Poslovno strokovno dopisovanje: osnove in pravila.

Ko pišemo pismo prijatelju ali sorodniku, lahko zanemarimo napake in ločila, besede poljubno krajšamo, uporabljamo sleng. Glavna stvar je, da je jasno, o čem govorimo. Če pa pišemo tujcu ali neznani osebi in želimo od nje dobiti odgovor, potem je treba upoštevati nekaj pravil.

Pravila komunikacije

ena. Vedno navedite zadevo elektronske pošte.

Polje "Zadeva" mora biti v vsakem primeru izpolnjeno in zelo zaželeno je, da se ujema z vsebino sporočila.

Če se želite na primer prijaviti na posvet 5. marca, samo napišite: "Prijavite se na posvet (3. 5.)".

2. Ko odgovarjate na pismo, shranite zgodovino dopisovanja.

Ko od nekoga prejmete e-poštno sporočilo, lahko nanj odgovorite na tri načine:

1. Kopirajte naslov pošiljatelja in mu napišite novo pismo.
2. Kliknite polje za odgovor na dnu sporočila.
3. Uporabite gumb "Odgovori".

V poslovni korespondenci bi morali odgovoriti na tretji način, to je s klikom na gumb "Odgovori". Odpre se novo e-poštno sporočilo, ki ponavlja tisto, ki ste ga prejeli. Tema je ista, le s predpono "Re:", izvirno besedilo je v celoti citirano.

To je splošno sprejeta oblika odgovora in v njej ne smete ničesar spreminjati. Vaš odgovor mora biti vpisan pred citiranim besedilom. To se naredi tako, da se lahko vsak udeleženec v pogovoru kadar koli spomni, o čem se je razpravljalo.

3. Vedno pozdravite in sogovornika naslavljajte na "ti".

Vsako sporočilo se mora začeti s pozdravom. In bolje je, če je individualno. Če je primerno, pokličite sogovornika po imenu, drugače - po imenu in očetu.

Zaželeno je, da se pismo konča s konstrukcijo: S spoštovanjem, ... (ime / priimek ali ime / patronim).

Na primer: Pozdravljeni, Aleksej Petrovič. Pošljite pogodbo Ivanu Mihajloviču. Lep pozdrav, Ilya Krivosheev

štiri . Odgovorite čim hitreje.

Prej ko odgovorite na sporočilo, tem bolje. Idealno - v nekaj urah. Je pa možno več dni. Dlje ko odlašate z odgovorom, slabše to vpliva na vaš ugled.

Kar se tiče besedila sporočila, morate pri pisanju upoštevati tudi nekatera pravila.

Bodite natančni, vendar podrobni

Ne prisilite druge osebe, da ugiba, kaj ste mislili. Če težava ni očitna, jo opišite čim bolj podrobno: kako ste dosegli rezultat, ki ga imate, kaj točno želite doseči in kaj zahtevate od sogovornika.

Toda to sploh ne pomeni, da morate vse podrobnosti določiti v najmanjših podrobnostih. Izpustite presežek – cenite čas druge osebe.

Poskusite biti kratki in jedrnati

Ni vam treba, na primer, govoriti o tem, kako gre vaši ženi, tašči in drugim sorodnikom.

Kar zadeva velikost, idealno en "ekran" (brez drsenja). Največja je velikost besedila, ki ustreza listu A4.

Vodite se zdravo pametjo in pravili spodobnosti

Bodite vljudni, obzirni, hvala za pisma in vaš čas.

Česa nikakor NE storiti

ena. Prekomerna uporaba ločil.

Dovolj je en klicaj ali vprašaj. Ne smejo se podvajati. Prav tako ne pretiravajte s elipso.

Primer "slabega" pisma:

2. Uporabite različne pisave, velikost in barvo črk.

Poštna spletna mesta in programi vam omogočajo spreminjanje teh nastavitev. Izberete lahko nenavadno pisavo, povečate ali zmanjšate črke, obarvate besedilo v različnih barvah. Toda v poslovni korespondenci je to neprimerno!

Bolje je, da sploh ničesar ne spremenite in pustite vse, kot je privzeto. Edina stvar, ki je dovoljena, je, da so nekatere besede krepko ali ležeče. Ampak le, če je nujno!

Primer "slabega" pisma:

3. Vstavite emotikone.

Pustite smešne in žalostne obraze, rože in srca za osebno korespondenco. V poslovnih pismih je bolje, da ne uporabljate emotikonov - niti besedila niti slik.

Primer "slabega" pisma:

štiri . Natisnite besedilo z velikimi tiskanimi črkami.

Tiskanje besedila z velikimi tiskanimi črkami na internetu velja za nevljudnost. To velja tako za poslovno in osebno korespondenco kot tudi za komunikacijo na družbenih omrežjih, Skypeu, forumih in drugih mestih. In to velja tako za celotno besedilo kot za posamezne besede.

Tipka Caps Lock nadzoruje velike črke. To pomeni, da če so vse vaše črke vnesene z velikimi črkami, morate le enkrat pritisniti in spustiti.

Poleg tega ne natisnite "Zadeve" pisma z velikimi črkami - to je vrhunec nespoštovanja!

Na opombo. Tiskanje posameznih besed in celotnega besedila z velikimi tiskanimi črkami dojemamo kot jok. In kričanje je agresija, ki presega okvire kulturne korespondence.

Če morate nekaj v besedilu res poudariti, je bolje, da to storite s krepkim ali ležečim slogom.

Prav tako je zelo zaželeno, da se v zadevi pisma izogibate besedam "Nujno", "Pomembno" in drugim, ki izražajo nestrpnost.

Pismenost

Tega ne smete jemati prestrogo, ampak poskušajte v svojih pismih pisati pravilno. Nekaj ​​preprostih nasvetov:

• Vsak stavek se mora začeti z veliko začetnico. Če ga želite vnesti, držite tipko Shift.
• Na koncu vsakega stavka naj bo pika. V ruski razporeditvi tipkovnice je v spodnji vrstici na desni (pred Shift).
• Če želite natisniti vejico, držite tipko Shift in pritisnite tipko s piko.
• Pred vejico ali piko ne postavljajte presledka. Za njimi mora biti prostor.

In še en nasvet za tiste, ki vsaj malo obvladate urejevalnik besedil Word (Writer). V tem programu najprej vnesite črko. Napake bo podčrtal z rdečo črto in z desnim klikom na takšno besedo jo lahko popravite.

Kopirajte končano besedilo in ga prilepite v polje za pismo. Toda pred lepljenjem morate izklopiti oblikovanje, da se doda brez okrasja iz programa Word (Writer).

V pošti mail.ru morate za to na vrhu klikniti napis »Odstrani dizajn«.

V Yandex.Mail - gumb "Onemogoči oblikovanje" na desni.

Po lepljenju lahko videz ponovno vklopite.

Pravila poslovne korespondence in nekaj zapletenih manevrov za vzpostavitev dobrih odnosov s pomočjo pisma morajo poznati ne le tisti, ki imajo e-pošto vsak delovni dan prenatrpano z dohodno korespondenco, ampak je v načrtu vključenih več korespondenc in sporočil, katerega pobudnik bi moral biti ti. Posedovanje čarobnosti bukev je koristno za vsako sodobno žensko. To vam bo prav prišlo vsaj pri iskanju zaposlitve – pošiljanje življenjepisov, spremnih pisem, dodatnih podatkov o sebi na zahtevo in testnih nalog ter pošiljanje sporočil za dogovor o terminu razgovora.

Pismenost je osnova poslovne korespondence in vašega obraza

Dejstvo, da so lahko blogerji z disleksijo priljubljeni na internetu, ne sme biti opravičilo za vaše napake in tipkarske napake. Ne tolažite se z dejstvom, da se ruski jezik v šoli ni obnesel (čas je, da poostrite pravila pisanja "ne" z različnimi deli govora). Bodite čim bolj zahtevni do sebe. Še posebej žaljivo je pri poslovnem dopisovanju, nekorektno je pisati besede s svojega poklicnega področja. Sogovornik lahko dvomi v vašo usposobljenost.

1. Spletno mesto gramota.ru imejte med zaznamki v svojem internetnem brskalniku.

2. Ne uporabljajte besed, ki jih ne morete natančno definirati (preverite vsaj Wikipedijo).

3. Upoštevajte, da bodo redke in specifične besede, ki morda niso znane sogovorniku, zmedle ali jih lahko napačno razlagali. Če je treba sogovornika seznaniti z vašo terminologijo, potem v skladu s pravili bontona razložite uporabljene izraze in okrajšave.

4. Poskusi, da stavki ne bodo predolgi. Zapletene in okrašene modele pustite za pisanje romana in ne za vodenje poslovne korespondence.

5. Močno priporočamo, da sporočila ne vnesete takoj v telo pisma, ampak najprej v datoteko v računalniku. Prvič, v pomoč vam bo vgrajeno črkovanje in ločila v besedi. Drugič, odpravili boste neprijetno situacijo, da bi slučajno prezgodaj poslali poslovno pismo ali ga izgubili zaradi zaprtja brskalnika ipd. (pri vnašanju besedila v wordu se navadite pogosteje klikati na ikono »shrani« in nastavite samodejno shranjevanje v kratkih intervalih v nastavitvah). Ne pozabite, da lahko predvidevanje tipkanja na tablicah in mobilnih napravah povzroči nekaj zelo nepričakovanih popravkov vaših besed.

6. Preden pošljete pismo, ga večkrat preberite. Če se čas izteka (mimogrede, eno od pomembnih osnovnih pravil poslovne korespondence je, da ne zamujate rokov, zato je bolje, da se pisma ne lotite v zadnjem trenutku), potem znova preberite besedilo, ki ste ga vtipkali. nekaj časa po tipkanju - čez pol ure ali uro, zamenjava za drug posel.

Ustrezna poslovna korespondenca. Pomembne podrobnosti

Pozornost do podrobnosti pri vodenju in izvedbi poslovne korespondence govori o spoštovanju in prihrani čas

7. Ne zanemarite izpolnjevanja polja "Zadeva" pisma . Če pošiljate svojo prvo hladno e-pošto, je lahko naslov učinkovit, nenavaden in zanimiv. Če pa je vaše pismo že pričakovano ali pa si s prejemnikom že nekaj časa dopisujete, naj bo zadeva kratka, jasna in jedrnata. To vam bo omogočilo, da hitro najdete svoje pismo (tako za vas kot za prejemnika) v pošti, če je potrebno.

8. Dolge verige "Re: Re: Re:" dajejo vtis legla. Ne bojte se začeti nove teme s svojim sogovornikom, citirajte samo ustrezna prejšnja sporočila (in ja, treba jih je "vleči s seboj", če na primer razpravljate o podrobnostih določenega projekta, se dogovarjate o proračunu / cene/paketi storitev ipd. – v tem primeru je ponudba priročna in to zahteva poslovni bonton).

9. Če dohodno sporočilo vsebuje več vprašanj za vas, odgovorite nanje in citirajte vsako posebej. Če pošiljate pismo z več vprašanji, uporabite oštevilčenje, besedilo razdelite na odstavke. Držite se jasne strukture.

10. V besedilu pisma komentirajte vse priloge k sporočilu. Podpišite vse datoteke, ki jih priložite, da lahko prejemnik takoj prejme informacije o njihovi vsebini .

11. Podpis je zelo pomembna podrobnost poslovno pismo. V nastavitvah poštnih storitev lahko običajno nastavite samodejni podpis za vsa svoja pisma. Dobro napisan podpis je enakovreden tiskanju vizitk, dobrih vizitk. V podpisu poleg imena in priimka uporabite oznako svojega položaja, kontaktne podatke (telefon, skype), logotip podjetja. Tako kot kreativno relevantne (pozabljive in povezane z osebo ali podjetjem, za katerega delajo) vizitke veljajo za najboljše, tako je lahko podpis »s čipom«, ki nakazuje vašo povezanost s podjetjem ali govori o vaši ljubezni do posla, ki ga delajo. Na primer, nekateri zaposleni v založbi "Mann, Ivanov in Ferber" v podpisu uporabljajo dodaten stavek "Zdaj berem ..." (in vstavijo ime novega založnika). Predstavniki podjetij s področja gostinstva lahko izpolnijo pisma z željami za “okusen dan” itd. Včasih je treba takšno zasnovo poslovne korespondence dogovoriti z vodstvom.

12. Za poslovno korespondenco NameWoman toplo priporoča, da imate ločen poštni naslov. Zaželeno je, da odraža ime podjetja ali domeno spletne strani podjetja, vaše ime (polno, brez pomanjševalnic) in vaš priimek. V poštnem imenu ne uporabljajte številk, ki označujejo vašo starost ali leto rojstva. Prikaz vašega položaja v naslovu pošte je povsem sprejemljiv, vendar se nekateri temu izogibajo, saj ne nameravajo spremeniti nabiralnika in se pomakniti po karierni lestvici.

Za pošiljanje življenjepisov in podobnih poslovnih pisem tudi ne uporabljajte igrivih ali pretirano kreativnih poštnih naslovov. Še posebej, če ste kandidat za resen položaj v velikem podjetju.

bonton poslovnega dopisovanja

13. Ni nujno, da je slog poslovnega dopisovanja suhoparen. Toda resnost in določena strogost konstrukcij je obvezno pravilo. Odpovejte se pomanjševalnim priponam in slengu, pogovornim izrazom.

14. Emotikoni lahko postanejo pasti. V prvih pismih poslovnega poznanstva jih načeloma ne bi smelo biti. Z vzpostavljenim stikom so nasmejani oklepaji še sprejemljivi, vendar ne pretiravajte in ne postanite pobudnik takšnih "luštnih okraskov" pisma. Žalostni in kakršni koli kreativni animirani emotikoni pri poslovnem dopisovanju (še posebej v situacijah, ko ste »od spodaj«) so strogo prepovedani.

15. Ne pozabite uporabiti spoštljivega pozdrava in naslova z imenom, imenom in patronimom na začetku pisma in naprej v besedilu, če je to primerno. To ne zahteva le etika poslovnega dopisovanja, temveč vam omogoča, da povečate sogovornikovo zanimanje za vaše sporočilo in lojalnost do njega. Prejemniki so vedno bolj pozorni na naslovna pisma, zato poskusite vnaprej ugotoviti ime osebe, ki ji morate pisati, in kakšen naslov ima raje (po imenu ali imenu in patronimu).

V skladu s pravili poslovne korespondence je treba v običajnih primerih odgovor poslati v enem delovnem dnevu, največ v dveh. Če prejmete pismo v zadnjih urah delovnega dne pred podaljšanim vikendom ali počitnicami, vam ni treba podrobno odgovoriti na pismo, ki ni nujno. Vendar pa je po bontonu poslovnega dopisovanja smiselno poslati kratek odgovor, da ste pismo prejeli, in komentar, da ste trenutno odsotni in boste podrobno odgovorili po tem in tem datumu oziroma najkasneje v tem in tem roku. . Enako storite, če morate za odgovor razjasniti informacije, ki jih morate prejeti od tretje osebe, ali opraviti temeljito zbiranje podatkov in pripravo gradiva.

Če pa potrebujete odgovor na pismo sogovornika, lahko svojo zahtevo podvojite po 3 delovnih dneh. Če potrebujete nujen odgovor, o tem pravilno napišite že v prvem pismu (po možnosti razložite razloge) in prosite tudi za potrditev prejema. Mimogrede: redno pregledujte mapo z neželeno pošto (enkrat na tri dni).

Pa še nekaj o tem, kako izgleda lepo poslovno pismo. Registracija poslovne korespondence

Pismo mora biti lahko berljivo in lahko razumljivo. Kratki stavki, najmanj deležnikov in deležnikov - preproste konstrukcije - to je osnova poslovne korespondence. Kaj vam bo še pomagalo predstaviti popoln vzorec pisma v skladu z vsemi pravili?

16. Odstavki v vaši korespondenci ne smejo biti daljši od 7-10 vrstic.

17. Besedilo poslovnega pisma bo bolje zaznano in videti lepše, če bodo intervali med odstavki večji od intervalov med vrsticami v enem odstavku.

19. Besede, še bolj pa fraze in celi stavki, napisani z velikimi tiskanimi črkami, dojemamo kot vpitje, pritisk in nespoštovanje. Za poslovno korespondenco ta slog ni na voljo. Tega si ne dovolite niti, če ste šef, ki je nezadovoljen s svojimi podrejenimi.

Poslovna vljudnost in mreženje

20. Dovolite sogovorniku, da se strinja z vašim predlogom, izrazi svoje mnenje, vam svetuje, pusti komentar ali zastavi vprašanje. Najlažji način za to je, da v pismu uporabite besedne zveze "kaj menite o tem?", "če imate kakršna koli vprašanja, bom poskušal odgovoriti nanje", "pišite mi o svoji odločitvi".

21. Bodite pozorni na signale, ki prihajajo od naslovnika. Bodite pozorni na slog pisanja sogovornika, na to, kako vas nagovarja. Ne pozabite na psihološko pravilo ogledala. Super je, če vaše pismo odraža njegov slog (vendar ne napačno črkovano, seveda). Če omenja kakršne koli osebne podatke, jih upoštevajte. Bodite vljudni in korektni, odražajte veselje, sočutje, sodelovanje, čestitajte za praznike.

22. Ko smo že pri praznikih. Če vaše poslovno dopisovanje poteka okoli datumov uradnih praznikov, potem čestitajte sogovorniku za pretekle / prihajajoče. Pomembnim strankam in tistim, s katerimi vzdržujete dolgotrajno poslovno korespondenco po pravilih bontona, čestitajte v ločenem pismu. Koristno bo vedeti, kdaj ima vaš sogovornik rojstni dan - te informacije je običajno enostavno dobiti na družbenih omrežjih.

Upravljajte svojo bazo individualnih strank in bazo profesionalnih stikov. Poleg priimkov in imen, položajev in telefonskih številk, povezav do računov v družabnih omrežjih in e-pošte zapišite osebne podatke, označite projekte in vprašanja, o katerih ste se že srečali v poslovni korespondenci.

23. Etika poslovnega dopisovanja in elementarna vljudnost pravita: ne pozabite na besede hvaležnosti. Za čestitke, nasvete, pojasnila, vabila, informativne opombe, hiter odziv vašega sogovornika v poslovni korespondenci.

Milena Just

Brez poslovne korespondence ni nikamor v poslovanju, ne glede na to, ali pišete v imenu podjetja ali v svojem imenu kot samostojni podjetnik. Natančneje, kako se držite njegovih pravil. Vaši potencialni poslovni partnerji ali stranke vas bodo precej ocenjevali po tem, kako z njimi komunicirate. Poslovno pismo je, lahko bi rekli, »obraz« poslovneža. In da ga ne izgubite, je pomembno vedeti o zlatih pravilih komuniciranja v tej obliki.

Pravila poslovne e-pošte

Ker se zdaj elektronska pošta uporablja veliko pogosteje kot navadna pošta, smo se odločili, da bomo pozorni na to, kako pravilno voditi poslovno korespondenco v omrežju. Tukaj je nekaj priporočil za vas, katerih upoštevanje vam ne bo omogočilo, da bi izgubili obraz pred sogovornikom.

Ime nabiralnika

Prva stvar, ki nam pade v oči, ko odpremo novo sporočilo, je naslov, s katerega je bilo poslano. Mnogi podcenjujejo pomen tega trenutka in pošiljajo poslovna pisma z osebnih poštnih računov. S tem ni nič narobe, če e-poštni naslov vsebuje samo vaše ime v človeku berljivi obliki. Če pa obstajajo različni vzdevki, kot sta "kissa1988" ali "pupsik-26", potem je pošiljanje sporočila iz takšne škatle preprosto nesprejemljivo. Predstavljajte si, kakšna čustva bo imela oseba, ko bo prejela poslovni predlog od "dojenčka" ali "sončka".

Tudi v poslovni korespondenci poštni naslovi, ki se začnejo z [e-pošta zaščitena], [e-pošta zaščitena] itd. Preprosto jih ne jemljejo resno in obstaja velika verjetnost, da pismo sploh ne bo odprto. Najboljša možnost je vodenje poslovne korespondence iz nabiralnika [e-pošta zaščitena], kjer je ime vaše ime in priimek, company je ime podjetja.

Prejemniki

V e-poštni korespondenci je mogoče poslati pismo neposrednemu prejemniku in drugim prejemnikom dati kopijo. Od prejemnikov v kopiji sporočila se pričakuje, da nanj ne bodo odgovorili. So kot povabljeni opazovalci. Zato pred pošiljanjem določite, od koga točno želite prejeti odgovor, in pravilno razporedite naslovnike. Vendar, če je mogoče, ne postavljajte več oseb med neposredne prejemnike pisem. Lahko se zgodi, da vam nihče od njih ne bo odgovoril, če se vsi mentalno odločijo, da to odgovornost »preložijo« na drugega naslovnika.

Če ste sami končali v kopiji poslovnega pisma, potem, kot ste že razumeli, pošiljatelj ne čaka na vaš odgovor. Če pa je bilo potrebno odgovoriti posebej vam, potem lahko to storite, vendar bi bilo vljudno, da se opravičite na začetku sporočila za "vmešavanje".

Oblikovanje črk

Uradni poslovni slog. V poslovni korespondenci se seveda uporablja uradni slog. Manjkajo mu pridevniki, nepotrebna pojasnila in podrobnosti. Samo konkretnost, jasnost in logika. Ko napišete poslovno sporočilo, ga je koristno ponovno prebrati in odstraniti vse fraze, ki nimajo posebnega pomenskega bremena in ne spremenijo bistva navedenega. Šele ko ste prepričani, da so bile vse te besede in besedne zveze odstranjene, lahko rečete, da je bilo to pravilo za pisanje poslovnega pisma upoštevano.

Pismenost. Reči, da je pomembno, da sporočilo napišeš pravilno in brez napak, je, kot da bi rekel, da mora biti snežak narejen iz snega. Vendar je nemogoče ne omeniti tega pravila. Pismenost je osnova vsakega dopisovanja. Osebe, ki napiše poslovno pismo s črkovalnimi napakami, verjetno ne bo nihče jemal resno.

Predmet pisma. Nujno ga je napisati. Poskusite naj bo kratko, a prostorno, tako da bo prejemniku na en pogled takoj jasno, o čem bo pismo govorilo. Predmet ne sme biti sestavljen iz ene besede. "Informacije", "Vprašanje" itd. - Napačne zadeve poslovne e-pošte. "Trgovska ponudba podjetja X" je prava tema. Če so podatki v vašem pismu posebej pomembni, jih lahko označite s posebno zastavico »pomembnost«, ki je na voljo v skoraj vseh e-poštnih storitvah.

Pisava. Besedilo sporočila mora biti najprej berljivo. Zato uporabite pisavo Arial ali Times New Roman, izberite povprečno velikost (na primer v pošti mail.ru je optimalna velikost pisave 3). Ne eksperimentirajte s pisavami ali barvami. V poslovni korespondenci je to neprimerno. Ne uporabljajte velikih črk, klicajev ali drugih posebnih znakov (vključno s čustvenimi simboli). Edina stvar, ki je dovoljena, je izbira nekaterih fraz v poševnem ali krepkem tisku. Toda poskusite to uporabiti le, kadar je to nujno potrebno.

Za lažje branje in boljšo sporočilnost lahko v besedilu pisma uporabite podnaslove. Vendar jih ne sme biti preveč - ne več kot 3-4.

En odstavek ne sme obsegati več kot 4 vrstice. Ko beremo zelo dolge odstavke, se besedilo zlije in glavna ideja se lahko izgubi.

Morebitne prenose in sezname je treba narediti s posebnimi oznakami.

Poslovna predloga. Odlično bo, če razvijete predlogo poslovne e-pošte v vašem korporativnem slogu. In vsa poslovna sporočila boste pošiljali samo s to predlogo. Tako boste lahko izstopali od ostalih in ohranili formalnost, ki jo zahteva poslovno sporočilo. Vendar ne pretiravajte z "znamko" - pretirana kreativnost bo samo škodila. Navsezadnje govorimo o poslovni komunikaciji, ne o zabavi. Ne pozabite tudi, da lahko prejemniki vaša sporočila berejo ne samo na računalniku, ampak tudi na mobilnih napravah. Zato mora biti predloga optimizirana za različne ločljivosti zaslona.

V enem pismu naj bo samo en informativni razlog. In v skladu s tem je treba od prejemnika implicirati samo eno ciljno dejanje. Šteje se, da je nekorektno, če v enem sporočilu vsebuje več vprašanj, predlogov ali prošenj prejemniku hkrati.

Razčleniti ga je treba na naslednje dele:
- uvod;
- glavni del;
- zaključek.

V uvodu na kratko navedite namen sporočila in razloge za pisanje. Glavni del je samo bistvo pisma. Na koncu morate povzeti zgoraj navedeno - to so lahko sklepi, zahteve, navodila, predlogi itd. V poslovni korespondenci je zelo nezaželeno uporabljati kakršne koli "popise". Izogibajte se tudi aforizmom, metaforam, pregovorom ipd.

Če morate v pismu oddati grafično podobo, je ne vstavljajte v samo besedilo sporočila, temveč jo priložite kot ločeno datoteko. Slike morda ne bodo pravilno prikazane na različnih napravah ali pa bodo popolnoma onemogočene v vmesniku prejemnikovega e-poštnega programa. V besedilu, kjer je potrebno, preprosto navedite "podatki so v priloženi datoteki." Če je takih datotek več, obvezno napišite njihova imena.

Če uporabljate okrajšave in okrajšave, morate biti 100% prepričani, da bo prejemnik razumel, kaj je z njimi mišljeno. Na splošno je bolje igrati na varno in ne uporabljati takih stvari.

Pomanjkanje čustev. Poslovna pisma ne smejo vsebovati nobenih čustvenih barv. Na splošno. Tudi če napišete pritožbo in resnično želite pokazati vso ogorčenost ali, nasprotno, se partnerju iskreno zahvalite za uspešen posel. Sporočilo naj bo zadržano in celo do neke mere hladnokrvno. Vsakdo ceni svojo individualnost, vendar poslovna korespondenca ni najboljši način, da to pokažete. Uradno pismo vesele ali žalostne osebe, hišnika ali direktorja bi moralo biti enako.

Uporaba besedišča. Za povezovanje stavkov v poslovni korespondenci se uporabljajo naslednji nastavljeni izrazi:

1. za ta razlog;
3. na kakšni podlagi;
4. na silo (česa);
5. v skladu z;
6. temelji;
7. Bodi pozoren na;
8. Ob upoštevanju;
9. kar je služilo.

In tako naprej. Prav tako je v poslovnih pismih dovoljena uporaba okrajšav in okrajšav, ki so splošno sprejete v panogi, v kateri je sporočilo napisano. Če ste v dvomih, ali bo prejemnik razumel določeno kratico, je bolje, da besedno zvezo napišete v celoti.

Pozdravi. Prosim, nikoli ne uporabljajte klišeja "Dober dan". To je, lahko bi rekli, slaba oblika ne le poslovne korespondence, ampak načeloma tudi elektronske pošte. Optimalen pozdrav je "Pozdravljeni, ime / ime patronim." Mimogrede, dobro je, da prejemnika sporočila naslavljate po imenu ne le v pozdravu, ampak tudi naprej po besedilu. Če pišete osebi, s katero se osebno ne poznate, morate že na začetku navesti, od kod ste dobili naslov prejemnika.

Velikost črk. To ni umetniško delo in ne vaše osebne misli "na to temo". Sporočilo naj bo čim krajše, da prenese vse informacije v njem. Optimalno je, če se besedilo pisma prilega enemu "zaslonu". Branje dolgih pisem je utrujajoče in marsikoga moti.

Odzivi na pisma. Ko odgovarjate na prejeto sporočilo, vedno kliknite gumb »Odgovori«, ne gumba »Novo«. Pri prvi možnosti se v vašem odgovoru samodejno prikaže celotna zgodovina dopisovanja. To je prav, saj se oseba morda ne bo takoj spomnila, kdo ste in kaj želite od njega, če ne vidi ozadja. Še posebej, če je od zadnjega dopisovanja minilo več kot pet dni. Ko odgovarjate na njegovo sporočilo, lahko citirate sogovornika. To mu bo dalo priložnost, da se spomni, kaj sta govorila prej.

Vedno se zahvalite sogovorniku, kjer je to primerno. Na primer, lahko napišete "Vladimir, hvala za vaše pismo" ali "Irina Alekseevna, hvala za tako hiter odgovor." Takšni odtenki bodo pokazali vaše spoštovanje do sogovornika in ublažili razpoloženje elektronske komunikacije.

Če vam je sogovornik poslal sporočilo, v katerem je izrazil svoje nezadovoljstvo ali celo odkrito nesramen do vas, mu poskušajte ne odgovoriti na enak način, ne glede na to, kako zelo si želite. Situacije so različne, vendar se vedno odzovite vljudno in zadržano.

Seveda, prej ko odgovoriš, bolje je. Odlično, če lahko odgovorite v nekaj urah. Ta časovni okvir je optimalen. Toda recimo, da je odgovor v nekaj dneh. Psihologi pravijo, da je udobna čakalna doba osebe za odgovor na e-pošto 48 ur, to je dva dni. Če boste morali čakati dlje, bo to morda že dojeto kot nespoštljivo ali prezrto. Če vprašanje, ki je izpostavljeno v sporočilu, zahteva več časa za vaš odgovor, potem obvezno napišite, da ste pismo prejeli, ga upoštevali in odgovorite čim prej. Tako se pošiljatelj vsaj ne bo počutil prezrtega.

Zaključek pisma. Ne bi smeli pisati fraz, ki jih je mogoče razumeti kot poskus manipulacije: "Resnično upam na donosno sodelovanje", "Vnaprej hvala za vaš odgovor" itd. Bolje je, da se poslovite v elektronski korespondenci s stavki "S spoštovanjem", "Moje iskrene želje" in podobno. Da, takšne fraze so stereotipne, vendar so najbolj primerne za poslovno komunikacijo. V podpis napišite svoje ime, priimek, položaj in naziv podjetja. Pustite tudi kontakte, prek katerih vas lahko kontaktiramo, razen e-pošte.

Čas pošiljanja. Seveda pa elektronska pošta ni namenjena branju takoj po prejemu. Toda v poslovni etiki elektronske pošte velja, da je nekorektno pošiljanje elektronskih sporočil ob koncu tedna, praznikih, pozno zvečer ali ponoči. Poskusite se držati standardnega delovnega časa.

In seveda, preden kliknete gumb "pošlji", natančno preverite črkovanje imena in elektronskega naslova prejemnika. Ponovno preberite celotno besedilo sporočila in preverite, ali so v njem tipkarske napake ali napačne fraze.

Uspeh v dejavnostih katere koli organizacije, komercialnega podjetja ali podjetja je neločljivo povezan s kulturo vedenja in bontona. Vsa dejanja vodje, zaposlenih morajo vsekakor upoštevati pravila dobrega okusa in ustrezati situaciji.

Eden najpomembnejših delov bontona je poslovno dopisovanje.

Ocenjuje se, da skoraj 50 % delovnega časa odpade na poznavanje papirjev in pošte. Toda to je potrebno, saj lahko kompetentna poslovna korespondenca znatno poveča promet podjetja, pospeši interakcijo različnih služb in oddelkov.

Seveda obstajajo določeni vzorci in o njih bomo zagotovo razpravljali v tem članku. Pravila poslovne korespondence so že dolgo standardizirana. Obstoječi GOST R.6.30-2003 bo pomagal pravilno postaviti besedilo na list, vam povedal, katere zamike, robove, pisave narediti. Za poslovno korespondenco je značilna enotnost in ponavljanje govornih obratov.

Vendar je vsaka črka drugačna. Velik pečat na njem pusti identiteta pošiljatelja, njegov položaj, položaj in naslovnik. Do neke mere je poslovna korespondenca kombinacija ustvarjalnosti in mukotrpnega dela.

Vrste poslovne korespondence

Dokumentarni pretok poteka na papirju in preko elektronske pošte.

Vso korespondenco v podjetju lahko pogojno razdelimo v naslednje skupine:

Uradna/neuradna korespondenca;

Notranji in zunanji.

Uradna korespondenca vključuje komercialne ponudbe, zahvale in garancije, trgovinske pogodbe, naročila za podjetje, delovne obveznosti, prošnje, zahteve, zahtevke.

Neuradno dopisovanje so različne čestitke poslovnih partnerjev, strank, zaposlenih; sožalje, opravičila, vabila in zahvale.

Notranji dokumenti krožijo le med oddelki enega podjetja, zunanji dokumenti pa ga presegajo.

Pravila poslovne korespondence: notranja vsebina

Glavna zahteva je kratkost in zmogljivost pisma. Ne raztegnite besedila na več strani. Najbolje je, da se držite enega.

Pravila poslovne korespondence vključujejo izključitev zapletenih, nerazumljivih, tujih in visoko specializiranih besed in izrazov iz besedila. Vsi stavki naj bodo kratki, z glavnimi mislimi avtorja in brez "vode".

Izogibajte se dvojnim interpretacijam v pismu, sicer bo, če pride do sporov, težje braniti svoje stališče in dokazati, kaj ste mislili z določeno besedno zvezo.

Pravila registracije poslovne korespondence obvezujejo pisca, da naslovnika pokliče po imenu in patronimu, pred katerim navede pritožbo "Dragi (s) ...". In vedno na "Vi", tudi če ima prejemnik pisma dober prijateljski odnos.

V uvodu je poleg navedbe priimka in imena predpisan glavni namen sporočila. Primeri poslovne korespondence poznajo dovolj predlog in žigov za takšne primere: "V zvezi s prejšnjim pismom ...", "Opominjamo vas ...", "Obveščamo vas ..." in drugi.

Za prejemnika neugoden odgovor (zavrnitev ponudbe, zavrnitev sodelovanja) omilite s stavki: “Predlaganih pogojev žal ne bomo mogli izkoristiti ...” ali podobno.

Zunanja papirna dokumentacija

Vsako poslovno pismo mora biti napisano na pisemski glavi podjetja s podatki o podjetju in vsemi kontaktnimi podatki.

Ne pozabite vnesti točnega datuma dokumenta.

Zgornji desni kot lista zavzemajo začetnice naslovnika in naslov podjetja prejemnika.

Besedilo razdelite na pomenske odstavke, da ga bo bralec lažje razumel in zaznal. Ne več kot 4-5 vrstic.

Pisanje vseh besed z velikimi (velikimi) črkami je slaba oblika.

Pismu so lahko priloženi dokumenti. V tem primeru so navedeni v posebni vrstici v spodnjem levem delu lista. V skladu s poslovnim bontonom mora biti odgovor na pismo prejet v 10 dneh. Če problem zahteva več časa za rešitev, mora naslovnik o tem obvestiti.

Po pisanju se prepričajte, da v besedilu še enkrat skrbno preverite napake, tako črkovalne kot slovnične. Če imate čas, odložite pismo in se mu pozneje znova vrnite. Praviloma bodo odkrite netočnosti, ki jih sprva nismo opazili. Ta nasvet je najpomembnejši pri odgovarjanju na pritožbo stranke. Z nepismenim pismom človeka ne bi smeli še bolj razjeziti.

Ko je dokument nekajkrat napisan in preverjen, ga natisnite na A4 papir. Ta velikost se običajno uporablja za vsako korespondenco, tudi če samo besedilo zavzema le polovico strani.

Pred tiskanjem preverite črnilo v tiskalniku, da se izognete madežem in nepravilnostim.

V nekaterih primerih lahko dokumentu priložite svojo vizitko, sam natisnjen list pa priložite prozorni datoteki.

Poslovna ovojnica z logotipom podjetja se prav tako šteje za dobro obliko.

Pravila za vodenje poslovne korespondence v neformalni ravni so pogosto bolj čustvena kot v poslovnih dokumentih in manj žigosana. Tukaj so primerne okrajšave, uporaba barvitih pridevnikov, na primer v čestitkah: neverjetno, simpatično, prijazno.

poslovna elektronska sporočila

Dejstvo, da korespondence v kuverti ne pošiljate prek poštnega omrežja, naj vas ne sprosti. Tudi v teh primerih veljajo pravila poslovne korespondence.

Kompetentna in korektna elektronska poslovna sporočila ustvarjajo pozitivno podobo tako podjetja kot posameznika. Ugled v poslu je veliko vreden!

Osnovna pravila za e-poštno dopisovanje

Svoj službeni e-poštni naslov uporabljajte samo za predvideni namen.

Bodite pozorni na ime nabiralnika. Pri delu ne dovolite napačnih imen, kot so "baby", "superman", tudi če so navedena v angleški transkripciji.

Vedno izpolnite stolpec "zadeva", sicer lahko vaše pismo konča med vsiljeno pošto. Opisi, kot so "načrt", "seznam", "ponudba", "poročilo", ne bodo delovali. V nabiralniku vašega prejemnika je lahko precej podobnih pisem. Bodite čim bolj natančni o čem govori vaše sporočilo. Ne uporabljajte več kot pet besed. Zadevo napiši z veliko začetnico. Ni vam treba dati pike na koncu.

Če odgovarjate na e-poštno sporočilo, ki ste ga prej prejeli, ne pozabite odstraniti »Re« v vrstici z zadevo.

Komunikacijski slog

Ohranite obliko poslovnega pisma. Odstranite grozeči, proseči, ukazovalni ton.

Pravila elektronske poslovne korespondence ne dovoljujejo uporabe emotikonov, velikega števila vprašajev ali klicajev v besedilu.

Bodi prijazen. Obvezen pozdrav na začetku in slovo od sogovornika na koncu je dobra oblika. Na primer "S spoštovanjem ..." ali takole: "S spoštovanjem ...".

Poslovna elektronska pošta in njeno "zlato pravilo": ne mešajte več različnih tem v enem sporočilu. Bolje je poslati vrsto pisem.

Elektronsko pismo naj bo dvakrat krajše od papirnatega.

Delo s prilogami

Če je podatkov za pošiljanje preveč, jih ne vnesite vseh v telo pisma, ampak jih priložite kot ločene dokumente v priponki.

Za udobje prejemnika preimenujte dokumente, ki ste jih pripravili, v imena, ki so mu razumljiva. To bo pokazalo vaše zanimanje in vas osvojilo. Pomislite, koliko delovnih map ima prejemnik na svojem računalniku in kako bo med njimi iskal vaše pismo.

Obvestite prejemnika o datotekah, ki jih pošiljate, da jih ne bo imel za naključni virus. Arhivirajte velike dokumente.

In najbolje je, da prevelike priponke (od 200 kb) pošljete na druge načine, na primer preko ftp strežnika.

Oblike, kot so COM, EXE, CMD, PIF in številni drugi, nekateri poštni strežniki ne dovoljujejo in jih blokirajo.

Če je bilo vaše pismo več prejemnikov, ne bodite preveč leni, da vsakič izbrišete vse dokaze o množičnem posredovanju. Takih dodatnih informacij naslovnik sploh ne potrebuje. V pomoč vam bo ukaz "slepa kopija".

Pravila za vodenje poslovne korespondence po elektronski pošti vključujejo obveščanje druge stranke o prejemu korespondence. Če v tem trenutku ni mogoče odgovoriti, o tem obvestite sogovornika. Shranite zgodovino korespondence, da se izognete nadaljnjim vprašanjem in postopkom.

Če je odgovor pomemben in nujen, je dovoljeno dodatno obvestiti naslovnika po telefonu, Skypu ali ICQ. Če tudi po tem ni bilo mogoče doseči pozitivnega rezultata, se znova spomnite.

Ni nenavadno, da zahteva za dokument vrne prazno pismo s priloženo datoteko. To je nesprejemljivo. Primeri poslovne korespondence zahtevajo obvezno namestitev ustreznih informacij v telo dokumenta. Na primer to: "Na vašo zahtevo pošiljam potrebne podatke."

Ne pozabite navesti koordinat na koncu pisma: vsa razpoložljiva komunikacijska sredstva, položaj, spletno mesto podjetja, povezave do socialnih omrežij.

Ko pišete kontakte organizacije, navedite čim več informacij - telefonsko številko z območno številko, naslov s poštno številko. Navsezadnje vaša komunikacija poteka ne samo s prebivalci vaše regije. Če imate vse podatke, vas bomo lažje kontaktirali.

In zadnje pravilo: kdor je začel dopisovanje, mora končati elektronski dialog.

Zaključek

Poslovno pisanje je občutljiva zadeva. Včasih je dovolj že en pogled, da si ustvarimo dokončno mnenje o osebi in organizaciji, ki jo predstavlja. Poznavanje pravil poslovnega pisanja lahko veliko pripomore k vaši karieri.

Komunikacija med ljudmi je naraven in vitalen proces. Nekoč je bil epistolarni žanr edini razpoložljiv način komunikacije med ljudmi, ki so bili oddaljeni drug od drugega.

Pošta je obstajala že od starega Rima, če ne že prej. Ljudje so si dopisovali. V literaturi so znani celo romani in povesti v pismih.

Sodobni tehnološki napredek ponuja nove, boljše načine komuniciranja.

V tem primeru se poštna korespondenca ohrani. To je star, a zanesljiv način komunikacije, ki ima svoje edinstvene lastnosti. Sodoben format poštne korespondence predstavlja elektronska pošta, sicer E-mail.

E-pošta vam za razliko od navadne pošte omogoča skoraj takojšnjo komunikacijo s prejemniki. Pritisnil sem gumb "Pošlji" (pismo) in po nekaj sekundah prejemnik vidi to pismo v svoji pošti, v mapi Prejeto.

E-pošta, ki je postala dostopna in razširjena med uporabniki, ima določena pravila za vodenje korespondence. Takšna pravila vam omogočajo organiziranje in vodenje korespondence v okviru sprejetih kulturnih in poslovnih norm. Nabor sistematiziranih pravil za »e-poštno« korespondenco so poimenovali neizgovorjeni »e-poštni bonton«.

Bonton elektronske korespondence vključuje značilnosti oblikovanja, pisanja pisem, pa tudi načela komunikacije naslovnikov. Začnimo s seznamom pravil:

Pravilo 5. Nazadnje vnesite poštni naslov prejemnika.

Pravilo 7. Besedilo pisma mora izpolnjevati določene zahteve.

In zdaj več o vsakem od desetih pravil.

Pravilo 1. V e-poštnem sporočilu izpolnite vsa polja.

Za jasnost uporabljamo (slika 1), ki prikazuje, kako izgleda novo pismo v pošti Yandex (po kliku na gumb »Napiši«):

V skoraj vseh poštnih storitvah (Yandex mail, Mile ru, Google, Rambler itd.) E-poštno sporočilo vsebuje naslednje podatke:

1. Poštni naslov (e-mail) in ime pošiljatelja (lahko tudi priimek) - številka 1 na sl. eno.
2. Poštni naslov (e-pošta) prejemnika pisma - številka 2 na sl. eno.
3. Predmet (naslov, naslov) pisma - številka 3 na sl. eno.
4. Vsebina pisma (številka 4 na sliki 1), ki vključuje:
   • pozdravi,
   • glavno besedilo,
   • sklep,
   • podpis.
5. Priloga k pismu (priložene datoteke ali priloge) - številka 5 na sl. eno.

Vse navedene postavke so obvezne za izpolnitev, razen zadnje (številka 5 na sliki 1) - priloge k pismu. Če vam ni treba priložiti nobenih datotek, ki pojasnjujejo besedilo pisma, lahko pozabite na ta element.

Pravilo 2. Poštni naslov in ime pošiljatelja morata biti razumljiva.

Dopisovanje vključuje prisotnost dveh strank, zato bodite pozorni na osebne podatke. Osebni podatki naj bodo razumljivi in ​​čim bolj popolni, da pri naslovniku ne povzročajo nerazumevanja, budnosti in skrivnostnosti.

Najbolj verodostojen je poštni naslov, ki vsebuje priimek in ime, npr. [e-pošta zaščitena]

Če ima pošiljatelj spletni dnevnik, bo koristno navesti naslov z domeno spletnega mesta, na primer [e-pošta zaščitena] Spletna stran. Dejstvo je, da lahko z obiskom spletnega mesta (spletnega mesta), označenega za znakom @, iz gradiva, predstavljenega na njem, izveste veliko o avtorju spletnega mesta.

Če je poštni naslov [e-pošta zaščitena], potem se ne bo vsak prejemnik pisma takega naslovnika odločil odpreti tega pisma. Kaj pa, če obstaja virus, ki blokira računalnik, ali vsiljena pošta, ki bo po odprtju takšnega pisma šla v neskončni tok?

Pravilo 3. Predmet (naslov, naslov) pisma mora biti vedno naveden.

Glava pisma je edina stvar, ki jo prejemnik vidi, ko pismo prispe. Zelo pogosto je njegova nadaljnja usoda odvisna od imena črke:

• prejemnik ga bo odprl
• ali izbrišite brez pogleda.

Zato je treba naslove pisma obravnavati s posebnim spoštovanjem (torej s spoštovanjem).

Možnosti za usodo prejetega pisma, odvisno od naslova:

• pismo ne bo opaziti med kupom drugih pisem,
• velja za neuporabnega in zato niti odprtega,
• brez oklevanja ga bodo takoj poslali v mapo "" ali "Izbrisano",
• prebrati delno ali v celoti
• morda celo odgovor.

Naslov pisma je ključ do tega, da prejemnika zanima, da pismo odpre ali bolje rečeno, da ga »zatakne«, da pritegne pozornost. To je še posebej pomembno, če nekomu pišete pismo prvič. Če parafraziramo besede iz knjige "Pustolovščine kapitana Vrungela" ("kot pokličete ladjo, tako bo plula"), lahko rečemo, da "kako pokličete pismo, tako bo doseglo" prejemnika.

Tako naj bo naslov pisma kratek (največ 50 znakov), zanimiv in jedrnat (izraža bistvo pisma).

Hkrati se med dopisovanjem, če prejemnik pisma odgovori avtorju, naslov pisma ne sme spremeniti. Prav tako se ne sme spreminjati med ponavljajočim se dopisovanjem, ko je pismo večkrat poslano v eno ali drugo smer.

Če se med korespondenco spremeni tema razprave, je smiselno spremeniti zadevo pisma ali morda ustvariti novo pismo z novo zadevo za nadaljnjo korespondenco.

Pravilo 4. Ko odgovarjate na katero koli pismo, razmislite, ali morate spremeniti zadevo pisma.

V veliki večini primerov vam NI treba spremeniti zadeve pisma, razloge bom pojasnil spodaj. Toda kot veste, obstaja nekaj izjem od pravila. Vendar pa najprej.

Kako napisati odgovor na pismo

Številni uporabniki začetniki na pismo odgovorijo napačno, in sicer, ko prejmejo pismo, ga preberejo in za odgovor kliknejo gumb »Napiši«. To je v osnovi napačno.

Ko odgovarjate na pismo, morate klikniti gumb »Odgovori«, da boste razumeli, kako se je korespondenca začela in od kod prihaja. Za to:

• Pismo morate odpreti. V tem primeru se nad ali pod odprtim pismom pojavi gumb "Odgovori" (številka 1 na sliki 2).
• Kliknite na "Odgovori".
• V zadevi (glavi) pisma se samodejno pojavi »Re: …« (številka 2 na sliki 2). Črke "Re" so znak, da je to točno odgovor na pismo.
• Svoj odgovor napišite na začetku pisma, tako da je odgovor prvi, spodaj pa je besedilo prejšnjega pisma.

Številne storitve tehnične podpore vas prosijo, da kliknete gumb »Odgovori«, ko pošljete e-pošto o težavi. In hkrati ne spreminjajte ničesar v prejšnjih pismih v korespondenci. Natančneje, vsaka tehnična podpora prosi, da "prihrani citiranje pri odgovoru." Ker je lažje razumeti, kako so začeli reševati problem in do česa so prišli.

Številni uporabniki začetniki ne najdejo prejšnjega pisma ali pa iz kakšnega drugega razloga pogosto NE odgovorijo (torej ne uporabijo gumba "Odgovori"), ampak napišejo novo pismo (kliknejo na "Napiši" ali "Ustvari" gumb). Vsakič, ko prejme novo pismo, se lahko prejemniku novega pisma težko spomni vseh podrobnosti prejšnjega pisma "iz nič", kar močno oteži dopisovanje.

In strokovna tehnična podpora se morda sploh ne bo odzvala na nepravilno oblikovana pisma.

Upoštevajte, da je "Re:" okrajšava za angleški "Reply:" ali "Response:", kar pomeni "Moj odgovor na:". Če se je zadeva e-pošte spremenila, izbrišite to "Re:" in napišite novo zadevo e-pošte, ki odraža bistvo novega obrata dogodkov.

5. pravilo. Nazadnje vnesite prejemnikov poštni naslov (Za).

Polje »Za« je najbolje izpolniti nazadnje, potem ko je pismo napisano in preverjeno. Tako se boste izognili pogosto ponavljajočim se napakam, ko pošiljatelj pismo naslovniku pošlje neizpolnjeno z nenamernim pritiskom na gumb »Odgovori«.

In če kliknete na gumb "Odgovori", potem pred klikom najprej preverite, ali pismo pošiljate naslovniku. Lahko je zelo frustrirajuće, ko pismo, zlasti če vsebuje osebne ali zaupne podatke, ne gre tja, kamor ste ga nameravali poslati.

Pravilo 6. Pred pošiljanjem pisma shranite besedilo pisma v ločeni datoteki.

Žal se tega pravila spomnimo le, ko

• Pošiljanje e-pošte nepričakovano ni uspelo,
• ali ko je pismo zaprošeno za ponovno pošiljanje, ker ga iz nekega razloga niso prejeli.

Ko pošiljate pomembna e-poštna sporočila z ročno vtipkanim »besedilnim zidom«, namesto da bi ga od nekod kopirali, je to zelo dobro pravilo. Zelo poenostavi življenje.

Pravilo 7. Besedilo pisma mora izpolnjevati naslednje zahteve:

1) Besedilo pisma naj vsebuje pozdrav.

Vsaj "Živjo." ali "Dober dan." Če poznate ime, potem "Drago(-o) ime (možno patronim)". Pozdrav "Dober dan" se pogosto uporablja pri komuniciranju na internetu namesto "Dobro jutro", "Dober dan" ali "Dober večer". To je posledica dejstva, da pošiljatelj pisma nikoli ne more natančno vedeti, kdaj bo prejemnik odprl njegovo pismo. Pošiljatelj in prejemnik se lahko nahajata na različnih koncih Zemlje, v različnih časovnih pasovih. Prav tako pošiljatelj nikoli ne ve točno, kdaj bo prejemnik odprl in prebral njegovo pismo.

2) Besedilo pisma mora biti pismeno in brez napak.

Iz neznanega razloga se pismenosti ne pripisuje velik pomen. Napake lahko najdemo na uradnih spletnih mestih resnih podjetij, da ne omenjam pisem, v katerih je včasih težko razumeti ne le posamezne besede, ampak tudi celotne besedne zveze, lahko so oblikovane tako nepismeno in z napakami. Pomembno si je zapomniti, da je nepismeno pisanje slaba kultura in nima mesta na internetu.

3) Besedilo pisma mora biti vsebinsko razumljivo.

Pošiljatelj vedno ve, o čem piše, prejemnik pa to lahko razbere le iz besedila pisma. Pošiljatelj o svoji težavi ne piše vedno na način, ki bi bil razumljiv prejemniku. Pisma, ki so po vsebini nerazumljiva, lahko pri prejemniku povzročijo le razdraženost in sitnost, ker je porabil čas za branje pisma, vendar ni razumel, kaj mu pošiljatelj želi povedati.

4) Besedilo pisma mora pokrivati ​​obseg ene teme.

Če ima pošiljatelj prejemniku kaj povedati o različnih temah, potem je bolje poslati eno pismo za vsako temo. Tako bo prejemnik lažje zaznal informacije in vam omogočil natančen in celovit odgovor.

5) Besedilo pisma naj bo vsebinsko in zunanje zaznavno strukturirano.

Strukturirano besedilo je lahko berljivo. In dojema se tako, kot je želel avtor pisma. Nestrukturirano besedilo s preskoki misli, s prevlado čustev namesto dejstev, z nerazumljivimi vezmi itd. lahko prejemnik pisma dojame povsem drugače, kot si je želel pošiljatelj. Posledično komunikacija po elektronski pošti ne bo delovala. Sploh ne bo, ali pa boste potrebovali telefon, Skype in druga komunikacijska sredstva.

6) Besedilo pisma mora imeti optimalno velikost.

Precej kratke črke s 5-7 besedami so seveda prijetne za branje, vendar morate razumeti zelo nadarjenega pisatelja, da bi v te besede postavili glavno idejo. Bolje je, da neizkušeni pisec pisem napiše več, da čim bolj natančno posreduje informacije ali informacije, poslane naslovniku.

Hkrati nepotrebno dolgo pismo, polno ponavljanj, dodatnih pojasnil, nepotrebnih informacij, ki niso povezane s temo itd., Prejemnik dojema kot »steno besedila«, ga utrudi in povzroči negativno reakcijo. Vse potrebuje mero;

7) Pisava besedila pisma mora biti skupne vrste, ki bo prikazana v vseh poštnih storitvah.

Ljubitelji eksotičnih pisav, na primer tistih, ki spominjajo na ročno napisano besedilo s peresom, naj ne pozabijo, da lahko prejemnik namesto besedila pisma dobi neberljivo abrakadabro. Ljubitelji eksotike naj poskrbijo, da bo v pismu skupaj z besedilom poslana eksotična pisava, ki jo uporabljajo.

8) Velikost pisave v besedilu pisma naj bo enotna.

Z drobnim tiskom lahko napišete morebitne manjše opombe, vse ostalo naj bo v pisavi enake velikosti. Nekatere poštne storitve na splošno uporabljajo eno univerzalno pisavo. To je treba vedno upoštevati, saj bodo vsi pošiljateljevi užitki pri okraševanju besedila z različno velikimi pisavami prejemniku sčasoma videti kot monotono besedilo. Zakaj bi se torej tako trudil?

9) V besedilu pisma ne zlorabljajte velikih in malih črk.

Težko je brati črke, kjer so vse črke male, tudi na začetku stavka, ali obratno, kjer so vse VELIKE. Ne pozabite, da PISMO, NAPISANO S TIPKOM CAPS LOCK IN SESTAVLJENO IZ VELIKIH ČRK, NA INTERNETU ZAZNAMO KOT KRIK in pomeni samo krik in nič drugega.

10) Ton pisma v nobenem primeru ne sme imeti lastnosti agresivnosti, razdražljivosti.

Besedilo pisma ne sme vsebovati kletvic in žaljivk. Najbolje je napisati pismo v uravnoteženem in razumnem stanju. Lahka igrivost in ustrezen humor sta dobrodošla, če naslovnik podpira tak ton komunikacije in ga zna ceniti.

11) Na koncu vedno pustite podpis (ime, priimek, vzdevek, položaj za poslovna pisma) z morebitnimi željami sogovorniku.

Želje vključujejo: S spoštovanjem, S hvaležnostjo itd.

8. pravilo: na e-pošto je treba odgovoriti.

Na pismo je vedno običajno odgovoriti, zato morate najti čas in priložnost za medsebojno pozornost in spoštovanje do pošiljateljev.

E-pošta ne prenaša stagnacije. Delo z elektronsko pošto je v veliki meri odvisno od discipline in organiziranosti prejemnika. To vključuje redno spremljanje vašega nabiralnika, seznanjanje z dohodno korespondenco, njeno preučevanje, sistematizacijo in zbiranje odgovorov.

Ena od pomembnih točk je pravočasen odgovor, ki sam po sebi pozitivno govori o prejemniku in označuje njegovo stopnjo odgovornosti in zanimanja.

E-pošta ni običajna papirnata pošta s poštarji, avtomobili, letali, vlaki. E-poštna sporočila so dostavljena v nekaj sekundah in pošiljatelji pričakujejo hiter odgovor. Pri elektronskem komuniciranju veljajo povsem drugi tempi, lahko rečemo, da je »tukaj in zdaj«. Zamuda v času lahko privede do izgube pomembnosti obravnavane teme.

9. pravilo: Ne pošiljajte zaupnih informacij po e-pošti.

E-pošto, žal, je mogoče vdreti, prestreči. In potem gesla, številke bančnih kartic, pin kode itd., zabeležene v elektronski pošti. lahko postanejo na voljo tretjim osebam, ki jih lahko uporabijo za osebno korist. Zato takšnim informacijam po elektronski pošti ne bi smeli zaupati.

Pravilo 10. Ne objavljajte informacij iz osebnih pisem brez soglasja njihovih pošiljateljev.

S spoštovanjem zaupnih podatkov nekoga drugega spoštujete sebe in svojo pravico do zasebnosti.

Komuniciranje po elektronski pošti brez medsebojnega vizualnega in slušnega stika zahteva upoštevanje pravil bontona, ki posledično prispevajo k vzpostavitvi kompetentnega in kulturnega dialoga med ljudmi.

V enem od pisem je Antoine Saint-Exupery pripomnil:

"Iščite me v tem, kar pišem."

To je zelo ustrezen izraz, tudi v povezavi s prej omenjenimi načeli bontona pri komuniciranju po elektronski pošti.