Daljinsko vodenje regionalne ekipe. Tri napake pri vodenju ekipe na daljavo

Namen usposabljanja:
Udeleženci pridobijo znanja in veščine vodenja podrejenih zaposlenih na daljavo.

Usposabljanje je namenjeno za vodje različnih ravni, katerih kompetence vključujejo komunikacijo in upravljanje zaposlenih, ki se nahajajo izven pisarne in/ali na precejšnji razdalji.

Program usposabljanja:

1. Uvod
   • Vpliv zaposlenih na učinkovitost podjetja
   • Funkcije upravitelja
   • Slogi vodenja
   • Principi daljinskega upravljanja: načrtovanje, motivacija, nadzor, delegiranje
2. Značilnosti dela na daljavo
   • Kdo lahko dela na daljavo: profil kompetenc zaposlenih za delo na daljavo
   • Značilnosti iskanja zaposlenih na daljavo, razprava o pogojih
   • Kriteriji učinkovitosti dela zaposlenih na daljavo
   • Značilnosti delovnih razmerij na daljavo
3. Postavljanje ciljev in načrtovanje aktivnosti zaposlenih na daljavo
   • Zakaj je pomembno, da zaposlenim postavimo cilje?
   • Pravila za določanje ciljev na daljavo. SMART kot orodje za učinkovito upravljanje
   • Prednostna naloga zaposlenih. Opredelitev kriterijev izida
   • Načrtovanje virov. Finance, marketing, dogodki, vodenje produktne linije
   • Individualni delovni načrt (PIP): Pogoji prijave in nevarnosti
   • Glavne napake pri postavljanju ciljev in načrtovanju
4. Daljinsko spremljanje zaposlenih
   • Vrste nadzora
   • Pogostost nadzora. Lastnosti daljinskega upravljalnika
   • Kontrola prihodkov in odhodkov
   • Vodstveni obiski: tehnika, napake, področja uporabe
   • Povratne informacije o rezultatih spremljanja uspešnosti zaposlenih
5. Povratne informacije
   • Povratne informacije kot orodje upravljanja
   • Čas in kraj povratne informacije zaposlenemu
   • Učinkovit algoritem povratnih informacij zaposlenih
   • Napake povratnih informacij
6. Komunikacija z zaposlenimi na daljavo
   • Pomen komunikacije z zaposlenimi na daljavo
   • Vrste komunikacij in značilnosti uporabe
   • Napake v komunikaciji z zaposlenimi na daljavo
   • Zakoni oddaljenih komunikacij. Učinek bledenja, princip "pokvarjenega telefona", potegavščina sporočila
   • Tehnika za izvajanje tele- in videokonferenc
7. Delo z dokumenti in e-pošto
   • Cilji in cilji oblikovanja dokumentov in elektronske pošte
   • Pisanje pisma kot orodje za upravljanje časa
   • Imenovanje naslovnikov pisem in dokumentov. Logistične informacije
   • Odgovori na e-pošto zaposlenih
8. Delegiranje ali je lažje vse narediti sam ...
   • Načela delegiranja
   • Kazalniki premajhnega prenosa
   • Miti o delegiranju. Napake pri delegiranju
   • Tehnike delegiranja in ocenjevanje uspešnosti
9. Motivacija zaposlenih na daljavo
   • Motivacijsko polje zaposlenega
   • Korelacija med cilji podjetja in cilji zaposlenih: iskanje skupnega imenovalca
   • Vodja predstavnik podjetja pred zaposlenim
   • Načini upravljanja motivacije zaposlenih na daljavo. Demotivacijski dejavniki
   • Znaki poklicne izgorelosti. Načini za spopadanje z izgorelostjo
   • Nestoritev nič kot orodje za povečanje motivacije
10. Rezultati usposabljanja
    • Oblikovanje načrta za nadaljnje delo in individualni razvoj udeležencev

Oblika dela:
Način aktivnega učenja vključuje analizo praktičnih primerov v skupinskih in individualnih vajah s teoretičnimi informacijskimi bloki. Med usposabljanjem se razvijajo praktična priporočila, udeleženci se testirajo in izmenjujejo izkušnje znotraj skupine.

Avtor in voditelj - :
Poslovni coach, svetovalec uprave, managerski coach.
Specializacija: vodstvene veščine, pogajanja, prodaja in delo s strankami, osebna učinkovitost, HR tehnologije.

Stroški udeležbe na dogodku: 27 700 rubljev.

Lokacija.

Vsak vodja sanja o tem, da bi imel kader strokovnih in vestnih sodelavcev, ki natančno in pravočasno opravljajo naloge ter kreativno razmišljajo. Vendar pa sodobni trg dela ni preveč napolnjen s tovrstnimi delavci. Kako rešiti kadrovsko stisko, si zagotoviti nemoten dotok kakovostnih kadrov in vzpostaviti njihovo interakcijo z vodji? Odgovor na to vprašanje je upravljanje zaposlenih na daljavo.

Sodobni informacijski sistemi omogočajo reševanje vodstvenih nalog skoraj katere koli kompleksnosti, vključno s področjem upravljanja zaposlenih na daljavo. Vendar ima, tako kot vsak način upravljanja, tudi ta način vodenja svoje prednosti in slabosti. Približno 40 % vseh podjetij na svetu do neke mere zaposluje delavce na daljavo. Težave in nedvomni uspehi tehnologije daljinskega upravljanja se pojavijo sčasoma, zato je zelo pomembno, da smo pozorni na nekatere podrobnosti tega procesa.

Izbor zaposlenih

Opravljanje določene količine dela doma je pogosto nujno za ljudi intelektualnega dela. Računovodje, inženirji, vzgojitelji in vodilni delavci med številnimi drugimi poklici pogosto nosijo delo domov. Toda ta vrsta dela na daljavo se nekoliko razlikuje od stalnega dela od doma, zato mora imeti strokovnjak, ki dela na daljavo, naslednje lastnosti in izpolnjevati določene pogoje.

Potrebne lastnosti in pogoji za delavca, ki dela na daljavo

• Sposobnost organiziranja lastnega časa. Ta veščina je odločilna, saj doma ni strogega šefa, ki bi »stal nad dušo«, nadzoroval in silil k opravljanju nalog.
• Sposobnost kompetentnega in jasnega izražanja svojih misli ter pozornega poslušanja vodje. Pri vodenju zaposlenih na daljavo vodja nima vedno dovolj časa za določanje nalog in dolgotrajno poslušanje poročila zaposlenega.
• Razpoložljivost vnaprej določenega časa za dokončanje nalog in komunikacijo z nadzornikom na spletu. Ni treba posebej poudarjati, da mora zaposleni opravljanju svojih nalog posvetiti določen čas, vodja pa mora imeti 100-odstotno zagotovilo, da bo lahko v tem roku takoj stopil v stik z zaposlenim.
• Poznavanje sodobnih komunikacijskih tehnologij in pridobivanja informacij ter prosto rokovanje z osebnim računalnikom. Veščine, brez katerih delo na daljavo načeloma ni mogoče.

Motivacija in nadzor

Vsi novi zaposleni, ki jih upravljate na daljavo, bodo najprej zahtevali skrbno pozornost vodje:

1. Vodja mora skrbno poučiti nove zaposlene in podrobno odgovoriti na vsa njihova vprašanja.
2. Na tej stopnji naj bi vodja postal učitelj za zaposlenega, saj so informacije, posredovane s komunikacijo, veliko težje prebavljive kot z osebnim stikom.
3. Zaposleni morajo pravilno dojemati poslanstvo podjetja in kaj od njih zahteva vodstvo.

To je glavni ključ do vseh nadaljnjih odnosov med zaposlenim in podjetjem. Vendar ne smete preveč nadzorovati, kako zaposleni organizira svoje delo. Vodja se mora osredotočiti na rezultate in načine za izboljšanje produktivnosti zaposlenih.

Vzpostavljanje osebnih odnosov in vzdrževanje stikov

Upravljanje osebja na daljavo od vodje zahteva dodatna prizadevanja za vzpostavitev osebnih stikov z zaposlenim. To je posledica dejstva, da v tem primeru ni osebne komunikacije med ljudmi.

Vendar pa tehnologija tudi v tem primeru omogoča uporabo vseh orodij za ohranjanje stikov ter izmenjavo osebnih in poklicnih izkušenj. Na primer video ali telefonske konference, strani in klepeti na spletni strani podjetja, kjer lahko zaposleni izmenjujejo sporočila ali objavljajo fotografije in komentarje. Kljub oddaljenosti in komunikaciji le s komunikacijskimi sredstvi mora vodja zaposlenemu dati občutek, da je del enotne celote, ter mu omogočiti, da šefa in njegove sodelavce spozna po osebni plati.

Vzpostavitev povratnih kanalov in tehnične podpore

Pri vodenju ljudi na daljavo je bolj kot kjerkoli drugje pomembno organizirati kakovosten in dostopen komunikacijski kanal z nadrejenimi. Zaposleni mora dobro razumeti, kdaj in kako se lahko v primeru vprašanj obrne na vodjo.

1. V ljudeh je treba razviti razumevanje pomena komunikacije z vodjo, vendar je treba tudi pojasniti, da šefa ni vredno motiti zaradi malenkosti, saj je njegov čas zelo dragocen.
2. V nobenem primeru se delavec na daljavo ne bi smel bati klica vodje - poskusite narediti komunikacijo enostavno, a informativno in voditi do določenih dejanj.

Zelo pomembno je, da celoten kompleksen mehanizem interakcije med ljudmi, ki so oddaljeni drug od drugega, deluje brez prekinitev in napak. Terminali, komunikacijski kanali, programi morajo biti združljivi in ​​jasno komunicirati med seboj, da ne bi motili osebja, kar bo povzročilo zmanjšanje produktivnosti in negativen odnos do podjetja.

Hvaležnost in priznanje

Nič ni bolj motivirajoče kot priznanje uspeha zaposlenih. Poskusite, da se vsi zaposleni na daljavo počutijo koristne in dobijo moralno zadovoljstvo od dejstva, da lahko med delom od doma vplivajo na razvoj podjetja. Zaupanje, ki ga podjetje izkazuje delavcu na daljavo in mu omogoča samostojno organizacijo dela, ter priznanje zaslug posameznika predstavlja dodatno spodbudo za kakovostno in vestno delo v dobro organizacije.

Glede na hitrost rasti števila delovnih mest, ki se upravljajo na daljavo, je možno, da se bo v prihodnosti delež delavcev na daljavo vedno bolj povečeval, sodobni poslovnež pa bo preprosto moral upoštevati posebnosti tovrstne organizacije poslovanja. najeto delovno silo, da bi bili v koraku s časom.

• Prevajanje

Če začnete zaposlovati ljudi z vsega sveta, lahko to do neprepoznavnosti spremeni vaš startup – če le dobro ravnate s svojimi zaposlenimi.

Odlični zaposleni na daljavo so dandanes skrivno orožje številnih uspešnih startupov. Namesto da bi se zanašali na ljudi, ki živijo blizu pisarne (in pogosto na najdražjem trgu), najamejo najboljše talente z vsega sveta, da jim pomagajo napredovati pri njihovem poslanstvu.

Nekatera podjetja imajo raje, da celotno osebje zaposlenih dela na daljavo, kar ima tudi svoje težave. V drugih so poleg članov ekipe, ki so v pisarni, tudi zaposleni, ki delajo na daljavo. Upravljanje oddaljene in domače ekipe je lahko zastrašujoča naloga.

Spletna komunikacija

»Največji izziv pri upravljanju delavcev na daljavo je zmanjšanje komunikacijskih kanalov. Razlog za to je dejstvo, da ne delata v isti pisarni in najverjetneje nimata enakega delovnega časa. Da bi se temu izognili, ima naša ekipa vsako jutro 15-minutno sejo Slack, da razpravlja o tem, na čem smo delali včeraj, kakšne načrte imamo za danes in o drugih stvareh, ki bi nam lahko otežile stvari. Komunikacija je najpomembnejša stvar in takšna srečanja nam pomagajo, da vsi ohranjamo enak tempo.”

Jessica Oralkan, Zbiratelji

Dnevni klici

»Na začetku smo za komunikacijo med zaposlenimi uporabljali najrazličnejše modne programske opreme in se zanašali na digitalne metode za komunikacijo s člani ekipe, ki delajo »na daljavo«. To ni dalo pričakovanih rezultatov iz več razlogov. Prvič, ljudje zlahka izgubijo občutek povezanosti, če ne komunicirajo v resničnem življenju. Zato se lahko razvije odnos "mi VS njih". Drugič, v digitalni komunikaciji ni prostora za nianse, domneve in negotovost. Tretjič, s klicem lahko izveš in narediš več, kot če bi si dopisovali.

Da bi vse popravili, smo začeli vaditi vsakodnevne telefonske klice, a to ni bilo dovolj. Sedaj se dnevno kličemo in vsi klici se prijavijo in pošljejo ekipi. To nam pomaga preprečiti izgubo časa in denarja zaradi nesporazumov, prav tako pa spodbuja prijateljstvo, ki krepi timsko delo in skupni namen. To je metoda stare šole, vendar deluje odlično."

Andrew Thomas, SkyBell Video Doorbell

Dnevni sestanki

»Upravljam osebje, ki je večinoma v sosednjih državah, nekateri pa delajo iz bolj oddaljenih lokacij. Da, delam na daljavo. Za upravljanje ekip naših pisarniških delavcev in ljudi, ki delajo na daljavo, uporabljamo eno od metod Rockefellerja: dnevno imamo sestanke upravnega odbora in nato ekipe. To praviloma poteka prek videokonference. Na začetku so vsi naši zaposleni to sovražili in se pritoževali. Menim pa, da nam je prav ta pristop omogočil trikratno rast. Zdaj, ko smo že vsi navajeni takšnih srečanj, se jih ekipa veseli, da dobimo povratne informacije in odgovore na vprašanja o projektih. Takšna dnevna srečanja zelo priporočam.”

Kim Walsh-Phillips, Elite Digital Group

Ne pretiravajte s kontrolami

»Ne pozabite, da lahko zaposleni na daljavo vašemu podjetju včasih zagotovijo edinstvene nabore znanja in veščin, ki jih zaposleni v podjetju nimajo. Namesto da bi bili izjemno strogi in vsakodnevno poskušali nadzorovati svoj čas in učinkovitost, jim samo dajte svobodo, ki jo zaposleni na daljavo potrebujejo. Ocenite rezultate njihovega dela in čeprav se povezujejo in delujejo enako učinkovito kot drugi, jih imejte za svoje skrivno orožje. Nenehno preverjanje in opazovanje vsakega njihovega giba bo le postalo vir nepotrebnega stresa in zmanjšalo njihovo produktivnost.«

Blair Thomas, EMerchantBroker

En klepet za vse

»Zdaj je na trgu veliko glasnikov. Preprosto določite obveznost, da vaša celotna ekipa ves čas uporablja isti klepet in uporablja isto programsko opremo za upravljanje. Tako se vsi zavedajo, kdo kaj dela, delavci na daljavo pa lahko težave obravnavajo tako učinkovito, kot če bi bili v pisarni.«

Matt Doyle, Excel Builders

Vsi bi morali vedeti o časovnih pasovih

»Imamo dve pisarni na različnih koncih sveta in veliko zaposlenih dela na daljavo. Ko zaposlujemo nove ljudi, smo zelo pozorni na to, da ekipa ve, kje se nahajajo in v katerem časovnem pasu bodo delali. Prav tako so ti podatki vidni v profilu vsakega zaposlenega, tako da jih lahko vsak preveri. Ko ekipa ve, od kod vsi delajo, pomaga bolje organizirati naloge in urnik.«

Micah Johnson, GoFanbase

Naj se zaposleni na daljavo zabavajo z vsemi

»Eden od ključnih članov naše ekipe dela na daljavo in veliko časa smo porabili za oblikovanje strategije, kako z njo komunicirati glede delovnih zadev. Vendar smo na koncu opazili, da pogreša tiste trenutke, ki so namenjeni združevanju ekipe – preprosto komunikacijo in zabavo v pisarni. Potem smo se odločili, da jo med neformalno komunikacijo ekipe pokličemo na Skype in tudi postali bolj pozorni, da se je tako lahko udeležila nepričakovanih praznovanj, ki pomenijo nekaj dobrega. In to je zelo vplivalo na njeno povezanost z ekipo in naredilo naše skupno delo še prijetnejše.

Martina Welke, gorečnica

Uporabite eno platformo

»Pred kratkim smo uvedli stalno platformo za povratne informacije in izmenjavo informacij, imenovano WeVue. To članom ekipe omogoča učinkovito sodelovanje med seboj in s podjetjem pri reševanju poslovnih problemov. To nam pomaga zmanjšati potrebo po sestankih in daje ljudem besedo pri odločitvah podjetja, ki jih zadevajo.«

Chris Cancialosi, GothamCulture

Ustvari interni blog

»Uporabite orodje za bloganje, kot je BlogIn, da ustvarite spletni dnevnik za interno uporabo, nato pa nanj poskusite opozoriti svoje zaposlene, da ga bodo aktivno uporabljali: objavljajte posodobitve in zapiske o sestankih. Na vsakem sestanku smo imeli eno osebo, ki je delala zapiske in jih nato objavila skupaj z diapozitivi in ​​drugim gradivom. Tako lahko ljudje, ki niso bili na sestanku (vključno z ekipami iz drugih pisarn), sodelujejo v razpravi. Ta rešitev se je izkazala za ugodno v smislu komunikacije. Ko je na spletnem dnevniku na voljo preveč vsebine, da bi jo bilo mogoče povezati s čim posebnim, je mogoče ustvariti wiki vnos ali dokument, ki ga je mogoče posodobiti, s povezavami do najpomembnejših objav. Blogin nam je všeč, ker je integriran s Slackom, poleg tega pa vam omogoča upravljanje skupin in ustvarjanje wikijev."

Mattan Griffel, En mesec

Naj bodo zaposleni na tekočem

»Prizadevamo si zagotoviti, da se naši zaposleni na daljavo počutijo povezane z ekipo in se zavedajo življenja Allocadie. Slack uporabljamo za obveščanje zaposlenih o novicah, dogodkih in dogodkih ter za to, da so na tekočem z vsemi stvarmi, ki se dogajajo v vsakdanjem življenju našega podjetja. Snemamo tudi videoposnetke korporativnih sestankov in predstavitev, da zaposleni izven pisarne ničesar ne zamudijo.«

Katherine Berry, Allocadia

Investirajte v potovanja

»Naše podjetje dvakrat letno organizira ekskurzije. Čeprav ima to svojo ceno, je bila ta naložba ena najboljših naložb, ki smo jih kdaj naredili v naši korporativni kulturi. Takšni sestanki praviloma trajajo dva dni, zgodi se tudi, da zaposleni, ki običajno delajo na daljavo, pridejo v pisarno nekaj dni pred in po potovanju in se pogovarjamo o strategiji podjetja, financah in pomembnih mejnikih. Toda delo ne traja več kot 25% časa, preostali čas je namenjen zabavi in ​​igram tako v majhnih skupinah kot za vse zaposlene v podjetju, sprehodih in dobri hrani. Edina težava tukaj je občasen občutek neustreznosti z našo skromno kulturo. Toda rezultat je nematerialna povezava, ki je neverjetno dragocena in je ni enostavno ustvariti z digitalno komunikacijo.«

Fan Bi, prazna etiketa.

Številni menedžerji zaradi geografije naše države vodijo zaposlene, ki so geografsko odstranjeni iz sedeža in se nahajajo v drugih mestih. Poleg tega je v matričnih podjetjih pogosto dvojna ali "pikčasta" podrejenost, obstaja pa tudi veliko število navzkrižnih projektov, ki vključujejo zaposlene iz različnih mest, držav in celo celin. V tem primeru upravitelju ni na voljo glavni instrument vplivanja – osebna komunikacija, komunikacija iz oči v oči. Za doseganje visokih rezultatov zaposlenih na daljavo priporočamo obisk seminarja.

Trajanje: 18 akademskih / 12 ur CPD (2 dni)

Seminar lahko izvedemo tudi v korporativni obliki, program seminarja pa lahko na željo naročnika spremenimo ali dopolnimo.

Zakaj Akademija PwC

• Edinstveni materiali, ki so jih razvili strokovnjaki PwC
• Jasna struktura in dostopna, fascinantna oblika predstavitve gradiva
• Utrjevanje pridobljenega znanja s pomočjo praktičnih nalog, iger, poslovnih primerov, videov
• Ustvarjanje vzdušja zanimanja v razredu, vključevanje udeležencev v razprave

Certifikati

Ob koncu seminarja udeleženci prejmejo potrdilo o udeležbi na seminarju. "Vodenje ekipe na daljavo" pri PricewaterhouseCoopers in po potrebi potrdilo o številu ur CPD.

Glavne teme usposabljanja

• Značilnosti dela z oddaljeno ekipo. Kako daleč so delavci na daljavo? Krivulja spontanih komunikacij. Posebnosti vloge vodje, ki vodi zaposlene na daljavo.
• Faktorji uspešnosti tima po Drexler-Sibbetovem modelu (Mission, Trust, Goals, Commitment, Implementation, Synergy, Renewal).
• Ustvarjanje vzdušja zaupanja v virtualni ekipi.
• Glavni kanali oddaljenih komunikacij. Izbira tehnologije za komunikacijo na daljavo: videokonference, Skype, webinar, telekonferenca, klepet, forum, spletne table, sledilniki in druge tehnologije pri vodenju zaposlenih na daljavo.
• 3 dileme interakcije na daljavo med vodjo in zaposlenim:
• zvestobo centrali in zvestobo lokalnim sodelavcem
• nadzor in neodvisnost;
• globalni ali lokalni pristop;
• Značilnosti oddaljenega izvajanja glavnih funkcij upravljanja: postavljanje in razprava o nalogah, nadzor, povratne informacije, motivacija, razvoj zaposlenih.
• Načrtovanje, postavljanje in razprava o nalogah z zaposlenimi na daljavo.
• Daljinski nadzor zaposlenih. Pomen kontrole razumevanja naloge in lastne odgovornosti.
• Metode in tehnike nadzora toka na daljavo.
• Pregled tehničnih sredstev za nadzor dela zaposlenih na daljavo. Vzpostavljanje ravnotežja med zaupanjem in nadzorom.
• Metode povratnih informacij, ki so učinkovite pri delu na daljavo. Značilnosti zagotavljanja razvojne povratne informacije na daljavo.
• Motivacija zaposlenih na daljavo. Pregled glavnih teorij motivacije in njihovega loma na interakcijo na daljavo.
• Značilnosti izbire zaposlenih na daljavo. Potrebne kompetence za učinkovitega zaposlenega na daljavo.
• Prednosti in slabosti izvedbe intervjujev v treh formatih: telefon, skype, osebni sestanek.
• Omogočanje razvoja zaposlenih na daljavo. Osnovna načela razvojnega vodenja. Model 70-20-10 in kako se uporablja za delavce na daljavo. Iskanje razvojnih aktivnosti v vsakodnevnem delu.
• Kaj storiti, ko formalna moč ni dovolj? Načela organizacijskega vpliva. Ustvarjanje zemljevida deležnikov in upravljanje odnosov z njimi.

Urnik in stroški

V zadnjih 8 letih mi je uspelo sodelovati z več kot sto člani virtualnih ekip v 9 državah po svetu. Bili so časi, ko sem si kar želela potrgati lase. Danes je vodenje oddaljenih zaposlenih v našem podjetju nekaj običajnega.

Zgodilo se je tudi tole:

"Nisem imel pojma, kaj počne moja ekipa.

- Člani ekipe bi lahko "hekali". Nekaj ​​časa so lahko delovali učinkovito, potem pa se je kakovost dela poslabšala ali pa so preprosto zapustili ekipo.

Počutil sem se razočaran, ker nisem mogel učinkovito komunicirati s člani ekipe.

– Imel sem veliko težav pri iskanju in zaposlovanju nadarjenih ljudi na daljavo.

Toda zdaj vem, kako se spoprijeti s težkimi situacijami in težavami, ko se ukvarjam z virtualnimi ekipami. Strategije, ki jih uporabljam, odražajo moje dolgoletne izkušnje pri ugotavljanju, kaj je najboljše za ohranitev dosledne, produktivne in motivirane ekipe.

To so strategije, ki jih uporabljamo v našem sistemu Time Doctor HR – imamo več kot 80 zaposlenih s polnim delovnim časom, ki vsi delajo na daljavo, da bi ustvarili najboljši izdelek za daljinsko upravljanje in produktivnost za posameznike in podjetja.

Upravljanje delavcev na daljavo: komunikacija

Nasvet 1: Izravnajte tako, da se ne zaletite drug v drugega.

Eden od glavnih razlogov, zakaj virtualne ekipe niso uspešne, je, ker ne nadomestijo razdalje med zaposlenimi. Nekako pozabijo na ostale člane ekipe, ki tiho živijo v svojem svetu in sodelujejo, kolikor morajo.

V virtualnem okolju je med člani tima potrebno ustvariti priložnost za »neposredno«, formalno in neformalno komunikacijo. Nekatere učinkovite možnosti so spletni klepeti (kot je Skype), platforme za vodenje projektov (kot je Basecamp) in videokonference (brezplačne v Google Hangouts).

Naše podjetje ima klepet za vse oddelke. Člani puščajo sporočila ekipi, katere del so. Zelo pomembno je, da ti klepeti ostanejo "živi", vendar ne moteči. Dovolj je, da vzdržujete stalno komunikacijo in razpravljate o nekaterih pomembnih vprašanjih, da se vsi počutijo kot del iste ekipe. Toda glavna stvar je ravnovesje, saj klepet ne sme odvrniti od dela.

Imamo tudi zabaven klepet za celotno podjetje, ki ni neposredno povezan z delom. To ustvari učinek »počitka«, kjer lahko zaposleni klepetajo o čemerkoli želijo. Ko delate na daljavo od doma, se lahko pojavi občutek osamljenosti, klepet pa pomaga ohranjati občutek socialne povezanosti.

Glede na vaše potrebe izberite najprimernejši tip komunikacije za svojo ekipo.

• E-pošta - za hitro komunikacijo. Večino elektronske komunikacije lahko nadomestite s sistemom za vodenje projektov.
• Programa za klepet Skype ali Google sta odlična za hitro neposredno sporočanje in ustvarjanje skupinskega klepeta.
• Telefonski klici ali video klepeti – nekatere vrste komunikacije je treba izvajati samo po telefonu. Kakršno koli čustveno težavo, na primer težave z zmogljivostjo, je treba obravnavati po telefonu. Videoklepet bo še boljši, saj vam bo dal več vizualnih namigov o tem, kaj se dogaja z drugo osebo.
• Ustvarjanje kratkega videoposnetka – Zelo enostavno je ustvariti videoposnetek sebe na Youtube z uporabo spletne kamere ali orodij za zajem zaslona, ​​kot je Jing.

4. nasvet: uporabite orodja za hitro video ali vizualno komunikacijo.

Kako lahko nekaj razložite vizualno na računalniškem zaslonu, ko vi in ​​vaš zaposleni niste v istem prostoru? YouTube videoposnetek ali orodje za zajem zaslona (kot je Jing) je odlična rešitev. Naredite posnetek zaslona namizja in dodajte puščice, oznake in opombe s pomočjo Jinga ali pa hitro ustvarite videoposnetek zaslona namizja in ga delite z drugimi člani ekipe prek YouTuba.

5. nasvet: uporabite orodja za skupno rabo zaslona.

Obstajajo orodja, ki vam omogočajo vizualni dostop do namizja, tako da lahko druga oseba natančno vidi, kaj počnete. Nekatera od teh orodij ljudem celo omogočajo daljinsko upravljanje drugega računalnika. Veliko teh orodij je brezplačnih za majhne skupine. Med njimi sta TeamViewer in Join.me. Skype ima tudi zmožnosti skupne rabe zaslona, ​​vendar brez možnosti daljinskega upravljanja drugega računalnika.

6. nasvet: Sodelujte pri dokumentih in preglednicah.

Če imate dokument, ki ga ureja veliko ljudi, je Google Drive najboljša možnost. Če imate dokument, ki ga je treba dati v skupno rabo in ga ne boste hkrati urejali, ga lahko postavite (na primer datoteko Excel) v skupno mapo Google Drive ali Dropbox. Številne platforme za upravljanje projektov imajo tudi funkcije za skupno rabo datotek in sodelovanje, zato je to še ena alternativa za sodelovanje pri dokumentih.

Nasvet 7: Vzpostavite in upravljajte sistem za vodenje projektov.

Za manjše ekipe lahko poskusite vse urediti prek e-pošte. Vendar je polno. Sistemi za vodenje projektov so koristni, ker vam pomagajo organizirati dokumente in pogovore v projekte, tako da se lahko pozneje obrnete nanje. Takšni programi pomagajo tudi pri organiziranju in shranjevanju skupnih datotek. Če svoje podjetje vodite izključno prek e-pošte, lahko hitro postane neobvladljivo in zmešnjava.

Produktivnost

Brez sistemov lahko vaše podjetje razpade. Brez vzpostavljenega sistema in procesov lahko pisarniško delo do neke mere nadomestimo s preprosto interakcijo in komunikacijo iz oči v oči. Upravljanje zaposlenih na daljavo pomeni, da je lahko vsaka oseba v svojem svetu. Lahko razvijejo lastne procese in postopke, ki morda niso v skladu z delovanjem drugih. Najbolje je imeti dokumentiran, standardiziran način dela, ki se nenehno izboljšuje.

Na primer, v našem poslu razvijalci sledijo posebnemu postopku za predloge, izdelavo, testiranje in dokumentacijo.

Namig 9: Dovolite določeno stopnjo prilagodljivega delovnega časa, vendar ohranite tudi nekaj doslednosti.

Ljudje, ki delajo od doma, upravičeno želijo imeti prilagodljiv delovni čas. Pravzaprav je pomembno imeti določeno stopnjo prilagodljivosti. Po drugi strani pa, če postanejo stvari popolnoma neurejene, bo težko dobiti okno, v katerem bodo vsi člani ekipe na spletu, da bi lahko hkrati komunicirali.

Virtualna ekipa ali ne, poskusite izmeriti njeno uspešnost. Kateri so ključni kazalci uspeha za vsako nalogo? Svetujemo vam, da te kazalnike nastavite tako, da boste zlahka in hitro razumeli (v nekaj tednih, ne v 6 mesecih), ali je vsak član vaše ekipe produktiven.

Nasvet 11: Sledenje času, prisotnost in drugi ključni kazalniki uspešnosti.

Če plačujete glede na opravljene ure, potem morate seveda spremljati, koliko ur vsaka oseba dela, in voditi jasno evidenco časa.

V pisarniškem okolju lahko vidite, kdo je v službi, tudi če ne spremljate prisotnosti. Pri upravljanju zaposlenih na daljavo je lahko težko natančno razumeti, kaj se dogaja, kako dolgo in na čem je vsak zaposleni delal. Obstaja manjšina ljudi, ki so dovolj motivirani in jim ni treba pozorno spremljati prisotnosti. Kot rečeno, večina potrebuje določeno stopnjo discipline, zlasti pri delu od doma.

Time Doctor smo ustvarili ne samo za obdelavo teh metrik, ampak tudi za sledenje obiskanim spletnim mestom, aplikacijam, izgubljenemu času, opravljenim uram in nadzoru časa, namenjenega odmorom. Naš sistem za sledenje časa vam lahko na primer pokaže, ali član vaše ekipe dela ali samo klepeta s prijatelji na Facebooku.

Nasvet 12: Organizirajte sistem časovne sinhronizacije za komunikacijo v različnih časovnih pasovih.

Če člani vaše ekipe delajo v različnih časovnih pasovih, se prepričajte, da imate sinhronizirano časovno obdobje, ko delajo vsi člani vaše ekipe. V tem času organizirajte virtualne sestanke.

Nasvet 13: Naredite četrtletni pregled, da vidite, kako gre članom vaše virtualne ekipe.

Eden od izzivov pri upravljanju zaposlenih na daljavo je, da se ljudje lahko počutijo osamljene in izolirane. Niso vsi dobri v tem slogu dela. Večina ljudi nima te težave in obožuje svobodo, ki jo prinaša delo od doma, vendar je pomembno, da lahko občasno preverite njihovo delo in se prepričate, ali so uspešni.

Zaposlovanje

Nasvet 14: Preizkusite nove zaposlene na kratkotrajnih zaposlitvah, preden jih zaposlite za polni delovni čas.

Ni vam treba takoj zaposliti nekoga za polni delovni čas. Lahko poskusite sodelovati z njim na majhnem projektu in po zaključku, če sta seveda oba zadovoljna, preklopite na polni delovni način. Kot rečeno, je prehod na zaposlitev s polnim delovnim časom zelo pomemben, saj bo na delu s krajšim delovnim časom ali na začasnem projektu pozornost zaposlenega razdeljena. Možno je, da ne bo na voljo ob pravem času. Moja izkušnja je, da zaposleni na daljavo s krajšim delovnim časom sčasoma popolnoma prenehajo delati. Zaposleni s polnim delovnim časom se za svoje preživetje zanašajo na vaše podjetje in je večja verjetnost, da bodo z vami ostali dlje časa.

Nasvet 15: Dobro plačajte za svojo virtualno ekipo.

Veliko ljudi želi delati na daljavo in mnogi strokovnjaki so pripravljeni plačati manj za možnost dela od doma. Čeprav je to res - lahko najdete ljudi, ki so pripravljeni delati za manj denarja - vendar če dobro plačate svoje zaposlene, vam bo zagotovljeno, da bo vaša ekipa opravila odlično delo in ostala z vami dolgo časa.

Nasvet 16: Poiščite zaposlene, ki so primerni za delo na daljavo.

Oglejte si njihovo domače okolje. Imajo tih in miren prostor za delo? Jih otroci doma zamotijo? Po drugi strani pa, ali živijo sami in kako verjetno je vsakodnevno motenje s prijatelji? Motnje in izolacija lahko prerastejo v težavo, zato je pomembno, da zagotovite, da je vaša ekipa srečna in produktivna med delom od doma.

Namig 17: Ustvarite standardni proces usposabljanja za novo zaposlene.

Če najamete zaposlene na daljavo, bodo prikrajšani za možnost učenja iz vašega zgleda - kot so navajeni v običajni pisarni. Zato pri zaposlovanju poskrbite za program usposabljanja (priporočamo, video tutoriale), ki bo novince seznanil z vašim podjetjem in kako potekajo dnevni procesi. Po svojih najboljših močeh pomagajte zaposlenim, da se prilagodijo in igrajo pomembno vlogo v vašem podjetju.

Zaposleni na daljavo morda pogrešajo občutek korporativne kulture. Težko je ustvarjati in ohranjati kulturo s črkovanjem besed. Veliko bolje je ustvariti video in uporabljati videokonferenčne storitve, kot je Google Hangouts. Koristno je tudi snemanje konferenc za bodoče sodelavce. Uporabite videoposnetke kot način, da navdihnete svojo ekipo in okrepite temeljne koncepte o kulturi podjetja (kot sta vaša vizija in poslanstvo).

Srečanje ekipe Time Doctor v Boholu na Filipinih.

Med vodenjem zaposlenih na daljavo je težko razviti prava prijateljstva. Dobiva se osebno, približno 4-krat na leto ali kadar koli je to mogoče. To je najboljši način za krepitev internega komuniciranja podjetja.

Ne pozabite – vašo ekipo na daljavo sestavljajo pravi ljudje, ki tako kot vsi drugi potrebujejo komunikacijo. Zaposleni lahko komunicirajo in sodelujejo zunaj službe, vendar je tudi super, če je te potrebe mogoče zadovoljiti z virtualnim delom. Po mojih izkušnjah je to še posebej pomembno pri službah, ki nimajo veliko komunikacije, na primer pri nekaterih razvijalcih programske opreme.

Delo na daljavo bo morda zahtevalo dodatne napore, da ohranite občutek predanosti svoji ekipi. Zaposleni morajo vedeti, da ne le prispevajo k doseganju ciljev svoje ekipe, ampak so tudi dragoceni pri uspehu podjetja. Nekaj ​​načinov, kako to doseči:

• Ustvarite in vzdržujte komunikacijo, ki ni povezana z delom.
• Delite vizijo za prihodnost podjetja.
• Ekipo obveščajte o tem, kako potekajo stvari v podjetju. Ljudje želijo vedeti, kaj se dogaja na vseh področjih podjetja in kako prispevajo k širši sliki.
• V pomembne dogodke in projekte vključite celotno ekipo.
• Za rojstne dneve in posebne priložnosti pošljite pomenljiva darila.

Naredite vse, da se ljudje ne počutijo ločeni delavci, ampak resnično del vaše ekipe in podjetja. Je vredno.