List priče vzorca primera. Odlična tajnica

Potrditveni list je dokument, ki odraža lastnosti oštevilčene in vezane datoteke, pripravljene za arhiviranje.

Dva uporabna obrazca

1) Obrazec dokumenta je v eni od prilog k "Osnovnim pravilom za delo arhivov organizacij." Vendar je obvezna za uporabo samo v proračunskih podjetjih, saj zgornji pravilnik ureja delo arhivov teh organizacij in je zato zavezujoč le v proračunskih podjetjih.

Opomba! Ta pravilnik ureja tudi potek dela pri vseh drugih delodajalcih, vendar le v smislu hrambe, opisa, evidentiranja in uporabe dokumentacije. To pomeni, da postopek registracije ostaja v pristojnosti uprave organizacije.

2) Tudi obrazec certifikacijskega lista je mogoče sestaviti v poljubni obliki, vendar je treba ohraniti bistvo tega dokumenta, to je, da mora natančno odražati značilnosti primera, h kateremu je priložen, in ne drugih informacij.

Kje se uporablja certifikacijski list?

Pričevalni list se uporablja v zadevah, ki se prenesejo v hrambo v arhiv. V tem primeru lahko vse dokumente razdelimo na dve vrsti:

• Primeri, ki so shranjeni dlje časa ali trajno;
• Zadeve, ki se hranijo do vključno 10 let (tako imenovana začasna hramba).

Škatle za začasno hrambo ni dovoljeno oštevilčiti ali spenjati, temveč preprosto shraniti v mape, v katerih so vložene. Posledično v teh primerih ne bo nobenih posebnosti in ni potreben list za priče.

A to je le pravica, ne obveznost delodajalcev. V praksi jih veliko veže vse dokumente, ne glede na rok hrambe, še posebej za knjigovodske in finančne dokumente.

Certifikacijski list mora vsebovati naslednje podatke:

1. Ime dokumenta - v tem primeru "potrditveni list" in številka zadeve, ki ji je priložen;
2. Število listov v prešitem ohišju in spodaj so pojasnila, če ima ohišje številke s črkami (1a, 2a itd.), manjkajoče številke (na primer, po strani št. 5 takoj pride št. 7);
3. Nato je navedeno število listov v popisu zadeve;
4. Nato sledi tabela, ki označuje značilnosti določene strani (npr. stran številka 18 je fotografija);
5. Podpis zaposlenega, ki je sestavil certifikacijski list, njegov položaj, polno ime in datum.

Kam obrobiti/prilepiti list za pričevanje?

Običajno se potrdilni list vloži na posebnem listu na koncu zadeve. Če pa iz nekega razloga to ni bilo mogoče, potem lahko certifikacijski list prilepite na zadnjo stran zgornjega pokrova in prilepite le njegov zgornji del (rob).

Kjer je prepovedano oddajanje potrdilnega lista:

• Na sprednji strani pokrova šivanega etuija;
• Na čisti zadnji strani dokumenta, ki je zadnji v datoteki.

Za vas smo izbrali najboljše ponudbe za samostojne podjetnike in LLC za odprtje TRR.

Odpiranje tekočega računa pri banki Tinkoff 6 mesecev brezplačno za nove samostojne podjetnike in mala podjetja (LLC). Odprtje čez 1 dan. Integracija s spletnim računovodstvom (samodejni izračun poenostavljenega davčnega sistema, UTII, zavarovalne premije). 6% na stanje na računu.

Odpiranje tekočega računa v banki "Tochka" Brezplačno odprtje računa. 3 mesece brezplačne storitve. 7 % letno na stanje vsak mesec.

Odprtje tekočega računa v banki "Eastern Bank" 3 mesece brezplačno. Prekoračitev takoj po odprtju. Spletna registracija računa.

Odprtje tekočega računa v banki "Odprtje" Storitev 0 rub. na mesec. Spletna registracija.

Odprite tekoči račun v banki VTB Brezplačno odprtje tekočega računa. Brezplačna storitev 3 mesece. Spletna registracija. Prenosi in gotovinske transakcije 0 rub.

Podobne objave
• Obrazec za izpolnjevanje vzorca T-10
• Dopustni nalog (obrazca T-6 in T-6a)
• Potni list (obrazec T-10)

Na zasnovi certifikacijskega lista se obseg zadeve konča. Kje dobiti njegov obrazec in kako izpolniti certifikacijski list, kaj so številke črk in katere značilnosti stanja zadeve naj se odražajo v njem, pa tudi vzorec certifikacijskega lista v članku. Obrazec lahko prenesete tudi tukaj.

List-overitelj primera: razčlenitev obrazca

Obrazec pričevalnega lista zadeve je priloga št. 8 k. Opozarjam vas, da so obvezni za vse.

Sama oblika je preprosta. Najprej s številkami in z besedo zapišemo, koliko listov zadeve je vloženih v tem zvezku. Listi internega popisa se ne upoštevajo. Nato navedite številke zadnjih listov zadeve, na primer:

od #1 do #204.

Nato pridejo številke s črkami in zgrešene. Številke s črkami so številke s črkami: 10a, 55a itd. Nastanejo, če je bil pri oštevilčevanju listov eden pomotoma izpuščen (vsi ljudje, vsi se motijo). V tem primeru vam ni treba ničesar ponavljati, ampak preprosto vzemite prejšnjo številko in jo postavite na neoštevilčen list, vendar s črko. Izkazalo se je, na primer, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Enako z manjkajočimi: pomotoma ste zgrešili list o oštevilčevanju - v redu je, samo ne pozabite tega odražati v certifikacijskem listu.

Če ni listov s črkami ali manjkajočih listov, v ta polja postavite pomišljaje.

Nato posebej navedemo število listov internega popisa.

Sledi tabela značilnosti fizičnega stanja ohišja. V levem stolpcu napišemo, kakšno značilnost, v desnem - na katerih listih. Značilnosti so različne: list je lahko raztrgan, napolnjen z vodo ali čim drugim, kopija je lahko zelo bleda ali, nasprotno, temna na meji berljivosti. Popravimo to.

Tukaj je priporočljivo navesti osnovna pravila za delo arhivov organizacij:

• število listov z nalepljenimi fotografijami;
• število listov velikega formata;
• ovojnice s prilogami in število listov v njih;
• prisotnost v primeru tiskanih kopij brošur s številom listov v njih, če niso bili zabeleženi med splošnim oštevilčenjem listov zadeve.

Če na srečo zadeva nima nobenih posebnosti, to tabelo prečrtamo s črko Z.

Potrditveni list podpiše oseba, ki ga je sestavila.

Kam in kako se vloži potrdilni list

List za priče zadeve je vložen zadnji. Tako obseg popolnoma zaključenega primera izgleda takole: ovitek z naslovno stranjo, nato -, nato dokumenti o zadevi, certifikacijski list, ovitek.

Če so bili pred vami primeri sestavljeni brez certifikacijskih listov, potem vam ni treba vezeti zvezkov zanje. List s pričami se nato prilepi za vrh lista na notranjo stran pokrova ohišja.

Ali je mogoče spremeniti certifikacijski list?

Pravilnik iz leta 2015 zahteva, da se vse spremembe v fizičnem stanju ali sestavi primera zabeležijo v certifikacijski list. Fizično stanje ne vzbuja vprašanj, toda ali se lahko sestava zašitega primera res spremeni? Ja mogoče. Živahen primer je, da smo se pogovarjali pred tednom dni. Ker lahko kadar koli pridejo po njih, knjige o vdelani programski opremi nosilca niso preluknjane. Ovojnice, v katere so vložene, so preluknjane, 1 ovojnica pa ustreza enemu listu kovčka. Če je po nekaj letih kdo ali njegovi sorodniki zahtevali to knjigo, potem jo izdamo na splošni način. Po tem ne pozabite narediti ustreznega vpisa v certifikacijski list primera, sicer se bo izkazalo, da smo knjigo izgubili prav iz primera.

Zbiranje izjave o dokazih o zadevi

Potrditveni list zadeve je sestavljen tako, da se upošteva število listov v zadevi v predpisani obliki (Priloga 1). V napisu zagotovila lista priče zadeve je število oštevilčenih listov zadeve, število listov notranjega inventarja navedeno s številkami in besedami, značilnosti oštevilčenja listov zadeve. in fizično stanje dokumentov zadeve, prisotnost črkovnih številk listov zadeve, manjkajoče številke, številke listov z nalepljenimi fotografijami (razen osebnih primerov), številke listov velikega formata, ovojnic z priloge in število listov, ki so v njih priloženi, ter prisotnost v primeru tiskanih izvodov brošur s številom listov v njih, če niso bili označeni v skupnem bruto številčenju v zadevi. Število listov internega popisa, ki je ločeno oštevilčen in postavljen na začetek zadeve, je v overilnem listu zadeve označen za skupnim številom listov zadeve z znakom + (plus). Na primer: "V spisu je bilo vloženih in oštevilčenih 100 (sto) listov + 5 listov internega popisa."

Naknadne spremembe v sestavi in ​​statusu zadeve (poškodba, pomanjkanje dokumentov, zamenjava izvirnikov s kopijami itd.) se zabeležijo v overitvenem listu zadeve s sklicevanjem na ustrezni akt. Oznake overi pisarniška ali arhivska služba organizacije z navedbo datuma.

Potrditveni list zadeve je nameščen na koncu zadeve in je sestavljen na pisemski glavi ali praznem listu papirja A4. Za zadeve o osebju, ki nimajo ovojnic s prilogami, je dovoljeno izdati potrdilni list na listu papirja A5. V knjigah je certifikacijski napis naveden na zadnji strani zadnjega praznega lista, v omarah za datoteke - na ločenem praznem listu kartoteke. Potrditveni list zadeve podpiše sestavljavec. Potrditveni napis v overitvenem listu zadeve mora biti čitljivo napisan z navedbo položaja, dešifriranja podpisa, osebnega podpisa in datuma sestave.

Prepovedano je vzeti pričevalni list zadeve na ovitku zadeve ali na prazno zadnjo stran zadnjega dokumenta. V primerih, ko je spis že vložen ali vezan brez praznega lista priče ali praznega lista formata A4, se le-ta prilepi na vrh lista na notranjo platnico zadeve ali pa se vloži na konec spisa.

Pripravljate dokumente za arhiviranje? Ne pozabite dati izjave o dokazih o primeru. V ustrezen obrazec vnesite podatke o številu listov in njihovem fizičnem stanju. Pojasnite značilnosti oštevilčenja. Iz članka se boste naučili:

• zakaj je potreben potrdilni list in ali je obvezen;
• kako se sestavi osebni spis;
• overitveni list osebne mape: vzorčna zasnova;
• kateri podatki so navedeni pri izpolnjevanju certifikacijskega lista;

Potrditveni list v sistemu računovodskih dokumentov Sodobno pisarniško delo je ločeno področje dejavnosti, ki je namenjeno vprašanjem dokumentacije, pa tudi organizaciji dela z dokumentacijo.

Potrditveni list primera: vsebina in oblika

List s pričami se nato prilepi za vrh lista na notranjo stran pokrova ohišja. Ali je mogoče spremeniti certifikacijski list? Pravilnik iz leta 2015 zahteva, da se vse spremembe v fizičnem stanju ali sestavi primera zabeležijo v certifikacijski list. Fizično stanje ne vzbuja vprašanj, toda ali se lahko sestava zašitega primera res spremeni? Ja mogoče.
Osupljiv primer so neprijavljene delovne knjižice, o katerih smo govorili pred tednom dni. Ker lahko kadar koli pridejo po njih, knjige o vdelani programski opremi nosilca niso preluknjane. Ovojnice, v katere so vložene, so preluknjane, 1 ovojnica pa ustreza enemu listu kovčka.
Če je po nekaj letih kdo ali njegovi sorodniki zahtevali to knjigo, potem jo izdamo na splošni način. Po tem ne pozabite narediti ustreznega vpisa v certifikacijski list primera, sicer se bo izkazalo, da smo knjigo izgubili prav iz primera.

Kako sestaviti potrdilo o osebni datoteki

Posebnost sestavljanja notranjega popisa dokumentov osebne mape je, da se ta vključi v zadevo takoj, ko se odpre in izpolni med njenim vzdrževanjem. Zato notranji popis predvideva odraz vključitve novih dokumentov v osebno mapo, pa tudi odstranitev dokumentov iz osebne mape, zamenjavo izvirnikov s kopijami (zapisano v stolpcu "Opomba"). Če je spis že vezan in vložen, se interni popis listin, ki ga je overil sestavljavec, z zgornjim robom prilepi na notranjo stran sprednje platnice.

Upoštevajte, da se pri pripravi zadeve za arhiviranje listi internega popisa oštevilčijo ločeno od listov osebnega spisa. Ko je zaposleni odpuščen, se njegova osebna datoteka zapre, to pomeni, da se odstrani iz mape in utripa. V tem primeru je pomembno, da ne pozabite izdati potrdila.

Potrditveni list primera

List za priče je sestavljen v zadevi na ločenem listu, v knjigah - na hrbtni strani zadnjega praznega lista, v omarah za datoteke - na ločenem praznem listu kartice. Potrditveni list zadeve je sestavljen v skladu z ustaljenim obrazcem (Dodatek 9), ki s številkami in besedami navaja število oštevilčenih listov zadeve, število listov notranjega inventarja, značilnosti oštevilčenja. številk zadeve (prisotnost črkovnih številk zadeve, manjkajoče številke, številke listov z nalepljenimi fotografijami, številke listov velikega formata, ovojnic s prilogami in število v njih priloženih listov), ​​kot tudi prisotnost v zadevi tiskani izvodi brošur s številom listov v njih, če niso bili navedeni v skupnem bruto številčenju zadeve. Potrditveni list zadeve podpiše njen sestavljavec.

Blanker.ru

Z Ministrstvom za kulturo (odredba št. 526 z dne 31. 01. 2015) je izpolnjevanje overitvenega lista vključeno v postopek vložitve zadev na papirju, poleg vložitve listin, njihovega številčenja, sestave notranjega popisa in oblikovanja ovitka. . Njegovo obliko določajo regulativne zahteve za organizacijo hrambe arhivskih dokumentov. Vzorec obrazca overitvenega lista zadeve je v prilogi št. 8 k Pravilniku o arhiviranju.

Pomoč Standardne podrobnosti obrazca vključujejo:

1. Ime vrste dokumenta;
2. Ime delovnega mesta prevajalca;
3. Podpis;
4. dešifriranje;
5. Datum priprave;

V obrazec se vnesejo naslednji podatki: skupno število listov zadeve (navedeno z besedami in številkami); črkovne številke; zgrešene številke; Značilnosti fizičnega stanja in oblikovanja ohišja; Priporočena velikost papirja za prijavo obrazca je A4.

Pozor

Na naslovnici primerov trajne hrambe je predvideno mesto za ime državnega arhiva, v katerega bodo sprejeti spisi organizacije, oznake kod državnega arhiva in organizacije. Pri spremembi imena organizacije (strukturne enote) v obdobju, ki ga zajemajo dokumenti zadeve, ali pri prenosu zadeve na drugo organizacijo (na drugo strukturno enoto) je na naslovnici zadeve navedeno novo ime te organizacije ali organizacije naslednice. , nekdanji naziv organizacije (strukturne enote) pa je v oklepaju. Naslov zadeve na ovitku zadev se prenese iz nomenklature zadev organizacije, dogovorjene s strokovno in verifikacijsko komisijo ustreznega arhiva.

Potrditveni list je obvezen element pri izvedbi vsakega primera trajne hrambe in osebnega spisa. Pričevalni list zadeve se sestavi na posebnem listu in položi na koncu zadeve. Pri predaji knjig (revij) v arhiv se certifikacijski napis sestavi na hrbtni strani praznega lista, v omarah za datoteke - na ločenem praznem listu kartice.

Na listu je s številkami in besedami navedeno število oštevilčenih listov zadeve in ločeno z znakom "+" (plus) število listov notranjega popisa (če obstajajo). Potrditveni list določa naslednje značilnosti oštevilčenja dokumentov zadeve: prisotnost črkovnih številk lista zadeve; prisotnost manjkajočih številk listov zadeve; prisotnost številk listov z prilepljenimi fotografijami, dokumenti, časopisnimi izrezki; število listov velikega formata; številke ovojnic s prilogami in število v njih priloženih listov.

Izdelava datotek za trajno hrambo

Ni odvečno osebno Ker postopek vzdrževanja osebne datoteke ni urejen za proračunske organizacije, priporočamo, da delodajalec sprejme lokalni regulativni akt, ki bo urejal vprašanja vzdrževanja, obdelave in shranjevanja osebnih datotek. Opomba. Zadeva je dokument ali niz dokumentov, povezanih z eno zadevo ali področjem dejavnosti, ki so v ločenem ovitku. Zadeve se štejejo za uvedene od trenutka, ko je vanje vključen prvi izvršeni dokument.

Pri vodenju osebnih map delavcev je treba upoštevati stroga pravila, tudi če to ni obvezna zahteva delodajalca. Pomembno je vedeti, da ne glede na to, kako se mape imenujejo ("osebni podatki", "dosje" ali kako drugače), vsebujejo osebne podatke zaposlenega, zato so vse zahteve iz pogl.

Osebna datoteka zaposlenega

Zadeva se šteje za vloženo, ko se uvrsti v mapo za shranjevanje prvega izvršenega dokumenta. Hkrati se dvigne pokrov odprtega ohišja. Ovitek ohišja je sestavljen v predpisanem obrazcu (Dodatek 3). Na pokrovu odprtega ohišja so navedeni naslednji podatki: ime organizacije; ime strukturne enote organizacije, v kateri je bila ustanovljena; indeks zadev po nomenklaturi zadev; naslov zadeve; rok hrambe zadeve ali napis »Trajno hraniti« (preneseno iz nomenklature zadev).
Na naslovnici primerov trajne hrambe je predvideno mesto za ime državnega arhiva, v katerega bodo sprejeti spisi organizacije, oznake kod državnega arhiva in organizacije.

3.6. zahteve za registracijo zadev, sprejetih v arhiv

Roki za zadeve, ki vsebujejo organizacijsko, administrativno, ustvarjalno in drugo dokumentacijo (zapisnike, prepise, dopise, poročila itd.), pri katerih je pomembna natančna datacija, ter zadeve, sestavljene iz več zvezkov (delov), so označeni skrajno od datumov. spisov zadeve, tj. datume registracije (sestave) prvih in zadnjih dokumentov, vključenih v zadevo. Če je zadeva vpisnik odredb, navodil ipd., bo datum zadeve točen koledarski datum prvega in zadnjega vpisa v dnevnik. Roki za zadevo, ki vsebuje zapisnike sestankov, so datumi odobritve (za dokumente, ki so odobreni) ali prvega in zadnjega zapisnika, ki sestavljata zadevo.
Roki osebnega spisa so datumi podpisa sklepa o sprejemu in razrešitvi osebe, za katero je ta zadeva vložena.
Govorimo na primer o prisotnosti dokumentov z nečitljivim besedilom, zlepljenih listov (če so veliki diagrami ipd.), raztrganih listov, prilepljenih fotografij, če so v ohišju ovojnice in priloge. v njih itd. Pričevalni list zadeve mora podpisati njen sestavljavec, položaj in podpis pa sta dešifrirana, datum je pritrjen. V postopku uporabe arhivskih dokumentov se po potrebi v nadaljevanju naredijo potrebne oznake v certifikacijskem listu.
Če je spis vložen brez pričevalnega lista, ga je treba prilepiti zgoraj na notranjo stran ovitka zadeve. Toda običajno je postavljen za zadnjim dokumentom in v tej obliki je zadeva zašita. Na začetku članka je podan primer izpolnjevanja certifikacijskega lista. Vzorec overitvenega lista lahko prenesete tudi v formatu doc. Za vložitev zadeve boste morda potrebovali tudi vzorec notranjega popisa dokumentov zadeve.

Potrditveni list primera sestavljeno ob upoštevanju števila listov v zadevi v predpisani obliki, ki je podana v Dodatku 9

Pravila za izpolnjevanje certifikacijskega lista primera

Kadrovsko pa jih je treba po koncu koledarskega leta, v katerem so ustanovljeni, pripraviti za oddajo v arhiv. Predarhivska priprava spisov vključuje dva postopka: evidentiranje in opisovanje.

Registracijo opravi oseba, odgovorna za delo z dokumenti. Zasnova vključuje pripravo certifikacijskega lista.

Pričevalni list se sestavi v zadevi na posebnem listu (format A4, A5) na zadnji strani zadnjega praznega lista.

Potrditveni list je prepovedano odstraniti na ovitku kovčka ali na prazni zadnji strani zadnjega dokumenta. Če je etui spetan ali vezan brez obrazca overitvenega lista, se ta prilepi na vrhu lista na notranjo stran ovitka etuija.

V certifikacijskem listu je s številkami in besedami navedeno število oštevilčenih listov in ločeno z znakom "+" število listov notranjega popisa (če obstajajo).

V pričevalnem listu so navedene značilnosti oštevilčenja listov, fizično stanje dokumentov in izvedba zadeve:

• prisotnost črkovnih številk listov;
• prisotnost manjkajočih listov;
• število listov z nalepljenimi fotografijami;
• število listov velikega formata;
• število ovojnic s prilogami in število v njih priloženih listov;
• število poškodovanih listov:
• prisotnost v primeru tiskanih izvodov brošur s številom listov v njih, če niso bili označeni v splošnem bruto številčenju v primeru.

Število črkanih, manjkajočih listov je treba upoštevati pri končnem podatku o številu oštevilčenih listov. Na primer, zadnji list zadeve ima številko 252, spis pa ima liste s številkama 5a in 30a ter manjkajočo številko 17. V tem primeru bo skupno število listov 252+2-1=253.

Pričevalni list podpiše njegov sestavljavec, naveden je njegov položaj, dekodiranje podpisa, datum sestave.

Vse kasnejše spremembe v sestavi zadeve (poškodba, zamenjava originalnih dokumentov) se zabeležijo v overilnem listu s sklicevanjem na ustrezni akt.