potrebujete od vas;
• zaradi obilice podrobnosti in kaosa informacij v sporočilih se misli zmedejo, zapleteno vprašanje pa ni rešeno.

Če upoštevate splošna pravila za vodenje poslovne korespondence, lahko prihranite veliko prostega časa. To bo pomagalo preprečiti zgornje težave.

Poslovna komunikacija po elektronski pošti je sestavni del življenja vsakega sodobnega človeka: pišemo kolegom v službi, vodstvu, strankam, poslovnim partnerjem, ljudem, ki nas poznajo, in tistim, ki nas še ne poznajo. Kaj je poslovna etika v elektronski korespondenci, koliko je potrebna za uspešno poslovanje?

Vsaka črka je naša vizitka in odraz našega poslovnega položaja. In če je za nas pomembno, da ta vizitka izgleda dostojno, poslovni položaj pa prispeva k udobju in produktivnosti komunikacije, potem je poznavanje osnovnih pravil lepega vedenja in njihovo upoštevanje v vsakodnevnem dopisovanju najpomembnejši pogoj za uspeh.

V zvezi z elektronsko poslovno korespondenco veljajo enaka pravila in predpisi, kot jih poslovna skupnost deluje v vseh drugih oblikah poslovne interakcije: pri telefonski komunikaciji, pogajanjih itd. Po mojem mnenju etika poslovne e-pošte temelji na več neomajnih načelih:

1. Vzajemno spoštovanje nasprotnikov do osebnosti in poslovnega položaja drug drugega.
2. Pozornost na poslovne interese nasprotnika.
3. Razumevanje pomena vprašanj zasebnosti.
4. Točnost pri izmenjavi informacij.

Razmislite o praktičnih orodjih za izvajanje teh načel

1. Kompetentno in jasno oblikovano polje "Subject" / "Subject"

Določanje teme naslovniku prihrani čas, tako da lahko takoj oceni vsebino prejetega pisma in se hitro odloči za njegovo prednost pri branju.

2. Pozdrav in osebni nagovor naslovniku/naslovnikom

Vzpostavlja zaupanje in daje pismu osebno osredotočenost. Ignoriranje imena naslovnika se dojema kot napačno.

3. Natančnost naslavljanja

Pravilno izpolnjevanje polj "Za", "Cc", "Bcc" je najpomembnejše orodje za učinkovitost in etičnost komunikacije. Da bi se izognili napakam pri delu s temi področji, morate poznati njihov namen, ki je v sodobnem poslovnem okolju splošno sprejet:

• če je vaše ime v polju za neposredni naslov (»Za«), to pomeni, da pošiljatelj pisma od vas čaka odgovor na svoje vprašanje;
• če je v to polje uvrščenih več prejemnikov, to pomeni, da pošiljatelj pisma čaka na odgovor vsakega ali katerega koli od prejemnikov;
• če je vaše ime vpisano v polje "CC", to pomeni, da pošiljatelj želi, da ste seznanjeni s težavo, medtem ko od vas ne pričakuje odgovora. Če je vaše ime v polju "Kopija", ne bi smeli vpisati teme korespondence. Če se še vedno odločite za dopisovanje, bo znak dobre forme, da začnete pisati enega od stavkov: “Dovolite mi, da se pridružim razpravi o tej temi…”, “Oprostite, ker se vmešavam…”, “Naj izrazim svoje mnenje…”.

Posebna pozornost z vidika etike pripada področju "Bcc". To je z vidika poslovne etike najbolj »ranljivo« e-poštno orodje. to polje se običajno dojema kot instrument prikritega nadzora in obveščanja. Prejemniki, ki so v Skp, niso vidni drugim prejemnikom. Nekatera etično občutljiva podjetja prepovedujejo uporabo tega orodja v korporativnem komuniciranju. Izjema so množična pošiljanja (na primer vabila). Pošiljajo se velikemu številu prejemnikov, medtem ko elektronski naslovi ne bi smeli biti vidni vsem.

Obstajajo podjetja, v katerih se področje "Bcc" obravnava bolj umirjeno in se drži naslednjih univerzalnih pravil:

• v polje "Bcc" so vpisani naslovniki (skriti naslovniki), ki morajo biti seznanjeni s korespondenco, vendar neposrednim naslovnikom ne sme biti očitna njihova zavest;
• pošiljanje pisma z izpolnjenim poljem "Bcc" pomeni predhodni dogovor ali naknadno seznanjenost avtorja pisma in skritih prejemnikov o razlogu in namenu takšne oblike seznanitve;
• skriti naslovnik naj ne vstopa v predmet korespondence iz polja "Bcc".

4. Hiter odziv

Odzivni čas na pismo je eden od kazalcev vašega položaja glede na poslovne interese partnerjev in strank. Podjetja imajo za to različne standarde. Sprejemljiv čas za odgovor/odziv na pismo je v dveh do treh urah. Če po prejemu in branju pisma razumete, da nanj ne morete odgovoriti v 24 urah, bo pravilo dobre forme, da naslovniku pošljete informacijo, da ste prejeli njegovo pismo, in odgovorite nanj: "Dobil sem pismo. Odgovoril bom danes čez dan" oz "Dobil sem pismo. Za odgovor so potrebne dodatne informacije. Poskušal bom odgovoriti najkasneje ... ".

Ponujamo

5. Pravilno delo z informacijami (obseg, jezik, struktura, format)

Narava in posebnost podajanja informacij v besedilu pisma je tudi orodje in pokazatelj vaše sposobnosti in želje po čim bolj pravilnem in spoštljivem dopisovanju do naslovnika:

• obseg črke, ki ustreza "na enem zaslonu", največ - v obsegu besedila enega lista formata A-4, je najbolj udoben pri branju;
• obseg poslanih prilog ne sme presegati 3 MB (večje datoteke lahko povzročijo težave, saj morda ne bodo prešle skozi prejemnikov poštni strežnik);
• bolje je, da prenesene datoteke "zapakirate" v univerzalna kodiranja: Zip ali rar (druge razširitve se lahko med prenosom blokirajo ali odsekajo in povzročajo težave naslovniku);
• ko odgovarjate na naslovnikovo pismo, je treba besedilo vašega odgovora postaviti na vrh (na začetek) pisma in ne na dno (s tem se naslovniku ne bo treba "pomikati" po prejšnjem besedilu korespondence v iskanje odgovora, ki ste ga napisali);
• ne bi smeli začeti odgovarjati na naslovnikovo pismo kot novo pismo (ne da bi shranili zgodovino korespondence). Takšen odgovor bi prisilil naslovnika prejemnika, da porabi čas za iskanje izvirnega sporočila;
• pisati je treba v jeziku, ki je naslovniku najbolj razumljiv. V vsakem posameznem primeru se odloča o vprašanju primernosti uporabe strokovnega, znotrajkorporativnega besedišča, slenga, okrajšav in anglicizmov (izposojenih iz angleščine v katerem koli drugem jeziku).

Če uporaba slenga in okrajšav poveča hitrost in učinkovitost dopisovanja, je uporaba slenga sprejemljiva in etična. Tako je interna korespondenca znotraj podjetja skoraj vedno polna slenga: poznana je in razumljiva vsem udeležencem dopisovanja ter prihrani čas. Toda v korespondenci z zunanjimi poslovnimi partnerji / strankami - to je zadeva, ki zahteva previdnost.

Včasih je terminologija nepogrešljiva. Na primer, podjetje strankam ponuja tak izdelek / storitev, kot je spletno oglaševanje, in konceptov, kot so "medijsko-kontekstualna pasica", "ključne besede", "negativne ključne besede", "ctr", ni mogoče nadomestiti z ničemer, treba jih je uvesti v poslovni kontekst in stranko naučiti delati z njimi. V tem primeru je pomembno, da sta obe strani potrpežljivi in ​​pripravljeni razlagati in se učiti.

Vendar pa obstajajo primeri, ko se uporabi okrajšav in izrazov lahko in se je treba izogibati.

PRIMER:

Moj prijatelj je 2 dni iskal odgovor na vprašanje: kaj je ASAP. Za založbo je pripravljala gradivo in v zadnjem pismu so ji pisali: » Maša, prosim, pošlji vse svoje materiale čim prej". Maša se je odločila, da je to oznaka formata, ki ji ni znan, v katerega je treba "prevesti" besedilo. Čas, ki ga je Maša porabila za "dešifriranje" in izpolnitev zahteve založnika, je trajal 2 dni. Predstavljajte si, kako je bila Machine jezna, ko je 2 dni pozneje ugotovila, da je za skrivnostnim "asap" okrajšava, ki se pogosto uporablja v angleško govorečem okolju " takoj, ko bo možno» – « čim hitreje».

NASVET: ne zlorabljajte anglicizmov, posebnih izrazov in okrajšav znotraj podjetja v korespondenci z zunanjimi strankami in partnerji.

6. Dostopnost podpisa in kontaktnih podatkov

To je nujen atribut, ki mora končati vsako od vaših črk. V podpisni blok je treba postaviti naslednje:

1. Vaše ime in priimek.

S tem je dopisovanje personalizirano, kar vpliva na učinkovitost in psihološko udobje komunikacije. V podpisu se ne smejo uporabljati okrajšave. Namesto T.L. Vorotyntseva v svojem podpisu bom napisal Tamara Leonidovna Vorotyntseva (ali Tamara Vorotyntseva), da bo naslovnik razumel, kako me kontaktirati v odgovornem pismu.

1. Navedba vašega položaja.

S tem pustite naslovniku razumeti meje vaše pristojnosti in strokovne usposobljenosti pri reševanju vprašanj.

1. Kontaktni podatki (telefonska številka, elektronski naslov, ime in naslov podjetja, njegova spletna stran).

To bo prejemniku omogočilo po potrebi dodatno operativno komunikacijo.

Če povzamem vse našteto in imam hkrati dolgoletne izkušnje z opazovanjem vodenja korespondence v različnih podjetjih, lahko samozavestno rečem naslednje: etične norme v sodobni poslovni skupnosti niso le in ne toliko nominalni atributi. dobrega vedenja, so oživljena praktična orodja, ki omogočajo pravilno, učinkovito, udobno in navsezadnje učinkovito poslovno komunikacijo.

Bodite pozorni na usposabljanje, ki ga vodi Tamara Vorotyntseva.

Članki